LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuấtkinh doanh như đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý ng

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG

DOANH NGHIỆPI.Sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu

Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hưởngtrực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất

Vật liệu là đối tượng lao động nên có đặc điểm là: tham gia vào một chu kỳsản xuất, thay đổi hình dáng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giátrị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra Thông thường trong cấu tạo của giáthành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sửdụng tiết kiệm vật liêu và sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quantrọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuấtkinh doanh

2.Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, nguyênvật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vật liệu được nhậndiện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính dễ thấy lớn nhất củacái gì đã được sản xuất Do vậy muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phải thường xuyên đảm bảo cho nócác loại nguyên vật liệu, năng lượng đủ về số lượng, kịp về thời gian, đúng về quicách, phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mà nếu thiếu thì không thể có quátrình sản xuất sản phẩm được

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tạiđược Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng cho sản xuất là một tất yếu

khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên sẽ là mộtthiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầm quan trọng củacông tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân có thể tóm tắt như sau:

-Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sản phẩm

so với các khoản mục chi phí sản xuất khác (lao động trực tiếp và sản xuất chung);

-Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thường xuyên phảnánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với người bán vì nếu không sẽ làm giánđoạn sản xuất;

-Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điều này đòihỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việc cung cấp nhịpnhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất

Tất cả các lý do này đòi hỏi sổ sách phải được lập một cách chính xác vì nếukhông công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúc nào mua

Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cả nguyên vật liệu đượccung cấp đầy đủ và đúng cho phân xưởng sản xuất khi cần thiết Công tác kiểm tranội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảo các nguồn vốn của công ty được sửdụng theo đúng kế hoạch

3.Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuấtkinh doanh như đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp chủ yếu được chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính là cung ứng, dựtrữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêu cầu như sau:

-Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu: Đây làđiều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp

-Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt: Đây là điều kiện nângcao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năngsuất lao động

Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiết kiệm, dự trữ đầy đủ sẽ ảnhhưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc giảmgiá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp.

4.Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu

Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ

và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hànhđược liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quá trình luân chuyển nhanhvật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm, kế toán vật liệu cần thực hiệntốt các nhiệm vụ sau:

(+)Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vậtliệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp;

(+)Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho cácđối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu,phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích,lãng phí;

(+)Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiệnkịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện phápgiải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại;

(+)Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo vềvật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sửdụng vật liệu

II.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu

1.Phân loại nguyên vật liệu

Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng khácnhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự trữ trênnhiều địa bàn khác nhau Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu giữa các

bộ phận có liên quan, phục vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình cung cấp,

sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng

a.Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia thành các loại như sau:

-Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trựctiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm (ví dụ:

gỗ dùng để đóng bàn, ghế; giấy dùng để in sách; vải dùng để may quần áo )

-Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật

liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm vàcác loại vật liệu phục vụ cho quá trình hoạt động và bảo quản các loại tư liệu laođộng, phục vụ cho công việc lao động của công nhân (ví dụ: thuốc nhuộm, thuốctẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu xà phòng, giẻ lau, dầu nhờn, hồ keo )

-Nhiên liệu:bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục

vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất.Nhiên liệu tồn tại chủ yếu ở 3 dạng là: thể rắn (than, củi, chất phóng xạ ), thể lỏng(xăng, dầu ), thể khí (ga, khí đốt ) Để quản lý tốt nhiên liệu cần phải thống nhấtđơn vị đo lường

-Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thaythế, sửa chữa các loại máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn

-Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị

(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ ) mà doanh nghiệp mua vàonhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản

-Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong qua trình sản xuất hay thanh lýtài sản, có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt )

-Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trênnhư bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Ý nghiã của cách phân loại này:

• Biết được vị trí-vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất

• Dùng để phân loại vật liệu trong doanh nghiệp để thống nhất mã số, quicách của vật liệu

• Để sử dụng tài khoản cấp 1,2,3 cho phù hợp

b.Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liệu được chia thành:

-Vật liệu mua ngoài: Đây là phương thức cung ứng vật liệu phổ biến ở cácdoanh nghiệp sản xuất, giá cả của vật liệu mua ngoài phụ thuộc vào giá cả thịtrường

