CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Vì vậy để tổ chức tốt côfg tác quản lý và hạch toán NL,VL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong hoat động sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NL,VL the

Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu Và công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp sản xuất

I_Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ, dụng

cụ trong doanh nghiệp sản xuất.

1 Khái niệm, đặc điểm nguyên liệu, vật liệu.

Nguyên liệu, vật liệu (NL,VL) là những đối tợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thể thực của sản phẩm

NL,VL có đặc điểm riêng khác với các loại tài sản khác của doanh nghiệp là: trong quá trình tham gia vào các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, NL,VL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

NL,VL là loại tài sản sản xuất thờng xuyên biến động, các doanh nghiệp ờng xuyên phải tiến hành mua NL,VL và dự trữ để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu sử dụng NL,VL khác trong doanh nghiệp Mặt khác, trong các doanh nghiệp sản xuất chi phí NL,VL thờng chiếm

th-tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm Do vậy, tăng cờng công tác quản lý và hạch toán NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NL,VL nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng

2 Vai trò của NL,VL trong doanh nghiệp sản xuất.

NL,VL là tài sản dự trữ tồn kho của doanh nghiệp, nó là lợng vốn dự trữ mà doanh nghiệp buộc phải có, đi kèm với nó là các chi phí về bảo quản, bốc dỡ Do vậy, nếu ban quản lý không xây dựng một tỷ lệ vốn đầu t hợp lý sẽ gây nhiều bất lợi cho doanh nghiệp Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng ngng trệ hoặc giảm tiến độ Khi đó không có doanh thu mà vẫn phải trả các khoản chi phí

cố định nh khấu hao, bảo dỡng máy móc, lơng công nhân nghỉ chờ việc dẫn đến nguy cơ gây lỗ Nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và chi phí liên quan (nh bến bãi, kho dự trữ ) sẽ tăng không cần thiết Điều đó gây thất thoát về thiếu

hụt vốn Nh vậy, việc xây dựng một tỷ lệ NVl hợp lý là một tiêu chí đánh giá khả năng lãnh dạo của nhà quản trị Nếu thực hiện đợc sẽ tạo đợc khả năng tăng vòng quay sử dụng vốn, tận dụng các cơ hội kinh doanh, tăng thu giảm chi, mở rộng hoạt động ra khỏi lĩnh vực chính Việc nghiên cứu để đa ra tỷ lệ NL,VL thích hợp vừa có lợi về chi phí thu mua, vừa đảm bảo chất lợng và đáp ứng phù hợp nhu cầu sản xuất mỗi khi có biến động lớn bất ngờ

II_Phân loại và đánh giá NL,VL.

1 Phân loại NL,VL.

Trong các doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NL,VL khác nhau bao gồm nhiều loại, thứ với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lí hoá học và yêu cầu quản lý khác nhau Vì vậy để tổ chức tốt côfg tác quản lý và hạch toán NL,VL đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu trong hoat động sản xuất kinh doanh thì cần thiết phải tiến hành phân loại NL,VL theo những tiêu thức thích hợp Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng, năng lực của từng nơi, từng bộ phận mà có cách phân loại khác nhau, dựa trên những đặc trng khác nhau Căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò, chức năng của NL,VL trong quá trình sản xuất kinh doanh vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:

_ Nguyên vật liệu chính: nguyên vật liệu chính là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm Vì vậy khái niệm NL,VL chính cũng gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể NL,VL chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm Đối với doanh nghiệp in ấn thì NL,VL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị sản lợng (khoảng 70%_80%)

_ Nguyên vật liệu phụ : là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà chỉ có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lợng sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản đóng gói sản phẩm nh các loại bao bì, vật liệu đóng gói…

_ Nhiên liệu: là loại dùng để cung cấp nhiệt lợng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phơng tiện máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh Nhiên liệu có thể là chất rắn (than, củi ) chất lỏng (xăng, dầu ) và… …chất khí (hơi đốt, ga ).…

_ Phụ tùng thay thế: là những loại vật t dùng để sửa chữa thay thế máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất

_ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu và thiết bị sử dụng cho công việc in ấn, bao gồm những thiết bị dành cho việc in, công cụ, khí

cụ, vật kết cấu…

_ Phế liệu: là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất nh giấy vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định Tuỳ thuộc… …vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu trên đợc chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn

2 Đánh giá NL,VL.

