ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH TRONG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI CUNG CẤP VÀ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY DỊCH VỤ DU LỊCH VÀ THƯƠNG MẠI I-TST

Với u điểm là khả năng lu trữ lớn, tốc độ xử lý tính toán nhanh, chính xác và nhờ vào các chơng trình đã đợc lập trình sẵn máy có thể tự tìm kiếm, phân loại, tổng hợp để cung cấp đầy đủ

ứng dụng máy vi tính trong kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty dịch vụ du lịch và thơng mại i-tst

I.Tình hình sử dụng máy vi tính và hớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng tại công ty TST.

1.Máy vi tính và ứng dụng của nó trong kế toán

1.1.Vài nét về máy vi tính

Theo sự phát triển của xã hội loài ngời, con ngời luôn mong muốn khám phá

ra thế giới xung quanh và họ bắt đầu gặp phải những khó khăn khi phải đối mặt với những bài toán phức tạp mà để giải đợc nó cần phải mất một khoảng thời gian rất dài, nhiều khi lâu hơn cuộc đời một con ngời Từ đó nhu cầu về một công cụ

hỗ trợ để con ngời có thể giải những bài toán đó nhanh và chính xác xuất hiện Từ chiếc bảng tính của ngời Trung Quốc ra đời cách đây hàng ngàn năm đến những chiếc máy tính cơ, thẻ đục lỗ đến năm 1946 chiếc máy tính điện tử đầu tiên ra

đời Cùng với sự phát triển của công nghệ điện tử ngày nay kích thớc của máy tính đợc thu nhỏ lai và có tốc độ tính toán rất nhanh Từ chỗ máy tính chỉ tập trung vào sử lý các bài toán khoa học kỹ thuật, ngày nay máy tính đã thâm nhập vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, một ngành khoa học mới ra đời đó là tin học Tin học là ngành khoa học nhằm mục tiêu khai thác có hiệu quả nhất nguồn tài nguyên thông tin phục vụ cho mọi mặt của đời sống con ngời Một số ứng dụng chính của Tin học nh giải các bài toán KHKT; Giải các bài toán quản lý(kinh tế, xã hội); Tự động hoá và điều khiển; Trí tuệ nhân tạo Kết hợp với Công nghệ viễn thông Internet ra đời, từ đó khả năng khai thác thông tin là vô cùng lớn

Trong kinh tế thông tin cũng là một nguồn tài nguyên mà mọi doanh nghiệp phải khai thác để phục vụ cho hoạt động của mình Thông tin có từ nhiều nguồn khác nhau từ bên trong, bên ngoài doanh nghiệp Do vậy đòi hỏi đợc đặt ra là làm thế nào có đợc thông tin mới nhất, thông tin có giá trị nhất tránh tình trạng lạc hậu về thông tin và thông tin bị nhiễu Tin học và Internet đã giúp các nhà quản lý tiết kiệm đợc thời gian và công sức trong việc tìm kiếm, phân loại thông tin, giúp

họ tập trung vào việc phân tích và ra các quyết định

1.2.Ưng dụng máy vi tính trong kế toán.

Hệ thống thông tin quản lý bao gồm những hệ thống nhỏ nối với nhau cung cấp cho các nhu cầu thông tin để tiến hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Trong đó hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất, chiếm tới 80% l-ợng thông tin hữu ích cho quản lý doanh nghiệp, nó giữ vai trò chủ đạo trong luồng thông tin quản lý đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp và các tổ chức bên ngoài

Kế toán truyền thống với một lợng lớn các sổ sách, các phép tính, các bớc ghi chép đòi hỏi sự chính xác cao dẫn đến hiệu xuất của kế toán thấp và tỏ ra không kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý nhất là trong điều kiện thị trờng luôn luôn biến đông hiện nay Do vậy tin học hoá công tác kế toán là yêu cầu cấp bách đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp Với u điểm là khả năng lu trữ lớn, tốc độ xử lý tính toán nhanh, chính xác và nhờ vào các chơng trình đã đợc lập trình sẵn máy có thể tự tìm kiếm, phân loại, tổng hợp để cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác các chỉ tiêu cần thiết phục vụ cho công tác quản lý, điều hành vào bất

cứ thời điểm nào Nhờ tin học hoá mà kế toán trở thành một hệ thống khép kín từ

kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính hạn chế tối đa việc ghi chép trùng lặp

