THựC TRạNG Kế TOáN CHI PHí SảN XUấT Và TíNH GIá THàNH SảN PHẩM XÂP LắP TạI CÔNG TY qUảN Lý Và SửA CHữA ĐƯờNG Bộ 242

Công ty QL&SCĐB 242 là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các c

THựC TRạNG Kế TOáN CHI PHí SảN XUấT Và TíNH GIá THàNH SảN PHẩM XÂP LắP TạI CÔNG TY qUảN Lý Và SửA CHữA

ĐƯờNG Bộ 242

2.1 Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty quản lý và sửa chữa

đ ờng bộ 242 ảnh h ởng đến kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty 242 :

Công ty QL&SCĐB 242 tiền thân là Đoạn quản lý giao thông I thuộc Sở Giao thông vận tải tỉnh Lào Cai Căn cứ quyết định số : 2261/TCCB-LĐ ngày 07 tháng 12

năm 1994 của Bộ trởng Bộ GTVT về việc thành lập : " Phân khu quản lý và sửa chữa

đờng bộ 242 trực thuộc Khu quản lý đờng bộ II – Cục đờng bộ ViệtNnam ", có trụ

sở đóng tại : Phố Lu – huyện Bảo Thắng – tỉnh Lào Cai Là tổ chức sự nghiệp kinh

tế về giao thông, nhiệm vụ chủ yếu của Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 gồm :

+ Thừa hành chức năng quản lý Nhà nớc về giao thông đờng bộ, trên các đờng quốc lộ đợc giao.

+ Sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa vừa ( trung tu ) đờng bộ trên các đờng quốc lộ quản lý theo kế hoạch đợc Khu QLĐB II giao.

+ Sản xuất vật liệu xây dựng phục vụ cho việc sửa chữa đờng bộ trên các đờng quốc lộ đợc giao.

+ Đảm bảo giao thông trên các đờng quốc lộ do Phân khu quản lý; đồng thời hỗ trợ

địa phơng trên địa bàn trong việc đảm bảo giao thông chung.

Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 đợc giao quản lý trên 2 tuyến quốc lộ : + Quốc lộ 70 bắt đầu từ Km25 thuộc địa phận tỉnh Yên Bái tới Km190 thuộc địa phận tỉnh Lào Cai ( tổng số 166 Km )

+ Quốc lộ 4E thuộc địa phận Tỉnh Lào Cai bắt đầu từ Km0 thuộc địa phận Huyện Bảo Thắng tới Km46 thuộc thị xã Lào Cai ( tổng số 46 Km )

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, hội nhập với nền kinh tế thị trờng, theo Quyết định số : 481/1998/QĐ/TCCB-LĐ ngày 25 tháng 3 năm 1998 của Bộ trởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích trên cơ sở chuyển

đơn vị sự nghiệp kinh tế : Phân khu quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 thành doanh nghiệp nhà nớc hoạt động công ích : Công ty quản lý và sửa chữa đờng bộ 242 Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau :

+ Quản lý, khai thác, duy tu bảo dỡng cơ sở hạ tầng đờng bộ.

+ Đảm bảo giao thông khi có thiên tai, địch hoạ xẩy ra trên địa bàn quản hạt đợc giao.

+ Sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản nhỏ.

Công ty có vốn kinh doanh: 8.378 triệu đồng

ty là đơn vị có số lao động khá đông, tuy nhiên Công ty đã cố gắng tìm kiếm việc làm, thực hiện tốt các chế độ đối với Cán bộ công nhân viên nh mua bảo hiểm thân thể, BH

y tế, BHXH đầy đủ Cụ thể trong những năm gần đây, kết quả hoạt động đợc thể hiện qua một số chỉ tiêu ở bảng sau :

2.1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty 242

Công ty QL&SCĐB 242 là doanh nghiệp nhà nớc hạch toán độc lập vì vậy bộ máy quản lý sản xuất của Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng thành các phòng ban thực hiện các chức năng quản lý nhất định, cụ thể là:

♦ Ban giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

- Giám đốc là ngời đứng đầu bộ máy quản lý của Công ty chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý Ngoài việc uỷ nhiệm cho các phó giám

đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ huy các trởng phòng.

- Phó giám đốc kỹ thuật phụ trách về kỹ thuật thi công và an toàn thi công trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật.

- Phó giám đốc phụ trách vật t thiết bị, kỹ thuật xe, máy và nội chính của Công ty trực tiếp phụ trách phòng vật t thiết bị và phòng hành chính.

Nhiệm vụ của 2 phó giám đốc là giúp việc cho giám đốc và trự tiếp chỉ huy các

bộ phận đợc phân công uỷ quyền.

♦ Các phòng chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của việc quản lý sản xuất kinh doanh, chịu sự chỉ đạo trực tiếp hoặc gián tiếp của giám đốc bao gồm 6 phòng ban với các chức năng nhiệm vụ:

+ Phòng Quản lý giao thông ( kỹ thuật ): Căn cứ vào kế hoạch của cấp trên giao lập

hồ sơ thiết kế , trình cấp có thẩm quyền phê duyệt làm căn cứ cho phòng kế hoạch lập

hồ sơ dự toán các công trình đã đợc duyệt Đối với công trình đấu thầu ngoài căn cứ vào thiết kế, kỹ thuật của bên A, tổ chức kiểm tra hồ sơ và các chỉ tiêu kế hoạch để vạch ra phơng án thi công tối u nhất vừa đảm bảo thiết kế, đồng thời đảm bảo an toàn trong thi công Trong khi kiểm tra nếu phát hiện ra các lỗi kỹ thuật phải có trách nhiệm báo cho bên A biết để có biện pháp xử lý kịp thời Giám sát thi công và nghiệm thu các công trình về mặt kỹ thuật Thanh quyết toán về khối lợng và lập hồ sơ hoàn công.

