TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

- Phân xởng sản xuất mực và giấy than: tại số 468 Minh Khai, Hà Nội.Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển bộ phận sản xuấtcác loại đinh ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghi

Tên gọi chính thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

Trụ sở chính : 25A_ Lý Thờng Kiệt_ Hà Nội

Điện thoại : (84-4) 9342764 – 8262570

Fax : (84-4) 8260359

Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công thơng Hà Nội

Tính đến nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã trải qua 42 năm xâydựng và phát triển với những bớc thay đổi cụ thể nh sau:

Xuất phát của Công ty là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc thành lậpngày 01/ 10/ 1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị của TrungQuốc Nhà máy đợc xây dựng trên diện tích 3700 m2 với toàn bộ nhà xởng ban

đầu là từ một xởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại

Trong thời kỳ đầu đợc thành lập, Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại vănphòng phẩm phục vụ cho nhu cầu của cả nớc Các sản phẩm chủ yếu theo dựkiến nh bút máy, bút chì , các loại văn phòng phẩm nh mực viết các loại, giấythan, giấy chống ẩm, và một số các mặt hàng ngũ kim nh: cặp tóc, kẹp giấy,

đinh ghim, ghim băng Lúc đó số vốn ban đầu của Nhà máy là 3.263.077 đồng,trong đó vốn cố định là 1.909.634 đồng, vốn lu động là 1.353.373 đồng với năngsuất thiết kế một số sản phẩm nh sau:

- bút máy các loại : 1.100.000 cây/ năm

- Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm: tại số 25 Lý Thờng Kiệt, Hà Nội

- Phân xởng sản xuất mực và giấy than: tại số 468 Minh Khai, Hà Nội.Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển bộ phận sản xuấtcác loại đinh ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghiệp Việt nam quản lý nhằmtạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt độngquản lý Bên cạnh đó, để tập trung vào các sản phẩm chủ yếu, tăng tính chuyênmôn hoá, năm 1972, bộ phận sản xuất bút chì đã tách ra và đợc chuyển cho Nhàmáy Gỗ Cầu Đuống tiếp nhận và quản lý

Năm 1981, Nhà máy sáp nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phúc vàlấy tên chung là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà Tại thời điểm này, Nhàmáy có 3 bộ phận sản xuất chính:

- Phân xởng nhựa: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa

- Phân xởng kim loại: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại.

- Phân xởng tạp phẩm: Sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm

Trong những năm hoạt động ở thời kỳ bao cấp, Nhà máy cha phát huy đợctiềm năng sản xuất của mình Hoạt động sản xuất chỉ tiến hành với các máymóc, thiết bị, kỹ thuật lạc hậu, sản lợng sản phẩm sản xuất ra còn thấp

Đến năm 1991, phân xởng tạp phẩm ở số 468 Minh Khai có quyết định tách

ra khỏi Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà và thành lập Nhà máy văn phòngphẩm Cửu Long

Vào giai đoạn này, nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng, cũng nhcác doanh nghiệp khác, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã gặp rất nhiềukhó khăn, trình độ quản lý cha theo kịp với sự thay đổi của cơ chế thị trờng,thiếu vốn trầm trọng, kỹ thuật lạc hậu Những điều này khiến cho sản phẩm củanhà máy không cạnh tranh đợc trên thị trờng với các sản phẩm nớc ngoài giá rẻ,chất lợng tốt, mẫu mã, chủng loại đa dạng Để duy trì hoạt động sản xuất kinhdoanh, Nhà máy đã tích cực mở rộng sản xuất, chú trọng vào mẫu mã, nâng caochất lợng sản phẩm, đa dạng hoá thêm các loại sản phẩm, sản xuất thêm các mặthàng nh giầy dép, chai nhựa

Năm 1993, theo quyết định số 383CNN-TCLD ngày 29/ 04/ 1993 của BộCông nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công nghiệp), Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà

đợc đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà chính thức trở một thành viêncủa Tổng Công ty Giấy Việt nam theo quyết định số 1131/ QĐ- HĐQT ngày31/12/ 1996, trong đó có quy định về điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.Công ty đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiều của Tổng Công ty nh tăng cờng vốn

điều động cho Công ty, cho phép mua vật t trả chậm, tạo điều kiện cung cấpnguyên vật liệu cho Công ty Chính sự giúp đỡ tích cực và kịp thời này, Công tyvăn phòng phẩm Hồng Hà đã dần khắc phục đợc những khó khăn về tài chính vàbớc đầu hoạt động có hiệu quả Hiện nay, với đội ngũ cán bộ quản lý có nănglực, cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề cùngtrang thiết bị đợc cải tiến đã cho phép Công ty nâng cao chất lợng sản phẩm, đadạng hoá mẫu mã, chủng loại sản phẩm đa Công ty từ chỗ đứng trớc nguy cơ

đóng cửa đã từng bớc làm ăn có lãi, tăng chỉ tiêu nộp ngân sách, bổ sung vốnchủ sở hữu của Công ty

Tình hình phát triển của Công ty thể hiện rất rõ thông qua một số chỉ tiêu

8 Vốn cố định ng.đ 13.456.057 14.727.947 109.5

(Trích tài liệu báo cáo quyết toán năm 1999, 2000- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà)

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động

có hiệu quả trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam trong đó bộ máy quản lý

đ-ợc tổ chức theo bộ máy quản lý một cấp Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và chỉ

đạo trực tiếp đến từng phân xởng sản xuất và các phòng ban Các đơn vị, phòngchuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mu cho Giám đốc trong việc quản lý

và điều hành công việc, theo dõi, hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuấtkinh doanh, nhân viên thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đợc tổ chức nh sau:

- Giám đốc công ty: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu

trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty và trớc phápluật về điều hành hoạt động của Công ty Giám đốc là ngời có quyền điều hànhcao nhất

- Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật là ngời giúp việc Giám

đốc, điều hành trực tiếp hai phòng ban: Phòng Kỹ thuật và Phòng kế hoạch Bêncạnh đó, Phó Giám đốc kỹ thuật còn là ngời điều hành và theo dõi hoạt động sảnxuất của các phân xởng, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ Giám đốcphân công uỷ quyền

- Phó Giám đốc kinh doanh: Phó Giám đốc kinh doanh là ngời trực tiếp quản

lý và điều hành hoạt động của Phòng Thị trờng và Cửa hàng

- Phòng Tổ chức- Hành chính: tham mu giúp việc cho Giám đốc trong quản

lý và điều hành các công việc: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh,công tác nhân sự, các hoạt động về pháp chế, văn th lu trữ, hành chính quản trị, y

tế, xây dựng cơ bản

- Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý và điều hành công tác quản lý kỹ

thuật và đầu t, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng và quản lý quy trìnhcông nghệ, xây dựng tiêu chuẩn chất lợng, kiểm tra chất lợng vật t, sản phẩm

Đồng thời, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các phân xởng

- Phòng Kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản

xuất của Công ty nh triển khai, điều độ kế hoạch sản xuất các loại hàng

- Phòng Thị tr ờng: Phòng Thị trờng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kế

hoạch đợc giao về doanh thu bán, điều tra, nghiên cứu thị trờng, tổ chức mạng

l-ới tiêu thụ sản phẩm, các hình thức tiếp thị, quản lý cửa hàng dịch vụ và khothành phẩm, giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nớc

- Phòng Tài vụ: Phòng Tài vụ là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc

trong công tác quản lý và điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánhmọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất kinhdoanh, lập báo cáo tổng hợp, thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến

độ, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc và Phòng Kế hoạch; tổchức kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị

- Các Phân x ởng: các phân xởng tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh

doanh hàng tháng của Công ty giao, đồng thời chủ động khai thác thêm mặt

hàng nhằm thực hiện hết công suất thiết bị, tạo thêm vật liệu cho công nhântrong phân xởng.

