THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

Xây dựng, chỉ đạo thực hiện định mức tiêu hao điện năng , nước, khí nén…*/ Phòng kỹ thuật sản xuất Phòng kỹ thuật sản xuất có chức năng quản lý kỹ thuật công nghệ sản xuất xi măng, đảm b

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

2.1 Đặc điểm, tình hình tổ chức và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty CP

xi măng Bỉm Sơn

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước

Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năng chính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt 1,3% - 3% Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩn ISO9002

Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các công trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào) Ngoài ra, Công ty còn nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường

Để đáp ứng được nhu cầu của thị trường và mở rộng quy mô sản xuất Công ty đã

có dự án xây dựng thêm ở nhà máy một dây chuyền sản xuất với công suất thiết kế cao Dây chuyền mới Nhà máy xi măng Bỉm Sơn được Chính phủ cho phép đầu tư năm 2004; HĐQT Tổng công ty xi măng Việt nam quyết định đầu tư ngày 03/06/2004 Chủ đầu tư là CTCPXM Bỉm Sơn Dây chuyền mới có công suất thiết kế là 2 triệu tấn/năm, tương ứng với công suất lò nung 5.500 tấn klanker/ngày đêm Công nghệ sản xuất bằng

lò quay theo phương pháp khô, thiết bị công nghệ, đo lường tự động, các thiết bị kiểm tra thuộc loại tiên tiến hiện đại, phù hợp với đặc điểm chất lượng nguyên nhiên liệu Các chỉ tiêu về chất lượng sản phẩm, môi trường đại tiêu chuẩn Việt nam Tổng mức đầu tư là 4.085,037 tỷ đồng Khi đó, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn sẽ có công suất 3,2 triệu tấn năm; nếu thị trường cho phép và có các biện pháp giảm giá thành thì có thể tiếp tục duy trì dây truyền cũ (dây chuyền ướt của Liên Xô 600.000 tấn năm) và tổng công suất của Nhà máy sẽ là 3,8 triệu tấn năm, tương ứng 9.600 tấn clanker/ngày đêm, mỗi ngày đưa ra lưu thông tiêu thụ trên 10.000 tấn sản phẩm

Như vậy, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra

không ngừng được nâng cao Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL, CCDC phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất Ngoài tăng về khối lượng NVL, CCDC còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất Đồng thời đặc điểm về NVL, CCDC phong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL, CCDC phải được nâng cao Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm VNL, CCDC sử dụng đó là số lượng NVL, CCDC lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷ đồng Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhất định trên thị trường tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn Đứng đầu bộ máy quản lý

là đại hội đồng cổ đông Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 3 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác

Sơ đồ2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Với nhu cầu quản lý và quy mô sản xuất, Công ty bao gồm nhiều phòng ban được phân công nhiệm vụ rõ ràng Có thể kể ra một số phòng ban chủ yếu của Công ty:

Phòng kế toán thống kê tài chính, phòng vật tư thiết bị, phòng cơ khí, phòng năng lượng, phòng kỹ thuật sản xuất, phòng kinh tế kế hoạch…

Mỗi phòng ban có chức năng nhiệm vụ riêng cùng thực hiện mục tiêu chung của Công ty và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về nhiệm vụ của mình Đứng đầu mỗi phòng là các trưởng phòng quản lý chung công việc phòng ban của mình

*/ Phòng Kế toán thống kê tài chính

Với chức năng là : quản lý tài chính và giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Công ty, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán theo pháp lệnh kế toán thống

kê

Phòng Kế toán thống kê tài chính có nhiệm vụ : quản lý, theo dõi tài chính, thu chi tiền tệ, thu chi các nguồn vốn, chứng từ hoá đơn thanh toán theo đúng quy định pháp lệnh và các văn bản pháp luật Nói một cách khái quát là giám sát băng tiền đối với tài sản và các hoạt động sản xuất kinh doanh như là : xây dựng kế hoạch giá thành sản phẩm, cập nhật số liệu, phản ánh chính xác, trung thực, đầy đủ, kịp thời vào sổ sách…; lập các báo cáo kế toán, thống kê và báo cáo quyết toán của Công ty theo quy định và theo yêu cầu