+ Phòng tổ chức lao động: Tổ chức, tuyển chọn lao động theo kế hoạch đợc giao Giải quyết chế độ chính sách cho ngời lao động theo đúng chế độ Nhà nớc quy định

nh lơng, thởng, phúc lợi, đào tạo Lập định mức lao động- tiền lơng, các chế độ bảo

hộ lao động, kế hoạch đào tạo Quản lý hồ sơ, nhận xét cán bộ, lập tờ trình để bổ nhiệm, đề bạt ngoài ra phòng tổ chức lao động của Công ty QL&SCĐB 242 còn

đảm nhiệm các vấn đề an ninh, trật tự, quân sự, tự vệ.

+ Phòng kế hoạch và vật t thiết bị: Trên cơ sở kế hoạch sản xuất do cấp trên giao, căn cứ thiết kế kỹ thuật đã đợc các cấp có thẩm quyền duyệt, lập hồ sơ dự toán các công trình và lập kế hoạch đầu t thiết bị cho sản xuất Đối với công trình đấu thầu

ngoài, căn cứ hồ sơ thiết kế lập hồ sơ dự thầu với các chi phí đảm bảo hợp lý, phù hợp

với các định mức và đơn giá của Nhà nớc ban hành Mua sắm, cung cấp vật t theo yêu

cầu cho các công trình, thanh quyết toán về vật t.

+ Phòng hành chính: Chịu trách nhiệm về các vấn đề ăn, ở, làm việc của công nhân

viên, văn th lu trữ, tổ chức hội nghị, các cuộc họp, tiếp khách, theo dõi sức khỏe, khám

chữa bệnh, BH y tế cho công nhân viên.

+ Phòng tài chính kế toán: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán trong phạm

vi Công ty Giúp lãnh đạo những thông tin kinh tế cần thiết trong việc ra quyết định

quản lý, hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra các bộ phận trong đơn vị thực hiện đầy đủ các chế

độ chính sách nh chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế tài

chính Lập kế hoạch về tài chính hàng năm cho đầu t chiều sâu trong quá trình sản

xuất Hạch toán, quyết toán làm báo cáo quyết toán theo chế độ báo cáo kế toán của

thiết bị

Phòng tài chính

kế toán

Phòng hành chính

Phòng QLGT ( kỹ thuật )

Phòng

tổ chức lao

động

Các hạt quản lý Quốc lộ 70, Quốc lộ

4E Các đội công trình 1

Giải phóngmặt bằng Thi công nền móng Thi công phần thô Thi công bề mặt và hoàn thiện

Công ty QL&SCĐB 242 tổ chức hoạt động với một số ngành nghề sản xuất kinh doanh trong đó chủ yếu là hoạt động xây dựng, sửa chữa công trình giao thông các loại và xây dựng công trình công nghiệp dân dụng loại vừa và nhỏ phục vụ ngành giao thông vận tải do cấp trên giao hoặc do Công ty tự tìn kiếm, liên doanh, liên kết Với đặc điểm riêng của sản phẩm xây dựng, nó tác động trực tiếp đến công tác tổ chức quản lý Quy mô công trình giao thông rất lớn, sản phẩm mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng và đòi hỏi phải có nguồn vốn

đầu t lớn Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn vốn này, một yêu cầu bắt buộc đối với các đơn vị xây dựng là phải xây dựng nên mức giá dự toán thi công Trong quá trình sản xuất, thi công giá dự toán trở thành thớc đo và đợc so sánh với các khoản chi phí thực tế phát sinh Sau khi hoàn thành công trình, giá dự toán lại là cơ sở để nghiệm thu, kiểm tra chất lợng công trình, xác định giá thành quyết toán công trình và thanh lý hợp đồng kinh tế đã ký kết

Đối với các công trình do Nhà nớc giao, căn cứ vào kế hoạch đầu năm do Công

ty lập có sự kiểm tra của cơ quan cấp trên ở đây trực tiếp là Khu quản lý đờng bộ II, Cục đờng bộ Việt Nam Căn cứ kế hoạch đợc cấp trên phê duyệt Công ty tiến hành lập

hồ sơ thiết kế trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, căn cứ hồ sơ thiết kế đã đợc phê duyệt, Công ty lập dự toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, căn cứ thiết kế và dự toán đã đợc phê duyệt Công ty tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận thầu thi công Trong hợp đồng giao nhận thầu ghi rõ các điều khoản để ràng buộc lẫn nhau nh : nội dung công việc giao, giá trị và phơng thức thanh toán, thời gian thực hiện và bảo hành công trình, trách nhiệm và cam kết của mỗi bên ký hợp đồng, phạt vi phạm hợp

