Nhận xét, đánh giá thực trạng về các phần hành KT ở công ty TNHH Bao Bì Thăng Long

Đảm bảo chính xác số liệu, việc áp dụng hình thức KT theo hình thức NKC rất phù hợp với công tác hạch toán của công ty + Tổ chức công tác KT một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuấ

Nhận xét, đánh giá thực trạng về các phần hành KT ở công

ty TNHH Bao Bì Thăng Long.

Từ những đặc điểm trên về các phần hành KT của công ty TNHH BaoBì Thăng Long ta thấy những u điểm và nhợc điểm của các phần hành KT tạiXN

1 Ưu và nhợc điểm của công tác KT NVL, CCDC ở công ty TNHH Bao Bì Thăng Long

1.1 Ưu điểm:

+ KT NVL, CCDC của công ty đã sử dụng đúng các loại chứng từ và sổsách KT theo chế độ KT hiện hành của Nhà nớc Giúp cho công tác KT đợctiến hành hợp lý, chặt chẽ Đảm bảo chính xác số liệu, việc áp dụng hình thức

KT theo hình thức NKC rất phù hợp với công tác hạch toán của công ty

+ Tổ chức công tác KT một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm sản xuấtcủa công ty.Các kho có đầy đủ phơng tiện đảm bảo an toàn trong kho, kho vậtliệu dùng cho sản xuất đợc bố trí cho các phân xởng luôn

đảm bảo cung cấp vật liệu đày đủ và kịp thời cho sản xuất theo đơn đặt hàng

đảm bảo về số lợng, chất lợng và thời gian

+ Công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Đây là

ph-ơng pháp phù hợp với đặc điểm NVL, CCDC của công ty cũng nh hoạt độngkiểm kê của công ty

+ Phòng KT có trang bị máy vi tính nên việc lựa chọn phơng pháp kêkhai thờng xuyên là hoàn toàn đúng đắn

không phản ánh kịp thời biến động của vật liệu Chỉ cuối tháng mới tính đ

-ợc đơn giá

Đồng thời công ty cha áp dụng KT máy trong hạch toán nên việc hạchtoán gặp vất vả hơn, chủ yếu là làm trên Excel do đó cồng kềnh không tiệncho việc kiểm tra và theo dõi

2 Ưu và nhợc điểm của công tác KTTL và BHXH:

động Khuyến khích ngời lao động ra sức phấn đấu nâng cao trình độ về mọimặt, phát huy sáng tạo về kỹ thuật, ngời lao động sử dụng tốt máy móc, thiết

bị, đảm bảo kỹ thuật lao động góp phần thúc đẩy cải tiến tổ chức sản xuất

+ Công ty tiến hành trích nộp BHXH, KPCĐ theo đúng quy định,nộp đủ và đúng hạn Thanh toán kịp thời tiền lơng cho cán bộ CNV trongcông ty

2.2 Nhợc điểm

Bên cạnh những u điểm trên thì công ty cũng còn một số hạn chế cầnkhắc phục:

+ Công ty tính lơng sản phẩm theo nhóm nên không phản ánh chính xácnăng suất lao động của từng ngời lao động làm hạn chế tính phát huy của ngờilao động và không phản ánh tay nghề của từng ngời

+ Do đặc điểm của công ty là sản xuất bao bì nên ngời lao động phảIlàm việc trong môi trờng độc hại Nhng công ty lại không tính riêng thànhmột khoản phụ cấp về độc hại riêng mà công ty lại tiến hành trả gộp với tiền l-

ơng sản phẩm Do đó KT rất khó tính toán

3 Ưu, nhợc điểm của công tác KTTSCĐ của công ty:

3.1 Ưu điểm:

+ Công ty sử dụng những chứng từ và sổ sách phù hợp với chế độ KThiện hành do Bộ TC ban hành Cách tính rõ ràng, chính xác và đầy đủ, kịp thời

về sản lợng hiện có và tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ Thuận lợi choviệc kiểm tra đối chiếu, theo dõi về TSCĐ

+ KT TSCĐ luôn phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của TSCĐ, trongquá trình sử dụng Tính toán, phân bổ và phản ánh chính xác số KH và chi phíSXKD

3.2 Nhợc điểm:

Bên cạnh những u điểm ở trên, công tác KT TSCĐ của công ty còn tồntại một số hạn chế nhất định sau:

+ Để thuận lợi cho việc quản lý đối tợng ghi TSCĐ thì cần phải đánh số.Nhng việc đánh số ở công ty không thống nhất nên cũng gây khó khăn choviệc ghi số và ghi chép của KT TSCĐ

+ Đồng thời hiện nay ở công ty còn có một số máy móc đã hỏng, đãkhấu hao gần hết nhng công ty vẫn cha tiến hành thanh lý đợc

4 Ưu và nhợc điểm của công tác KT tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm:

+ Với lợng hàng tồn kho, công ty đã áp dụng phơng pháp kê khai thờngxuyên để hạch toán, kết hợp phơng pháp kiểm kê định kỳ, kiểm tra tình hìnhN_X_T kho các loại nguyên liệu, CCDC Đặc biệt là công tác hạch toán chiphí và tính giá thành sản phẩm