Kế toán là một công cụ của quản lý do đó nó có đặc điểm chung của công tác quản lý đó là phải xử lý một khối lợng lớn thông tin lu trữ (thờng gọi là các hồ sơ chứng từ) nhng quy trình xử lý nói chung là đơn giản Cùng với một số phần mềm chuyên dụng nh hệ quản trị cơ sở dữ liệu FoxPro, Acces,Exel máy tính với t cách là một công cụ lao động xử lý thông tin đã trợ giúp đắc lực con ngời trong lĩnh vực này

FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu quản lý kinh tế, đợc thâm nhập vào Việt Nam khá sớm, đợc sử dụng rộng rãi ở hầu hết các cơ quan, doanh nghiệp và trờng học Có thể nói FoxPro là một công cụ rất mạnh dùng để quản trị cơ sở dữ liệu an toàn, đa năng và phù hợp với nhu cầu thực tế ở Việt Nam FoxPro là một DBMS (DataBase Managemet System-Hệ quản trị cơ sở dữ liệu) nhờ đó ta có thể tìm kiếm tính toán,xắp xếp Trên các tệp và cũng từ các tệp đó có thể in ra các bảng biểu theo yêu cầu.FoxPro dùng các lệnh đơn giản dễ tạo, dễ sửa chữa các tệp CSDL FoxPro là việc ở hai chế độ trực tiết và theo chơng trình, các chơng trình viết bằng FoxPro rất sáng sủa và có tính cấu trúc cao Các công cụ nh WINDOW,MENU đều có sẵn và chỉ cần vài lời khai báo đơn giản là

có ngay

Với những u thế kể trên FoxPro đợc sử dụng rộng rãi trong kế toán ở Việt Nam và nhiều nớc trên thế giới

2.Tình hình sử dụng máy vi tính tại công ty TST.

Nhận thức đợc tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý kinh doanh, lãnh đạo công ty đã sớm quan tâm đầu t mua sắm trang thiết bị và đào tạo con ngời Đợc sự giúp đỡ của Tổng công ty Phát triển Công nghệ và Du lịch công

ty đã tham gia mạng máy tính của Tổng Công ty, kết nối Internet, công ty đang nghiên cứu thiết lập mạng máy tính toàn công ty Với cơ sở kỹ thuật nh vậy công

ty đã sử dụng tốt vào việc khai khác thông tin từ bên ngoài, công ty nhanh chóng

có đợc các thông tin từ các thị trờng lớn trên thế giới đợc gửi về bằng E-mail từ hệ thống các văn phòng đại diện của Tổng Công ty ở nớc ngoài Tuy nhiên việc áp dụng tin học để xử lý và quản lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp còn rất hạn chế, mới chỉ tập trung vào quản lý và lu trữ các dữ liệu đơn giản nh nhân sự, tiền lơng

Phòng Kế toán công ty đợc trang bị máy tính và sử dụng bảng tính Exel vào công tác kế toán song tính tự động còn thấp và chỉ thực hiện ở một số công việc

kế toán chi tiết nh quản lý tài sản cố định, tiền lơng, hàng tồn kho Các công việc

kế toán khác cũng đợc xử lý trên bảng tính Exel nh cộng trừ, phân loại, in các bảng biểu tuy nhiên các công việc này còn mang tích chất thủ công

3.Hớng ứng dụng máy vi tính vào kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp

Là doanh nghiệp thơng mại các hoạt động mua bán hàng hoá diễn ra thờng xuyên khối lợng lớn, các hình thức thanh toán đa dạng, sử dụng nhiều loại tiền trong thanh toán do đó công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp

và khách hàng thờng giặp nhiều khó khăn nh phải ghi chép nhiều, mở nhiều sổ chi tiết, ghi chép trùng lặp Mặt khác luôn tồn tại nhiều rủi ro trong thanh toán

đòi hỏi ngời quản lý phải kiểm tra thờng xuyên để có thông tin nhanh, kịp thời trong việc ra các quyết định quản lý: Liệu có mua hàng ở đó không? Có cho bán chịu không ? Giúp cho ngời quản lý biết mình còn nợ bao nhiêu, còn phải thu bao nhiêu

Hớng áp dụng: Sử dụng phần mềm FoxPro vào công tác kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và ngời cung cấp Từ các dữ liệu nhập vào hàng ngày sau mỗi tháng in ra đợc các bảng biểu theo yêu cầu và theo yêu cầu của quản lý

in đợc các bảng biểu phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.x

II.Đặt và phân tích bài toán kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp

và khách hàng tại công ty TST.

1.Đặt bài toán.

Kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp và khách hàng trên máy vi tính đợc tiến hành theo hớng chi tiết.Các công việc đợc tiến hành trên các sổ chi tiết của hai tài khoản 131 và 331

Từ các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo các chỉ tiêu:

-Số hiệu chứng từ

-Ngày tháng

-Mã đơn vị có quan hệ thanh toán

-Nội dung nghiệp vụ

-Loại tiền thanh toán(Đối với các nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ )

-Tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt Nam

-Ghi Nợ hoặc Có Tk 131 hoặc 331 theo nguyên tệ và đã quy đổi ra VND (đối với nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ) hoặc theo VND( nếu thanh toán bằng VND)

-Ghi Nợ hoặc Có đối Tài khoản đối ứng (Chỉ ghi theo theo VNĐ)

Yêu cầu sau mỗi tháng phải in đợc Sổ theo dõi chi tiết thanh toán cho từng đơn vị ngời cung cấp, khách hàng theo mẫu 1a, cho từng loại tiền theo mẫu 1b; Sổ chi tiết tài khoản theo mẫu 2a và bảng tổng hợp thanh toán bảng ngoại tệ theo mẫu 2b Trong tháng theo yêu cầu quản lý có thể in Sổ theo dõi chi tiết thanh toán theo mẫu 1a

và 1b cho các nghiệp vụ phát sinh từ đầu tháng đến thời điểm in, sổ này kết hợp với các chứng từ gốc để làm cơ sở tính toán xác định số nợ phải thu, phải trả với nhà cung cấp và khách hàng khi tiến hành trả nợ hoặc thu nợ

MÉu 1a

cong ty dich vu du lich va thuong mai

so theo doi chi tiet thanh toan

Tai khoan:

Doi tuong:

Thang Nam Loai tien: VND

No dau ky : ………… co dau ky : phat sinh No : Phat sinh co :

no cuoi ky : co cuoi ky : SCT ngay thang noi dung P sinh no - co co psinh co no- no-

MÉu 1b

cong ty dich vu du lich va thuong mai

so theo doi chi tiet thanh toan

Tai khoan:

Doi tuong:

Thang Nam Loai tien:

No dau ky: (quy ra Vnd: ) co dau ky (Quy ra vnd) phat sinhno (quy ra vnd ) Phat sinhco (quy ra vnd)

no cuoi ky (quy ra vnd ) co cuoi ky (quy ra vnd)

sct ngay

than

g

noi dung ty gia psno nte psno vnd co- psco—nte psco vnd No- -

MÉu 2a

cong ty dich vu du lich va thuong mai

so chi tiet tai khoan

ngay / -/ -nguoi lap bieu ke toan truong

Mẫu 2b

cong ty dich vu du lich va thuong mai

bang tong hop thanh toan bang ngoai te tai khoan

Thang nam

mdv ten don vi ltien No

dau ky dau kyco phat sinh no phat sinh co cuoi No

ky

Co cuoi ky

nguoi lap bieu ke toan truong

ngay / -/ -2.Phân tích bài toán.

Theo yêu cầu của bài toán để in đợc các bảng theo mẫu trên cần phải xác định

đợc nội dung in cho từng chỉ tiêu của bảng, các chỉ tiêu này có từ đâu, có phải qua

xử lý tính toán không? Các nội dung in cho bảng bao gồm hai loại chính đó là các dữ liệu phải qua xử lý tính toán và các dữ liệu không qua xử lý tính toán Để có đ-

ợc nội dung in cho các bảng cần xác định một quy trình khoa học, xác định trình

tự luân chuyển của số liệu từ khi vào dữ liệu đến khi in ra đợc các bảng, điều này

đòi hỏi phải có một hệ thống các sổ và các chơng trình để thực hiện các công việc

xử lý tính toán trên các dữ liệu đó

Do kết cấu của hai Tài khoản 131và 331 là giống nhau cho nên ta thiết kế trên mỗi tài khoản một hệ thống sổ riêng, kết cẫu của hai hệ thống sổ trên hai tài khoản này giống nhau và đợc xử lý, tính toán bằng một hệ thống chơng trình chung

Để giải quyết yêu cầu của bài toán đặt ra cần phải thiết kế hệ thống sổ kế toán trên máy vi tính, để đơn giản hoá việc xử lý tính toán ở đây trên mỗi một tài khoản xây dựng hai hệ thống sổ riêng, một theo dõi cho các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới ngoại tệ và một cho các nghiệp vụ thanh toán bằng VND Cụ thể cần

có các sổ sau:

-Sổ vào chứng từ gốc(VCTG.DBF): sổ này dùng để nhập các dữ liệu gốc từ

các chứng từ gốc, sổ này lu trữ các dữ liệu gốc cho đến khi nó đợc chuyển về Sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán Sổ này đợc thiết kế sao cho việc nhập số liệu đ-

ợc đơn giản hoá

-Sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán: Sổ này lu trữ các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian, mỗi một nghiệp vụ đợc lu trữ trên một chứng từ của sổ, các dữ liệu này đợc lấy từ sổ vào chứng từ gốc Các dữ liệu ở đây là các dữ liêu không qua xử lý nó đợc dùng làm cơ sở để in các Sổ theo dõi chi tiết thanh toán và cơ sở

để tổng hợp chỉ tiêu số phát sinh lên sổ tổng hợp thanh toán Sổ chi tiết các nghiệp vụ bao gồm hai sổ : một sổ theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến VND (CTIETVND.DBF)và một sổ theo dõi các nghiệp vụ liên quan tới ngoại

tệ(CTIETNTE.DBF).

-Sổ tổng hợp thanh toán tài khoản: Sổ này chứa các dữ liệu cơ sở nh MDV,TDV,loại tiền thanh toán cùng với các số d đầu kỳ (trong kỳ thực hiện đầu tiên) đợc nhập trực tiếp từ bàn phím là cơ sở cho việc sử lý tính toán sau này Các cột phản ánh số phát sinh và số d cuối kỳ đợc xác định trong quá trình xử lý tính toán Đối với mỗi một đơn vị khách hàng- ngời cung cấp đợc ghi trên một dòng của sổ, các chỉ tiêu về số phát sinh của mỗi một đơn vị đợc tổng hợp bằng cách cộng tổng các cột số phát sinh của các chứng từ có mã là MDV trên các sổ chi tiết các nghiệp vụ Chỉ tiêu Số đầu kỳ đợc nhập vào trong lần thực hiện đầu tiên còn trong các lần sau nó đợc xác định là số d cuối kỳ của kỳ trớc Chỉ tiêu số d cuối

kỳ đợc xác định theo công thức:

Số d cuối kỳ= Nợ đầu kỳ-Có đầu kỳ+ Phát sinh Nợ - Phát sinh Có

Nếu số d cuối kỳ >0 thì đơn vị đó d Nợ, ngợc lại đơn vị đó d có

Sổ này đợc dùng để in SO CHI TIET TAI KHOAN và kết hợp với sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán để In SO THEO DOI CHI TIET THANH TOAN Sổ tổng hợp thanh toán gồm hai sổ : THOPVND.DBF theo dõi cho các đơn vị có

quan hệ thanh toán bằng VND và THOPNTE.DBF theo dõi cho các đơn vị có

quan hệ thanh toán bằng ngoại tệ Sổ THOPNTE.DBF còn đợc sử dụng để in

BANG TONG HOP THANH TOAN BANG NGOAI TE Việc tổng hợp từ các sổ chi tiết đợc tiến hành sau mỗi tháng

Ngoài ra để phục vụ cho việc tạo hệ thống sổ đợc nhanh chóng và chính xác ta thiết kế hai sổ chứa các dữ liệu cơ sở đó là sổ đăng ký tài khoản hoạt động, chứa các dữ liệu về các tài khoản đối ứng Nợ và đối ứng Có đối với Tài khoản 131 hoặc 331.Một sổ phục vụ cho việc thiết kế hệ thống sổ liên quan tới ngoại tệ và một sổ phục vụ cho việc taọ hệ thống sổ liên quan tới các nghiệp vụ thanh toán bằng VND

Để thực hiện các bớc công việc từ khâu vào chứng từ gốc đến khâu in các bảng biểu theo yêu cầu cần một hệ thống các chơng trình điều khiển, xử lý tính toán, in bao gồm các chơng trình sau:

-Chơng trình vào chứng từ gốcVCTG.PRG Chơng trình này tổ chức việc vào

các chứng từ gốc Nếu phát sinh đơn vị khách hàng- ngời cung cấp mới thì tiến hành nhập dữ liệu cơ sở cho đơn vị đó.Khi vào dữ liệu mới cho sổ sẽ đồng thời xoá các dữ liệu đã chuyển sang các sổ chi tiết các nghiêpj vụ thanh toán

-Chơng trình dựng sổ chi tiết các nghiệp vụ thanh toán DSCTIET.PRG: Có

nhiệm vụ chuyển các dữ liệu từ sổ vào chứng từ gốc sang các sổ chi tiết, đánh dẫu các dữ liệu đã chuyển trên sổ vào chứng từ gốc

-Chơng trình tổng hợp thanh toán THOP.PRG : Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu

phát sinh từ hai sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp và xác định các chỉ tiêu còn lại của sổ theo nguyên tắc trình bày ở trên

-Chơng trình in Sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại

tệ INTHOP.PRG theo mẫu 2a,2b Các chỉ tiêu để in hai sổ này đợc là các chỉ tiêu

trên 2 sổ tổng hợp

-Chơng trình In Sổ theo dõi chi tiết thanh toán INCHITIE.PRG :Từ các dữ

liêu trên 2 Sổ tổng hợp và hai sổ chi tiết để in ra 2 sổ theo mẫu 1a và 1b Trong đó các chỉ tiêu số d đầu kỳ , phát sinh, cuối kỳ đợc lấy từ sổ tổng hợp, các chỉ tiêu phát sinh với từng nghiệp vụ cụ thể đợc xác định trên hai sổ chi tiết các nghiệp vụ Nếu chơng trình này đợc thực hiên giữa kỳ thì máy sẽ lấy số d đầu kỳ trên sổ tổng hợp xác định tổng sổ phát sinh của các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên sổ chi tiết để xác định các chỉ tiêu số phát sinh và số d đến thời điểm in

Ngoài ra để tạo ra các sổ một cánh nhanh chóng chính xác và có khả năng thay đổi ta xây dựng chơng trình tạo cấu trúc các sổ: TCTTUC.PRG

Để phục vụ cho việc in các bảng biểu đợc rõ ràng ta xây dựng chơng trình đặt dấu chấm DCHAM.PRG

Cuối cùng các công việc phải đợc tiến hành theo một trật tự nhất định do đó yêu cầu phải có một chơng trình điều khiển gọi là chơng chình MENU.PRG ch-

ơng trình cho ta biết danh sách các công việc cần tiến hành thực hiên và trình tự thực hiện các công việc đó

Mô hình sơ đồ thực hiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời cung cấp

và khách hàng trên máy vi tính

Chøng tõ gèc

Sæ vµo chøng tõ gèc

Sæ chi tiªt thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ

Sæ chi tiªt thanh to¸n b¼ng VND

Sæ tæng hîp thanh to¸n b¨ng ngo¹i tÖ

Sæ tæng hîp thanh to¸n b¨ngVND

Sæ chi tiÕt tµi kho¶n

B¶ng tæng hîp thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ

SO THEO DOI CHI TIET MÉu 1a

SO THEO DOI CHI TIET

MÉu 1b(1)

