MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI. I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ, THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI. 1. NHỮNG ƯU ĐIỂM. 1.1. Về quản lý và hoạt động Là một Công ty còn non trẻ chỉ mới bắt đầu đi vào hoạt động được gần 10 năm song Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải không ngừng lớn mạnh, kinh doanh có lãi và chiếm thị phần lớn trên thị trường đóng góp một con số đáng kể vào ngân sách Nhà nước.Trình độ quản lý của cán bộ nhân viên trong Công ty ngày càng được hoàn thiện và nâng cao. Là một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty không vì thế mà phụ thuộc vào nguồn vốn do Nhà nước cấp. Ngược lại, trong cơ chế thị trường đầy khó khăn thử thách muốn đứng vững trên thị trường tự bản thân Công ty phải tìm nguồn vốn để bảo đảm cho hoạt động kinh doanh đồng thời tìm kiếm thị trường tiêu thụ cho hàng hoá của mình. Trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty áp dụng quy trình quản lý ISO 9000, đây là một quy trình quản lý kinh doanh hiệu quả đạt tiêu chuẩn quốc tế. Vì vậy hoạt động kinh doanh được tổ chức thuận lợi và hợp lý; đặc biệt là quá trình tiêu thụ diễn ra theo quy trình bắt đầu từ các hợp đồng cho đến thanh lý hợp đồng do đó Công ty luôn chủ động trong kinh doanh nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để phục vụ với chất lượng cao hơn nữa. 2.2. Về công tác kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá Cùng với sự lớn mạnh chung của Công ty, bộ phận kế toán đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt thật sự trở thành một công cụ đắc lực giúp cho Ban giám đốc Công ty ra được các quyết định quan trọng kịp thời và chính xác. Nhận thức được vai trò của kế toán, Công ty đã xây dựng một bộ máy kế toán có tổ chức tương đối hoàn chỉnhvới đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn vững vàng và được phân công phân nhiệm rõ ràng theo từng phần hành kế toán phù hợp với năng lực và kinh nghiệm làm việc của mội người.Do có sự phân chia trách nhiệm và sự bất kiêm nhiệm nên công tác kế toán được chuyên môn hoá cao, các nghiệp vụ kế toán được tiến hành gọn hơn giảm bớt nhiều sai sót và gian lận. Điều này chứng tỏ tổ chức công tác kế toán tại Công ty gọn nhẹ, hoàn chỉnh tuân thủ theo đúng quy định của Bộ tài chính. Đặc biệt bộ phận kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá đã thực hiện tốt chức năng của mình bằng cách phản ánh, ghi chép đầy đủ tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá từ doanh thu bán hàng, hàng bán bị trả lại đến quá trình thanh toán tiền hàng với khách hàng và Nhà nước. Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và luân chuyển chứng từ kế toán Công ty đã thực hiện đúng nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Công ty luôn chấp hành đúng, đầy đủ các chính sách tài chính của Nhà nước, thực hiện quyền và nghĩa vụ của một doanh nghiệp đối với Nhà nước, với cơ quan cấp trên, với đơn vị chủ quản. Ngoài những điểm mạnh nêu trên công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty vẫn còn những tồn tại cần được cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa những yêu cầu cung cấp thông tin kế toán cho các nhà quản lý Công ty, các nhà đầu tư và Nhà nước. 2. NHỮNG TỒN TẠI. Thứ nhất : Về chứng từ sử dụng và sự luân chuyển chứng từ Công ty đã thực hiện đầy đủ các chứng từ ban đầu theo đúng chế độ kế toán hiện hành quy định, cung cấp đầy đủ thông tin cho công tác kiểm tra và ghi sổ kế toán. Tuy nhiên vẫn còn một số bất cập sau : + Đối với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng : Công ty vẫn làm thủ tục nhập kho cho số hàng này. Hàng hoá xuất thẳng cho khách hàng vẫn được phản ánh trên chứng từ là hàng hoá đã nhập kho. Điều này phản ánh sai sự vận động của hàng hoá, khó khăn