TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI ĐOÀN KẾT

Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của công ty: Chức năng chủ yếu của công ty TNHH Thơng Mại Đoàn Kết là bán lẻcác mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhân dân thủ đô,

Tình hình thực tế về tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại công ty thơng mại

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty:

Công ty Thơng Mại Đoàn Kết đợc thành lập ngày 20/06/1990 theo quyết

định số 337/ QĐ - NT của Bộ Thơng Mại Văn phòng công ty đặt tại 81 BàTriệu thuộc địa bàn quận Hai Bà Trng thành phố Hà Nội

Trong 10 năm hình thành và phát triển, công ty đã mở rộng quan hệ vớimọi thành phần kinh tế, mở rộng các hình thức mua bán hàng hoá, ngoài hìnhthức mua đứt bán đoạn, công ty còn nhận làm đại lý, nhận gửi hàng bán chocác đơn vị khác Ngoài ra công ty còn không ngừng nghiên cứu thị trờng Đẩymạnh công tác bán hàng, liên doanh, liên kết với các đơn vị kinh tế khác Đặc điểm chung của công ty:

- Nguồn vốn kinh doanh của công ty: 1.000.000.000đ

- Hình thức hoạt động: Bán buôn, bán lẻ và dịch vụ

- Tổng số nhân viên: 100 ngời Hiện nay công ty có 3 cửa hàng trực thuộc là:

+ Cửa hàng 23G Hai Bà Trng

+ Cửa hàng 19 Bà Triệu

+ Cửa hàng 81 Bà Triệu

Kho Lạc Trung – Kho Trần Khát Trân

1.2 Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của công ty:

Chức năng chủ yếu của công ty TNHH Thơng Mại Đoàn Kết là bán lẻcác mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhân dân thủ đô, khách vãng lai và ngời nớcngoài Thông qua đó:

- Góp phần thúc đẩy kinh tế thị trờng phát triển

- Đảm bảo đời sống cho ngời lao động

- Tăng thu nhập cho Ngân sách Nhà nớc

Trên cơ sở chức năng chủ yếu đó, công ty TNHH Thơng Mại Đoàn Kết

có những nhiệm vụ chính sau:

+ Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn, đảm bảo đầu t

mở rộng kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc thông qua việc giao nộpngân sách hàng năm

+ Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nớc

Công ty Thơng Mại Đoàn Kết kinh doanh rất nhiều mặt hàng thuộc cácngành hàng phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân nh:

- Ngành Đồ gia dụng

- Ngành kim khí điện máy

- Ngành trang trí nội thất

Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về toàn bộ hoạt độngcủa công ty đồng thời cũng là ngời đại diện cho quyền lợi của toàn bộ côngnhân viên theo luật định Giám đốc phụ trách chung, là đại diện hợp pháp củacông ty

Phó giám đốc công ty giúp giám đốc chỉ đạo giải quyết công việc củacông ty

Các phòng ban chức năng thực hiện nhiệm vụ là tham mu cho ban giám

đốc trong hoạt động kinh doanh của công ty, chịu sự chỉ đạo điều hành trựctiếp của ban giám đốc:

* Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ:

- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt độngchung của công ty

- Tập hợp các số liệu kế toán của các bộ phận để lập báo cáo tài chính

- Tham mu cho ban giám đốc về mặt tài chính

* Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh củacông ty, từ khâu tìm kiếm nguồn hàng đến khâu tiêu thụ hàng hoá

Các cửa hàng có tổ chức bộ máy tơng đối đơn giản gọn nhẹ, mỗi cửahàng có một cửa hàng trởng, một cửa hàng phó và một bộ phận kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Thơng Mại Đoàn Kết

Các cửa hàng tự mình đảm nhiệm kế hoạch đã đặt ra thực hiện kinhdoanh với hiệu quả cao nhất và chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty

II/ Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

1 Bộ máy kế toán của công ty.

Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lýcác hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ý thức đợc điều này,công ty thơng mại Đoàn Kết đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toánmột cách khoa học và hợp lý

Công ty thơng mại Đoàn Kết hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi cửa hàngtrực thuộc đều có một kế toán xử lý các chứng từ ban đầu giúp cho kế toáncông ty có đợc chứng từ chính xác

