ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN MỘT SỐ PHẦN HÀNH CƠ BẢN

Mặt khác nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của Nhà máy sử dụng trong quá trình sản xuất sảnphẩm chủ yếu là kim loại màu, kim loại đen dễ bị ôxy hoá, nếu không bảo quản tốt thì rất dễ bị

Đặc điểm tổ chức kế toán một số phần hành cơ bản

1.Tổ chức kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ

1.1.Đặc điểm tình hình chung về nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ ở Nhà máy chế tạo thiết bị

điện:

Là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, chuyên sản xuất các loại máy biến áp cố công suất từ

50 đến 63000KVA, các loại dây Cáp nhôm trần tải điện A và AC, tủ điện, bảng điện, cầu dao cao thế, độngcơ, máy phát, các phụ tùng, phụ kiện, sửa chữa máy biến áp phục vụ cho ngành điện Sản xuất của Nhà máymang nét đặc trng của doanh nghiệp cơ khi chế tạo Thực thể tạo nên sản phẩm hầu hết là kim loại Quy trìnhcông nghệ sản xuất phức tạp phải trải qua nhiều bớc công nghệ, chính vì vậy Nhà máy phải sử dụng khối lợngnguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tơng đối lớn và nhiều chủng loại khác nhau trong quá trình sản xuất sảnphẩm Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ cũng gặpkhông ít những khó khăn, đòi hỏi cán bộ quản lý, kế toán vật liệu phải có trình độ và trách nhiệm trong côngviệc

Mặt khác nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ của Nhà máy sử dụng trong quá trình sản xuất sảnphẩm chủ yếu là kim loại màu, kim loại đen dễ bị ôxy hoá, nếu không bảo quản tốt thì rất dễ bị h hỏng do vậnchuyển, do thời gian, do bảo quản v.v

Từ những đặc điểm trên của nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đòi hỏi Nhà máy phải có một hệthống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn quy định để bảo đảm cho việc bảo quản nguyên vật liệu và công cụ dụngcụ

Bên cạnh nguyên vật liệu nh đã nêu ở trên trong quá trình sản xuất Nhà máy cũng sử dụng một sốloaị công cụ dụng cụ nhỏ phục vụ cho việc sản xuất Tuy nhiên các loại công cụ dụng cụ này tơng đối ít và cógiá trị thấp cho nên khi xuất dùng toàn bộ giá trị của chúng đợc tính hết vào chi phí sản xuất chung trong kỳ

Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng công cụ dụng cụ cũng đòi hỏi cản bộ quản lý cần

đ-ợc quan tâm

1.2 Nội dung tổ chức kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại Nhà máy.

1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán và tài khoản áp dụng

a Chứng từ kế toán:

 Đối với nghiệp vụ nhập kho.

Trong nghiệp vụ nhập kho vật t , công cụ dụng cụ , kế toán sử dụng các chứng từ :

- Hoá đơn bán hàng (do nhà cung cấp chuyển đến )

- Phiếu nhập kho (do cán bộ phòng vật t lập theo mẫu 01-VT của Bộ tài chính )

kỹ thuật kế hoạch hàng Nghiệp vụ (1) (2) (3) (4) nhập vật t

Lập dự trù Lệnh nhập vật t Duyệt Hoá đơn

Biên bản Phiếu nhập kho Nhập kho Ghi sổ

Họ tên ngời giao hàng: Mai Văn Toán - Phòng Vật t

Theo Hoá đơn GTGT số 60918 ngày 20/02/2004 của Công ty TNHH VHD

Nhập tại kho: Xăng dầu (Thủ kho: Nguyễn Huy Hạnh)

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT

tra

Đạt yêu cầu (20/02/04) Cộng tiền hàng 77.600.000

Số tiền bằng chữ: Bảy bảy triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.

Nhập ngày 20/02/2004

Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại quyển, 1 liên chuyển tới thủ kho, 1 liên chuyển tới phòng kế toán Phiếu nhập kho lập cho 1 hoặc nhiều hóa đơn mua hàng Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho cho nhập hàng, ghi sổthục nhập lên phiếu nhập kho, cùng với ngời giao hàng ký phiếu nhập kho Căn cứ vào đó, thủ kho ghi thẻ kho và hàng ngày chuyển cho kế toán vật t để ghi sổ

Để hạch toán nghiệp vụ xuất kho , kế toán sử dụng các chứng từ sau:

- Lệnh sản xuất

- Lệnh cấp phát vật t.

- Phiếu xuất kho

Quá trình luân chuyển chứng từ nh sau:

Vật t

(4) (5) (6) Lu

Phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ

Ví dụ: Căn cứ vào bản dự trù vật t cho sản xuất máy biến áp 10/0,4kV mã số máy 0219-13, sản xuất theo đơn đặt hàng của Công ty xây lắp

250KVA-điện Hải phòng, nhân viên thống kê vật t lập phiếu xuất kho dầu biến thế Unitranformer theo mẫu số 02-VT Số lợng cần xuất kho theo bản dự trù vật t đ-

ợc nhân viên thống kế ghi vào cột Số lợng theo Yêu cầu Khi xuất tại kho, thủ kho căn cứ vào số lợng thực xuất ra sử dụng cho phân xởng để ghi số lợng vào cột Số lợng thực xuất trên phiếu xuất kho.

Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại gốc, 1 liên thủ kho

lu để ghi thẻ kho, 1 liên gửi cho ngời nhận Phiếu xuất kho đợc lập cho 1 hoặc nhiều mặt hàng nhng phải xuất cùng một kho và có cùng mục đích sử dụng( cho sản xuất 1 hoặc vài sản phẩm cùng loại) Sau khi giao hàng, vật t thủ kho ghi số thực xuất lên phiếu xuất kho, hgi vào thẻ kho và hàng ngày chuyển cho kế toán vật t ghi sổ chi tiết, lên bảng kê và lu kho.

Ví dụ phiếu xuất kho (trang sau)

Phiếu xuất kho có mẫu nh sau:

Đơn vị: NM chế tạo TBĐ

phiếu xuất kho Mẫu số 01-VT

Ngày 20 tháng 02 năm 2004 Nợ:

Số 63C Có:

Họ tên ngời nhận hàng: Trần Thị Thu Hiền - PX chế tạo máy biến áp

Lý do xuất kho: Chế tạo MBA 250KVA-10/0,4kV Mã số: 0219-13

Xuất tại kho: Xăng dầu (Thủ kho: Nguyễn Huy Hạnh)

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngờinhận Thủ kho

b Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản

Trong việc hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ kế toán sử dụng các tài khoản 152,153 và đợc chi tiết thành các TK cấp 2 để theo dõi

Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu” phản ánh nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn trong kì.

Tk 152: Đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2:

1.2.2 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, Nhà máy áp dụng phơng pháp thẻ song song

Ph-ơng pháp này vừa đơn giản, dễ làm, vừa phản ánh chính xác số lợng và giá trị nguyên vật liệu và công cụdụng cụ nhập xuất kho, phù hợp với đặc điểm của Nhà máy

5

Trần Thị Thanh Tâm Lớp: Kiểm toán 43A

- Quá trình ghi chép ở kho:

Sau khi làm thủ tục nhập xuất kho, ghi số lợng thực nhập, thực xuất lên phiếu nhập kho , phiếu xuất kho, thủkho tiến hành ghi số lợng thực nhập, thực xuất lên thẻ kho, mỗi thẻ kho đợc lập để theo dõi chi tiết tình hìnhnhập xuất tồn của từng loại vật t theo mẫu

- Quá trình ghi chép ở phòng kế toán:

Sau khi nhận đợc các phiếu nhập, phiếu xuất kho, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các phiếunhập, phiếu xuất kho để ghi vào sổ kho vật liệu và công cụ dụng cụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn khotheo chỉ tiêu hiện vật và giá trị Sổ kho vật liệu và công cụ dụng cụ chính là sổ chi tiết nguyên vật liệu và công

cụ dụng cụ

Sổ kho đợc chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ Định kỳ kế toán cộng

sổ kho xác định số lợng tồn kho cuối kỳ của từng loại nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ để đối chiếu với thẻkho của thủ kho Nếu thấy chênh lệch sẽ cùng thủ kho tìm rõ nguyên nhân để từ đó có biện pháp xử lý

Ví dụ sổ kho nguyên vật liệu hàng hóa( trang sau)

1.2.3 Tổ chức hạch toán tổng hợp nhập, xuất kho nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:

Trong quá trình hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ kế toán sử dụng bảng phân bổ CCDC, NKCT số 1, NKCT số 5, sổ cái TK 152,153, bảng kê số 4, 5, 6 , Báo cáo tài chính

Trong tháng khi nghiệp vụ nhập vật t, công cụ dụng cụ kế toán lên các NKCT liên quan phần Nợ TK152,TK153 Có các TK tơng ứng

Với nghiệp vụ nhập xuất vật t kế toán lên các bảng kê số 4, 5, 6 căn cứ Bảng phân bổ NVL- CC

Cuối tháng kế toán tập hợp số liệu trên các NKCT, bảng kê để lên sổ cái TK 152, TK 153

Thẻ kho

Sæ kho nguyªn vËt liÖu hµng hãa

Tªn vËt liÖu : D©y dÑt bäc giÊy 1.8 x 6.7

-Doanh nghiÖp: Nhµ m¸y ChÕ t¹o thiÕt bÞ ®iÖn

B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu vµ c«ng cô dông cô

 Các nghiệp vụ kinh tế mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ về nhập kho thanh toán ngay bằng tiềnmặt đợc ghi chép trên sổ quỹ tiền mặt và hàng tháng đợc kế toán tập hợp trên Nhật ký chứng từ số 1 Sốliệu tổng cộng của phần ghi Nợ tài khoản 152, 153 đối ứng với ghi Có của Tài khoản 111 trên Nhật kýchứng từ số 1 đợc dùng để ghi vào Bảng kê số 3.

Trích Nhật ký chứng từ số 1

Nhật ký chứng từ số 1

Tháng 02 năm 2004.

Nh vậy, NKCT số 1 do kế toán tổng hợp nguyên vật liệu nhập đợc dùng để phản ánh số phát sinh bên

Có TK111 “Tiền mặt” (phần chi) đối ứng với Nợ các tài khoản liên quan Căn cứ để ghi NKCT số 1 là báo cáoquỹ làm theo các chứng từ gốc (phiếu chi, hóa đơn) Cuối tháng, kế toán khóa sổ NKCT số 1, xác định tổng

số phát sinh bên có TK111

 Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ mua về nhập kho cha thanh toán với ngời bán, kế toán căn cứvào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho để ghi vào sổ chi tiết TK 331 “thanh toán với ng ời bán” Sổ chitiết thanh toán với ngời bán đợc mở theo dõi chi tiết công nợ phải trả cho ngời bán theo từng đối tợngcông nợ (từng ngời bán)

Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán đợc mở theo mẫu quy định của Bộ tài chính

Số d cuối tháng (D Nợ hoặc d Có) của từng đối tợng công nợ trên sổ chi tiết thanh toán với ngời bán

đợc dùng để tổng hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 5 theo từng nhóm đối tợng công nợ

Nhật ký chứng từ số 5 đợc mở để theo dõi tình hình mua nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ nhậpkho và thanh toán với ngời bán

Sau khi tập hợp toàn bộ số liệu trên các Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2, Nhật ký chứng

3,048,0005,370,006.4800,2703,070,0452,009,410530,0002,406,200.5

Cộng 16,733,930.1 30,480,000 73,794,164 8,302,700 54,762,455 112,576,846

TrÝch NKCT sè 5 vµ b¶ng kª sè 3( trang sau)