+ Công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của công ty đã

đáp ứng kịp thời và đúng yêu cầu quản lý tạo điều kiện cho công ty thực hiệntiết kiệm chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

+ Để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm công ty đã

sử dụng TK154 để mở chi tiết cho từng sản phẩm, từng đơn đặt hàng, thuậntiện cho công tác tính giá thành

4.2 Nhợc điểm:

3

Tuy nhiên cũng còn một số hạn chế nhỏ bên cạnh những u điểm trênnh:

+ Chi phí NVL có giá trị lớn và chiếm tỷ trọng lớn trong thành phẩm.Trong khi giá của các loại NVL luôn có sự biến động bất thờng và chi phícũng luôn biến động theo chiều hớng tăng Nên gây khó khăn cho công táchạch toán giảm chi phí và hạ giá thành của công ty

5 Ưu và nhợc điểm của công tác KT tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh:

5.1 Ưu điểm:

Công ty sử dụng các loại chứng từ và sổ sách đúng quy định hiện hànhcủa Bộ TC Phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin cần thiết choviệc ghi sổ

+ Cách thức tổ chức sản xuất của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng

là chủ yếu Do vậy mà công tác hạch toán tiêu thụ sản phẩm đơn giản, trongviệc tính toán, thực hiện giao hàng đúng số lợng, chất lợng và theo đúng thờigian ghi trong các hợp đồng với khách hàng

+ Công ty thực hiện chế độ tính thuế GTGT đúng với chế độ KT hiệnhành, nộp đúng hạn và nộp đủ cho cơ quan thuế

tự cấp đến nền sản xuất hàng hoá trên quy mô rộng lớn Ngày nay trongnền kinh tế, các doanh nghiệp sản xuất, chính là những đơn vị trực tiếp tạo

ra của cải vật chất, cung cấp sản phẩm, lao vụ, phục vụ cho nhu cầu tiêudùng của toàn xã hội

Để tiến hành sản xuất, các doanh nghiệp cần có các yếu tố đầu vào

là đối tợng lao động, t liệu lao động và lao động Trong đó đối tợng lao

động là những vật ở trong tự nhiên mà lao động của con ngời tác động vàonhằm biến đổi theo mục đích của mình Biểu hiện cụ thể của đối ợng lao

động đới dạng vật chất hoá là vật liệu là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quátrình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm

Mặt khác chi phí NVL thờng chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chiphí sản xuất, mỗi sự biến động về chi phí NVL sẽ làm ảnh hởng lớn đến

sự biến động của giá thành sản phẩm Trong điều kiện nền kinh tế thị tr ờng, khi mà các doanh nghiệp ngày càng có sự cạnh tranh gay gắt thì việcphấn đấu hạ giá thành luôn là vấn đề đợc công ty quan tâm hàng đầu Đó

-là một trong các yếu tố quan trọng, quyết định tới sự sống còn của côngty

Đối với tổng thể nền KTQD, vật liệu là điều kiện cần cho việc duytrì sản xuất, vật liệu vừa là sản phẩm của lao động, vừa là yếu tố đầu vàocủa một quá trình sản xuất khác Do đó vật liệu là nhân tố tạo nên mốiquan hệ cân đối giữa các nghành, các đơn vị trong nền KTQD

Nh vậy có thể nói, vật liệu có vai trò rất to lớn trong hoạt động sảnxuất kinh doanh của công ty cũng nh của toàn bộ nền KTQD Có vai trò và

vị trí nh vậy, đòi hỏi công ty phải có những biện pháp nhất định để quản lývật liệu ở tất cả các khâu: thu mua, dự trữ, bảo quản, sử dụng đảm bảo yêucầu tiết kiệm, hiệu quả Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh củacông ty

II Cơ sở lý luận về chuyên đề KT NVL:

1 Đặc điểm và nhiệm vụ của KT:

1.1 Đặc điểm:

NVL là những đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật hoá, NVLchỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất.Và khi tham gia vào quá trình sản xuất,dới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình tháivật chất ban đầu, để tạo thành hình thái của sản phẩm

NVL thuộc TSLĐ, giá trị NL thuộc vốn lao động dự trữ của doanhnghiệp, NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sảnphẩm ở các doanh nghiệp

+ Các loại bao bì dùng để chứa vật liệu, hàng hoá trong quá trìnhthu mua, bảo quản và tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

+ Những dụng cụ, đồ nghề thuỷ tinh, sành sứ, giầy dép, quần áochuyên dùng để làm việc…

+ Các dụng cụ gá lắp chuyên dụng dùng cho sản xuất

1.2 Nhiệm vụ

Để hạch toán NVL một cách kịp thời, chính xác, KT có nhiệm vụ:+ Tổ chức, đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc,yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và doanh nghiệp

+ Tổ chức chứng từ, sổ sách KT phù hợp với ph ơng pháp KT hàngtồn của doanh nghiệp

+ Phân tích , đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình

sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

1.3 Yêu cầu quản lý.

Trong nền kinh tế thị trờng, kinh doanh có lãI là mục tiêu hàng đầu củabất kỳ doanh nghiệp nào Để đạt đợc mục tiêu này, một trong những công việcquan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện là quản lý vật liệu một cách toàndiện và có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, từ đó cung cấp đầy đủkịp thời các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để đa ra quyết định tối u chosản xuất kinh doanh

