TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯUĐIỆN I- Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bưu Điện 1/ Quá trình hình thành và phát tri

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ Ở NHÀ MÁY THIẾT BỊ BƯU

ĐIỆN

I- Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bưu Điện

1/ Quá trình hình thành và phát triển của nhà máy.

Năm 1954, Tổng cục bưu điện đã thành lập nhà máy Thiết bị truyềnthanh để sản xuất những sản phẩm phục vụ ngành bưu điện và dân dụng.Sản phẩm chủ yếu gồm loa truyền thanh, điện từ, thanh nam châm, máy điệnthoại dã chiến phục vụ cho quân đội trong cuộc chiến đấu chống ngoạixâm bảo vệ tổ quốc

Đến năm 1968, do yêu cầu phát triển của đất nước, Tổng cục Bưuđiện đã tách nhà máy ra làm 4 nhà máy trực thuộc để đảm đương các nhiệm

vụ khác nhau kịp thời đáp ứng các nhu cầu trên mọi trận tuyến với tinh thầntất cả vì tuyền tuyến

Năm 1975, sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, kỹ thuật thông tinbưu điện đã phát triển lên một bước mới, chiến lược đầu tư theo chiều sâu,nâng cấp mạng thông tin phục vụ của ngành bưu điện đòi hỏi sự thích ứngmới của nhà máy cả trong cung cấp sản phẩm và hoạt động, Tổng cục bưuđiện đã sát nhập 4 nhà máy thành một nhà máy duy nhất Sản phẩm nhà máycung cấp ra đã bước đầu đa dạng hoá bao gồm: Các thiết bị hữu tuyến, vôtuyến, thiết bị truyền thanh, thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ

sở sản xuất của các ngành và một số sản phẩm dân dụng khác

Trong tháng 12/ 1986 do yêu cầu của Tổng cục bưu điện, nhà máymột lần nữa tách thành 2 nhà máy

- Nhà máy thiết bị bưu điện, tại 61- Trần Phú – Ba Đình- HN

- Nhà máy Vật liệu điện từ, loa âm thanh, tại 63 Nguyễn Huy Thanh Xuân - Hà Nội

Bước vào thập kỷ 90, thập kỷ của khoa học kỹ thuật công nghệ, nhucầu thị trường ngày càng đòi hỏi ở tầm cao, nhất là về chất lượng sản phẩm

nó đóng vai trò quyết định đến khối lượng sản xuất, tác động trực tiếp đếnquy mô của nhà máy Tháng 3 năm 1990 Tổng cục bưu điện lại một lần nữanhập 2 nhà máy trên thành Nhà máy thiết bị bưu điện theo quyết định số 202của Tổng cục bưu điện, nhà máy tiến hành sản xuất kinh doanh tại Hà Nội ở

2 khu vực: cơ sở 1 ở 61 Trần phú - Q Ba Đình và cơ sở 2 ở 63 Nguyễn HuyTưởng - Q Thanh Xuân Tại tỉnh Bắc Ninh Nhà máy đã tiếp quản 1 cở sảnxuất tại Lim, đang tiến hành sản xuất ống nhựa mềm cho dân dung, sản xuấtống nhựa HDPE cho ngành BCVT Tại TP Hồ Chí Minh Nhà máy đã thuêmới 1 lô đất ở khu công nghiệp quận Bình Chánh, đã và đang tiến hành sảnxuất 1 số sản phẩm như ống nhựa cho ngành BCVT, sản xuất tủ đấu dây vàtiến tới sẽ hình thành thêm một số bộ phận như cơ khí, lắp ráp điện tử, tạiđây

Hiện nay, nhà máy thiết bị bưu điện là một DNNN thuộc Tổng công

ty Bưu chính viễn thông Việt Nam Qua gần 50 năm hoạt động với đườnglối đúng đắn của ban lãnh đạo nhà máy, từ một DN có nguy cơ giải thể trongthời kỳ bao cấp nay đã trở thành một trong những cơ sở công nghiệp hàngđầu trong lĩnh vực sản xuất cung ứng và lắp đặt các thiết bị chuyên ngànhcho mạng bưu chính viễn thông Việt Nam Nhà máy đã không ngừng mởrộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, đổi mới máy móc thiết

bị, trang bị dây chuyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề công nhânviên và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý để nâng cao năng suất laođộng, nâng cao chất lượng sản phẩm Nhà máy cũng rất coi trọng việcnghiên cứu nhu cầu thị trường, chiến lược tiêu thụ sản phẩm và xâm nhập thịtrường bằng mọi cách để mở rộng thị trường tiêu thụ đang được nhà máytừng bước đưa vào thực hiện Ngoài trụ sở ở Hà Nội, nhà máy còn có hai chi

nhánh ở hai thành phố lớn là Đà Nẵng và TPHCM Đây là hai thành phố màlượng tiêu thụ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu của nhà máy Đápứng nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng cũng như thị hiếu luôn thayđổi của người tiêu dùng, nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá sản phẩm nhưsản xuất các sản phẩm phục vụ ngành bưu chính, sản phẩm phục vụ sản xuấtcông nghiệp

