Chức năng của loại quản trị tri thức này có thể nâng cao hiệu quả và năng suất của thư viện mà không phụ thuộc vào kinh nghiệm của một cá nhân cụ thể duy nhất.Thông qua việc xây dựng [r]
Trang 1Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
QUẢN TRỊ TRI THỨC VÀ VIỆC TỔ CHỨC HỌC TẬP
CỦA SINH VIÊN TRONG THỜI ĐẠI SỐ
Nguyễn Thị Hằng *
Tóm tắt: Bài viết nêu khái quát khái niệm quản trị tri thức, các đặc tính của
quản trị tri thức, định nghĩa về quản trị tri thức theo quan điểm của các nhà
nghiên cứu, vai trò quản trị tri thức trong hoạt động của doanh nghiệp, sự
thành công của công tác quản trị tri thức trong doanh nghiệp Đồng thời
bài viết nêu một vài đặc điểm của hệ thống thư viện số và việc tổ chức học
tập có hiệu quả của sinh viên thời đại số.
Từ khóa: Quản trị tri thức; Quản trị tri thức trong doanh nghiệp; Thư viện;
Thư viện số; Thư viện trực tuyến.
1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Quản trị tri thức là quá trình quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới Quản trị tri thức và những nội dung liên quan được nhiều học giả quan tâm nghiên cứu, như: Các lý thuyết về học tập trong tổ chức có ảnh hưởng lớn đến lý thuyết
về tri thức trong tổ chức Hiện nay, trong bối cảnh toàn cầu hóa, với sự cạnh tranh quyết liệt trong phát triển kinh tế, tri thức đã và đang trở thành nhân
tố đóng vai trò quyết định trong sự phát triển của tổ chức, là biến số cho sự thành công hoặc thất bại Nắm giữ được tri thức, quản trị được tri thức, là
có thể đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng, hiệu quả
Quản trị tri thức là một vấn đề phức tạp Chính bởi vậy, các nhà lãnh đạo, quản lý cần chủ động trong quản trị tri thức của tổ chức mình
∗ Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Trang 2Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
lõi, đó là tri thức và con người Con người cần phải đưa ra những quyết định mang tính hệ thống dựa trên những tri thức phong phú và chất lượng Con người cũng là chủ thể để lan truyền tri thức Tri thức trong
tổ chức và lợi thế cạnh tranh là nền móng cho những nỗ lực vượt qua những thách thức trong thế kỷ XXI
2 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ TRI THỨC, QUẢN TRỊ TRI THỨC VÀ VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ TRI THỨC TRONG DOANH NGHIỆP
2.1 Khái niệm cơ bản về tri thức, quản trị tri thức
Như chúng ta đã biết, từ cuối thế kỷ XX các nền kinh tế phát triển bắt đầu có sự chuyển dịch sang nền kinh tế tri thức
Tri thức hay kiến thức (tiếng Anh: knowledge) bao gồm những dữ
kiện, thông tin, sự mô tả, hay kỹ năng có được nhờ trải nghiệm hay thông
qua giáo dục Trong tiếng Việt, cả “tri” lẫn “thức” đều có nghĩa là biết [1]
Tri thức có thể chỉ sự hiểu biết về một đối tượng, về mặt lý thuyết hay thực hành Nó có thể ẩn tàng, chẳng hạn những kỹ năng hay năng lực thực hành, hay tường minh, như những hiểu biết lý thuyết về một đối tượng; nó có thể
ít nhiều mang tính hình thức hay có tính hệ thống [2]
Davenport and Prusak (1998 - trang 5 - Working knowledge) đưa
ra một định nghĩa khá toàn diện về tri thức như sau: “Tri thức là một tập
hợp bao gồm kinh nghiệm, giá trị, thông tin và sự hiểu biết thông thái
mà có thể giúp đánh giá và thu nạp thêm những kinh nghiệm và thông tin mới Tri thức được tạo ra và ứng dụng trong đầu óc của những người