+ Trong khâu thu mua vật liệu phảI quản lý về khối lợng, quy cách,chủng loại giá mua, chi phí thu mua, thực hiện kế hoạchthu mua đúng tiến độ,thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ Trong khâu bảo quản: tránh mất mát, h hỏng, hao hụt đảm bảo antoàn vật liệu Thực hiệnđúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu

7

+ Trong khâu dự trữ: Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn

ra bình thờng không bị ngng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặcgây tình trạng ứ đọng vốn nhiều, đòi hỏi các doanh nghiệp phảI xác định đợcmức tối đa, tối thiểu, sản xuất tiết kiệm, hợp lý NVL

+ Trong khâu sử dụng: sử dụng NVL một cách tiết kiệm và có hiệu quảtrên cơ sở xây dụng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệuvà dự đoán chi phíhợp lý, hệ thống tiêu hao vật liệu không những phảI có đầy đủ cho từng chitiết, từng bộ phận mà còn phaỉe không ngừng cảI tiến, hoàn thiện để đạt tốt

định mức trên

Nh vậy, để công tác quản lý vật liệu thật hiệu quả đòi hỏi các doanhnghiệp phải có đầy đủ kho tàng bảo quản tramg thiết bị, phơng tiện bảo quảncân đo, đong đếm, phải bố trí thủ kho, nhân viên có trình độ nghiệp vụ Bố trísắp xếp phải đúng yêu cầu kỹ thuật đảm bảo thuận tiện cho việc nhập xuất vàkiểm tra theo dõi

Tóm lại, vật liệu là yếu tố đ/c trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm,muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng cao và tạo uy tín trên thị trờng nhất

định phải tổ chức khâu quản lý và bảo quản vật liệu

1.4 Vai trò của KT đối với việc quản lý và sử dụng vật liệu.

Công việc của KT VL luôn đợc coi trọng và thờng theo dõi về mặt giátrị của vật liệu Mặt khác KT là ngời có nhiệm vụ theo dõi tình hình chỉ đạoquá trình sản xuất Vậy KT vật liệu phải luôn đảm bảo chính xác kịp thời do

nó ảnh hởng không nhỏ đến việc tập hợp chi phí và tính giá thành hay ảnh ởng đến quá trình sản xuất kinh doanh

h-Việc sử dụng thớc đo tiền tệ để theo dõi tình hình nhập, xuất, dự trữ vật liệu,tình hình tiêu hao NVL sẽ ngăn ngừa xử lý đợc những trờng hợp lãng phí vậtliệu, tiết kiệm chi phí không cần thiết trong quá trình trên

1.5 Nhiệm vụ của Kế Toán VL trong doanh nghiệp sản xuất:

Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của công tác quản lý KT là tiếtkiệm lao động xã hội Trong các doanh nghiệp sản xuất phải tiết kiệm triệt đểcác khoản chi phí

Vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phísản xuất của doanh nghiệp Ngoài ra nó còn là bộ phận quan trọng trong tổng

số tồn kho của doanh nghiệp Do vậy việc quản lý và sử dụng vật liệu là mộttrong những nhân tố quan trọng quyết định tới sự thành công trong công tácquản lý doanh nghiệp Ngày nay trong điều kiện nền KTTT việc cạnh tranhgay gắt giữa các doanh nghiệp là điều khó tránh khỏi trong cuộc chạy đua

này, ai biết tổ chức quản lý đúng thì doanh nghiệp đó sẽ đứng vững và pháttriển vật liệu là những yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, nếu quản lý và

sử dụng tốt thì sẽ tạo cho các yếu tố đầu ra có những cơ hội tốt nhất để tiêuthụ Chính vì vậy trong suốt quá trình luôn chuyển, việc giám sát chặt chẽ sốlợng mua vào, xuất dùng để đảm bảo chất lợng sản phẩm theo đúng yêu cầu

về kỹ thuật giá trị đã đề ra, đòi hỏi cán bộ Kế Toán VL phải thực hiện nhữngnhiệm vụ sau đây:

+ Tổ chức ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua v/c,bảo quản tình hình nhập xuất, tồn kho vật liệu, tính giá thành thực tế cảu vậtliệu đã mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thu mua vật liệu về các mặt: số l-ợng, chủng loại, giá cả và thời hạn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho quátrình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

+ áp dụng đúng đắn các biện pháp, nghiệp vụ, kỹ thuật, KT hàng tồnkho, mở sổ, thể KT chi tiết để ghi chép, phản ánh, phân loại tổng hợp số liệu

về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành sản phẩm Thực hiện KT hàng tồn kho theo đúng chế độ,

đúng phơng pháp quy định để đảm bảo yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà

n-ớc và yêu cầu của doanh nghiệp

+ Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độbảo quản, dự trữ sử dụng vật liệu Kiểm tra tính toán chính xác giá trị vật liệucho các đối tợng sản xuất sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh

+ Tham gia kiểm kê đánh giá loại hàng tồn kho theo đúng chế độ Nhànớc quy định, lập báo cáo vật liệu phục vụ cho công tác quản lý và lãnh đạotiến hành phân tích, đánh giá vật liệu ở từng khâu nhằm đa ra các thông tincần thiết cho quá trình quản lý

