TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH XÃ HỘI

Hệ thống các định mức vật t Xà phòngGiẻ lau 1.5 lít/triệu trang in thực tế 37 hộp/tháng 150 kg/tháng 3 kg/triệu trang in thực tế  Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in: Để sản xuất r

Tình hình thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại

Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội

I_ Đặc điểm chung của Công ty In Bộ Lao Động Thơng Binh Xă Hội

1.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty in.

1.1 Thông tin định danh:

_Tên doanh nghiệp: Công ty in Lao Động Xã Hội

_Tên giao dịch: Labour and Social Printing Company

Viết tắt: LASAPCOM

_Địa chỉ: Ngõ Hoà Bình 4 - Phờng Minh Khai - Quận Hai Bà Trng – Hà Nội._Ngành nghề kinh doanh: In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, biểu mẫu, tạpchí, nhãn mác các loại

1.2 Quá trình hình thành và phát triển.

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội là một doanh nghiệp nhà nớcthuộc Bộ Lao Động Thơng Binh Và Xã Hội hoạt động theo nguyên tắc hạch toánkinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, có con dấu riêng và đợc mở tài khoản tạingân hàng nhà nớc Đợc hình thành từ ngày 8/11/1938 vớivới quy mô ban đầu làxởng in nhằm phục vụ công tác in ấn trong ngành (QĐ thành lập số287QDD/TB-XH ngày 8/11/1938 của Bộ trởng Bộ Thơng Binh và Xã Hội )

Hiện nay doanh nghiệp đợc phép đặt trụ sở chính tại Hoà Bình 4- PhờngMinh Khai - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội

Sau một thời gian hoạt động xởng In Thơng Binh đã phát triển với quy mô lớnhơn và nhiệm vụ cũng nặng nề hơn Bộ Thơng Binh và Xã Hội đã quyết địnhchuyển xởng in Thơng Binh thành xí nghiệp In Bộ Thơng Binh và Xã Hội(QĐ138/QĐTB-Xh ngày 4/9/1986)

Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội là do hai Bộ xác nhập thành đó là

Bộ Lao Động và Bộ Thơng Binh Xã Hội Ngày 23/11/1988 Bộ trởng Bộ Lao

Động Thơng Binh và Xã Hội quyết định thành lập xí nghiệp sản xuất dịch vụphục vụ đời sống trực thuộc Bộ (QĐ số 156/LĐTBXH-QĐ)

Năm 1990 do chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nềnkinh tế thị trờng để phù hợp với tình hình mới Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hộilại quyết định thành lập xí nghiệp và sản xuất dụng cụ tàn tật (QD số 18 LĐTB-QĐ ngày 16-11-1991)

Sau một năm hoạt động Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội lại ra quyết

định thành lập Nhà in Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội (theo QĐ152/LĐTBXH-QĐ ngày 20-3-1993) trên cơ sở tách ra từ Xí nghiệp in và sảnxuất dụng cụ ngời tàn tật

Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36 3

Theo QĐ số 373-201/QĐ-BLĐTBXH ngày 5-4-2001 của Bộ trởng Bộ

Th-ơng Binh Xã Hội về việc đổi tên Nhà in Bộ Lao Động ThTh-ơng Binh Xã Hội thànhCông ty In Bộ Lao Động Thơng Binh Xã Hội và đợc bổ sung nhiệm vụ đối vớiNhà In Bộ Lao Đọng Thơng Binh Xã Hội

Từ năm 1992 sau khi đợc thành lập, lại là doanh nghiệp Nhà nớc độc lập,Công ty In đã có nhiều bớc phát triển với các hàng in ấn nh: các tài liệu, biểumẫu, sách báo, tạp chí, áp phích