Đánh giá NL,VL là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định

 Đánh giá NL,VL theo giá thực tế

Về nguyên tắc NL,VL phải đợc đánh giá theo giá thực tế bao gồm giá mua, cộng với chi phí thu mua, vận chuyển, tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, giá trị NL,VL mua vào là giá thực tế không có thuế GTGT đầu vào

Đối với cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT, giá trị NL,VL mua vào là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào)

_ §èi víi NL,VL thuÕ ngoµi gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho:

TrÞ gi¸ thùc tÕ NL,VL nhËp khoGi¸ thùc tÕ NL,VL xuÊt kho thuª ngoµi chÕ biÕnChi phÝ chÕ biÕn ph¶i tr¶ cho ngêi chÕ biÕn

Chi phÝ vËn chuyÓn ®i vÒ

=++

=+5

-5

_Đối với phế liệu thu hồi thì giá trị thực tế NL,VL nhập kho đợc xác định theo giá

ớc tính, giá có thể sử dụng đợc hoặc bán đợc Đánh giá vật liệu theo giá thực tế là cơ sở để tính toán, phân bổ chính xác chi tiết thực tế của NL,VL vào các đối tợng

sử dụng để tính chính xác giá thành sản phẩm

• Giá thực tế NL,VL xuất kho

Đối với NL,VL xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ vủa kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

 Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Phơng pháp này thờng đợc áp dụng với các loại NL,VL có giá trị cao, các loại vật t đặc trng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô hàng, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần

Ưu điểm của phơng pháp này là theo dõi chính xác về giá lúc nhập lúc xuất Tuy nhiên nó cũng có nhợc điểm khó theo dõi vì nhiều mặt hàng công việc

kế toán chi tiết phức tạp Vì vậy chỉ nên áp dụng phơng pháp này trong doanh nghiệp có ít mặt hàng, các loại NL,VL có giá trị cao, đồng thời kế toán NL,VL có tính khoa học và trình độ cao

 Phơng pháp tính theo giá nhập trớc xuất trớc(Fifo):

Theo phơng pháp này giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lô hàng nhập Nói cách khác, cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá thực tế của vật liệu xuất trớc, do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu hớng giảm, sử dụng phơng pháp này khi doanh nghiệp có nhiều nhiệm vụ nhập xuất thời hạn sử dụng ngắn

 Phơng pháp tính theo giá nhập sau xuất trớc (Lifo):

Theo phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc xuất trớc Nh vậy giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của lần nhập đầu kỳ

Phơng pháp nhập sau xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

 Phơng pháp tính theo đơn giá bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế của NL,VL xuất kho đợc tính theo đơn giá bình quân, trong đó đơn giá bình quân có thể đợc tính theo các cách sau:

_Tính theo đơn giá bình quân gia quyền:

Đơn giá BQ NL,VLTrị giá TT NVL tồn đầukỳTrị giá TT NL,VL nhập trong kỳ

Số lợng NL,VL xuất dùng

Đơn giá bình quân

=+

- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:

Đơn giá bình quân tồn kho đầu kỳ

=Tổng trị giá NL,VL tồn đầu kỳ

Tổng số lợng NL,VL tồn đầu kỳ

_Tính theo đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập:

Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập

=Giá thực tế NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập

Số lợng NL,VL tồn kho sau mỗi lần nhập

 Đánh giá NL,VL theo giá hạch toán (phơng pháp hệ số giá)

Giá hạch toán là giá cả ổn định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp Giá hạch toán đợc xây dựng có thể là giá kế hoạch Giá hạch toán chỉ đợc xây dựng để ghi chép hàng ngày trên sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi tình hình xuất nhập NL,VL Cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào sổ kế toán tổng hợp, tài khoản và báo cáo có liên quan

Phơng pháp điều chỉnh: tính hệ số chênh lệch giá của từng loại NL,VL.

Trị giá thực tế NL,VL xuất kho

=Giá hạch toán xuất kho

x

Hệ số giá NL,VL

Hệ số giá NL,VL

=Giá thực tế NL,VL tồn đầu kỳ

+Giá TT NL,VL nhập trong kỳGiá hạch toán NL,VL tồn đầu kỳ

+Giá HT NL,VL nhập trong kỳ

Phơng pháp hệ số giá có u điểm đơn giản hoá và giảm bớt khối lợng ghi chép, tính toán hàng ngày Tuy nhiên phơng pháp này cũng có nhợc điểm việc xác định hệ

số giá phức tạp, việc quy định hạch toán cũng khó khăn nhiều khi không sát thực

Trớc khi đi sâu tìm hiểu hạch toán tổng hợp chi tiết NL,VL ta cần nghiên cứu nhiệm vụ của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NL,VL

III _ Vai trò của kế toán NL,VL.