đồng…

Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty tiến hành thi công trong thòi gian thi công có

sự giám sát kỹ thuật của cấp trên Khi công trình hoàn thành, Công ty làm giấy mời cấp trên xuống nghiệm thu, bàn giao đa công trình vào sử dụng Căn cứ biên bản nghiệm thu giữa các bên , phòng TCKT Công ty lập phiếu giá thanh toán trình cấp có thẩm quyền kiểm tra và phê duyệt sau đó chuyển tới Kho bạc Nhà nớc thành phố Hà Nội cấp vốn theo hạn mức kinh phí đã đợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Công ty chủ yếu kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng các công trình giao thông, với quy trình sản xuất hỗn hợp vừa thi công bằng lao động thủ công vừa thi công bằng máy móc Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất của Công ty nh sau:

Sơ đồ 2 Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty QL&SCĐB 242

Đối với các công việc đơn giản nh dọn dẹp giải phóng mặt bằng, đào xúc đất,… Công ty có thể sử dụng lao động thuê ngoài Giai đoạn thi công nền móng và phần thô thờng do máy móc đảm nhiệm

Công ty QL&SCĐB 242 hoạt động với đầy đủ t cách pháp nhân, hạch toán kinh

tế độc lập, có con dấu riêng, có bộ máy kế toán sổ kế toán riêng và đợc phép mở tài khoản tại ngân hàng Công ty là bộ phận trung tâm đứng đầu chỉ đạo mọi hoạt động diễn ra ở 6 đội trực thuộc Đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc bộ phận chủ quản, các cơ quan nhà nớc cũng nh các bên liên quan về toàn bộ hoạt động của Công ty Với

t cách pháp nhân Công ty có thể đứng ra vay vốn, đấu thầu công trình, nhận thầu xây dựng Trên cơ sở hợp đồng thi công đã đợc ký kết Công ty tiến hành giao khoán cho 6

đơn vị sản xuất thi công Do các công trình có địa điểm thi công khác nhau thời gian thi công lâu dài, mang tính đơn chiếc nên lực lợng lao động của Công ty đợc tổ chức thành 1 đội công trình và 5 Hạt Mỗi đơn vị lại đợc sắp xếp tổ chức thành các tổ sản xuất đợc phân công nhiệm vụ cụ thể tuỳ thuộc nhu cầu quản lý, sản xuất ở mỗi đội có

1 đội trởng, đội phó và các nhân viên kinh tế kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp về mặt kinh tế, kỹ thuật, phụ trách tổ sản xuất là các tổ trởng.

2.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán của Công ty Quản lý và Sửa chữa đ ờng bộ 242 :

2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Công ty áp dụng bộ máy kế toán tập trung theo chế độ kế toán mới Tại các

Đội, Hạt bố trí từ 1- 2 nhân viên thống kê, kế toán làm nhiệm vụ nh thu thập, ghi chép

sổ sách hạch toán một cách giản đơn, cuối tháng chuyển chứng từ, báo cáo về phòng

kế toán tài chính của Công ty để tiến hành công việc ghi sổ kế toán

ở các Đội, Hạt, việc nhận và cấp phát vật liệu tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất thi công và kế hoạch cung ứng vật t của Công ty cho từng công trình Việc nhập, xuất vật liệu phải cân đo đong đếm cụ thể để lập phiếu nhập xuất kho, các phiếu này đ ợc tập hợp làm cơ sở cho việc kiểm kê cuối kỳ Các đội trởng, tổ trởng sản xuất quản lý

và theo dõi tình hình lao động trong đội, trong tổ lập bảng chấm công, bảng thanh toán tiền công, bảng theo dõi thanh toán chi phí nhân công, chi phí nhân viên quản lý đội.

Các chứng từ ban đầu nói trên ở các Đội, Hạt, sau khi đợc tập hợp, phân loại sẽ

đợc tính kèm theo với "Giấy đề nghị thanh toán" do ngời đứng đầu và kế toán đội lập

có xác nhận của kỹ thuật Công ty gửi lên phòng kế toán xin thanh toán cho các đối ợng đợc thanh toán.

t-Tại phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ ban đầu, kế toán tiến hành kiểm tra phân loại, xử lý chứng từ, ghi sổ, tổng hợp hệ thống hóa số liệu và cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý Đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo

kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế để giúp lãnh đạo Công ty trong việc quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.

Phòng tài chính kế toán của Công ty gồm 6 ngời đợc phân công công việc cụ thể nh sau:

+ Đứng đầu là kế toán trởng có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty tổ chức chỉ

đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế

ở Công ty theo cơ chế quản lý mới, điều hành các công việc trong phòng đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát tình hình kinh tế tài chính ở Công ty cũng nh dới các Đội, Hạt.

+ Phó phòng kế toán điều hành trực tiếp công việc đến từng phần hành khi ởng phòng đi vắng, phụ trách phần việc kế toán tổng hợp, tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, định kỳ lập các báo cáo kế toán theo chế độ hiện hành.

tr-+ Kế toán phụ trách phần kế toán vật liệu và thanh toán với ngời bán làm nhiệm

vụ theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật liệu theo từng công trình và theo dõi việc thanh toán chi tiết cho từng ngời bán, thanh quyết toán với các đơ vị nội bộ.

+ Kế toán TSCĐ chuyên theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính trích khấu hao cho từng đối tợng kiêm cả nghiệp vụ về quỹ tiền mặt.