Dưới đây là một số chỉ tiêu về quy mô và chất lượng mà nhà máy đãđạt được trong những năm qua:

- Doanh thu ( Không có thuế GTGT): 160.000 ( triệu đồng)

- Các khoản nộp ngân sách : 23.000( triệu đồng)

- Tổng lợi nhuận (Trước thuế): 9.350 ( triệu đồng)

Năm 2002, nhà máy đang nỗ lực trong sản xuất kinh doanh, tìm kiếmthị trường tiếp cận công nghệ mới, tăng vòng quay của vốn, nâng cao chất

lượng và trình độ của cán bộ công nhân viên, duy trì các sản phẩm truyềnthống mở rộng thị trường tiêu thụ để phấn đấu đạt kết quả kinh doanh đề ra.

2/ Đặc điểm chung về mặt tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất của nhà máy.

2.1/ Đặc điểm quy trình công nghệ.

Nhà máy thiết bị Bưu điện là nhà máy sản xuất và lắp ráp cơ khí, sảnphẩm của nhà máy rất đa dạng phong phú , do đó nhà máy tổ chức sản xuất

và quản lý theo đối tượng sản phẩm và tổ chức sản xuất theo công nghệ.Đặc trưng của hình thức sản xuất theo đối tượng sản phẩm là quy trình chếbiến sản phẩm được gói gọn trong một bộ phận sản xuất Mỗi phân xưởngchỉ nhận chế tạo một loại sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm nhất định dẫnđến trình độ chuyên môn cao Đặc trưng của hình thức sản xuất theo côngnghệ là các linh kiện được sắp xếp đưa vào dây chuyền công nghệ để lắp rápchế tạo ra sản phẩm

Sản phẩm của nhà máy bao gồm nhiều loại khác nhau ảnh hưởng tớiquy trình công nghệ phức tạp qua nhiều bước công việc Từ khi đưa NVLvào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là một quá trình liên tục khépkín, sản phẩm được sản xuất hàng loạt theo đơn đặt hàng Chu kỳ sản xuấtsản phẩm khác nhau tuỳ thuộc vào từng loại sản phẩm nhưng đều tuân theocác bước sau:

Sơ đồ 1: Đặc điểm quy trình công nghệ.

Do quy trình khép kín nên nhà máy có thể tiết kiệm thời gian, NVL,nhanh chóng chuyển bán thành phẩm ở các tổ sản xuất ra thành phẩm phục

vụ công tác tiêu thụ

2.2/ Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất của Nhà máy.

Trong nhiều năm qua Nhà nước luôn coi trọng việc hoàn thiện tổ chức

bộ máy quản trị doanh nghiệp, luôn coi vấn đề này là một trong những nộidung chủ yếu của quản lý doanh nghiệp

Đối với nhà máy thiết bị Bưu điện cũng vậy, để đáp ứng yêu cầuchuyên môn hoá sản xuất, thuận tiện cho việc hạch toán kinh tế thì toàn bộ

cơ cấu quản lý và sản xuất của nhà máy được sắp xếp, bố trí thành cácphòng ban, phân xưởng, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Cơ cấu tổ chức

bộ máy quản lý và sản xuất của nhà máy có thể phác hoạ qua sơ đồ sau

* Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc.

