MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S

CHƯƠNG TRÌNH ĐÒI HỎI SỰ THAM GIA NHIỆT TÌNH CỦA BAN LÃNH ĐẠO CAO NHẤT Muốn mọi người cùng tham gia vào phong trào thì ban lãnh đạo từ trên xuống dưới cũng cần phải coi trọng chương trình

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT KHI TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S

1 CHƯƠNG TRÌNH ĐÒI HỎI SỰ THAM GIA NHIỆT TÌNH CỦA BAN LÃNH ĐẠO CAO NHẤT

Muốn mọi người cùng tham gia vào phong trào thì ban lãnh đạo từ trên xuống dưới cũng cần phải coi trọng chương trình này như là một phần của hệ thống quản lý chất lượng Họ cần phải hiểu rõ về 5S để có thể truyền đạt lại cho mọi người một cách sâu sắc để cho mọi người hiểu và nắm được sự cần thiết, ý nghĩa cũng như nội dung của chương trình Bởi vì lãnh đạo là những người có tiếng nói trong công ty làm cho mọi người phải nghe theo Do đó họ phải là những người đi đầu trong việc phát động và triển khai chương trình này đặc biệt là trưởng phòng kế toán Đây vừa là người đóng vai trò là người thực hiện vừa là người làm công tác của một chuyên gia đánh giá nên cần phải làm gương đi đầu trong mọi hoạt động cho mọi người noi theo Trong quá trình cải tiến liên tục của tổ chức, lãnh đạo giữ vai trò chủ chốt Lãnh đạo cần đặt niềm tin vào toàn thể nhân viên trong việc cải tiến chất lượng, đồng thời cam kết với nhân viên nhằm tạo ra được niềm tin của nhân viên vào cấp quản lý và về chất lượng mà họ tạo ra Thông qua thực tế những kiến nghị liên quan đến chất lượng của nhân viên phải được cấp quản lý quan tâm xem xét và thực hiện Điều này sẽ củng cố thêm niềm tin của nhân viên Để họ tin rằng cấp quản lý luôn quan tâm đến chất lượng và coi trọng ý kiến đóng góp của họ Đây cũng là một yếu tố tạo ra môi trường thuận lợi để cho hoạt động thực hiện 5S được hiệu quả

Những người trong ban lãnh đạo cần phải nhanh nhạy trong việc quan sát quá trình thực hiện phong trào Đặc biệt là nhận ra được những tiến bộ của phòng

và của các nhân viên để từ đó có những kết quả chính xác, khuyến khích mọi người phát huy bằng việc trao thưởng và tuyên dương công bằng Một vấn đề nữa là ban lãnh đạo không được tự ý trao quyền lãnh đạo cho bất kỳ ai mà phải trực tiếp thực hiện công việc lãnh đạo của mình trong hội đồng điều hành 5S Đặc biệt là người trưởng phòng Đây là người có tầm quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp tới tinh

thần hoạt động phong trào của mọi người trong phòng Bản thân trưởng phòng không chỉ là một người lãnh đạo, một thành phần trong quá trình triển khai phong trào mà quan trọng hơn nữa là đóng vai trò cổ vũ, khích lệ và truyền đạt những lợi ích của 5S tới các nhân viên của mình

2 CHƯƠNG TRÌNH ĐÒI HỎI SỰ THAM GIA NHIỆT TÌNH ĐẦY ĐỦ CỦA TẤT CẢ MỌI NGƯỜI

Bất cứ một công việc gì cũng cần sự đoàn kết sự tập trung của tất cả mọi người trong nhóm vì “Đoàn kết là sức mạnh của thành công” Trong khi đó, chương trình 5S chỉ có thể thành công khi có sự tham gia của tất cả mọi người Việc triển khai chương trình này ở phòng kế toán coi như là thí điểm để cho toàn công ty áp dụng Cho nên chương trình muốn được triển khai rộng rãi và được mọi người quan tâm thì phong trào này cần phải có được sự thành công ở phòng kế toán, làm cho mọi người trong toàn công ty thấy được kết quả cũng như hiệu quả đạt được khi thực hiện chương trình này Vì vậy mỗi người cần phải tự ý thức được công việc của mình và của tập thể, cùng tham gia đóng góp ý kiến để đưa ra cách thức thực hiện phong trào tốt nhất phù hợp với môi trường làm việc tại công ty mình Mỗi công việc đề ra cần phải có mục tiêu để đạt được nó Cần làm cho mọi người hiểu được mục tiêu của chương trình 5S bao gồm:

Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc

Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S

Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế

Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến

5S là nội dung của Kaizen - cải tiến liên tục Kaizen là một triết lý của Nhật nổi tiếng được ứng dụng thành công trong cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ trung tất

cả các lĩnh vực Đó là một triết lý và nền tảng để khuyến khích thúc đẩy các nhân viên trong công ty liên tục đạt được hiệu quả và năng suất lao động cao hơn và quan trọng hơn để đạt được mục tiêu cao hơn về sự hài long, doanh thu và lợi nhuận Nó kêu gọi lỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức,

không phân biệt nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong công ty như:

Xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân;

Xu hướng quản lý theo mạng lưới hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc;

Xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được mọi người coi trọng hơn là vốn;

Xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến;

Cho nên người lãnh đạo phải biết gắn mục tiêu của chương trình 5S với lợi ích của người lao động để khuyến khích họ thực hiện Chương trình 5S phải thu hút được sự chú ý của mọi thành viên đều tham gia nhiệt tình và phát huy ý tưởng sáng tạo cải tiến chương trình Một số giải pháp để thực hiện thành công phong trào:

- Thực hiện in và phát cho mọi người những quyển sách mini minh hoạ cho 5S và sử dụng 5S như thế nào để mọi người có thể hiểu và học tập Đồng thời Ban lãnh đạo cũng đưa ra bản báo cáo định kỳ về tình hình thực hện 5S trong thời gian vừa qua để mọi người cập nhật , bình luận cùng rút ra kinh nghiệm nhằm cải thiện hiện trạng

- Cần phát động phong trào mạnh mẽ bằng việc treo những áp phích, biểu ngữ, khẩu hiệu và bản tin nội bộ về tình hình hoạt động chương trình Khi thực hiện cần tình đến những hiệu quả mà hoạt động mang lại, gây sự tập trung chú ý của mọi người Hoạt động này sẽ tạo cho mọi người sự hào hứng khi thực hiện phong trào

- Để có thêm kinh nghiệm về thực hiện 5S công ty cần có một hoặc một số buổi tham quan những công ty điển hình đã thực hiện thành công 5S Đây là hoạt động rất hữu ích để chương trình không vấp phải những sai lầm mà những công ty trước áp dụng đã gặp phải Công ty cần tổ chức đào tạo cơ bản nội bộ về 5S cho mọi người

- Phát động thi đua giữa các tổ nhóm nhằm khuyến khích mọi người tích cực tham gia phong trào 5S

Vì mới chỉ được áp dụng thí điểm ở phòng kế toán nên chưa có sự so sánh giữa các phòng Nhưng trong cuộc họp của toàn công ty cần phải đưa ra báo cáo về tình hình thực hiện chương trình tại phòng kế toán bằng việc đưa ra các chứng cứ như băng video, ảnh chụp…cho mọi người theo dõi Đồng thời có bảng kiểm tra về thưcj hiện 5S và giáo dục cho mọi người cách thực hiện thế nào là hiệu quả nhất Việc này sẽ giúp cho mọi người nắm bắt được tình hình và dùng nó làm tiền đề cho hoạt động triển khai 5S đến toàn công ty

3 THỰC HIỆN TIẾP TỤC CHƯƠNG TRÌNH 5S VỚI TIÊU CHUẨN CAO HƠN CÙNG CHƯƠNG TRÌNH CẢI TIẾN KHÁC

5S không phải chỉ thực hiện xong rồi để đó mà nó phải được thực hiện thường xuyên liên tục và được lặp lại với những tiêu chuẩn cao hơn đồng thời có các tiêu chuẩn khác đi kèm Đối với mỗi bước thì sự thực hiện lại cao hơn Đầu tiên

là bước sang lọc đòi hỏi những kỹ năng và nguyên tắc nhất định để đảm bảo cho việc đưa ra những tiêu chuẩn phân biệt các khoản vật xung quanh thuộc phạm vi của đơn vị mình Những tiêu chuẩn đó được yêu cầu cao hơn so với bước sàng ở giai đoạn đầu Cần phải phân loại kỹ các khoản vật ở nơi làm việc và tìm tòi ở mọi ngóc ngách trong khu vực của mình đảm bảo không bỏ sót bất cứ vật gì Biết đau ta lại có thể tìm lại một vật gì đó đã bị mất từ lâu Và xác định rõ xem các vật đó đã được phân loại hợp lý chưa Chính vì vậy ở bước này đòi hỏi phải có những phương pháp giải quyết vấn đề một cách hợp lý Bởi vì có những đồ vật của tập thể nhưng cũng có những đồ vật thuộc sự quản lý của riêng từng cá nhân Cho nên khi làm việc này cần phải được công khai và trao đổi thảo luận kỹ trước khi thực hiện

Đến bước sắp xếp cũng đòi hỏi mọi người tính sáng tạo khi thực hiện công việc Làm sao để sự sắp xếp được hợp lý nhất, phù hợp với tính chất công việc cũng như tình hình hoạt động của phòng làm cho mọi người trong phòng cảm thấy thoải mái Khi sắp xếp mọi thứ đều phải được tất cả mọi người cùng biết và cùng thực hiện Đây ngoài việc là những quy định chung còn là ý thức của mỗi cá nhân trong phòng

Trong bước sạch sẽ đòi hỏi tính tự giác cao của tất cả mọi người Trong bất

cứ hoạt động nào thì con người cũng có ý nghĩa quyết định sự thành công Khi mọi

thứ đã được đi vào trật tự thì việc duy trì trật tự đó cũng là vấn đề rất khó Dọn vệ sinh ở đây cũng chính là hoạt động kiểm tra Phương trâm của nó là: “Nếu thấy điều này là cần thiết thì bắt đầu từ hôm nay”, “Đừng đợi đến lúc bẩn mới tiến hành vệ sinh nơi làm việc”, “ Muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ, an toàn thì tốt nhất tự tạo ra nó”,…Ngoài việc thực hiện nó 5phút mỗi ngày thì nên thực hiện Seiso hàng tuần, tháng Lợi ích của việc này mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần công sức chúng ta bỏ ra

Để cho hoạt động trên hoạt động hiệu quả hơn thì bản thân 5S phải được tiến hành cải tiến cách thức đào tạo Mọi người cần phải có sự trao đổi học hỏi lẫn nhau, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau Sự học tập và giúp đỡ lẫn nhau là phương pháp tiếp thu rất có hiệu quả Đồng thời có thể thực hiện phong trào phát huy sáng kiến của mọi người thông qua chương trình “Mỗi tuần một sáng kiến” , “Mỗi tháng một cải tiến mới” để mọi người cùng tham khảo và học tập nhằm cải tiến phong trào và

đề xuất nào đưa ra được đánh giá là có hiệu quả sẽ được đưa ra áp dụng

Việc duy trì thực hiện 5S qua mỗi vòng đều phải có những điểm sau:

Bảng : Điểm giúp duy trì các S

ST

T

1 Điều lệ cư xử Cần phải có một tài liệu rõ ràng chỉ rõ các tiêu chuẩn

về thái độ, kỳ vọng của nhân viên liên quan đến 5S

2 Góc 5S Có một khu vực cho mọi người trong ban làm việc có

thể cung cấp thông tin cũng như tiếp nhận những thông tin trong quá trình thực hiện 5S

3 Danh sách kiểm

tra 5S

Có một danh sách các đồ vật được định trước để kiểm tra hàng ngày trong từng khu vực và những nơi cần được kiểm tra thường xuyên

4 Đội kiểm tra Thường xuyên có một đội kiểm tra thường xuyên các

khu vực khác nhau để nhắc nhở và đôn đốc mọi người làm việc viêc

5 Ban lãnh đạo Lãnh đạo của các nhóm thường xuyên họp nhau lại để

cùng nhau giải quyết những vấn đề khó khăn gặp phải Đồng thời định hướng cho những nỗ lực để có thể phát huy hoạt động 5S

6 Nhà điều phối ảo Nhà điều phối cung cấp sự hỗ trợ lời khuyên đào tạo

và điều phối hoạt động

7 Nhà quản lý lãnh

đạo

Một nhà uỷ viên ban chấp hành với vị thế cao và đáng tin cậy có sự ủng hộ với chương trình

8 Xem xét của lãnh

đạo

Một sự kiện lên kế hoạch thường xuyên, mục tiêu là tăng cường thái độ qua khuyến khích và đảm bảo rằng nguồn lực cũng như kinh phí có thể có được Hoạt động này sẽ rèn luyện kỹ năng cho nhân viên thông qua việc huấn luyện nhân viên làm việc khoa học, có kỷ luật hơn nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty 5S được coi là bước đầu cần thiết mà công ty phải vượt qua trước khi thực hiện các chương trình chất lượng khác

4 CHƯƠNG TRÌNH 5S PHẢI GÂY ĐƯỢC ẢNH HƯỞNG ĐẦY ĐỦ TRONG GIAI ĐOẠN ĐẦU

Một nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng là phải “Làm đúng ngay từ đầu” Trong bất cứ việc gì thì làm đúng ngay từ đầu sẽ có tác động mạnh mẽ đến những hoạt động sau này Đối với chương trình 5S thì có làm tốt ở bước đàu tiên mới

có thể giúp cho việc tổng vệ sinh loại bỏ những thứ không cần thiết, không cần giữ lại

ra khỏi nơi làm việc Sàng lọc là bước rất quan trọng ảnh hưởng đến các bước thực hiện tiếp theo Điều này cũng giúp cho toàn bộ nhân viên tham gia một cách tích cực Đồng thời làm tăng sự đoàn kết, sự quan tâm lẫn nhau giữa các cá nhân trong toàn công ty Mọi người có thể liên lạc, thông tin đến cho nhau trao đổi với nhau về các vấn đề liên quan đến thực hiện phong trào.Thực hiện chương trình này cũng có tác dụng rất lớn trong việc tận dụng tối đa máy móc trang thiết bị hiện có Chương trình cũng đưa ra những biện pháp nhằm bảo quản máy móc thiết bị hiện có bằng việc lau chùi thường xuyên Chúng ta không chỉ quan tâm đến việc đầu tư máy móc trang thiết bị mới để cải tiến mà còn phải có sự đầu tư chăm sóc đối với máy móc hiện có

và coi nó như một vật thân thiết của mình Việc bảo dưỡng máy móc thường xuyên sẽ đảm bảo độ chính xác cho máy móc thiết bị và tránh những lãng phí không cần thiết Đồng thời giảm bớt chi phí và thời gian cho việc sửa chữa, khắc phục những hỏng hóc không cần thiết giảm chi phí đầu tư máy móc mới

5 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ HIỂU BIẾT CỦA CÁC CÁN BỘ CÔNG NHÂN VIÊN

Việc nâng cao trình độ nhận biết của mọi người bằng cách đào tạo và huấn luyện Trên thực tế, chương trình này còn mới mẻ chưa đượ phổ biến rộng rãi nên chưa có nhiều tài liệu để có thể nghiên cứu cũng như kinh nghiệm để học hỏi Nên 5S chỉ mới áp dụng nhiều ở các nước có nền kinh tế phát triển Đối với Việt Nam thì nó lại rất mới chỉ có một số doanh nghiệp lớn áp dụng như Công ty Viglacera, DNTN SX&TM Quang Điện, Công ty Cadivi… áp dụng Trong khi đó Công ty TNHH Hoà Bình mới chỉ được cấp chứng chỉ ISO 9001:2000 vào đầu năm 2001 nên vẫn còn nhiều khó khăn để triển khai các chương trình cải tiến chất lượng Vì vậy để chương trình này được áp dụng và thực hiện hiệu quả thì tốt nhất nên cử một

số người đi dự các cuộc hội thảo, các khoá đào tạo về 5S, về quản lý chất lượng để

từ đó có thể đem những kiến thức học được truyền đạt lại cho mọi người và trực tiếp áp dụng vào công ty của mình để cải tiến và biết thêm kinh nghiệm về thực hiện phong trào Có thể lên kế hoạch cụ thể cho một số nhân viên đi học tập trong từng giai đoạn cụ thể Không chỉ dừng lại ở đó mà mỗi người đều phải tư nâng cao trình độ nhận thức của mình Về lâu dài, khi chương trình này được áp dụng rộng rãi trong toàn công ty, đội ngũ nhân viên thực hiện chương trình tăng lên thi công ty

có thể mở thêm các lớp đào tạo liên tục và thường xuyên theo dõi để kịp thời khuyến khích hoặc sửa chữa ngay những sai lầm làm cho phong trào phát triển mạnh mẽ