có nó Trong một tổ chức, tri thức không chỉ được hàm chứa trong các văn bản và tài liệu, mà còn nằm trong thủ tục, quy trình, thông lệ, và nguyên tắc của tổ chức đó”
Như vậy, tri thức nói chung là kỹ năng, sự hiểu biết mà một cá nhân
có được thông qua giáo dục và trải nghiệm Tri thức xuất phát từ cá nhân, nhưng cũng tồn tại ở cấp độ nhóm, cấp độ doanh nghiệp, tổ chức
và cấp độ liên tổ chức
Trang 3Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
2.2 Các đặc tính nổi bật về quản trị tri thức
Có nhiều cách hiểu về quản trị tri thức, dưới đây là một số định nghĩa đã được đưa ra:
a/ Quản trị tri thức là tạo ra tri thức, và việc này được nối tiếp với việc thể hiện kiến thức, truyền bá và sử dụng kiến thức và sự duy trì (lưu giữ, bảo tồn) và cải biên kiến thức[3]
b/ Quản trị tri thức là quá trình của việc quản lý một cách cẩn trọng tri thức để đáp ứng các nhu cầu hiện hữu, để nhận ra và khai thác những tài sản tri thức hiện có và có thể đạt được và để phát triển những cơ hội mới[4]
c/ Quản trị tri thức là hoạt động mà hoạt động này quan tâm tới chiến lược và chiến thuật để quản lý những tài sản mà trọng tâm là con người (human center assets)[5]
d/ Quản trị tri thức là quá trình hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng để sáng tạo, cạnh tranh và hoàn thiện[6]
Trong cuốn sách People-Focused Knowledge Mantagement, Karl
M.Wiig định nghĩa: “Quản trị tri thức là quá trình sáng tạo, phát triển
và ứng dụng tri thức một cách có hệ thống và minh bạch nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động liên quan đến tri thức và giá trị doanh nghiệp
từ tri thức và tài sản trí tuệ sẵn có” Theo Trung tâm Năng suất và Chất lượng Hoa Kỳ (American Productivity and Quality Center – APQC):
“Quản trị tri thức là quá trình có hệ thống của việc nhận dạng, thu nhận
và chuyển tải những thông tin và tri thức mà con người có thể sử dụng
và sáng tạo, cạnh tranh và hoàn thiện” Còn theo Drucke (1999): “Quản trị tri thức là sự phối hợp và khai thác các nguồn tài nguyên tri thức của
tổ chức, nhằm tạo ra lợi ích và lợi thế cạnh tranh”
Như vậy có nhiều cách hiểu về quản trị tri thức, gần đây nhất là
một định nghĩa mới của Janet Peel trong cuốn sách Quản trị tri thức:
“Quản trị tri thức bao gồm một loạt các chiến lược và thực hành được sử dụng trong một tổ chức để xác định, tạo ra, đại diện, đóng góp và có thể
Trang 4Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
nhân hoặc tổ chức đưa vào ứng dụng, thực hành (đưa lên Website toàn
bộ những thông tin chung, phân loại các loại hình tài liệu và các công
cụ tra cứu cho cả thủ thư và bạn đọc)”
Trên cơ sở tổng kết các định nghĩa khác nhau về quản trị tri thức, McAdam và McGreedy (1999) đã chỉ ra rằng chúng thể hiện một miền rộng lớn từ những quan điểm có tính cơ giới (coi tri thức là tài sản) tới quan điểm thiên về định hướng xã hội (tri thức được tạo ra trong tổ chức thông qua những quan hệ xã hội) Các định nghĩa về quản trị tri thức thể hiện nổi bật các đặc tính sau:
- Quản trị tri thức là một lĩnh vực có liên quan chặt chẽ với lý luận
và thực tiễn, và là một lĩnh vực mang tính đa ngành đa lĩnh vực
- Quản trị tri thức không phải là công nghệ thông tin Công nghệ thông tin chỉ là yếu tố hỗ trợ, nhưng lại đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản trị tri thức
- Quản trị tri thức lấy yếu tố con người và việc học tập, sáng tạo tri thức của con người làm trung tâm