Nếu công tác hạch toán nói chung là công cụ của công tác quản lý kinh doanh tài chính thì hạch toán NL,VL là công cụ đắc lực của công tác quản lý NL,VL Việc kế toán NL,VL có đầy đủ chính xác kịp thời hay không có ảnh hởng lớn tới tình hình quản lý NL,VL của doanh nghiệp

Xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý của NL,VL trong doanh nghiệp sản xuất, kế toán NL,VL cần thực hiện các nhiệm vụ :

 Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình nhập, xuất, tồn kho

NL,VL nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo về số lợng, chất lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

 Vận dụng đúng đắn các phơng pháp hạch toán NL,VL hớng dẫn kiểm tra việc

chấp hành các nguyên tắc thủ tục nhập, xuất Thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NL,VL, mở các loại sổ sách thẻ chi tiết về NL,VL theo đúng chế độ, phơng pháp quy định, đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán

 Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ bảo quản NL,VL, phát

hiện và xử lý kịp thời NL,VL thừa thiếu, ứ đọng kém phẩm chất, ngăn ngừa việc

sử dụng lãng phí NL,VL

 Tham gia kiểm kê đánh giá NL,VL theo chế độ quy định của nhà nớc, lập báo

cáo về NL,VL phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý điều hành, phân tích kinh

tế

IV_Kế toán chi tiết NL,VL.

Ta đã biết việc hạch toán chi tiết NL,VL là một công việc có khối lợng lớn

và khâu hạch toán khá phức tạp Hạch toán chi tiết NL,VL đòi hỏi phải phản ánh cả giá trị số lợng lẫn chất lợng của từng loại NL,VL theo từng kho, từng ngời quản

lý và phải tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng

từ nhập, xuất kho

Trên cơ sở đó các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở sổ kế toán chi tiết sao cho phù hợp nhằm tăng cờng công tác quản lý tài sản nói chung

và quản lý NL,VL nói riêng

 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập, xuất kho NL,VL

 Chứng từ sử dụng

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán NL,VL bao gồm:_ Phiếu mua hàng (13_BH)

_ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01_VT)

_ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02_VT)

_ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03_VT).

_ Biên bản kiểm kê sản phẩm vật t hàng hoá (Mẫu số 08_VT)

_ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà

n-ớc, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh :

_ Chứng từ hoá đơn thuế GTGT

_ Phiếu xuất vật t theo hạng mức (Mẫu số 04_VT)

_ Biên bản kiểm kê vật t (Mẫu số 05_VT)

_ Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07_VT)

Và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp

Các chứng từ kế toán theo quy định bắt buộc phải kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập

sổ Trờng hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất phải báo cho bộ phận cung ứng biết để cùng giao lập biên bản

 Thủ tục xuất kho NL,VL

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lĩnh vật t, sau khi đợc lãnh đạo duyệt, kế toán viết phiếu xuất kho căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho xuất vật liệu, ghi vào phiếu xuất số thực xuất và ghi vào thẻ kho Thủ kho chuyển chứng từ cho kế toán tổng hợp để lập bảng tổng hợp xuất vật liệu

V_ Các phơng pháp kế toán chi tiết NL,VL.

Trong các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý NL,VL do nhiều bộ phận

đơn vị tham gia Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho NL,VL hàng ngày phải đợc thực hiện ở kho và ở phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất và tồn kho NL,VL

Việc hạch toán chi tiết NL,VL đợc thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán có thể tiến hành theo ba phơng pháp:

1 Ph ơng pháp ghi thẻ song song:

 ở kho : thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của các loại NL,VL trên thẻ kho về mặt số lợng

 ở phòng kế toán : kế toán căn cứ vào phiếu nhập, xuất để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết NL,VL theo hai chỉ tiêu số lợng và giá trị

Có thể khái quát nội dung, trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp thẻ song song theo sơ đồ sau:

Bảng tổng hợp xuất_nhập_tồn

Thẻ kho

Sổ chi tiết NL,VL

Sổ tổng hợpChứng từ nhậpChứng từ xuấtSơ đồ số 1: Sơ đồ hạch toán

Ghi chú:

 hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập và xuất thủ kho lập thẻ kho, kế toán mở sổ để theo dõi về mặt số lợng và giá trị

 Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết NL,VL để lập bảng tổng hợp nhập_xuất_tồn

 Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiêu số liệu trên thẻ kho với

sổ chi tiết NL,VL, đồng thời đối chiếu bảng tổng hợp N_X_T với sổ tổng hợp

• Ưu điểm : ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu

• Nhợc điểm: việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu

và số lợng Hơn nữa việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán

2 Ph ơng pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển:

 ở kho : thủ kho dùng thẻ kho do kế toán lập ra và bàn giao để theo dõi số ợng nhập, xuất, tồn của NL,VL

l- ở phòng kế toán : kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng NL,VL theo từng kho, dùng cho cả năm Nội dung trình tự hạch toán chi tiết NL,VL theo phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ số 2: Sơ đồ hạch toán

Thẻ khoPhiếu nhậpPhiếu xuấtBảng kê nhậpBảng kê xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ kế toán tổng hợp