MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN

MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾTOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN 1 Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại XN in I -TTXVN Trải qua hơn ba mươi năm hì

MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ

TOÁN VẬT LIỆU TẠI XN IN I TTXVN

1 Những nhận xét chung về công tác kế toán vật liệu tại XN in I -TTXVN

Trải qua hơn ba mươi năm hình thành và phát triển, XN in I - TTXVN ngày càng hoàn thiện hơn về mọi mặt : Từ bộ máy quản lý, quá trình tổ chức sản xuất,

về hoạt động kinh doanh, về các chỉ tiêu kinh tế tài chính, đến trình độ cán bộ công nhân viên…trong đó phải kể đến bộ máy tổ chức kế toán và các hoạt động của bộ phận kế toán – một công cụ đắc lực của công tác quản lý

Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, XN đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới.Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các quy định mới ban hành của Bộ Tài Chính Về cơ bản, XN

đã tiến hành kế toán đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, thể hiện một yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về vật liệu.Nhìn một cách tổng thể, công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN đã đạt được một số kết quả sau đây :

•Việc quản lý và bảo quản vật tư chủ yếu là do thủ kho phụ trách Hiện nay, tại công ty có hai kho vật tư: Kho số 1 - kho giấy và kho số 2 - kho các vật liệu khác và công cụ, dụng cụ Cả hai kho vật tư đều được sắp xếp một cách khoa học, thuận tiện; đồng thời, được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, các thiết bị

đo lường và sổ sách được ghi chép đầy đủ nên rất thuận tiện cho công tác quản lý

và sử dụng vật tư

•Về tổ chức chứng từ, các mẫu chứng từ cũng như quy trình lập và luân chuyển chứng từ được tuân theo đúng thủ tục quy định Chứng từ được sử dụng tại công ty có nhiều loại, phù hợp với chủng loại vật tư đa dạng và yêu cầu quản lý vật

tư tạo điều kiện dễ dàng hơn cho công tác quản lý và hạch toán vật tư

•Khâu thu mua vật liệu đảm bảo cho sản xuất về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã của XN tương đối tốt XN đã quản lý được việc sử dụng vật liệu , đảm bảo việc cung cấp đầy đủ, kịp thời vật liệu cho sản xuất, tránh tình trạng lãng phí, thiếu vật liệu.Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán

•Trình tự nhập xuất vật liệu ở XN tiến hành hợp lý, hợp lệ, chi tiết, rõ ràng Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành thường xuyên, đầy đủ Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu so sánh nên những sai sót đều được phát hiện kịp thời.Các nghiệp vụ kế toán phát sinh đều được thực hiện trên các sổ tổng hợp liên quan

•Xí nghiệp đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình Đồng thời đáp ứng được nhu cầu quản lý vật liệu là phản ánh chính xác giá trị vật liệu xuất dùng, để xác định chi phí vật liệu trong kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành

•Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp

để theo dõi sự biến động của vật liệu , lập các sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ nội dung hạch toán

•XN có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sản xuất, sử dụng vật liệu tiết kiệm, có hiệu quả

•Háng quý, kế toán tổng hợp lập Báo cáo kế toán một lần làm 6 bản để lưu

và đem nộp đi các nơi : Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, Cục thuế Hà Nội, Cục thống kê Hà Nội và Cục quản lý vốn Hà Nội.Các báo cáo đều được lập theo đúng thủ tục quy định bao gồm : Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng thuyết minh báo cáo tài chính và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Nhìn chung công tác kế toán vật liệu ở XN in I - TTXVN tiến hành tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, phù hợp với điều kiện

cụ thể của XN cũng như tạo điều kiện để giám sát, quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất và sử dụng vật liệu Từ đó cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho lãnh đạo

XN để có những giải pháp trong việc quản lý và sử dụng vật liệu sao cho có hiệu quả nhất

Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được, việc tổ chức kế toán vật liệu tại XN vẫn còn có một số tồn tại nhất định