Từ nhận thức trên, chúng ta thấy các nước đang phát triển nói chung, Việt Nam nói riêng đang đi sau trong kỷ nguyên tri thức mới Quản trị tri thức vẫn còn mới mẻ đối với các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các học viện, trường học, các trung tâm thư viện trong nước Tuy nhiên, các nhà quản trị Việt Nam đang có cơ hội tốt để tiếp cận và áp dụng các mô hình quản trị tri thức đã được phát triển và ứng dụng thành công trên thế giới Vấn đề là cần phải kịp thời thay đổi nhận thức và thật sự quan tâm đến lĩnh vực này
2.3 Quản trị tri thức trong hoạt động của doanh nghiệp
Về bản chất có thể hiểu công tác quản trị tri thức trong doanh nghiệp là quy trình chuyển đổi thông tin và các nguồn vốn trí tuệ thành những giá trị bền vững cho doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đó
Trang 5Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
Công tác quản trị tri thức có thể hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết những vấn đề nêu trên, thậm chí còn cụ thể hóa các vấn đề liên quan đến lợi nhuận của doanh nghiệp
Chẳng hạn như khi công ty gặp phải nạn chảy máu chất xám, chuyên gia giỏi chuyển công tác mang theo bao kinh nghiệm hay bí quyết nghề nghiệp…, công việc kinh doanh chung sẽ bị gián đoạn hay
ít nhất cũng bị ảnh hưởng cho đến khi tìm được người tương xứng thay thế Tuy nhiên, tình huống trên có thể tránh được nếu công ty thực hiện tốt công tác quản trị tri thức: đó là thu thập, lưu giữ, chia sẻ và sử dụng thông tin, kiến thức và bí quyết nghề nghiệp không chỉ ở cấp độ từng cá nhân mà ở cấp độ toàn doanh nghiệp Để tri thức của mỗi cá nhân biến thành tài sản tri thức của doanh nghiệp, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triển chung, đòi hỏi phải có một cơ chế, quá trình kiến tạo, lưu giữ, chia sẻ, và phát triển trong mỗi doanh nghiệp
Để công tác quản trị tri thức phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần tổ chức các buổi tập huấn hay chuyển giao tri thức cho nhân viên Điều quan trọng là ngoài mục tiêu cuối cùng của quản trị tri thức là lợi nhuận, còn có mục đích khác nữa, đó là cung cấp cho nhân viên trong doanh nghiệp những nền tảng trí tuệ và quy trình thúc đẩy việc học tập và quảng bá những tri thức thực tiễn
Sự thành công của công tác quản trị tri thức trong doanh nghiệp có thể kể đến một vài yếu tố góp phần vào sự thành công đó:
- Mối liên hệ giữa tri thức và hiệu quả kinh tế: quản trị tri thức tồn tại được bởi vì nó tạo điều kiện cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra Nếu không, những nỗ lực tập hợp các thông lệ tốt nhất, các nguồn dữ liệu, thông tin và các bộ kỹ năng vào trong một
hệ thống đồng bộ để tất cả nhân viên có thể truy cập sử dụng sẽ không
có ý nghĩa gì;
- Có các hệ thống và cơ sở hạ tầng phù hợp: quản lý quy trình kiến tạo tri thức, chuyển tải nguồn tri thức đến người sử dụng và để tất cả nhân viên trong doanh nghiệp có thể truy cập sử dụng, nghĩa là doanh nghiệp phải có các hệ thống trao đổi thông tin và lưu trữ dữ liệu;
Trang 6Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
gia về lĩnh vực này để có thể hỗ trợ hay trợ giúp tất cả mọi người - từ lãnh đạo cao nhất đến từng nhân viên
3 VAI TRÒ CỦA THƯ VIỆN SỐ TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ HỌC TẬP CỦA SINH VIÊN
Đối với bất kỳ một thư viện nào, để thành công trong việc thực hiện quản lý tri thức đòi hỏi phải có một nhà lãnh đạo giỏi và tầm nhìn