ổn định đạt năng suất và hiệu quả cao

Nhiệm vụ: Theo dõi tình hình hoạt động của các thiết bị; lập kế hoạch sửa chữa định kỳ của dây chuyền công nghệ và các thiết bị gia công cơ khí; lập quy trình vận hành, sử dụng cho các thiết bị gia công cơ khí; bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy trình quy phạm; cấp phát vật tư phụ tùng cho Công ty; đánh giá chất lượng, tình trạng máy móc, kiểm tra tình trạng kỹ thuật; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, áp dụng công nghệ tiên tiến trong sửa chữa…

*/ Phòng năng lượng

Phòng năng lượng có chức năng quản lý kỹ thuật, lĩnh vực điện, điện tự động, nước, khí nén, thiết bị lọc bụi của Công ty nhằm đảm bảo các thiết bị an toàn, ổn định.Nhiệm vụ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình liên quan đến việc cung cấp năng lượng cho sản xuất và ác thiết bị điện Tổ chức công tác kiểm tra kiểm định tiêu chuẩn các thiết bị điện, các thiết bị bảo vệ dụng cụ đo lường Xây dựng, chỉ đạo thực hiện định mức tiêu hao điện năng , nước, khí nén…

*/ Phòng kỹ thuật sản xuất

Phòng kỹ thuật sản xuất có chức năng quản lý kỹ thuật công nghệ sản xuất xi măng, đảm bảo xi măng sản xuất đúng chất lượng theo quy định, quản lý chặt chẽ các quy trình sản xuất sản phẩm, tiến bộ kỹ thuật, định mức nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.Nhiệm vụ: Theo dõi hoạt động sản xuất các phân xưởng sản xuất chính và phân xưởng sản xuất phụ, theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm Xây dựng các sản xuất xi măng, vận hành các thiết bị công nghệ hướng dẫn thực hiện quy trình trong quá trình sản xuất; theo dõi, sử dụng và sửa chữa phần công nghệ, thiết bị công nghệ; xây dựng các quy định và chủ trì tổ chức nghiệm thu sản phẩm, bán thành phẩm; quản lý các tài liệu kỹ thuật được giao, bảo đảm bí mật công nghệ của Công ty Thường xuyên nghiên cứu , nắm bắt nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, cải tiến chất lượng, mẫu mã sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường…

*/ Phòng kinh tế kế hoạch

Phòng kinh tế kế hoạch có chức năng định hướng chiến lược sản xuất kinh doanh, xây dựng toàn bộ hệ thống kế hoạch thuộc cac lĩnh vực của Công ty Cả về các mặt công tác quản lý kinh tế sửa chữa hợp đồng kinh tế thương mại

Nhiệm vụ : Xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh và xây dựng đầu tư của Công ty; kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch của từng đơn vị; tổng hợp kết quả sản xuất king doanh , tiêu thụ sản phẩm… theo tháng, quý, năm; quản lý chỉ đạo kỹ thuật , áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; tổ chức, bảo quản, quản lý, lưu trữ các tài liệu

kế hoạch, giữ gìn bí mật các tài liệu, số liệu kế hoạch theo quyết định…

*/ Phòng tổ chức lao động

Phòng tổ chức lao động có chức năng tham mưu về công tác tổ chức cán bộ, tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý lao động + tiền lương , tiền thưởng và các chế độ chính sách khác Công tác đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng kỷ luật … nhằm nâng cao năng suất lao động, hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch LĐTL, kế hoạch bồi dưỡng; sắp xếp đội ngũ cán

bộ công nhân phù hợp với trình độ và năng lực; quản lý cán bộ công nhân viên về phẩm chất, đạo đức, năng lực; xây dựng định mức lao động, cấp bậc công việc, đơn giá tiền lương, hình thức trả lương, phân phối tiền lương cho từng đơn vị và cho toàn Công ty;

thực hiện giải quyết các chế độ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, lao động, tiền lương thưởng theo đúng quy định của Nhà nước…

Ngoài các phòng ban chính và các xưởng đã nêu ở phần trước, Công ty xi măng Bỉm Sơn còn có nhiều phòng ban làm nhiệm vụ riêng phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty như các phòng : Phòng Điều độ sản xuất, phòng Quản lý xe máy, phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật an toàn, phòng Bảo vệ quân sự, phòng Đời sống quản trị Đồng thời Công ty có một hệ thống tiêu thụ bao gồm 1 trung tâm giao dịch tiêu thụ, 8 chi nhánh ở các tỉnh thành, 1 văn phòng đại diện bên Lào và rất nhiều các đại lý trên khắp cả nước có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm của Công ty

