THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ KỸ THUẬT VIỆT NAM

Với tư cách là DN nhà nước công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nước cấp đồng thời cũng được phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nước,

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG

TY PHÁT TRIỂN KINH TẾ KỸ THUẬT VIỆT NAM(DETESCO

Công ty hoạt động với số vốn ban đầu là 875.354 triệu đồng, qua quá trình phát triển kinh doanh công ty đã có những chuyển biến lớn vừa

tự mình vươn lên vưọt qua những khó khăn, và cho đến nay tổng số vốn

cố đinh của công ty đã là 9300 triệu đồng, vốn lưu động 7500 triệu đồng(1999) Công ty có bộ máy tổ chức tinh giảm hiệu quả , với tư cách là đơn vị kinh doanh độc lập, tự chủ, tự hạch tón và có đầy đủ tư cách pháp nhân Công ty mở tài khoản tại ngân hàng công thương Việt Nam chi nhánh tại Gia lâm và được sử dụng con dấu riêng theo mẫu quy định

1.2 Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của công ty Detesco Việt Nam

Là công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ trong kinh doanh trong phạm vi cho phép của pháp luật, quản lí theo chế độ một thủ trưởng trên cơ sở thực hện đày đủ quyền làm chủ của người lao động, hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải quyết đúng

đắn mối quan hệ lợi ích xã hội, tập thể và của người lao động Trong đó lợi ích người lao động được coi là vấn đề quan trọng nhất Trong hoạt động của mình công ty có những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu sau:

Nghiên cứu, điều tra, tìm hiểu thị trường trong nước và nước ngoài để xây dựng và thực hiện các hợp đồng nhập khẩu hàng năm và dài hạn

Với tư cách là DN nhà nước công ty có trách nhiệm bảo toàn và phát triển nguồn vốn do nhà nước cấp đồng thời cũng được phép huy động vốn của các tổ chức kinh tế khác trong và ngoài nước, theo hướng dẫn hiện hành của chính phủ nhằm phục vụ cho công tác kinh doanh và phát triển ngành nghề Công ty được quyền kinh doanh, phát triển ngành nghề trên nguyên tắc tự chịu trách nhiệm trang trải vốn vay và có lãi Để có thể phát triển nguồn vốn, công ty đã có những hoạt động sản xuất kinh doanh hết sức linh hoạt và hiệu quả trên cơ sở chuyển hướng sản xuất kinh doanh

từ thương mại thuần tuý sang sản xuất kết hợp thương mại Năm 2001 công ty vẫn lấy nghành sản xuất xe gắn máy làm ngành sản xuất chính, là hoạt động sản xuất kinh doanh chủ đạo của công ty Có thể nói việc chuyển hướng sang sản xuất xe gắn máy của công ty là chủ trương đúng đắn, là bước đi nhanh kết hợp chặt chẽ giữa sản xuất và kinh doanh thương mại Công ty đã ra sức củng cố hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xe máy Detesco Việt Nam Công ty đang tiến hành tổ chức lại sản xuất và cải tiến việc quản lí sản xuất cho phù hợp với quy mô ba dây chuyền lắp ráp xe gắn máy(IKD và CKD) với công suất 400-500 xe/ ngày

Để tạo tiền đề cho việc tiếp tục mở rộng lĩnh vực sản xuất xe gắn máy, năm 2001 này công ty đã hoàn thành hồ sơ xin giấy phép lắp ráp xe gắn máy với tỷ lệ nội địa hoá trên 40%

Trong lĩnh vực kinh doanh cung ứng lao động, chuyên gia Việt Nam làm việc có thời hạn ở nước ngoài, du lịch theo các tour cũng là một trong các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty Tuy gặp rất nhiều khó khăn trong môi trường kinh doanh hiện nay song công ty đã tìm cách tháo

gỡ, mở rộng thị trường tạo ra hướng hoạt động kinh doanh sao cho hiệu quả và cũng đã đạt được một số kết qủa nhất định Ngoài ra công ty đã

được cấp giấy phép hoạt động và tổ chức việc khai thác thị trường lao động Đài Loan có hiệu quả.

Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu trên các lĩnh vực trên công ty còn mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh trong các lĩnh vực khác như kinh doanh xây dựng công nghiệp, dịch vụ nhà đất, buôn bán phần mềm tin học

2) Tổ chức bộ máy công ty Detesco Việt Nam.

Công ty phát triển kinh tế kỹ thật Việt Nam đi theo loại hình tổ chức kinh doanh đa dạng, phân theo từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc Cụ thể chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty được

tổ chức:

2.1 Văn phòng công ty:

Là nơi thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh, mua bán hàng hoá với các đối tác trong nước và nước ngoài Thực hiện việc nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, xuất hàng, ký kết hợp đồng thương mại , trực tiếp quản lí các mặt hàng thiết yếu cuả DN, hướng dẫn kiểm tra và quản lí kho đồng thời cùng phàng tài vụ nghiên cứu, xúc tiến bán hàng, giải quyết tồn kho, đặc biệt trong lĩnh vực nhập khẩu trung tâm phải lo các vấn đề về kim ngạch , giấy phép, thủ tục xúât nhập khẩu đồng thời văn phòng công ty cũng là trung tâm thương mại thực hiện mọi giao dịch của công ty

2.2 Phòng tài vụ

Là phòng qủan lí, chỉ đạo các nghiệp vụ về công tác tài chính kế toán, thống kê của công ty, phân phối và điều hoà vay vốn phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty, theo dõi việc thực hiện quy chế quản lí kinh

tế - tài chính, quyết toán và phân tích kết quả kinh doanh, xử lí các tồn đọng trong sản xuất kinh doanh về mặt tài chính, lập kế hoạch và hướng dẫn việc thực hiện kế hoạch thu , chi tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty

2.3 Phòng tổ chức cán bộ

Là nơi quản lí các mặt công tác tổ chức cán bộ như lưu chuyển nhân viên trong nội bộ DN, quy định mức lương hợp lí cho mỗi người, quyết định lựa chọn, sa thải, đào tạo và đào tạo lại lao động, xây dựng chế

độ đãi ngộ cho công nhân viên

2.4 Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh

Các trung tâm và các xí nghiệp chi nhánh có quyền tự quyết định các phương án kinh doanh độc lập Tuy nhiên, khi đói mặt với những mạt hàng mà công ty qưủan lí các đơn vị thành viên phải tập hợp nhu câù, dặt hàng với trung tâm thương mại để trung tâm tiến hành nhập khẩu hay uỷ nhiệm cho các đơn vị thành vên thực hệ hợp đồng nhập khẩu do lãnh đạo công ty ký kết

Nét nổi bật trong công tác tổ chức bộ máy công ty là tất cả các đơn vị kinh tế đều do yêu cầu cuả công ty mà hình thành Công ty khôngliên danh liên kết hay cho mượn tư cách pháp nhân Cán bộ quản lí các đơn vị trực thuộc do giám đốc công ty bổ nhiệm trực thuộc quản lí của ban giám đốc Công ty theo dõi chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình công ty đã có những tiến triển, đạt hiệu quả cao Điều này thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế mà công ty đã đạt được trong một số năm gần đây:

Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty

Thông qua các chỉ tiêu trên cho thấy công ty hoạt động có hiệu quả mặc dù phải đứng trước nhiều khó khăndo môi trường kinh doanh Trong năm 2000 doanh thu công ty tăng lên đáng kể làm lãi tăng với tỷ lệ cao một phần do công ty gimả được các chi phí không đáng có Công ty cũng đã nâng mức lãi của mình lên tới 72% so với năm ngoái Công ty cũng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của mình với nhà nước bằng viẹc tăng

tỷ lệ nộp ngân sách lên tới 50% so với năm ngoái Bên cạnh đó công ty cũng duy trì, nâng cao mức lương của người lao động lên 150000/ tháng

và trong năm 2000 lương bình quân công nhân viên là1100000/ tháng với

tỷ lệ 25% Điều này phản ánh sự nỗ lực to lớn của công ty trong việc chú trọng đến lợi ích, đời sống của công nhân viên, góp phần cải thiện đời sống cho người lao động, tạo niềm tin , sự yên tâm làm việc cho cán bộ, công nhân viên công ty

2.5 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam tổ chức bộ máy công

ty theo mô hình đa dạng hoá và sơ đồ tổ chức bộ máy công ty được triển khai theo mô hình tổ chức trực tuyến

3) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuậth Việt Nam.

• phòng kế toán tại văn phòng công ty

• Một số đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế toán

• Một số đơn vị trực thuộc khác không có tổ chức tổ kế toán mà chỉ có một nhân viên kinh tế làm nhiẹem vụ thu thập các chứng từ kinh tế cần thiết

Như vậy, mỗi mắt xích trên tron gbộ máy kế toán của công ty lại có chức năng, nhiệm vụ khác nhau

3.1.1 Phòng kế toán công ty

đây là nơi thực hiện việc hạchtoán những nghiệp vụ tài chính liên quan đến hoạt động chung của toàn bộ công ty, liên quan đến hoạt động của các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán Đay cũng là nơi hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính liên quan đến bộ phận văn phòng công ty và thực hiện tập hợp

số liệu, lập các báo cáo tài chính chung cho toàn công ty, thực hiện kiểm tra, hướng dẫn các nghiệp vụ tài chính đối với các đơn vị trực thuộc

3.2.1 Các đơn vị trực thuộc mà không tổ chức tổ kế toán

Tại các đơn vị này sẽ có các nhân viên kinh tế hàng ngày thực hện việc thu nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ, kiểm kê vật tư, hàng hoá, xử lý sơ bộ các chứng từ và hàng ngày gửi các chứng từ đã thu nhập được về phòng kế toán công

ty nhằm tiến hành hạch toán

3.1.3 Các đơn vị trực thuộc có tổ chức tổ kế tán

tại các đơn vị này thì tổ kế toán sẽ thực hiện công tác hạchtoán nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối độc lập và hoàn chỉnh Cuối kỳ kế toán tại các đơn vị này tiến hành lập, gưỉ báo cáo về phòng kế toán công ty nhằm có số liệu báo cáo tài chính công ty

Có thể nói bộ máy tổ chức kế toán công ty có nhiệm vụ hoàn thiện việc kiểm tra, tổng hợp toàn bộ công tác kế toán của công ty từ đó giúp cho ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình

Trong tổ chức bộ máy kế toán văn phòng kế toán công ty với vai trò là văn phòng đầu nãotoàn bộ công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện bởi năm thành viên

• Kế toán trưởng: Là người phụ trách việc vào sổ cái và lập báo cáo quyết toán, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện kịp thời những bất hợp lí trong kinh doanh, đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về mặt quản lí tài chính, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán trưởng, chấp hành ngêm chỉnh các quy định của nhà nước và của công ty

• Phó phòng kế toán: Là người thực hiện kế toán tổng hợp, theo dõi kiểm tra và xét duyệt các kết quả kinh doanh của công ty, theo dõi chi tiết công nợ, theo dõi hoạt động của các chi nhánh

• Thủ quỹ: Làm nhiệm vụ quản lí quỹ, quản lí thu, chi , lập báo cáo quỹ Thực hiện đầy đủ quy địnhvà chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc của mình

• Hai kế toán viên còn lại thực hiện kế toán hạch toán thanh toán, kế toán tài sản cố định, chi phí, công cụ dụng cụ, lương, thuế, công nợ nội

bộ, mua bán, thống kê

• 3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam(Detesco Việt Nam)

Kế toán trưởng

Phó phòng kế toán

Thủ quỹ Kế toán Kế toán Kế toán Kế toán theo dõi mua bán các khoản TSCĐ và

các chi và thống tiền vốn, chi phí

nhánh kê thuế, công công cụ

Sổ nhật ký chung: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, bên cạnh đó để phản ánh chi tiết các loại, nhóm, thứ NVL

Công ty cũng sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Mỗi khi xuất vật tư, hàng hoá, thành phẩm đều phải lập chứng từ xuất tính giá vật tư xuất vào các tài khoản liên quan Sau đó cuối kỳ tính giá thực tế hàng tồn kho

Giá thực tế = Nhập trong + Tồn đầu + Xuất trong

Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ( thẻ) hạch toán chi tiết

Nhật ký chung

Sổ cái Bảng tổng hợp

Bảng cân đối tài khoản

Các báo cáo kế toántài chính

: ghi hàng ngày

: Ghi hàng kỳ

: Đối chiếu

II- Thực trạng công tác kế toán NVL tại công ty phát triển kinh tế

kỹ thuật Việt Nam

1, Kế toán NVL tại công ty:

1.1 Đối tượng NVL hạch toán tại công ty

Công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam với đặc điểm chủ đạo là lấy ngành sản xuất xe gắn máy làm lĩnh vực hoạt động chủ yếu Nguồn NVL của công ty chủ yếu là được nhập theo từng lô, từng bộ phận hay chi tiết, như vậy

đó là những thiết bị vật tư có tính chất đặc thù mang tính đồng bộ cao Nguồn NVL của công ty có tỷ lệ nội hoá ít chỉ dưới 40% còn lại trên 60% là được được nhập khẩu hoàn toàn Công ty chuyên về lắp ráp xe gắn máy dạng IKD và CKD( trong đó chủ yếu là IKD) vì vậy NVL sử dụng cho toàn bộ quy trình công nghệ lắp ráp thường là các linh kiện xe gắn máy như chế hoá khí, khung, sườn xe, nhông xích được gọi chung là các linh kiện xe máy sử dụng cho xí nghiệp lắp ráp bên cạnh đó còn có các loại NVL phụ cho sản xuất xe máy như sơn, dầu, mỡ

Có thể nói việc xác định đúng đắn chi tiết NVL của công ty sao cho phù hợp có ý nghĩa rất lớn trong công tác hạch toán NVL phục vụ cho công tác hạch toán chi phí sản phẩm

1.2 Nhiệm vụ hạch toán NVL tại công ty

Kế toán NVL tại công ty có nhiệm vụ tổng hợp số liệu với căn cứ là các chứng từ nhập, xuất, thẻ kho các hoá đơn trực tiếp từ người bán mà đã được

gửi về công ty cùng các hoá đơn chứng từ tại các danh điểm là các xí nghiệp chi nhánh cũng được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán Tại phòng kế toán chứng

từ sẽ được tập hợp, ghi chép váo sổ nhật ký chung bởi phó phòng kế toán từ đó mới phân công hạch toán các nghiệp vụ liên quan

Ngoài ra trong nhiệm vụ hạch toán NVL kế toán NVL có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá cả vật liệu tăng giảm, hàng tồn kho theo từng loại, từng thứ; Xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thựctế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng;

Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng như các nguyên nhân thừ, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất Từ đó đề xuất các biện pháp xử lí lịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra

Các chứng từ mà công ty thường sử dụng chủ yếu trong công tác hạch toán NVL tại công ty:

- Chứng từ nhập NVL

- phiếu chi kèm giấy đề nghị thanh toán+ hoá đơn mua hàng

Hoá đơn GTGT( người bán giao nhằm xác định thuế VAT khấu trừ đầu vào)

- Các chứng từ liên quan chi phí mua ngoài, chuyên chở, lưu kho , lưu bãi của NVL

- Chứng từ xuất NVL(FXK)

- Bảng danh mục NVL xuất kho cho xí nghiệp lắp ráp xe gắn máy

- Một số chứng từ khác có liên quan trong quá trình nhập, xuất NVL như danh mục linh kiện chi tiết giao cho XNLR, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,

Các mẫu chứng từ chủ yếu được sử dụng trong công tác hạch toán tình hình biến động NVL tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

Tại kho công ty, khi NVL nhập kho thủ kho công ty không tiến hành tiến hành lập thẻ kho theo dõi cho các loại vật tư nhập kho cụ thể khi nhận được FNK và NVL về kho Công ty nên tiến hành lập thẻ kho cho NVL khi

nhập kho Thẻ kho được lập chi tiết theo số vật liệu thể hiện trên hoá đơn nhập kho vật liệu hay trên FNK cụ thể cho từng loaị vật tư nhập kho nhằm theo dõi vật tư nhập xuất theo yêu cầu sử dụng NVL Lập được thẻ kho theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu cụ thể cho từng đơn vị vật tư sẽ giúp cho kế toán công ty theo dõi tình hình NVL tại kho được chặt chẽ để có thể lập kế hoạch cho NVL nhập hay xuất dùng tránh tình trạng thừa loaị vật tư này nhưng lại thiếu vật tư khác Thẻ kho được lập nhằm theo dõi vật tư về số lượng tại kho mà không được thể hiện về mặt giá trị Phòng kế toán sẽ tiến hành theo dõi vật tư của công ty cả mặt giá trị và mặt số lượng cho các loại vật tư trên bảng kê phát sinh tài khoản NVL.Ví dụ mẫu thẻ kho được lập như sau cho loại vật liệu cụ thể:

1.3 Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty phát triển kinh tế kỹ thuật Việt Nam

Công ty chuyên lắp ráp xe gắn máy là chủ yếu và NVL đầu vào chủ yếu là nhập khẩu từ các nhà cung cấp nước ngoài như Đài Loan, Hàn Quốc NVL có tỷ lệ nội hoá ít Chính vì thế trong công tác hạch toán NVL kế toán công ty thường sử dụng tỷ giá thực tế ngoại tệ để tính giá thực tế cho NVL nhập kho Ngoài ra trong công tác hạch toán biến động NVL kế toán công ty

sử dụng phương pháp kê khai thừơng xuyên để hạch toán cho NVL nhập kho, xuất kho hay tồn kho cuối kỳ Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các DN vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số taì khoản theo đúng quy định ban hành Để phản ánh NVL nhập kho , xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152- NVL tài khoản này trong công tác hạch toán NVL của công ty