TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN HÀ NỘI

- Tháng 4 năm 1990: Khi đất nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng để tăngcờng năng lực sản xuất cũng nh khả năng cạnh tranh, Tổng cục Bu điện quyếtđịnh sát nhập Nhà máy vật liệu từ loa v

Tình hình thực tế về công tác kế toán nguyên, vật liệu tại nhà máy thiết bị bu điện Hà nội

I đặc điểm, tình hình chung của nhà máy thiết bị bu điện

1 Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy.

Nhà máy Thiết bị bu điện – tên viết tắt POSTEF, Trụ sở chính: 61 TrầnPhú – Ba Đình – Hà Nội, là một trong những doanh nghiệp sản xuất độc lậptrực thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam Với nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh phục vụ cho ngành viễn thông, nhà máy đã không ngừng phát triển,

đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của ngành bu điện

Trong chiến tranh cũng nh thời bình vị trí của ngành bu điện là hết sức quantrọng và cần thiết Trớc yêu cầu bức thiết đặt ra cho ngành bu điện, năm 1954Nhà máy Thiết bị Bu điện (tên gọi ban đầu là Nhà máy thiết bị truyền thanh ) đ-

ợc thành lập theo quyết định của Tổng cục Bu điện để sản xuất những sản phẩmphục vụ cho ngành bu điện và dân dụng Quá trình phát triển của nhà máy đợcchia thành 5 giai đoạn:

- Từ năm 1954 – 1966: là giai đoạn hình thành nền móng ban đầu của nhàmáy Nhiệm vụ chính là đáp ứng nhu cầu chủ yếu về thông tin liên lạc phục vụtrực tiếp cho công tác thông tin Sản phẩm chính bao gồm: loa truyền thanh, điệnthoại từ thanh và các thiết bị bu điện thô sơ

- Năm 1967: Công cuộc xây dựng tổ quốc XHCN đang phát triển mạnh mẽcùng với cuộc chiến đấu giải phòng miền Nam đạt đến đỉnh cao Để đáp ứng nhucầu thông tin theo chiều rộng phù hợp với tình hình thời chiến Tổng cục bu điệnquyết định tách nhà máy bu điện truyền thanh thành 4 nhà máy trực thuộc (đặt tên là nhà máy 1, 2, 3, 4)

- Đầu những năm 70: kỹ thuật thông tin bu điện đã phát triển lên một bớcmới, chiến lợc đầu t theo chiều sâu, nâng cấp mạng thông tin phục vụ cho côngtác tuyên truyền của Đảng Trớc tình hình đó Tổng cục bu điện đã sát nhập nhàmáy 1, 2, 3 thành một nhà máy thực hiện hạch toán độc lập Nhiệm vụ đợc ghi rõ

là sản xuất các loại thiết bị dùng về hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh vàmột số thiết bị sản xuất chuyên dùng cho các cơ sở sản xuất ngành, ngoài ra còn

có một số sản phẩm dân dụng khác

- Tháng 12 năm 1986: do yêu cầu của Tổng cục bu điện, nhà máy lại mộtlần nữa tách ra thành 2 nhà máy đó là Nhà máy Thiết bị Bu điện và Nhà máy vậtliệu từ loa

- Tháng 4 năm 1990: Khi đất nớc chuyển sang nền kinh tế thị trờng để tăngcờng năng lực sản xuất cũng nh khả năng cạnh tranh, Tổng cục Bu điện quyết

định sát nhập Nhà máy vật liệu từ loa vào thành nhà máy Thiết bị Bu điện

Theo quyết định số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/03/1993 do Tổng cục bu điện

ký, số vốn kinh doanh lúc đó của nhà máy là: 20.276.854.154đ Trong đó:

- Vốn cố định là: 8.135.073.887 đồng

- Vốn lu động là: 12.14.870.267 đồng

Theo cơ cấu nguồn:

- Vốn ngân sách cấp: 5.653.356.677 đồng

- Vốn doanh nghiệp tự bổ sung: 14.623.497.477 đồng

Đăng ký kinh doanh số 105985 do Chủ tịch trọng tài kinh tế Hà Nội cấpngày 6/5/1993

- Tên doanh nghiệp: Nhà máy thiết bị Bu điện

- Hình thức sở hữu vốn: Doanh nghiệp nhà nớc

- Hình thức hoạt động: Hạch toán độc lập theo luật doanh nghiệp, là đơn vịthành viên của Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt nam,

- Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất thiết bị linh kiện kỹ thuật, thông tin, sảnphẩm điện tử tin học, cơ khí v.v

Năm 1996 Nhà máy đợc thành lập lại theo quyết định 427/TCBC ngày9/9/1996 trực thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt nam

Hiện nay Nhà máy có 4 cơ sở:

- Cơ sở 1: 61 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội

- Cơ sở 2: 63 Nguyễn Huy Tởng, Thợng Đình, Thanh Xuân, Hà Nội

- Cơ sở 3: Thị trấn Lim, Huyện Tiên Sơn, Tỉnh Bắc Ninh

- Cơ sở 4: Khu công nghiệp Lê Minh Xuân, Thành phố Hồ Chí Minh

Ngoài ra nhà máy có văn phòng tại các thành phố lớn nh Đà Nẵng, TP HồChí Minh …

Đến năm 1997 nhà máy lại tiếp nhận khu kho đồi A02 Lim – Hà Bắc Từkhi đợc tiếp nhận đến nay nhà máy không ngừng phát huy mọi khả năng có thể,

hệ thống kho tàng đợc cải tạo tu sửa và đa vào hoạt động trở thành cơ sở sản xuấtthứ 3 của nhà máy

Với khả năng và sự nỗ lực phấn đấu của mình nhà máy Thiết bị Bu điện đã

đạt đợc những thành tích không nhỏ mà ta sẽ thấy thông qua một số chỉ tiêu

đợc thể hiện trên báo cáo tài chính trong những năm gần đây:

- Các sản phẩm chủ yếu nh về sản xuất, lắp ráp điện thoại các loại (máy

điện thoại ấn phím, máy điện thoại di động, fax ) uniton có màn hình và không

có màn hình, micro, ô chia buồng đàm thoại

- Sản phẩm phục vụ ngành bu chính nh dấu bu chính, dấu nhật ấn, má in

c-Vật t

- Sản phẩm phục vụ sản xuất công nghiệp nh: biến thế, khung công tơ bapha, loa nén và sản phẩm để xuất khẩu: giá để tủ, dao gài IDF, điện thoạiA.TAN.T

Cùng với xu thế phát triển của đất nớc trong thời kỳ đổi mới và phát triểnkinh tế, Nhà máy thiết bị Bu điện là đơn vị hàng đầu trng sản xuất, cung cấp thiết

bị cho ngành Bu điện Việt nam, một trong những ngành phát triển nhất hiện nay Hiện này hai loại sản phẩm chính Nhà máy Thiết bị Bu Điện sản xuất là:

- Sản phẩm chế tạo (chủ yếu là cơ khí) nh: các loại tủ, hộp đấu dây…

- Sản phẩm lắp ráp nh: điện thoại, bảo an, block …

Sản phẩm sản xuất ra gồm nhiều loại dẫn đến quy trình công nghệ cũng rấtphức tạp, qua nhiều bớc công việc Từ khi đa nguyên vật liệu vào chế biến đếnkhi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục, khép kín

Đặc điểm quy trình công nghệ của sản xuất sản phẩm tại nhà máy Thiết bị

Bu điện đợc thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ1 : Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm

Nguyên vật liệu từ kho vật t chuyển đến các phân xởng (px) sản xuất nh:

px ép nhựa, px đúc, tổ đột, chế tạo (sơn, hàn)… sản xuất các sản phẩm cơ khísau đó chuyển sang kho bán thành phẩm (nếu là sản phẩm đơn giản nh các loạibảo an, block…thì sau khâu này trở thành sản phẩm hoàn chỉnh chuyển thẳng

đến kho thành phẩm), rồi chuyển đến px lắp ráp để hoàn chỉnh các sản phẩmnhập kho Trong suốt quá trình sản xuất đều có việc kiểm tra chất lợng (KCS)

Trong tất cả các sản phẩm nhà máy sản xuất thì sản phẩm tủ đấu dây là sảnphẩm chủ yếu Vì vậy chúng ta xem xét quy trình công nghệ sản xuất tủ đấudây:

Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất tủ đấu dây

Nhà máy nhập sắt, tôn, inox, nhựa, lam… để sản xuất tủ đấu dây Sau khinhập kho NVL đó vào kho vật t sẽ làm phiếu xuất cho các phân xởng cụ thể:

- Nhựa đợc đa xuống px6 ép thành vỏ phiến đấu dây Sau đó đợc đa xuốngPx9 cài lam chống sét hoàn chỉnh thành phiến đấu nối

- Tôn, inox xuất xuống px1 để tạo khuôn, sau đó đợc đa xuống Px2 để độtdập, hàn, sơn chế tạo thành vỏ tủ

- Phiến đấu nối và vỏ tủ đấu dây đợc nhập vào kho bán thành phẩm Từ khobán thành phẩm làm phiếu xuất cho px bu chính lắp ráp thành tủ đấu dây hoànchỉnh

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của DN.