từ đơn vị quản lý, để có thể ảnh hưởng đến nỗ lực chia sẻ kiến thức của
tổ chức một cách tích cực nhất Thư viện bước vào kỷ nguyên thông tin, thời đại kinh tế tri thức, phải trang bị kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm để làm trung tâm cho sự phát triển của thư viện Công nghệ thông tin và hệ thống có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc thực hiện quản
lý tri thức Người làm thư viện phải chủ động làm việc cùng với các chuyên gia công nghệ thông tin và những đối tượng khác để phát triển các hệ thống quản lý tri thức thích hợp
3.1 Định nghĩa “Thư viện số”
Thư viện số hay thư viện trực tuyến là thư viện mà ở đó các bộ sưu tập các văn bản, tài liệu hình ảnh, tài liệu âm thanh, tài liệu video được lưu trữ dưới dạng số (tương phản với các định dạng in, vi dạng, hoặc các phương tiện khác) cùng với các phương tiện để tổ chức, lưu trữ và truy cập các tài liệu dưới dạng tập tin trong bộ sưu tập của thư viện Thư viện kỹ thuật số có thể khác nhau rất nhiều về kích thước và phạm vi,
và có thể được duy trì bởi các cá nhân, tổ chức hoặc là một phần được thành lập từ các thư viện thông thường hoặc các viện, hoặc với các tổ chức học thuật [7] Các nội dung kỹ thuật số có thể được lưu trữ cục bộ, hoặc truy cập từ xa thông qua mạng máy tính Một thư viện điện tử là một loại hệ thống thông tin Thư viện số là một loại hệ thống truy hồi thông tin (Information Retrieval System)
Các công nghệ hiện nay cho phép xử lý hiệu quả các nguồn lưu trữ thông tin dưới dạng kỹ thuật số Quá trình chuyển đổi nguồn thông tin
ở dạng tín hiệu tương tự (analog) đến dạng tín hiệu số (digital) được
gọi là số hóa
Trang 7Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
Để hiểu hệ thống thư viện số vận hành như thế nào, trước hết chúng
ta đưa ra mô hình khái quát cấu trúc dữ liệu của một hệ thống phần mềm thư viện số hiện đại Các quan niệm về dữ liệu – đối tượng quản lý của phần mềm sẽ quyết định kiến trúc của phần mềm và các vấn đề mà hệ thống đó giải quyết Một hệ thống phần mềm thư viện số thường phải
có cấu trúc dữ liệu cơ bản như sau:
a/ Các tệp tin tài liệu: Đây là đối tượng quản lý chính của một hệ thống phần mềm thư viện số Mỗi một tài liệu có thể là một hoặc nhiều tệp tin nằm trên không gian lưu trữ web của hệ thống máy tính của thư viện, và như vậy mỗi tệp tin có địa chỉ web riêng của nó, địa chỉ này chính là đầu mối để liên kết tệp tin trong các siêu dữ liệu đối tượng số
Sử dụng web làm phương tiện xuất bản tài liệu số là cách thức hiệu quả nhất, vì tính phổ biến và năng lực web đã hoàn toàn áp đảo các phương thức cá biệt khác
b/ Các biểu ghi thư mục: Tương tự như đối với các tài liệu truyền thống, mỗi tài liệu số cần có một biểu ghi thư mục mô tả làm cơ sở cho việc tìm kiếm qua OPAC và quản lý tài liệu đó Đối với các hệ thống thư viện số giản đơn, biểu ghi thư mục chứa thông tin liên kết trực tiếp tới địa chỉ tệp tin tài liệu số Ví dụ, thông tin địa chỉ tài liệu điện tử được tham chiếu trong trường 856 với tiêu chuẩn MARC21 và DC.Identifier với Dublin Core Với tham chiếu giản đơn, hệ thống thư viện số không cho phép thể hiện tường minh cấu trúc các tài liệu phức tạp kết hợp nhiều tệp tin và các thông tin mô tả như: một tạp chí nhiều bài, một bài giảng nhiều thể loại tài liệu kết hợp…, ngoài ra còn nhiều những giới hạn về kỹ thuật khác