TrÝch: Sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ngêi b¸n

9/2 30/1

97388 97376

9/2 29/1

152.1 152.1 14407 112 154219981

154219981

12819598 3343834

Nhật ký chứng từ số 5

Phải trả ngời bán

Tháng 02/2004

Doanh nghiệp : Nhà máy chế tạo thiết bị điện

Tên đơn vị

bán hàng Số d đầu tháng Ghi có TK:331_ Ghi nợ các TK: Cộng có

TK:331

Theo dõi thanh toán

Cộng nợ TK:331

Số d cuối tháng

Nợ Có TK1521 TK1522 TK 152.3 TK 1524 Cộng TK 152 TK 153 TK 133

Nợ Có Các Công ty Các Nhà máy XN Các HTX Các ban trạm 384712858 0 3608770 2914245 130347066 518716990 2 245924596 16633106 199643004 451509370 9 206038854 76329350 119407974 5 33613874 10392200 36018850 19923375 916166434 8174000 664526326 3 239652728 10392200 120522200 2910000 437004931 11982637 747800 8086520 7085178194 251635365 11140000 128608720

641221917 4

813296042

24022666 206659716

464889348 1

640586210

2923245 133433566

666189328 3 321241359 3759440 124678508

Cộng: 398399866

1 564937060 8 479746191 3 127410466 9 19923375 924340434 701583039 1 2910000 457821888 7476562279 745619759 8 542583650 2 7111573130

-trong tháng 18,702,406,315 11,414,029,926 1,719,786,279 1,025,826,480 32,862,049,000 111,861,198 I

V Xuất dùng trong tháng 12,177,885,901 3,819,205,824 1,550,844,318 81,856,200 17,642,734,248 106,666,97 4

V Tồn kho cuối tháng 6,524,520,414 7,594,824,102 168,941,961 943,970,280 15,219,314,752 5,194,224

Ngời lập bảng Kế toán tổng hợp Trởng phòng kế toán

Cuối tháng sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khoá sổ các số liệu trên các bảng kê, bảng phân bổ, Nhật ký chứng từ, kế toán tiến hành ghi vào sổ cái TK152,TK153

Sổ cái TK152, TK153 là sổ kế toán tổng hợp đợc mở cho cả năm, mỗi tài khoản đợc mở trên một trang sổ phản ánh các số d đầu năm, số phát sinh nợ,phát sinh có từng tháng và tổng cộng cả năm, số d cuối mỗi tháng và cuối năm

VD sổ cái TK152, TK153

14

Trần Thị Thanh Tâm Lớp: Kiểm toán 43A

112,567,8462,213,695,9897,476,562,279

Sæ chi tiÕt TK152, 153NKCT sè 7

Sæ c¸i TK 152,153

B¸o c¸o kÕ to¸n

B¶ng kª sè 3B¶ng ph©n bæ sè 2

sè1,2,3,4,5,6,10

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

2 Tổ chức kế toán tài sản cố định

2.1 Đặc điểm TSCĐ tại Nhà máy chế tạo thiết bị điện Đông Anh.

Là một đơn vị chuyên sản xuất các loại thiết bị điện với quy mô lớn nhng giá trị TSCĐ trên tổng nguồn vốn của Nhà máy chỉ chiếm 25% Trong đó hầuhết các tài sản đều là TSCĐ hữu hình, bao gồm :

- Nhà xởng, nhà văn phòng

- Các máy móc thiết bị dùng trong việc sản xuất

- Các thiết bị vận tải truyền dẫn

- Các thiết bị, dụng cụ quản lý

- Tài sản cố định/Tổng TS

- Tài sản lu động/Tổng TS

0,25450,7455

0,25120,7488

Nh vậy, về cơ cấu tài sản của Nhà máy là hoàn toàn hợp lý Nhà máy là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh với khối l ợng hàng tồn kho khá lớn trong đónguồn vật t mua vào và thành phẩm xuất bán là chủ yếu, chính vì vậy mà nguồn vốn lu động chiếm trên 50% tổng số nguồn vốn của Nhà máy còn lại là phần tàisản cố định

18

Trần Thị Thanh Tâm Lớp: Kiểm toán 43A

2.2.Tổ chức chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ:

Các chứng từ đợc sử dụng trong việc hạch toán bao gồm:

- Các chứng từ liên quan tới việc tăng giảm TSCĐ

- Biên bản giao nhận TSCĐ

- Thẻ TSCĐ

- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành

- Biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Hoá dơn bán hàng

Trong việc quản lý TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi biến động tăng, giảm, khấu hao Vì là những tài sản có giá trị lớn nên với cácnghiệp vụ tăng, giảm tài sản phải qua các thủ tục nghiêm ngặt

Quá trình luân chuyển chứng từ phản ánh rõ điều này

Giám đốc Hội đồng Kế toán

Khi có sự tăng giảm TSCĐ phải có quyết định tăng giảm TSCĐ do cơ quan cấp trên, giám đốc nhà máy duyệt

Sau khi giao nhận TSCĐ kế toán TSCĐ huỷ thẻ TSCĐ hoặc lập thẻ TSCĐ cho tài sản mới

Biên bản cho việc mua TSCĐ là biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ)

Biên bản thanh lí TSCĐ là “Biên bản thanh lí TSCĐ” (mẫu số 03-TSCĐ)

Thẻ TSCĐ đợc lập theo mẫu 02-TSCĐ Thẻ này lập cho từng đối tợng ghi TSCĐ

2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản.

Kế toán tại Nhà máy chỉ vận dụng tài khoản 211 để theo dõi TSCĐ hữu hình Giá trị TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính không đ ợc theo dõi TK211

“TSCĐ hữu hình” đợc sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình của Nhà máy theo nguyên giá

TK214 “Hao mòn TSCĐ” phản ánh giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng giảm hao mòn khác của cácloại TSCĐ của nhà máy nh TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình và TSCĐ thuê tài chính

Khấu hao tài sản cố định đợc tính theo phơng pháp đờng thẳng, khấu hao tài sản cố định tính theo thời gian sử dụng ớc tính của tài sản phù hợp với Quyết định số 166 TC/QĐ/BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính.

2.4 Tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp TSCĐ và hao mòn TSCĐ.

a Tổ chức hạch toán chi tiết.

Để hạch toán chi tiết TSCĐ và hao mòn TSCĐ, kế toán sử dụng:

- Sổ chi tiết TSCĐ mở cho những tài sản cùng loại trong toàn Nhà máy

- Sổ chi tiết TSCĐ mở theo đơn vị sử dụng

- Bảng phân bổ khấu hao

Căn cứ để lên sổ chi tiết là các thẻ TSCĐ, các biên bản chứng từ cần thiết đã nêu trên

Nhà máy thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo quy định của Bộ tài chính.Mức khấu hao đ ợc trích theo từng tháng theo phơng pháp đờng thẳng và cho từngphân xởng

b Tổ chức hạch toán tổng hợp TSCĐ kế toán sử dụng các chứng từ sau:

Chứng từ tăng , giảm khấu hao TSCĐ

ThẻTSCĐ(lập/huỷ)NKCT số 7

Bảng phân bổ KHTSCĐ

- NKCT số 9

- Sổ cái tài khoản 211

Khi có các nghiệp vụ tăng, giảm khấu hao TSCĐ, kế toán TSCĐ căn cứ vào các chứng từ gốc để lên các NKCT

Khi mua TSCĐ bằng tiền mặt lên NKCT số 1 đối ứng nợ TK211

Mua TSCĐ bằng TGNH lên NKCT số 2 đối ứng nợ TK211

Mua TSCĐ cha trả tiền ngời bán lên NKCT số 5

Mua TSCĐ bằng tiền vay lên NKCT số 4

Tăng TSCĐ do đầu t xây dựng cơ bản lên NKCT số 7

Tăng TSCĐ do đánh giá lại, thừa khi kiểm kê , nhận vốn góp lên NKCT số 10 đối ứng có TK 412,3381,411 và Nợ TK211

Khi trích khấu hao TSCĐ lên bảng kê số 4, 5 định kì lên NKCT số 7 Khi giảm TSCĐ lên NKCT số 9 phần ghi Có TK211 đối ứng Nợ TK 214.Các bớc hạch toán tổng hợp TSCĐ có thể đợc khái quát theo mô hình sau :

NKCT số 1,2,4,5,10