Số lợng lao động hiện nay của nhà máy là hơn 500 ngời, hầu hết là đợc đàotạo qua Trờng Vô tuyến Viễn thông và các trờng dạy nghề khác, lao động giản

đơn rất ít và hầu nh không có, đội ngũ cán bộ quản lý là kỹ s vô tuyến điện tử,tin học Hiện nay nhà máy có nhiều dây chuyền sản xuất với máy móc thiết bịhiện đại đòi hỏi ngời lao động có trình độ cao

Để đáp ứng yêu cầu chuyên môn hoá sản xuất cao, thuận tiện cho việc hạchtoán, toàn bộ cơ cấu quản lý và sản xuất của Nhà máy đợc sắp xếp thành cácphòng ban và 13 phân xởng Giữa các phòng ban, phân xởng có mối quan hệchặt chẽ với nhau, ban Giám đốc đa ra các quyết định quản lý vĩ mô chỉ đạo

chung toàn bộ hoạt động của nhà máy

*Ban giám đốc gồm có: Một giám đốc và hai phó giám đốc.

Nhựa

Tôn tạo khuônPx1 chế Px2 đột dập,sơn, hàn Vỏ tủ

Px buchính lắp Tủ đấudây

+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của nhà máy, chịu trách nhiệm trong

mọi công việc và hoạt động của nhà máy, là ngời chịu trách nhiệm trớc pháp luật

về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của nhà máy, có nghĩa vụ đối với Nhà n

-ớc trong quản lý tài sản, tránh thất thoát tài sản

+ Hai phó giám đốc: 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất và 1 Phó giám đốc

phụ trách kỹ thuật trợ lý giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành các côngviệc dựa trên các quyền quyết định cụ thể

* Các phòng ban: Hệ thống quản lý thông qua các phòng ban phân xởng

bao gồm:

+ Phòng đầu t phát triển; Phòng kinh doanh điện thoại: Xây dựng kế

hoạch chiến lợc ngắn hạn và dài hạn Nghiên cứu thị trờng và khách hàng,nghiên cứu đầu t bổ xung các phơng án công nghệ Đa ra các kế hoạch mặt hàng

đầu t các sản phẩm mới thích ứng với nhu cầu ngời tiêu dùng

+ Phòng Kỹ thuật: nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng các sản

phẩm đảm bảo tiêu chuẩn chất lợng kỹ thuật, theo dõi thực hiện các quy trìnhcông nghệ, theo dõi lắp đặt sửa chữa thiết bị, đa ra các dự án mua sắm thiết bịmới

+ Phòng Công nghệ: Xây dựng định mức công nghệ cho từng sản phẩm,

nghiên cứu qui trình công nghệ của từng loại sản phẩm sao cho thích hợp

+ Phòng Kế toán Thống kê: Có nhiệm vụ là giám đốc về tài chính, theo dõi

mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp dới hình thái tiền tệ.Hạch toán kế toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày ở nhà máy thông qua hạchtoán các khoản thu – mua, nhập – xuất nguyên vật liệu, hàng hoá, các chi phíphát sinh, doanh thu của nhà máy, xây dựng kết quả kinh doanh, thanh toán vớikhách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, cơ quan thuế Đồng thời theo dõ cơ cấuvốn và nguồn hình thành nên tài sản của Nhà máy Qua ghi chép phân tích và

đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, lên kế hoạch lập dựphòng, tính khấu hao từ đó giải trình và bảo vệ số liệu trớc cơ quan chủ quản

và các đơn vị quản lý cấp trên Soạn thảo các văn bản các quy chế về tình hìnhthực hiện kế hoạch tài chính của doanh nghiệp đối với từng chi nhánh Giúp lãnh

đạo nắm chắc thông tin để điều hành và quản lý doanh nghiệp

+ Phòng vật t: Có nhiệm vụ mua sắm vật t, cung cấp nguyên vật liệu và bán

thành phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ

sở các định mức vật t đã đợc xây dựng, nghiên cứu giá cả, làm hợp

đồng mua sắm vật t theo yêu cầu của quá trình sản xuất và kinh doanh

+ Phòng Tổ chức: nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong

nhà máy, thực hiện ký kết hợp đồng với ngời lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo

hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong nhà máy

+ Phòng Điều độ sản xuất: Thực hiện tổ chức sản xuất, dới sự giám sát của

phó giám đốc sản xuất, phân phối điều hành công việc tới từng phân xởng saocho hợp lý, thích hợp với từng đặc điểm loại hình phân xởng

+ Phòng Lao động tiền lơng: Tập hợp sổ lơng cho từng cá nhân, xây dựng

các đơn giá tiền lơng cho từng sản phẩm dựa trên định mức công nghệ của sảnphẩm đó, điều động lao động trong nội bộ theo yêu cầu của lãnh đạo và của côngviệc

+ Các tổ chế thử: Thực hiện dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và phó

giám đốc, có nhiệm vụ chế tạo sản xuất các loại sản phẩm mới đợc thử nghiệm.Trên cơ sở đó để nghiên cứu xây dựng các định mức cho phù hợp Từ đó mới cóthể tiến hành sản xuất hàng loạt