Quy mô, tình hình sản xuất và đặc điểm công nghệ sản xuất

Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểm quốc gia Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đã có mặt khắp cả nước không chỉ có thế sản phẩm còn cung cấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, công suất…

Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu Với sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN

Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây và lợi nhuận thì cũng không ngừng tăng lên

được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL, CCDC Vói quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL, CCDC là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL, CCDC phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý Trên thực tế tổ kế toán NVL, CCDC (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người Do NVL CCDC

số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

Để thuận tiện cho việc sản xuất và công tác phục vụ sản xuất, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn có 2 khối sản xuất: khối sản xuất chính và khối sản xuất phụ

*/ Khối sản xuất chính

Khối sản xuất chính gồm có: Xưởng mỏ, xưởng ô tô, xưởng nguyên liệu, xưởng lò nung, xưởng nghiền xi măng, xưởng đóng bao Các xưởng này thực hiện theo đúng quy trình công nghệ để sản xuất ra xi măng Và mỗi xưởng có chức năng nhiệm vụ riêng trong toàn bộ quy trình ấy Cụ thể như:

- Xưởng mỏ: khai thác đá vôi và đá sét tại các mỏ gần Công ty

- Xưởng ô tô: Vận chuyển đá vôi, đá sét về Công ty

- Xưởng nguyên liệu: Có nhiệm vụ nghiền đá vôi, đá sét để tạo ra hỗn hợp dưới dạng bù

- Xưởng lò nung: Có nhiệm vụ nung hỗn hợp nguyên liệu dưới dạng bùn thành Clinker

- Xưởng nghiền xi măng: Nghiền hỗn hợp Clinker, thạch cao và các chất phụ gia thành xi măng

- Xưởng đóng bao: Đưa xi măng bột vào đóng bao sản phẩm

*/ Khối sản xuất phụ

Khối sản xuất phụ gồm có các xưởng: Xưởng sửa chữa thiết bị, xưởng sửa chữa công trình, xưởng cấp thoát nước – nén khí, xưởng cơ khí Các xưởng này có nhiệm vụ cung cấp lao động phục vụ cho sản xuất chính như: sửa chữa các thiết bị hỏng, cung cấp điện nước…

Đặc điểm quy trình Công nghệ sản xuất

Khi xây dựng Nhà máy, chúng ta đã nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của Chính phủ Liên Xô với một dây chuyền công nghệ tiên tiến, hiện đại nhất nước ta thời bấy giờ Và hiện nay dây chuyền đó đã được cải tiến và thay thế nhằm phù hợp với điều kiện mới …

Hiện nay Công ty duy trì 2 quy trình công nghệ sản xuất:

Một là dây chuyền sản xuất xi măng theo phương pháp ướt với đặc điểm là dây chuyền công nghệ chê biến kiểu liên tục và phức tạp Hiện nay, sau hơn 20 năm hoạt động, dây chuyền công nghệ cũ đã trở nên lạc hậu và trở thành một hạn chế trong nền kinh tế năng động và trong sự cạnh tranh mạnh mẽ của các Công ty khác trên thị trường

Quy trình sản xuất theo phương pháp ướt có ưu điểm là chất lượng xi măng sản xuất theo phương pháp này có chất lượng tốt, vì các nguyên liệu và phụ gia được trộn đều

Nhưng lại có một số nhược điểm như: Tốn nhiều nhiên liệu để làm bay hơi nước

và cần nhiều nhân công phục vụ cho quá trình sản xuất Do những nhược điểm này ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm đòi hỏi một số lượng NVL lớn hơn nên nó đã sớm bộc lộ được hạn chế khi thực hiện theo phương pháp này

Hai là dây chuyền sản xuất theo phương pháp khô So với phương pháp ướt thì phương pháp này có những ưu điểm hơn đó là: Tốn ít nhiên liệu vì tận dụng khói lò để sấy khô nguyên liệu, số công nhân cần để phục vụ sản xuất là ít hơn vì phương pháp này giảm được một số khâu so với phương pháp lò ướt

Nhưng vẫn tồn tại nhược điểm đó là nhất thiết cần phải có thiết bị lọc bụi

Hiện nay với những ưu điểm của sản xuất xi măng theo phương pháp khô thì phương pháp này đang được dần thay thế cho phương pháp ướt

Như vậy, quy mô sản xuất, tình hình kinh doanh và đặc điểm về quy trình công nghệ có ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL, CCDC một cách trực tiếp và gián tiếp

