Quản lý nhà nước về chứng thực thực trạng và phương hướng đổi mới

* UBND cấp xã thực hiện chức năng QLNN về công tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau: Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, v[r]

Quản lý nhà nước về chứng thực thực trạng và

phương hướng đổi mới

Chu Thị Tuyết Lan

Khoa Luật Luận văn ThS ngành: Lý luận và lịch sử Nhà nước và pháp luật; Mã số: 60 38 01

Người hướng dẫn: TS Trần Thất

Năm bảo vệ: 2012

Abstract: Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về Quản lý nhà nước về chứng thực Đánh

giá thực trạng Quản lý nhà nước về chứng thực Phương hướng đổi mới và đề xuất các

giải pháp cơ bản nhằm đổi mới Quản lý nhà nước về chứng thực trong tình hình hiện nay

Keywords: Quản lý nhà nước; Pháp luật Việt Nam; Luật chứng thực

Content

MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay Đảng và Nhà nước ta đang xây dựng nhà nước của dân, do dân, vì dân trong đó cải cách lập pháp, cải cách hành chính và cải cách tư pháp đang được triển khai một cách đồng bộ với những mục tiêu, yêu cầu, nội dung cụ thể Với sự phát triển của đất nước, cải cách hành chính, cải cách tư pháp cũng từng bước đáp ứng được yêu cầu trong thời kỳ hội nhập Cải cách hành chính ngày càng đóng vai trò quan trọng và có ý nghĩa quyết định góp phần vào việc xây dựng nhà nước phục vụ nhân dân Trong đó, công tác hành chính tư pháp bao gồm hộ tịch, quốc tịch và chứng thực cũng đã đạt được những kết quả đáng khích lệ, thủ tục không ngừng được cải tiến tạo điều kiện thuận lợi nhất cho công dân, cắt giảm chi phí và phiền hà cho các cá nhân, tổ chức Tuy nhiên, bên cạnh kết quả đạt được công tác này cũng đang đặt ra những yêu cầu thách thức cần đổi mới Thực tiễn đòi hỏi cần phải nâng cao hiệu quả trong quản lý nhà nước (QLNN)

về chứng thực Xuất phát từ lý do trên nên tác giả đã mạnh dạn lựa chọn "Quản lý nhà nước về

chứng thực thực trạng và phương hướng đổi mới" làm đề tài luận văn thạc sĩ luật học

2 Tính hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Cho đến nay chưa có một công trình nghiên cứu nào phân tích một cách toàn diện, đầy đủ

về thực trạng và phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả trong quản lý nhà nước (QLNN) về chứng thực Trước đây, chưa chấm dứt thẩm quyền của Phòng công chứng đối với những việc thuộc thẩm quyền chứng thực của Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã Đồng thời, do có sự lẫn lộn, trùng lặp giữa hai hoạt động công chứng, chứng thực Trên thực tế đa số người dân có nhu cầu công chứng, chứng thực thường đổ dồn về các phòng công chứng gây ra tình trạng quá tải Nhiều người cho rằng việc công chứng ký an tâm, giá trị pháp lý cao hơn so với việc chứng

thực Hậu quả tất yếu là một số nơi xảy ra tình trạng nhũng nhiễu, nạn cò mồi Sau khi Luật

Công chứng ra đời, cùng với đó là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (sau đây gọi

là Nghị định số 79) được ban hành Phòng công chứng không còn thẩm quyền đối với những việc chứng thực của UBND cấp xã, Phòng Tư pháp (PTP) cấp huyện Đồng thời phân biệt rõ thẩm quyền của cơ quan nhà nước trong việc thực hiện hai loại hoạt động: công chứng, chứng thực

Đề tài Luận văn mà tác giả lựa chọn còn mới mẻ, chưa có công trình nào nghiên cứu đầy đủ

và toàn diện, thiếu sự định hình về lý luận Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả có nghiên cứu một cách có hệ thống tài liệu có liên quan, cũng như hoạt động thực tiễn chứng thực, nghiên cứu chương trình, báo cáo, sơ kết của Bộ Tư pháp (BTP), Sở Tư pháp (STP), các bài báo liên quan đến công tác chứng thực…Tuy nhiên đây là đề tài mới chắn chắn cũng không tránh khỏi sơ suất thiếu sót

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục đích:

Luận văn tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận trong lĩnh vực chứng thực, thực trạng QLNN về chứng thực từ đó đưa ra những phương hướng, giải pháp để QLNN ngày càng hiệu quả hơn