Là một doanh nghiệp với qui mô nhỏ, Công ty In đã tính tăng bộ máyhành chính và đội ngũ cán bộ công nhân viên từ 125 đến 135 ngời trong đó có 30

kỹ s, 25 trung cấp, 40 công nhân kỹ thuật và 45 công nhân cấp bậc

Có thể khái quát tình hình hoạt động của Công ty In Bộ Lao Động ThơngBinh –XH qua một số chỉ tiêu sau:

đã thực hiện việc đầu t gần 7 tỷ đồng cho dàn máy in offset hiện đại Hiện nayCông ty in đã chuyển sang in hoàn toàn bằng công nghệ offset Do đặc điểmcũng nh tính chất của Công ty in, ở đây qui trình sản phẩm chia làm các bớccông nghệ chủ yếu khi nhận hợp đồng ký kết của khách hàng Phòng kế hoạch sẽchuyển xuống bộ phận quá trình sản xuất phải qua các bớc công nghệ sau:

_ Thiết kế kỹ thuật: Khi nhận đợc tài liệu gốc bộ phận thiết kế kỹ thuật trên cơ

sở nội dung in thiết kế nên các yêu cầu in

_ Vi tính: Đa bản thiết kế vào vi tính, tiến hành điều chỉnh bố trí các trang in,tranh, ảnh, dòng, cột, kiểu chữ (to, nhỏ, độ đậm)

_ Công tác phim: Tiến hành sửa và sắp xếp phim để khi in hợp với khổ in

_ In: Khi nhận đợc các chế bản khuôn in nhôm hoặc kẽm lúc này bộ phận inoffset 4 trang, offset 10 trang, offset 16 trang sẽ tiến hành in hàng loạt theo cácchế bản khuôn in đó.

_ Thành phẩm: Khi nhận đợc các bản in bộ phận thành phẩm sẽ tiến hành đóngquyển (xén, thành phẩm) kiểm thu thành phẩm đóng gói nhập kho và chuyển chokhách hàng

Sơ đồ qui trình công nghệ sản xuất

2.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là loại hình doanh nghiệp sảnxuất nhỏ, sản phẩm làm ra theo đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu, tiến hànhtại 4 phân xởng, mỗi phân xởng có nhiệm vụ và chức năng riêng của mình

tự nhất định rồi chuyển tới bộ phận sửa chụp phim, bình bản để tạo nên các tờ intheo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật

_Phân xởng in:

Đây là phân xởng có vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình sản xuất do các tổoffset đảm nhiệm Khi nhận đợc chế bản khuôn in do phân xởng chế bản chuyểnsang phân xởng in sử dụng kết hợp

+Bản in công giấy công mực để tạo ra các trang in theo yêu cầu

+Nguyên tắc của quy trình in là sử dụng 4 màu xanh, đỏ, vàng, đen tuỳ thuộcvào yêu cầu mầu sắc của từng đơn vị đặt hàng

_Phân xởng hoàn thiện:

Là phân xởng cuối cùng của qui trình công nghệ sản xuất Do sổ sách và tổ kiểmtra đảm nhiệm, sau khi bộ phận in thành các tờ rồi bộ phận hoàn thiện có nhiệm

vụ hoàn chỉnh thành một số sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng

+Tổ kiểm hoá tiến hành kiểm tra lại yêu cầu tiêu chuẩn kỹ thuật

+Tổ sách đảm nhiệm các công đoạn : cắt, gấp, khâu, vào bìa, đóng gói sau đónhập vào kho thành phẩm và chuyển đến khách hàng

3.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Để đảm bảo sản xuất có hiệu quả và quản lý tốt quá trình sản xuất củaCông ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội tổ chức theo mô hình trực tuyến

bộ máy quản lý gọn nhẹ

Giám đốc là ngời chỉ huy cao nhất chịu mọi trách nhiệm với Công ty invới khách hàng với tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty in

Giúp việc cho giám đốc là phó Giám đốc và một kế toán trởng, phó ban Giám

đốc thay mặt Giám đốc giải quyết công việc khi Giám đốc đi vắng

Phòng tổ chức hành

chính

Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh

Phòng kế toán tài chính thống kê

Giám đốcPhó giám đốc

Kế toán trởng là ngời giúp việc cho Giám đốc về công tác chuyên môn củabôn phận kế toán của Công ty in

Bên cạnh đó là hệ thống phòng ban phân xởng

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

4.1Đặc điểm của bộ máy kế toán.

Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tàichính toàn công ty Phòng kế toán công ty gồm có 9 ngời trong đó có 6 ngời cótrình độ đại học, 3 ngời trình độ trung cấp

Công ty in Bộ LĐTB-XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều đợc

xử lý ở phòng kế toán tại công ty

_Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diệncông tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong công ty, làtham mu giúp cho Giám Đốc để quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công táctài chính của nhà nớc tại đơn vị

_Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp giúp kế toán trởngmột số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trởng.VD nh có nhiệm vụ tập hợpchi phí, lên chứng từ ghi sổ

_Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mònTSCĐ và trích khấu hao TSCĐ công ty hiện có

_Kế toán thanh toán: Tính toán xác định quỹ lơng của đơn vị, tính lơng cho

cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHXH, BHYT Theo dõi các khoảnthu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và cáckhoản nợ của cán bộ công nhân viên

n viên thống kê

Thủ quỹ

Thủ kho

Kế toán TSCĐ

Kế toán giá

thành

Kế toán vật liệu

_Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng

_Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T kho NVL trong công ty._Thủ quỹ: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu củacông ty và vào sổ quỹ

_Thủ kho: Quản lý vật t, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từhợp lệ và có nhiệm vụ ghi vào thẻ kho

_Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuấtcủa đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo công ty

và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in

Hình thức sổ kế toán:

Hiện nay Công ty in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Theo hìnhthức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghinhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổnghợp và sổ kế toán chi tiết

_ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng

_ Sổ kế toán tổng hợp - sổ cái tài khoản

_Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112,TK131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627

Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sảnxuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bịtrả lại và không có giảm giá hàng bán

Trình tự ghi sổ:

_Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp phápcủa chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ

_Các chứng từ cần hạch toán đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết

_Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản

Các chứng từ thu chi TM đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng KT

_Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chitiết,kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ sau đó đợc dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tàikhoản lập bảng cân đối phát sinh Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổcái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo kế toán.

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Tại Công ty in đã áp dụng thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ Theo dõi riêngbiệt thuế VAT đợc khấu trừ và thuế VAT phải nộp

II_Tình hình thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ LĐTB-XH.

1.Tình hình chung về nguyên liệu tại Công ty in.

1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in.

 Đặc điểm :

Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là một doanh nghiệp sảnxuất cỡ nhỏ, sản phẩm làm ra tuỳ vào đơn đặt hàng của khách nên chủng loạimặt hàng rất phong phú, đa dạng Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫumã của sản phẩm Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và quycách cũng nh mẫu mã

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty in đều cóbán trên thị trờng, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi choCông ty in đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu trong kho

Chứng từ gốc

Các nguồn nhập nguyên vật liệu Công ty in đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn

vị có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty nh Công ty in Tiến Bộ, Công ty vănhoá phẩm Tất cả các vật t mua về hầu nh Công ty in đều thanh toán ngay bằngtiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ,bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty in rất đợc chú trọngtránh h hỏng, mất mát, hao hụt

Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giáthành, tiết kiệm nguyên vật liệu Giám đốc Công ty in ra quyết định ban hành quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật t dùng cho sản xuất

Hệ thống các định mức vật t

Xà phòngGiẻ lau

1.5 lít/triệu trang in thực tế

37 hộp/tháng

150 kg/tháng

3 kg/triệu trang in thực tế

 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in:

Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sửdụng một khối lợng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vậtliệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng Để giúp cho công táchạch toán chính xác một khối lợng vật t nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phảitiến hành phân loại vật liệu Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định

để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại Công ty đãtiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối vớiquá trình sản xuất Nhờ đó mà kế toán theo dõi đợc tình hình biến động của từngthứ loại vật liệu, cung cấp thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thumua vật liệu đợc kịp thời Vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:

_Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham giavào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm Nó

bao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu nh của VN,Nhật, TQ và bản kẽm.

_Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làmtăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm nh các chủng loạighim, thép đóng sách, chỉ khâu

_Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in

_Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ chosửa chữa các máy in, máy xén nh vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốpsét

_Phế liệu: Bao gồm giấy xớc ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ

in bị hỏng

_Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại vàchia ra thành nhóm loại nh sau:

+Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay

+Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít

Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khixuất dùng giá trị của nó sẽ đợc phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó,còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùngvào sản xuất thì giá trị của chúng đợc phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng

đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành

1.2 Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định

Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu

là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh Công ty in

đánh giá vật liệu theo giá thực tế

Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xớc, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực

Số l ợng vật liệu

Số l ợng vật liệu nhập trong kỳ

Giá thực tế

vật liệu xuất

Số l ợng vật liệu xuất

Đơn giá thực

tế bình quân vật liệu

tế phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá có thể bán đợc)

 Giá thực tế vật liệu xuất kho:

ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặthàng Khi xuất kho vật liệu kế toán vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theophơng pháp bình quân gia quyền Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính đợcgiá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng hợp đợcNVL nhập kho trong tháng Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kếtoán chỉ theo dõi về mặt số lợng Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số l-ợng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất đợc thủ kho ghi song song vào thẻ khorồi chuyển lên phòng kế toán Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếuxuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu Phiếu xuất đợctính riêng và ghi vào sổ chi tiết tơng ứng với từng loại vật liệu xuất và đợc tậphợp vào bảng kê xuất Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo ph-

ơng pháp bình quân gia quyền

Giá trị thực tế NVL xuất kho đợc tính nh sau:

ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp bìnhquân gia quyền đợc kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách Vì vậytheo dõi việc tính toán này rất khó khăn

Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau:

Số lợng xuất trong kỳ : 261.935 tờ

Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) là:

Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụngphơng pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phơng pháp kê khai thờngxuyên Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghichép còn trùng lặp nhng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cungcấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra

t, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho

Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phòng vật t, 1 phòng kế toán, 1 thủkho Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng chất lợng của từng loại vậtliệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lợng, chủngloại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủkho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lợng thực nhập vào phiếunhập kho Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên

Liên 1: Lu tại phòng vật t

Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán

Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán

NVL Phòng

KH-SX

Kiểm nghiệm

Nhập kho

HĐơn

GTGT

Phiếu NKBBản KN

Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghitrên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số l ợng,các loại vật liệu đợc mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có tráchnhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra vàthuận tiện nhập-xuất NVl

VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH nh sau:

Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60)

Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54)

và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109)

của Nhà máy giấy Bãi Bằng

Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thờng Kiệt

Công ty nhận đợc các hoá đơn sau:

Địa chỉ: Ngõ Hòa Bình 4_Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 010010567_1

163.000381.5005.000

1871401072

30.481.00044.590.0005.360.000

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Mẫu số: 01/GTGT-2LN

Hoá đơn GTGT

Liên 2:(giao cho khách hàng)

Ngày 25 tháng 6 năm 2003

Ký hiệu: HK 065312 Số: 04_B

Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm

Địa chỉ: 42 Lý Thờng Kiệt

Điện thoại: 9721110

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn thu Ngà

Đơn vị: Ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai_Hai Bà Trng_Hà Nội

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:0100257866

363630

96.40080.35043.291

3.470.4002.892.6001.298.730

Cộng tiền hàng : 7.661.730

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 766.173

Tổng cộng tiền thanh toán: 8.427.903

Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm hai mơi bảy nghìn chín trăm linh ba

đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ HT)

Ngày 21/6/2003 phòng vật t nhận đợc hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên Kết quả kiểm nghiệm đợc ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu nh sau:

Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT PhòngKH _Vật T

Số:104

Biên bản kiểm nghiệm

(Vật t, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 21 tháng 6 năm 2003

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông : Nguyễn Xuân Tiến : Trởng ban

Ông : Phạm Hoàng Minh : Uỷ viên

Bà : Phạm Thị Liên : Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:

STT Tên quy cách sp, h

2, lao

SL theoHĐ

Kết quả KN

Ghichú

SL đúngQĐ

163.000381.5005.000

163.000381.5005.000

ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho

Đại diện kỹ thuật Trởng ban Thủ kho

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT Phòng KH_Vật t

Ban kiểm nghiệm gồm :

Ông: Nguyễn Tuấn Anh : Trởng ban

Ông: Bùi Trung Dũng : Uỷ viên

Bà : Hoàng Tuyết Mai : Uỷ viên

Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau:

STT Tên quy cách sản phẩm,

SL theoHĐ

Kết quả KN

Ghichú

SL đúngQĐ

363630

363630

ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số lợng vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho

Đại diện kỹ thuật Trởng ban Thủ kho

Biên bản kiểm nghiệm số 104 ngày 21 tháng 6 năm 2003

Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội

163.000318.5005.000

163.000318.5005.000

1871401072

30.481.00044.590.0005.360.000

Thuế GTGT 10%

Tổng cộng

80.431.0008.043.10088.473.100

Tổng số tiền (viết bằng chữ):Tám mơi tám triệu bốn trăm bảy mơi ba nghìn một trăm đồng

Nhập, ngày 21 tháng 6 năm 2003Phụ trách cung tiêu Thủ trởng đơn vị Ngời giao Thủ kho

Biên bản kiểm nghiệm số 105 ngày 25 tháng 6 năm 2003

Nhập vào kho:Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội

363630

363630

96.40080.35043.291

3.470.4002.892.6001.298.730

Cộng

Thuế GTGT 10%

Tổng cộng

7.661.730766.1738.427.903

Tổng số tiền(viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm hai mơi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng.

Nhập, ngày 25 tháng6 năm 2003Phụ trách c tiêu Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời giao Thủ kho

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

117.820280.820

(39x54)

84.114402.614

 Thủ tục xuất kho

Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào nhu cầu sảnxuất thực tế (theo từng đơn đặt hàng) phân xởng ghi danh mục vật liệu cần lĩnh

cụ thể về số lợng, quy cách, phẩm cấp nguyên vật liệu, cần dùng gửi lên phòngKH-VT Sau khi phòng VT xem xét đối chiếu với KHsản xuất (đơn đặt hàng) đểviết phiếu xuất kho NVL xuất dùng cho sản xuất đợc thống kê vật t ghi sổ để

theo dõi tình hình N-X-T kho của vật liệu để phục vụ cho việc hạch toán chínhxác vật liệu xuất dùng vào sản xuất ở Công ty in Bộ LĐTB-XH sử dụng phiếuxuất kho để lĩnh vật liệu, phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên:

_Một liên lu tại phòng vật t

_Một liên để thủ kho giữ ghi vào thẻ kho rồi sau đó chuyển lên phòng kế toán.VD:Ngày 23 tháng 6 năm 2003, phòng KH-VT viết phiếu xuất kho một số vật liệu cho phân xởng in sách

Ngời nhận hàng: Anh Hiển

Số lợng xin lệnh: 261.935 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60)

399.330 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54)

763 tờ giấy cút sê105g/m2(79x109)

Lý do xuất:In sách

261.935399.330763Cộng

Tổng số tiền(viết bằng chữ):

Xuất, ngày 23 tháng 6 năm 2003Phụ trách c.tiêu Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho

363630Cộng

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Xuất, ngày 27 tháng 6 năm 2003Phụ trách c.tiêu Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Thủ kho

(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)Phiếu xuất kho chỉ ghi cột số lợng vì giá trị vật liệu xuất kho tính theo phơngpháp bình quân gia quyền, nên cuối tháng mới tổng hợp đợc số vật liệu nhậptrong tháng, từ đó mới tính đợc đơn giá bình quân gia quyền

2.2 Kế toán chi tiết NVL ở Công ty in Bộ LĐTB-XH.

Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh kế toán chi tiết NVL đợc thực hiện theotừng thứ vật liệu và đợc tiến hành ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng

từ Vì vậy để phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ sự biến động của NVL làm cơ

sở cho việc ghi sổ kế toán và kiểm tra giám sát sự biến động của NVL, kế toánvật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau:

Công ty áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL,trình tự kế toán cụ thể ở công ty nh sau:

 ở kho: việc ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho do thủ kho tiến hành trênthẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lợng Khi nhận đợc chứng từ nhập-xuất NVL thủkho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép

số lợng thực nhập, thực xuất, vào chứng từ và thẻ kho Cuối kỳ tính ra số lợngtồn kho ghi vào thẻ kho Định kỳ, thủ kho chuyển lên phòfg kế toán các chứng từnhập-xuất đã đợc phân loại theo từng thứ nguyên liệu, vật liệu

VD:Ngày 21 tháng 6 năm 2003 thủ kho nhận đợc phiếu nhập kho vật liệu số106(nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60))

Ngày 23 tháng 6 năm 2003 thủ kho nhận đợc phiếu xuất kho số 110 (xuấtgiấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) cho phân xởng in sách Căn cứ vào các chứng từ

trên thủ kho sẽ đem thẻ kho loại giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) trong tập thẻ(giấy Bãi Bằng các loại) để ghi nh sau:

Tồn đầu kỳMua giấyB260g/m2

(42x60)Xuất cho PX in sách

21/623/6

có cùng tính chất lý hoá đợc xếp vào một loại Cuối tháng kế toán cộng sổ chitiết và tiến hành kiểm tra đối với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kếtoán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm loạinguyên vật liệu

VD:Giấy Bãi Bằng có nhiều kích cỡ chủng loại khác nhau, ở sổ chi tiết của cùngchủng loại căn cứ vào chứng từ gốc ghi đúng dòng, đúng cột của loại giấy đó.VD

khi kế toán nhận đợc chứng từ, phiếu nhập kho số 106 (giấy B260g/m2(42x60)),phiếu nhập kho số 107 (Mực in các loại), phiếu xuất kho số 110 (giấy B2 60g/m2

(42x60)) cho phân xởng in sách thì kế toán vật liệu sẽ tìm sổ kế toán tơng ứng đểtheo từng loại vật liệu và ghi vào sổ chi tiết

Cách ghi vào sổ chi tiết nh sau:

_Tồn đầu kỳ: Lấy số liệu tồn cuối kỳ của sổ chi tiết NVL tơng ứng ký trớc

_Nhập-xuất trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập-xuất trong kỳ để ghi

+Cột nhập: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lợng và cột thành tiền

+Cột xuất : Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lợng và cột thành tiền

Cuối kỳ kế toán vật liệu tiến hành lập bảng báo cáo nhập-xuất-tồn

Phơng pháp lập bảng báo cáo N-X-T đợc công ty tính giá thực tế xuất kho củaNVl

_Phần số d đầu kỳ: Căn cứ vào số d cuối kỳ của bảng báo cáo N-X-T kỳ trớc

_Phần nhập - xuất: Căn cứ vào dòng cộng của từng sổ chi tiết vật t tơng ứng vàkết quả tính giá thực tế, giá thực tế này cũng đợc ghi vào sổ chi tiết từng loại vậtt