THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY INHÀNG KHÔNG.. Tiền thân của công ty In Hàng không là xưởng In Hàng không thuộc binhđoàn 919 Tổn

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN

HÀNG KHÔNG.

I ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY IN HÀNG KHÔNG:

Đơn vị thực tập: Công ty In Hàng không

Tên giao dịch quốc tế: AVITATION PRINTING COMPANY

Trụ sở chính: Sân bay Gia Lâm – Hà Nội

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty in Hàng không:

Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp nhà Nhà nước hạch toán kinh tếđộc lập, tự củ tài chính, có tư cách pháp nhân Công ty là một doanh nghiệp in tổnghợp của ngành hàng không dân dụng Nguyên vật liệu và chịu sự quản lý của Tổngcục Hàng không dân dụng Việt Nam

Tiền thân của công ty In Hàng không là xưởng In Hàng không thuộc binhđoàn 919 ( Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam ) được thành lập theo quyếtđịnh 472/ QP ngày 19/3/1985 của Bộ trưởng Bộ quốc phòng với nhiệm vụ in báo,tập san và các chứng từ sổ sách của ngành Hàng không

Ngày 01/4/1985 xưởng In Hàng không chính thức đi vào hoạt động theoquyết định số 205/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng Cục Hàng không dân dụngViệt Nam

Đến tháng 3/1992 đổi thành xí nghiệp In Hàng không Ngày 14/9/1994 Bộtrưởng Bộ GTVT ký quyết định số 1481/QĐ/TCCB - LĐ thành lập doanh nghiệpNhà nước với tên gọi công ty In Hàng không với tên giao dịch quốc tế AviationPriting Company viết tắt IHK

Từ một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô nhỏ, sau 20 năm xây dựngcông ty In Hàng không đã có cơ ngơi bề thế trên mặt bằng có diện tích 4000 m2 tạisân bay Gia Lâm - Hà Nội Công ty đã đầu tư hàng chục tỷ đồng xây dựng 2.500m2 nhà xưởng và công trình phục vụ cho sản xuất kinh doanh và phúc lợi, trong đó

có 3 nhà tầng với tổng diện tích 2.000 m2 Công ty đã có chi nhánh phía Nam tại

126 đường Hồng Hà - Phường 2 – Q.Tân Bình - TP.Hồ Chí Minh, thành lập xưởnggiấy trên diện tích mặt bằng 2000m2 chuyên sản xuất các mặt hàng về giấy chongành Hàng không và tiêu dùng xã hội Công ty còn mở rộng thêm chi nhánh ởmiền Trung

Về công nghệ, từ 3 máy in Typo ban đầu do Trung Quốc chế tạo, được sựgiúp đỡ của Tổng công ty Hàng không Việt Nam, Cục Hàng không dân dụng ViệtNam, Bộ văn hoá thông tin và các cơ quan ban hành trung ương, đến nay công ty

đã xây dựng được 5 phân xưởng sản xuất hoàn thiện, đồng bộ Đặc biệt, công ty đãtạo lập được dây chuyền in OFFSET khép kín, gồm 7 máy in OFFSET hiện đại do

CH Liên bang Đức, CH Pháp chế tạo; 2 dây chuyền in FLEXO hiện đại do Mỹ vàĐài Loan chế tạo, đồng bộ dây chuyền hoàn thiện sản phẩm, 3 dây truyền gia công

vệ sinh các loại phục vụ cho ngành dịch vụ Hàng không và xã hội Hiện nay, công

ty đã có hàng trăm bạn hàng thường xuyên ở khắp mọi niền đất nước và đã in sảnphẩm cho nước bạn Lào, Nhật Bản

Những năm 1986 – 1987 mỗi năm công ty chỉ sản xuất trên 40 triệu trang in.Sau khi chuyển đổi tù công nghệ TYPO sang in OFFSET, với thiết bị đồng bộ đãđưa công xuất từ 40 triệu trang in lên đến 1740,70 triệu trang in, mỗi năm tăng từ

15% - 20% đã in được thể gắn băng từ và các ấn phẩm cao cấp khác của ngànhHàng không, các sản phẩm đa dạng về mẫu mã, phong phú về chủng loại đã đápứng nhu cầu thị hiếu của khách hàng và được khách hàng tín nhiệm.