* Nhiệm vụ nghiên cứu:

Trong khuôn khổ luận văn thạc sĩ luật học, tác giả có nhiệm vụ nghiên cứu những nội dung sau:

- Làm sáng tỏ một số vấn đề lý luận về QLNN về chứng thực

- Đánh giá thực trạng QLNN về chứng thực

- Phương hướng đổi mới và đề xuất các giải pháp cơ bản nhằm đổi mới QLNN về chứng thực trong tình hình hiện nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp của triết học duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Mác xít, trong đó chú trọng các phương pháp kết hợp giữa lý luận và thực tiễn, phương pháp phân tích

và tổng hợp, phương pháp lịch sử cụ thể Ngoài ra, còn sử dụng các phương pháp của các bộ môn khoa học khác như thống kê, so sánh

5.Những điểm mới và ý nghĩa của luận văn

Đề tài mà tác giả nghiên cứu chưa có công trình nào nghiên cứu toàn diện Bản thân người

viết chọn đề tài: “Quản lý nhà nước về chứng thực thực trạng và phương hướng đổi mới ” làm

luận văn tốt nghiệp ngoài mong muốn công trình nghiên cứu phục vụ tốt cho chuyên môn nghề nghiệp của mình Đồng thời người nghiên cứu cũng có nguyện vọng đóng góp một phần nhỏ công sức trong việc đề xuất các phương hướng, giải pháp để góp phần hoàn thiện hơn công tác QLNN về chứng thực

Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần bổ sung và phát triển lý luận phục vụ nâng cao hiệu quả quản lý chứng thực trong giai đoạn hiện nay Luận văn có thể làm tư liệu tham khảo phục vụ cho công tác nghiên cứu giảng dạy và đào tạo cho cán bộ Tư pháp

6 Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu, nội dung và kết luận Luận văn gồm 3 chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về QLNN về chứng thực

Chương 2: Thực trạng QLNN về chứng thực

Chương 3: Đổi mới, nâng cao hiệu quả QLNN về chứng thực

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

VỀ CHỨNG THỰC

1.1 Khái niệm chứng thực

Theo Từ điển Tiếng Việt có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực cụ thể Sao:

“Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính) Sao đúng

nguyên văn một tài liệu Sao y bản chính Bản sao”[65, tr 817] Định nghĩa về xác nhận: “Thừa nhận là đúng sự thật Xác nhậnchữ kí Xác nhận lời khai Tin tức đã được xác nhận”[65,

tr.1101] Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật Chứng thực lời

khai Xác nhận là đúng Thực tiễn đã chứng thực điều đó”[65, tr 186] Như vậy, chứng thực

được bao hàm một số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực

Theo quy định của pháp luật có thể định nghĩa chứng thực là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính hoặc chứng thực chữ

ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực

1 2 Vị trí, chức năng của quản lý nhà nước về chứng thực

QLNN là hoạt động của các chủ thể mang quyền lực, bằng pháp luật tác động tới các đối tượng quản lý nhằm thực hiện những chức năng nhất định Trong đó quản lý hành pháp là hoạt động quản lý hành chính nhà nước Hoạt động này được thực hiện trước hết và chủ yếu bởi các

cơ quan hành chính nhà nước Hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan hành pháp khi thực

hiện nhiệm vụ và quyền hạn được nhà nước giao trong việc quản lý chứng thực Hoạt động quản

lý mang tính chất quyền lực hành chính của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền do pháp luật quy định thực hiện Mục đích của quản lý nhằm tác động lên quá trình tổ chức và hoạt động chứng thực làm cho quá trình diễn ra trong khuôn khổ của pháp luật.Trong những năm qua, hoạt động chứng thực ở nước ta đã có những bước phát triển, đóng góp tích cực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Hơn nữa, ngày càng được khẳng định vị trí, vai trò của mình trong đời sống xã hội, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân dân trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN Đồng thời là công cụ đắc lực giúp QLNN có hiệu quả QLNN

về chứng thực với vị trí là một bộ phận công tác QLNN Muốn thực hiện QLNN được tốt đòi hỏi hoạt động quản lý trong tất cả các lĩnh vực cần đồng bộ Cơ quan giúp Chính phủ thực hiện công tác QLNN về chứng thực là BTP Đó là cơ quan chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký BTP có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật; chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Ngoài ra, BTP thực hiện công tác tổng kết, báo cáo Chính phủ về công tác QLNN về chứng thực

1.3 Quy phạm pháp luật về chứng thực

1.3.1 Văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về chứng thực

1.3.2 Quy định cơ bản của pháp luật hiện hành

+ Về thẩm quyền chứng thực: tại Điều 5 Nghị định số 79 có quy định thẩm quyền chứng

thực UBND xã, phường, thị trấn được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt PTP huyện,

quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài Chính phủ đã ban hành Nghị định 04/2012/NĐ-CP (Nghị định 04) sửa đổi, bổ sung Điều 5 Nghị định số 79 PTP được bổ sung thêm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy

tờ, văn bản bằng tiếng Việt Về thẩm quyền chứng thực Cơ quan đại diện ngoại giao được quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài và chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài; chữ ký người dịch trong các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

+ Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực

+ Các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

+ Trách nhiệm của người thực hiện việc chứng thực

Pháp luật hiện hành của Việt Nam có những quy định cụ thể về chứng thực, các quy định của pháp luật đang dần ngày càng hoàn thiện Để nâng cao hiệu quả QLNN về chứng thực cần có bức tranh khái quát về thực trạng quản lý chứng thực ở Việt Nam

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC

2.1 Hệ thống cơ quan thực hiện chứng thực, quản lý chứng thực

2.1.1 Cơ quan thực hiện chứng thực

Theo quy định của pháp luật hiện hành cơ quan thực hiện chứng thực được quy định tại

Thông tư liên tịch số 01/2009/TTLT-BTP-BNV ngày 28/4/2009 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của STP thuộc UBND cấp tỉnh, PTP thuộc UBND cấp huyện và công tác tư pháp của UBND cấp xã (gọi tắt Thông tư liên tịch số 01)

* Ủy ban nhân dân cấp xã: thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tư pháp trên

địa bàn, có các nhiệm vụ, quyền hạn: thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

* Phòng Tư pháp: là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; tham mưu, giúp

UBND cấp huyện thực hiện chức năng QLNN về chứng thực và công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật

* Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao:

theo quy định Nghị định số 79 cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao được giao thực hiện nhiệm vụ thực hiện việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

2.1.2 Cơ quan quản lý chứng thực

Quản lý chứng thực là một nội dung QLNN trong lĩnh vực hành chính tư pháp Đó là hoạt động quản lý mang tính chất quyền lực hành chính của Nhà nước do cơ quan QLNN có thẩm quyền thực hiện Về hệ thống tổ chức quản lý chứng thực của nước ta có sự tham gia của mọi cấp hành chính từ trung ương đến cơ sở, có cả chủ thể quản lý ở trong nước và ở nước ngoài Hệ thống cơ quan có thẩm quyền chung Chính phủ và UBND các cấp và hệ thống cơ quan chuyên môn của ngành Tư pháp và ngành ngoại giao, thể hiện sự phân cấp hợp lý, bảo đảm cho quan hệ phối hợp ngang cấp và quan hệ chỉ đạo, chấp hành

2.1.2.1.Quản lý nhà nước về chứng thực trước khi có Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP

Trước khi có Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP ra đời chưa có sự phân định rõ hoạt động công chứng và chứng thực Cụ thể có thể phân chia các giai đoạn phát triển như sau: Giai đoạn từ năm 1945-1954: Ngay sau khi nước Việt Nam dân chủ cộng hòa ra đời ngày 15/11/1945 Hồ Chủ Tịch ký Sắc lệnh 59/SL, ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ với nội dung trình tự thủ tục thị thực giấy tờ cho công dân trong giao lưu dân sự như mua bán, trao đổi, chứng nhận địa chỉ cụ thể của một người tại địa phương Ngày 29/2/1952, Hồ Chủ tịch ký Sắc lệnh 85/SL quy định về thể lệ trước bạ về các việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất

Giai đoạn từ năm 1954-1990: được đánh dấu kể từ Nghị định 143/HĐBT của Hội đồng

Bộ trưởng quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp ban hành Trên cơ

sở của Nghị định 143/HĐBT, BTP có Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987 quy định về công tác công chứng nhà nước Thông tư có nội dung quy định trách nhiệm của BTP quản lý thống nhất công tác công chứng nhà nước Hệ thống cơ quan theo ngành dọc là STP, có nhiệm vụ giúp BTP và UBND tỉnh, Thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương quản lý tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước ở địa phương mình