Phân loại NVL: căn cứ vào vai trò, tác dụng của NVL, yêu cầu thực tếcủa công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, NVL đợc phân ra cácloại sau:

+ Nguyên liệu là vật liệu chính là những nguyên liệu , vật liệu trong quátrình gia công, chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm

+ vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sảnxuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thành và nâng cao tínhnăng chất lợng của sản phẩm hoặc đợc sử dụng để đảm bảo cho công cụ hoạt

động bình thờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quảnlý

+ Nhiên liệu: là những loại vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lợng trongquá trình sản xuất kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, khí đốt…

+ Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡngsửa chữa TSCĐ trong doanh nghiệp

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất haythanh lý TS, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài

+ Vật liệu khác: Là các loại vật liệu còn lại Ngoài các loại cha kể ởtrên nh vỏ bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc trng…

Tuỳ theo yêu cầu quản lý và KT chi tiết của từng doanh nghiệp màtrong từng loại NVL đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiếthơn

Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí Các khoản triết khấu

Đơn giá TT tồn đầu kỳ

Số l ợng tồn kho đầu kỳ

Đơn giá bình quân =

Đơn giá TT tồn đầu kỳ + Giá TT nhập trong kỳ

SL tồn kho đầu kỳ + SL nhập trong kỳ

Đơn giá BQ =

Đơn giá TT tồn tr ớc khi nhập + Giá TT nhập

SL tồn tr ớc khi nhập + SL nhập

Đơn giá BQ =

+ Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến:

Giá thực tế vật liệu xuất Chi phí gia kho gia công chế biến công chế biến+ Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế VL Chi phí vận Chi phí thuê ngoàiNVL xuất kho GCCB chuyển bốc rỡ gia công cơ bản

+ NVL nhận vốn góp liên doanh, cổ phần giá đợc tính theo giá thị trờng tơng đơng

+ Phế liệu đợc xác địnhtheo giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu

2.2.2.Giá thực tế xuất kho:

Đối với NVL xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm của từng doanhnghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ KT, có thể sửdụng một trong các phơng pháp sau:

+ Phơng pháp đơn giá bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tếNVL xuất dùng trong kỳ đợc tính theo giá trị bình quân Giá bình quân cóthể đợc tính theo giá bình quân cuối kỳ trớc, giá bình quân sau mỗi lầnnhập, giá bình quân cuối kỳ

- Giá bình quân đầu kỳ(cuối kỳ trớc):

Giá TT xuất kho = SL xuất kho * Đơn giá bình quân

- Giá bình quân cuối kỳ:

Giá TT xuất kho = SL xuất kho * Đơn giá bình quân

- Giá bình quân sau mỗi lần nhập:

Giá TT xuất kho = SL xuất kho * Đơn giá bình quân

Ưu điểm: dễ tính, dễ nhớ

11Giá thực tế =

Nhợc điểm: Giá không chính xác, không phù hợp với nến kinh tế lạmphát

+ Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc( FIFO)

Phơng pháp này ngời ta giả thiết rằng số NVL nào nhập trớc thì xuất

tr-ớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng lầnnhập Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cả ổn định hoặc có xu h-ớng giảm

Ưu điểm: tính đơn giản, kịp thời, phù hợp với nền kinh tế ổn định và giácủa NVL có xu hớng giảm

Nhợc điểm: Có nhiều đơn giá trong một lần xuất

Giá hạch toán có thể có thể lấy theo giá kế hoạch và giá cuối kỳ trớc và

đợc quy định thống nhất trong kỳ hạch toán Hàng ngày KT ghi sổ theo giáhạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, KT tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giáthực tế theo các bớc sau:

+ Xác định hệ số giá của vật liệu

+ Xác định giá thực tế của NVL xuất trong kỳ

+ Xác định giá thực tế của NVL xuất trong kỳ:

Giá TT xuất kho = SL xuất kho * Đơn giá bình quân

Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thức NVL chủyếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý

3 Kế toán chi tiết.

Hệ số giá NVL =

Giá TT tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳGiá HT tồn đầu kỳ + Giá HT nhập trong kỳ

3.1 Chứng từ, sổ sách:

Để hạch toán chi tiết NVL KT sử dụng các chứng từ sau: phiếu xuấtkho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm hàng hoá, hoá đơncớc phí vận chuyển, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

Ngoài các chứng từ sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớctrong các doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ KT hớng dẫn nh: phiếuxuất vật t theo hạn mức, biên bản kiểm nghiệm vật t

Tuỳ thuộc vào phơng pháp KT chi tiết mà KY chi tiết NVL sử dụng các

sổ KT chi tiết sau: sổ (thẻ) kho, sổ (thẻ) kếa toán chi tiết NVL, CCDC, sổ đốichiếu luân chuyển, sổ số d Ngoài ra còn sử dụng các biểu nh: bảng kê nhập(xuất), bảng luỹ kế tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn vật liệu

ở kho hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, xuất kho thủ khoghi số lợng thực nhập, xuất vào các thẻ kho có liên quan và sau mỗi nghiệp vụnhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho ghi trên thẻ kho