Để có thể nắm bắt được một cách rõ hơn trong phần sau về đặc điểm phân loại quản lý

và hạch toán em sẽ trình bày chi tiết hơn

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

Đặc điểm bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản

lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán Và để phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung – phân tán Và hình thức kế toán chủ yếu sử dụng là kế toán máy với phần mềm kế toán Fast Accouting đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý của đơn vị Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tính toán lương công nhân viên của phần hành tiền lương

Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phòng giúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kế toán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư, tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà ăn và kế toán tại các chi nhánh Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việc thực hiện công việc của tổ mình

Kế toán trưởngPhó phòngPhó phòngTổ

Sơ đồ 2.2: Mô hình bộ máy kế toán Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Chế độ kế toán của Công ty

Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 hàng năm

Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ra một số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty:

- Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá thực tế, được hạch toán theo phương pháp kê khai

thường xuyên

- Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo

từng tháng

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập vào cuối năm khi giá gốc của hàng tồn kho lớn

hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ

Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí…

Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL, CCDC sẽ được trình bày chi tiết hơn ở phần sau của Báo cáo này

Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung

Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy định chung của Bộ tài chính Hệ thống sổ bao gồm:

- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung, Sổ nhật ký chuyên dùng như sổ nhật ký tiền mặt, Sổ cái các TK…

- Sổ chi tiết: Bao gồm các sổ của từng phần hành như: Sổ kế toán TSCĐ(Thẻ TSCĐ ), sổ

kế toán thành phẩm(thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho(Bảng tính giá hàng xuất kho…)…

Liên quan đến kế toán NVL, CCDC ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152, 153 (Sổ tổng hợp); Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết)

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL, CCDC kế toán sử dụng TK 152

“Nguyên liệu, vật liệu”, TK 153 “Công cụ, dụng cụ”

♦ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tính hình tăng, giảm nguyên, vật liệu theo giá thực tế

TK 152 tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoản cấp 2 theo quy định Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 Và để đáp ứng được yêu cầu hạch toán một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác thìTK 152 được chi tiết tới cấp 4

VD:

vụ cho quản lý nội bộ của Công ty

VD Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” được chi tiết tới cấp 4 và TK 153 “Công cụ, dụng cụ” được chi tiết đến cấp 3

Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúng theo Quy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý Và nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có công tác kế toán NVL, CCDC.

2.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

2.2.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và yêu cầu quản lý tại Công ty

Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất là các vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng Nên Công ty có một khối lượng lớn với chủng loại NVL, CCDC tương đối nhiều

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu

Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý và phân loại là khó khăn Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sết, phụ gia, than dầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng chúng vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung và cán bộ kế toán nói riêng

Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các công trình lớn của đất nước Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trường đánh giá cao Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyết định chất lượng sản phẩm

do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp và tìm hiểu chất, đánh giá chất lượng là hết sức quan trọng

Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thế của Công ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu Địa điểm của Công ty được đặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) với trữ lượng lớn Để phục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngay tại các mỏ cách nhà máy 3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho Đây là một đặc thù riêng nên tổ chức công tác kế toán có nhiều khác biệt So với các khu vực khác, đá vôi và đất sét được khai thác và sử dụng tại Công ty được đánh giá có chất lượng tốt Đây rõ ràng là một lợi thế của Công ty, giảm được chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồng thời lại được sử dụng NVL với chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợi trong cạnh tranh

Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ Các nguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan… được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn Qua trình xuất kho để sản xuất sản phẩm cũng diễm ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuân thủ theo các định mức kỹ thuật Các NVL phụ như Bi đạn , gạch chịu lửa, nhớt máy, mỡ máy…nhiều và phong phú nhiều

chủng loại Các phụ tùng thay thế, nhiên liệu rất đa dạng… Bên cạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục vụ cho quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loại NVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng.

Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giá thành sản phẩm Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêu giá thành xi măng của Công ty Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đã được tính toán và dự toán chi phí có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này Trong suốt các giai đoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ cho sản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy định chung và đạt hiệu quả kinh tế Việc xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩm thường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tính toán dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng giao xuống Đồng thời dựa trên kế hoạch khối lượng sản xuất trong kỳ Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuất sản phẩm Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được

sự lãng phí trong quá trình sản xuất

Công cụ dụng cụ bao gồm nhiều loại, nhập kho chủ yếu do mua sắm, một số ít CCDC được Công ty tự gia công chế biến phục vụ sản xuất Xét về mục đích sử dụng CCDC có thể chia CCDC này phục vụ cho các mục đích: cho sản xuất, cho quản lý DN, cho công tác bán hàng và mục đích khác

Các chính sách liên quan đến CCDC thì áp dụng hoàn toàn như đối với NVL như : Các thủ tục nhập - xuất CCDC, kế toán chi tiết CCDC, kế toán tổng hợp CCDC… Và

sẽ được trình bày chi tiết ở phần sau

2.2.1.3 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn

NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh Nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chất lượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty CCDC đóng vai trò phục vụ thường xuyên và liên tục cho quá trình sản xuất tuy không trực tiếp tham gia cấu thành giá thành sản phẩm nhưng lại có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, phục vụ cho quá trình sản xuất được liên tục

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác để sản xuất kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý Xuất dùng VNL cho sản xuất sản phẩm theo định mức do phòng kỹ thuật dựa trên định mức của Tổng công ty xi măng Việt Nam Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL Định mức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phòng

kế hoạch xây dựng kế hoạch thu mua Quản lý NVL, CCDC phải đảm bảo các khâu như khâu thu mua, khâu xuất dùng… Nhưng trước hết để tiến hành quản lý tốt và hiệu quả thì Công ty phải tiến hành phân loại các NVL, CCDC một cách hợp lý, khoa học phục

vụ một cách hiệu quả nhất cho yêu cầu quản lý NVL, CCDC trong Công ty

2.2.2 Phân loại nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ và căn cứ phân loại tại Công

ty CP xi măng Bỉm Sơn

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL và CCDC lớn, chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đã tiến hành phân loại NVL, CCDC

để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý

Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL được chia thành các loại sau:

- Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể sản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia, nguyên vật liệu chính khác do Công

ty mua từ bên ngoài

- Vật liệu phụ: Tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng được kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao Và các loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máy móc hoạt động bình thường và phục

vụ cho nhu cầu kỹ thuật Gồm có: Vật liệu nổ, nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa, hoá chất và vật liệu phụ khác…

- Nhiên liệu: Đây là những vật liệu quan trọng nó gồm có các loại tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất xi măng Bao gồm: Than (than cám, than Na dương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô tô, máy xúc, bu lông các loại…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt động xây dựng, xây lắp

- Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên Gồm có các bán thành phẩm mua ngoài, các phế liệu

Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán Và để thuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Trên cơ sở phân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại VNL, CCDC bằng cách xây dựng hệ thống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC

Đối với Công cụ cụng cụ, căn cứ vào nội dung kinh tế và phương thức sử dụng thì CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chia thành các loại sau:

- Công cụ, dụng cụ sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất sản phẩm

- Bao bì luân chuyển

- Đồ dùng cho thuê

Cũng như NVL CCDC được chi tiết với hệ thống danh điểm CCDC

Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL, CCDC Công ty đã xây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL, CCDC Và để đáp ứng được yêu cầu đó, Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việc quản lý NVL, CCDC một cách tỉ mỉ, chặt chẽ Công ty đã tiến hành mã hoá đối tượng kế toán là NVL, CCDC tới từng danh điểm Vì vây, danh mục NVL được xây dựng chi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau Lập danh điểm NVL, CCDC là quy định, áp đặt cho mỗi NVL, CCDC một lý hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng Có nhiều cách

để xây dựng hệ thống danh điểm và tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn hệ thống danh điểm NVL, CCDC được xây dựng theo quy cách sau:

Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó:

- 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản

- 6 số tiếp theo là ký hiệu nhóm NVL, CCDC, trong đó 2 số đầu là mã nhóm 1có ký hiệu

01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01, 02, 03… chỉ nhóm NVL, CCDC, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01, 02… chỉ từng loại NVL, CCDC

- 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, quy cách, kích cỡ của NVL, CCDC

Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây là bảng danh mục một số loại NVl đã được mã hoá:

Mã NVL

(kế toán)

Mã NVL(Tổng kho)

Tên nguyên vật liệu ĐV

T

TK NVL

311.105N99.006 311.105N99.006 Máy thu vệ tinh Toshiba 15311

Với việc phân loại và quản lý tới từng danh điểm và cách thức mã hoá xây dựng

hệ thống danh điểm như trên tương đối khoa học, ta có thể biết được NVL, CCDC này thuộc nhóm nào, người quản lý trực tiếp, quy cách chủng loại… Danh điểm được sử dụng thống nhất giữa các bộ phận quản lý trong Công ty đã có thuận lợi là tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và đạt hiệu quả cao trong quản lý và công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty

Để hạch toán được chính xác, và để đạt hiệu quả cao trong quản lý thì việc lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp đối với NVL, CCDC nhập và xuất kho là công việc hết sức quan trọng

2.2.3 Tính giá NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

2.2.3.1 Tính giá NVL, CCDC nhập kho

Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL, CCDC đó là lập kế hoạch nhu cầu thu mua Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phân xưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập ra các nhu cầu về NVL, CCDC Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhu cầu của toàn Công

ty Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát, tính toán Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL, CCDC trong năm thực hiện

Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL, CCDC chủ yếu nhập kho từ mua ngoài và NVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Công ty

Đối với các loại NVL, CCDC mua ngoài căn cứ vào nhu cầu trong năm theo từng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loại NVL, CCDC nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp.

Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giá trị từ 500 triệu trở lên thì phải mở thầu Sau khi đã xác định được các đối tác tham gia đấu thầu

đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên, lúc đó Công ty sẽ tiến hành

mở thầu Công ty yêu cầu về quy cách, chất lượng, số lượng… đơn vị nào có giá trị cung cấp thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảo được các yêu cầu của Công ty thì sẽ trúng thầu Công ty sẽ ký hợp đồng kinh tế với đơn vị này Và đơn vị đó phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp Hình thức mở thầu này thường được sử dụng cho các NVL chính như thạch cao, xỷ quặng…

Còn đối với NVL và CCDC có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọn nhà cung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó với số lượng, quy cách đúng tiêu chuẩn Nhu cầu về NVL, CCDC được phòng vật tư đề nghị Giám đốc duyệt được lập là

“Tờ trình mua vật tư”, Sau khi đề nghị được duyệt căn cứ voà các đơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi “Bảng đề nghị giá mua vật tư” để Giám đốc, phòng kế toán thống kê tài chính và hội đồng tư vấn giá của Công ty phê duyệt Sau đó tiến hành mua vật tư nhập kho Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lên thì theo quy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty với nhà cung cấp

♦ Đối với NVL, CCDC mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL, CCDC bao gồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ), các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình thu mua

Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức…( không bao gồm thuế GTGT) Tuy nhiên do Công ty có các phương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL, CCDC mua ngoài nên chi phí này chiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL, CCDC

Ta có công thức tổng quát sau:

Giá thực tế nhập kho của NVL, CCDC = Giá mua + chi phí thu mua

♦ Đối với NVL là đá vôi và đất sét do Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏ sét Thì giá vốn thực tế chính là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho quá trình khai thác, vận chuyển về Công ty Và trên thực tế do quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhu cầu về NVL chính cũng được cung cấp thường xuyên nên đá vôi và đất sét sau khi khai thác vận chuyển được đưa thẳng vào sản xuất một cách liên tục và trực tiếp mà không qua nhập kho Đá vôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công ty được coi là bán thành phẩm của công đoạn khai thác Vào ngày cuối cùng của tháng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển đá vôi và đất sét được tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó

VD: Với lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 28/02/2007 giá trị thực tế nhập kho của lô hàng là : 144 837 903 đồng (giá trị không bao gồm thuế GTGT)

2.2.3.2 Tính giá NVL, CCDC xuất kho

Với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, trình độ cán bộ cũng như trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán, tại Công ty việc lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốn thực tế VNL, CCDC xuất kho là hoàn toàn phù hợp NHưng do đặc điểm nghiệp vụ xuất kho đối với từng danh điểm VNL, CCDC trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thường xuyên liên tục Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán

Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị Và căn cứ vào lượng VNL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ

Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức :

Trị giá vốn thực tế của CCDC xuất kho cũng được tính theo công thức trên như đối với tính giá NVL

VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 2/2007 của thạch cao NVL chính ĐVT: Tấn

Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là:

456 818,09×2 903,9 = 1 326 554 052 đồng

Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộ quá trình tính toán trên đều do máy tính tự động tính toán Vào thời điểm cuối tháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọn phương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL hay CCDC Giá này sẽ tự động được cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồn kho… đối với từng danh điểm NVL, CCDC trong kho

Do tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ của Công ty

để cung cấp các NVl chính phục vụ sản xuất sản phẩm Đối với NVL tự khai thác này là

đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vào sản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng và nó được tính ngược tù khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệ của đá vôi và đất sét trong clinker Để tính được thì phải dựa vào định mức kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn 1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấn đất sét Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất clinker để tính

ra lượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kế toán Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bình quân và trị giá xuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVL xuất dùng trong kỳ

Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương pháp bình quân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL và CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khai thác đá vôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2 loại NVL này có sự khác biệt với các loại NVL khác Đây là một nét đặc trưng rất riêng biệt trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

2.2.4 Kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cần tuân thủ theo các thủ tục nhập kho của NVL, CCDC NVL, CCDC nhập xuất kho phải được thực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất, hợp pháp

và đối với yêu cầu quản lý theo một trình tự nhất định giúp tránh được những sai sót, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư

2.2.4.1 Thủ tục nhập xuất kho NVL, CCDC

2.2.4.1.1 Thủ tục nhập kho NVL, CCCC

Khi có nhu cầu về NVL, CCDC cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệt trong “Tờ trình mua vật tư” Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp, phòng vật tư lập “Bảng

đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” Khi bảng đề nghị này được Giám đốc Công ty,

Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toán thống kê tài chính duyệt thì giá của các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phải giống như trong bảng đề nghị mức giá đó.

Theo quy định chung tất các các loại NVL, CCDC mua ngoài khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty Tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL, CCDC được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thí nghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng của các loại NVL, CCDC, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhập kho và không đủ tiêu chuẩn

Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiến silic… thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” Phiếu phân tích này được dùng để phân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạo nên sản phẩm của Công ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy định chặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải phù hợp với yêu cầu kỹ thuật Do vậy Công ty phải tiến hành phân tích các thành phần cấu tạo hoá học một cách chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhập kho Còn đối với các loại NVL, CCDC khác không ảnh hưởng đến thành phần cấu thành nên thực thể sản phẩm thì cán bộ phòng vật tư và phòng kỹ thuật

có thể xác định chất lượng sản phẩm bằng trực quan Công ty chỉ tiến hành làm thủ tục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có sự đồng ý của hội đồng kiểm nghiệm

Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:

- Một nhân viên giao hàng đại diện cho khách hàng

- Một nhân viên của phòng chức năng có liên quan đến việc sử dụng NVL, CCDC

- Một nhân viên phòng kỹ thuật hoặc phòng KCS

- Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tài chính

- Một thủ kho của kho vật tư

Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa ra kết luận kiểm nghiệm

- Hợp đồng kinh tế

- Hoá đơn GTGT

- Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng

Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc Tiến hành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại số lượng NVL, CCDC thực tế Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ Nếu không có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểm nghiệm”, các bên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản

Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho và viết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL, CCDC thực nhập, hợp đồng kinh tế, hoá đơn

GTGT và biên bản kiểm nghiệm Bộ phận thống kê của tổng kho kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, sau đó viết phiếu nhập kho theo đúng quy định

về biểu mẫu, nội dụng, phương pháp… và có đầy đủ chữ ký của người có liên quan Sau đây là các VD thông qua các biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập kho NVL, CCDC

Thủ tục nhập kho NVL chính là Đá bazan

Trước hết, phòng cung ứng VTTB căn cứ vào tình hình thực hiện sản và kế hoạch lập “Tờ trình mua vật tư” để Giám đốc duyệt:

Sau khi được sự phê duyệt của giám đốc về trình mua vật tư Phòng CUVTTB gửi

“Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” cho GĐ, hội đồng tư vấn giá của Công ty, phòng KTTKTC:

Căn cứ vào “Tờ trỡnh mua” và “Bảng duyệt giỏ” thỡ cỏn bộ phũng cung ứng tiến hành mua vật tư theo đỳng thụng tin mà đó được Giỏm đốc và cỏc cỏn bộ chức năng đó phờ duyệt Khi tiến hành thu mua, thỡ người bỏn giao cho Cụng ty Hoỏ dơn thuế GTGT

Biểu số 2.3

Đơn vị bỏn hàng: C.Ty CP khoỏng sản XD phụ gia xi măng

Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoỏ

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tờn người mua hàng:

Tờn đơn vị: Cụng ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đỡnh, Bỉm Sơn, Thanh Hoỏ

Số tài khoản: 710 A 00002

Hỡnh thức thanh toỏn: Chuyển khoản MS

STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị

Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.240.668 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 152.078.571

