MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU KIÊU KỴ GIA LÂM

NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU Như trên đã trình bày, xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ mới chính thức đi vào hoạt

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU

KIÊU KỴ GIA LÂM

I/ NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU

Như trên đã trình bày, xí nghiệp giầy thể thao xuất khẩu Kiêu Kỵ mới chính thức đi vào hoạt động thử nghiệm và sản xuất sản phẩm được gần ba năm, trong thời gian ngắn ngủi đó bằng sự nỗ lực, cố gắng của bản thân cùng với sự giúp đỡ của cơ quan chủ quản và các đơn vị bạn Xí nghiệp đã vươn lên và ngày càng lớn mạnh về mọi mặt, xí nghiệp đã tìm được chỗ đứng trên thị trường, ổn định và phát triển sản xuất

Cùng với sự phát triển của Xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và công tác

kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng củng cố và hoàn thiện Nó đã đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của công tác quản lý trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay Qua thời gian thực tập tại xí nghiệp giầy, tôi rút ra một số nhận xét sau:

1 Ưu điểm:

- Về tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp được tổ chức gọn nhẹ, khoa học có

nề nếp, cán bộ kế toán tuy còn trẻ nhưng có năng lực và trình độ nghiệp vụ Họ được đào tạo và vận dụng khá linh hoạt về chế độ kế toán hiện hành, tác phong làm việc có khoa học, có tinh thần tương trợ lẫn nhau trong công tác

- Việc cung cấp số liệu giữa các bộ phận kế toán và cung cấp số liệu để lập báo cáo nhanh chóng, chính xác và kịp thời

- Trong công tác hạch toán kế toán được thực hiện khá tốt, hợp với điều kiện

tổ chức sản xuất thực tế của xí nghiệp Tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư ở xí nghiệp được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng rõ ràng, cung cấp kịp thời

số liệu cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Ưu điểm nổi bật ở đây là

xí nghiệp tổ chức việc ghi chép ban đầu tương đối tốt từ khâu nhập xuất vật liệu, kiểm kê vật liệu cuối kỳ, lập bảng phân bổ đây là điều kiện thuận lợi để kế toán tổ chức ghi chép được chính xác, cung cấp thông tin nhan, kịp thời trong công tác hạch toán

Ngoài ra trên cơ sở thực tế về quy mô sản xuất và trình độ quản lý, trình độ hạch toán của xí nghiệp mà xí nghiệp đã sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là hình thức kế toán đơn giản, gọn nhẹ, ít sổ sách giấy tờ

Trong công tác đánh giá vật liệu, xí nghiệp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước - xuất trước Phương pháp này có tính chính xác cao từ khi nhập kho cho tới khi xuất kho vật liệu Mặt khác xí nghiệp đã tập hợp chi phí và phân

bổ chi phí thu mua vật tư cho từng lần xuất kho đã đảm bảo cho vật tư xuất kho đúng giá trị thực tế

Việc hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với

xí nghiệp về trình độ kế toán - thủ kho Việc theo dõi đối chiếu giữa kho và phòng kế toán nhanh, quản lý tốt một số lượng vật liệu mẫu mã nhỏ nhưng giá trị lớn

Trong công tác quản lý vật liệu, xí nghiệp có hệ thống kho tàng tương đối tốt

Xí nghiệp đã thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng, số lượng vật liệu từ trước khi nhập kho; đối với vật liệu xuất kho xí nghiệp cũng xây dựng được hạn mức vật tư nhằm quản lý tốt vật tư tiêu hao hàng ngày

Như vậy có thể nói công tác quản lý vật liệu và đánh giá vật liệu ở xí nghiệp

là phù hợp với điều kiện của xí nghiệp hiện nay

2 Nhược điểm:

Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp cũng còn một số điều tồn tại, đó là:

- Do đội ngũ kế toán còn hạn chế về mặt lượng nên một cán bộ kế toán phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau Điều này dẫn đến tình trạng một số phần việc

kế toán còn làm tắt, chưa thực sự đúng yêu cầu

- Sử dụng thiếu sổ sách: thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại

- Trong công tác kế toán còn một số vấn đề cần xem xét lại Đó là:

+ Về công tác phân loại vật liệu: đặc điểm vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều loại khác nhau nhưng xí nghiệp chưa có “Sổ danh điểm vật tư”, chưa tạo lập một bộ

mã vật tư để phục vụ công tác quản lý theo dõi được dễ dàng Mặt khác xí nghiệp lại phân loại vật liệu theo nguồn hàng nhập Nguồn nhập từ nước ngoài được coi là vật liệu chính còn nguồn nhập từ trong nước được coi là vật liệu phụ Các phân loại trên

là chưa chính xác

+ Về công tác hạch toán chi tiết vật liệu xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhưng việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng ghi chép lớn Hơn nữa việc đối chiếu kiểm tra tiến hành vào cuối tháng, do đó kế toán tốn nhiều thời gian mà chức năng kiểm tra chỉ được phát huy vào cuối tháng Có thể nói bỏ ra nhiêuc ông nhưng hiệu quả mang lại không nhiều

+ Về quyết toán vật liệu theo đơn hàng: Xí nghiệp tổ chức theo dõi vật tư tiêu hao theo hạn mức mà hạn mức này thực tế là được phòng kỹ thuật - KCS và phòng kế hoạch vật tư tính toán dựa trên định mức kỹ thuật xác nhận với chuyên gia nước ngoài khi ký kết hợp đồng Hệ thống định mức tiêu hao vật tư cho một sản phẩm mới nhiều khi xây dựng trên kinh nghiệm từ sản xuất sản phẩm có nét đặc trưng tương tự

từ trước chuyển sang mà không xuất phát từ thực tế sản xuất nên chưa tiết kiệm được vật liệu, chỉ xác định được mức tiêu hao vật liệu thực tế khi kết thúc đơn hàng mà không xem xét được định mức đó hàng ngày

+ Về việc thu mua nguyên vật liệu mà trong nước không sản xuất đưọac phải nhập khẩu thì thông tin giá cả còn bị hạn chế, khi hàng về tới cảng xí nghiệp không

có người địa diện nên phải bỏ ra các chi phí đi lại, bến bãi, chi phí bảo quản chờ khi lấy hàng, chi phí vận chuyển từ cảng về xí nghiệp mà số chí phí này lại khá lớn

+ Về thực hiện công tác kế toán tại xí nghiệp: Do xí nghiệp chưa có hệ thống máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán Do đó nhiều mẫu biểu, các báo cáo đều lập bằng tay dẫn tới khối lượng công việc nhiều, dễ có sai sót, nhầm lẫn khi tính toán

II/ NHỮNG ĐỀ XUẤT GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU Ở XÍ NGHIỆP GIẦY THỂ THAO XUẤT KHẨU

Trên đây là một số những vấn đề còn tồn tại trong kế toán vật liệu ở xí nghiệp Cùng với các cán bộ kế toán, cán bộ vật tư đang tìm những biện pháp nhằm làm tốt hơn công tác quản lý và hạch toán vật liệu, bản thân tôi với góc độ là một sinh viên học chuyên ngành kế toán thực tập tại xí nghiệp, tôi cũng có một số suy nghĩ và đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu tại xí nghiệp

1 Ý kiến về xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”

- Xí nghiệp chưa có máy vi tính do đó để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, sự đối chiếu kiểm tra được dễ dnàg và phát hiện những

sai sót Xí nghiệp cần lập “sổ danh điểm vật liệu” Sổ này là tập hợp toàn bộ các vật liệu ở xí nghiệp Sổ này do kế toán vật liệu kết hợp với các phòng ban chức năng xây dựng lên

- Trong sổ danh điểm vật liệu, mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy csch của vật liệu trên cơ sở kết hợp với hệ thống thống kê kế toán thống nhất đã được ban hành Sổ danh điểm vật liệu phải được sử dụng thông nhất trong phạm vị toàn cí nghiệp nhằm đảm bảo sự phối hopự chặt chẽ giữa các bộ phận trong xí nghiệp trong công tác quản lý vật liệu Hơn nữa xí nghiệp cần tiến hành tạo lập bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý và kế toán bằng máy vi tính sau này Xí nghiệp có thể xây dựng bộ mã vật liệu dựa vào các đặc điểm sau:

+ Dựa vào số loại vật liệu + Dựa vào số nhóm trong từng loại + Dưah vào số thứ trong từng nhóm

Cụ thể cách lập như sau:

Trước hết căn cứ vào cách phân loại vật liệu để lập bộ mã

Loại vật liệu chính : mã số 1 Loại vật liệu phụ : mã số 2 Loại nhiên liệu : mã số 3 Loại vật liệu thay thế : mã số 4 Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành nhóm Ví dụ:

Vật liệu chính:

Nhóm da lộn : mã số 1 Nhóm da bóng : mã số 2 Nhóm da thô : mã số 3 Nhóm da nhăn : mã số 4

Vật liệu phụ:

Nhóm dây giầy dẹt đen 0.95 : mã số 1 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.00 : mã số 2 Nhóm dây giầy dẹt đen 1.05 : mã số 3

Thứ vật liệu trong từng nhóm tuy nhiều nhưng số vật tư mới không quá 1000 nên ta sử dụng 3 chữ số để biểu thị Cònq uy cách vật liệu từng loại tuy thật chi tiết cũng không quá 100 nên ta dùng 2 chữ số để biểu thị Như vậy bộ mã vật liệu sẽ bao gồm 10 chữ số:

3 chữ số đầu : Số hiệu tài khoản

1 chữ số thứ tư : Loại vật liệu ( chính - phụ)

1 chữ số thứ năm : Nhóm vật liệu trong loại

3 chữ số tiếp theo : Biểu hiện thứ vật liệu

2 chữ số cuối : Biểu thị quy cách vật liệu Như vậy mẫu, mã danh điểm vật liệu có thể lập theo bảng

SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU

Nhóm Danh điểm

vật liệu

Tên nhãn vật liệu Đơn vị

tính

Giá hạch toán Ghi chú

1521

15211

1522

15221

152111

152112

152211

Vật liệu chính Da

Da lộn

Da thô

Vật liệu phụ Dây giầy Dây dẹt đen 0.95

Sf Sf Sf

Đôi Đôi

62.160 47.915

650 (1$ = 12.950)

2 Ý kiến về quản lý vật liệu

- Về tình hình cung cấp vật tư: Xí nghiệp nên lựa chọn và sàng lọc ra những khách hàng gần mà có đủ khả năng cung cấp vật liệu, tài chính lành mạnh thành những bạn hàng cung cấp thường xuyên, tín nhiệm Điều này có loị cho xí nghiệp không những về chi phí vận chuyển, khả năng dự trữ vật tư mà còn có lợi cho việc thanh toán, có thể thanh toán chậm Trong trường hợp mua vật liệu nước ngoài về tới cảng Hải Phòng, xí nghiệp nên có đại diện ở đó đứng ra làm thủ tục nhận hàng để giảm bớt một số chi phí không cần thiết

- Về tình hình phân loại vật liệu nên phân loại theo mục đích sử dụng và giá trị của chúng Vật liệu mua trong nước nếu có giá trị sử dụng lớn, thường xuyên và cấu

thành sản phẩm thì nên đưa vào vật liệu chính Nguợc lại vật liệu ngoại nhập nếu giá trị sử dụng nhỏ nên coi là vật liệu phụ và đưa vào vật liệu phụ

- Ví dụ: Những vật liệu được coi là VL chính mà được mua trong nước như:

+ Mút xốp các loại + Dây giầy

+ Giấy gói, giấy nhét, ny lon đựng giầy + Hòm carton đựng sản phẩm

+ Đế giầy

Và những vật liệu nhập khẩu có thể coi là vật liệu phụ như:

+ Bàn chải quét keo + Bánh mài tre + Bánh mài cước

- Về tính hình sử dụng vật liệu: Hệ thống định mức tiêu hao vật liệu phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất Ngoài ra phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí vật liệu trên cơ sở các định mức, nên có chế độ thưởng phạt nghiêm minh với việc tiết kiệm cũng như lãng phí nguyên vật liệu Bên cạnh đó phải có sự kiểm chứng, báo cáo, thông tin phản hồi vật tư hàng ngày Từ đó kiểm tra được hạn mức kế hoạch tại tất cả các phân xưởng sản xuất trong xí nghiệp Thông qua việc tiêu hao vật tư thực tế và hạn mức kế hoạch mà xí nghiệp có sự chuẩn bị mua sắm, dự trữ vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục

Thực hiện kiểm tra giám sát mặt giá trị của vật liệu: tổ chức xuyên suốt số liệu

từ phòng vật tư - kho - phân xưởng - phòng kế toán Từ đó sẽ đưa ra những thông tin

để dự báo dự trữ, chủ động thu mua và cung cấp vật liệu

3 Về hạch toán vật liệu:

Là một xí nghiệp chuyên sản xuất các mặt hàng giầy, do đó sản phẩm luôn biến động, nhanh lạc hâu, vấn đề nắm bắt thông tin, xử lý thông tin nhanh là rất cần thiết cho xí nghiệp do vậy xí nghiệp nên trang bị máy vi tính cho phòng kế toán nói riêng

và các phòng ban nói chung để giảm bớt việc đi lại, nắm bắt được thông tin nhanh

Cụ thể nếu ở kho, phòng vật tư, phân xưởng, phòng kế toán đều có máy vi tính, các bộ phận cập nhật số liệu vào máy theo chức năng của mình thì muốn biết vật liệu đang luân chuyển ở đau chỉ cần truy cập trên máy vi tính là biết