Trong đó

-Bớc (1)đợc thực hiện bởi chơng trình vào chứng từ gốc VCTG.PRG

-Bớc (2)đợc thực hiện bởi chơng trình dựng sổ chi tiết nghiệp vụ thanh toán

DSCTIET.PRG

-Bớc (3) thực hiện bởi chơng trình tổng hợp thanh toán THOP.PRG

-Bớc (4)In sổ chi tiết tài khoản và Bảng tổng hợp thanh toán bằng ngoại tệ đợc thực hiện bởi chơng trình INTHOP.PRG

-Bớc (5) In sổ theo dõi chi tiết thanh toán đợc thực hiện bởi chơng trình

INCHITIE.PRG

III.Tổ chức thực hiện.

1.Thiết kế hệ thống sổ trên máy vi tính:

1.1.Sổ đăng ký tài khoản hoạt động:

Hai sổ TENTKVND.DBF và TENTKNTE.DBF có cấu trúc giống nhau:

Cấu trúc hai sổ này nh sau:

Field name Type Lengh Discription

1 2.Sổ vào chứng từ gốc: VCTG.DBF

Field name Type Lengh Discription

TYGIA C 3 Tỷ giá hạch toán (Đối với ngoại tệ)

6 Tài khoản đối ứng Nợ hoặc Có

GHICHU C 1 Đánh dấu những chứng từ đã

chuyển số liệu sang CTIETVND.DBF hoặc CTIETNTE.DBF

1.3.Sổ chi tiết các nghiệp vụ

Bao gồm hai sổ trên mỗi tài khoản :CTIETVND.DBF:Chi tiết các nghiệp vụ

tiền Việt vàCTIETNTE.DBF: chi tiết các nghiệp vụ ngoại tệ.

Cấu trúc sổ CTIETVND.DBF trong th mục TK131 nh sau:

Field name Type Lengh Discription

Trong Th mục TK331 Sổ CTIETVND.DBF cũng có cấu trúc tơng tự chỉ khác

tên trờng: PSNO131 thay bằng PSNO331, PSCO131 thay bằng PSCO331

Cấu trúc sổ CTIETNTE.DBF trong th mục TK131 nh sau:

Field name Type Lengh Discription

PSNO131NTE N 12 Phát sinh Nợ theo nguyên tệ

PSNO131NTE N 12 Phát sinh Có theo nguyên tệ

Số đối ứng Có và đối ứng Nợ Phụ thuộc vào số tài khoản đối ứng trên sổ

TENTKNTE.DBF

Trong Th mục TK331 Sổ CTIETNTE.DBF cũng có cấu trúc tơng tự chỉ khác

tên trờng: PSNO131NTE thay bằng PSNO331NTE

PSNO131VND thay bằng PSNO331VND PSCO131NTE thay bằng PSCO331NTE PSCO131VND thay bằng PSCO331VND1.4.Sổ tổng hợp:

Bao gồm hai sổ:THOPVND.DBF: tổng hợp cho cac nghiệp vụ thanh toán

bằng Đồng Việt nam Và sổ: THOPNTE.DBF: tổng hợp cho các nghiệp vụ thanh

toán bằng ngoại tệ

Cấu trúc sổ THOPVND.DBF trên th mục TK131nh sau:

Field name Type Lengh Discription

Trong Th mục TK331 sổ THOPVND.DBF cũng có cấu trúc tơng tự chỉ khác

tên trờng: PSNO131 thay bằng PSNO331, PSCO131 thay bằng PSCO331

Cấu trúc sổ THOPNTE.DBF trong th mục TK131 có cấu trúc nh sau:

Field name Type Lengh Discription

LOAITIEN N 3 Loại tiền thanh toán

PSNO131NTE N 12 Phát sinh Nợ theo nguyên tệ

PSCO131NTE N 12 Phát sinh Có theo nguyên tệ

Trong Th mục TK331 Sổ THOPNTE.DBF cũng có cấu trúc tơng tự chỉ khác

tên trờng: PSNO131NTE thay bằng PSNO331NTE

PSNO131VND thay bằng PSNO331VND PSCO131NTE thay bằng PSCO331NTE PSCO131VND thay bằng PSCO331VNDTrong các sổ trên chỉ có các sổ đăngký tài khoản hoạt động đợc tạo trực tiếp còn các sổ còn lại đợc tạo theo chơng trình

2.Vào dữ liệu cho sổ.

