THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI.I.. Công ty thương mại và sản xuất vật tư

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI.

I TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI.

1 SƠ LƯỢC VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY.

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải tiền thân

là Công ty thiết bị cơ khí giao thông vận tải, là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc

Liên hiệp xí nghiệp cơ khí giao thông vận tải được thành lập theo quyết định số602/QĐ/TCCB - LĐ của Bộ giao thông vận tải ngày 05 tháng 04 năm 1993

Doanh nghiệp có trụ sở chính tại Km số 9 Đường Nguyễn Trãi, PhườngThanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Sau một thời gian đi vào hoạt động, để cho phù hợp hơn với tình hình mớingày 01 tháng 09 năm 1998 Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải căn cứ vào: Nghịđịnh số 22/ CP ngày 22/03/1994 của Chính phủ quy định về chức năng, nhiệm vụ,trách nhiệm quản lý Nhà nước và cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ giao thông vận tải,Quyết định số 602- QĐ/TCCB-LĐ ngày 05/04/ 1993 của Bộ trưởng Bộ giao thôngvận tải về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước : Công ty vật tư thiết bị cơ khígiao thông vận tải, trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí giao thông vận tải và đềnghị của ông tổng giám đốc Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải tại công văn số341/ TCCB-LĐ ngày 26/ 08/1998 và ông Vụ trưởng Vụ TCCB-LĐ quyết định đổi

tên doanh nghiệp Nhà nước là “ Công ty Vật tư thiết bị cơ khí giao thông vận tải " thành “ Công ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị giao thông vận tải"

Tên giao dịch nước ngoài là “Trading and manufacturing equipment

materials for transportation company" gọi tắt là TMT, trực thuộc Tổng công ty

cơ khí giao thông vận tải

Ngày 28/02/2002 căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty là doanhnghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp song trụ sở lại nằm sâu trong làng xãảnh hưởng lớn đến quan hệ giao dịch với khách hàng công ty chuyển trụ sở giao

dịch đến 199B phố Minh Khai, quận Hai Bà Trưng Hà Nội là một nơi có mặt

tiền rộng địa điểm đẹp rất thuận tiện cho công việc giao dịch, dưới sự đồng ý của

Sở kế hoạch và đầu tư

Là một công ty còn non trẻ chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động được gần 10năm song công ty Thương mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải không ngừnglớn mạnh, kinh doanh có lãi và chiếm thị phần lớn trên thị trường đóng góp mộtcon số đáng kể vào ngân sách Nhà nước

2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN QUẢ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ 2.1 Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh.

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải sản xuất

và kinh doanh theo giấy phép kinh doanh số 108563 cấp ngày 12/06/1993 và đãtrải qua 9 lần thay đổi đăng ký kinh doanh Cho đến nay ngành nghề kinh doanhcủa công ty bao gồm những lĩnh vực sau:

 Kinh doanh xuất khẩu lao động đi Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc với các ngànhnghề chủ yếu như : Công nhân kỹ thuật cao, may, xây dựng, chế tạo, lắp ráp cơkhí, điện, điện tử và lao động phổ thông

 Sản xuất và lắp ráp xe gắn máy hai bánh loại IKD

 Sản xuất và lắp ráp động cơ và khung xe gắn máy hai bánh

 Sản xuất và lắp ráp ôtô khách và ôtô tải nhẹ dạng CKD

 Sản xuất và kinh doanh vật tư, thiết bị chuyên ngành giao thông vận tải, hàngđiện, điện tử, hàng trang trí nội thất, vật liệu xây dựng.

 Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng nông, thổ, hải sản tạm nhập, tái xuất, chuyểnkhẩu hàng hoá, đại lý xăng dầu, nhiên liệu xây dựng công trình

Trong phạm vi bài viết này, để thuận tiện cho việc nghiên cứu đề tài em chỉ

xin trình bày đặc điểm tổ chức kinh doanh 2 mặt hàng chính của Công ty là sản

xuất và lắp ráp xe gắn máy hai bánh loại IKD và kinh doanh thương mại vật tư ngành giao thông vận tải là nhựa đường.Với đặc điểm mặt hàng kinh doanh như

trên quy trình tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty được tiến hành như sau :

+ Đối với quá trình cung cấp vật tư, sản phẩm cho khách hàng công ty tiến hành như sau (Sơ đồ 15) :

SƠ ĐỒ 15 : TRÌNH TỰ QUÁ TRÌNH CUNG CẤP VẬT TƯ, SẢN PHẨM

CHO KHÁCH HÀNG CÔNG TY

+Đối với quy trình mua vật tư công ty tiến hành như sau (Sơ đồ 26):

+ Đối với quá trình bán hàng công ty thực hiện như sau (Sơ đồ 17):

Thuêlắpráp(nếucần)

Tổchứclưukho

Giao

h ngà

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải có thịtrường kinh doanh sản phẩm xe máy và nhựa đường trong nước.Thị trường trongnước chủ yếu là Hà Nội, Hải Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh.

Khách hàng chính của công ty là các công ty trách nhiệm hữu hạn kinhdoanh xe máy trong nước, các đại lý lớn về xe máy trên cả nước và một số công tyxây dựng công trình giao thông

3. KẾT QUẢ KINH TRONG MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY CỦA CÔNG TY.

Công ty TMT từ khi thành lập đến nay đều kinh doanh có lãi Cụ thể kết quảkinh doanh của công ty trong một số năm gần đây như sau (Biểu số 1):

BIỂU SỐ 1 : KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRONG MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY.

67.873.391.75767.873.391.75763.907.547.8623.965.843.895698.278.4682.490.410.575777.154.852260.216.688956.602.864-696.386.176943.345.361298.073.300

164.117.573.185164.117.573.185156.783.541.3237.334.031.8621.582.291.1543.920.579.2681.831.143.440908.395.5343.113.377.833-2.204.982.299681.510.608

0

681.510.608307.671.74976.917.937230.753.812

Qua báo cáo kết quả kinh doanh trong 3 năm đã trình bầy ở trên ta cómột số nhận xét sau :

+ Về mặt quy mô :

Giá trị của các chỉ tiêu đều tăng lên rất lớn, đặc biệt giá trị các chỉ tiêu năm

2000 lớn hơn 2 lần giá trị các chỉ tiêu năm 1999 Điều này chứng tỏ quy mô kinhdoanh của công ty đang mở rộng, thi trường đang có nhu cầu lớn đối với các sảnphẩm tiêu thụ của Công ty đặc biệt là sản phẩm xe máy

+ Về mặt hiệu quả kinh doanh :

Hiệu quả kinh doanh của Công ty thể hiện qua tổng lợi nhuận từ 3 hoạt động

là : hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính, hoạt động bất thường.Trong đó năm

1998 tổng lợi nhuận đạt được là kết quả thu được từ lãi của cả 3 hoạt động với mức

độ rất cân đối Năm 1999 tổng lợi nhuận đạt được là tổng lãi của hoạt đông bấtthường, hoạt động kinh doanh và lỗ của hoạt động tài chính

Như vậy là chi cho hoạt động tài chính mà chủ yếu là chi phí lãi vay ngânhàng đã vượt thu từ hoạt động tài chính, điều này chứng tỏ nguồn vốn kinh doanhcủa công ty đã không đủ để trang trải cho hoạt động kinh doanh mở rộng của công

ty, công ty phải vay tiền của ngân hàng Đặc biệt là năm 2000 lỗ từ hoạt động tàichính lên tới 2.204.982.299 đồng nhiều hơn cả lãi thu được từ hoạt động kinhdoanh Điều này chứng tỏ Công ty đang trong tình trạng thiếu vốn trầm trọng Việcphải trả một khoản chi phí lãi vay lớn như vậy là một điều rất đáng tiếc cần phải

khắc phục vì nó làm giảm rất lớn tổng lợi nhuận của Công ty làm cho hiệu quảkinh doanh của Công ty đạt được thấp hơn so với khả năng có thể đạt được của nó.

Tóm lại, kết quả kinh doanh đạt được như trên của Công ty là rất tốt và có

xu hướng tăng cao hơn nữa trong những năm tới nếu như công ty khắc phục đượcvấn đề về vốn

4 ĐẶC ĐIỂM CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY.

 Giám đốc công ty

Là người lãnh đạo cao nhất trong công ty, là đại diện pháp nhân của công ty,chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức, điều hành công ty theo đúng quyền hạn, chứcnăng đã được giao và chịu trách nhiệm trước HĐQT, tổng GĐ và pháp luật về mọimặt hoạt động của công ty

 Phó giám đốc:

Là người giúp việc giám đốc, điều hành quản lý một số lĩnh vực hoạt độngcủa công ty theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc Chịu trách nhiệm trướcgiám đốc và pháp luật về nhiệm vụ giám đốc giao

 Giám đốc đại diện lãnh đạo

Là người giúp việc giám đốc, điều hành quản lý một số lĩnh vực hoạt độngcủa công ty theo sự phân công, uỷ quyền của giám đốc Chịu trách nhiệm trướcgiám đốc và pháp luật về nhiệm vụ giám đốc giao

 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu.

Tham mưu giúp việc giám đốc công ty trong công tác xây dựng kế hoạchsản xuất, kinh doanh, đầu tư ngắn hạn và dài hạn của công ty Tham mưu, giúpviệc giám đốc công ty trong công việc quản lý, điều hành và thực hiện công táckinh doanh xuất nhập khẩu, hợp tác, đầu tư, liên doanh, liên kết, khai thác thịtrường trong nước và ngoài nước, hợp đồng mua, bán hàng hoá, tiêu thụ sản phẩm,

hợp đồng gia công, sản xuất phụ tùng, linh kiện, (hàng nội địa hoá) phục vụ sảnxuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy của công ty.

 Phòng tài chính kế toán

+ Chức năng: Tham mưu, giúp việc giám đốc công ty trong công tác tài chính,

kế toán, thống kê của công ty.Thực hiện vai trò kiểm soát viên kinh tế - tàichính của nhà nước tại công ty

+ Nhiệm vụ:

- Tổ chức việc nhận vốn, quản lý, bảo toàn và phát triển vốn của công ty Phântích số liệu kế toán nhằm cung cấp thông tin chính xác, cần thiết cho việc điềuhành, giám sát, thực hiện mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh của giám đốccông ty

- Tham mưu cho giám đốc về chế độ chính sách liên quan đến việc quản lý tàichính Đề xuất các biện pháp quản lý tài chính nhằm vừa đảm bảo chế độ chínhsách vừa tiết kiệm và thúc đẩy công tác sản xuất kinh doanh của công ty

- Tổ chức thực hiện các biện pháp nghiệp vụ về công tác tài chính, kế toán củacông ty theo đúng các quy định hiện hành Kiểm tra giám sát tính toán số liệu, tìnhhình luân chuyển, việc sử dụng và bảo quản tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm ngănngừa phát hiện những vi phạm chính sách chế độ tài chính của Nhà nước và quyđịnh của công ty Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ gốc

- Tổ chức thực hiện công tác hạch toán Lập các báo cáo quyết toán lỗ - lãi vàtổng kết các tài sản của công ty theo quy định của nhà nước và của công ty Tổchức thực hiện chế độ thống kê, báo cáo về tài chính theo quy định Xác định kếtquả sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm của công ty

- Quản lý kiểm tra công tác mua bán hàng, vật tư, vật liệu, hàng hoá tại kho củacông ty.Quản lý kiểm tra công tác thanh toán với các đối tác trong và ngoài nước.Quản lý các nguồn thu, chi, kiểm tra công tác kiểm soát quỹ, kiểm soát chứng từ

Kiểm tra công tác thuế Kiểm tra các công tác thanh toán tiền lương, thưởng, phụcấp và các khoản chi khác (nếu có) của cán bộ công nhân viên

- Quan hệ với các ngân hàng, chuẩn bị các nguồn tiền cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty Kiểm tra tiền gửi ngân hàng, ngoại tệ Quan hệ vay vốnđầu tư cho các dự án đã được duyệt và tổ chức quyết toán vốn đầu tư theo quyđịnh Chủ trì công tác kiểm kê hàng hoá, tài sản hằng năm

 Phòng tổ chức - hành chính:

Tham mưu, giúp việc giám đốc trong công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiềnlương, công tác đào tạo, thanh tra pháp chế, công tác bảo vệ, hành chính quản trị

 Trung tâm thương mại, bảo hành và giới thiệu sản phẩm GTVT:

Tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác tiếp thị, giới thiệu vàbán sản phẩm, hàng hoá của công ty Bảo hành các sản phẩm sản xuất của công ty

 Trung tâm hợp tác hoạt động nước ngoài:

Trung tâm hợp tác lao động nước ngoài là đơn vị trực thuộc công ty thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải, thực hiện chế độ hạch toán phụthuộc, có tư cách pháp nhân, tổ chức thực hiện công tác đào tạo và hợp tác laođộng với nước ngoài

SƠ ĐỒ 18 : TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÔNG TY.