Năm 1990 doanh thu của công ty chỉ có 850 triệu đồng nhưng đến năm 2004

đã tăng lên 57 tỷ đồng và dự tính đến năm 2005 doanh thu còn tăng lên nữa

Về đội ngũ cán bộ, công nhân viên, từ 23 cán bộ, công nhân viên đến naycông ty đã có 280 cán bộ công nhân viên trong đó số cán bộ kỹ thuật, quản lý cótrình độ đại học và trên đại học được đào tạo chuyên ngành in trong nước và quốc

tế chiếm 45%; số công nhân kỹ thuật chuyên ngành từ bậ 2 đến bậc 7 chiếm 75%

và 100% công nhân kỹ thuật có trình độ trung học trở lên được đào tạo ngắn hạn vàdài hạn chuyên ngành in

Để đáp ứng nhu cầu trước mắt,cũng như lâu dài đối với công ty, ngoài thiết bịsẵn có công ty không ngừng đổi mới công nghệ, đã đàu tư thêm 15 tỷ đồng để hiệnđại hoá dây truyền in FLEXO và dây truyền này đã đi vào hoạt đoọng từ tháng 8năm 2001 Công ty tiếp tục đầu tư hơn 17 tỷ đồngcho dây truyền in OFFSET 4màu và đầu tư mở rộng dây truyền sản xuất giấy nhằm đáp ứng nhu cầu thị trườngcủa ngành về chất lượng và sản lượng, đáp ứng một phần thị trường ngoài ngành ở

Hà Nội và TP Hồ Chí Minh và các thị trường khác trong nước

Khi nền kinh tế chuyển sang kinh tế thị trường, công ty đã có những thời kỳkhó khăn về vốn, thị trường song với sự đầu tư đúng hướng có hiệu quả, sự nỗlực, năng động của ban lãnh đạo cũng như nhân viên công ty đã phát triển ổn định,

mở rộng mối quan hệ kinh tế với bên ngoài, tận dụng một cách tối đa công suấtmáy móc hiện có, tạo nguồn in ổn định, một mặt đáp ứng nhu cầu thị trường, mặtkhác đảm bảo việc làm cho cán bộ công nhân viên, đem lại nguồn thu nhập chongười lao động, đạt được múc doanh thu tăng từ 15% - 20% đồng thời khẳng định

vị trí của mình trên thị trường ấn phẩm tham gia cạnh tranh lành mạnh với cácdoanh nghiệp bạn

2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

2.1 Chức năng

Công ty in Hàng không là một doanh nghiệp Nhà nước giữ vai trò quan trọngtrong ngành Hàng không dân dụng Việt Nam

2.2 Nhiệm vụ

Công ty In Hàng không có những nhiệm vụ chủ yếu sau:

- In vé máy bay và các ấn phẩm tem nhãn, sách báo trong và ngoài ngànhHàng không

- In các loại thẻ, vé có gắn sẵn băng từ, vỏ bao thuốc lá, các loại thẻ hành lý,thẻ lên máy bay và các loại văn hoá phẩm, chứng từ và các loại thông tin giải trítrên máy bay

- In các loại giấy tờ, biểu mẫu quản lý kinh tế và các biểu mẫu khác

- In các loại bao bì bằng nhựa OPP, PE, OPE, bao bì bằng giấy

- Kinh doanh vật tư, thiết bị ngành in

- Sản xuất các mặt hàng về giấy (giấy khăn thơm, giấy tập, giấy hộp, giấy vệsinh cao cấp )

3 Tổ chức mạng lưới hoạt động của công ty

Trụ sở hoạt động chính của công ty In Hàng không là tại sân bay Gia Lâm –

Hà Nội

Ngoài ra, công ty còn có thêm 2 chi nhánh: một chi nhánh ở phía Nam và mộtchi nhánh ở miền Trung

Công ty In Hàng không

Chi nhánh phía Nam Chi nhánh miền Trung

- Chi nhánh phía Nam (126 Hồng Hà - Phường 2 - Q.Tân Bình – TP Hồ Chí

Minh: sản xuất và gia công chế biến các sản phẩm giấy cung cấp cho thị trườngphía Nam

- Chi nhánh miền Trung (sân bay quốc tế Đà Nẵng): in lưới, cung cấp và

khai thác nguồn khách hàng tại miền Trung

Giữa công ty In Hàng không và các chi nhánh có mối quan hệ chặt chẽ vớinhau, phối hợp hoạt động nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao và phục vụ đắc lựccho ngành dịch vụ hàng không của cả trong và ngoài nước

4 Tình hình về vốn của công ty

Tại công ty, trong bất cứ một khoảng thời gian nào, vốn cũng đều được vậnđộng liên tục qua các giai đoạn khác nhau: Giai đoạn cung cấp, giai đoạn sản xuất,giai đoạn tiêu thu Qua mỗi giai đoạn vận động vốn không ngừng biến đổi cả vềhình thái biểu hiện lẫn quy mô

5 Tổ chức bộ máy và dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty In Hàng không:

Để bắt nhịp cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường Công

ty đã xác dịnh mục tiêu chính để phát triển là đầu tư mạnh vào hệ thống dây truyềncông nghệ in và công nghệ hoàn thiện sản phẩm, hệ thống này phải đòng bộ vàhiện đại thì mới có khả năng cạnh tranh trên trị trường ngành in và khẳng định vịtrí của công ty trên thị trường Để làm được điều đó đòi hỏi công ty phải có đội ngũcán bộ quản lý, cán bộ thị trường, cán bộ kỹ thuật, công nhân tay nghề bậc caothường xuyên được đào tạo ở các lớp do ngành in tổ chức

5.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty In Hàng không

Hiện nay, tổng số cán bộ, công nhân viên của công ty là 280 người Công tychức bộ máy theo mô hình trực tuyến, bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủtrưởng

Đứng đầu là giám đốc công ty có quyền lực cao nhất, chịu mọi trách nhiệmvới Nhà nước, với tập thể cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và trong sảnxuất kinh doanh

Hỗ trợ cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện theo mô hình dướiđây:

BẢNG PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC TRỰC THUỘC:

2 PhòngKế hoạch

sản xuất

Xây dựng kế hoạch sản xuất, marketing, chiphí sản xuất, giá thành sản phẩm Chuẩn bị thủtục ký hợp đồng in, gia công thành phẩm, điềuhành sản xuất qua phiếu giao việc tới các phânxưởng

3 PhòngTài chính

Kế toán

Xây dựng kế hoạch tài chính, chuẩn bị nguồnvốn theo dõi thanh toán, thống kê vàkinhdoanh vốn nhàn dỗi, kiểm soát chi phí,thanh toán lương cho công nhân và giám sáthợp đồng Kế toán thống kê theo pháp lệnh kếtoán và quy chế quản lý tài chính trong doanhnghiệp

4 Phòng

Kinh doanh

Khai thác, cung ứng vật tư, Nguyên vật liệuđáp ứng nhu cầu sản xuất Kinh doanh vật tư,thiết bị ngành in, giảm thiểu dự trữ tồn kho,quản lý kho vật tư, bán thành phẩm

5 PhòngQuản lý

Chất lượng

Duy trì hệ thống chất lượng, kiểm tra, kiểmsoát sản phẩm đầu ra, đầu vào nhằm đáp ứngnhu cầu của khách hàng

6 Phân xưởng

Offset

Tổ chức in đảm bảo thời gian giao hàngđạtchất lượng theo phiếu sản xuất và mẫu, phốihợp chặt chẽ với khâu chế bản, gia công thànhphẩm

7 Phân xưởng

Flexo Sản xuất, in, gia công sản phẩm, bao bì bằngcông nghệ Flexo

8 Phân xưởngChế bản Tạo mẫu, sắp chữ, chế bản phim và chuẩn bịkhuôn in (khuôn in bằng bản kẽm và bản

flexo) Kiểm soát mẫu maket do khách hàngcung cấp

9 Phân xưởng

Sách Chuẩn bị giấy in và gia công, kiểm tra, đónggói thành phẩm

10 Phân xưởng

Giấy Sản xuất và gia công các loại giấy cung cấpcho ngành Hàng không và thị trường phía Bắc

5.2 Dây truyền công nghệ sản xuất sản phẩm

Công ty In Hàng không là doanh nghiệp hạch toán độc lập, trực thuộc Tổngcông ty Hàng Không Việt Nam Là doanh nghiệp in duy nhất trong ngành nên quytrình sản xuất mang tính chất riêng, hoạt động sản xuất kinh doanh đặc thù trongngành hàng hoá Quy trình sản xuất, kinh doanh khép kín, đồng bộ phù hợp với cơ

sở in công nghiệp, in chứng từ chuyên ngành Quá trình tập hợp các nguồn lực đểbiến đổi đầu vào thành đầu ra của công ty In Hàng không được trình bày như tronghình vẽ dưới đây:

Người Đầu vào Quá trình Đầu ra Khách hàng

cung cấp NVL SP,DV

PX chế bản Phòng kế hoạch PX offset

PX flexo

PX sách

PX giấy Phòng kinh doanh Khách hàng

Nhân lực

Thiết bịPhương phápPhòng tài chính Kiểm tra

6 Tổ chức công tác kế toán của công ty In Hàng không

kế toán của công ty đều tập trung giải quyết ở phòng kế toán

6.2 Hình thức kế toán áp dụng và các sổ kế toán tại công ty In Hàng không

Hiện nay, công ty In Hàng không đang áp dụng chế độ kế toán theo quyếtđịnh số 1141 TC/QĐ/CĐ ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính Căn cứ vào tình hìnhquản lý thực tế của công ty, hình thức kế toán mà công ty đã áp dụng là Nhật ký –

Sổ cái với các sổ:

- Sổ chi tiết: sổ chi tiết Nguyên vật liệu, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với

khách hàng, sổ theo dõi công nợ

- Sổ tổng hợp: sổ cái tài khoản 152, 331, 621

Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

Chứng từ gốc Hoá đơn

Phiếu nhập, xuất kho

Quỹ vật tư, hàng hoá

Nhật ký – Sổ cái

TK 152 Bảng tổng hợp

vật tư, hàng hoá

Báo cáo tài chính

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu kiểm tra

6.3 Bộ máy kế toán của công ty In Hàng không

Công ty In Hàng không có địa bàn hoạt động tập trung tại một địa điểm Đểphù hợp với tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý cũng như đặc điểm của kế toán, công

ty tổ chức kế toán theo bộ máy kế toán tập trung Bộ máy kế toán gồm 6 nhân viênvới những chức năng và nhiệm vụ khác nhau đó là:

- Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính – kế toán: là người bao quát

toàn bộ công tác kế toán của công ty, quyết định mọi việc trong phòng kế toán,tham mưu giúp việc cho giám đốc, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, đồngthời cũng là người chịu trách nhiệm về tài chính của công ty, có nhiệm vụ lập báocáo tài chính

- Kế toán tổng hợp kiêm phó trưởng phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ

tổng hợp, làm thuế, cân đối sổ sách giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính, điềuhành công việc theo sự uỷ nhiệm của kế toán trưởng

- Kế toán Nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình

nhập, xuất, tồn kho Nguyên vật liệu đồng thời theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, công

cụ, dụng cụ

- Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi, thanh toán các khoản chi phí

phát sinh, xây dựng cơ bản, thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và cáckhoản tài chính phát sinh trong kỳ

- Kế toán tiêu thụ, xuất nhập khẩu: xuất hoá đơn bán hàng, theo dõi xuất

nhập khẩu, theo dõi các khoản tiền chuyển qua tài khoản và các nghiệp vụ kinh tếphát sinh trong khâu tài chính ngân hàng

- Thủ quỹ: thực hiện các quan hệ kinh tế với ngân hàng, rút tiền mặt về quỹ

đảm bảo cho sản xuất và sinh hoạt được bình thường, theo dõi thu, chi tiền mặt

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng

tài chính – kế toán)

Kế toán tổng hợp Kế toán Kế toán Kế toán Thủ

( kiêm p trưởng phòng nguyên thanh tiêu thụ quỹ

tài chính – kế toán ) vật liệu toán XNK

7 Khái quát chung về Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty In Hàng không

Nguyên liệu, vật liệu là một phần quan trọng trong vốn lưu động và vốnthường xuyên của doanh nghiệp Nguyên vật liệu chính chiếm 17,61% trong tổngtài sản lưu động và đàu tư ngắn hạn năm 2003 và 32,61% năm 2004

Nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất ở công ty In Hàng khôngchủ yếu là các loại Nguyên vật liệu phục vụ cho ngành như in các loại vé máy bay,chứng từ, nhãn hàng hoá, bao bì, sách tạp chí và các ấn phẩm khác Do đặc điểmnhư vậy nên Nguyên vật liệu ở công ty In Hàng không được chia thành các loạicho phù hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý Nguyên vật liệu hiện nay

- Nguyên vật liệu chính: gồm

+ Giấy: gồm có trên 20 loại giấy với các khổ và kích cỡ khác nhau như:

Giấy Tân Mai 70g/m2 khổ 84x123

Giấy Đài Loan 70g/m2 khổ 84x123

- Nguyên vật liệu phụ: gồm băng dính hai mặt, hạt keo vào bìa, dây kim

tuyến, dây buộc

- Nhiên liệu: than đá, xăng, dầu hoả

- Phế liệu: giấy bị xước, lõi giấy, giấy bỏ, bìa các loại, các tờ bị in hỏng

Để phục vụ cho việc hạch toán Nguyên vật liệu kế toán tiến hành phân loạiNguyên vật liệu qua việc đăng ký trên máy vi tính và được tổ chức theo từng khogồm:

8 Đánh giá Nguyên vật liệu tại công ty In Hàng không

Đánh giá Nguyên vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của Nguyênvật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thốngnhất

Về nguyên tắc Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ thuộc TSLĐ nên phải đượcđánh giá theo giá của vật tư mua sắm, gia công chế biến Tức là giá trị của vật tưphản ánh trên sổ kế toán tổng hợp, trên bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toánkhác phải theo giá thực tế Song do đặc điểm của Nguyên vật liệu được sử dụng

trong việc in ấn các sản phẩm có nhiều chủng loại, thường xuyên biến động trongsản xuất kinh doanh, yêu cầu của công tác kế toán Nguyên vật liệu phải phản ánhkịp thời hàng ngày tình hình biến động và số hiện có của Nguyên vật liệu nên trongcông tác kế toán Nguyên vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán.

8.1 Tính giá Nguyên vật liệu nhập kho

Hiện nay, công ty chưa có đội xe chuyên chở nên chi phí vận chuyển củacông ty chủ yếu do bên bán chi ra, chi phí này tính luôn vào giá mua (ghi trên hoáđơn) hoặc có khi chi phí vận chuyển do công ty thuê ngoài cũng được tính vào giámua

Giá thực tế Giá mua Thuế Chi phí Các khoản

NVL = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - giảm giá

nhập kho hoá đơn (nếu có) thực tế được hưởng

Các khoản chi phí thu mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ dobên mua chịu, chi phí bảo quản kho bãi, chi phí bảo hiểm hàng hoá, hao hụt trongđịnh mức, công tác phí của người đi mua

Trường hợp Nguyên vật liệu mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuếGTGT tính theo phương pháp khấu trừ, giá mua ghi trên hoá đơn và các khoảngiảm giá (nếu có) là giá chưa có thuế GTGT

8.2 Tính giá Nguyên vật liệu xuất kho

Hiện nay, công ty đang áp dụng phương pháp bình quân gia quyền Theophương pháp này, giá tri Nguyên vật liệu xuất kho chỉ được tính vào thời điểmcuối kỳ, vật liệu nhập trong tháng vẫn được tính theo giá thực tế

Giá thực tế NVL Giá thực tế NVL

Giá thực tế tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng

bình quân =

gia quyền Số lượng NVL Số lượng NVL

tồn kho đầu tháng nhập kho trong tháng

Trị giá vốn Số lượng Đơn giá

thực tế của = NVL x bình quân

NVL xuất kho xuất kho gia quyền

Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, tính giá Nguyên vật liệu xuất sử dụngtrong tháng tương đối chính xác Tuy nhiên lại có nhược điểm là công việc tínhtoán thường dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chungcủa công ty

Ví dụ: Có tài liệu về giấy Đài Loan (84x123) tháng 01/2005 của công ty như

sau: (Đơn vị tính: VNĐ)

Tồn kho: 1000 kg Giá thực tế 16.000 đ/kg

Ngày 05/01 nhập kho 2000 kg Giá mua là 15.875 đ/kg, chi phí vận chuyển là250.000 đ

Ngày 15/01 xuất kho 1200 kg để sản xuất

Cuối tháng 31/01 kế toán tính giá thực tế giấy Đài Loan xuất kho là:

1 Công tác quản lý Nguyên vật liệu tại công ty

Do đặc thù của ngành in, nguyên vật liệu chính của công ty sử dụng là giấy,mực in, bản kẽm Trong mỗi loại đó lại bao gồm nhiều loại khác nhau nên việcquản lý cũng phải phù hợp với từng đối tượng

Đối với các loại giấy được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chủng loại, quycách, giá cả cả ở khâu nhập và xuất kho sao cho vừa đảm bảo chất lượng yêu cầu,tiết kiệm được chi phí, khâu vận chuyển cũng phải được chú trọng để có thể hạnchế tối đa hao hụt không đáng có Việc bảo quản giấy nói riêng và bảo quảnnguyên vật liệu của công ty nói chung cũng là một vấn đề vô cùng quan trọng Khotàng phải được trang bị các phương tiện cần thiết để đảm bảo cho giấy không bị ẩmmốc, nhàu nát, hư hỏng làm kém phẩm chất

Đối với các loại mực, kẽm cũng được quản lý chặt chẽ về mặt số lượng, chấtlượng, luôn đảm bảo cho chất lượng của các sản phẩm in, phát hiện kịp thời mức

độ và nguyên nhân thừa thiếu và có biện pháp hữu hiệu nhất để xử lý kịp thời.Đối với các nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu và phế liệu, việc quản lý số lượng,chất lượng, quy cách chủng loại cũng luôn được chính xác, đầy đủ từ khâu thumua, bảo quản, dự trữ cũng như sử dụng

Công ty luôn xác định được mức dự trữ hợp lý nhất đảm bảo cho quá trìnhsản xuất không bị gián đoạn nhưng cũng không tích trữ quá nhiều làm giảm giá trị

sử dụng của chúng

Bên cạnh đó, kế toán thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểmNguyên vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổnghợp và chi tiết Nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định và theo dõi sự biến độngcủa Nguyên vật liệu Kết hợp theo dõi, kiểm tra, đối chiếu Nguyên vật liệu giữakho và phòng kế toán, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản

lý, sử dụng Nguyên vật liệu cho toàn doanh nghiệp nói chung và các phân xưởng,

tổ sản xuất nói riêng

Như vậy, quản lý chặt chẽ Nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảoquản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kếtoán Nguyên vật liệu nói riêng và trong công tác kế toán quản lý tài sản nói chungcủa công ty

Thực hiện được điều đó đã góp phần không nhỏ cho công ty vào việc hoànthành, thậm chí vượt mức kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch tàichính và kế hoạch phân phối

- Phiếu nhập kho ( mẫu 01 – VT).

- Phiếu xuất kho ( mẫu 02 – VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (mẫu 08 – VT)

- Hoá đơn GTGT (mẫu 01 GTKT – LN)

- Hoá đơn bán hàng( mẫu 02 GTKT – LN)

- Hoá đơn cước phí vận chuyển(mẫu 03 – BH)

- Thẻ kho (mẫu 06 – VT)

Đối với các chứng từ này phải lập đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định về mẫubiểu, nội dung, phương pháp lập, người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tínhhợp lý, hợp pháp của chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhànước, có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn sau:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 – VT)

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 – VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 – VT)

2.1.2 Phương pháp hạch toán chi tiết

Hạch toán chi tiết Nguyên vật liệu được tiến hành tại kho và phòng kế toán.Hiện nay, công ty đang áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song:

- Tại kho: Thủ kho bảo quản, nắm vững số lượng, chất lượng, chủng loại,

từng thứ Nguyên vật liệu ở bất kỳ thời điểm nào trong kho, sẵn sàng cung cấp kịpthời cho các phân xưởng Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho phátsinh thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho liên quan và saumỗi nghiệp vụ nhập, xuất hay mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho

Thẻ kho được mở cho từng thứ Nguyên vật liệu, mỗi chứng từ ghi một dòng.Đối với phiếu xuất vật tư theo định mức sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số thựcxuất vào thẻ kho mà không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần Thủ khophải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế Nguyên vậtliệu còn tồn trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp nhau Hàng

ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lần, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyểntoàn bộ chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán.

- Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật

liệu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho

Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu có mội dung như thẻ kho, chỉ khác làtheo dõi về mặt giá trị và hiện vật Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày một lầnsau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển đến kế toán vật tưphải kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập, xuất với các chứng từ liênquan ( hoá đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển ) ghi đơn giá hạch toán và tínhthành tiền trên các chứng từ nhập, xuất Sau đó ghi lần lượt các nghiệp vụ nhập,xuất kho vào sổ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu liên quan giống như trình tự ghithẻ kho của thủ kho Trên cơ sở đó lập bảng kê nhập, xuất, tồn vật liệu

Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL

theo phương pháp ghi thẻ song song

Chứng từ nhập

Ví dụ1: Có tài liệu về kẽm Nhật Bản 61x72 cm như sau:

- Ngày 01/01/2005 Ông Nguyễn Văn Xê mua kẽm Nhật Bản 61x72 cm củacông ty TNHH Nam Việt số lượng 5000 tấm, đơn giá 45.000 đ/ tấm Thuế xuất,thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển là 400.000 đ

- Ngày 01/01/2005 xuất kho kẽm Nhật Bản cho sản xuất là 677 tấm

- Ngày 10/01/2005 xuất kho 853 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất

- Ngày 17/01/2005 xuất kho 720 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất

- Ngày 28/01/2005 xuất kho 930 tấm kẽm Nhật Bản dùng cho sản xuất

HOÁ ĐƠN ( GTGT)

Liên 2: Giao cho khách hàng.

Ngày 01/01/2005

No: 12543

Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Nam Việt

Địa chỉ : 72 Bà triệu – Hà Nội

Số tài khoản : 030352300101 – 4 NHCT Việt Nam

Họ và tên người mua hàng: Ông Nguyễn Văn Xê

Đơn vị : Công ty In Hàng không

Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội

Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chương Dương

Hình thức thanh toán : Chuyển khoản

STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Kẽm Nhật Bản 61x72 cm Tấm 5000 45.000 225.000.000

Cộng 225.000.000

Cộng tiền hàng hoá, dịch vụ: 225.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 247.500.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm bốn mươi bảy triệu năm trăm ngàn đồng

chẵn.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Công ty In Hàng không

Sân bay Gia Lâm - HN

PHIẾU NHẬP KHO

Số 004 Ngày 01/01/2005

Nhập của : Ông Nguyễn Văn Xê.

Lý do : Nhập vật tư của công ty TNHH Nam Việt.

Nhập vào kho: Chị Lan – Công ty In Hàng không.

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Bộ phận sử dụng : Phân xưởng in Offset.

Mục đích sử dụng : In tạp chí Hàng không, in hoá đơn xăng dầu, In vé

Đơn giá Thành tiền

61x72 cm

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi triệu năm trăm mười chín nghìn

một trăm sáu mươi đồng chẵn.

Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Công ty In Hàng không

Sân bay Gia Lâm – HN

PHIẾU XUẤT KHO

Số: 028.

Ngày: 10/01/2005.

Bộ phận xử dụng : Phân xưởng in Flexo.

Mục đích sử dụng: In sách theo hợp đồng số 504

với công ty in Tiến Bộ

Xuất tại kho : Công ty In Hàng không.

Đơn giá

Thành tiền

Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Ba mươi tám triệu bốn trăm năm mươi ba

nghìn hai trăm bốn mươi đồng.

Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho Người viết phiếu

( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Công ty In Hàng không

Sân bay Gia Lâm – HN

PHIẾU XUẤT KHO

Đơn giá

Thành tiền