cho kế toán theo dõi hàng hoá nhập xuất tồn tại một thời điểm. + Đối với hoạt động bán hàng ở trung tâm giới thiệu và bảo hành sản phẩm và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh các chứng từ và sổ sách báo cáo về hoạt động tiêu thụ gửi về Công ty không theo một quy định thống nhất, thời gian gửi cũng không theo một chu kỳ đều đặn. Điều này gây khó khăn cho kế toán Công ty trong việc tổng hợp số liệu. Thứ hai : Về tài khoản kế toán sử dụng Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ Tài Chính gồm 9 loại với 74 tài khoản và có sửa đổi vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Đối với công ty là một doanh nghiệp Nhà nước vừa sản xuất vừa kinh doanh thương mại nhưng lại không phản ánh riêng chi phí thu mua hàng hoá (TK 1562) của hoạt động thương mại với hoạt động sản xuất gây khó khăn trong việc nghiên cứu giảm chi phí thu mua hàng hoá đối với hoạt động thương mại và hoạt động sản xuất kinh doanh. Thứ ba : Về hệ thống sổ sách Công ty sử dụng hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chung nhưng không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng trong khi đó các nghiệp vụ bán hàng xảy ra thường xuyên với giá trị lớn. Thứ tư : Về trình tự hạch toán + Đối với việc hạch toán doanh thu bán hàng : Khi nghiệp vụ tiêu thụ xảy ra thì dù cho thanh toán ngay hay trả chậm kế toán đều hạch toán thông qua TK 131 “Phải thu khách hàng”. Điều này sẽ làm cho việc phân tích các chỉ tiêu tài chính như hệ số nợ, tỷ suất thanh toán hiện hành, tỷ lệ các khoản phải thu so với phải trả bị sai lệch. Mặt khác Công ty cũng chưa xác định kết quả bán hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng mà chỉ xác định kết quả bán hàng chung cho toàn bộ hàng hoá của Công ty. + Đối với giảm giá hàng bán sau hoá đơn Công ty không hạch toán vào TK 532 “Giảm giá hàng bán” để giảm trừ doanh thu mà lại hạch toán vào chi phí bán hàng. Điều này là sai với quy định cuả chế độ dẫn đến một số chỉ tiêu như lãi gộp bị phản ánh sai lệch mặc dù kết quả tiêu thụ cuối cùng vẫn đúng. + Đối với việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty chỉ hạch toán chung cho cả hai hoạt động sản xuất và thương mại mà chưa chi tiết cho từng hoạt động gây khó khăn trong việc theo dõi các chi phí của từng hoạt động. Thứ năm : Về phương pháp xác định giá vốn hàng bán ra Công ty vận dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính trị giá hàng xuất ra xác định là tiêu thụ theo từng lô hàng. Tuy nhiên đối với hoạt động kinh doanh thương mại Công ty lại không phân bổ chi phí thu mua của hàng mua trong kỳ vào giá vốn hàng mua mà tập hợp sang tài khoản chi phí bán hàng do đó về cơ bản thì kết quả không thay đổi nhưng giá vốn của hàng hoá được phản ánh thấp hơn so với thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không được chính xác. Thứ sáu : Về phương pháp phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng hoá bán ra và số hàng hoá còn tồn kho cũng như hoạt động sản xuất và hoạt động thương mại của Công ty. Khoản chi phí này cuối kỳ được kế toán chuyển sang TK 911 để xác định kết quả tiêu thụ. Việc làm này là sai chế độ và gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của hai hoạt động kinh doanh thương mại và sản xuất. Đồng thời, nếu kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ thì vô hình trung đã làm giảm lãi và kết quả cuối cùng không chính xác. Thứ bẩy : Về thanh toán công nợ Trong quá trình tiêu thụ, Công ty có quan hệ rộng rãi với nhiều khách hàng trong cả nước. Các khách hàng này đại đa số là thanh toán chậm vì vậy đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm quan trọng là phải thường xuyên kiểm tra theo dõi một cách chặt chẽ, chi tiết từng khách hàng. Với hình thức thanh toán chậm là phổ biến thế nhưng Công ty lại không thực hiện việc chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán trước thời hạn quy định vì vậy việc thu hồi nợ không được đẩy mạnh. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ THIẾT BỊ GIAO THÔNG VẬN TẢI. 1. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ. Đối với trường hợp bán hàng giao thẳng không qua kho : Không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nên theo dõi riêng đối với hàng xuất thẳng không qua kho. Khi giao hàng cho khách càm háo đơn GTGT nộp ngay về cho Công ty. Đối với hoạt động tiêu thụ ở các trung tâm và chi nhánh xa Công ty cần quy định thời gian gửi báo cáo bán hàng đồng thời quy định cụ thể về cách tức ghi chép để tiện tổng hợp số liệu và đối chiếu kiểm tra. 2. Về tài khoản sử dụng • Mở thêm tài khoản chi phí thu mua (TK 1562): Công ty nên mở thêm TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua phát sinh trong kỳ của hàng hoá thuộc hoạt động kinh doanh thương mại không nên hạch toán vào TK 641. Chi phí thu mua hàng hoá hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm : + Chi phí vận chuyển bảo quản trong giai đoạn mua hàng; + Chi phí thuê kho, bãi để chứa hàng; + Chi phí bảo hiểm hàng hoá trong khâu mua; + Hao hụt trong định mức khi mua hàng; + Công tác phí cho người đi đường; + Hoa hồng trả cho người bán, đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. TK 1562 có kết cấu và nội dung như sau : + Bên Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh. + Bên có : Chi phí thu mua hàng hoá phan bổ cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. + Dư Nợ : Chi phí thu mua hàng hoá còn lại cuối kỳ. Trình tự hạch toán chi phí thu mua hàng hoá : - Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh: Nợ TK 1562 : Giá chưa thuế GTGT Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331 : Tổng chi phí thu mua hàng hoá - Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua hàng hoá theo cách tính sau : Chi phí Chi phí thu mua của hàng hoá Tiêu thức thu mua tồn đầu kỳ và chi phí thu mua phân bổ của phân bổ phát sinh trong kỳ hàng hoá cho hàng = x tiêu thụ hoá tiêu Tổng tiêu thức phân bổ của hàng trong kỳ thụ trong hoá tồn đầu kỳ và hàng hoá tiêu kỳ thụ trong kỳ - Sau khi phân bổ chi phí thu mua cho khối lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ kế toán định khoản : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1562 : Chi phí thu mua hàng hoá phân bổ cho hàng trong kỳ • Mở tài khoản 532 “ Giảm giá hàng bán” để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán sau hoá đơn. (Trình tự hạch toán xem phần I) không hạch toán vào tài khoản chi phí bán hàng. 3. Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Hiện tại Công ty không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho lượng hàng hoá, loại hàng hoá tiêu thụ trong kỳ cũng như lĩnh vực kinh doanh thương mại hay sản xuất. Theo em đến cuối tháng hoặc cuối quý kế toán nên tính tổng cộng chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp rồi tiến hành phân bổ cho từng lĩnh vực, từng mặt hàng theo một tiêu thức phù hợp để phản ánh một cách chính xác nhất chi phí và kết quả của từng hoạt động từ đó giúp Ban giám đốc xác định được mặt hàng kinh doanh nào có lãi cao, lĩnh vực kinh doanh nào hiệu quả hơn mà ra các quyết định tiếp theo. 4. Về thanh toán công nợ. Hiện nay tại Công ty hình thức thanh toán chậm là chủ yếu điều này chứng tỏ Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn. Để hạn chế điều này Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền hàng sớm hơn quy định. Theo em Công ty nên thực hiện chiết khấu thanh toán với tỷ lệ lớn hơn lãi suất ngân hàng khoảng 0.1% - 0.2%/tháng. Tuy điều này có thể làm tăng chi phí của Công ty nhưng nó lại giúp Công ty thu hồi vốn nhanh và tránh được thất thu hoặc không thu hồi được đồng thời nó cũng ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý khách hàng. Bên cạnh việc thực hiện chiết khấu thanh toán như trên Công ty cũng nên gửi thông báo nợ đến cho những khách hàng gần đến hạn thanh toán nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Đối với số nợ quá hạn Công ty nên tính lãi với lãi suất cao hơn ngân hàng một chút để thúc đẩy khách hàng trả nợ, đồng thời bù vào khoản chi phí do chiết khấu cho những khách hàng thanh toán sớm. 5. Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán tổng hợp. Hiện nay Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức sổ phù hợp với việc tin học hoá trong công tác kế toán, dễ làm, dễ áp dụngvà có nhiều ưu việt. Tuy nhiên trong việc sử dụng hệ thống sổ Nhật ký đặc biệt Công ty không sử dụng sổ Nhật ký bán hàng, trong khi đó Công ty là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và sản xuất mà việc sản xuất chỉ dừng lại ở gia công lắp ráp là chính nên số lượng các nghiệp vụ bán hàng diễn ra dầy, trị giá lớn . Thêm vào đó hình thức thanh toán chủ yếu lại là trả chậm rất phức tạp cần phải theo dõi riêng. Vì vậy theo em Công ty nên sử dụng thêm Sổ nhật ký bán hàng theo mẫu sau : SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm . Đơn vị tính : . NT GS Chứng từ Diễn giải Phải thu khách hàng Doanh thu bán hàng SH NT Hàng hoá Thành phẩm Dịch vụ KẾT LUẬN Sau quá trình học tập tại Khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân và thời gian thực tập tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải em đã hiểu sâu sắc hơn những kiến thức về kế toán nói chung và kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá nói riêng. Kết hợp những kiến thức về mặt lý luận đã học tập ở trường với cách vận dụng vào thực tế tại đơn vị thực tập em đã hiểu rõ sự cần thiết và tầm quan trọng cuả kế toán quá trình tiêu thụ. Từ đó em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu và đưa ra một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện công tác kế toán quá trình tiêu thụ. Trong một khuôn khổ có hạn, chuyên đề không thể đề cập đến mọi khía cạnh, giải quyết mọi vấn đề của kế toán tiêu thụ song cũng đã giải quyết được một số vấn đề sau : + Về lý luận : Đã trình bầy có hệ thống những vấn đề lý luận chung về kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá trong doanh nghiệp và đưa ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. + Về thực tiễn : Đã trình bầy chi tiết thực trạng công tác kế toán tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải với những số liệu cụ thể. Từ đó tính ra một số chỉ tiêu phân tích qúa trình tiêu thụ nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. + Từ cơ sở lý luận và thực tiễn áp dụng ở trên, phần III của chuyên đề đã nêu ra một số nhận xét, kiến nghị và các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ. Để bài chuyên đề này được hoàn thành ngoài sự cố gắng nỗ lực của bản thân, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của Giáo viên hướng dẫn Cô giáo Th.s Phạm Bích Chi và các thầy cô trong Khoa kế toán Trường Đại học kinh tế quốc dân. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã tạo điều kện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập tại đơn vị. Em xin chân thành cảm ơn các cán bộ Phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác của Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vận tải đã nhiệt tình chỉ bảo và cung cấp cho em toàn bộ số liệu liên quan đến chuyên đề. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các trung tâm, thư viện và các cá nhân liên quan nơi em đã tiếp xúc để hoàn thiện bài chuyên đề này./. . MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN. được đẩy mạnh. II. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CỤ THỂ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ SẢN XUẤT VẬT TƯ