+ Phòng Kế hoạch kinh doanh: đây là phòng Tổng hợp tại cơ sở 2 (63

Nguyễn Huy Tởng) Có nhiệm vụ quản lý và chỉ đạo sản xuất các phân xởng,theo dõi đôn đốc tiến độ cung ứng vật t, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, phụtùng thay thế, sửa chữa đáp ứng yêu cầu kế hoạch, xác định các vấn đền mất cân

đối và phát sinh trong sản xuất để có những đề xuất khôi phục kịp thời ở tại cơ sởnày dới sự điều hành của ban giám đốc

+ Phòng Marketing: Tổ chức tiêu thụ sản phẩm, tiếp xúc với khách hàng,

thăm dò nghiên cứu thị trờng, đề ra kế hoạch sản xuất để đáp ứng theo đúng yêucầu của thị trờng

+ Phòng KCS: Kiểm tra, theo dõi chất lợng sản phẩm.

+ Trung tâm bảo hành sản phẩm: Tổ chức việc bảo hành sản phẩm, tổ chức

bán lẻ và giải quyết những thắc mắc của khách hàng về lắp đặt và sử dụng sảnphẩm Tổ chức thống kê tình hình sản phẩm hỏng trên thị trờng, đánh giá nguyênnhân hỏng và báo cáo định kỳ về phòng kỹ thuật sửa chữa và phó giám đốc phụtrách kỹ thuật

* Các chi nhánh tiêu thụ: Gồm 3 chi nhánh tại 3 miền đất nớc Bắc

-Trung - Nam tiêu thụ các sản phẩm sản xuất, góp phần vào doanh thu của nhà máy

* Các phân xởng sản xuất: Nhà máy có 14 phân xởng, có quan hệ mật

thiết với nhau tạo thành một dây chuyền khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơnchiếc tuỳ theo thị trờng

+ Phân xởng 1 và phân xởng khuôn mẫu cơ điện: là 2 phân xởng cơ khí có

nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu cho các sản phẩm phục vụ cho việcsản xuất của các phân xởng khác nh khuôn cho máy ép tại px6…

+ Phân xởng 2: chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí nh cắt kim loại,

hàn, đột các chi tiết sản phẩm

+ Phân xởng 3: nằm tại cơ sở 2 sản xuất nam châm, ngoài ra còn lắp ráp các

sản phẩm khác

+ Phân xởng 4: phân xởng cơ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiệm vụ sản xuất

các sản phẩm cơ khí, và các sản phẩm ở đây hầu hết đợc tiến hành từ khâu đầu

đến khâu cuối của 1 sản phẩm

+ Phân xởng 5: phân xởng đúc áp lực

+ Phân xởng 6, phân xởng nhựa 2: hai phân xởng sản xuất các sản phẩm

nhựa nh dây bu chính, vỏ tủ nhựa, vỏ máy điện thoại

+ Phân xởng 7: là phân xởng điện thoại, có nhiệm vụ sản xuất kiểm tra lắp

ráp các sản phẩm điện thoại

+ Phân xởng 8: phân xởng sản xuất lắp ráp loa, tăng âm.

+ Phân xởng 9: lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sẩn xuất khác + Phân xởng Bu chính: phân xởng sản xuất các sản phẩm bu chính nh: dấu

bu chính, kìm bu chính, phôi niêm phong

+ Phân xởng PVC cứng: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống sóng.

+ Phân xởngPVC mềm: sản xuất ống nhựa phục vụ cho dân dụng

* Tổ quản lý cơ sở SX tại Lim Hà bắc.

* Tổ chế thử sản phẩm.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất có thể phác họa qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3 : Tổ chức hoạt động kinh doanh

ii Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán.

Bộ máy kế toán của nhà máy có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra toàn bộcông tác kế toán của nhà máy, giúp ban lãnh đạo có căn cứ tin cậy để đánh giá,phân tích tình hình sản xuất kinh doanh, đề ra những quyết định đúng đắn trongsản xuất Vì vậy nhiệm vụ chính của bộ máy kế toán là ghi chép thông tin kếtoán và chuẩn bị các báo cáo tài chính cho ngời quản lý

Phòng kế toán thống kê của Nhà máy có 9 ngời đảm nhiệm các phầnhành kế toán khác nhau, gồm có:

- Kế toán trởng kiêm trởng phòng kế toán: chỉ đạo tất cả các bộ phận kế

GIáM ĐốC

Các phòng ban Các phân xởng

P

x 4

P

x 5

P

x 6

cứng

toán về mặt nghiệp vụ và ghi chép chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổ sách kếtoán, chịu trách nhiệm chung về các thông tin do phòng kế toán cung cấp.

- Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu kế toán, đa ra các thông tin cuối cùng

trên cơ sở số liệu, sổ sách do kế toán các phần hành khác cung cấp Kế toán tổnghợp của Nhà máy đảm nhận công việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh vàtính giá thành sản phẩm, đến kỳ lập các báo cáo quyết toán

- Kế toán tài sản cố định kiêm kế toán thu chi : Tổ chức theo dõi, phản ánh

số hiện có và tình hình biến động tài sản cố định của Nhà máy qua các chỉ tiêugiá trị ( nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ kế, giá trị còn lại) và chỉ tiêu hiện vật( đối với tài sản cố định hữu hình; Ghi chép thờng xuyên việc thu – chi tiềnmặt

- Kế toán tiền lơng, BHXH, kế toán thanh toán tạm ứng, kế toán nguyên vật liệu, và tổng hợp vật t: Tính lơng trên cơ sở đơn giá lơng do phòng lao động tiền

lơng gửi lên, hạch toán lơng, trích bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành; phản

ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

- Kế toán thành phẩm và tiêu thụ, theo dõi công nợ: Theo dõi các chứng từ

và tình hình nhập – xuất – tồn kho thành phẩm; xác định doanh thu và kếtchuyển lỗ, lãi; theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán

- Kế toán thu chi thanh toán với ngân hàng (thủ quỹ): Ghi chép thờng

xuyên việc thu chi, quan hệ với Ngân hàng về việc vay hoặc gửi Ngân hàng

- Kế toán vật t, bán thành phẩm, thống kê sản lợng

- Kế toán tại cơ sở 2: 2 ngời.

Cơ cấu bộ máy kế toán ở Nhà máy đợc biểu hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Tổ chức bộ máy kế toán ở Nhà máy thiết bị Bu Điện

Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ thông tin

2 Hình thức tổ chức công tác kế toán:

Nhà máy thiết bị Bu Điện tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừaphân tán, tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tậptrung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo của lãnh đạo Nhà máy.Theo hình thức tổ chức này, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kếtoán của Nhà máy, ở các bộ phận đơn vị trực thuộc hoặc tại các chi nhánh bánhàng của nhà máy cũng có bộ phận kế toán riêng có nhiệm vụ hạch toán ban

đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, lên báo cáo quyết toán sau đó gửi về phòng kếtoán của Nhà máy Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hợp nhất báo cáo quyết toántoàn nhà máy

a Hệ thống tài khoản Nhà máy sử dụng:

Sau khi thực hiện sử dụng hệ thống kế toán mới, Nhà máy đã sử dụng hầuhết các tài khoản, cụ thể gồm:

Ktoán vật

t, lơng cơ

sở 2

Ktoán tạm ứng, thợp

vt, lơng

Ktoán thu chi, TSCĐ, BHXH

K.toán BTP, thống kê, lơng

K toán thành phẩm

và tiêu thụ

152, 153, 154, 155, 157, 159, 161 (chi tiền đề tài).

- Loại II ( TSCĐ): TK 211, 214, 241, 242

- Loại III ( Nợ phải trả): TK 311, 331, 315, 333, 335, 336, 338, 341, 342

- Loại IV(Nguồn vốn chủ sở hữu): TK 411, 412, 413, 414, 421,431,441,461(nguồn kinh phí đề tài đợc cấp)

- Loại V ( Doanh thu) TK 511, 512, 515, 521, 531

- Loại VI (Chi phí sản xuất kinh doanh): TK 621, 622, 627, 632, 635, 641,642

- Loại VII ( Thu nhập hoạt động khác): TK 711

- Loại VIII ( Chi phí hoạt động khác): TK 811

- Loại IX ( Xác định kết quả kinh doanh): TK 911

TK 007- “ Ngoại tệ các loại” là tài khoản ngoài bảng

Ngoài ra, do nhà máy là một doanh nghiệp hoạt động với quy mô lớn, có 3trung tâm đặt tại 3 miền ( Hà nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Đà Nẵng), nên đểtiện theo dõi các khoản phải thu nội bộ, tài khoản 136 đợc chi tiết theo từngtrung tâm:

TK 136.1 – Phải thu nội bộ trung tâm 1 ( Hà Nội)

TK 136.2 – Phải thu nội bộ trung tâm 2 (Đà Nẵng)

TK 136.3 – Phải thu nội bộ trung tâm 3 ( TP HCM)

* Báo cáo Nhà máy sử dụng là cả 4 báo cáo do Bộ Tài chính quy định:

- Mẫu số B01 – DN: Bảng cân đối kế toán

- Mẫu số B02 – DN: Báo cáo kết quả kinh doanh

- Mẫu số B03 – DN: Báo cáo lu chuyển tiền tệ

- Mẫu số B09 – DN: Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính doanh nghiệp đợc lập trên cơ sở tổng hợp số liệu từ các sổ

kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu tổng hợp nhất về tình hình tài chính củadoanh nghiệp trong kỳ báo cáo

b Tổ chức chứng từ.

Xuất phát từ nhu cầu sản xuất kinh doanh tại nhà máy, công tác tổ chức kếtoán đợc áp dụng ở đây chủ yếu là phân tán Nh đã trình bày ở trên, quy môhoạt động của nhà máy lớn, để thuận tiện cho việc the dõi, hạch toán thì tại mỗitrung tâm có tổ chức hạch toán độc lập Vào cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý các cơ

sở đó phải đối chiếu số liệu sổ sách với cơ sở chính (61 – Trần Phú), kế toántổng hợp sẽ tổng hợp số liệu và xác định kết quả lỗ lãi của hoạt động sản xuất

kinh doanh cho toàn bộ Nhà máy

d Hệ thống tổ chức sổ kế toán

Nhà máy thiết bị Bu Điện đã áp dụng hệ thống kế toán với hình thức Nhật

ký chung từ 1-1-1995 đến năm 1997 nhng từ năm 1998 thì lại chuyển đổi theohình thức Nhật ký chứng từ Do Nhà máy có qui mô lớn, các nghiệp vụ kinh tếphát sinh nhiều nên việc sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý, thuậntiện cho việc phân công lao động kế toán Qua thời gian sử dụng hệ thống kếtoán mới đã chứng tỏ đợc tác dụng của mình qua việc thỏa mãn đợc yêu cầuquản lý kinh doanh theo cơ chế thị trờng, đơn giản, dễ hiểu, minh bạch, côngminh, dễ kiểm tra tạo điều kiện dễ dàng cho việc chuyên môn hoá Hệ thống sổ

kế toán của Nhà máy cho thông tin trên báo cáo đảm bảo độ tin cậy Hình thức

và các chỉ tiêu trên báo cáo đúng theo chế độ kế toán quy định Tuy nhiên, việc

áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ ch a thực sự thốngnhất ( còn sử dụng một số sổ theo hình thức Nhật ký chung)

Hình thức sổ kế toán mới từ khi đợc áp dụng đến nay phòng kế toán có một

hệ thống sổ sách kế toán chặt chẽ và liên quan với nhau, có hệ thống từ sổ chitiết đến sổ tổng hợp rõ ràng, mạch lạc, đảm bảo nguyên tắc chung của hình thức

sổ Nhật ký chứng từ

Trình tự ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đợc ghi vào sổ nhật ký chuyêndùng (nhật ký tiền mặt, nhật ký tiền gửi, nhật ký tạm ứng, nhật ký mua hàng,nhật ký bán hàng…) đồng thời ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết Cuối tháng(quí) trên cơ sở số liệu đã ghi trên nhật ký chuyên dùng hay nhật ký đặc biệt lậpbảng kê, bảng phân bổ để vào nhật ký chứng từ, vào sổ cái và báo cáo kế toántheo các tài khoản kế toán phù hợp

Đồng thời từ sổ thẻ kế toán chi tiết vào bảng Nhật ký chứng từ và lên bảngtổng hợp chi tiết, và vào báo cáo kế toán

Ghi chú : Ghi hàng ngày.

Ghi cuối tháng, quý

Quan hệ đối chiếu

Hệ thống sổ kế toán của Nhà máy gồm có:

- Sổ Nhật ký đặc biệt

- Sổ, thẻ kế toán chi tiết để nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý cụ thể đối vớitừng loại tài sản, từng loại nghiệp vụ nh vật t, thiết bị, tài sản cố định, phải thu,phải trả khách hàng…

- Sổ cái các tài khoản

- Ngoài ra có các bảng kê, bảng phân bổ, bảng theo dõi công nợ…

Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, Sổ kế toán liên quan đến kế toánnguyên, vật liệu gồm có: Sổ chi tiết TK 152, 621, 627, 641, 642, 331 ; sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh Nhật ký chứng từ CHứNG Từ GốC

BảNG TổNG HợP CHI TIếT

1 Đặc điểm về nguyên vật liệu và công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại nhà máy.

Nguyên vật liệu chủ yếu của Nhà máy là các loại nhựa để sản xuất vỏ điệnthoại, các loại thép, Inox để sản xuất các sản phẩm, linh kiện khác phục vụ choviệc sản xuất các sản phẩm của ngành Bu chính nh: thùng th, tủ hộp đầu dây Ngoài các vật liệu trên, Nhà máy còn sử dụng một số vật liệu có tính chất kỹthuật cao của ngành bu chính viễn thông nh: cân điện tử vật liệu này hầu nh

đều nhập từ nớc ngoài

Do những đặc điểm nh trên về quy mô sản xuất nên yếu tố đầu vào ( ở đây

là vật liệu) cũng ngày càng đa dạng và phong phú hơn cả về số lợng, chất lợng,quy cách và chủng loại Việc đáp ứng đầy đủ và kịp thời vật liệu phục vụ chonhu cầu sản xuất của nhà máy hiện nay không chỉ đơn thuần là việc nhập từ cácnhà cung cấp trong nớc mà cả với nớc ngoài để đáp ứng tính kỹ thuật cao chosản phẩm Bên cạnh đó, Nhà máy còn tổ chức bộ máy tiếp nhận vật t nhanhchóng, chính xác cả về số lợng, chất lợng, chủng loại vật t theo đúng tiêu chuẩn

kỹ thuật quy định tạo điều kiện cho việc hoàn thành kế hoạch, nâng cao hiệu quả

sử dụng vật liệu, làm giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm Để thuận tiệncho việc quản lý, nhà máy đã sử dụng 6 kho dự trữ vật liệu Trong công tác hạchtoán, mỗi loại vật liệu đợc phản ánh trên một tài khoản riêng Nhà máy thực hiện

đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ Tuy nhiên kếtoán vật liệu cha sử dụng “Sổ danh điểm vật t” nên việc theo dõi sự biến độngcủa vật t gặp khó khăn và phức tạp hơn

2 Phân loại và nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu ở nhà máy:

a Phân loại NVL.

Với quy mô sản xuất đợc mở rộng cả về chiều rộng và chiều sâu, hiện naynguyên vật liệu đợc sử dụng trong nhà máy gồm có gần 2.000 loại khác nhau,với đặc điểm, quy cách, chủng loại khác nhau Để quản lý nguyên vật liệu mộtcách chặt chẽ, thuận tiện cho việc theo dõi cả về số lợng và giá trị, nhà máy tiếnhành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của nguyênvật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nh sau:

+ Vật liệu chính: bao gồm sắt, thép, nhựa (để sản xuất vỏ tủ đấu dây, hộp

đấu dây, phiến đấu dây), các linh kiện điện tử nh tụ điện, đèn bán dẫn, điốt, IC(để lắp ráp điện thoại)…

+ Vật liệu phụ: hoá chất, băng dính, keo dán ( là những vật liệu phụ kèm

theo việc sản xuất nhiều sản phẩm), các dụng cụ bảo hộ lao động nh quần áo,giầy dép

+ Nhiên liệu phục vụ cho quản lý và sản xuất nh: xăng, dầu, silicon… + Phụ tùng thay thế các loại: là những chi tiết của các loại máy khoan, máy

mài nh mũi khoan, taro, đá mài… để tạo khuôn mẫu

+Vật liệu khác: giấy viết, bút bi… (phục vụ quản lý sản xuất và quản lýDN)

- Kho Thợng Đình (tại cơ sở 2): bao gồm tất cả các loại vật t nh tại cơ sở 1

- Kho ống nhựa PVC (tại cơ sở 2): bao gồm vật liệu phục vụ cho việc sảnxuất ống nhựa nh các loại bột nhựa, hoá chất…

- Kho Lim (tại Bắc Ninh): cũng bao gồm vật liệu để phục vụ sản xuất tạiLim

c Nguyên tắc đánh giá và phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.

Do nguyên vật liệu của nhà máy rất nhiều loại nh trên, sản phẩm làm rarất đa dạng, phong phú, để hạch toán hàng tồn kho nhà máy áp dụng theophơng pháp kê khai thờng xuyên

Khi tính giá vật t, kế toán cũng cần tuân thủ theo nguyên tắc giá vốn thực

tế khi hạch toán vật t Tuy nhiên, do nhà máy có nhiều chủng loại vật liệu, sựbiến động xảy ra thờng xuyên nên kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi chép sựbiến động hàng ngày của vật liệu Và khi tính giá thực tế vật liệu xuất kho và tồnkho kế toán vật liệu sử dụng phơng pháp hệ số giá

d Nhiệm vụ kế toán NVL.

Tại nhà máy TBBĐ hiện nay có 6 kho vật liệu, 3 kho tại trung tâm nhàmáy, 2 kho tại cơ sở 2 Thanh Xuân, 1 kho tại cơ sở Lim – Bắc Ninh Mỗi nơi

đều có kế toán nguyên vật liệu riêng có nhiệm vụ tập hợp số lợng vật liệu nhập,xuất trong kỳ hạch toán vào thẻ kho, sau đó tiến hành tính toán, phân bổ, lập sổchi tiết từng kho, đối ứng với các tài khoản, tổng hợp nguyên vật liệu trong kỳ

Đối với kế toán tại 2 cơ sở của nhà máy, sau khi tổng hợp số liệu trong kỳ sẽ gửi

về cho kế toán trung tâm nhà máy tập hợp toàn bộ số liệu làm cơ sở cho kế toántổng hợp lên sổ cái TK152.

3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở Nhà máy thiết bị Bu điện:

* Tài khoản sử dụng: Kế toán nhà máy sử dụng các tài khoản sau để hạch

toán biến động của nguyên vật liệu tại nhà máy:

- TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”

- Các tài khoản thanh toán nh: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331

- Các tài khoản liên quan khác nh: TK 621, TK 627, TK 641, TK 642

Do đặc thù về phơng thức thu mua vật liệu nên nhà máy không sử dụng tàikhoản 151 “Hàng mua đang đi đờng”

* Nguồn nhập nguyên vật liệu.