+ Kế toán tiền lơng, bảo hiểm và thanh toán tạm ứng có nhiệm vụ tính lơng, bảo hiểm cho toàn bộ nhân viên văn phòng, tổng hợp lơng, bảo hiểm cho các đơn vị phụ thuộc và theo dõi phần thanh toán tạm ứng với toàn bộ công nhân viên trong Công ty.

+ Một kế toán ngân hàng phụ trách công việc giao dịch với ngân hàng theo dõi các khoản tiền vay ở ngân hàng, lập nhu cầu vay theo kỳ và cho từng công trình.

Sơ đồ 3- tổ chức bộ máy kế toán công ty 242

2.2.2 - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán :

2.2.2.1 - Thông tin chung về tổ chức công tác kế toán :

Trong những năm gần đây đất nớc ta đang chuyển mình theo cơ chế mới để

phát huy vai trò đắc lực của một công cụ quản lý kinh tế, cơ chế tài chính kế toán cũng

có những bớc thay đổi, biểu hiện rõ nét của sự thay đổi này là sự ra đời của hệ thống

kế toán mới ban hành theo Quyết định số 1205 – TC - CĐKT và 1206 – TC –

CĐKT ngày 14/12/1994 của Bộ trởng Bộ Tài Chính đợc áp dụng với mọi loại hình

Doanh nghiệp.

Từ năm 1996 Công ty bắt đầu áp dụng hệ thống kế toán mới ban hành theo

quyết định số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính,

thay thế cho quyết định số 1205 và 1206 với hình thức sổ sử dụng là chứng từ ghi sổ

Kế toán lơng, BH, tạm ứng

Kế toán ngân hàng

Các nhân viên Kế toán ở các Đội, Hạt

và hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số BTC ban hành ngày 16/12/1998, trong những năm qua Công ty đã nghiên cứu và bớc

1864/1998/QĐ-đầu áp dụng triển khai hệ thống này với những đặc thù riêng của ngành giao thông vận tải và đặc điểm riêng của Công ty Một hệ thống tài khoản phục vụ cho công tác hạch toán kế toán đã đợc áp dụng tại Công ty theo chế độ, chuẩn mực kế toán mới có sự lựa chọn cho phù hợp với điều kiện của Công ty.

2.2.2.2 - Hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống sổ sách kế toán:

Theo quyết định số 999TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 của Bộ trởng Bộ Tài chính áp dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động của các đơn vị ngành Giao thông và

đặc biệt là các đơn vị trực thuộc Cục đờng bộ Việt Nam Vì vậy, chứng từ kế toán mà

đơn vị áp dụng có sự thay đổi theo các mẫu biểu quy định hiện hành và đợc thể hiện các chỉ tiêu sau :

- Đối với chỉ tiêu lao động, tiền lơng, chứng từ kế toán bao gồm:

+ Bảng chấm công mẫu số 01 - LĐTL

+ Bảng thanh toán tiền lơng mẫu số 02 - LĐTL

+ Phiếu nghỉ hởng BHXH mẫu số C 03 - H

+ Bảng thanh toán BHXH mẫu số C 04 - H

+ Hợp đồng giao khoán công việc, sản phẩm ngoài giờ mẫu số C 06 - H

+ Giấy đi đờng mẫu số C 07 - H

+ Biên bản kiểm tra tai nạn lao động mẫu số C 08 - H

+ Lệnh điều xe mẫu số C 09 - H

- Đối với chỉ tiêu vật t , chứng từ kế toán bao gồm :

+ Phiếu nhập kho mẫu số 01 - VT

+ Phiếu xuất kho mẫu số 02 - VT

+ Biên bản kiểm kê sản phẩm, vật t, hàng hó mẫu số C 14 - H

+ Thẻ kho mẫu số C 17 - H

- Đối với chỉ tiêu tiền tệ, chứng từ kế toán bao gồm

+ Phiếu thu mẫu số 01 - TT

+ Phiếu chi mẫu số 01 - TT

+ Giấy đề nghị tạm ứng mẫu số C 23 - H

+ Giấy thanh toán tạm ứng mẫu số C 24 - H

+ Bảng kiểm kê quỹ mẫu số C 26 a - H

- Chỉ tiêu tài sản cố định, chứng từ bao gồm :

+ Biên bản giao nhận tài sản cố định mẫu số C 31 - H

+ Biên bản thanh lý tài sản cố định mẫu số C 32 - H

+ Biên bản đánh giá lại tài sản cố định mẫu số C 33 - H

- Chỉ tiêu chuyên ngành đờng bộ, chứng từ bao gồm :

+ Bảng giao khoán khối lợng công việc mẫu số C 41 - H/ĐB

+ Phiếu xác nhận khối lợng hoàn thành mẫu số C 42 - H/ĐB

+ Biên bản nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành mẫu số C 43 - H/ĐB + Phiếu giá đề nghị thanh toán khối lợng công việc hoàn thành mẫu C 44 - H/ĐB

- Các chứng từ kế toán khác :

+ Uỷ nhiệm chi

+ Giấy báo Có

+ Séc

+ Hoá đơn giá trị gia tăng

Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản, việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp cho quá trình thực hiện công tác kế toán là điều kiện vô cùng quan trọng trong công tác tổ chức hạch toán Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty quy mô vừa đồng thời có nhu cầu phân công lao động kế toán, vì vậy Công ty sử dụng

hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ" và phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế GTGT bằng phph-ơng pháp khấu trừ Theo hình thức này số lợng sổ sách sử dụng tại Công ty bao gồm đầy đủ các loại sổ tổng hợp, chi tiết đúng mẫu theo quy định của Bộ tài chính và một số mẫu biểu do Công ty tự lập để tập hợp.