Về hạch toán chi tiết vật liệu: Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng phương pháp thẻ song song vào hạch toán vật liệu Qua quá trình áp dụng, tôi thấy nó chưa phát huy hết chức năng kiểm tra của kế toán mà còn làm cho kế toán mất thời gian theo dõi về mặt số lượng Để làm cho quá trình chuyên môn hoá đi sâu trong từng công việc tạo ra sự khép kín trong quy trinhf làm việc, xí nghiệp nên hạch toán chi tiết bằng phương pháp sổ số dư

Việc áp dụng phương pháp này sẽ phát huy mặt mạnh của từng khâu Thủ kho

sẽ chuyên theo dõi về mặt số lượng, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị Mặt khác, đội ngũ kế toán ở xí nghiệp tương đối năng dộng nên việc làm trên không khó

Cụ thể khi áp dụng phương pháp “Sổ số dư” ở kho nguyên liệu không có gì thay đổi về phương pháp ghi chép việc vào thẻ như phương pháp thẻ song song, phương pháp này còn được bổ sung thêm phiếu giao nhận chứng từ ở phòng kế toán định kỳ khoảng một tuần nhân viên kế toán vật liệu xuống kho nhận chứng từ Căn cứ các hoá đơn chứng từ trên cơ sở số lượng nhập, xuất vật liệu và giá hạch toán, kế toán lập bảng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất theo từng nhóm, loại vật liệu riêng theo từng kho Cuối kỳ khi nhận sổ số dư do thủ kho gửi lên, kế toán vật liệu tính ra giá trị từng loại vật liệu tồn kho và ghi vào sổ số dư ( cột số tiền) sau đó tiến hành đối chiếu với sổ số

dư và bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho ( cột tồn kho) hai sổ liệu này phải khớp nhau

4 Ý kiến về sổ sách kế toán sử dụng:

- Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, song lại không sử dụng

“Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” như vậy là thiếu sổ tổng hợp để ghi chép các nghiệp cụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Thiếu sổ tức là thiếu nơi đăng ký các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh, thiếu chỗ quản lý chứng từ ghi sổ, không có nơi kiểm tra và đối chiếu số liệu với bảng cân đối phát sinh Như vậy là xí nghiệp cần phải thiết lập “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để ghi chép Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được minh hoạ như sau:

Xí nghiệp giầy TTXK

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm 2000

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

tháng

Số hiệu Ngày tháng

01 02 34

08 35

12 14

1/5 1/5 1/5

2/5 2/5

3/5 3/5

500.000 700.000 3.915.000

220.000 4.500.000

65.000 177.446.339

Người ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 5 năm 2000

Thủ trưởng đơn vị

- Về “Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại”: Sản phẩm của xí nghiệp xuất khẩu nên số thuế GTGT phải nộp khi mua nguyên vật liệu ( kể cả vật liệu nhập khẩu

và vật liệu mua trong nước) đều được hoàn lại nhưng xí nghiệp lại không sử dụng

“Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại”, Như vậylà không có nơi để theo dõi số thuế được hoàn lại và đã hoàn lại theo từng loại hoá đơn mua vật liệu dẫn đến xí nghiệp

chưa thực hiện theo thông tư số 100/1998/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp Xí nghiệp cần phải mở “Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại” theo mẫu sau:

Đơn vị: Mẫu số S 02 - DN

SỔ CHI TIẾT THUẾ GTGT ĐƯỢC HOÀN LẠI

Năm

Số hiệu Ngày

tháng

Diễn giải Thuế GTGT được

hoàn lại

Thuế GTGT đã hoàn lại

1 Số dư đầu kỳ

2 Số phát sinh trong kỳ

Cộng số phát sinh

3 Số dư cuối kỳ

Kế toán trưởng ( Ký, họ tên)

5 Về công tác kiểm kê

Do chủng loại vật liệu của xí nghiệp rất đa dạng phong phú Nếu định kỳ 6 tháng kiểm kê một lần và phát hiện thấy chênh lệch giữa sổ sách với thực tế kiểm kee thì việc truy tìm nguyên nhân, xử lý sai sót là rất phức tạp, liên quan tới nhiều

sổ sách chứng từ Do đó xí nghiệp nên rút ngắn khoảng thời gian giữa hai lần kiểm