Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI CO

Cộng thành tiền viết bằng chữ: Một tỷ không trăm sáu mươi bốn triệu mộttrăm mười bẩy triệu không trăm bốn mươi đồng./ Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởn

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ tại Công ty EMI CO

Nhìn chung công ty đã áp dụng hệ thống sổ theo đúng chế độ ban hành, phùhợp với đặc điểm, điều kiện, trình độ của mình trên cơ sở tôn trọng nguyên tắcchung Các sổ đều thiết kế theo đúng biểu mẫu,các chỉ tiêu thống nhất, áp dụngphương pháp tính toán dễ hiểu,đơn giản.Mọi hoạt động kinh doanh của công ty đềuđược phản ánh qua chứng từ, được ghi sổ một cách chính xác,đầy đủ và kịp thời

1.5.3.4.Báo cáo tài chính.

Công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý Định kỳ công ty lập các báo cáo tàichính bao gồm:

*Báo cáo kết quả kinh doanh

Nội dung và kết cấu của báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

Báo cáo “Kết quả hoạt động kinh doanh” là một báo cáo tài chính phản ánhtổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanhnghiệp Ngoài ra, báo cáo này còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanhnghiệp đối với Nhà nước cũng như tình hình thuế GTGT được khấu trừ, được hoànlại, được giảm và thuế GTGT hàng bán nội địa trong một kỳ kế toán

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh gồm 3 phần:

- Phần phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sau mỗi kỳhoạt động (phần I “Lãi, lỗ”) Phần này có nhiều chỉ tiêu liên quan đến doanh thu,chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu liên quan đến thu nhập,chi phí của từng hoạt động tài chính và các hoạt động bất thường cũng như toàn bộkết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các chỉ tiêu thuộc phầnnày đều được theo dõi chi tiết theo số quý trước, quý này và luỹ kế từ đầu năm

- Phần phản ánh trách nhiệm, nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nướcgồm các chỉ tiêu liên quan đến các loại thuế, các khoản phí và các khoản phải nộpkhác (phần II “tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước”) Các chỉ tiêu ở phầnnày cũng được chi tiết thành số còn phải nộp kỳ trước, số phải nộp kỳ này, số đã

nộp trong kỳ này và số còn phải nộp đến cuối kỳ này cùng với số phải nộp, số đãnộp luỹ kế từ đầu năm đến cuối kỳ báo cáo.

- Phần phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn lại, được giảm vàthuế GTGT hàng bán nội địa (phần III “Thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGTđược hoàn lại, thuế GTGT được giảm, thuế GTGT hàng bán nội địa) Phần này chitiết các chỉ tiêu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ, đã khấu trừ; được hoànlại, đã hoàn lại; được giảm, đã giảm và số thuế GTGT còn được khấu trừ, còn đượchoàn lại, còn được giảm cuối kỳ…

*Bảng cân đối kế toán

Nội dung và kết cấu của Bảng cân đối kế toán.

Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính chủ yếu phản ánh

tổng quát tình hình tài sản của doanh nghiệp theo giá trị tài sản và nguồn hìnhthành tài sản ở một thời điểm nhất định Như vậy, Bảng cân đối kế toán phản ánhmối quan hệ cân đối tổng thể giữa “Tài sản” và “Nguồn vốn” của doanh nghiệp,thể hiện phương trình kế toán cơ bản:

Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữuBảng cân đối kế toán phản ánh giá trị tài sản và nguồn vốn tại một thờiđiểm Thời điểm đó thường là vào ngày cuối cùng của kỳ hạch toán Bảng cân đối

kế toán là tài liệu quan trọng phản ánh một cách tổng quát năng lực tài chính, tìnhhình phân bổ và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như triển vọng kinh tế tàichính trong tương lai

Bảng cân đối kế toán được kết cấu dưới dạng bảng cân đối số dư các tàikhoản kế toán và xắp xếp trật tự các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý Bảng cân đối kếtoán được chia làm 2 phần ( có thể kết cấu theo kiểu hai bên hoặc một bên) là phần

“Tài sản” và phần “Nguồn vốn”

Phần “Tài sản” phản ánh toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp đếncuối kỳ hạch toán đang tồn tại dưới các hình thái và trong tất cả các giai đoạn, cáckhâu của quá trình kinh doanh Các chỉ tiêu phản ánh trong phần tài sản được xắp

xếp theo nội dung kinh tế của các loại tài sản của doanh nghiệp trong quá trình táisản xuất.

Phần “Nguồn vốn” phản ánh nguồn hình thành các loại tài sản của doanhnghiệp đến cuối kỳ hạch toán Các chỉ tiêu ở phần nguồn vốn được xắp xếp theotừng nguồn hình thành tài sản của đơn vị (nguồn vốn của bản thân doanh nghiệp -vốn chủ sở hữu, nguồn vốn đi vay – vốn chiếm dụng…) Tỷ lệ và kết cấu của từngnguồn vốn trong tổng số nguồn vốn hiện có phản ánh tính chất hoạt động, thựctrạng tài chính của doanh nghiệp

Ở cả hai phần, ngoài cột chỉ tiêu còn có các cột phản ánh mã số của chỉ tiêu,cột số đầu năm và cột số cuối kỳ

Nội dung của Bảng cân đối kế toán thể hiện qua hệ thống các chỉ tiêu phảnánh tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản Các chỉ tiêu được phân loại, xắpxếp thành từng loại, mục và từng chỉ tiêu cụ thể Các chỉ tiêu được mã hoá đểthuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy vi tính vàđược phản ánh theo số đầu năm, số cuối kỳ

+ Loại B: Tài sản cố định và đầu tư dài hạn Thuộc loại này có các chỉ tiêu phảnánh tài sản của doanh nghiệp là tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính dài hạn,chi phí XDCB dở dang và các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn

- Phần “Nguồn Vốn”

Bao gồm các chỉ tiêu phản ánh các nguồn vốn hình thành các loại tài sản tạithời điểm lập báo cáo và được chia thành 2 loại chỉ tiêu:

+ Loại A: Nợ phải trả Các chỉ tiêu này phản ánh các khoản nợ ngắn hạn, nợ dàihạn và một số khoản nợ khác mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm phải thanhtoán, thể hiện mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nguồn vốn hình thànhtài sản.

+ Loại B: Nguồn vốn chủ sở hữu Phản ánh các nguồn vốn, các quỹ của doanhnghiệp và nguồn kinh phí (nếu có), thể hiện mức độ độc lập, tự chủ về việc sửdụng các loại nguồn vốn của doanh nghiệp

Ngoài các chỉ tiêu trong phần chính, Bảng cân đối kế toán còn các chỉ tiêungoài Bảng cân đối kế toán

*Thuyết minh báo cáo tài chính

Đồng thời hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty còn thiết lập hệ thốngbáo cáo quản trị Hệ thống này bao gồm một số các báo cáo thường xuyên sau:

- Bảng tổng hợp chi phí bán hàng

- Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp

- Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định

- Báo cáo các tài khoản phải thu

- Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu

- Bảng kê khai nộp thuế

Phần II: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin Hà Nội 2.1.Vai trò của công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Hoạt động kinh tế cơ bản của các doanh nghiệp thương mại là đưa các loạisản phẩm, hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng thông qua quátrình kinh doanh chủ yếu là bán hàng và mua hàng để phục vụ cho hoạt động sảnxuất kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của xã hội Vì vậy, việc tiêu thụ hàng hoákhông chỉ có ý nghĩa quan trọng đối với các doanh nghiệp mà còn đối với nền kinh

tế quốc dân Tiêu thụ hàng hoá tốt sẽ thúc đẩy quá trình lưu thông, trao đổi hànghoá, thu hồi vốn nhanh, có điều kiện để quay vòng vốn và tiếp tục quá trình kinhdoanh, tạo điều kiện cho nền kinh tế phát triển Ngược lại, hàng hoá không tiêu thụđược gây ứ đọng vốn, vốn kinh doanh bỏ ra không bù đắp được chi phí, chẳngnhững đẩy doanh nghiệp đến bờ vực của sự phá sản mà còn gây nguy hại đến nềnkinh tế quốc dân Chính vì vậy tiêu thụ là một khâu quan trọng của quá trình lưuthông hàng hoá

Cùng với việc lưu thông hàng hoá, xác định đúng kết quả tiêu thụ là cơ sởđánh giá hiệu quả cuối cùng của các hoạt động kinh doanh trong mmột thời kỳ nhấtđịnh tại doanh nghiệp, xác định nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện với nhànước, lập các quỹ, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp hoạt động tốt hơntrong kỳ kinh doanh tiếp theo, Đồng thời đó cũng là số liệu cung cấp thông tin cho

các đối tượng quan tâm như các nhà đầu tư, các cấp chủ quản, các cơ quan quản lýtài chính, cơ quan thuế, các nhà quản lý doanh nghiệp, khách hàng phục vụ chonhững mục đích nhất định của từng đối tượng.

2.2.Các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ.

Các mặt hàng đều được tiêu thụ theo 2 phương thức: Bán buôn và bán lẻ.Tại Công ty EMI.Co hàng nhập khẩu được tiêu thụ theo phương thức: Bán buônchuyển thẳng, bán buôn qua kho và bán lẻ Trong ba phương thức thì bán buôn quakho và chuyển thẳng phát sinh khá thường xuyên

*Phương thức bán buôn:

Bán buôn là phương thức được áp dụng phổ biến tại Công ty với hầu hết cácmặt hàng Trước khi nhập hàng Công ty đã lập dự toán căn cứ vào các hợp đồngkinh tế đã ký, khả năng trúng thầu của các hồ sơ dự thầu và nhu cầu của thị trườngvới từng loại hàng hoá Do đó, đối tượng tiêu thụ chủ yếu đã được xác định kháchắc chắn nên khi hàng về tuỳ theo điều khoản thoả thuận trong hợp đồng màchuyển hàng cho khách hàng Khách hàng tuỳ theo địa điểm, nhu cầu sẽ thoả thuậnvới Công ty về công tác vận chuyển Về phía Công ty, phụ thuộc vào khả năng vậnchuyển hiện có mà vận chuyển thẳng đến cho khách hàng hay chuyển về kho Tuỳtheo thoả thuận trong hợp đồng, đối với những khách hàng ở gần nơi nhận hàngcủa Công ty thì nhân viên Công ty sẽ vận chuyển thẳng đến đơn vị đó mà khôngnhập hàng về kho Còn nếu nơi nhận hàng gần ngay kho của Công ty tại Lạc Trunghay các trung tâm cửa hàng của Công ty thì hàng nhập khẩu sẽ được chuyển vềkho Sau đó mới tiến hành giao hàng đến khách hàng theo hợp đồng ký kết

Với phương thức bán buôn qua kho thì hàng hoá được theo dõi chi tiết vềnhập, xuất, tồn cũng như có các phương pháp bảo quản thích hợp

*Phương thức bán lẻ:

Đối với phương thức bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cũng có nhưng rất

ít và chỉ phổ biến với các linh kiện nhỏ, các thiết bị dùng phổ biến như: loa, đài,micro Việc tổ chức công tác bán lẻ chủ yếu là nhằm mục đích giới thiệu các mặthàng, sản phẩm và dịch vụ của Công ty Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ

chức, quản lý và phân phối hàng hoá tới hệ thống các trung tâm, cửa hàng, chinhánh của Công ty để tiêu thụ.

Trong nghiệp vụ này, chứng từ được sử dụng để hạch toán là Hoá đơn bánhàng kiêm Phiếu xuất kho, vận đơn và các chứng từ thanh toán khác

2.3.Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng.

2.3.1 Hạch toán quá trình bán hàng.

Để có được đơn đặt hàng hay hợp đồng Công ty sẽ tham gia đấu thầu, nếutrúng thầu Công ty sẽ tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo yêu cầu của khách hàngghi trong hợp đồng từ các nhà cung ứng truyền thống của Công ty và thực hiện bánhàng cho khách

* Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho

Hàng hoá sau khi đã được bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sẽ đượcnhập kho hàng hoá Người nhận hàng của Phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu đưahàng hoá nhận ở cảng về kho của Công ty để nhập kho Thủ kho căn cứ vào khốilượng nhập thực tế để báo với Phòng kế hoạch - tài vụ viết phiếu nhập kho Phiếunhập kho được lập trên cơ sở hoá đơn mua hàng ( cụ thể đối với hàng nhập khẩu làInvoice ) Phiếu nhập kho gồm 3 liên:

Phòng kinh doanh giữ 1 liên

Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập

Thủ kho giữ 1 liên, sau khi vào thẻ kho, cuối tháng thủ kho chuyển lên choPhòng tài vụ giữ

Mẫu Phiếu nhập kho của Công ty được lập như sau:

Đơn vị: Công ty EMI.co Mẫu số: 01- VT

Địa chỉ: Số 5A Thi Sách- Hà Nội Ban hành theo QĐ số

Họ tên người giao hàng: Công ty SYSTEM INTERLACE COMPANY

Theo Invoice số: 1089/SYS ngày 18 tháng 8 năm 2004 của Công ty SYSTEM

INTERLACE COMPANY( Singapore )

Nhập tại kho: Kho Công ty

đơn vị tính Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theo Chứng từ

Thực nhập

Cộng thành tiền( viết bằng chữ): Một tỷ không trăm sáu mươi bốn triệu một

trăm mười bẩy triệu không trăm bốn mươi đồng./

Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Khi nhập hàng về kho, Công ty gửi giấy báo nhận hàng đến cho khách hàng.Khi khách hàng đến nhận hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế,Phòng kế toán viết hoá đơn bán hàng( Hoá đơn GTGT) Trên hoá đơn phải ghi rõ:Tên hàng hoá, dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế GTGT,Tổng số tiền thanh toán Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:

Một liên Phòng kế toán giữ

Một liên giao cho khách hàng khi khách hàng đến nhận hàng

Một liên do thủ kho giữ

Mẫu hoá đơn GTGT được lập như sau:

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01GTKT – 31

Liên 03 ( dùng để thanh toán) AA/ 99B

Ngày 10 tháng 9 năm 2004

N 075535

Đơn vị bán hàng: Công ty XNK thiết bị vật tư thông tin ( EMI.Co)

Địa chỉ: 5A Thi Sách – Hà Nội số tài khoản:

vị tính Sốlượng Đơn giá Thành tiền

Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 230.000.000đ

Tổng cộng tiền thanh toán 2.530.000.000đ

Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ năm trăm ba mươi triệu đồng chẵn./

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Khi khách hàng cầm Hoá đơn GTGT xuống kho nhận hàng, căn cứ vào cột sốlượng ghi trên Hoá đơn thủ kho xuất hàng giao cho khách

Trên cơ sở Hoá đơn GTGT kế toán ghi định khoản:

Nợ TK 131 Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán

Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền

Có TK 3331 Căn cứ vào dòng tiền thuế GTGT

Đồng thời căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh trịgiá vốn hàng xuất bán theo định khoản:

Nợ TK 632

Có TK 1561

- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàng(Bảng số 1)

+ Phương pháp ghi sổ chi tiết bán hàng ở Công ty như sau:

Sổ này được mở chung cho tất cả các hàng hoá đã bán hoặc đã cung cấptrong quý, được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Cột 1: Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ

Cột 2,3: Ghi số Hoá đơn và ngày tháng lập Hoá đơn

Cột 4: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Cột 5: Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với Nợ TK131

Cột 6,7,8,9,10: Căn cứ vào cột số lượng, đơn giá, dòng cộng tiền hàng, dòngtiền thuế GTGT, tổng cộng tiền thanh toán trên hoá đơn GTGT kế toán ghi vào cáccột tương ứng

Cột 9, 10: Ghi số phải giảm trừ vào doanh thu (nếu có)

Cuối quý, căn cứ vào Sổ chi tiết bán hàng phần cộng Có TK511, Nợ TK

131 kế toán ghi vào bảng kê tổng hợp

- Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kế toán ghi Sổ chi tiết vật

tư hàng hoá ( Bảng số 2)

+ Phương pháp lập Sổ chi tiết vật tư hàng hoá như sau:

Sổ chi tiết vật tư hàng hoá ở Công ty được mở cho từng loại sản phẩm hànghoá và được mở từ ngày hàng hoá được mua về nhập kho

Cột 1,2: Ghi số hiệu, ngày tháng của Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGTCột 3: Diễn giải tóm tắt nội dung của chứng từ

Cột 4: Căn cứ vào cột đơn giá ghi trên Phiếu nhập kho và hoá dơn GTGT đểghi vào các dòng tương ứng trên cột này

Cột 5,6: Căn cứ vào cột số lượng (thực nhập) và cột thành tiền ghi trên phiếunhập kho

Cột 7: Căn cứ vào cột số lượng ghi trên hoá đơn GTGT

Cột 8: Căn cứ vào cột số lượng và cột đơn giá ghi trên hoá đơn GTGT (cột 8

= cột 4 * cột 7)

Cột 9: Căn cứ vào số lượng và trị giá sản phẩm, hàng hoá nhập kho, xuấtkho ghi trên Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính được trị giá vốn củahàng xuất bán theo phương pháp thực tế bình quân gia quyền (Phần này sẽ đượctrình bày cụ thể ở phần kế toán giá vốn hàng bán)

Cột 10, 11: Căn cứ vào Phiếu nhập kho và hoá đơn GTGT kế toán tính sốlượng, giá trị sản phẩm, hàng hoá tồn kho

*Đối với trường hợp bán buôn theo hình thức chuyển hàng

Khi hàng về đến sân bay, bến cảng, sau khi được bộ phận kỹ thuật kiểm trachất lượng, người nhận hàng của Phòng kinh doanh XNK đưa hàng hoá đi bánluôn cho khách hàng không qua kho, hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của Công ty, khi

đó kế toán chưa định khoản Chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấpnhận thanh toán vào “Hoá đơn bán hàng” gửi hàng đi bán do ngươì giao hàng củaCông ty đưa thì căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” kế toán ghi Sổ chi tiết bán hàngtheo định khoản:

Nợ TK 131 căn cứ vào tổng số tièn thanh toán

Có TK 511 Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền

Có TK 3331 Căn cứ vào thuế GTGTĐồng thời căn cứ vào hóa đơn mua hàng ( theo Invoice số ) kế toán phảnánh trị giá vốn của hàng xuất bán và ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán theođịnh khoản:

Nợ TK 632 Căn cứ vào giá mua

Có TK 331

Cả hai trường hợp trên nếu khách hàng trả tièn ngay( bằng tiền mặt hoặc tiềngửi ), trên cơ sở phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi sổ chi tiếtthanh toán với khách hàng theo định khoản:

Nợ TK 111

Nợ TK 112

Có TK 131

Và ghi vào bảng kê số 1 – Ghi nợ TK 111 và bảng kê số 2 – ghi nợ TK112

* Đối với nghiệp vụ bán hàng bán lẻ

Như đã biết bán lẻ là hoạt động không nhiều của Công ty Phòng kinh doanhcủa Công ty chủ yếu là bán buôn hàng hoá Vì vậy doanh thu bán lẻ chiếm tỷ trọngrất nhỏ so với tổng doanh thu bán buôn Khi bán lẻ hàng hoá khách hàng thanhtoán tiền ngay và được kế toán theo dõi trên Sổ chi tiết bán hàng và Sổ chi tiết vật

tư hàng hoá

Trường hợp bán lẻ khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt Khi kháchhàng đến mua hàng, kế toán vật tư hàng hoá viết hóa đơn GTGT đưa cho kháchhàng chuyển đến cho kế toán tiền mặt Căn cứ vào tổng số tiền thanh toán ghi trênhoá đơn, kế toán tiền mặt viết phiếu thu rồi chuyển hoá đơn và phiếu thu cho thủquỹ Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu tiến hành thu tiền của khách, sau đó đóng dấu “

Đã thu tiền ” lên hoá đơn giao lại cho khách hàng đem xuống kho để nhận hàng

Căn cứ vào Hoá đơn GTGT kế toán phản ánh doanh thu bán hàng trên Sổchi tiết bán hàng theo định khoản:

Nợ TK 131

Có TK 511

Có TkK 3331

Căn cứ vào phiếu thu kế toán phản ánh tình hình thanh toán với khách hàngtrên Sổ chi tiết thanh toán với khách mua lẻ theo định khoản:

Nợ TK 111

Có TK 131 Đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán trên Sổ chi tiết vật tư hànghoá theo định khoản:

Nợ TK632

Có TK 1561

2.3.2 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Công ty bán hàng cho khách dựa trên hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, do

đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất Ghitrong hợp đồng Công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu củakhách hàng Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở Công ty không có trườnghợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó Công ty không sử dụng các TK

531, 532 cũng như không hạch toán các TK này

xuất kho trong kỳ

Giá thực tế Giá thành thực tế của + Giá thành thực tế

thành phẩm nhậpkho trong kỳ

Số lượng hàng hoá tồn

Số lượng hàng hoánhập kho trong kỳ

* Kế toán giá vốn hàng bán

Khi xuất bán hàng hoá, kế toán Công ty căn cứ vào số lượng hàng xuất bánghi trên hoá đơn, giá mua thực tế của hàng nhập kho ( giá mua theo phiếu nhập khobao gồm: giá mua + phí điện chuyển tiền ) để tính trị giá mua thực tế của hàng xuấtbán theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền của số lượng hàng hiện cótrước khi xuất hàng

Như vậy, ở đây mới chỉ phản ánh phần giá mua thực tế nhập kho của hàngxuất bán trong giá mua thực tế của hàng xuất bán

Về chi phí mua hàng chưa được tính vào giá vốn hàng xuất bán khi xuấthàng

Với những mặt hàng chuyên dụng mà Công ty kinh doanh thì nguồn hàngchủ yếu là hàng ngoại nhập, vì vậy chi phí mua hàng của Công ty bao gồm cáckhoản: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá từ nơi mua vè kho của Công ty, chiphí cho cán bộ mua hàng, chi phí cho công tác giao nhận, Hải quan và kiểm trahàng hoá Trong đó chi phí vận chuyển hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn nhất trongtổng số chi phí mua hàng của Công ty

Khi mua hàng, có phát sinh chi phí mua hàng, căn cứ vào phiếu chi kế toánghi sổ chi phí mua hàng ( bảng số 4 )theo định khoản:

Nợ TK 1562 “ chi phí mua hàng”

Có TK 111 “Tiền mặt “

Sổ chi phí mua hàng được mở theo quý, theo dõi cho tất cả các loại hànghoá, vật tư Đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ( thường là kết chuyểnhết ) cho hàng bán ra trong một quý

Trước hết ta tính giá thực tế bình quân của hàng hoá xuất kho trong kỳ, ápdụng công thức trên ta có:

Cuối quý, từ các sổ chi tiết của từng mặt hàng, số liệu tổng hợp tình hìnhnhập, xuất, tồn được ghi vào Báo cáo chi tiết tồn kho hàng hoá cho tất cả các mặt

hàng trong quý như Bảng số 3 Thực chất, đây chính là sổ tổng hợp tình hình nhập,xuất, tồn của các loại hàng hoá trong kho phục vụ cho công tác quản lý cũng nhưcông tác kế toán trong khâu tổng hợp và kết chuyển giá vốn hàng bán.

Quý 3/2004, toàn bộ hàng hoá xuất bán được coi là tiêu thụ trong kỳ đượckết chuyển giá vốn hàng bán ( theo bảng số 3 ) và chi phí mua hàng được phân bổcho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ là:

Nợ TK 632: 15.744.613.171

Có TK 1561: 15.724.113.471

Có TK1562: 20.500.000Căn cứ vào số liệu tính được kế toán ghi vào cột Nợ TK 632/ Có TK

1561, Có TK 1562 trên Bảng kê tổng hợp – loại sổ mà Công ty sử dụng để phảnánh trị giá vốn của hàng xuất bán cũng như doanh thu của hàng bán trong kỳ

Cuối quý, kế toán lấy số liệu ở Bảng kê tổng hợp và các sổ kế toán liên quan

để vào sổ cái TK tổng hợp đóng thành quyển mở cho cả năm Số liệu ở Sổ cái này

là cơ sở để lập báo cáo quyết toán

Bảng số 4

12/8 452 12/8 Chi phí kiểm tra

( máy ghi âm chuyên

dụng)

111 2.598.462

25/8 469 25/8 Chi phí bốc dỡ

( Radio Tecvn 9701)

111 5.272.652

Cộng quý III/2004 25.000.000Cuối kỳ kết chuyển

Cộng SPS SDCK

156 911

15.744.613.471

15.744.613.47 1

Cộng SPS SDCK

15.744.613.471 15.744.613.47

1

2.3.4.Hạch toán thanh toán với khách hàng.

Song song với việc hạch toán doanh thu, kế toán phản ánh tình hình thanhtoán với khách hàng về số tiền bán sản phẩm, hàng hoá Việc theo dõi tình hìnhthanh toán với khách hàng được thực hiện trên sổ chi tiết thanh toán với ngườimua Về nguyên tắc, công ty phải hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng đơn

vị khách hàng

Đối với những khách hàng thường xuyên của Công ty như Trung tâm Âmthanh; Đài phát thanh tỉnh Thanh Hoá; Đài Phú Yên … kế toán mở sổ chi tiết theodõi cho từng đối tượng (Bảng số 6)

Đối với khách hàng không thường xuyên ( khách mua lẻ) kế toán theo dõichung trên sổ chi tiết thanh toán với đối tượng khách mua lẻ ( Bảng số 7)

+ Phương pháp ghi sổ này như sau:

Căn cứ vào giá bán ở cột thành tiền trên hoá đơn GTGT và phiếu thu hoặcgiấy báo có kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với người mua

Cột 1 : Ghi ngày tháng kế toán ghi sổ

Cột 2, 3 : Ghi số và ngày trên chứng từ ( Hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấybáo có…)

Cột 4 : Ghi tóm tắt nội dung chứng từ

Cột 5 : Ghi số hiệu tài khoản đối ứng với TK 131

Cột 7 : Ghi số phát sinh nợ tài khoản 131, căn cứ vào tổng số tiền thanh toánghi trên Hoá đơn GTGT

Cột 8 : Ghi số phát sinh có TK 131, căn cứ vào Phiếu thu, Giấy báo có củangân hàng

Cột 9, 10 :

- Dòng số dư đầu kỳ : Căn cứ vào dòng số dư cuối kỳ hiện trên sổ chi tiết thanhtoán với người mua của khách hàng đó ở quý trước ghi vào cột tương ứng

- Dòng số dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Phát sinh nợ – Phát sinh có

(nếu dư đầu kỳ là dư nợ)

- Dư cuối kỳ = Dư đầu kỳ + Phát sinh có – Phát sinh nợ

(nếu dư đầu kỳ là dư có)

Cuối quý, căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với người mua kế toán lập bảng

kê 11 – Phải thu của khách hàng ( Bảng số 8)