+ Phiếu định khoản kế toán (bảng kê chứng từ) đợc lập theo định kỳ hàng tháng, riêng cho từng phần hành và mỗi tài khoản đợc ghi riêng phần Nợ hoặc Có.

+ Phiếu phân tích kế toán là Bảng tổng hợp số phát sinh đợc lập căn cứ vào dòng tổng cộng của các phiếu định khoản bên Nợ hoặc Có của một tài khoản.

+ Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ tờ rời đợc mở riêng cho từng tài khoản theo

định kỳ mỗi tháng một lần, căn cứ vào chứng từ phát sinh theo từng loại để lên chứng

từ ghi sổ.

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là Sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý Chứng từ ghi sổ vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh.

+ Sổ cái đợc mở riêng cho từng tài khoản mỗi tài khoản đợc mở một trang hoặc một số trang tuỳ theo số lợng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít của từng tài khoản.

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt mà trên sổ kế toán tổng hợp cha phản

ánh đợc Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chỉ tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vật t, tiền vốn, tình hình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty và

là căn cứ để lập báo cáo tài chính Các sổ thẻ kế toán chi tiết đợc mở bao gồm:

+ Sổ TSCĐ và sổ đăng ký khấu hao TSCĐ.

+ Sổ chi tiết vật t, sản phẩm, hàng hóa.

+ Thẻ kho (ở kho vật liệu sản phẩm hàng hóa).

+ Sổ chi phí sản xuất.

+ Bảng tính giá thành sản phẩm.

+ Sổ chi tiết chi phí trả trớc, chi phí phải trả.

+ Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.

+ Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, ngời mua, thanh toán nội bộ, với ngân sách .

+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

+ Sổ cái

Sơ đồ 4 - trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.

2.3 Thực trạng kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp

tại Công ty Quản lý và Sửa chữa đ ờng bộ 242

2.3.1 Đối t ợng, ph ơng pháp kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành

sản phẩm tại Công ty :

Tại Công ty QL&SCĐB 242 đối tợng để tính giá thành là các công trìnhxây lắp hoàn thành bàn giao hoặc từng hạng mục công trình của toàn bộ côngtrình hoàn thành bàn giao cho chủ đầu t và thực hiện thanh quyết toán, là doanhnghiệp hoạt động công ích do đó các công trình do Công ty thực hiện có quy môvừa và nhỏ, thời gian thi công ngắn ( dới 1 năm )

Để hạch toán chi phí và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục côngtrình đợc dễ dàng, chính xác, quá trình hạch toán chi phí và tính giá thành tạiCông ty đợc tiến hành nh sau:

+ Tập hợp chi phí có thể tách riêng cho từng công trình vào tài khoản chiphí đợc mở chi tiết cho công trình đó

sổ

tổng hợp chi tiết Bảng cân đối kế toán

Báo cáo tài chính

+ Cuối kỳ phân bổ các chi phí sản xuất chung này cho các công trình vàphản ánh trực tiếp vào “Bảng tính giá thành công trình xây lắp”.

+ Xác định chi phí dở dang cuối kỳ qua “Biên bản kiểm kê giá trị sản lợng

dở dang” từ đó tính ra giá thành công trình xây lắp hoàn thành

2.3.2 Kế toán chi phí sản xuất tại Công ty QL&SCĐB 242

2.3.2.1-Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp :

Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 đợc

mở chi tiết cho từng công trình

Xuất phát từ cơ chế khoán mà Công ty áp dụng, Công ty sau khi ký đợc cáchợp đồng mới tiến hành giao khoán cho các đội, hạt thi công Các đội, hạt thicông, tự tổ chức cung ứng vật t, nhân lực để thi công công trình Trờng hợp các

đội, hạt không thể tự đảm bảo đợc nguồn vật t thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ

nh : nhựa đờng, xi măng, đá các loại… Vì vậy, nguồn cung ứng vật t chủ yếu chocác đội, hạt thi công công trình là nguồn vật liệu mua ngoài Trong cơ chế thị tr-ờng hiện nay, việc cung cấp vật liệu tơng đối dễ dàng, Công ty áp dụng cách thức

tổ chức này cho phép các đội, hạt có thể chủ động nguồn vật liệu, thuận tiện chohoạt động thi công, tiết kiệm đợc chi phí lu kho, bảo đảm và đẩy nhanh tốc độquay vòng vốn

Năm 2003 vừa qua, tổng chi phí nguyên vật liệu tại công ty là10.111.922.000 đồng trong tổng chi phí tơng đơng 60% Điều này cho thấy chi phí

về vật liệu chiếm phần lớn trong tổng chi phí cũng nh giá thành công trình xâylắp Do đó quản lý tốt chi phí về vật liệu sẽ góp phần đáng kể vào việc hạ giáthành sản phẩm- đây cũng chính là nhiệm vụ đặt ra cho công tác hạch toán kếtoán tại Công ty

