ĐỀ ÁN CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG 5S TẠI KHOA PHỤ SẢN

Cơ sở y tế nhất là bệnh viện (BV), là nơi làm việc khá phức tạp với nhiều quy trình, nhiều vị trí làm việc đòi hỏi phải thao tác và phối hợp chặt chẽ. Hiện nay chi phí cho chăm sóc y tế đang ngày càng tăng, các nhà cung cấp dịch vụ y tế chịu rất nhiều áp lực trong việc mang lại sự hài lòng cho người bệnh, đồng nghĩa với việc phải đầu tư rất nhiều cho việc nâng cao chất lượng dịch vụ và an toàn người bệnh. Trong đó, thước đo chính cho sự cải tiến dịch vụ y tế là giảm thời gian chờ đợi của người bệnh, giảm thiểu các sai sót từ lúc bệnh nhân bước vào bệnh viện đến khi hoàn tất quá trình khám, chữa bệnh. Vấn đề đặt ra là chúng ta sẽ phải dùng công cụ gì để cải tiến dịch vụ y tế và tiết kiệm chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ y tế. Giải pháp được bệnh viện đưa ra là 5S. Đặc biệt là trong bệnh viện, nếu mỗi khoa, phòng thực hiện tốt 5S, sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp và giữ cho chúng sạch sẽ góp phần giảm được rất nhiều rủi ro, sai sót, nhầm lẫn, tránh gây mất an toàn cho người bệnh và cho chính nhân viên y tế như phát thuốc, tiêm thuốc nhầm, phẫu thuật sai vị trí, trao nhầm con… mà chúng ta đã biết gần đây tại một số cơ sở y tế

0

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

KHOA PHỤ SẢN

ĐỀ ÁN CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG

HOẠT ĐỘNG 5S TẠI KHOA PHỤ SẢN BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

Thành viên:

Trưởng nhóm: BSCKI Tô Thị Kim Quy – trưởng khoa Phụ Sản Thư ký: BS Trần Thị Diệu Anh

Giám sát: Phòng điều dưỡng, Phòng quản lý chất lượng

Quảng Ninh – năm 2020

1

MỤC LỤC

Trang

CÁC CHỮ VIẾT TẮT……… 3

Phần 1: SỰ CẦN THIẾT XÂY DỤNG KẾ HOẠCH……… 4

ĐẶT VẤN ĐỀ……… ….4

MỤC TIÊU……… 5

Chương 1: TỔNG QUAN……… … 6

1.Cơ sở thực tiễn……… 6

1.1 Áp dụng triết lý 5S vào QLCL bệnh viện………7

1.2 Áp dụng 5S tại bệnh viện Bãi Cháy………7

1.3 Thực trạng thực hiện 5S tại khoa Phụ Sản .……….7

1.4 Lựa chọn vấn đề cải tiến chất lượng……… 8

2.Cơ sở pháp lý………8

Chương 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ………9

1 Phương pháp nghiên cứu……… 9

1.1 Đối tượng nghiên cứu……… 9

1.2.Thời gian và địa điểm nghiên cứu………9

1.3.Thiết kế nghiên cứu……….9

1.4.Cỡ mẫu………9

1.5.Phương pháp thu thập số liệu ……… 9

1.6.Công cụ thu thập số liệu……….9

1.7 Chỉ số và phương pháp tính……….10

1.8.Tiêu chuẩn đánh giá……… 10

2 Phân tích nguyên nhân……….11

3 Lựa chọn giải pháp……… 13

4 Kế hoạch can thiệp……….13

4.1 Kế hoạch hoạt động chi tiết……… 13

4.2 Kế hoạch thực hiện theo thời gian……….15

5 Kế hoạch theo dõi và đánh giá……… 16

5.1 Thời gian đánh giá……….16

5.2 Phương pháp đánh giá……… 16

2

Chương 3: KẾT QUẢ ……… ……… …….17

3.1 Tuân thủ quy trình thực hiện 5S trong can thiệp… 17 Một số hình ảnh trong can thiệp tại khoa Phụ Sản…… ….20

Chương 4: BÀN LUẬN ……….31

4.1 Thuận lợi trong quá trình triển khai đề án………….31 4.2 Khó khăn trong quá trình triển khai đề án………….31 4.3 Khả năng ứng dụng của đề án……… 31

Vấn đề đặt ra là chúng ta sẽ phải dùng công cụ gì để cải tiến dịch vụ y

tế và tiết kiệm chi phí cho các nhà cung cấp dịch vụ y tế Giải pháp được bệnh viện đưa ra là 5S Đặc biệt là trong bệnh viện, nếu mỗi khoa, phòng thực hiện tốt 5S, sắp xếp nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp và giữ cho chúng sạch sẽ góp phần giảm được rất nhiều rủi ro, sai sót, nhầm lẫn, tránh gây mất an toàn cho người bệnh và cho chính nhân viên y tế như phát thuốc, tiêm thuốc nhầm, phẫu thuật sai vị trí, trao nhầm con… mà chúng ta đã biết gần đây tại một số

cơ sở y tế

Xuất phát từ thực trạng trên chúng tôi thấy chuẩn hóa quy trình thực hiện 5S là vấn đề bức thiết cần can thiệp tại khoa Phụ Sản Vì vậy chúng

tôi thực hiện đề án “Nâng cao chất lượng thực hiện 5S tại khoa Phụ Sản

bệnh viện Bãi Cháy năm 2020”

6

Chương 1 TỔNG QUAN

1 Cơ sở thực tiễn

1.1 Áp dụng triết lý 5S vào quản lý chất lượng bệnh viện

Hiện nay có rất nhiều BV trong và ngoài nước áp dụng phương pháp 5S trong quản lý chất lượng BV Có thể kể đến các BV công lập lớn trong nước như: BV Huyết học Truyền máu, BV Từ Dũ, BV Trưng Vương Thành phố

Hồ Chí Minh, BV đa khoa Trung Ương Quảng Nam… đến các BV tư nhân như: BV Hoàn Mỹ Sài Gòn, BV Quốc tế Phương Châu…Kết quả đã chỉ ra rằng, việc áp dụng phương thức 5S đã làm tăng diện tích lưu trữ thêm 10%, đồng thời giảm thời gian tìm kiếm tài liệu xuống 20% [4] 5S tạo dựng nên văn hóa "sạch sẽ" nơi công sở nhằm triệt tiêu sự lãng phí và tăng hiệu suất làm việc 5S không chỉ làm giảm chi phí mà còn làm cho công việc đơn giản hơn, nhanh hơn, tiện ích hơn và hiệu quả hơn 5S ngăn chặn sự xuống cấp của

cơ sở hạ tầng, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ cũng như tránh sự nhầm lẫn Người làm việc cảm thấy thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót Các thiết bị vật tư hoạt động trong môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn

Để thực hiện được điều này, các nhân viên trong đơn vị đó phải bắt đầu

bằng việc Seiri (Sàng lọc) Cụ thể là, khu vực làm việc đã được đánh dấu rõ

ràng đi kèm với việc áp dụng nhãn đỏ cho tất cả các yếu tố được coi là không cần thiết cho bộ phận làm việc của mình Đồng thời, mọi vật không có giá trị

sử dụng đã được loại bỏ

Kết thúc Seiri, hai quá trình tiếp theo được áp dụng là Seiton (Sắp

xếp) và Seiso (Sạch sẽ) Qua hai quá trình này, tất cả các đối tượng không

phù hợp đã được kiểm kê và được thay thế bằng các vật dụng cần thiết Cùng với đó, các tiêu chuẩn trực quan để sắp xếp hợp lý sẽ được thiết lập

7

Để hiện thực hóa 5S cho BV, chúng ta cần áp dụng từng khoa một, không nên thực hiện đại trà Khi áp dụng lần lượt bạn sẽ dễ dàng thu được kết quả tốt nhất và rút được kinh nghiệm để áp dụng cho những khoa tiếp theo Trước khi thực hiện các khoa nên chụp lại tất cả ảnh trước và sau để dễ dàng

so sánh

Khi thực hiện đúng 5S, NVYT góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của BV, chi phí khám chữa bệnh của NB hợp lý hơn, thời gian điều trị có thể ngắn hơn, mang lại sự hài lòng của NB cho BV Đồng thời chỉ tiết kiệm được sức lực cho NVYT Giúp họ sau giờ làm việc vẫn còn sức khỏe tốt, tinh thần sảng khoái để tham gia các hoạt động giải trí, chăm sóc gia đình tốt hơn

Các yếu tố quyết định sự thành công của phương pháp 5S bao gồm: Cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày

1.2 Áp dụng 5S tại bệnh viện Bãi Cháy

5S đã được đưa vào tiêu chí Cải tiến chất lượng của bệnh viện Trải qua 3 năm áp dụng 5S trong thực hành lâm sàng mỗi khoa/phòng đều đã đặt được những cải thiện đáng kể, góp phần hạn chế được sai sót chuyên môn

1.3 Thực trạng thực hiện 5S tại khoa Phụ Sản bệnh viện Bãi

Cháy

Khoa Phụ Sản được thành lập từ năm 2004 Tính đến thời điểm đầu năm

2020 tổng số cán bộ, viên chức, lao động của khoa là 24 người, trong đó có 8 bác sỹ, 1 y sĩ sản nhi, 1 điều dưỡng và 14 nữ hộ sinh Tổng số giường bệnh tại khoa là 63 Khoa Phụ Sản có 9 vị trí đánh giá hoạt động 5S

Theo kết quả thống kê của phòng Điều Dưỡng năm 2019, khoa có 6 vị trí thực hiện đúng và đầy đủ 5S từ 90% trở lên, có 3 vị trí thực hiện chưa đúng hoặc chưa đầy đủ chỉ đạt <80% đó là: phòng hành chính, phòng bệnh và tủ

8

thuốc trực tại phòng cấp cứu Có nhiều nguyên nhân được đưa ra như thiếu nhân lực; NV chưa có ý thức 5S vị trí công việc của mình; Thiếu phương tiện vật dụng để thực hiện 5S; Giám sát 5S chưa đầy đủ, toàn diện các vị trí; Quy định 5S chưa cụ thể, bảng kiểm còn chung chung…

1.4 Lựa chọn vấn đề cải tiến chất lượng

Dựa trên thực trạng của khoa, chúng tôi quyết định lựa chọn vấn đề

“Nhân viên khoa Phụ Sản chưa tuân thủ đúng và đầy đủ 5S” để tiến hành can thiệp, cải tiến

9

Chương 2 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

1 Phương pháp nghiên cứu

1.1 Đối tượng nghiên cứu

3 vị trí tại khoa Phụ sản: Phòng hành chính, phòng cấp cứu, phòng bệnh

- Tiêu chuẩn lựa chọn: Toàn bộ nhân viên tại khoa Phụ Sản bệnh viện Bãi Cháy làm việc tại 3 vị trí nghiên cứu trên

- Tiêu chuẩn loại trừ: Nhân viên đi học, nghỉ thai sản,

1.2 Thời gian và địa điểm nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: Từ tháng 2 năm 2020 đến tháng 9 năm 2020

- Địa điểm nghiên cứu: khoa Phụ Sản bệnh viện Bãi Cháy

1.3 Thiết kế nghiên cứu

Nghiên cứu chuỗi thời gian trước - sau

1.4 Cỡ mẫu

Đánh giá tại 3 vị trí: Phòng hành chính, phòng cấp cứu và phòng bệnh Mỗi vị trí 10 lượt đánh giá/ tháng Do đó, tổng số lượt đánh giá thực hiện mỗi đợt khảo sát là 30 lượt

1.5 Phương pháp thu thập số liệu

Chúng tôi dự kiến tiến hành đánh giá, thu thập số liệu hàng tháng Tổng

số lượt đánh giá cần thực hiện mỗi tháng là 30 lượt

Người đánh giá thực hiện đánh giá 5S theo bảng kiểm, đánh giá ngẫu nhiên tại phòng hành chính, phòng bệnh, phòng cấp cứu tùy theo vị trí việc làm được phân công tại thời điểm khảo sát

1.6 Công cụ thu thập số liệu

10

Bảng kiểm thực hiện nội quy, quy định, phân công việc làm tại phòng hành chính, phòng bệnh, phòng trực cấp cứu của bác sỹ, điều dưỡng viên, hộ sinh viên theo kế hoạch năm của khoa Phụ Sản năm 2020

- Tử số

- Mẫu số

Số lượt nhân viên thực hiện đúng

và đầy đủ 5S Tổng số lượt đánh giá 5S được khảo sát

Nguồn số liệu Dựa trên khảo sát

Thu thập và tổng hợp số liệu Dựa vào phiếu điều tra

Giá trị của số liệu Độ chính xác và độ tin cậy cao

Tần xuất báo cáo Hàng quý

11

1.8 Tiêu chuẩn đánh giá

Đối tượng nghiên cứu của chúng tôi là toàn thể nhân viên khoa Phụ Sản nên tiêu chuẩn đánh giá thực hiện đúng và đầy đủ 5S sẽ dựa

trên bảng kiểm chúng tôi xây dựng căn cứ vào nội quy, quy định tại nơi

làm việc và phân công chức năng, nhiệm vụ tại từng vị trí việc làm của

mỗi đối tượng

2 Phân tích nguyên nhân

Chúng tôi tiến hành thảo luận, phân tích nguyên nhân theo sơ đồ khung xương cá như sau

12

Giám sát

Nhân viên chưa thực hiện đúng

và đầy đủ 5S

Môi trường, phương tiện, thiết bị

Không nắm được đầy đủ quy trình 5S

Chưa kiểm tra, giám

Đồ dùng, thiết bị, sổ sách… bố trí chưa hợp lý, ngăn nắp

Còn thiếu sơ đồ,bảng, biển sắp xếp đồ dùng, trang

thiết bị

Chưa có quy định cụ thể về những vật dụng đượclưu

giữ, sử dụng tại từng vị trí

Các quy định 5S chưa cụ thể, bảng kiểm còn chung

chung

Có nhiều phòng (thủ thuật, phong bệnh, tư vấn, khám trước sinh…) ở cả 3 khu nhà B,C, D

Thực thi

Tích

số (HQ

* TT)

Lựa chọn

bị trong khoa

Đề xuất các sơ đồ, bảng, biển để bố trí đồ dùng, trang bị… cụ thể tại các vị trí

Dán bảng, biển, sơ đồ…tại những nơi cần thiết

tại phòng hành chính, phòng bệnh,phòng trực cấp cứu

Đề xuất quy định những thứ được sử dụng, được cất giữ, lữu trữ tại từng vị trí

4 4 16 Chọn

Ý thức 5S vị trí

công việc của

NVYT chưa cao

Nâng cao ý thức NVYT

Có chế tài trong thực hiện 5S tại khoa 5 3 15 ChọnCác quy định 5S

Xây dựng bảng kiểm thực hiện 5S cụ thể tại

3 vị trí: phòng hành chính, phòng bệnh, phòng trực cấp cứu

Tổ chức giám sát thường xuyên tại khoa 5 5 25 Chọn Phối hợp phòng chức

năng kiểm tra đột xuất 5 4 20 Chọn

4 Kế hoạch can thiệp

14

4.1 Kế hoạch hoạt động chi tiết

15

Thời gian thực hiện

Địa điểm

Người thực hiện

Người phối hợp

Tuần 1 tháng 02/2020

Khoa Phụ Sản

Tuần 1 tháng 02/2020

BS Quy

BS Mạnh, Thương, Diệu Anh, Liên NHS Hoa

Thông báo nội dung chi tiết bảng kiểm đến từng NVYT

Tuần 1 tháng 02/2020

40 lượt

Từ tháng

Hoa Tổng hợp số liệu kiểm tra hàng

tháng, thông báo kết quả kiểm tra trong buổi họp bình xét thi đua khen thưởng hàng tháng của khoa, khen thưởng, xử phạt dựa trên kết quả kiểm tra

Hàng tháng, bắt đầu từ tháng 04/2019

Hàng quý, bắt đầu từ tháng 04/2019

Phòng

ĐD, QLCL

NHS Hoa

16

4.2 Kế hoạch thực hiện theo thời gian

TT Nội dung công việc

Người thực hiện

Thời gian thực hiện

Thời gian bắt đầu

Thời gian thực hiện

Người giám sát

BS Quy

4

Triển khai xây dựng bảng

kiểm thực hiện 5S tại phòng

bệnh,phòng trực cấp cứu

BS Mạnh, Thương, Diệu Anh, Liên NHS Hoa

ĐD trưởng giám sát thường

xuyên tại khoa bằng bảng

quả kiểm tra trong buổi họp

bình xét thi đua khen

thưởng hàng tháng của

khoa, khen thưởng, xử phạt

dựa trên kết quả kiểm tra

chức năng thực hiện kiểm

tra đột xuất bằng bảng

kiểm

Phòng

ĐD, QLCL

2020

Phòng

ĐD, QLCL

17

5 Kế hoạch theo dõi và đánh giá

5.1 Thời gian đánh giá

-Trước can thiệp: Tháng 1 năm 2020

- Trong can thiệp: Đánh giá hàng tháng, bắt đầu từ tháng 3 năm 2020

- Sau can thiệp: Tháng 9 năm 2020

5.2 Phương pháp đánh giá

Đánh giá bằng bảng kiểm

Vì mục tiêu của chúng tôi là tỷ lệ thực hiện đúng và đầy đủ 5S đạt 90% nên trong đề án kết quả đánh giá của chúng tôi gọi là “tuân thủ” khi điểm thực hiện 5S đạt từ 90% trở lên

18

Chương 3 KẾT QUẢ 3.1 Tuân thủ quy trình thực hiện 5S trong quá trình can thiệp

Bảng 3.1 Tỷ lệ tuân thủ quy trình thực hiện 5S tại phòng hành chính

trong can thiệp

Thời gian

Tuân thủ Không tuân thủ Trung bình

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

19

Bảng 3.2.Tỷ lệ tuân thủ quy trình thực hiện 5S tại phòng bệnh

trong can thiệp

Thời gian

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

20

Bảng 3.3.Tỷ lệ tuân thủ quy trình thực hiện 5S tại phòng trực cấp cứu

trong can thiệp

Thời gian

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

Số lượng

Tỷ lệ (%)

22

3.2.1.2 Sau can thiệp

23

24

3.2.2 Phòng cấp cứu

3.2.2.1 Trước can thiệp

25

3.2.2.1 Sau can thiệp

26

27

3.2.3 Bệnh phòng

3.2.3.1 Trước can thiệp

28

3.2.3.2 Sau can thiệp

29

30

31

Chương 4 BÀN LUẬN

4.1 Thuận lợi trong quá trình triển khai đề án

Được sự nhất trí của toàn thể nhân viên khoa cùng với sự động viên của các phong ban chức năng, khoa Phụ Sản đã triển khai đề án nâng cao chất lượng thực hiện 5S tại khoa từ tháng 2 năm 2020, tuy giai đoạn đầu thực hiện

đề án không tránh khỏi vướng mắc, bỡ ngỡ nhưng dưới sự hướng dẫn, tham mưu, chỉ đạo tận tình của lãnh đạo bệnh viện, phòng Quản lý chất lượng, phòng Điều dưỡng và sự quyết tâm của 100% thành viên của khoa nên đề án

đã triển khai và hoạt động hiệu quả, đạt chỉ tiêu đề ra ngay cả trong giai đoạn chống dịch Nhờ sự giúp đỡ hỗ trợ của các phòng ban chức năng cũng như sự

nỗ lực của tập thể cán bộ nhân viên trong khoa nên về cơ bản hoạt động 5S của khoa Phụ Sản năm 2020đặt tỷ lệ tuân thủ >90% (5 tháng đạt chỉ tiêu từ tháng 4 đến tháng 8), cao nhất là tỷ lệ tuân thủ 5S tại phòng cấp cứu sau đó là phòng hành chính Đây là hai vị trí làm việc của nhân viên y tế là chủ yếu (không có sự tham gia của người bệnh hoặc người nhà bệnh nhân thường xuyên) nên việc tuân thủ cũng dễ triển khai và cải thiện nhanh chóng, đạt hiệu quả 5S cao hơn

4.2 Khó khăn trong quá trình triển khai đề án

Giai đoạn đầu khoa gặp không ít khó khăn trở ngại trong quá trình xây dựng kế hoạch cũng như đề xuất phương án thực hiện tại khoa Quá trình sắp xếp lại tất cả các vị trí làm việc, tư vấn cho người bệnh, người nhà phối hợp thực hiện tương đối gian nan, đôi khi bệnh nhân/người nhà không hợp tác do thói quen tồn tại lâu ngày Đặc biệt, trong giai đoạn chống đại dịch Covid 19 nhân lực hạn chế do vừa phải tăng cường chống dịch vừa đảm bảo giãn cách

xã hội nên công việc tăng lên, kiêm nhiệm nhiều vị trí do đó những tháng đầu triển khai đề án có những thời điểm chưa đạt được kết quả như mong đợi Do

đó trong tháng 3 – tháng đầu tiên sau khi triển khai đề án, tại 3 vị trí: phòng hành chính, phòng cấp cứu và phòng bệnh tỷ lệ tuân thủ 5S đều chưa đạt

32

90%, tỷ lệ tuân thủ thấp nhất là tại phòng bệnh (86.8%) do việc thực hiện 5S tại bệnh phòng cần sự phối hợp của cả nhân viên y tế và người bệnh cũng như người nhà bệnh nhân chính vì vậy việc thay đổi thói quen sinh hoạt cũng như chấp hành nội quy mới được cải thiện chậm hơn những vị trí khác

4.3 Khả năng ứng dụng của đề án

Nhìn chung đề án nâng cao chất lượng hoạt động 5S tại khoa Phụ Sản

đã cơ bản đạt được chỉ tiêu đề ra và có thể duy trì triển khai lâu dài do nhân viên y tế cũng như người bệnh và người nhà bệnh nhân đã xây dựng được thói quen tại khoa Hoạt động này nên tuyên truyền thường xuyên và áp dụng liên tục tại tất cả các vị trí cũng như tất các khoa/phòng

4.4 Đề xuất

Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát thực hiện 5S tại các khoa phòng để nâng cao chất lượng hoạt động 5S trong toàn viện Đồng thời tích cực tuyên truyền, giáo dục, tư vấn cho bệnh nhân và người nhà lợi ích của 5S khi nằm viện để phối hợp thực hiện đạt hiệu quả cao hơn nữa