Bộ máy quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo

sơ đồ 1.

3 Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty.

Các mặt hàng văn phòng phẩm và các sản phẩm khác do Công ty sản xuất rấtphong phú về chủng loại Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết vật liệu khácnhau rất đa dạng Các sản phẩm đợc tạo ra từ nhiều công đoạn khác nhau dới quytrình công nghệ khép kín do đó hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến hành ở

3 phân xởng:

- Phân xởng kim loại: Phân xởng kim loại gồm bộ phận Giấy vở sản xuất cácloại sản phẩm từ giấy (vở, sổ ) và bộ phận Đột dập, bộ phận Mạ sản xuất cácsản phẩm và chi tiết bằng kim loại: nắp bút, gài bút, vòng bút, giá kê

- Phân xởng nhựa: Phân xởng nhựa sản xuất các sản phẩm bằng nhựa (chainhựa, vỏ bút, dụng cụ học sinh ) và các chi tiết bằng nhựa cho phân xởng vănphòng phẩm

Đối với việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra, bắt đầu từ tháng 6/2000 Công

ty mới triển khai mảng tiếp thị ở phía Bắc Công ty tiến hành đặt đại lý ở các tỉnh

và thực hiện ký Hợp đồng cung cấp cho một số doanh nghiệp Riêng ở khu vựcphía Nam, Công ty chỉ mở một đại lý ở Thành phố Hồ Chí Minh và một số điểmbán lẻ ở Đà Nẵng

4

Giám

đốc

Phó giám

đốc

Phòng Kỹ thuật

Các phân x ởng

Phòng Kế hoạch

Phòng Tài vụ

Phòng Thị tr ờng

Phòng Tổ chức- Hành chính

Ban bảo vệ

Phân x ởng VPP

Phân x ởng nhựa

Phân x ởng kim loại

a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động có qui mô vừa, số lợng, chủng loạimặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung do đó để đạt đợc hiệuquả cao nhất trong công tác kế toán, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chứctheo mô hình kế toán tập trung Toàn bộ công việc kế toán đợc tiến hành ở phòngtài vụ, ở các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí nhânviên hạch toán (thống kê phân xởng) Hình thức này tạo điều kiện cho việc kiểm

Kế toán tr ởng (kiêm kế toán tổng hợp)

Kế toán thanh toán,

tiền mặt, lao động-

tiền l ơng

Kế toán giá thành, nguyên

toán TSCĐ

Thống kê Phân X ởng nhựa

Thống kê PX văn

phòng phẩm

tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của lãnh đạocông ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán

Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí của công

ty, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà bao gồm các nhânviên đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao đợc tổ chức cụthể nh sau:

- Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo tổ chức tổnghợp công tác kế toán, thống kê của Công ty đồng thời cung cấp các thông tin kếtoán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trớc pháp luật vềcác số liệu đã cung cấp Kế toán trởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi sốliệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáothống kê định kì, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công tác

kế toán ngày càng hợp lí, chặt chẽ hơn Kế toán trởng còn có trách nhiệm tổnghợp tài liệu từ các bộ phận kế toán khác để lập các báo cáo định kì, lập bảngtổng hợp, bảng kê và các báo cáo tài chính cho công ty

- Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: là ngời có nhiệm vụhạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tợng để tính giáthành sản phẩm, từ đó ghi chép vào các chứng từ sổ sách có liên quan

- Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và phản ánhtình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi biến

động tăng, giảm tiền Ngoài ra kế toán thanh toán còn có trách nhiệm phân bổtiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội, theo dõi việc thanh toán tiền lơng, tiền th-ởng và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ và cáckhoản vay của ngân hàng sau đó phản ánh vào các chứng từ sổ sách có liênquan

- Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Thủ quỹ có nhiệm vụ nhập, xuất tiềnmặt tại quỹ của công ty căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, quản lí quỹ đồng thờighi và theo dõi sổ quỹ tình hình biến động tiền mặt của Công ty Ngoài ra thủquĩ còn là ngời theo dõi, giám sát sự biến động tăng, giảm tài sản cố định trongCông ty, tổ chức tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

- Thống kê phân xởng: Thống kê phân xởng có nhiệm vụ tập hợp và ghi chép

số liệu ban đầu về vật t, hàng hoá sau đó gửi lên phòng tài vụ để tập hợp chungdới sự quản lí của kế toán giá thành

6

Thống kê Phân X ởng nhựa

Thống kê PX văn

b) Đặc điểm chung về công tác kế toán.

Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp hạch toán độc lập trựcthuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc là ngày31/12 hàng năm Các báo cáo tài chính mà Công ty lập sau mỗi niên độ baogồm:

- Bảng cân đối kế toán (B01- DN)

- Báo cáo kết quả kinh doanh (B02- DN)

- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (B03- DN)

 Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, các loại vật t, sản phẩm, hàng hoá củaCông ty là rất đa dạng Các sản phẩm có giá trị tơng đối khác nhau và chi phhínguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cũng khác nhau nên Công ty có yêu cầucung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, chính xác Mặt khác, tạicác phân xởng đều có nhân viên thống kê phân xởng làm nhiệm vụ thu thập, xử

lý thông tin ban đầu Do đó, hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng pháp hạchtoán hàng tồn kho theo phơng pháp “Kê khai thờng xuyên”

 Hệ thống chứng từ kế toán.

Cơ sở để ghi sổ kế toán của công ty là các chứng từ ban đầu đợc lập theomẫu quy định của Bộ Tài chính nh: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếuxuất kho,Hoá đơn Giá trị gia tăng

 Hệ thống tài khoản.

Theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ hiện nay Công ty đang sử dụng Bảndanh mục tài khoản trong hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính đã ban hành, tuynhiên có một số tài khoản không sử dụng đến nh: TK 212, TK151, TK512 Ngoài những tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính, Công tycòn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3 để thuận tiện cho việc quản lý tài sản

và nguồn vốn Ví dụ:

- TK 112TT- Tiền gửi ngân hàng Thờng Tín

- TK 112CT- Tiền gửi ngân hàng Công thơng

 Hệ thống sổ kế toán.

Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký_ chứng từ”

Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầuquản lý của Công ty do Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp sảnxuất kinh doanh có số lợng nghiệp vụ nhiều, trình độ quản lý và trình độ kế toán

Chứng từ gốc và các bảng phân

cao Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quy trình hạch toántổng hợp và chi tiết đảm bảo cho các phần hành kế toán đợc tiến hành song song

và phối hợp nhịp nhàng

Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên tính toán vàtập hợp vào các Bảng phân bổ hoặc ghi trực tiếp vào các Sổ chi tiết, Bảng kê,Nhật ký chứng từ

Một số Bảng kê chỉ đợc ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu của các Bảngphân bổ, Sổ chi tiết Cuối tháng, trên cơ sở số liệu đã đợc tổng hợp ở các Bảng

kê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ Nhật ký_ chứng từ tơng ứng

Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký_Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với các sổ kếtoán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên cácNhật ký- chứng từ để ghi vào Sổ Cái

Sau mỗi quý, kế toán trởng thờng tập hợp số liệu trên Sổ Cái tài khoản vàmột số chỉ tiêu chi tiết trong các Nhật ký- chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợpchi tiết để lập Báo cáo tài chính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ tại Công ty văn

phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo Sơ đồ 2.3.

Sơ đồ 2.3 :

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

II tình hình chung về nguyên vật liệu tại công ty

văn phòng phẩm hồng hà

1 Đặc diểm vật liệu của Công ty.

Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện nayCông ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn vềcác loại sản phẩm do Công ty sản xuất so với các sản phẩm khác trên thị trờng

Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình, một trong những vấn đề sốngcòn của Công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với mặt bằng giá cảchung của thị trờng Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu

8

đồng thời hạch toán một cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quantrọng giúp cho Công ty thực hiện giảm giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm.