Giai đoạn từ năm 1990-2006: ngày 27/02/1991 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định

số 45/1991/HĐBT ngày 27/2/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước Về việc QLNN về công chứng về cơ bản được kế thừa quy định BTP quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi cả nước Theo Nghị định số 45/HĐBT thì hệ thống các cơ quan quản lý công chứng được xác định theo hai cấp: ở Trung ương là Bộ Tư pháp có trách nhiệm giúp Chính phủ quản lý thống nhất về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi

cả nước; còn ở địa phương là Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, trong đó Sở Tư pháp là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm giúp cơ quan này quản lý công tác công chứng ở địa phương mình Ngoài ra các cơ quan khác trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng Sau

đó, BTP ban hành Thông tư số 276-TT/CC ngày 20/4/1991 hướng dẫn về tổ chức và quản lý công chứng nhà nước có quy định trách nhiệm của UBND tỉnh quản lý tổ chức và hoạt động công chứng ở địa phương theo sự hướng dẫn thống nhất của Bộ Tư pháp; tThông tư quy trách nhiệm Giám đốc STP trong việc giúp UBND tỉnh thực hiện các nhiệm vụ nêu trên

Ngày 18/5/1996, Chính phủ ban hành Nghị định 31/CP về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước thay thế Nghị định số 45/HĐBT Ngày 08/12/2000 Chính phủ ban hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP thay thế Nghị định 31/CP Theo đó Chính phủ thực hiện thống nhất QLNN về công chứng, chứng thực trong phạm vi cả nước cụ thể:

* Cơ quan giúp Chính phủ thực hiện nhiệm vụ quyền hạn trên chính là Bộ tư pháp

* Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý nhà nước về công

chứng, chứng thực: Chỉ đạo hoạt động công chứng, chứng thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo; Bồi

dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

* Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Nghị định

* Nhiệm vụ, quyền hạn của ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý nhà nước về

chứng thực

* Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây:

UBND cấp xã có quyền chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam; chứng thực di chúc,

văn bản từ chối nhận di sản; các việc khác theo quy định của pháp luật

2.1.2.2 Quản lý nhà nước về chứng thực khi có Luật công chứng và Nghị định 79/2007/NĐ-CP

Ngày 29/11/2006 Luật Công chứng đã ra đời và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007, về chứng thực có Nghị định số 79 Từ đây hai hành vi công chứng, chứng thực được phân biệt rõ ràng

Hệ thống cơ quan quản lý nhà nước về chứng thực được quy theo Nghị định số 79:

* Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* BTP chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với BTP trong việc hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra,

tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao

được giao thực hiện nhiệm vụ

* Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền QLNN

về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện việc QLNN về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký

* UBND cấp huyện: Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho UBND cấp xã về chứng thực; Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực; Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực để báo cáo UBND cấp tỉnh theo định kỳ 6 tháng và hàng năm

* UBND cấp xã thực hiện chức năng QLNN về công tác tư pháp trên địa bàn, có các nhiệm

vụ, quyền hạn sau: Thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính các giấy

tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt; chứng thực các việc khác theo quy định của pháp luật

Trên đây hệ thống các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực Trong quá trình quản lý chứng thực cần tiến hành đánh giá toàn diện về công tác chứng thự

2.2 Phương thức thực hiện chứng thực

2.2.1 Một số thủ tục chứng thực

Theo quy định Nghị định79 thủ tục thực hiện chứng thực được quy định rất đơn giản tạo điều kiện thuận lợi cho công dân Về thủ tục các bản sao từ bản chính cấp huyện và cấp xã là giống nhau thủ tục tương đối đơn giản Người yêu cầu chứng thực chỉ cần xuất trình: bản chính

và bản sao cần chứng thực Người thực hiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản

chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực

2.2.1.1 Thủ tục chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, chứng thực văn bản khai nhận

di sản

2.2.1.2 Đối với thủ tục chứng thực chữ ký

2.2.1.3 Đối với thủ tục chứng thực hợp đồng

2.2.1.4 Quy trình thực hiện việc chứng thực theo hợp đồng

* Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình để lập hồ sơ

chứng thực:

* Chuẩn bị văn bản chứng thực:

* Người thực hiện chứng thực phải từ chối việc thực hiện chứng thực

2.2.1.5 Về việc chuyển giao việc các hợp đồng giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng

Hệ thống tổ chức hành nghề công chứng đã và đang phát triển mạnh với sự ra đời của các Văn phòng công chứng theo chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng theo tinh thần của Luật công chứng

2.3 Cán bộ, công chức Tư pháp hộ tịch

Như trên đã phân tích việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND cấp xã; Trưởng phòng tư pháp cấp huyện Tuy nhiên người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND cấp xã là cán bộ Tư pháp hộ tịch

2.4 Thực tiễn công tác chứng thực

Qua công tác thống kê về chứng thực cho thấy có sự chênh lệch rõ rệt giữa các tỉnh thành Cụ thể tại tỉnh Lào Cai là một tỉnh miền núi, tình hình kinh tế còn nhiều khó khăn, nhu cầu về chứng thực không nhiều 11.785 việc trong năm 2010 Trong khi đó Hồ Chí Minh là một trong những thành phố năng động, kinh tế phát triển công việc chứng thực theo Nghị định 79 quá tải trong năm 2010 là 5.582.992 việc

2.5 Đánh giá hiệu quả quản lý chứng thực

2.5.1 Những kết quả đạt được

Việc giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác nhu cầu của công dân góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước chứng thực.Từ sau khi thực hiện Nghị định số 79 công tác về chứng thực

đã có bước chuyển biến mạnh mẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, giải quyết được sự quá tải, cơ sở vật chất thực hiện chứng thực cũng được nâng cấp khi công dân có nhu cầu

- Về thủ tục hành chính trong chứng thực theo quy định của Nghị định 79 là đơn giản, thời

gian giải quyết việc chứng thực được rút ngắn đến mức tối đa phần lớn các việc được giải quyết ngay Nếu trường hợp phức tạp phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn giải quyết không được quá 3 ngày làm việc Đại đa số UBND cấp xã và cấp huyện

đã chấp hành nghiêm túc các quy định nêu trên của Nghị định số 79 bảo đảm thủ tục thông thoáng, đơn giản; thời gian giải quyết đã có sự rút ngắn hơn - Cơ sở vật chất phục vụ nhiệm

vụ chứng thực đã từng bước được bố trí ở cấp xã và cấp huyện Công tác về chứng thực đã đi vào nề nếp tại các địa phương đã tiến hành phân công người thực hiện chứng thực, đã tổ chức tiếp nhận hồ sơ trả kết quả theo cơ chế một cửa Đồng thời đã từng bước tiến hành bố trí cán bộ chuyên trách trực tiếp nhận và giải quyết chứng thực

- Về việc chuyển giao công tác chứng thực các hợp đồng giao dịch sang cho các tổ chức hành nghề công chứng Các địa phương trong cả nước cũng đã từng bước tiến hành việc chuyển giao công tác chứng thực các hợp đồng, giao dịch sang các tổ chức hành nghề công chứng

- Thực hiện sự đổi mới thống kê trong việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tư pháp Công tác thống kê của BTP cũng có sự đổi mới, hình thành hệ thống thống nhất cung cấp chính xác, đầy

đủ, kịp thời các thông tin

2.5.2 Những hạn chế trong công tác quản lý nhà nước về chứng thực

+ Quy định của pháp luật về chứng thực tản mát dẫn đến khó tìm hiểu,áp dụng: Về cách

hiểu quy định liên quan đến quy định về việc bán cho tặng xe của cá nhân Một số địa phương khác hiểu Thông tư số 75 việc mua bán, cho tặng xe của cá

+ Những hạn chế bất cập về bố trí nhân lực làm công tác chứng thực: Nhu cầu chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký cá nhân như đã nêu trên là rất lớn Trong khi đó, việc chuẩn bị điều kiện

về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất cho cấp xã còn thiếu

+ Về chứng thực hợp đồng, giao dịch khác của PTP và UBND cấp xã vẫn còn

+ Những hạn chế bất cập về bố trí nhân lực làm công tác chứng thực

+Việc một số nơi không thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về chứng thực:

2.6 Yêu cầu đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý chứng thực

Việc đổi mới QLNN tăng cường nhà nước quản lý xã hội bằng pháp luật đó là nhiệm vụ chính trong việc thực hiện những mục tiêu theo định hướng Bên cạnh những mặt tích cực trong công tác này thì cũng có những hạn chế như bất cập của hệ thống pháp luật cũng như hiểu và áp