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty nh sau:

Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạotrực tiếp của giám đốc

Kho Trần Khát trân

NV Bán Hàng

NV Kế Toán

NV Bán Hàng

NV Nghiệp vụ

Thủ kho

Ghi chú: Quan hệ trực tiếp

Quan hệ gián tiếp

Kế toán ởng

tr-Kế toánbán hàng

Kế toánngân hàng+ tiền mặt Thủ quỹ

Kế toán tại

19 Bà Triệu

Kế toán tạiKho

Kế toán tại

23 Hai Bà Trng 81 Bà TriệuKế toán tại

Kế toántổng hợpcông ty

Hiện nay phòng kế toán của công ty có 5 ngời:

* Kế toán trởng chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty với nhiệmvụ:

+ Chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt

động kinh tế trớc giám đốc và pháp luật Nhà nớc

+ Chỉ đạo, quản lý về hoạt động sử dụng vốn, chỉ đạo giao vốn cho cáccửa hàng, hớng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của các cửa hàng

+ Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính củacông ty (Giao chỉ tiêu kế hoạch cho các cửa hàng, hớng dẫn các cửa hàng xâydựng kế hoạch, chỉ đạo kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch của các cửa hàng)

+ Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến các cửahàng, theo dõi các khoản chi phí và đôn đốc các cửa hàng nộp các chỉ tiêupháp lệnh về công ty

+ Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt

+ Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế vàphân tích hoạt động kinh tế toàn công ty

* Kế toán tổng hợp toàn công ty

+ Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chứng từ, sổ cái, bảngtổng kết tài sản toàn công ty

+ Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định

* Kế toán tiền mặt + kế toán ngân hàng

Có nhiệm vụ kế toán tiền lơng bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàntheo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng và các khoản vay ngân hàng theo dõi công

nợ và việc chuyển tiền bán hàng của các cửa hàng

2 Hình thức sổ sách, báo cáo mà công ty đang sử dụng:

Hiện nay công ty Thơng Mại Đoàn Kết áp dụng hình thức kế toán Nhật

ký chứng từ, hệ thống sổ sách bao gồm:

- Các sổ Nhật ký chứng từ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế có các tài khoản Công ty sử dụng cácNKCT số 1,2,3,5,7,8,9,10.

- Sổ cái: là sổ phân loại dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản đ ợcphản ánh trên một trang sổ cái, sổ cái tài khoản 156, 632, 511, 641, sổ cáitổng hợp 911

- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết: dùng để theo dõi phản ánh các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh cần hạch toán chi tiết

- Bảng kê: kế toán của công ty mở các bảng kê số 8 để theo dõi tìnhhình nhập - xuất - tồn của hàng hoá và bảng kê số 11 để phản ánh tình hìnhthanh toán tiền hàng với ngời mua

- ở cửa hàng: kế toán cửa hàng căn cứ chứng từ xuất hàng hoá để vào

“Sổ nhập xuất tồn kho” để theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá theo cả hai chỉtiêu số lợng và giá trị Sổ đợc mở cho cả năm, định kỳ kế toán cửa hàng làmbảng kê kèm theo chứng từ gửi về phòng TCKT công ty

- ở phòng TCKT: kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình

hình biến động của từng mặt hàng, lô hàng theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị

Đồng thời kế toán phải tiến hành việc chỉ đạo, kiểm tra thờng xuyên việc ghichép ở kho, thờng xuyên đối chiếu giữa số liệu của phòng kế toán và ở khonhằm mục đích phát hiện kịp thời các khoản chênh lệch từ đó có đề xuấtnhững biện pháp xử lý thích hợp Hơn nữa số liệu trên sổ kế toán chi tiết còndùng để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp

Căn cứ vào sao kê và chứng từ nhập xuất kho hàng hoá, kế toánn vào sổtheo dõi “Nhập xuất tồn kho” để theo dõi cho tất cả các loại hàng hoá theo cả

2 chỉ tiêu số lợng và giá trị Sổ đợc mở cho cả năm, công tác ghi chép ở phòng

kế toán đợc tiến hành nh sau:

Hàng ngày ghi nhận đợc bản kê và chứng từ do thủ kho gửi lên kế toántiến hành ghi chép vào “Sổ theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hoá” Hàng ngày

kế toán bán hàng căn cứ vào “Sổ theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hoá” vàbảng kê kèm theo chứng từ của các cửa hàng gửi về tiến hành đối chiếu vớithủ kho về số lợng Sau đó tổng cộng lợng nhập xuất tồn kho của từng loạihàng hoá phát sinh trong tháng trên “Sổ theo dõi nhập xuất tồn kho hàng hoá”làm căn cứ ghi vào Bảng kê số 8 “Bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hoá” theocả hai chỉ tiêu số lợng và giá trị.

Số liệu tổng hợp của Bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối mỗi định kỳ đợcdùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 (Có TK 156, Nợ các TK)

Từ đó căn cứ vào NKCT để vào sổ cái; Đối chiếu số liệu giữa bảngtổng hợp chi tiết với sổ cái Cuối mỗi kỳ, căn cứ vào bảng kê, sổ cái để lập cácbáo cáo tài chính

Sơ đồ trình tự kế toán:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

* Báo cáo tài chính công ty đang sử dụng:

Trong quá trình kinh doanh của công ty, để phản ánh đợc kết quảkinh doanh của mình cứ 1 quý công ty lại tiến hành kế toán xác định kết quảkinh doanh thể hiện trên các báo cáo tài chính sau:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Thuyết minh báo cáo tài chính

- Báo cáo tăng giảm TSCĐ và nguồn vốn sản xuất KD

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ

Báo cáo tài chính

Sổ cái

Sổ và thẻ kếtoán chi tiết

Nhật kýchứng từBảng kê

Chứng từ gốc

Bảng tổng hợpchi tiết

III/ Tổ chức nhiệm vụ thanh toán hàng hoá ở công ty Thơng mại Đoàn Kết

1 Các phơng thức tiêu thụ hàng hoá của công ty.

Với đặc điểm nghành nghề kinh doanh của công ty có 2 phơng thứctiêu thụ hàng hoá nh sau:

1.1 Bán hàng trực tiếp: Bao gồm bán buôn và bán lẻ

a) Bán buôn.

Thông qua việc ký kết các hợp đồng kinh tế và các đơn đặt hàng công

ty lập kế hoạch bán hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ vàkết quả kinh doanh của đơn vị mình

Phơng thức bán buôn chủ yếu mà công ty đang áp dụng bao gồm: + Bán buôn trực tiếp qua kho của công ty

+ Bán buôn không qua kho (vận chuyển thẳng) có tham gia thanh toán

* Bán buôn trực tiếp qua kho của công ty

Kho của công ty đặt tại lô A số 43 khu di dân Trần Khát Trân Đây làkho để dự trữ toàn bộ nguồn hàng của công ty Khi phát sinh nghiệp vụ này,

kế toán bán hàng của công ty viết hoá đơn GTGT gồm 3 liên và xuất hàng taịkho, thủ kho lập phiếu xuất kho xuất hàng tại kho, và ngày giao hàng theo nh

đơn đặt hàng đã ký Khi giao xong, cuối ngày thủ kho nộp bản kê xuất hànghàng ngày lên cho phòng kế toán

* Bán buôn không qua kho của công ty

- Để tiết kiệm chi phí bốc dỡ và thuê kho bến bãi, công ty vận dụng

điều thẳng hàng hoá đi đến nơi bán buôn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kýcủa các đại lý và đơn đặt hàng, kế toán bán hàng của công ty lập hoá đơnGTGT gồm 3 liên và giao hàng trực tiếp không qua kho

b) Bán lẻ: Việc bán lẻ của công ty đợc thực hiện tại 3 cửa hàng.