Mỗi chứng từ ghi một dòng Đối với PXK vật t theo hạn mức sau mỗi lầnxuất, thủ kho phải ghi số thực xuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúcchứng từ mới ghi một lần Hàng ngày hoặc định kỳ( 3, 5 ngày ) thủ kho phảithờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho

để đảm bảo số lợng trên sổ sách và ở kho luôn khớp với nhau Sau khi ghi thẻkho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán

Tại phòng KT: Phải mở thẻ kt chi tiết cho từng danh điểm NVL, CC,DCtơng ứng với thẻ kho mở ở kho Thẻ KT chi tiết vật liệu có nội dung nh thẻkho, chỉ khác là theo dõi cả về giá trị của vật liệu Hàng ngày hoặc định kỳ( 3, 5 ngày ) một lần, nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho

13

Thẻ kho

Chứng từ nhập

Bảng tổng hợp N-X-T

Chứng từ xuất

Sổ chi tiết

chuyển đến, nhân viên KT vật liệu phỉa kiểm tra chứng từ, đối chiếu chứng từnhập, xuất kho với các chứng từ khác có liên quan ( nh hoá đơn mua hàng,hợp đồng vận chuyển…) ghi đơn giá hạch toán vào phiếu và tính thành tiềntrên từng chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất đã kiểm tra

và tính thành tiền, kế toán lần lợt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các thẻ

kế toán chi tiết vật liệu liên quan giống nh trình tự ghi thẻ kho của thủ kho

Cuối tháng, sau khi hi chép toàn bộ các nghiệp vụ nhập, xuất kho vàothẻ ké toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng, tính ra tổng số nhập, xuất kho vàtồn kho của từng thứ danh điểm vật liệu Số lợng tồn kho phản ánh trên thẻ kếtoán chi tiết phải đợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tơng ứng.Mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải đợc kiểm tra xác minh và chỉnh lý kịpthời theo đúng sự thật Để thực hiện đối chiếu giữa kt chi tiết và kế toán tổnghợp, sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kt phải căn cứ vào thẻ KT chitiết chi tiết vật liệu bảng tổng hợp nhập, xuất và tồnkho của vật liệu Số liệucủa bảng này đợc đối chiếu với số liệu của KT tổng hợp phản ánh trên bảngtính và giá vật liệu

Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm, tuynhiên trong điều kiện sản xuất lớn , áp dụng phơng pháp này mất nhiều côngsức do ghi chép trùng lặp

Sơ đồ kế toán vật liệu theo phơng pháp thẻ song song:

: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng

Ưu điểm: Phơng pháp thẻ song song có u điểm ghi chép đơn giản, dễkiểm tra đối chiêu số liệu và phát hiện ra việc ghi chép sai sót.

Nhợc điểm: Việc ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng KT về chỉtiêu số lợng, khối lợng ghi chép quá lớn nếu nh chửng loại vật t nhiều, tìnhhình nhập, xuất diễn ra thờng xuyên

Điều kiện áp dụng: thích hợp cho những doanh nghiệp có ít chủngloại vật t, hàng hoá, khối lợng nhập, xuất ít phát sinh không thờng xuyên,trình độ nhân viên KT cha cao

3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luôn chuyển:

Phơng pháp này đợc hình thành ttrên cơ sở cải tiến một bớc phơngpháp thẻ song song

Tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối vớitèng danh điểm vật t nh phơng pháp thẻ song song Tuy nhiên tại phòng

KT không mở thẻ kho, sổ KT chi tiết vật liệu mà thay vao đó chỉ mở mộtquyển sổ là sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số l ợng và giá trị củatừng danh điểm vật liệu trong từng kho Sổ đối chiếu luân chuyển khôngghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trêncơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong tháng của từng danh điểmvật liệu Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếuluân chuyển

Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyểnvới thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại vật liệu này để đốichiếu với KT tổng hợp

KT chi tiết vật liệu theo từng danh điểm vật liệu đ ợc giảm nhẹ,

nh-ng toàn bộ cônh-ng việc tính toán, ghi chép, kiểm tra đều phải dồn vào cônh-ngviệc cuối tháng cho nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng thángthờng bị chậm trễ

15

Phiếu nhập

kho

Bảng kê nhập

luân chuyển Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuấtPhiếu xuất kho

Sơ đồ đối chiếu luân chuyển

: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng

Ưu điểm: Phơng pháp sổ đối chiếu có u điểm là giảm đợc khối lợngghi sổ KT do ghi chép vào cuối tháng

Nhợc điểm: Công việc KT dồn vào cuối tháng

Việc đối chiếu, kiêm tra số lợng trong tháng giữa thủ kho và phòng

KT không đợc tiến hành do trong tháng KT cha ghi sổ

Việc ghi sổ KT vẫn còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng

Điều kiện áp dụng: thích hợp với những doanh nghiệp có nhiềunghiệp vụ nhập, xuất vật liệu, không bố chí riêng nhân viên KT chi tiết vậtliệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi từng nghiệp vụ nhậpxuất vật liệu hàng ngày