- Đối với nguồn nhập trong nớc:

Nguyên vật liệu tại nhà máy chủ yếu nhập từ trong nớc Những nguyên vậtliệu thờng xuyên mua hoặc mua với số lợng lớn nhà máy nhập của các đơn vịcung ứng vật t nhà nớc, các công ty t nhân, công ty TNHH nh: bao bì (nhập củacông ty bao bì xuất khẩu Thăng Long, cơ sở sản xuất Đức Thành), nhựa (nhậpcủa công ty cổ phần hoá chất nhựa), bulông êcu (nhập của HTX cơ khí LongHải) … Thờng vật liệu đợc giao tận kho nhà máy

Trờng hợp nguyên vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất do có yêucầu của phân xởng, những nguyên vật liệu có nhiều nguồn nhập khác nhauhoặc vật liệu phục vụ cho quản lý nh xăng, dầu, giấy viết, bút bi… cán bộ vật t

sẽ mua trực tiếp ngoài thị trờng

- Đối với nguồn nhập từ nớc ngoài: Bên cạnh vật liệu nhập trong nớc nhàmáy còn tự khai thác ở thị trờng nớc ngoài Nguyên vật liệu nhập từ nớc ngoàichủ yếu là những vật liệu trong nớc khan hiếm hoặc đòi hỏi phải có linh kiện củanớc ngoài nh các linh kiện điện tử (nhập của hãng Siemen, Krone Đức), nhựa PP,ABS (nhập của hãng UBE, Clariant Singapo)…

- Ngoài ra nguyên vật liệu nhập kho còn từ sản xuất chủ yếu là nhập thu hồi

nh sắt, tôn phế liệu…

* Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:

Theo chế độ kế toán qui định, tất cả vật liệu mua về đều phải tiến hành

kiểm tra và nhập kho.Nguyên vật liệu nhập kho tại nhà máy chủ yếu là do muangoài nên để đảm bảo chất lợng sản phẩm cũng nh đảm bảo tính liên tục của sảnxuất, trớc khi nhập kho nguyên vật liệu, Nhà máy tiến hành kiểm tra số lợng vàchất lợng và lập “Biên bản kiểm nghiệm vật t” Nếu vật liệu đạt yêu cầu, thủ kho

ghi vào “ Thẻ kho”, sau đó chuyển chứng từ (hoá đơn) của ngời bán cho cán bộphòng vật t viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho đợc làm thành 4 liên: 1 liên lutại phòng vật t, 1 liên thủ kho giữ vào thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán vật t, 1liên giao cho khách hàng để thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán lẻ phiếu nhập kho đợc lậptheo từng cột tơng ứng, giá bán ghi trên hoá đơn là giá vật liệu nhập kho cộng(+) với các loại chi phí khác nh chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ mà theo thỏathuận trong hợp đồng nhà máy phải chịu Nếu đơn vị bán hàng cho nhà máy tínhthuế theo phơng pháp trực tiếp thì khi có hoá đơn GTGT nhà máy đợc khấu trừ3% thuế (theo Nghị định số 78/1999/NĐ-CP của Chính phủ ngày 20/08/1999).Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho đa lên, kế toán vào “Sổ chi tiết nhập vậtliệu” (Biểu số 1)

Trong tháng 07/2003 căn cứ vào hoá đơn số 097 có phiếu nhập kho số 253

nh sau:

Biểu số 2

Tổng công ty BC-VT Việt nam

Nhà máy thiết bị Bu điện Phiếu nhập kho Số: 253

Ngày 25 tháng 07 năm 2003

Nhập của :Cửa hàng Sinh- Chợ Hàng Bè

Theo chứng từ :Hoá đơn số 097 Ngày 25/7/2003

Nhập tại kho : Kim khí Trần Phú

Tổng: 5.795.000Bằng chữ: Năm triệu bảy trăm chín năm nghìn đồng

Phụ trách vật t Ngời giao Thủ kho Ngời lập phiếu

(ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên)

* Thủ tục xuất kho vật liệu:

Hiện tại nhà máy có 14 phân xởng, mỗi phân xởng có nhu cầu về mỗi thứvật liệu lại khác nhau nên đặc điểm nguyên vật liệu ở nhà máy đã đa dạng lạicàng phức tạp hơn với kế toán thực hiện việc hạch toán xuất kho vật liệu.Tại nhàmáy khi xuất kho vật liệu sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:

+/ Phiếu xuất kho

+/ Phiếu xuất kho theo hạn mức ( nếu có )

+/ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

+/ Hoá đơn GTGT

Hàng ngày, căn cứ vào kế hoạch và định mức tiêu hao vật t, cán bộ vật tviết phiếu xuất kho cho các phân xởng theo đúng kế hoạch, sau đó chuyểnchứng từ xuất hợp lệ cho thủ kho và thủ kho sẽ cấp vật liệu cho các phân xởng