•Về phương pháp tính giá vật liệu xuất kho :

Hiện nay tại XN đang áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá vật liệu xuất kho Nhưng do tình nhập xuất thường xuyên, số lượng lúc nhiều, lúc ít và cứ mỗi lần xảy ra nghiệp vụ nhập xuất kho kế toán lại phải tính toán lại giá thực tế của mỗi loại vật liệu, dẫn đến tình trạng công việc sẽ nhiều hơn và không khoa học

• Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu :

Hiện nay XN đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, XN kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi

có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư.Tuy XN khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường Nếu

có một lúc nào đó nhu cầu về một loại vật liệu đột nhiên tăng lớn, sự biến đổi trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng

• Về việc sử dụng sổ Danh điểm :

XN in I - TTXVN là một DN có quy mô không lớn nhưng do đặc trưng của ngành in, khối lượng vật liệu sử dụng cho hoạt động in ấn rất đa dạng về số lượng

và chủng loại Một điêù dễ nhận thấy là công tác quản lý vật liệu sẽ rất vất vả và việc kế toán vật liệu cũng đòi hỏi phải tỷ mỷ, chi tiết Nhưng cho đến nay XN vẫn chưa lập Sổ danh điểm vật liệu mà chỉ chia ra từng nhóm, từng loại vật tư Chính điều này gây không ít khó khăn cho công tác kế toán vật liệu và cả trong công tác đối chiếu và quản lý vật tư

•Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu :

Hiện nay, XN in I - TTXVN đang áp dụng hình thức sổ kế toán là hình thức Chứng từ ghi sổ Đối với một DN có quy mô như XN in I – TTXVN, việc áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ là phù hợp Về sổ sách cũng như quy trình lập và ghi sổ tại XN đều được thực hiện theo đúng quy định : Các chứng từ ghi sổ được lập cho Phiếu nhập riêng và Phiếu xuất riêng ; Quá trình luân chuyển vào sổ được thực hiện theo chế độ kế toán ban hành Tuy nhiên với thời gian lập Chứng từ ghi sổ một tháng một lần, khối lượng công việc dồn vào lúc cuối tháng như XN đang thực hiện là quá lớn Hàng tháng, số lượng nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh cuă XN rất nhiều Do vậy công việc của kế toán tổng hợp phải tập trung quá mức vào lúc cuối tháng nên nhiều khi không thể hoàn thành công việc theo đúng thời gian

•Về việc sử dụng tài khoản kế toán :

Hệ thống tài khoản sử dụng của XN có những chỗ chưa hợp lý :

+ Một số tài khoản không được sử dụng theo đúng quy định như: TK 631 - Giá thành sản xuất, TK 511 - Doanh thu

+Một số tài khoản không được sử dụng tại XN mà thực tế tại XN có phát sinh những nghiệp vụ liên quan đến các tài khoản đó như: TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 721 - Thu nhập bất thường, TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công, TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh như em đã nêu trong Chương II, nhìn chung các nghiệp vụ đều được hạch toán theo đúng quy định của Chế độ kế toán nhưng có một số nghiệp vụ không tuân theo đúng quy định

2- Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại XN in

I - TTXVN

•Phương pháp tính giá vật liệu xuất kho

Để khắc phục khó khăn nói trên và đơn giản công việc hạch toán VL hàng ngày các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán Giá hạch toán không có ý nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp về VL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ về nhập, xuất, tồn kho VL theo giá hạch toán

Giá hạch toán Số lượng Đơn giá vật liệu = vật liệu x hạch nhập (xuất) nhập (xuất) toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau:

Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu :

Hệ Giá TT VL tồn đầu kỳ + Giá TT VL nhập trong kỳ

số =

giá Giá HT VL tồn đầu kỳ + Giá HT VL nhập trong kỳ

Xác định giá thực tế VL xuất trong kỳ:

Giá thực tế Giá hạch toán Hệ

VL xuất = VL xuất x số

trong kỳ trong kỳ giá

Việc tính giá theo phương pháp giá hạch toán được thể hiện thông qua Bảng

kê số 3 - Tính giá thành vật liệu và công cụ, dụng cụ (Bảng số 2):

Bảng số : BẢNG KÊ SỐ 3

Tính giá thành thực tế vật liệu và công cụ, dụng cụ

Tháng năm

TK152 - Nguyên liệu, vật liệu TK 153

liệu chính

Vật liệu phụ Công cụ, dụng

cụ Giá

HT

Giá TT Giá

HT

Giá TT Giá

HT

Giá TT

I Tồn kho đầu tháng

II Nhập kho trong tháng

III Tồn kho đầu tháng và

nhập kho trong tháng

(I+II)

IV Hệ số giá

V Xuất dùng trong tháng

VI Tồn kho cuối tháng

• Về quá trình thu mua và sử dụng vật liệu :

Như trên đã đề cập, việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ hoàn thành hợp đồng có phần hạn chế Do vậy XN nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định những vật liệu chính, có giá trị lớn như : Giấy, mực, đặc biệt là những vật liệu nhập từ Đức, Trung Quốc,…để tránh tình trạng thị trường, giá cả có những biến động lớn

Cách tính định mức dự trữ vật liệu như sau :

Dự trữ tối thiểu + Dự trữ liên tục Định mức dự trữ =

-2

Trong đó :

-Dự trữ tối thiểu : Là khối lượng vật liệu cần phải có để đáp ứng thời gian luân chuyển của XN

-Dự trữ liên tục : ( Mức vật liệu được sử dụng hàng ngày ) là nhu cầu vật liệu hàng ngày và khoảng cách giữa các kỳ cung ứng vật liệu

Nhu cầu năm Nhu cầu hàng ngày =

-360 Mặt khác, để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, XN cần tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch chủ động mua và cung ứng vật liệu kịp thời trên cơ sở xác định định mức được sử dụng, đồng thời sẽ giúp cho người quản lý giám sát được việc sử dụng vật liệu của bộ phận sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm và tiết kiệm vật liệu

Có thể lập các định mức theo mẫu sau :

Hệ thống các định mức vật liệu

STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sx Định mức dự trữ

•Về việc sử dụng Sổ danh điểm :

Để đảm bảo quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác từng loại vật liệu,

XN nên sử dụng Sổ danh điểm Sổ danh điểm có thể được mở bằng cách : Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loai vật liệu trong mỗi loại, dựa vào

một số thứ vật liệu , số nhóm vật liệu trong mỗi loại, dựa vào số quy cách vật liệu trong mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán

Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng

bộ mã vật liệu trong XN.Mã các loại vật liệu gồm có : 152.1-vật liệu chính ; 152.2-vật liệu phụ ; 152.3-nhiên liệu ; 152.4- phụ tùng thay thế Trong mỗi loại 152.2-vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm

ở XN, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại nên có thể diễn tả nhóm TK cấp

2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ sô, nhóm mã số thứ hai biểu diễn nhóm vật liệu 2 chữ số và nhóm cuối cùng biểu diễn tên vật tư 3 chữ số

Ví dụ : Giấy Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu 152101001 trong đó 1521- Nguyên vật liệu chính

01 - Giấy

001 - Bãi Bằng 58g/m2 khổ 79x109

Như vậy mã một sẽ là 1521.1522.1523.1524 tương ứng với 4 TK cấp 2 ;nhóm

mã 2 sẽ là các nhóm vật liệu : Giấy, mực, kẽm,… ; nhóm 3 thể hiện đặc điểm của từng loãi vật liệu trên từng loại vật liệu : Giấy Bãi Bằng, Giấy Tân Mai…

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Mã 1

TK

cấp 2

Mã 2

nhóm

VL

Mã 3 Tên VL

1521 01 001 Bãi bằng 58g/m2 khổ

79x109

tờ

1521 01 002 Bãi bằng 58g/m2 khổ

84x125

tờ

1521 01 003 Bãi bằng 74g/m2 khổ

84x125

tờ

1521 03 001 Kẽm Trung Quốc khổ

64x68

tấm

• Về phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu :

Phương pháp hạch toán chi tiết VL mà công ty đang sử dụng là phương pháp thẻ song song Phương pháp này nhìn chung đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán và

Chứng từ nhập

Bảng kê nhập

Ghi hàng ngày Ghi cuối thángGhi định kỳ Đối chiếu, kiểm tra

quản lý VL Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ làm nhưng lại có tính trùng lắp Hiện nay, tại cả kho và phòng kế toán đều theo dõi về mặt hiện vật và kế toán vật tư còn phải theo dõi cả về mặt giá trị Thêm vào đó, hàng tháng, khi đối chiếu số liệu tồn kho VL trên sổ sách với số liệu tồn kho thực tế kế toán lại không

hề lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Điều này gây khó khăn hơn cho công tác kiểm tra, đối chiếu.(phần trên)

Để khắc phục tình trạng trên, XN nên chuyển sang sử dụng phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư Theo phương pháp này, thủ kho vẫn theo dõi về mặt hiện vật tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư nhưng kế toán thay vì phải theo dõi trên cả hai mặt: hiện vật và giá trị thì chỉ cần theo dõi mặt giá trị thôi, do vậy, tránh được việc ghi chép trùng lặp như khi sử dụng phương pháp Thẻ song song, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời

Theo phương pháp hạch toán chi tiết Sổ số dư công việc hạch toán được tiến hành như theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 16:

Trình tự hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư được khái quát theo sơ đồ:

Sơ đồ 3:

Theo phương pháp Sổ số dư, Thẻ kho do thủ kho lập theo quy định thống nhất của doanh nghiệp có thể là hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày Sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày (hoặc trong kỳ) theo từng nhóm vật liệu quy định Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ lập Phiếu giao nhận chứng từ, trong đó kê rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại vật liệu Phiếu giao nhận chứng từ phải lập riêng cho phiếu nhập kho một bản Phiếu này, phiếu xuất kho một bản Phiếu này sau khi lập xong được đính kèm với các tập phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao cho kế toán

Bảng số : Phiếu giao nhận chứng từ

Số danh Tên, quy cách, Phiếu nhập Số Đơn Thành tiền điểm VL chủng loại vật tư Số NT lượng giá

Ngoài công việc hàng ngày như trên, cuối tháng thủ kho còn phải căn cứ vào các thẻ kho đã được kế toán kiểm tra, ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư Sổ số dư do kế toán mở cho từng kho, dùng cho cả năm và giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng Trong sổ số dư các danh điểm vật liệu được in sẵn, sắp xếp theo thứ tự như thứ tự trong từng nhóm và loại vật liệu Ghi Sổ số dư xong thủ kho chuyển giao Sổ số dư cho phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền Sổ số dư công ty nên lập cho từng tháng một để tránh quy mô cột quá lớn

Bảng số :

SỔ SỐ DƯ

Tháng năm

Kho:

Danh Tên, chủng loại Đơn

vị

Định mức dự trữ

Số dư đầu năm

Số dư cuối tháng 1 điểm quy cách vật tư tính Thấp

nhất

cao nhất

Cộng Xác nhận của kế toán

Nhân viên kế toán vật liệu phụ trách theo dõi kho nào phải thường xuyên (hàng ngày hoặc định kỳ) xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ cùng với thủ kho ký tên vào Phiếu giao nhận chứng từ

Nhận được các chứng từ nhập, xuất vật liệu và phiếu giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán có liên quan Sau đó kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm vật liệu và ghi vào cột số tiền trên Phiếu giao nhận chứng từ Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã được tính giá kế toán ghi vào Bảng luỹ kế nhập, xuất vật liệu Bảng này được mở cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất nhiều hay ít phụ thuộc vào số lần quy định của kế toán xuống kho