- 23 Hai Bà Trng

- 81 Bà Triệu

- 19 Bà TriệuCông ty có một hệ thống cửa hàng bán lẻ rất tốt Doanh số của các cửahàng này chiếm một phần không nhỏ trong doanh số bán hàng của toàn công

ty, đặc biệt việc hạch toán của cửa hàng bán lẻ đề là thanh toán tiền ngay Vìvậy nó góp phần cho công ty không bị ứ đọng vốn, thu đợc lợng tiền mặt rấtlớn

Tại các cửa hàng bán lẻ khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toánnghiệp vụ tại cửa hàng lập hoá đơn GTGT Hàng ngày căn cứ vào đó kế toán

cửa hàng lập báo cáo bán hàng kèm theo số tiền bán hàng đợc trong ngày nộp

về công ty Nh vậy kế toán công ty sử dụng chứng từ ban đầu gồm các báo cáobán lẻ hàng hoá, phiếu thu tiền mặt và hoá đơn GTGT để hạch toán

1.2 Phơng thức thanh toán.

a) Đối với các đại lý:

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng đợc nguồnvốn linh hoạt hơn, công ty đã chủ động tạo ra các phơng thức thanh toán rấtmềm dẻo Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lôhàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là:

+ Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lợng lớn.+ Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khigiao hàng

+ Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số củacác đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì công ty có thểgiảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó

1.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng vào hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh ở công ty

Công ty đã thực hiện hạch toán kế toán theo hệ thống tài khoản banhành ngày 1/1/1996

Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinhdoanh Công ty đã thực hiện theo đúng chế độ kế toán Các tài khoản đợc sửdụng trong hạch toán tiêu thụ và xác đinh kết quả kinh doanh trong công ty:

Tài khoản này đợc mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

- TK 511.1 – Doanh thu bán hàng hoá

- TK 511.11 : Doanh thu bán hàng ti vi Sam sung

Tài khoản này đợc mở chi tiết nh sau:

- TK 641.1 – Chi phí nhân viên

- TK 641.8 – Chi phí khác bằng tiền

* TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK này đợc mở chi tiết nh sau:

- TK 642.1 – Chi phí nhân viên quản lý

- TK 642.3 – Chi phí công cụ dụng cụ

- TK 642.4 – Chi phí khấu hao TSCĐ

- TK 642.8 – Chi phí bằng tiền khác

* TK 711 – Thu nhập hoạt động tài chính

* TK 721 – Thu nhập bất thờng

* TK 811 – Chi phí hoạt động tài chính

* TK 821 – Chi phí bất thờng

1.2.3 Trình tự kế toán:

Hàng tháng, kế toán công ty tiến hành tổng hợp doanh thu bán hàng, chiphí quản lý doanh nghiệp của các cửa hàng để xác định kết quả kinhdoanh Sau đó căn cứ vào các chứng từ tự lập về kết chuyển doanh thu, chiphí để ghi các bút toán kết chuyển theo sơ đồ sau:

IV/ Hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp quá trình tiêu thụ hàng hoá ở công ty.

1.1 Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ở công ty.

a) Bán buôn qua kho văn phòng công ty.

Căn cứ vào hoạt động kinh tế hoặc đơn đặt hàng kế toán bán hàng tạicông ty viết hoá đơn GTGT lập thành 3 liên

Liên 1: Lu ở sổ gốc

Liên 2: Giao ngời mua

Liên 3: Giao cho bộ phận kho (Thủ kho)

Sau đó làm thủ tục xuất hàng, khi xuất hàng kế toán kho sẽ lập phiếuxuất kho riêng cho từng nhóm mặt hàng, cuối ngày nộp phiếu xuất kho cùngliên 3 của hoá đơn GTGT lên công ty để kế toán bán hàng làm cơ sở để hạchtoán

VD: Ngày 01/01/01 công ty xuất bán cho đại lý công ty TNHH và dịch

vụ thơng mại Thành Biên - Thị xã Hoà Bình, tại kho Trần Khát Trân một sốhàng hoá nh sau:

Tivi Samsung 16" 03 chiếc Đơn giá (CóVAT): 2.770.000đTivi Samsung 20" 02 chiếc Đơn giá (Có VAT): 3.600.000đTivi Samsung 21" 01 chiếc Đơn giá (Có VAT): 4.150.000đ

Công ty TNHH thơng mại và dịch vụ Thành Biên thanh toán 70% lôhàng trớc, 30% còn lại thanh toán sau 30 ngày

Ngày 01/01/01 kế toán bán hàng lập hoá đơn GTGT

Họ tên ngời mua : Anh Biên

Đơn vị : C.ty TNHH TM và dịch vụ Thành Biên

1 Tivi Samsung 16" Cái 03 2.518.000 7.554.000

2 Tivi Samsung 20" Cái 02 3.272.000 6.544.000

3 Tivi Samsung 21" Cái 01 3.772.000 3.772.000

Thủ trởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ

tên)

phiếu xuất kho và hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Đơn vị:

Địa chỉ:

Ngày 1 tháng 1 năm 2001 Nợ:

Có:

Mẫu số: 02 - VT

QĐ số 1145-TC/QĐ/CĐKT

ngày 1-11-95 của Bộ Tài chính

Họ tên ngời nhận hàng : Anh Biên

Lý do xuất kho :Xuất bán đại lý

Xuất tại kho : Trần khát Trân

giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất

Cộng

Cộng thành tiền (bằng chữ)

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận Thủ kho

Phiếu xuất kho do bộ phận kho lập căn cứ để dùng làm chứng từ hạchtoán

+ Kế toán công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho và bản

kê xuất hàng sau đó tập hợp vào sổ chứng từ kế toán xuất hàng hoá, mở chonhóm hàng điện tử đồng thời hạch toán giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ vào cácnhật ký chứng từ: Kế toán định khoản:

Nợ TK 632.11: 18.700.000

Có TK 156.11: 18.700.000

+ Căn cứ vào hoá đơn đã đợc khách hàng ký nhận, kế toán ghi vào sổchi tiết, phát sinh công nợ tài khoản 131, khách hàng là công ty TNHH Thơngmại và dịch vụ Thành Biên vào bảng kê, nhật ký chứng từ số 8, 10 Theo địnhkhoản

Nợ TK 111: 13.762.000

Nợ TK 131 (CT Thành biên): 5.898.000

Có TK 511.11: 17.873.000

Có TK 3331: 1.787.300

+ Ngày 1/2/01 công ty Thành biên trả nốt 30% số tiền còn lại, căn cứvào phiếu thu kế toán hạch toán vào bảng kê số 1 Đồng thời ghi sổ chi tiếtphát sinh công nợ mở cho công ty TNHH Thơng mại Thành biên và nhật kýchứng từ số 8

Nợ TK 111: 5.898.000

Có TK 131 (CT Thành biên): 5.898.000

Sổ chi tiết thanh toán khách hàng đợc lập theo mẫu (trang sau)

* Bán lẻ:

Khi bán hàng trực tiếp cho khách tại các cửa hàng Công ty sử dụng hoá

đơn GTGT (03 liên)

- Liên 1: Lu tại cuống

- Liên 2: Giao khách hàng hoá đơn đỏ

- Liên 3: Gửi vào phòng TC - Kế toán

Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng (Phòng kế toán hoặc cửa hàng lậphoá đơn GTGT theo các chỉ tiêu: Số lợng đơn giá thành tiền trên hoá đơnghi rõ hình thức thanh toán (nếu khách hàng trả tiền ngay thì đợc xác nhận là

đã thu tiền) Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn GTGT khi bán hàng hoá ngời bán

sẽ ghi vào (Báo cáo bán lẻ hàng hoá) cuối ngày cửa hàng gửi báo cáo bán lẻhàng hoá, lập riêng cho từng nhóm hàng cùng bảng kê nộp tiền lên công ty, kếtoán bán hàng sẽ căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT để làm cơ sở hạch toán

Đặc điểm của bán lẻ là hình thức thanh toán tiền ngay

Ví dụ: Ngày 02/01 công ty nhận đợc báo cáo bán lẻ hàng hoá của cửa

hàng 23G Hai Bà Trng

Công ty Thơng mại Đoàn Kết Cửa hàng 23G Hai Bà Trng

Báo cáo bán lẻ hàng hoá

g 01

n¨m 2001

Phô tr¸ch cöa hµng

KÕ to¸n cöa hµng