Trong quá trình thi công công trình, khi phát sinh các nhu cầu, các đội, hạttrởng có thể tự ký các hợp đồng bảo đảm cung ứng vật liệu với các đơn vị sản xuấtvật liệu xây dựng

( giá trên bao gồm cả thuế VAT, vận chuyển đến chân công trình )

Tổng giá trị 222.750.000 đồng( Hai trăm hai hai triệu bẩy trăm năm mơinghìn đồng chẵn)

Điều 2:

Điều 3:

Đại diện bên A Đại diện bên B

Biªn b¶n nghiÖm thu khèi lîng

T¹i: Trô së lµm viÖc cña Doanh nghiÖp B¶o Th¾ng - Lµo Cai

I §¬n vÞ nhËn: §éi C«ng tr×nh - Cty QL&SC§B 242

Hai bên thống nhất nghiệm thu khối lợng trên để làm cơ sở thanh quyết

toán

Biên bản đợc lập thành 4 bản mỗi bên giữ 2 bản./

Phòng vật t thiết bị căn cứ vào "Bản kê nhận hàng" đã có chữ ký của hai

bên và căn cứ vào " Hoá đơn GTGT ", để làm thủ tục nhập vật t "Phiếu nhập

kho", " Phiếu xuất kho " Phiếu nhập, xuất kho đợc lập làm ba liên:

Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thế Dân - Đội Công Trình

Đơn vị: Công ty QL&SCĐB 242 - Phố Lu - Bảo Thắng - Lào Cai

Số tiền viết bằng chữ : Sáu mơi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn.

Họ tên ngời giao hàng: Nguyễn Thế Dân

Theo hóa đơn số 36283 ngày 15 tháng 3 năm 2004

Của Doang nghiệp Bảo Thắng - Lào Cai

Nhập tại kho : Công trình Nâng cấp Km 142 - Km 146 QL 4D

Số lợng đơn giá Thành tiền

Theo CT

Thực nhập

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Xuất cho : ông Định-Đội Công trình - thi công Nâng cấp Km142-Km146 QL 4D

Thực xuất

Ngời nhận Vật t thiết bị Thủ kho Thủ trởng đơn vị

Căn cứ vào hợp đồng này, các đội trởng viết đơn xin tạm ứng Khi đơn xin

tạm ứng đợc duyệt, bộ phận kế toán sẽ xuất quỹ tạm ứng để các đội trởng có thể

bảo đảm thanh lý hợp đồng Kế toán lập các phiếu chi và hạch toán vào TK

Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141TC/ CĐKT

Số 21

Nợ :…

Có : …

Đơn vị: Công ty 242

Tạm ứng (TK 1413- Tạm ứng chi phí xây lắp giao khoán nội bộ) Tài khoản này

đợc mở chi tiết cho từng đội trởng xin tạm ứng

Trờng hợp các đội trởng không thể tự tổ chức cung ứng vật liệu cho thicông thì có thể yêu cầu Công ty giúp đỡ

Khi bảng quyết toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công trình hoànthành bàn giao đợc duyệt, căn cứ vào hoá đơn thanh toán giữa các đội trởng xâydựng với các nhà cung cấp hoặc căn cứ vào giá trị vật liệu thực tế xuất kho để kếtoán hạch toán vào chi phí (chi tiết cho từng công trình)

Qua hệ thống sổ kế toán, quá trình hạch toán khoản mục CFNVLTT đợctiến hành nh sau: Định kỳ nhân viên kế toán công trình tiến hành thu thập cácchứng từ chi phí phát sinh (các hoá đơn thanh toán tiền mua vật liệu kèm theo cácbản hợp đồng, biên bản nghiệm thu vật liệu, bảng kê nhận hàng, phiếu nhập kho,phiếu xuất kho ) gửi lên phòng kế hoạch vật t kiểm tra định mức vật t đa vào sửdụng trong công trình có đúng với tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà nớc ban hành chocác hạng mục công trình không, ký xác nhận và chuyển xuống phòng kế toán ở

đây kế toán Công ty căn cứ các chứng từ gốc liên quan lập chứng từ ghi sổ

Kế toán chi phí tại Công ty căn cứ vào các chứng từ này lập chứng từ ghi sổvào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, vào Sổ cái TK621 và đợc mở chi tiết cho từngcông trình

Ví dụ :

+ Trờng hợp khi nhận đợc các chứng từ chi phí NVL phát sinh của côngtrình Nâng cấp Km142 - Km 146 QL4D do đơn vị tự mua, kế toán tiến hành lậpchứng từ ghi sổ theo mẫu sau:

Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC

Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính

Viết bằng chữ: Sáu mơi triệu hai trăm năm năm nghìn đồng chẵn

Kế toán trởng Ngời lập biểu

+ Trờng hợp công ty xuất thẳng nguyên vật liệu trực tiếp cho đơn vị :

Việc xuất kho vật liệu đợc tiến hành theo trình tự sau: Căn cứ vào nhu cầuvật t của từng đội, từng công trình phòng vật t có trách nhiệm cung cấp cho các