+ Giám đốc : là người đại điện cho nhà máy chiụ trách nhiệm trước

Nhà nước và pháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của nhàmáy, có nhiệm vụ điều hành quản lý toàn bộ nhà máy

+ Phó giám đốc: Một phó giám đốc chỉ đạo công tác kinh doanh và

một phó giám đốc chỉ đạo về mặt kỹ thuật

* Các phòng ban chức năng: Có trách nhiệm quản lý và thực thi bộ

phận của mình được ban giám đốc giao

+ Phòng tổ chức: Tổ chức lao động sản xuất nhân sự , điều hoà bố trí

tuyển dụng lao động, lập các kế hoạch về bảo hộ lao động

+ Phòng Lao động tiền lương : Xây dựng định mứctiền lương và kế

hoạch đơn giá tiền lương, duyệt đơn giá tiền lương cho các đơn vị sản xuất

+ Phòng đầu tư phát triển: Xây dựng các chiến lược, kế hoạch ngắn

hạn, dài hạn, nghiên cứu bổ sung dây chuyền công nghệ

+ Phòng kế toán thống kê: Ghi chép, theo dõi mọi hoạt động sản xuất

kinh doanh, tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày,quản lý toàn bộ tài sản của Nhà máy, quan hệ với các cơ quan tài chính, cơquan thuế để cung cấp vốn liếng cho mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị,theo dõi cơ cấu nguồn vốn và nguồn hình thành nên tài sản này

+ Phòng vật tư: Tổ chức quản lý vật tư, tìm nguồn vật tư và cung cấp

vật tư cho bộ phận sản xuất theo định mức đã lập.

+ Phòng điều độ sản xuất : Phối hợp sản xuất giữa các phân xưởng,

phòng ban, điều độ sản xuất kịp tiến độ kế hoạch đề ra

+ Phòng công nghệ: Theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ

nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, tính toán các thông số kỹ thuật đưa vàosản xuất chế tạo sản phẩm

+ Phòng hành chính bảo vệ: Quản lý các con dấu, tiếp khách, bảo vệ

an ninh trật tự về chính trị, kinh tế – xã hội của nhà máy Quan sát tình hình

thực hiện và chấp hành nội dung kỷ luật của nhà máy đề ra Mọi sản phẩmxuất đi tiêu thụ đều được sự kiểm tra của bảo vệ về số lượng, phương tiện vàngười vận chuyển.

* Bộ phận bán hàng

+ Ban nguồn: Chuyên chế tạo những loại nguồn ( ổn áp) một chiều

có công suất lớn, hoạt động liên tục 24/ 24giờ có tác dụng nuôi mạng Bưuđiện

+ Chi nhánh 1 (KV Miền Bắc) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở

các tỉnh thuộc khu vực Miền Bắc đến tỉnh Quảng Bình

+ Chi nhánh 2 (KV Miền Trung) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở

các tỉnh thuộc khu vực Miền Trung từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Ninh Thuận

+ Chi nhánh 3 (KV Miền Nam) : tiêu thụ sản phẩm của Nhà máy ở

các tỉnh thuộc khu vực Miền Nam từ tỉnh Bình Thuận trở vào

+ Trung tâm bảo hành: Bảo hành các sản phẩm của nhà máy bán ra

thị trường

* Bộ phận trực tiếp sản xuất bao gồm:

+ Phân xưởng 1 (phân xưởng chế tạo khuôn mẫu): Là phân xưởng

cơ khí có nhiệm vụ chủ yếu là chế tạo các khuôn mẫu của các sản phẩmphục vụ cho việc sản xuất của các phân xưởng khác

+ Phân xưởng 2: Chế tạo các sản phẩm có tính chất cơ khí như cắt

kim loại,hàn, đột các chi tiết sản phẩm

+ Phân xưởng 3: Sản xuất nam châm ngoài ra còn lắp ráp các sản

phẩm khác

+ Phân xưởng 4: Là phân xưởng cớ khí lớn nhất ở cơ sở 2 có nhiện

vụ sản xuất các sản phẩm cơ khí Phân xưởng này tiến hành hầu hết các khâu

từ đầu đến cuối quy trình sản xuất sản phẩm

+ Phân xưởng 5: là phân xưởng cơ khí và lắp ráp cơ khí.

+Phân xưởng 6: Sản xuất các sản phẩm nhựa như dây bưu chính, vỏ

tủ nhựa, vỏ máy điện thoại

+ Phân xưởng 7: Sản xuất, kiểm tra, lắp ráp, các sản phẩm điện thoại + Phân xưởng 8: Sản xuất lắp ráp loa, tăng âm

+ Phân xưởng 9: Lắp ráp các bán thành phẩm từ các khâu sản xuất

khác

+ Phân xưởng bưu chính: Sản xuất các sản phẩm bưu chính như dấu

bưu điện, kìm bưu chính, phôi niêm phong

+ Phân xưởng PVC cứng, mềm: sản xuất ống nhựa luồn cáp, ống

sóng, ống nhựa phục vụ dân dụng

3/ Tổ chức công tác kế toán tại Nhà máy

3.1/ Tổ chức bộ máy kế toán.

Chức năng kế toán ở nhà máy là thu nhận, hệ thống hoá các thông tin

về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh tế tài chính phát sinh tại đơn

vị nhằm cung cấp các thông tin kế toán cần thiết phục vụ cho cho công tácquản lý giúp lãnh đạo đề ra các quyết định sáng suốt để nâng cao hiệu quảhoạt động kinh doanh

Nhà máy tổ chức kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán.Phòng kế toán thống kê của nhà máy được biên chế 07 người đảm nhiệm cácphần hành kế toán khác nhau Bộ phận kế toán thực hiện hạch toán kế toáncác hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở bộ phận các phân xưởng, khốivăn phòng cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn nhà máy, lập các báocáo kế toán định kỳ, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán của nhàmáy

- Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng kế toán ): Chỉ đạo các bộ phận

kế toán về nghiệp vụ và ghi chép các chứng từ ban đầu đến việc sử dụng sổsách kế toán, thay mặt giám đốc tổ chức công tác kế toán của nhà máy, cung

cấp thông tin kế toán tài chính cho giám đốc và chịu trách nhiệm về sự chínhxác của các thông tin đó.

- Kế toán tổng hợp kiêm thanh toán với người bán, thanh toán nội

bộ, thanh toán với ngân sách, : Mở sổ theo dõi thanh toán với người bán,

thanh toán nội bộ với các đơn vị phụ thuộc, mở sổ chi tiết thanh toán cáckhoản với ngân sách như thuế, BHXH, BHYT, KFCĐ Tổng hợp toàn bộ sốliệu kế toán phát sinh tại khu vực văn phòng và tổng hợp số liệu kế toán phátsinh trên toàn Nhà máy để đưa ra báo cáo tài chính đồng thời đảm nhiệmcông tác hạch toán chi phí sản xuất

- Kế toán thu chi kiêm kế toán TSCĐ và vay ngắn hạn của CBCNV:

Thanh toán thu chi các khoản bằng tiền mặt, theo dõi tình hình tăng giảmTSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ Hướng dẫn các bộ phận, các đơn

vị phụ thuộc quản lý TSCĐ, làm thủ tục vay và trả nợ vay ngắn hạn củaCBCNV trong Nhà máy, mở số theo dõi chi tiết từng món vay

- Kế toán NLVL, CCDC, kiêm kế toán thanh toán tạm ứng, thanh toán lương: Theo dõi và hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu,

công cụ dụng cụ, tham gia kiểm kê định kỳ và đột xuất, cung cấp số liệu chophòng điều độ sản xuất, hướng dẫn thủ kho mở thẻ kho ghi chép và quy địnhphương pháp đối chiếu luân chuyển chứng từ giữa kho và kế toán Theo dõi

và thanh toán các khoản tạm ứng Thanh toán lương sản phẩm và lưong thờigian phát sinh hàng kỳ, thu các khoản theo lương của CBCNV

- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ: Theo dõi tình hình nhập, xuất , tồn

kho thành phẩm và hàng gửi bán, tính giá thực tế xuất kho thành phẩm, phảnánh giá trị, số lượng hàng xuất bán, hàng đã tiêu thụ và hàng bị trả lại, ghichép, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng và tình hình thanh toán,xác định thuế GTGT đầu ra

Kế toán trưởng(kiêm trưởng phòng)

Các nhân viên kinh tế phân xưởng

K.toán TH kiêm th.toán với người bán

Kế toán các chi nhánh

- Kế toán ngân hàng kiêm vay ngắn hạn, vay trung hạn của các ngân hàng : Ghi chép theo dõi và phản ánh thường xuyên thu chi bằng tiền

gửi ngân hàng, các khoản nợ, vay ngắn hạn và dài hạn, phụ trách việc mở L/

C nhập khẩu

- Thống kê: Thống kê sản lượng toàn nhà máy (cả 4 khu vực sản

xuất) Lập báo cáo gửi các cơ quan cấp trên như Cục Thống kê Hà Nội,

Tổng công ty Bưu chính VTVN, Bộ Tài chính

- Còn ở các phân xưởng có các nhân viên kinh tế thực hiện hạch toánban đầu, thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh liên quan đến hoạt động của các phân xưởng sản xuất và gởi những

chứng từ đó về phòng kế toán trung tâm của nhà máy

- Ở các đơn vị phụ thuộc( CN1, CN2, CN3, ) có tổ kế toán thực hiệncông tác kế toán ở đơn vị, định kỳ tổng hợp số liệu, lên biểu kết quả HĐ