3.2.3 Phơng pháp sổ số d:

Đây là phơng pháp đã cảI tiến một bớc cơ bản trong việc tổ chứchạch toán chi tiết vật liệu Đặc điểm nổi bật của ph ơng pháp này là kếthợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép củaphòng KT và trên cơ sở đó ở kho chỉ hạch toán về số lợng và ở phòng KTchỉ hạch toán về giá trị của vật liệu Xoá bỏ đ ợc việc ghi chép trùng lặpgiữa kho và phòng KT, tạo điều kiện thực hiện việc kiểm tra th ờng xuyên

có hệ thống của KT đối với thủ kho đảm bảo số liệu chính xác kịp thời

Tại kho: thủ kho hạch toán vật liệu trên các thẻ kho nh các phơng pháptrên

Hàng ngày định kỳ ( 3 hoặc 5 ngày) sau khi ghi thẻ kho xong thủ khophảI tổng hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong ngày ( hoặctrong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quả phân loạichứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ kê rõ số lợng, số hiệu các chứng từ củatừng loại vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho 1 bản,phiếu xuất kho 1 bản Phiếu này sau khi lập xong đợc đính kèm với các tậpphiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho KT

Ngoài công việc hàng ngày nh trên cuối tháng thủ kho còn phải căn cứvào các thẻ kho đã đợc KT kiểm tra, ghi số lợng vật liệu tồn kho của tờngdanh điểm vật liệu vào sổ số d Sổ số d do KT mở cho từng kho, mở cho cảnăm và giao cho thủ kho trớc ngày cuối tháng Trong sổ số d các danh điểmvật liệu đợc in sẵn, xắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại vật liêu Ghi

sổ số d xong thủ kho chuyển sổ số d cho KT để kiểm tra và tính thành tiền

Nhân viên KT vật liệu phụ trách theo dõi kho phải thờng xuyên xuốngkho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho vủa thủ kho và thu nhậnchứng từ cùng với thủ kho ký tên vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng KT: nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giaonhận chứng từ, KT tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ KT có liênquan Sau đó KT tiến hành tính giá các chứng từ theo giá hạch toán, tổng cộng

số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá, KT ghi vào bảng luỹ kếnhập, xuất, tồn kho vật liệu

Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu đợc mở ở kho, mỗi kho một tờ

Số cột trong các phần nhập và xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy địnhcủa KT xuống kho thu nhận chứng từ Cơ sở để ghi vào bảng luỹ kế là cácphiếu giao nhận chứng từ nhập và các phiếu giao nhận chứng từ xuất

Cuối tháng sau khi tính giá và ghi số tiền nhập xuất lần cuối tháng vàobảng luỹ kế, KT tính ra số tồn kho cuối kỳ bằng tiền của từng nhóm và từngloại vật liệu trên bảng kê luỹ kế Số tồn kho cuối tháng của từng nhóm vật liệutrên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d bằng tiền trên sổ số d vàvới bảng kê tính giá vật liệu của KT tổng hợp

Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phơng pháp sổ số d.

17

Thẻ kho Sổ số d Bảng luỹ kế

nhập, xuất, tồn kho vật liệu

Phiếu giao nhận chứng từ

xuất

Kế toán tổng hợp

Phiếu xuất kho

: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối tháng

Ưu điểm: phơng pháp sổ số d có u điểm giảm đợc khối lợng công việcghi chép do kế toán chỉ ghi theo chỉ tiêu giá trị

Công việc KT đều tiến hành trong tháng không tập trung dồn vào cuốitháng Thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyên của KT đối với việc ghi chép,tính toán của thủ kho đảm bảo chính xác số liệu KT

Nhợc điểm: số liệu ở sổ KT chỉ ghi phần giá trị vật liệu, theo từng nhómvật liệu Nên muốn biết tình hình cụ thể của từng thứ vật liệu nào đó phải trựctiếp xem xét trên thẻ kho

Điều kiện áp dụng: phơng pháp sổ số d thích hợp với các doanh nghiệp

có nhiều nghiệp vụ nhập, xuất sử dụng nhiều loại vật t hàng hoá, doanh nghiệp

đã xây dựng danh điểm vật t, hàng hoá Sử dụng đơn giá hạch toán, nhân viên

Để đáp ứng nhu cầu phục vụ sản xuất và tiêu dùng công ty tự khaithác, tự tìm nguồn và cân đối đảm bảo lấy trên cơ sở các hợp đồng đã ký

kết Việc sử dụng, quản lý vật t cũng từng bớc đổi mới, cải tiến Đặc biệt

từ khâu mua vào đến khâu xuất ra đều phải thông qua kiểm định và quycách phẩm chất, chất lợng Công ty đặc biệt quan tâm đến công tác địnhmức và hao vật t cho quá trình sản xuất, các loại sản phẩm đ ợc hết sứcquan tâm, đồng thời thờng xuyên tiến hành theo dõi và khảo sát đẻ cómức tiêu hao và sử dụng vật t một cách ổn định, tránh tình trạng lãng phí

đầu vào Vì vậy muốn hạ giá thành sản phẩm cần tìm ra trọng điểm để hạgiá thành, mà trọng điểm đó là yếu tố đầu vào của các NVL dùng để chếbiến sản phẩm Vì vậy t các năm gần đây (2003-2004) năm nào công tycũng tổ chức dò sát lại định mức tiêu hao vật t của từng loại sản phẩm