đội đúng theo yêu cầu của tiến độ thi công Phòng kế hoạch vật t đợc sự đồng ýcủa Giám đốc sẽ viết phiếu xuất kho Vật t đợc xác định mức sẵn cho từng côngtrình, tuy nhiên Công ty không sử dụng phiếu xuất kho vật t theo hạn mức mà vẫn

sử dụng "Phiếu xuất kho" thông thờng, phòng Kế hoạch vật t thiết bị căn cứ vào

các bản khoán của từng công trình để theo dõi việc cung cấp và sử dụng vật t củacác đội công trình Phiếu xuất vật t có thể lập riêng cho từng thứ nguyên vật liệuhoặc chung cho nhiều thứ vật liệu cùng loại, sử dụng cho một công trình Nếu vậtliệu xin lĩnh ngoài kế hoạch thì phải đợc Giám đốc ký duyệt

Phiếu xuất vật t đợc lập thành ba liên:

- Liên 1: Lu ở phòng vật t thiết bị

- Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán

- Liên 3: Ngời nhận giữ để ghi sổ kế toán bộ phận sử dụng

Xuất cho : Hạt 1 QL 4E để dùng vào việc thi công Rải tăng cờng Km2 - Km5 QL 4E

Lĩnh tại kho : Hạt 1 QL 4E Ghi nợ vào TK 621.

Yêu cầu

Thực xuất

Căn cứ vào giấy xin cấp nguyên vật liệu do đơn vị lập, có xác nhận củaphòng kế hoạch vật t + phiếu xuất kho chuyển qua phòng TCKT, kế toán căn cứlập chứng từ ghi sổ :

Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC

Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính

Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn

Kế toán trởng Ngời lập biểu

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã đợc lập vào sổ “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

“, Sổ cái TK621 – Chi phí NVL trực tiếp theo chi tiết từng công trình Cuối kỳ kếtoán, kế toán lập chứng từ ghi sổ kết chuyển từ TK 621 - Chi phí NVL trực tiếpsang TK 154 - Chi phí SXKD dở dang theo từng hạng mục công trình

Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC

Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính

Viết bằng chữ: Năm bẩy triệu ba trăm tám năm nghìn sáu trăm mời năm đồng

Kế toán trởng Ngời lập biểu

Khu quản lý đờng bộ II Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC

Công ty QL&SCĐB 242 ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính

Viết bằng chữ: Bẩy sáu triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn

Kế toán trởng Ngời lập biểu

Sổ cái

Năm 2004 Tên tài khoản : Chi phí NVL trực tiếp Số hiệu : 621

Đ.Ư

Số tiền

Ghi chú

Số

31/3 30 31/3 Giảm nợ ông Dân tiền đá CT

Nâng cấp K142 - K146 QL4D ( Doanh nghiệp Bảo Thắng )

141.3 57.385.615

31/3 31 31/3 Xuất nhựa đờng thi công Rải

tăng cờng Km 2 - Km 5 ( đơn vị thi công : Hạt 1 QL 4E )

152 76.600.000

31/3 32 31/3 Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp

công trình Nâng cấp K142 - K146 QL4D

2.3.2.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp

Để hạch toán chi phí nhân công trực tiếp, kế toán sử dụng TK 622 cũng đợc

mở chi tiết cho từng công trình

Việc tính toán các khoản phải trả cho ngời lao động tại Công ty đợc thựchiện bởi kế toán công trình Khi Công ty ký kết các hợp đồng giao khoán với các

Đội trởng xây dựng, các Đội trởng xây dựng phải căn cứ vào mức giá giao khoán

để lập dự toán cho các khoản mục chi phí Căn cứ trên quỹ lơng dự toán Đội ởng xây dựng tiến hành giao khoán cho các tổ xây dựng thi công Tại các tổ, tổ tr-ởng căn cứ vào năng lực và trình độ từng ngời lao động để quyết định phơng thứctrả lơng hợp lý

tr-Hiện nay, các tổ xây dựng sử dụng hai phơng pháp trả lơng là phơng pháptrả lơng theo thời gian và phơng pháp trả lơng theo khối lợng nhận khoán hoànthành

+ Theo phơng pháp trả lơng theo thời gian: tiền lơng phải trả cho ngời lao

động đợc tính dựa trên số ngày làm việc thực tế (căn cứ vào bảng chấm công),mức lơng ngày, hệ số lơng Công thức tính lơng nh sau:

Tiền lơng trả Mức lơng Hệ Số ngày công

= x x

theo theo gian ngày số làm việc thực tế

Trong đó hệ số lơng của từng ngời đợc xác định dựa trên trình độ, năng lựclàm việc thực tế của ngời lao động đó

Bảng chấm công theo dõi số ngày làm việc thực tế của ngời lao động đợc tổtrởng hoặc nhân viên kế toán đội lập

+ Theo phơng pháp trả lơng theo khối lợng công việc hoàn thành:

Tiền lơng phải trả cho ngời lao động đợc tính căn cứ vào hợp đồng giaokhoán, biên bản nghiệm thu khối lợng hoàn thành và bản thanh lý hợp đồng

Hợp đồng làm khoán đợc ký kết giữa Đội trởng đội xây dựng và các tổ xâydựng trong đó quy định rõ khối lợng công việc, trị giá khoán và các điều kiện kỹthuật khác.Khi khối lợng công việc hoàn thành, nhân viên kế toán gửi hợp đồnglàm khoán kèm theo biên bản nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành lênphòng kế toán Công ty

Cuối tháng căn cứ vào các bảng chấm công, nhân viên kế toán đội lập bảngthanh toán tiền lơng để trả lơng cho công nhân trong đội (Bảng tính lơng có mẫukèm theo)