SXKD, bảng cân đối phát sinh các tài khoản gửi về phòng kế toán nhà máy

để kế toán văn phòng Nhà máy tổng hợp lại lên báo cáo quyết toán hợp nhất

- Cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy được thể hiện qua sơ đồ sau

Sơ đồ 2 :

Trang 10

3.2/ Hệ thống chứng từ, tài khoản, báo cáo và sổ kế toán

Nhà máy áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyếtđịnh số 1411- TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 và các văn bản, thông tưhướng dẫn bổ sung của Bộ Tài Chính

Hệ thống chứng từ của nhà máy Thiết bị bưu điện bao gồm nhữngchứng từ bắt buộc và những chứng từ nội bộ theo hướng dẫn của bộ TàiChính Các chứng từ thường được sử dụng:

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm.

- Hoá đơn GTGT.

- Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng.

- Thẻ TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ

- Danh mục tài khoản của nhà máy sử dụng hầu hết các tài khoản theo

QĐ 1141 Nhà máy cũng sử dụng thêm các tài khoản cấp 2 để ứng yêu cầuquản lý

- Hình thức kế toán nhà máy áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ

và có sự kết hợp với hình thức Nhật ký chung

- Trình tự ghi sổ tuân theo các bước được thể hiện qua sơ đồ sau:

Chứng từ gốc vàcác bảng phân bổ

SỔ CÁI

Bảng tổng hợpchi tiếtBảng cân đối số PS

Báo cáo tài chính

Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 3 Trình tự ghi sổ ở nhà máy thiết bị bưu điện.

Hệ thống báo cáo bao gồm hệ thống báo cáo tài chính bắt buộc gồm:

+ Bảng cân đối kế toán ( mẫu sổ 01- DN)

+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( B02- DN)

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( B03- DN )

+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( B09- DN )

+ Và các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý nội bộ nhàmáy như: Báo cáo tình hình sản xuất, Báo cáo sản lượng doanh thu

Công tác kế toán ở nhà máy mang tính chất thủ công Việc ứng dụngtin học chỉ là ứng dụng chương trình excel hỗ trợ cho viêc tính toán và lậpbảng biểu

Kỳ kế toán của nhà máy là quý, nhà máy kê khai nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ thuế, đánh giá hàng tồn kho theo giá hạch toán, cuối

kỳ tính giá thực tế theo phương pháp hệ số giá, hạch toán chi tiết hàng tồnkho theo phương pháp ghi thẻ song song, kế toán hàng tồn kho theo phươngpháp kê khai thường xuyên, thực hiện khấu hao tài sản theo phương pháptuyến tính

II- Thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán

hàng ở nhà máy thiết bị Bưu điện

1/ Tình hình chung về bán hàng tại Nhà máy Thiết bị bưu điện

Hiện nay, nhà máy thiết bị Bưu điện áp dụng chủ yếu hai phươngthức tiêu thụ :

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Hàng được bán trực tiếp tại nhà

máy qua kho hoặc không thông qua kho

- Phương thức gửi hàng: Hàng được tiêu thụ thông qua 3 chi nhánh

bán hàng đặt tại 3 miền Bắc, Trung, Nam Các chi nhánh có vai trò như cácđại lý Bên cạnh đó nhà máy cũng có một mạng lưới đại lý rộng khắp 53tỉnh thành trong cả nước, giúp sản phẩm của nhà máy chiếm lĩnh thị trườngrộng lớn trong cả nước, khách hàng của nhà máy không chỉ có các đơn vịtrong ngành mà còn có các đơn vị ngoài ngành sử dụng

Nhà máy Thiết bị bưu điện thành lập 3 chi nhánh tiếp thị tại 3 thànhphố lớn :

- Chi nhánh Miền Bắc (CN1) : văn phòng giao dịch ở Hà Nội, bánhàng ở các tỉnh phía Bắc, từ tỉnh Quảng Bình đổ ra

- Chi nhánh Miền Trung (CN2) : văn phòng giao dịch tại Đà Nẵng,bán hàng từ tỉnh Quảng Trị đến tỉnh Ninh Thuận.