Có hai loại dữ liệu cần nhập vào từ bàn phím để từ những dữ liệu này sẽ tiến hành tính toán, xử lý đa ra các biểu bảng theo yêu cầu Đó là các dữ liệu cơ sở- các dữ liệu này chỉ vào một lần và là cơ sở cho việc xử lý tính toán, các dữ liệu cập nhật- dữ liệu đợc vào hàng ngày và chỉ có ý nghĩa cho việc xử lý tính toán trong kỳ

Trong đó các sổ TENTKNTE.DBF và TENTKVND.DBF là hai sổ chứa các

dữ liệu cơ sở chỉ vào một lần do đó đợc nhập ở chế độ trực tiếp,Nội dung của Hai

sổ này nh sau:

Trên th mục 131:

TENTKNTE.DBF TENTKVND.DBF

NO821

Hai sổ THOPVND.DBF và THOPNTE.DBF chứa các dữ liệu cơ sở là

TDV,MDV,loại tiền thanh toán,số d đầu kỳ của lần tổng hợp đầu tiên Các dữ liệu cơ sở của hai sổ này đợc nhập khi thực hiện chơng trình tạo cấu trúc và đợc bổ sung khi phát sinh đơn vị ngời cung cấp, khách hàng mới khi thực hiện chơng trình tạo cấu trúc sổ

Đối với các dữ liệu đợc cập nhật hàng ngày vào sổ VCTG.DBF khi thực hiện

chơng trình VCTG.PRG khi đó căn cứ vào loại tiền thanh toán mà máy sẽ cho

hiện lên màn hình các cột phù hợp để vào dữ liệu

3.Xây dựng các chơng trình.

3.1.Chơng trình tạo cấu trúc sổ:TCTRUC.PRG

1* SET SAFE OFF

99* REPL RECO 1 &C1 WITH 'MDV',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3

100* REPL RECO 2 &C1 WITH 'TDV',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 20

101* REPL RECO 3 &C1 WITH 'LOAITIEN',&C2 WITH 'C',&C3 WITH 3

102* REPL RECO 4 &C1 WITH 'NODKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10

103* REPL RECO 5 &C1 WITH 'NODKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

104* REPL Reco 6 &C1 WITH 'CODKYnte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10

105* REPL RECO 7 &C1 WITH 'CODKYvnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

106* REPL RECO 8 &C1 WITH 'PSNO’+TK+’nTE',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 107* REPL RECO 9 &C1 WITH 'PSNO’+TK+’VND',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 108* REPL Reco 10 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’nte',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 10 109* REPL RECO 11 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’vnd',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12 110* DELE FOR RECN()>11

122* CREA &TS4 FROM TG

123* BROW FIEL MDV,TDV,LOAITIEN,NODKYNTE,NODKYVND, CODKYNTE, CODKYVND

124* use tg

125* REPL RECO 3 &C1 WITH 'NODKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

126* REPL RECO 4 &C1 WITH 'CODKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

127* REPL RECO 5 &C1 WITH 'PSNO’+TK,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

128* REPL RECO 6 &C1 WITH 'PSCO’+TK+’,&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

129* REPL RECO 7 &C1 WITH 'NOCKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

130* REPL RECO 8 &C1 WITH 'COCKY',&C2 WITH 'N',&C3 WITH 12

131* DELE FOR RECN()>8

136* BROW FIEL MDV,TDV,NODKY,CODKY

179* ENDD

180* CLEA ALL

181* SET TALK ON

182* RETU

3.3.Ch¬ng tr×nh dùng sæ chi tiÕt c¸c nghiÖp vô: DSCTIET.PRG

183* SET SAFE OFF

184* SET DATE FREN

259* REPL NODKYnte WITH NOCKYnte,nodkyvnd with

nockyvnd,CODKYnte WITH COCKYnte,codkyvnd with cockyvnd 260* ENDI