Đồng thời số lợng và chủng loại các sản phẩm mà Công ty sản xuất rấtphong phú, đa dạng Ngoài các sản phẩm chủ yếu nh bút máy, bút bi, chai nhựa,

mũ pin, Công ty còn mở rộng, sản xuất thêm các mặt hàng nh thiết bị điện, dụng

cụ học sinh nhằm phát huy tối đa công suất máy móc Chính vì vậy nguyên vậtliệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với công dụngtính năng lý, hoá học cũng hết sức khác nhau Điều này đặt ra những yêu cầu cấpthiết trong việc quản lý vật liệu và hạch toán vật liệu, đảm bảo hiệu quả các quátrình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu

Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, phản ánh chính xác tình hình biến động liêntục của vật liệu, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu Căn cứ vào vai trò vàtác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại Công ty đợc chia thànhcác loại sau:

- Nguyên vật liệu chính bao gồm:

+ Nhựa các loại: nhựa PET, PELD, PEHD

+ Hoá chất: nh axit phốtphoric, NaOH, thuỷ ngân nớc

+ Giấy, kim loại các loại, vật liệu màu

- Nguyên vật liệu phụ: Các loại bìa, nhãn, băng dính, dây đồng

- Bao bì: gồm những vật liệu để đóng gói sản phẩm nh hộp bìa ngoài,nylon, hòm carton

- Nhiên liệu, động lực: điện, xăng, dầu Caltex 08

- Phụ tùng thay thế: vòng bi, ổ trục, lỡi ca, dây curoa,

- Phế liệu thu hồi: Là các loại phế liệu thải loại trong quá trình sản xuất nhsắt, thép vụn

Việc phân loại vật liệu nh trên đã tăng cờng công tác quản lý và hạch toánvật liệu, phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi, kiểm tra tìnhhình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong quátrình quản lý

2 Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.

Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinhdoanh của Công ty, tỷ trọng về chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm khoảng70- 75%, do đó khi có sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ gây ảnh hởnglớn đến giá thành sản phẩm Quản lý vật liệu có hiệu quả sẽ góp phần kiểm soát

đợc chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp

Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, công tác quản lý vật liệu đợc thựchiện khá chặt chẽ và khoa học Ngay từ khâu thu mua, Công ty đã có sự phâncông, quản lý một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sản xuấtmột cách liên tục Phòng Kế hoạch của Công ty tiến hành xây dựng kế hoạchcung cấp nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế cho sản xuất kinh doanh Sau

đó, Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cungcấp phù hợp sao cho việc thu đạt hiệu quả kinh tế cao nhất Nguyên vật liệu thumua sau khi đợc kiểm nhận đầy đủ về số lợng, chất lợng thì tiến hành nhập kho

Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại với công dụng, tínhnăng rất khác nhau, do vậy cần phải đợc bảo quản trong các môi trờng, điều kiệnphù hợp Hiện nay Công ty đã thiết kế đợc một hệ thống kho tàng hợp lý, đảmbảo các điều kiện cần thiết cho việc dự trữ các loại nguyên vật liệu, nhằm tránh

h hỏng, mất mát Vật liệu của Công ty đợc lu trữ và bảo quản tại các kho:

- Kho Nhựa - Kho công cụ dụng cụ

- Kho Hoá chất - Kho vật rẻ

- Kho Kim loại - Kho bán thành phẩm

Trên cơ sở nghiên cứu, tính toán mức tiêu hao từng loại vật liệu, phòng kếtoán đã lập ra định mức tiêu hao vật liệu hoặc mức khoán vật liệu cho từng bộphận sản xuất và quản lý nhằm tránh lãng phí vật liệu

Bên cạnh đó, để phát hiện việc h hỏng, mất mát và tăng cờng hơn nữa côngtác quản lý vật liệu, cuối mỗi năm Công ty thờng tiến hành kiểm kê vật liệunhằm xác định số tồn kho thực tế về số lợng, chất lợng và xem có khớp với sốliệu trên sổ sách

Việc kiểm kê đợc tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một bankiểm kê gồm: - Thủ kho

- Thống kê kho

- Kế toán vật liệu

Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ lập ra Biên bản kiểm kê trên đó ghi

rõ kết quả đã thực hiện đợc

Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, do hệ thống kho tàng đợc trang bịcác điều kiện bảo quản tốt, đặt tập trung gần các phân xởng sản xuất nên vật liệucủa Công ty trong quá trình dự trữ, vận chuyển từ kho đến nơi sản xuất tránh đợchao hụt Thêm vào đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thờngxuyên đối chiếu, kiểm tra nên hầu nh không xảy ra trờng hợp sai sót, chênh lệchgiữa số tồn thực tế và sổ sách

10

Biểu số 2.1:

Biên bản kiểm kê vật t kho nhựa

Năm: 2000

- Thời diểm kiểm kê: 0 giờ ngày 01 tháng 01 năm 2001

- Ban kiểm kê gồm: - Thủ kho: Nguyễn Văn Việt

- Thống kê kho: Trịnh Thu Mai

- Kế toán: Nguyễn Quỳnh Trang

Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dới đây:

Stt Tên vật t Mã VT Đvt Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch

7 Nhựa Shinkolit nguyên đỏ NHSND Kg 1747 1747 0

8 Nhựa Shinkolit lẫn loại NHSLL Kg 606,8 606,8 0

Tổng số nhựa các loại Kg 49727,9 49725,9 -2Thủ kho

(đã ký)

Thống kê(đã ký)

Kế toán(đã ký)

Phòng KH(đã ký)

Phòng TV(đã ký)

Giám đốc(đã ký)Trên biên bản kiểm kê có thể thấy số lợng trên sổ sách và số lợng qua kiểm

kê chênh lệch không đáng kể Khoản hao hụt này đợc xem xét là do trong quátrình xuất kho vật liệu cho các phân xởng, việc cân, đong hơi có sai lệch Tuynhiên sự hao hụt này là không trọng yếu cho với tổng số lợng nhựa của Công ty

do đó Công ty không xử lý theo nguyên tắc chế độ kế toán quy định, tránh làmphức tạp cho công tác kế toán

3 Tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho.

a) Tính giá thực tế vật liệu nhập kho

Giá thực tế vật liệu nhập kho của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc tính

nh sau:

 Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:

Vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty phần lớn đợcthu mua từ bên ngoài Nh vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho gồm giá mua ghitrên Hoá đơn cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (đối với vật liệu nhậpkhẩu từ nớc ngoài)

Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, tiềncông tác phí của nhân viên thu mua và giá trị hao hụt trong định mức

Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nêngiá ghi trên Hoá đơn là giá cha có thuế GTGT

Chứng từ gốc

NK- CT

số 5

Thẻ kho

Sổ chi tiết vật liệu

Bảng tổng hợp xuất

Sổ chi tiết số 2 (TK 331)

Bảng kê chứng

từ xuất

Bảng tổng hợp N-X-T

b) Tính giá vật liệu xuất kho.

Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thực hiện tính giá vật liệu xuấtkho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ) Định kỳ kếtoán nhận đợc các chứng từ xuất kho và chỉ ghi số thực xuất Cuối tháng, sau khi

đã phản ánh đầy đủ tình hình vật liệu nhập, xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệuxuất kho trong kỳ nh sau:

Trong tháng 3, có các chứng từ nhập, xuất Nhựa PET nh sau:

Phiếu nhập số 65 ngày 25/ 3: nhập 21.000 kg với đơn giá 11932,2 đ/ kg.Phiếu xuất số 85 ngày 28/ 3: xuất 5.100 kg

Phiếu xuất số 88 ngày 30/ 3: xuất 6.940 kg

Vật liệu tồn đầu kỳ: 15.450 kg, đơn giá 11648,5 đ/ kg

Căn cứ vào số liệu trên kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho nh sau:

Báo cáo kế toán

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

III Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty

Do đặc thù về các loại sản phẩm sản xuất, Công ty văn phòng phẩm Hồng

Hà sử dụng rất nhiều chủng loại vật liệu khác nhau và tiến hành thu mua từ rấtnhiều nguồn khác nhau trên thị trờng Quá trình thu mua và nhập kho vật liệu đ-

ợc thực hiện theo trình tự sau:

Trớc hết dựa trên kế hoạch sản xuất đã đợc lập cho các bộ phận sản xuất, cácphân xởng lập phiếu yêu cầu nhập vật liệu để phục vụ cho sản xuất Từ đó,phòng Kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để xâydựng kế hoạch thu mua vật liệu

Bộ phận cung ứng (thuộc phòng Kế hoạch) sẽ tiến hành nghiên cứu thị trờng,tìm hiểu các nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trên cơ sở phân tích

về giá cả, chất lợng, các chính sách về giá cả Sau khi đợc sự phê chuẩn của ởng phòng kế hoạch và kế toán trởng, bộ phận cung ứng mới thực hiện công tácthu mua

tr-Riêng đối với những vật liệu có tính chất phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêmngặt về các thông số kỹ thuật thì khi có giấy báo nhận hàng, phòng kỹ thuật củaCông ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật liệu nhập kho về chất lợng, quy cách, vàlập Biên bản kiểm nghiệm

Sau khi xem xét đầy đủ Hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và Biên bảnkiểm nghiệm vật t, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên Trởngphòng kế hoạch ký tên và chuyển xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật t.Trên cơ sở phiếu nhập kho do phòng kế hoạch chuyển xuống, thủ kho tiếnhành kiểm nhận vật liệu nhập kho và ghi số lợng thực nhập và cùng ngời giao

hàng ký tên vào từng liên Trờng hợp vật liệu nhập kho thừa hoặc thiếu so với sốlợng ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, thủ kho phải cùngngời giao hàng lập biên bản và báo cho phòng kế hoạch để giải quyết.

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, thủ kho sẽ đa cho ngời giao hàng 1 liênphiếu nhập kho và Hoá đơn mua hàng để làm căn cứ thanh toán, một liên giữ lại

để ghi số lợng thực nhập lên thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kếtoán, liên còn lại đợc gửi về phòng kế hoạch

14

Biểu số 2.2:

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL

Liên 2 (giao khách hàng) Số: 08061 Ngày 24 tháng 03 năm 2001

Ngời mua hàng

(đã ký)

Kế toán trởng(đã ký)

Thủ trởng đơn vị(đã ký)

Vật liệu của doanh nghiệp mua về nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinhdoanh và đợc hạch toán vào chi phí Do đó, để theo dõi chi phí nguyên vật liệucho chế tạo sản phẩm, trên phiếu nhập kho và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toántheo dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị

Biên bản kiểm nghiệm số ngày tháng năm

Ngời giao hàng: đ/ c Nhân Nhập tại kho: đ/ c Hạnh

Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách

Vật t (sản phẩm, hàng

hoá)

Đvt

Số lợng Đơn giá Thành tiềnTheo CT Thực

Thủ kho(đã ký)

Biên bản kiểm nghiệm số ngày tháng năm

Ngời giao hàng: đ/ c Nhân Nhập tại kho: đ/ c Việt

Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách

Vật t (sản phẩm, hàng

hoá)

Đvt

Số lợng Đơn giá Thành tiềnTheo CT Thực

Thủ kho(đã ký)

Tại kho: Hàng ngày khi tiếp nhận các chứng từ đã hoàn thành các thủ tục,

đầy đủ chữ ký, phản ánh số thực nhập của vật liệu, thủ kho sắp xếp, phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lợng thực tế vào thẻ kho Mỗi

chứng từ đợc ghi một dòng trên thẻ kho Hàng ngày, kế toán phải tính ra số tồn kho của từng loại vật liệu trên thẻ kho