Giám đốc

II TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY.

1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN (SƠ ĐỒ 19)

2 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NGƯỜI.

 Kế toán tổng hợp.

 Chức năng: Giúp phụ trách phòng tài chính kế toán tổng hợp số liệu kế toán,

lập báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nước và quy định riêngcủa công ty

 Nhiệm vụ cụ thể:

+ Tổng hợp số liệu trên các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê định kỳ tháng, quý,năm theo chế độ kế toán thống kê hiện hành và quy định cụ thể của công ty trongtừng thời kỳ

+ Tổng hợp số liệu lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng từ các số liệu chi tiết của cácphần hành kế toán

+ Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thanh toán trước khi chuyển phụ tráchphòng ký

Trung tâm thươn

g mại, bảo

h nh à

v già ớithiệu

SP GTVT

ChinhánhCông

ty tạiTPHCM

Xínghiệpsảnxuấtvàkinhdoanh

xe gắnmáy

Trungtâmhợptác laođộngnướcngo ià

Phòng kinh doanh XNK

kế toán

+ Kiểm tra hướng dẫn các phần hành kế toán chi tiết, chi nhánh, các trung tâm, xínghiệp theo một trình tự hợp lý để thuận tiện cho việc tổng hợp số liệu vào cuốitháng.

+ Giải quyết các công việc trong phòng thay phụ trách phòng trong trường hợp phụtrách phòng đi vắng

 Kế toán thanh toán trong nước.

 Chức năng: Giúp trưởng phòng trong việc theo dõi thanh toán các khoản phải

trả người bán, phải thu của người mua, tạm ứng, và các khoản phải thu nội bộkhác, thanh toán lương và các khoản trích nộp theo lương

 Nhiệm vụ cụ thể:

+ Mở sổ sách kế toán cập nhật, theo dõi các khoản thanh toán với người bán trongnước, người mua hàng, thanh quyết toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và cáckhoản phải thu nội bộ khác, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày.+ Thường xuyên đối chiếu và báo cáo trưởng phòng về tình hình công nợ của từngkhách hàng, đối chiếu xác nhận công nợ vào ngày cuối mỗi quý

+ Thanh toán lương và các khoản có tính chất lương cho cán bộ công nhân viêntheo quy định (tạm ứng lần một ngày 15 hàng tháng, lần 2 thanh toán vào ngàycuối tháng)

+ Theo dõi các khoản trích nộp theo lương, theo chế độ quy định như BHXH,BHYT, KPCĐ

 Kế toán thanh toán nước ngoài, kiêm kế toán ngân hàng.

 Chức năng: Giúp phụ trách phòng trong việc mở L/C, thanh toán người bán và

người mua nước ngoài Theo dõi tài khoản tiền gửi, vay tại các ngân hàng

 Nhiệm vụ cụ thể:

+ Lập hồ sơ mở L/C và giao dịch với ngân hàng mở L/C

+ Theo dõi các khoản thanh toán với người bán nước ngoài, theo dõi các khoảnphải thu của người nhập khẩu nước ngoài.

+ Cập nhật theo dõi các tài khoản tiền gửi, các khoản tiền vay tại các ngân hàng.+ Báo cáo hàng ngày trước 8h 30 phút ngày hôm sau số dư tài khoản tiền gửi,tiền vay cho phụ trách phòng

+ Khai thuế GTGT trong tháng phần chứng từ ngân hàng

 Kế toán nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm.