- Chi nhánh Miền Nam (CN3) : văn phòng giao dịch tại TP Hồ ChíMinh, bán hàng từ tỉnh Bình Thuận đổ vào

Do đặc thù sản phẩm của Nhà máy Thiết bị bưu điện chủ yếu là cácsản phẩm phục vụ cho ngành bưu điện nên khách hàng mua hàng của Nhàmáy Thiết bị bưu điện chủ yếu là các Bưu điện tỉnh thành và các công tytrong ngành Bưu chính viễn thông thông qua các chi nhánh tiếp thị Ngoài ra

có một số khách hàng ngoài ngành Vì vậy ảnh hưởng đến phương thứcthanh toán của Nhà máy, chủ yếu thanh toán theo phương thức trả chậm

Nhà máy Thiết bị bưu điện chỉ mở tài khoản giao dịch thanh toán tạingân hàng công thương Ba Đình, các chi nhánh không được quyền mở tàikhoản giao dịch thanh toán, mọi khoản tiền thanh toán giữa Nhà máy vớingười mua và người bán, với ngân sách, đều thông qua tài khoản ở ngânhàng Ba Đình Do đó khi thu được tiền bán hàng của các chi nhánh tiếp thịbằng chuyển khoản đều thông qua tài khoản thanh toán nội bộ, TK 136 và

TK 336

2/ Kế toán giá vốn hàng bán ở Nhà máy.

2.1/ Đặc điểm sản phẩm của nhà máy Thiết bị bưu điện.

Nhà máy thiết bị Bưu điện là đơn vị trong ngành bưu chính viễnthông Việt Nam, có khả năng sản xuất và lắp ráp các thiết bị điện tử trênmạng lưới bưu chính viễn thông

Đáp ứng nhu cầu thị trường, nhà máy sản xuất rất nhiều loại sản phẩmbao gồm từ 300 - 400 loại Tất cả được chia thành 6 nhóm chính:

- Nhóm sản phẩm thiết bị bưu chính: Dấu bưu chính, máy in cước, kìm

bưu chính, phôi niêm phong, ca bin đàm thoại v.v

- Nhóm sản phẩm điện chính: Các loại tủ đấu dây, phiến đấu dây, bộ

nguồn viễn thông khung công tơ

- Nhóm sản phẩm bảo an: Các thiết bị cắt sét, chống sét.v.v

- Nhóm sản phẩm điện thoại: Điện thoại POSTEF, VN, Casio,

Liên 3: Dùng để vào thẻ kho và theo dõi thanh toán nội bộ

Trường hợp xuất kho thành phẩm để tiêu thụ ra bên ngoài, khách hàngvào phòng kế toán, kế toán tiêu thụ sẽ căn cứ vào hợp đồng (nếu có), hoặccăn cứ vào thông báo giá của Nhà máy, căn cứ vào lượng hàng tồn kho (xemtrên thẻ kho thành phẩm) để viết hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT vừa là hoáđơn bán hàng vừa là phiếu xuất kho và là căn cứ để đơn vị hạch toán doanhthu

Hoá đơn GTGT được lập 3 liên (Biểu số 3):

- Liên 1: Lưu lại quyển gốc.

- Liên 2: (Hoá đơn đỏ) giao cho khách hàng

- Liên 3: Dùng để thanh toán.

Biểu số 2

Đơn vị PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số 03 - VT - 3LL

Địa chỉ Kiêm vận chuyển nội bộ Ban hành theo quyết định số

Ngày 26 tháng 01 năm 2002 TC/QD/CĐKT gày1/11/1995

Liên 3: Dùng để thanh toán nội bộ của Bộ Tài Chính

AP/00 - B

N0 026512Căn cứ lệnh điều động số ngày tháng năm 200

của về việc

Họ tên người vận chuyển : Hào - PVC Hợp đồng số:

Phương tiện vận chuyển:

Xuất tại kho: Thành phẩm Trần Phú.

Nhập tại kho: Chi nhánh 3 - TPHCM

Xuất ngày tháng năm 200

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 3

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 - GTKT - 3LL

Liên 3 : Dùng để thanh toán HP/01B

Ngày 13 tháng 1 năm 2002 N o 056320

Đơn vị bán hàng : Nhà máy thiết bị Bưu Điện.

Địa chỉ: 61 - Trần Phú - Hà Nội Số tài khoản

Điện thoại MS : 0100686865 -1

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chinh

Đơn vị: Công ty Điện cơ Thống Nhất

Địa chỉ : Số tài khoản

Hình thức thanh toán : TT chậm MS : 01.001004491

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu hai trăm tám ba ngàn bốn trăm đồng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.3/ Kế toán giá vốn hàng bán :

a/ Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán hàng trực tiếp :

Cá nhân, đơn vị có nhu cầu lên phòng kế toán để làm thủ tục muahàng Kế toán căn cứ vào yêu cầu, hợp đồng kinh tế và thông báo giá viếthoá đơn GTGT

Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên Liên 1 lưu quyển gốc, liên 2 giaocho khách hàng và liên 3 dùng để làm chứng từ vào thẻ kho và thanh toán.Khách hàng nhận được liên 2 và liên 3 xuống kho để nhận hàng Thủ khosau khi giao hàng, ký nhận giao hàng, chuyển liên 2 cho khách hàng để xuấttrình cho bảo vệ khi mang hàng ra khỏi cổng nhà máy, còn liên 3 giữ lại đểvào thẻ kho thành phẩm Định kỳ chuyển hoá đơn, chứng từ cho kế toán

thành phẩm để vào thẻ kho (Biểu 4) theo chỉ tiêu số lượng ở phòng kế toán

và lưu trữ Cuối mỗi tháng kế toán thành phẩm tổng hợp lên bảng kê nhập

-xuất - tồn (Biểu 5) theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị làm cơ sở để lên bảng

kê số 9 - tính giá thực tế xuất kho thành phẩm (Biểu 6A).

Để phản ánh tình hình tiêu thụ theo phương thức tiêu thụ trực tiếp, kếtoán nhà máy sử dụng theo TK 632 - giá vốn hàng bán Ngoài ra còn sửdụng một số tài khoản liên quan như TK 154, 155,…

Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng, hoá đơn GTGT,…

Sổ kế toán: Thẻ kho thành phẩm, Báo cáo xuất nhập tồn kho thành

phẩm

Sổ cái TK 155, sổ cái TK 632.(Biểu số 6B, 6C)

Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 56320 ngày 13/01/2002 bán choCty Điện cơ thống nhất một lượng hàng, kế toán căn cứ vào hoá đơn để vào

thẻ kho, cuối tháng căn cứ vào thẻ kho để vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn,giá trị xuất kho được tính trên bảng là giá hạch toán Sau đó đưa các số liệu

đã tập hợp được trên bảng kê số 9 để tính được giá vốn thực tế hàng xuấtkho trong kỳ, cụ thể như sau :

Biểu số 4

Doanh nghiệp Mẫu số 06 – VT Ban hành theo

Tên kho : Thành phẩm Trần Phú THẺ KHO QĐ số 186/TC-CĐKT ngày

Ngày lập thẻ: 01/01/2002 14/03/1995 của Bộ tài chính

nhận của

kế toán

Cty Điện cơ TN PX6 PX6

Cộng phát sinh T2 Tháng 3

Cty Điện cơ TN Cty Điện cơ TN

Cộng PS tháng 3

1.000

1.000

2.000 3.000

5.000

233 233

1.677

1.677

4.000 1.000

5.000

910

677 1.677

1.677

0 2.000 5.000

5.000

1.000 0

I Tồn đầu kỳ 16.191.807.422 13.540.020.416

Nhập từ SX 154 23.714.481.200 25.019.688.558 Nhập luân chuyển nội bộ 136 1.422.541.200 1.422.541.200 Nhập nội bộ của KV Thượng Đình 136 411.179.650 411.179.650 Hàng gửi bán bị trả lại 157 657.017.600 657.017.600

b/ Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng.

Sản phẩm của nhà máy tiêu thụ chủ yếu theo phương thức gửi bán

nên việc theo dõi hạch toán hàng gửi bán rất quan trọng Kế toán hàng gửi

bán ở nhà máy được tổ chức khá công phu, chi tiết và rất có hệ thống trong

mối tương quan với kế toán doanh thu, kế toán các khoản thanh toán giữa

nhà máy và các chi nhánh tiêu thụ Với tầm quan trọng như vậy, ở nhà máy

Thiết bị bưu điện, kế toán hàng gửi bán được tổ chức tương tự kế toán thành

phẩm

Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu là TK 157 - Hàng gửi đi bán, ngoài

ra còn sử dụng các TK khác như : 155, 154, 632

Chứng từ sử dụng thường có là : Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội

bộ, Bảng kê bán hàng của các chi nhánh, phiếu nhập kho

Sổ kế toán mở để theo dõi hàng gửi đi bán là : Thẻ kho hàng gửi bán(lập theo từng chi nhánh), Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng gửi bán, Bảngphân bố và tính giá thực tế xuất kho hàng gửi bán, Bảng tổng hợp chi tiếtTK157, sổ cái TK 157

Trình tự kế toán:

Hàng ngày, căn cứ các yêu cầu của các chi nhánh, kế toán thành phẩmviết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ gồm 3 liên:

Liên 1: Lưu tại quyển gốc.