Ngoài các lao động trong biên chế, đội xây dựng còn sử dụng lao động thuêngoài để thực hiện các công việc không cần các kỹ năng nh san lấp mặt bằng, đàoxúc đất, Việc sử dụng lao động thuê ngoài tại các địa phơng, nơi công trình

đang thi công giúp cho Công ty giảm bớt các chi phí về đa đón, di chuyển nhâncông, xây dựng công trình tạm, nhà ở, cho công nhân, từ đó tạo điều kiện cho

đội sử dụng các lao động thờng xuyên đợc hiệu quả và tiết kiệm hơn Trong quátrình thi công khi phát sinh các công việc có thể sử dụng lao động thuê ngoài, các

đội trởng xây dựng có quyền ký các hợp đồng thuê lao động ngoài dới dạng khoáncông việc

Khi khối lợng giao khoán hoàn thành, lập bảng đối chiếu xác nhận khối ợng thực hiện, các đội trởng xây dựng căn cứ vào các chứng từ này để thanh toáncho lao động thuê ngoài

l-Cuối tháng, nhân viên kế toán công trình thu thập các chứng từ chi phí nhâncông phát sinh (Bảng thanh toán lơng, Hợp đồng thuê nhân công, Bảng đối chiếuxác nhận khối lợng thực hiện) gửi lên phòng kế toán của Công ty.

Tại phòng kế toán Công ty, kế toán chi phí sau khi kiểm tra tính hợp pháp,hợp lệ của các chứng từ, tiến hành hạch toán vào chi phí (chi tiết cho từng công trình)

Năm 2003 vừa qua, tổng chi phí nhân công trực tiếp của Công ty là3.183.553.091đồng trong tổng chi phí chiếm 17% là nhân tố tơng đối lớn về mặtquy mô trong tổng chi phí của Công ty Mặc dù chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chiphí song yếu tố lao động là một yếu tố hết sức quan trọng Nó đòi hỏi phải đợc tổchức và quản lý đặc biệt vì chính họ là ngời trực tiếp tạo ra sản phẩm Tinh thần vàthái độ của ngời lao động có ảnh hởng rất lớn tới năng suất và chất lợng côngviệc, góp phần tiết kiệm vật liệu thi công, đẩy nhanh tiến độ và bảo đảm côngtrình Vì vậy công tác hạch toán chi phí nhân công mà nội dung cơ bản là cáckhoản phải trả cho ngời lao động, nếu đợc quản lý tốt , quan tâm đầy đủ đến lợiích của họ sẽ là động lực thúc đẩy họ làm việc tích cực hơn, từ đó có thể hạ giáthành sản phẩm đồng thời nâng cao đời sông cho ngời lao động

Qua hệ thống sổ kế toán, quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp

đ-ợc tiến hành nh sau: Kế toán chi phí sau khi nhận đđ-ợc các chứng từ chi phí từ các

đội xây dựng gửi lên, căn cứ vào các chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ, vào sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái TK 622 có phân theo chi tiết

VD :

Giao khoán 1 : Trong bảng giao khoán công trình Nâng cấp Km 142 - Km

146 QL4D, Công ty QL&SCĐB 242 giao khoán quỹ lơng cho Đội công trìnhtháng 3/2004 nh sau:

1 Đá dăm láng nhựa 4.5Kg/m2 H = 12cm : 2400 m2; Đơn giá 2.000đ/m2 > thành tiền 4.800.000 đồng

Ngày 30 tháng 3 năm 2004 tiến hành nghiệm thu công việc đã giao cho Độigiữa cán bộ kỹ thuật Công ty và Đội công trình xác nhận công việc đã hoàn thànhlàm căn cứ chia lơng.

Mẫu : 03 - Biên bản nghiệm thu khối lợng

Công ty QL&SCĐB 242 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

l-1 Đá dăm láng nhựa 4.5Kg/m 2

2 Bù vênh đá dăm H = 5cm m2 408 2.450.000 292 1.750.000

Đại diện Hạt Cán bộ kỹ thuật Cty

Do đó, tổng quỹ lơng giao khoán cho Đội công trình là tổng tiền theo xác

nhận khối lợng công việc đã hoàn thành trong tháng 3/2004 (mẫu số : 01 bảng chấm công Đội công trình, và mẫu số : 02 bảng chia lơng Đội công trình ):

= 4.800.000 + 1.750.000 + 6.600.000 + 2.000.000 = 15.150.000đ

Các đội hoàn thành công việc sẽ nhận tiền lơng khoán và chia theo thời gianlàm việc cho mọi ngời theo Bảng chấm công : Tổng quỹ lơng đợc chia cho 502công ( có bảng chia lơng ) của đội trong tháng 3 > 1 công = 30.000 đ ( với ngời

tổ trởng công sẽ là 35.000đ ) Khi thanh toán lơng với ngời lao động, ngời lao

động nhận lơng phải có trách nhiệm ký vào cột cuối cùng của bảng thanh toán

l-ơng “ký nhận” để xác nhận việc nhận ll-ơng của mình

Căn cứ bảng chấm công, bảng thanh toán lơng ( có bảng chi tiết đính kèm ),bảng nghiệm thu khối lợng hoàn thành do đội lập gửi lên, kế toán lập chứng từ ghi

sổ sau :