 Chức năng: Giúp phu trách phòng cập nhật theo dõi phần nguyên vật liệu (linh

kiện xe máy) phục vụ cho sản xuất lắp ráp, xác định giá thành sản phẩm từngloại

 Nhiệm vụ cụ thể:

+ Cập nhật theo dõi tình hình xuất, nhập tồn kho phần linh kiện xe máy, linh kiệnkhung xe và linh kiện động cơ xe

+ Thường xuyên theo dõi đối chiếu tình hình nhập, xuất tồn kho các loại linh kiện

xe máy với xí nghiệp xe máy, ký xác nhận số dư vào thẻ kho vào ngày cuối cùngcủa tháng

+ Nhập kho thành phẩm, theo dõi xuất nhập kho thành phẩm từng loại xe, từngloại khung xe và từng loại động cơ xe

+ Theo dõi phần hàng hoá (xe máy mua trong nước nguyên chiếc) tình hình xuấtbán, tồn kho

+ Khai thuế GTGT phần chứng từ có liên quan đến nhập kho nguyên vật liệu đầuvào cho sản xuất, lắp ráp xe máy

 Kế toán doanh thu, chi phí.

 Chức năng: Giúp phụ trách phòng tổng hợp doanh thu, chi phí từng tháng, quý,

năm

 Nhiệm vụ cụ thể:

+ Mở sổ sách kế toán cập nhật chi tiết doanh thu từng loại sản phẩm hàng hoá,từng lại hình sản xuất kinh doanh

+ Tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh gồm:

1.Chi phí quản lý chung

2.Chi phí bán hàng

3.Chi phí quản lý phân xưởng

+ Khai thuế GTGT phần đầu ra hàng tháng và đầu vào phần chứng từ tiền mặt,chuyển kế toán tổng hợp lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng

 Kế toán bán hàng, theo dõi chi nhánh và cấp phát giấy tờ xe.

 Chức năng, nhiệm vụ: Giúp phụ trách phòng theo dõi bán hàng, viết hoá đơn

GTGT, theo dõi hoạt động kinh doanh của chi nhánh và cấp phát giấy tờ đăng

ký xe từ lô 39 trở về trước

 Kế toán tài sản cố định, quỹ.

 Chức năng nhiệm vụ cụ thể:

+ Thu chi tiền mặt theo chỉ đạo của trưởng phòng

+ Cập nhật sổ sách, báo cáo quỹ thường xuyên hàng ngày, báo cáo số dư tiền mặttại két trước 8h 30 phút ngày hôm sau

+ Mở sổ sách cập nhật theo dõi tăng, giảm khấu hao tài sản cố định

3 HÌNH THỨC TỔ CHỨC TÀI KHOẢN VÀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN.

3.1 Chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ kế toán hiện đang được doanh nghiệp sử dụng là hệthống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành theo QĐ 1141-TC/CĐKT ngày01/11/1995 Doanh nghiệp sử dụng tất cả 46 biểu mẫu chứng từ và phân thành 5loại:

1.Chứng từ lao động tiền lương2.Chứng từ TSCĐ

3.Chứng từ hàng tồn kho

4 Chứng từ tiền tệ5.Chứng từ bán hàng

3.2 Hệ thống tài khoản kế toán

Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9loại với 74 tài khoản Ngoài ra một số tài khoản được Công ty mở chi tiết theo đặcđiểm của sản phẩm mà công ty sản xuất kinh doanh

4 HÌNH THỨC TỔ CHỨC SỔ SÁCH KẾ TOÁN.

Công ty thương mại và sản xuất thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức

sổ kế toán nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung làtất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phaỉ được ghi vào sổ nhật ký,

mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản

kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cáitheo từng nghiệp vụ phát sinh

Theo hình thức kế toán nhật ký chung công ty sử dụng các loại sổ kế toánsau: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản, Các sổ kế toán chi tiết Trong đó:

Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụkinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian Bên cạnh đó thực hiện việc phảnánh theo quan hệ đối ứng tài khoản (định khoản kế toán) để phục vụ việc ghi sổcái Số liệu trên sổ Nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào sổ Cái

Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tàichính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được quy định trong

hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Mỗi tài khoản được mở mộthoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán

Sổ kế toán chi tiết : Công ty sử dụng các sổ chủ yếu sau:

6- Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay

7- Sổ chi tiết thanh toán: với người bán, người mua, với ngân sách Nhànước, thanh toán nội bộ

8- Sổ chi tiết tiêu thụ

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Hàng ngày, căn cứvào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinhvào Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào

sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Đồng thời đơn vị phản ánh nghiệp vụphát sinh vào sổ chi tiết kế toán liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái Sau khi đã kiểm trađối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng chi tiết (được lập từ các

sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính

5 TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG BÁO CÁO.

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiệnviệc lập và công khai tài chính bắt buộc đối với 3 loại báo cáo là:

1 Bảng cân đối kế toán

2 Báo cáo kết quả kinh doanh

3 Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra công ty không lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, các báo cáo quản trịcung cấp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.

III TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI

VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI.

1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TMT.

1.1 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh ảnh hưởng đến hạch toán tiêu thụ.

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải là doanhnghiệp vừa hoạt động kinh doanh thương mại đồng thời vừa thực hiện hoạt độngsản xuất kinh doanh Trong đó hoạt động sản xuất kinh doanh chiếm phần lớn hoạtđộng thương mại chỉ chiếm phần nhỏ và thường là mặt hàng nhựa đường nhậpkhẩu, xe máy nguyên chiếc như TEAM 110T, WAZELET là những loại xe máy

mà doanh nghiệp không sản xuất hoặc lắp ráp được Vì vậy, giá vốn của nhữnghàng mua này cũng được Công ty xác định như giá vốn của hàng sản xuất tức làkhông tính chi phí thu mua vào TK giá vốn mà hạch toán vào TK chi phí bán hàng

1.2 Các phương thức bán hàng của công ty.

Công ty thương mại và sản xuất thiết bị giao vận tải thực hiện hoạt động tiêuthụ hàng hoá theo các phương thức sau :

 Bán buôn

Đây là hình thức bán hàng chính của Công ty bởi vì khách hàng của Công tythường là các cửa hàng xe máy lớn, các Công ty TNHH, Công ty tư nhân muahàng với số lượng lớn và thường xuyên Cơ sở cho mỗi nghiệp vụ bán buôn củaCông ty là các hợp đồng kinh tế đã ký kết và các đơn đặt mua hàng của kháchhàng Theo phương thức bán buôn Công ty chủ động lập kế hoạch mua bán hànghoá vì vậy tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ nói riêng và công tác kinh

doanh nói chung Mặt hàng bán buôn chủ yếu của Công ty hiện nay là xe máy cácloại như JL 100, JL 110, JL 110-A, HY 125-B; nhựa đường

+ Bán buôn qua kho của Công ty

Khi có nghiệp vụ bán hàng, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng xuất hàngtại kho giao cho khách hàng Tuỳ theo từng hợp đồng đã ký kết mà Công ty có thểvận chuyển đến cho khách hàng hoặc khách hàng nhận hàng tại kho của Công ty

Do Công ty áp dụng phương pháp hạch toán thuế GTGT theo phương phápkhấu trừ nên khi viết hoá đơn bán hàng Công ty sử dụng hoá đơn GTGT mẫu 10/GTGT theo Quyết định số 885/ QĐ/ BTC Ngày 16/7/1998 của Bộ tài chính Hoáđơn được đặt giấy than viết một lần làm 3 liên:

- Liên 1 : Lưu ở sổ gốc

- Liên 2 : Giao cho khách hàng

- Liên 3 : Giao cho bộ phận lưu kho làm thủ tục cấp hàng

+ Bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho có tham gia thanh toán

Theo hình thức bán buôn này, Công ty sau khi có hợp đồng đặt mua hàngcủa khách hàng sẽ tiến hành mua hàng hoá của các nhà cung cấp hàng cho Công

ty rồi vận chuyển thẳng tới cho khách hàng không qua kho của Công ty đối vớimặt hàng nhựa đường hoặc xe máy nguyên chiếc mà Công ty không sản xuất haylắp ráp, còn đối với những sản phẩm sản xuất hay lắp ráp thì Công ty chuyểnthẳng từ xưởng đến cho khách hàng không qua kho của Công ty Phương thức bánnày sử dụng đối với những khách hàng truyền thống của Công ty thường muahàng với khối lượng lớn và nhiều lần Với phương thức tiêu thụ này Công ty tiếtkiệm được các chi phí liên quan đến bán hàng như : chi phí vận chuyển, bốc dỡ,hao hụt, thuê kho bãi, chi phí bảo quản và đặc biệt tránh được ứ đọng vốn, rútngắn được thời

gian của một chu kỳ kinh doanh Phương thức tiêu thụ này cũng được công tyhạch toán như trong trường hợp bán buôn qua kho.