c/ Các biểu ghi siêu dữ liệu đối tượng số: Lịch sử phát triển thư viện số trên thế giới đã trải qua nhiều dự án với nhiều đề xuất, các tiêu chuẩn thư viện số khác nhau mà không được phổ biến rộng rãi cho đến METS (Metadata Encoding and Transmission Standard) – tiêu chuẩn
mã hóa và trao đổi siêu dữ liệu METS là tiêu chuẩn để mã hóa siêu
dữ liệu mô tả, quản trị, cấu trúc, bản quyền và các dữ liệu cần thiết cho thu thập, bảo trì và cung ứng các nguồn tài nguyên số Thông tin chi
tiết về tiêu chuẩn này có thể tìm thấy ở http://www.lcweb.loc.gov/mets
Số lượng các dự án thư viện số ứng dụng METS ngày càng nhiều cho
Trang 8Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
thấy tại http://www.loc.gov/standards/mets/mets-registry.html METS là
một tiêu chuẩn lớn và phức tạp về mặt kỹ thuật, không tĩnh như tiêu chuẩn MARC hay Dublin Core, việc vận dụng nó cần phải linh hoạt trong thực tế rất phụ thuộc vào nhà cung cấp giải pháp cũng như yêu cầu cụ thể của thư viện
d/ Các biểu ghi bạn đọc: Đối tượng phục vụ của thư viện là bạn đọc, mỗi bạn đọc cần được phân loại và lưu trữ các thông tin cần thiết liên quan đến họ để thư viện có thể thiết lập lên các chính sách truy cập tới tài liệu số, quản lý truy cập và thu phí [8]
Có thể nói thư viện số là thư viện điện tử cao cấp, trong đó toàn bộ các tài liệu của thư viện đã được số hóa và được quản lý bằng một phần mềm chuyên nghiệp có tổ chức giúp người dùng dễ dàng truy cập, tìm kiếm và xem được nội dung toàn văn thông qua hệ thống mạng thông tin và các phương tiện truyền thông
Thư viện là trường học thứ hai của sinh viên, do đó việc tổ chức học tập cho sinh viên trong thời đại thư viện số đóng vai trò quan trọng trong công tác đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Phát triển thư viện số đang là xu thế chung của thư viện các trường đại học trên thế giới, cũng như trong khu vực Sự ra đời của thư viện số không chỉ tạo ra một cơ hội mới cho sự phát triển thư viện, mà còn đặt ra những yêu cầu cao hơn trong việc cải tổ thư viện truyền thống Để làm được điều đó, thư viện số phải đáp ứng được những điều kiện cơ bản sau: Thứ nhất, cần tư duy không gian đồng bộ thư viện, tiếp cận các nguồn thông tin và tổ chức các dịch vụ thư viện
Thứ hai, thư viện cần xây dựng được hạ tầng đủ mạnh, có trang bị các phần cứng như: hệ thống máy chủ, hệ thống lưu trữ đủ mạnh để lưu trữ dữ liệu lớn
Thứ ba, cần có đường truyền Internet đủ mạnh, ổn định
Thứ tư, cần có hệ thống phần mềm phù hợp, hiện đại đáp ứng được nhu cầu xử lý, khai thác thông tin
Thứ năm, cần có nguồn tài nguyên thông tin số đặc biệt
Trang 9Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
3.2 Những yêu cầu đối với sinh viên khi là độc giả số
Sự phát triển của thư viện số tạo ra cơ hội mới để sinh viên khám phá và được thừa hưởng những khoa học tiên tiến nhất được áp dụng ở thư viện số, đó là sự tiện ích và thông minh hơn rất nhiều so với thư viện truyền thống, vì vậy độc giả số cũng phải là người có kỹ năng thiết yếu của người sử dụng thư viện số hiện đại Như vậy, độc giả số không chỉ
là người tích lũy nhiều thông tin nhất, mà chính là khả năng truy cập và
sử dụng thông tin tìm được một cách khoa học và có hiệu quả
Để truy cập, khai thác và sử dụng thư viện số hiệu quả, yêu cầu người dùng tin cần có những kỹ năng cần thiết sau:
+ Người dùng tin cần có trình độ ngoại ngữ cao, đủ tầm để đọc và hiểu tài liệu nước ngoài, đặc biệt là tài liệu chuyên ngành
Trau dồi vốn ngoại ngữ là yêu cầu mang tính cần thiết Khả năng sử dụng ngoại ngữ sẽ tạo cơ hội tiếp cận với các tin tức, sách báo, tài liệu nước ngoài, giao tiếp được với bạn bè quốc tế nhằm giao lưu, học hỏi văn hóa của các vùng miền trên thế giới và tiếp thu tri thức nhân loại
+ Người dùng tin phải chủ động tích lũy kiến thức, tri thức về công nghệ thông tin, chủ động cập nhật kịp thời và ứng dụng những tiến
bộ khoa học kỹ thuật vào việc tra cứu những tài liệu đúng với chuyên ngành mình học tập, nghiên cứu để đạt được kết quả cao nhất
Ngoài các kỹ năng trên thì kỹ năng mềm cũng là yếu tố quan trọng tham gia quyết định sử dụng có hiệu quả các tính năng của thư viện số
Kỹ năng mềm là thuật ngữ dùng để chỉ các kỹ năng quan trọng trong cuộc sống con người, thường không được học trong nhà trường, không liên quan đến kiến thức chuyên môn Nhưng kỹ năng mềm lại quyết định bạn
là ai, làm việc thế nào, là thước đo hiệu quả cao trong công việc
Kỹ năng mềm bao gồm: giao tiếp, làm việc nhóm, chọn partner, kỹ năng trình bày (thể hiện và vận dụng trí tuệ, công nghệ, bản lĩnh), quản
lý thời gian… Đặc biệt, là kỹ năng quản lý thời gian để giúp các bạn sinh viên không sa đà vào mạng xã hội, giải trí mà làm việc thiếu hiệu quả, giảm năng suất Trong quá trình học tập, sinh viên cần khai thác và phát triển tối đa khả năng tiềm ẩn của mình
Trang 10Trung tam Thong tin Thu vien, DHQGHN
được vào quá trình học tập, tích lũy kiến thức thì sự giúp đỡ của cán bộ thủ thư trong thời đại số đóng vai trò quan trọng trong quá trình sử dụng thư viện số của bạn đọc:
+ Thủ thư của các thư viện phải quảng bá rộng rãi cho người dùng tin biết về các cơ sở dữ liệu (CSDL)
+ Các thư viện phải có những biện pháp hướng dẫn, giúp đỡ người dùng tin khai thác, sử dụng tốt tài liệu trong các CSDL
KẾT LUẬN
Trong môi trường giáo dục, quản trị tri thức có thể giúp chuyển hóa thư viện thành một cơ quan chia sẻ tri thức hiệu quả hơn Trong các thư viện, quản trị tri thức bao gồm việc tổ chức và cung cấp quyền truy vấn đến những nguồn lực vô hình, giúp thủ thư và các nhà quản lý có thể thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và nhanh chóng Minh chứng cho việc thiết lập quản trị tri thức trong thư viện là trong hầu hết các thư viện trường đại học, một thủ thư sẽ am hiểu chuyên sâu về một chủ đề
cụ thể và có thể sử dụng thành thạo các loại chỉ mục và các cơ sở dữ liệu khác nhau về chủ đề đó để giúp bạn đọc (người dùng tin) tìm kiếm tài liệu Với sự giúp đỡ của thủ thư, người dùng tin có thể tìm được thông tin về một chủ đề cụ thể và hy vọng thông tin đó sẽ được chuyển thành tri thức đế áp dụng giải quyết một vấn đề nào đó Bằng việc cung cấp chức năng phân loại thư viện này, thủ thư có thể sử dụng rất nhiều cách
và công cụ tiếp cận bao gồm các cơ sở dữ liệu thương mại, những chỉ dẫn chính thức, công cụ hỗ trợ tìm kiếm không chính thức, ghi ghép cá nhân, và rất nhiều những ghi nhớ trong đầu của một thủ thư Chức năng của loại quản trị tri thức này có thể nâng cao hiệu quả và năng suất của thư viện mà không phụ thuộc vào kinh nghiệm của một cá nhân cụ thể duy nhất.Thông qua việc xây dựng hệ thống thông tin này mà thông tin trong thư viện luôn luôn được cập nhật, cân đối giữa các cơ sở, truyền
bá đến cộng đồng người sử dụng phục vụ cho quá trình giáo dục, đào tạo được tốt hơn