Công ty xem xét, điều chỉnh giữa mức cấp phát với mức thực tế sửdụng của phân xởng, tổ sản xuất

Với phơng châm sử dụng tiết kiệm và không làm ảnh hởng tới chấtlợng sản phẩm Đồng thời tăng cờng các biện pháp quản lý chặt chẽ cácnguồn vật t trong công ty

Ngoài ra công ty còn vận động công nhân tích cực nghiên cứu sửdụng và đa ra các biên pháp cải tiến quy trình sản xuất để sản phẩm sảnxuất ra có tính thẩm mỹ cao hơn, đồng thời chất lợng cũng đợc nâng cao

mà đảm bảo về chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm

NVL chủ yếu để sản xuất sản phẩm là nguyên liệu đợc mua trong

n-ớc, sản phẩm sản xuất ra cũng tiêu thụ trong nớc 100% Nh vậycó thể nóimô hình sản xuất kinh doanh của công ty là: mua NVL – sản xuất sảnphẩm – tiêu thụ sản phẩm nội địa

Quá trình sản xuất ra sản phẩm mới, vật liệu chỉ tham gia vào mộtchu kỳ sản xuất khách sạn nhất định, vật liệu tiêu hao toàn bộ và thay đổihình thái vật chất ban đầu Để tạo ra hình thái vật chất sản phẩm mới d ới

sự tác động của sức lao động Vì vậy giá trị vật liệu đợc chuyển hết vàochi phí sản xuất kinh doanh để tính vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra

NVL thuộc tài sản lao động, giá trị NVL thuộc vốn l u động dự trữcủa doanh nghiệp, NVL thờng chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sảnxuất và tính giá thành sản phẩm của công ty

19

Máy thổi màng Máy làm túi

C.từ gốc HĐ GTGT,

phiếu chi

P nhập kho

NKC

P xuất kho

Thẻ kho

Sổ chi tiết NVL, CCDC

Bảng tổng hợp N-X-T kho NVL, CCDC

+ Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ gốc nh phiếu nhập kho, phiếuxuất kho Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho, định kỳ 3 ngày thủ kho gửichứng từ lên phòng KT để hạch toán ghi sổ

+ Phòng KT khi nhận đợc phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, KT vật liệutiến hành ghi vào sổ chi tiết NVL, căn cứ vào sổ chi tiết NVL KT lập bảngtổng hợp N-X-T kho NVL.

+ Từ chứng từ gốc KT lên sổ NKC và cuối tháng lên sổ cái TK152 Sốliệu ở sổ cái TK 152 là cơ sở để đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp N-X-

T kho NVL

+ Cũng từ các chứng từ gốc nh PNK, HĐ GTGT, phiếu chi KT lên sổchi tiết TK331, từ sổ chi tiết TK331 cuối tháng KT lên sổ tổng hợp chi tiếtTK331 Cuối tháng từc phiếu xuất kho KT tiến hành lập bảng phân bổ NVL

4 Thủ tục nhập kho NVL của công ty.

+ Tại công ty các nghiệp vụ nhập kho diễn ra hàng ngày chủ yếu là do

mua ngoài thờng cha thanh toán trong tháng này mà tháng sau mới thanh toán.Tại công ty TNHH Bao Bì Thăng Long việc mua vật liệu, CCDC do nhân viêncung ứng cảu các phân xởng các tổ đảm nhận mua theo kế hoạch hoặc đơn đặthàng

+ Trớc khi nhập kho vật t mua về phải đợc kiểm tra thông qua ban kiểmnghiệm Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng chất lợng , quy cáchvật liệu và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t, kế toán sẽ lập phiếu nhập khothành 3 liên và sẽ ký vào 3 liên Đây là căn cứ để thủ kho cho nhập kho, phiếunhập kho phải ghi rõ số, ngày nhập, tên, quy cách, số lợng vật liệu theo chứng

từ ( hoá đơn của ngời bán) Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hànhkiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lợng thực nhập và cùng ngời giao hàng kývào 3 liên Nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cáchphẩm chất vật t nh trong chứng từ đã ghi thì thủ kho phải báo cho nhân viêncung ứng biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời bán

+ Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký của KT, thủ kho, ngời giao hàng,thủ trởng đơn vị:

Liên 1: Lu lại quyển sổ do KT vật t giữ

Liên 2: Cùng với HĐ GTGT mua hàng chuyển sang bộ phận thanh toán

Liên 3: Giao cho thủ kho

Thông thờng mỗi loại vật liệu đợc lập một phiếu nhập kho, cũng có thểlập một phiếu nhập kho cho nhiều loại vật liệu

Cuối tháng, thủ kho và KT đối chiếu về mã số, số lợng nhằm đảm bảo sự khớp

đúng giữa hai bên

21

Cột C: ghi tên đơn vị tính của vật t, hàng hoá

VD: đơn vị tính của màng LDPE DOW là Kg (Tấn)