Liên 2: Giao cho người phụ trách việc vận chuyển để xuống kho nhận

hàng.

Liên 3: là chứng từ để vào thẻ kho.

Kế toán theo dõi hàng gửi bán vào thẻ kho hàng gửi bán theo chỉ tiêu sốlượng (mở theo dõi riêng từng chi nhánh) Cuối tháng, các chi nhánh kêhàng bán trong tháng gửi về phòng Kế toán thống kê Nhà máy Kế toán theodõi hàng gửi bán sẽ phải chia ra 2 trường hợp :

- Đối với chi nhánh 1 cùng khu vực Hà Nội, kế toán chỉ căn cứ vào

bảng kê bán hàng (Biểu số 7A), kiểm tra giá bán, vào thẻ kho hàng gửi bán

của CN1 theo chỉ tiêu số lượng (cột xuất) Từ thẻ kho, kế toán vào bảng kêNhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của CN1, tính toán được chỉ tiêu giá trị củaphát sinh nợ và phát sinh có TK 157 của CN1 (tính theo giá hạch toán) Căn

cứ vào bảng kê bán hàng, kế toán vào sổ chi tiết TK 136 mở cho chi nhánh

1, định khoản như sau :

Có TK 512 - Giá bán chưa thuế

- Đối với các chi nhánh khác khu vực Hà Nội (CN2 ở Đà Nẵng, CN3 ở

TP Hồ Chí Minh) : cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng kê bán hàng để viếthoá đơn GTGT Sau đó gửi liên 2 cho các CN để các CN kê thuế GTGT đầuvào, còn liên 3 làm căn cứ để vào thẻ kho hàng gửi bán mở cho CN2 và CN3

(Biểu số 7) ghi vào cột xuất Từ thẻ kho tương tự như CN1, kế toán vào

bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của CN2 và CN3 (Biểu số 8), tính

toán được giá trị của phát sinh nợ, phát sinh có của TK 157 theo từng CN.Căn cứ vào bảng kê Nhập - Xuất - Tồn hàng gửi bán của các CN, kế toán lênbảng tổng hợp TK 157 (tính theo giá hạch toán, từ đó làm căn cứ để lên

Bảng kê số 9 - tính giá thực tế TK157 (Biểu số 9) Kế toán hàng gửi bán tổng hợp số liệu chuyển cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK 157 (Biểu số

10) và sổ cái TK 632 (Biểu số 6C)

Sau đây là mẫu một số sổ sử dụng trong kế toán tiêu thụ theo phươngthức gửi hàng

- Mẫu bảng kê bán hàng của chi nhánh (Biểu 7A)

- Mẫu thẻ kho (Biểu số 7B)

- Tổng hợp số liệu ở các báo cáo Nhập-xuất-tồn kho hàng gửi bán (Biểu

số 8).

- Bảng tổng hợp TK157 (Biểu số 9).

- Từ số liệu của bảng tổng hợp chi tiết này kết hợp với bảng tính giáxuất kho thành phẩm và bảng tính giá xuất kho vật tư và NKCT số 7 kế toán

lập bảng kê số 9 : tính giá thực tế xuất kho hàng gửi bán(Biểu số 10).

- Sau khi xác định đựơc trị giá thực tế xuất kho của hàng gửi bán, kế

toán tiêu thụ chuyển số liệu cho kế toán tổng hợp để vào sổ cái TK157(Biểu

số10)

Biểu số 7A BẢNG KÊ TIÊU THỤ

CỦA CHI NHÁNH 1

Tháng 1/2002

Đơn vị tính

Đơn giá(đã trừ1,5%)

886.500 177.300 22.655 59.100

2 3 80 140

1.773.000 531.900 1.812.400 8.274.000

1.120.583.996

Biểu số 7B

Doanh nghiệp Mẫu số 06 – VT Ban hành theo

Tên kho : Chi nhánh 3 THẺ KHO QĐ số 186/TC-CĐKT ngày

Ngày lập thẻ: 01/01/2002 14/03/1995 của Bộ tài chính

Tờ số :

Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Điện thoại V701

Đơn vị tính : Cái Mã số : 164

5.837

7.037 2.814

2.814