 Bán lẻ.

Bán lẻ không phải là hình thức tiêu thụ chính của Công ty mà hình thức nàychỉ thực hiện ở Trung tâm bảo hành và giới thiệu sản phẩm của Công ty hoặc chinhánh thành phố Hồ Chí Minh với mục đích giới thiệu, quảng cáo sản phẩm củaCông ty Hình thức tiêu thụ này cũng được Công ty hạch toán như bán buôn

1.3 Các phương thức thanh toán

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiệncác phương thức thanh toán hết sức đa dạng và phong phú nhằm mục đích đẩymạnh hoạt động tiêu thụ Thông thường đối với phương thức bán buôn thì hìnhthức thanh toán được 2 bên thoả thuận trong hợp đồng mua bán hàng hoá đã kýkết từ trước.Việc thanh toán này có thể thực hiện ngay hoặc thanh toán sau mộtthời gian nhất định

Với phương thức bán lẻ hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán ngay vìgiá trị không nhiều và thường ít xảy ra

Hiện nay hình thức thanh toán chậm là rất phổ biến ở Công ty do đó đối vớihình thức này để tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng quá nhiều, công nợ khó thuhồi gia tăng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh Công ty có một số quy địnhthêm khi áp dụng hình thức này như sau :

+ Thanh toán chậm chỉ được thực hiện với những hợp đồng bán buôn cho nhữngkhách hàng thường xuyên của Công ty nhưng không được quá 25 ngày kể từngày nhận hàng Nếu quá 25 ngày mà không thanh toán khách hàng phải chịuphạt lãi suất 0.1%/ ngày cho toàn bộ số tiền trả chậm

+ Đối với khách hàng vãng lai nếu thanh toán chậm thì phải có tài sản thế chấphoặc được ngân hàng bảo lãnh

+ Việc thanh toán tiền hàng có thể thực hiện làm nhiều lần không nhất thiết phảithanh toán một lúc.

1.4 Phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ của Công ty.

Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải thực hiện

kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Đối với sản phẩm sản xuất hoặc lắp ráp nhập kho giá vốn hàng bán chính là giá thành công xưởng, còn đối với hàng hoá mua vào nhập kho thì giá vốn hàng mua là giá mua thực tế của lô hàng hoá đó chưa có chi phí thu mua mà khoản chi phí thu mua này được Công ty hạch toán vào cho phí bán hàng

Đối với hàng xuất kho, kế toán trị giá hàng xuất được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá thực tế đích danh của từng lô hàng

1.5 Trình tự ghi sổ kế toán quá trình tiêu thụ tại Công ty thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải (sơ đồ 21)

SƠ ĐỒ 21 : TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI

Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511, 531,532,632, 3331, 131

Sổ cái TK 511, 531, 532,

632, 33311, 33312, 3333,

131, 155, 156, 157

- Bảng tổng hợp Nhập tồn

-xuất Bảng kê hoá đơn chứng từ

h ng hoá bán raà

- Bảng tổng hợp giá vốn th nh àphẩm

2 NỘI DUNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY.

2.1 Tài khoản sử dụng

Kế toán qua trình tiêu thụ hàng hoá trong Công ty sử dụng các tài khoản sau :

 TK 155 : Thành phẩm Công ty sản xuất hoặc lắp ráp

 TK 333 : thuế phải nộp Nhà nước (chi tiết theo quy định)

 TK 641 : Chi phí bán hàng (Chi tiết theo quy định)

 TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết theo quy định)

 Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số TK khác như 131, 111, 112, 811

2.2 Trình tự hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty thương mại

và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải.

Khi có nghiệp vụ bán hàng xảy ra, căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá

đã ký kết bởi khách hàng và Ban giám đốc Công ty (Biểu số 2), phòng kinh doanhxuất nhập khẩu của Công ty lập hoá đơn (GTGT) (Biểu số 3) Hoá đơn (GTGT)này vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và là căn cứ để hạch toán