Cột 1: ghi số lợng mà công ty mua của công ty Chế biến thực phẩm

Đông Đô

VD: Số lợng mà đơn vị mua vật liệu của công ty Đông Đô là 7.000 Kg

Cột 2: Ghi đơn giá vật liệu mà đơn vị mua của ngời bán

VD: Đơn giá của màng LDPE DOW là 16.133 đ/Kg

Cột 3: Ghi số tiền mà đơn vị phảI trả cho ngời bán

Cột 3 = Cột 1 * Cột 2VD: Số tiền tại cột 3 = 7.000 * 16.133 = 102.900.000 đ

Dòng tổng cộng ghi tổng số lợng và giá trị mà công ty mua của ngời bán.Phần dới ghi số thuế suất, thuế GTGT: 10%

Tiền thuế = Tiền hàng * 10% (Thuế suất)

VD: Tiền thuế của màng LDPE DOW = 10.290.000 đ

Tiếp theo ghi tổng số tiền thanh toán của công ty gồm tiền hàng thực tếcộng tiền thuế

hoá đơn gtgt

Liên 2Ngày 15/02/2005.

Đơn vị bán hàng: Công ty CBTP Đông Đô

Địa chỉ:

Số TK: 133 Mã số: 05367819

Điện thoại:

Họ và tên ngời mua: Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long

Địa chỉ: Xã Liên Xá - Huyện Yên Mỹ – Tỉnh Hng Yên

Thuế suất, thuế GTGT 10% tiền thuế: 10.290.00đ

Tổng tiền thanh toán: 113.190.00đ

Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mời ba triệu, một trăm chín mơi nghìn đồngchẵn /

Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

BIên bản kiểm nghiệm vật t:

Tác dụng: Biên bản kiểm nghiệm vật t xác định số lợng, quy cách vàchất lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá làm căn cứ để quy trách nhiệm trongthanh toán và bảo quản

Cơ sở lập: Căn cứ vào hoá đơn

23

Biên bản này áp dụng cho các loại vật t có tính chất lý hoá phức tạp.Các loại vật t hiện có:

Những vật t không kiểm nghiệm trớc khi nhập kho trong quá trình kiểmnghiệm nếu phát hiện có sự khác biệt lớn về chất lợng giữa hoá đơn và sổ thựcnhập

biên bản kiểm nghiệm vật t

Hôm nay ngày 15/02/2005 tại Công ty TNHH Bao Bì Thăng Long

Bằng chữ: Bảy nghìn Ky lô gam (Bảy tấn)

Số lợng và chất lợng đảm bảo đúng theo thoả thuận Mọi ngời cùng thống nhất số liệu trên Đồng ý cho nhập kho

Phiếu nhập kho

Tác dụng: Phiếu nhập kho đợc lập để phản ánh và theo dõi số lợng, giátrị của NVL nhập kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác

định trách nhiệm với ngời liên quan và ghi sổ KT

Cơ sở lập: Cơ sở lập của PNK là phiếu nhập kho đợc lập khi nhập kho

từ mua ngoài, tự sản xuất, gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công chếbiến…

Kết cấu và phơng pháp lập:

Phiếu nhập kho đợc lập hàng ngày

Cột A: Ghi số thứ tự của các loại hàng hoá, vật t

Cột B: Ghi tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật t, ghi tên của vật liệunhập kho

Cột C: Ghi mã số vật t

VD: Mã số vật t của màng LDPE DOW là 00032

Cột D: Phản ánh đơn vị tính của từng loại vật t

VD: Đơn vi tính của màng LDPE DOW là Kg

Cột 1, 2: Là cột ghi số lợng yêu cầu và thực nhập của từng loại vật t.VD: Số lợng yêu cầu và thực nhập của công ty về màng LDPE DOW là 7.000

Có: 331

25

Mẫu số: 01-VT QĐ số: 1141-TC/

QĐ/ CĐ KT Ngày 01/11/1995 của BTC

Theo TN

5 Thủ tục xuất kho.

ở công ty TNHH Bao Bì Thăng Long vật liệu mua về đợc sử dụng đểphục vụ cho nhu cầu sản xuất sản phẩm, cho quản lý phân xởng, cho bộ phậnbán hàng, cho quản lý công ty

Khi các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu thì lập phiếu yêu cầu chovật t tới bộ phận có nhu cầu đó Sau khi đã đợc phòng KT duyệt rồi qua Giám

đốc công ty ký duyệt, KT sẽ viết phiếu xuất kho làm 3 liên Căn cứ vào phiếuxuất kho, thủ kho cho xuất kho và ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho Saukhi kiểm nghiệm số lợng, chất lợng, số thực xuất, thủ kho và ngời nhận ký vào

3 bản đó Sau khi phiếu xuất kho có đủ chữ ký thì thủ kho giữ một liên lu lạiphòng KT, một liên do ngời nhận vật liệu giữ, một liên thủ kho dung làm căn

cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho KT vật t

Phiếu xuất kho đợc tiến hành lập nh sau:

+ Tác dụng: phản ánh và theo dõi số lợng, giá trị của NVL, xuất kho đavào sản xuất làm căn cứ để lập thẻ kho và ghi sổ

+ Cơ sở lập: Phiếu xuất kho đợc lập trên cơ sở kế hoạch sản xuất và

định mức tiêu hao NVL

+ Kết cấu và phơng pháp lập: Phiếu xuất kho đợc lập hàng ngày