Số viết bằng chữ: (Một trăm năm hai triệu khụng trăm bảy tỏm nghỡn năm trăm bảy mươi mốt đồng)

Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn)

Trước khi kiểm nghiệm để nhập kho số NVL này vào kho Sẽ tiến hành lập “Phiếu phõn tớch kết quả sử dụng”, phũng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quả bằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoỏng” Giấy chứng nhận này được sử dụng cho cỏc loại NVL chớnh Đối với NVL là Đỏ bazan thỡ trong giấy chứng nhận cú ghi một số chỉ tiờu như sau:

Biểu số 2.4

Hoá đơn Giá trị gia tăng

8

2 8 0 0 2 3 2 6 2 0

TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 222 B/XMBS-KCS

QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2006 Bỉm sơn, ngày 28 tháng 2 năm 2007

GiÊy chøng nhËn chÊt lîng phô gia kho¸ng

Loại phụ gia: Đá phụ gia Hà Bình

Đơn vị có hàng : Công ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoá

Kết quả thực hiện

I Các chỉ tiêu cơ lý

1 Chỉ số hoạt tính cường

2 Thời gian kết thúc đông

kết của vữa vôi không muộn hơn

3735-82

30,30

3 Độ bền nước của vữa

II Các chỉ tiêu hoá học

4 Hàm lượng SO3 không

lơn hơn

141:1998

0,48

Kết luận: Chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng.

Người viết phiếu Trưởng phòng TN – KCS

Đã ký Đã ký

Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng theo đúng quy định chung của TCT thì tiến hành cho lô hàng nhập kho Và trước khi nhập kho ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập “Biên bản kiểm nghiệm”:

Căn cứ hoá đơn số: 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Của Công ty CP thạch cao xi măng

Biên bản kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Hà Văn Lân Công ty CP KS XD phụ gia xi măng THÔng (Bà): Phạm Thị Xuyến Thống kê tổng kho

Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát Thủ Kho

Ông (Bà): Lê Hữu Phăng Phòng KT-TK-TC

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá

ĐVT

Nơi SX

Số lượng

Ghi chú

Theo chứng từ

Đúng chất lượng

Không đúng chất lượng

1 Đá bazan Hà Bình Tấn VN 3069,38 3069,38

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiến hành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn Lập “Phiếu nhập kho”

C«ng ty CP xi m¨ng bØm s¬n

Đơn vị: Tổng kho Mẫu số: 07-VT

Số: 298

Theo HĐ 11B - Nhập đá bazan số L7011B ngày 4 tháng 1 năm 2007

Hoá đơn mua hàng: số 6476 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Biêm bản kiểm nghiệm số: 298 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Thủ tục nhập kho của NVL chính Thạch cao:

Cũng như trong ví dụ trên về thủ tục nhập kho đá Bazan trước hết phòng Cung ứng VTTB cần lập “Tờ trình mua vật tư” và “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư, hàng hoá” Khi GĐ và các phòng ban có trách nhiệm thông qua thì mưói tiến hành mua vật

tư Giá trên hoá đơn phải giống như mức giá mà GĐ đã phê duyệt

Biểu số 2.7

C«ng ty cæ phÇn xi m¨ng bØm s¬n

Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá

Đơn vị bán hàng: C.Ty CP thạch cao xi măng

Địa chỉ: Khu phố 7, Ba Đình, TX Bỉm Sơn, Thanh Hoá

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá

Số tài khoản: 710 A 00002

Hình thức thanh toán: MS

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị

Số viết bằng chữ: (Một tỷ ba trăm sáu lăm triệu một trăm chín chín nghìn một trăm mười đồng)

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Sau khi tiến hành phân tích các thành phần của NVL thạch cao, kết quả được ghi trong “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” là đạt yêu cầu Hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm và kết quả được thể hiện ở “Biên bản kiểm nghiệm”

01

082

Căn cứ hoá đơn số: 86342 ngày 28 tháng 2 năm 2007

Của Công ty CP thạch cao xi măng

Biên bản kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Trần Thu Hà Công ty CP thạch cao xi măng

Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến Thống kê tổng kho

Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát Thủ Kho

Ông (Bà): Hoàng Minh Tâm Phòng KT-TK-TC

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá

ĐVT

Nơi SX

Số lượng

Ghi chú

Theo chứng từ

Đúng chất lượng

Không đúng chất lượng

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho