NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần quốc doanh, tập thể, tư nhân nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác cũng sản xuất và tiêu thụ một mặt hàng, cùng tồn tại và cạnh

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM Ở CÁC DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI

I SỰ CẦN THIẾT KHÁCH QUAN VÀ Ý NGHĨA CỦA THÀNH PHẨM -TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TRONG CÁC DOANH MGHIỆP THƯƠNG MẠI

1.Vị trí của các doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường

thực hiện chủ chương của đảng và nhà nước trong những năm vừa qua, nền kinh tế nước ta đã từng bước chuyển sang kinh tế thị trường có sự điêù chỉnh và quản lý nhà nước Với nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần( quốc doanh, tập thể, tư nhân ) nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế khác cũng sản xuất và tiêu thụ một mặt hàng, cùng tồn tại và cạnh tranh với nhau trong sự bình đẳng trước pháp luật

Vì vậy các doanh nghiệp nhà nước nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải chấp nhận cạnh tranh, phá bỏ độc quyền chuyển bước sang hạch toán kinh doanh để đủ sức tồn tại và phát triển chỉ có bằng cách đó mới giữ vững và phát huy vai trò chủ đạo của kinh tế quốc doanh đói với các thành phần kinh tế khác trong nền kinh tế hàng hoá

Doanh nghiệp thương mại khong trực tiếp sản xuất, làm ra sản phẩm Nó có vai trò tiêu thụ thành phẩm góp phần quan trọng quyết định đến sự phát triển của các ngành khác trong nền kinh tế quốc dân

2.Thành phẩm và yêu cầu quản lý thành phẩm:

Thành phẩm là sản phẩm đẫ kết thúc quy trình công nghệ sản xuất do doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê ngoài gia công chế biến, đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho để bán

Một sản phẩm nói chung cũng có thể là một thành phẩm và cũng có thể chưa

là một thành phẩm

VD : Trong công nghiệp sản phẩm của từng bước công nghệ từng giai đoạn sản xuất chỉ mới là nửa thành phẩm còn sản phẩm của từng bước công nghệ cuối cùng của doanh nghiệp mới được coi là thành phẩm Hay trong xây dựng cơ bản đã hoàn thành bàn giao còn sản phẩm thì cả công trình đã hoàn thành bàn giao theo giai đoạn quy ước nghiệm thu

Trong nông nghiệp thường sản phẩm cũng chính là thành phẩm Nửa thành phẩm cũng có thể coi là thành phẩm khi đã được nhập kho hay chuyển giao để tiếp tục chế biến Bất kỳ loại thành phẩm nào cũng biểu hiện trên hai mặt : Số lượng và chất lượng

Số lượng phản ánh quy mô thành phẩm mà đơn vị tạo ra nó và nó được xác định bằng các đơn vị đo lường như : kg, l, m, bộ, cái, Chất lượng của thành phẩm phản ánh giá trị sử dụng của thành phẩm và được xác định bằng tỷ lệ (%) tốt xấu hoặc phẩm cấp ( loại 1, 2…) của sản phẩm

Đây chính là hai mặt của một thể thống nhất và có quan hệ biện chứng với nhau đó là nguyên nhân giải thích tại sao khi nghiên cứu và quản lý hạch toán thành phẩm ta luôn phải đề cập cả hai mặt này Việc quản lý số lượng thành phẩm đòi hỏi phải thường xuyên phản ánh trực tiếp về tình hình nhập xuất, tồn kho thành phẩm Phát hiện kịp thời những thành phẩm, hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng Vè mặt chất lượng phải làm tốt công tác kiểm tra, phân cấp sản phẩm, thành phẩm có chế độ bảo quản với từng loaị thành phẩm khác nhau, đối với từng loại quý hiếm, dễ vỡ, dễ mốc, kịp thời phát hiện những mặt hàng kém phẩm chất để có biện pháp sử lý thích hợp

3 Tiêu thụ (hay bán hàng) ý nghĩa của việc tiêu thụ:

Các doanh nghiệp thương mại có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ thành phẩm Tiêu thụ là quá trình thực hiện quan hệ trao đỏi thông qua các phương tiện thanh toán để thực hiện giá trị sản phẩm, hàng hoá ….Trong đó doanh nghiệp chuyển giao sản

phẩm, hàng hoá, dịch vụ đó theo giá quy định hoặc thoả thuận Số tiền mà doanh nghiệp thu được gọi là doanh thu tiêu thụ