Để thực hiện thành công 5S luôn phải ghi nhớ những nguyên tắc sau:

oHai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não

oLuôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến

oLuôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến

oTìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến

oTìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến

oTìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ

oMở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc

oChú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe

oChỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S oSử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan

KẾT LUẬN

Trong nền kinh tế thị trường biến động và phát triển không ngừng như hiện nay thì các doanh nghiệp Việt Nam cũng phải thay đổi thì mới có khả năng đứng vững và cạnh tranh được với hàng hoá ngoại nhập Việt Nam đang là một thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO thì hàng rào thuế quan sẽ giảm và các hàng rào phi thuế quan như: tiêu chuẩn chất lượng, chỉ tiêu kỹ thuật,… cũng sẽ tăng lên Do đó để thúc đẩy hội nhập kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới phải rất coi trọng đảm bảo, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ và hoạt động quản lý chất lượng Một doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng, muốn cho hệ thống hoạt động tốt hơn thì cần có sự cải tiến chất lượng Và 5S được coi là khâu chuẩn bị là nền móng cho quá trình thực hiện hoạt động chất lượng Qua đó có thể thấy được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu được của 5S trong các doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả trên thị trường và có được lợi thế cạnh tranh với doanh nghiệp khác

5S là một phương pháp đơn giản, dễ áp dụng mà lại có hiệu quả cao khi nó được áp dụng đúng theo quy trình và phù hợp với điều kiện của mỗi doanh nghiệp

Áp dụng 5S sẽ tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và không gian thoáng mát, tạo cho mọi người cảm giác thân thiện Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ dừng lại ở việc cải thiện điều kiện và môi trường làm việc trong tổ chức mà còng thay đổi cách suy nghĩ cũng như thói quen làm việc, tăng cường khả năng sang tạo

và phát huy tinh thần làm việc nhóm

Dựa trên mục tiêu cũng như phương hướng phát triển của công ty TNHH Hoà Bình, có thể xây dựng được một hệ thống chất lượng toàn diện thì việc áp dụng 5S ở phòng kế toán coi như là một bước khởi đầu Từ đó có thể triển khai áp dụng chương trình này ở các phòng ban khác và áp dụng cho toàn công ty trong thời gian tới

Em xin chân thành cảm ơn quý công ty đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thành chuyên đề này!

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Hồng Vinh đã hướng dẫn em tận tình trong quá trình làm chuyên đề này!

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THNHH HOÀ BÌNH 3

1 Giới thiệu chung 3

1.1 Khái quát về công ty tnhh hoà bình 3

1.2 Ngành nghề kinh doanh 4

2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty tnhh hoà bình 5

3 Cơ cấu tổ chức của công ty tnhh hoà bình 8

4 Đặc điểm kinh doanh của công ty tnhh hoà bình 10

5 Đặc điểm quy trình công nghệ 12

6 Đặc điểm về vốn của công ty 15

7 Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty tnhh hoà bình 15

8 Đặc điểm về lao động 17

9 Kết quả đạt được của công ty trong những năm gần đây 19

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TẠI PHÒNG KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH HOÀ BÌNH 22

1 Bộ máy kế toán tại công ty tnhh hoà bình 22

2 Một số tiêu chí đánh giá chất lượng tại phòng kế toán 24

3 Thực trạng về công tác bố trí nơi làm việc và phương tiện vật chất kỹ thuật tại phòng kế toán của công ty tnhh hoà bình 25

4 Một số kết quả điều tra thực tế về chất lượng tại phòng kế toán của công ty tnhh hoà bình 29

4.1 Hiệu quả làm việc của phòng kế toán 30

4.2 Tác phong làm việc của cán bộ nhân viên trong phòng kế toán 30

4.3 Mức độ các công việc cần giải quyết 31

4.4 Về cách bố trí, sắp xếp phòng làm việc 32

4.5 Về cách thức cải thiện môi trường 33

4.6 Ý kiến đánh giá của nhân viên phòng kế toán và của ban lãnh đạo .33 4.7 Đánh giá tổng hợp 35