-Vật liệu tự sản xuất: là vật liệu doanh nghiệp tự sản xuất hoặc thuê ngoàigia công, ví dụ: khuôn mẫu, khuôn đúc, vật kết cấu hoặc những vật liệu tự sản xuấtkhác

-Vật liệu có từ nguồn khác, chẳng hạn được Nhà nước hoặc cấp trên cấp,nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu

Ý nghĩa của việc phân loại theo tiêu thức này:

• Biết được cơ cấu nguồn nhập trong doanh nghiệp

• Tính giá đúng vật liệu nhập

Tuy nhiên để quản lý tốt vật liệu cần kết hợp các cách phân loại vật liệu vớilập sổ danh điểm vật liệu Đây cũng là yêu cầu tất yếu nếu doanh nghiệp áp dụngcông tác xử lý thông tin trên máy tính Tác dụng của sổ danh điểm vật liệu là nhằmthống nhất tên gọi, đơn vị tính, mã số, qui cách, phẩm chất, giá ghi sổ vật liệu Từ

đó thống nhất mở thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu trong doanh nghiệp

2.Tính giá nguyên vật liệu

Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nó có ýnghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng như chi phí sảnxuất kinh doanh

Tính giá vật liệu phụ thuộc vào phương pháp quản lý và hạch toán vật liệu làphương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ

-Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp được áp dụng phổ biếnhiện nay Đặc điểm của phương pháp này là mọi nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đềuđược kế toán theo dõi, tính toán một cách thường xuyên theo quá trình phát sinh

-Phương pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉ theo dõi,tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vật liệu xuất chỉ đượcxác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vật liệu hiện còn cuối kỳ.Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu

xuất trong kỳ hiện còn đầu kỳ nhập trong kỳ hiện còn cuối kỳ

2.1Tính giá nhập nguyên vật liệu:

-Vật liệu mua ngoài:

Giá vật liệu = Giá mua ghi + Chi phí - Chiết khấu thương mại,

nhập kho trên hoá đơn thu mua giảm giá được hưởng

Trong đó:

Giá mua ghi trên hoá đơn:

• Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì

đó chính là giá chưa tính thuế VAT

• Đối với các đơn vị áp dụng phương pháp trực tiếp khi tính thuế giá trị giatăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp đó là giá cótính thuế VAT

Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nước ngoài thì thuế nhập khẩu được tínhvào giá thực tế vật liệu nhập

Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển,bảo quản từ nơi mua về doanh

nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua;hao hụt trongđịnh mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của người đi mua

Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng: Khi doanh nghiệp mua

nguyên vật liệu một lần với số lượng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảngthời gian nhất định hoặc vật liệu đã mua nhưng không đảm bảo qui cách phẩm chấtnên người bán đồng ý giảm giá

-Vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sảnxuất vật liệu

Giá thực tế vật liệu = Giá trị vật liệu xuất + Chi phí chế biến

nhập kho để chế biến khác

-Vật liệu được cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cá nhân

cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biên bản bàn giaohoặc giá do hội đồng định giá thẩm định cộng thêm các chi phí khác (nếu có)

-Vật liệu được biếu tặng, được thưởng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vật liệuđược biếu, tặng, thưởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệu tương đương trênthị trường.

-Vật liệu là phế liệu: có hai cách tính giá:

Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ước tính không điều chỉnh, có ưu điểm làđơn giản nhưng không chính xác Hoặc tính theo giá thực tế bán trên thị trường, có

ưu điểm là tính đúng giá phế liệu nhưng nhược điểm là phức tạp

2.2 Tính giá xuất vật liệu

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau Tuynhiên khi sử dụng phương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhất quán

* Tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp giá đơn vị bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tínhtheo công thức:

Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị

xuất dùng xuất dùng bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:

(+) Giá đơn vị bình Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Cách tính này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất sửdụng trong kỳ tương đối chính xác nhưng nhược điểm là công việc tính toán dồnvào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung

(+) Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

bình quân cuối Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối

kỳ trước kỳ trước)

Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vậtliệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cảvật liệu kỳ này

(+) Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừachính xác vừa cập nhật Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều công sức, tính toánnhiều lần, thường chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lầnnhập vật liệu trong tháng ít.

* Tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế nhập trước,xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuấttrước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng sốhàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệumua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậygiá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào saucùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xuhướng giảm

* Phương pháp giá thực tế nhập sau , xuất trước (LIFO):

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trướctiên, ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên Phương pháp nhập sau,xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát

* Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hoặc từng lô

và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh).Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậy phương phápnày còn có tên gọi là phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp đặc điểm riêng Ưuđiểm của phương pháp là vật liệu xuất được tính chính xác theo giá nhập nhưngnhược điểm là không phù hợp với giá thực tế thị trường, sổ sách theo dõi vất vả

* Phương pháp giá hạch toán:

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu, mỗi lần nhậpvật liệu với giá thực tế khác nhau Do đó để phản ánh kịp thời doanh nghiệp có thể

sử dụng giá hạch toán Giá hạch toán có thể là giá tạm tính, giá kế hoạch hoặc giáthực tế vật liệu tồn đầu kỳ Cuối kỳ sau khi biết được giá thực tế vật liệu nhập

trong kỳ, kế toán điều chỉnh giá xuất vật liệu đầu kỳ từ giá hạch toán về giá thực tế.Phương pháp:

-Đối với vật liệu nhập trong kỳ: ghi đồng thời theo 2 loại giá: giá hạch toán

và giá thực tế

-Đối với vật liệu xuất trong kỳ: ghi theo giá hạch toán

-Cuối kỳ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ về giáthực tế thông qua hệ số giá vật liệu

Giá thực tế vật liệu + Giá thực tế vật liệu

Hệ số giá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

vật liệu (K) Giá hạch toán vật liệu + Giá hạch toán vật liệu

tồn đầu kỳ nhập trong kỳ

Hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu.Cuối kỳ kế toán vào Bảng tính giá thực tế vật liệu theo hệ số giá (Bảng kê số 3 nếudoanh nghiệp áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ)

Phương pháp này có ưu điểm là khối lượng công việc tính toán và hạch toánchi tiết đơn giản song nhược điểm là công việc tính toán thường dồn vào cuối kỳ

III.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động nhập,xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho và toàn doanhnghiệp Công việc hạch toán chi tiết vật liệu được theo dõi ở cả hai nơi: ở kho vàphòng kế toán và thường là công việc tốn nhiều công sức nhất

1.Chứng từ hạch toán:

Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thường liên quan đến nhiều loại chứng

từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất bắt buộc lẫn nhữngchứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên dù là loại chứng từ gì cũngphải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặt chẽ trình tự lập, phê duyệt

và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liênquan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán Chứng từ kế toán liên quan đến nhập,xuất và sử dụng vật liệu bao gồm các loại sau:

-Các chứng từ gốc:

+Chứng từ phản ánh nguồn nhập như do thu mua, tự sản xuất, nhận vốn góphoặc cấp phát , chẳng hạn như Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theophương pháp khấu trừ) hay Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháptrực tiếp) trong trường hợp doanh nghiệp tự thu mua

+Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh (lệnhxuất) và chứng từ thực hiện

-Biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây làchứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp,người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về số lượng, chủng loại, chấtlượng

-Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT): là chứng từ phản ánh lượng hàng đượcnhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán Phiếu nhập kho có thể do cán bộcung ứng hoặc kế toán vật tư lập Thường được lập thành 3 liên: liên 1: để lưu, liên2: người nhập hàng giữ, liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ

-Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT):được dùng để theo dõi chặt chẽ số

lượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ Phiếu xuấtkho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, định mức tiêuhao, giá vốn hàng tiêu thụ

Ngoài ra còn có một số chứng từ sau:

-Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)

-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

-Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04-VT)

-Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07-VT)

-Bảng phân bổ vật liệu sử dụng

2.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể được thực hiện theo 3 phương phápsau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp

2.1.Phương pháp thẻ song song

*Nguyên tắc hạch toán:

-Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu

về số lượng trên Thẻ kho (Mẫu số 06-VT)

-Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồncủa từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu Có bao nhiêuloại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu

*Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp có ít

chủng loại vật tư, tài sản, hàng hóa, giá trị hàng hoá lớn cần phải thường xuyênkiểm tra theo dõi và áp dụng với kế toán được chuyên môn hoá

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 1)

*Ưu, nhược điểm của phương pháp:

-Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra Cung cấp thông tinthường xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị vàhiện vật Thích hợp với các doanh nghiệp có ít loại vật liệu và có áp dụng kế toánmáy

-Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp cónhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công

2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 2)

*Ưu nhược điểm của phương pháp:

-Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện

-Nhược điểm: Khối lượng ghi chép của kế toán dồn quá nhiều vào cuốitháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán cho cácđối tượng khác nhau

từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất

-Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồncho từng loại vật liệu về giá trị trên bảng kê luỹ kế nhập, xuất, tồn

*Trình tự hạch toán: (Sơ đồ số 3)

*Ưu, nhược điểm của phương pháp:

-Ưu điểm: Tránh được việc ghi chép trùng lẵp giữa kho và phòng kế toán.Cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về tình hình biến động của nguyênvật liệu

-Nhược điểm: Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn

IV Hạch toán tổng hợp vật liệu

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập,xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính khái quáthoá cao hơn và có thể so sánh được Có hai phương pháp thường được dùng đểhạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là:

-Phương pháp kê khai thường xuyên

-Phương pháp kiểm kê định kỳ

1.Hạch toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

1.1 Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán tổng hợphàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình biếnđộng nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá Phươngpháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin thường xuyên biến động hàng tồn kho

do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn Tuy nhiênphương pháp này cũng có nhược điểm là nếu doanh nghiệp sử dụng quá nhiều vậtliệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất ra quá nhiều loại thành phẩm hay kinh doanhquá nhiều loại hàng hoá thì việc ghi chép tốn nhiều công sức

1.2 Hạch toán tổng hợp nhập vật liệu

a.Thủ tục và chứng từ:

Căn cứ vào yêu cầu của quá trình sản xuất kinh doanh, công ty thực hiện kýkết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp Tuỳ theo hình thức hợp đồng kinh tế đãđược ký kết, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến cho doanh nghiệp hoặc doanhnghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận Nhà cung cấp sẽ giao cho doanh nghiệphoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơn bán hàng Đối vớinhững vật tư quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xácđịnh số vật tư thừa thiếu, đúng hay sai qui cách vật chất để nhập kho và tráchnhiệm vật chất của những người liên quan Phiếu nhập kho được lập thành 3 liênđặt giấy than viết 1 lần

b.Tài khoản sử dụng:

-Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu “:Tài khoản này dùng để phản ánh sựbiến động nhập, xuất, tồn vật liệu theo giá thực tế Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất kho

Dư Nợ: phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

-Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đường “: phản ánh sự biến độngtăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhưng cuối kỳ chưa về nhập kho hoặc đã vềkho nhưng chưa làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho Kết cấu:

Bên Nợ: giá thực tế hàng mua đang đi đường

Bên Có: giá thực tế hàng đang đi đường đã về nhập kho

Dư Nợ: giá thực tế hàng đang đi đường (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

-Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133,331,311,111,112 phản ánh tìnhhình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (nếudoanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ)

c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 4)

Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc chung

để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK có liên quankhác tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho

-Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho có chứng từkèm theo, kế toán ghi:

-Trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, doanh nghiệp vẫn làmthủ tục nhập kho vật liệu nhưng chưa ghi sổ kế toán mà đợi đến cuối tháng nếuchứng từ về ghi sổ giống trường hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo Nếu chứng

từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sang tháng sau nếu chứng từ về kếtoán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tính để điều chỉnh

-Chứng từ về trước, vật liệu chưa về thì kế toán chưa ghi sổ mà đợi đến cuốitháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghi giống trườnghợp vật liệu về có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối tháng vật liệu vẫn chưa về thì

kế toán ghi:

Nợ TK 151

Nợ TK 133 (nếu có)

Có TK 111,112,331