Thông qua tiêu thụ thì thành phẩm, hàng hoá chuyển từ hình thaí hiện vật sang hình thái giá trị và kết thúc vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp Việc tiêu thụ hàng hoá cóp thể thoả mãn nhu cầu của các đơn vị khác hoặc của cá nhân trong

và ngoàI doanh nghiệp, gọi là tiêu thụ ra ngoài Cũng có thể thành phẩm đươcj cung cấp giữa các đơn vị trong cùng một công ty, một tập đoàn …gọi là tiêu thụ nội bộ Do đó doanh thu tiêu thụ cũng gồm có doanh thu tiêu thụ ra ngoài và doanh thu tiêu thụ nội bộ

Trong nền kinh tế thị trường, điều quan trọng và là sự quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp là làm thế nào để cho sản phẩm, hàng hoá của mình tiêu thụ được trên thị trường và được thị trường chấp nhận về mọi mặt : giá cả, chất lượng, mẫu mã…Đó là vấn đề sống còn quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Như vậy tiêu thụ sản phẩm là yếu tố quan trọng, có tiêu thụ được sản phẩm doanh nghiệp mới có khả năng bù đắp được mọi chi phí nâng cao đời sống của cán

bộ công nhân viên Mặt khác trong đIũu kiện hiện nay khi mà các mối quan hệ kinh tế đối ngoại đang phát triiển mạnh mẽ thì việc tiêu thụ thành phẩm của mỗi doanh nghiệp, có thể tạo nên uy tín sức mạnh của đất nước ta trên thị trường quốc tế

Chính vì tiêu thụ có ý nghĩa quan trọng như vậy nên đòi hỏi đầu nối phảI quản lý chặt chẽ trong quá trình này Do vậy của quản lý kế toán tiêu thụ là: Phải nắm bắt chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại thành phẩm hàng hoá tiêu thụ, đôn đóc thanh toán thu hồi đầy đủ kịp thời tiền vốn Tính toán chính xác kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm…

II TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ Ở CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG:

1 Vai trò nhiệm vụ của kế toán thành phẩm và tiêu thụ đối với một doanh nghiệp tổ chức công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã từng bước hạn chế được sự thất thoát, phát hiện ra thành phẩm chậm luân chuyển để có biện pháp sử lý thích hợp, thúc đẩy quá trình tuần hoàn vốn

Từ những số liệu của kế toán thành phẩm và tiêu thụ cung cấp chủ doanh nghiệp có thể đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch, giá thành tiêu thụ và lợi nhuận Từ số liệu của các báo cáo tài chính do kế toán thành phẩm và tiêu thụ cung cấp, nhà nước có thể nắm bắt được tình hình tàI chính của doanh nghiệp từ đó thực hiện chức năng quản lý kiểm soát vĩ mô nền kinh tế Đồng thời cũng qua số liệu đó cho biết doanh nghiệp có thực hiện tốt nghĩa vụ nộp thuế cho nhà nước hay không

Có thể nói rằng kế toán thành phẩm và tiêu thụ có mối quan hệ mật thiết với nhau

và bổ sung cho nhau Nhận thức được mối quan hệ chặt chẽ đó mà đặt ra nhiệm vụ cho kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm phải luôn gắn liền với nhau, thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ làm tiền đề cho nhiệm vụ kia được thực hiện Để thực sự

là công cụ quản lý, kế toán thành phẩm và tiêu thụ phải thực hiện đầy đủ các nhiệm

vụ sau :

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời về tình hình hiện có và

sự biến động của từng loại thành phẩm trên cả hai mặt hiện vật và giá trị

- -Theo dõi phản ánh chặt chẽ quá trình tiêu thụ ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, thu nhạp bán hàng và các khoản thu nhập khác

- Xác định chính xác kết quả của từng loại hoạt động trong doanh nghiệp, phản ánh đôn đốc thực hiện nghĩa vụ của nhà nước

- Cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan đồng thời định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của doanh nghiệp

3 Tổ chức công tác kế toán thành phẩm

3.1 Yêu cầu của công tác kế toán thành phẩm

- Phải tổ chức kế toán tiêu thụ theo từng loại, từng thứ, từng đơn vị theo đúng số lượng và chất lượng của thành phẩm

- Phải có sự phân công và kết hợp công tác trong việc ghi chép kế toán thành phẩm giữa phòng kế toán với nhân viên, giữa kế toán thành phẩm với thủ kho thành phẩm đảm bảo cho số liệu kế toán thành phẩm được chính xác kịp thời phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ

- Khi hạch toán thành phẩm nhập – xuất kho phải ghi theo giá thành thực tế Nhưng vì giá thành của mỗi lần nhập xuất luôn biến động nên ngoài giá thành thực

tế còn có thể sử dụng thêm giá thành hạch toán Giá hạch toán dùng để ghi chép trong sổ chi tiết và để tính hệ số giá, từ đó tính ra được giá thực tế của thành phẩm xuất kho

3.2 Đánh giá thành phẩm

Trong quá trình hạch toán thành phẩm, tuỳ từng điêù kiện cụ thể ở doanh nghiệp khi tổ chức kế toán thành phẩm người ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá thành phẩm, đó là đánh giá theo giá hạch toán hoặc theo giá thực tế Sử dụng cách đánh giá thành phẩm tức là sử dụng giá nào để ghi sổ kế toán thành phẩm hàng ngày và tính toán giá xuất hàng ngày

3.2.1 Đánh giá thành phẩm theo giá hạch toán

Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp quy định có tính chất ổn định lâu dài Giá hạch toán chỉ dùng để ghi sổ kế toán thành phẩm hàng ngày chứ không có tác dụng giao dịch bên ngoài Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một

kỳ hạch toán, mục đích của việc sử dụng giá hạch toán là nhằm đơn giản cho công tác kế toán trong các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập - xuất kho thành phẩm nhiều, thường xuyên và giá thành thực tế biến động lớn

Theo cách này kế toán ghi sổ kế toán về nhập xuất tồn kho thành phẩm theo giá hạch toán :

Trị giá TP = Số lượng TP * Đơn giá

( nhập xuất) ( nhập xuất ) hạch toán

Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán mới tính toán để xác định trị giá thực tế của thành phẩm xuất trong kỳ Việc tính toán này có thể thực hiện theo phương pháp

hệ số giá hoặc theo phương pháp chênh lệch

Nếu theo phương pháp hệ số giá, trước hết phải xác định hệ số giữa giá thành thực tế và giá hạch toán của thành phẩm luân chuyển trong kỳ

Hệ số giá thành

phẩm

Giá thành thực tế TP tồn đầu kỳ +

Giá thành thực tế TP nhập trong kỳ Giá hạch toán TP

tồn đầu kỳ

+ Giá hạch toán TP nhập

trong kỳ

3.2.2 Đánh giá thành phẩm theo giá thực tế :

Trường hợp sử dụng giá thực tế để kế toán TP, là hàng ngày kế toán dùng trị giá thực tế để nhập xuất kho TP và ghi sổ theo giá thực tế Trong trường hợp này người ta sử dụng các phương pháp sau :

 Phương pháp tính theo đơn giá bình quân gia quyền

 Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)

Phương pháp này dựa trên giả thiết là TP nào nhập trước thì xuất trước, khi xuất lô nào thì lấy đơn giá thực tế của nó để tính trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho Còn thực tế có thể nhập xuất kho khoong theo thứ tự như giả thiết nhưng khi tính tiêu thụ thì tính theo giả thiết

 Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Phương pháp này dựa trrên giả thiết là TP nào nhập sau thì xuất trứơc và khi tính toán trị giá thực tế của TP xuất kho tiêu thụ thì lấy đơn giá thực tếcủa thành phẩm xuất kho theo giả thiết để tính Giả thiết nhập sau xuất trước là tính đế thời điêm xuất kho TP chứ không hẳn đế cuối kỳ hạch toán mới xác định

 Phương pháp tính theo giá đích danh:

Phương pháp này dựa trrên cơ sở thực tế xuất thành phẩm ở lô nào thì lấy đúng giá thực tế của lô đó để tính trị giá thực tế của TP xuất kho

3.3 Kế toán tổng hợp TP

Kế toán theo dõi tổng quát tình hình nhập - xuất - tồn toàn bộ TP theo số tiền, kế toán mở tài khoản 155 “ thành phẩm Nội dung phản ánh trên tài khoản này còn phụ thuộc vào doanh nghiệp vận dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp nào

3.3.1 Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Theo phương pháp này, việc nhập xuất và tồn kho thành phẩm được theo dõi một cách thường xuyên trên sổ kế toán, đảm bảo tính chính xác tình hình luân chuyển của TP và nó được sử dụng trong các doanh nghiệp thuộc nghành công nghiệp nhẹ như : thuốc lá, bánh kẹo …

Nếu áp dụng phương pháp này thì tài khoản 155 phản ánh tính nhập xuất và tồn kho TP và có nội dung kết cấu như sau:

TK155 -Trị giá thực tế của TP nhập kho -Trị giá thực tế của TP xuất kho

-Trị giá của TP thiếu hụt -Số dư : Trị giá thực tế của TP tồn

kho

Trình tự hạch toán nhập – xuất TP như sau:

TK338 TK157

(3) x x x (4b)

TK138

x x x

(4q)

(1) Nhập kho sản phẩm do đơn vị sản xuất hoặc thuê ngoài

(2) Xuất kho thàng phẩm để bán cho khách hàng

(3) Xuất kho thành phẩm gửi đi bán hoặc xuất cho đại lý ký gửi

(4a) TP thiếu chưa xác định được nguyên nhân

(4b) TP thừa chờ giải quyết

3.3.2 Trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Theo phương pháp này, kế toán không theo dõi một chách thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất và tồn kho TP mà chỉ phản ánh trị giá của TP tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ Phương pháp này thường áp dụng ở những doanh nghiệp có quy

mô nhỏ hoặc thành phẩm công trình, Điều kiện cân, đong, đo, đếm là không chính xác như các DN thuộc nghành công nghiệp nặng …

áp dụng phương pháp này, cuối tháng kiểm kê để xác định số thực tế của TP

để ghi vào TK 155 Căn cứ vào trị giá TP tồn đầu kỳ, TP nhận trong kỳ và TP nhận cuối kỳ, dùng công thức cân đối để xác định trị giá TP xuất Tài khoản sử dụng chủ yếu trong phương pháp này là TK 632 “ giá vốn hàng bán” Có nội dung kết cấu như sau :

TK 632 -Trị giá vốn của TP ồn kho đầu

kỳ

-Trị giá vốn của TP sản xuất

xong nhập kho

-Kết chuyển giá vốn của TP tồn kho cuối kỳ

-Giá vốn của thành phẩm đã tiêu thụ chuyển vào bên nợ TK 911

Trình tự hạch toán như sau

x x x (1) (5) x x x

(2)

3.4 Kế toán giảm giá dự phòng hàng tồn kho

Một doanh nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào cũng tồn tại một lượng hàng tồn kho nhất định Trong quá trình hoạt động, do đó sự biến động về giá cả trên thị trường hoặc bảo quản không tốt sản phẩm trong kho có thể bị hư hỏng kém phẩm chất lỗi thời, lạc mốt,nên có thể bị giảm giá Để quản lý kinh tế tài chính, kế toán cần phải ước tính được phần giá trị TP tồn kho có thể bị giảm giá để dự phòng Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải luôn tuân theo những quy định sau đây:

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối liên độ kế toán trướ khi lập báo cáo tài chính và khi lập phải thực hiện đúng quy định của cơ chế quản

lý tài chính hiện hành

- Việc lập dự phàng gảim giá hàng tồn kho phải tính cho từng thứ vật tư, tồn kho nếu có bằng chứng về sự giảm giá thường xuyêm xảy ra trong niên độ kế toán

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào số lượng, giá trị hàng tồn kho xác định khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho niên độ kế toán tiếp theo số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cho năm áu nhỏ hơn số đa lập cuối năm trước chưa

sử dụng thì số chênh lẹch được hoàn nhập vào sản xuất kinh doanh, ngược lại thì

số chênh lệch được lập dự phòng bổ xung cho cuối liên độ kế toán

Để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản tiền dự phònggiảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159” dự phòng giảm giá hàng tồn kho” có nội dung kết cấu như sau :

TK 159 Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn

kho được hoàn nhập vào kết quả

SXKD

Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đa lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Số dư : Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho

3.5 Chứng từ hạch toán

Việc nhập và xuất kho TP diễn ra thường xuyên liên tục do vậy mà TP trong kho doanh nghiệp luôn biến động Để quản lý chặt chẽ TP, các hoạt động nhập xuất khop TP đều phải được lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác đúng với quy định cụ thể trong chế độ ghi chép ban đầu Bởi vì những chứng từ kế toán là cơ sở để tiến hành hạch toán nhập xuất kho TP và là căn cứ để kiểm tra tính chính xác trong qua trình ghi sổ Hiện nay các doanh nghiệp vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo quy định 1141 TC-QD-CĐKT ngày 1/11/1995 pahỉ

sử các chứng từ bắt buộc sau:

+ Phiếu nhập kho – Mẫu số 01- VT

+ Phiếu xuất kho – Mẫu số 02 - VT

+ Thẻ kho – Mẫu số 06 – VT

+ Biên bản kieemr kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá - Mẫu số 08 – VT

Ngoài ra tuỳ từng doanh nghiệp có thể có cac nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển TP nội bộ tiêu thụ thì sử dụg thêm “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” – Mẫu số 03 – VT Doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số chứng từ có