PHẦN mềm BẢNG TÍNH điện tử MICROSOFT EXCEL ppt _ TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

Tệp tin - Bảng tính Workbook Trong Excel, một workbook là một tệp tin mà trên đó người sử dụng có thể tiến hành các thao tác như lưu trữ dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… Vì mỗi workb

PHẦN MỀM BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ MICROSOFT

Phần mềm bảng tính điện tử

Microsoft Excel

8.1 Giới thiệu Microsoft Excel

8.1.1 Khái quát chung về Microsoft Excel

Microsoft Excel (từ đây gọi là Excel) hay còn gọi là bảng tính điện tử, là một phần

mềm hay là một chương trình ứng dụng

nằm trong bộ chương trình Microsoft Office, được dùng rất phổ biến trong công tác văn phòng Khi chạy chương trình ứng dụng này

sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này

giúp người sử dụng dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

- Tổ chức dữ liệu dưới dạng các bảng tính:

- Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu

- Lọc và trích xuất thông tin

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

- Tính toán bằng các hàm chuẩn

- Biểu diễn dữ liệu dưới dạng biểu đồ

- Tự động hóa các công việc bằng các macro

8.1.2 Một số khái niệm cơ bản

Hình : Giao diện và một số thành phần trong cửa sổ Excel

Tệp tin - Bảng tính (Workbook)

Trong Excel, một workbook là một tệp tin mà trên đó người sử dụng có thể

tiến hành các thao tác như lưu trữ dữ

liệu, tính toán, vẽ đồ thị,… Vì mỗi

workbook có thể chứa nhiều Worksheet (trang tính), do vậy người sử dụng có

thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin

có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file)

Một workbook chứa rất nhiều

worksheet hay chart sheet (với

các phiên bản trước 2007 thì số lượng Worksheet trong mỗi

Workbook là 255, nhưng từ phiên bản 2007 đến này số lƣợng

Worksheet đã được tăng lên rất nhiều.

Giá trị ngầm định của mỗi bảng tính

khi mới tạo lập là 3 trang tính được

đặt tên là Sheet 1, Sheet2 và Sheet 3.Trong Excel 2010, các workbook có tên ngầm định là Book# (trong đó # là số thứ tự của bảng tính được mở ra ở mỗi phiên làm việc) được lưu trữ với phần

mở rộng ngầm định là *.XLSX

Trang tính (WorkSheet)

Trang tính (WorkSheet) còn gọi tắt

là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, Một sheet chứa nhiều

ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng.

Worksheet được chứa trong

workbook Một Worksheet chứa

được 16.384 cột thường được ký hiệu A, B, , AA, AB,…, XFD và

1.048.576 dòng được đánh số thứ

tự từ 1 đến hết.

Trang đồ thị (Char Sheet)

Cũng là một sheet trong workbook, nhưng

nó chỉ chứa một đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi người sử dụng muốn xem riêng

lẻ từng đồ thị

·

Người sử dụng có thể thay đổi

chiều cao của dòng bằng một

trong những cách sau

- Chọn Home -> Format -> Row

Height… trong hộp đối thoại nhập chiều cao mong muốn

- Đặt con trỏ vào vạch ngăn cách tại vị trí tiêu đề dòng, để con trỏ thành mũi tên hai chiều, ấn và kéo cho chiều cao dòng thay đổi đến khi phù hợp

- Chọn Home -> Format ->

Column Width… trong hộp đối

thoại nhập độ rộng mong muốn

- Đặt con trỏ vào vạch ngăn cách

tại vị trí tiêu đề cột, để con trỏ

thành mũi tên hai chiều, ấn và

kéo cho độ rộng cột thay đổi đến khi phù hợp

· Ô (Cell)

Là giao điểm của cột (column) và dòng (row), là nơi lưu trữ các dữ liệu đơn lẻ Mỗi ô có thể lưu trữ tối đa 32.367 ký tự Mỗi ô có một tên để phân biệt với nhau, tên ô được xác định

A1: Ký hiệu cột số hiệu dòng

R1C1: Thứ tự dòng thứ tự cột

Để chuyển giữa hai cách biểu

diễn tên ô nhƣ trên, cần thực

hiện: File ->Options -> Formulas, tại phần Working with formulas sẽ chọn/ bỏ chọn mục R1C1

reference style

· Vùng (Range)

Vùng là tập các ô liền kề nhau thành

1 hình chữ nhật, để chứa một nhóm

các dữ liệu có liên quan với nhau

Vùng được xác định bởi <ô trái trên>:<ô phải dưới>

Nhìn trên bảng tính, thấy rằng vùng

cũng giống như một ô trong bảng

tính Người sử dụng có thể đưa vùng thành ô thông qua việc đặt tên vùng.

Hình 4-4b: Vùng trong Excel

Sau khi lựa chọn vùng, người sử dụng

chọn Define name… trên thực đơn

tự do (bấm phải chuột), trong hộp thoại sẽ điền tên cho vùng Tên của vùng là một dãy ký tự không chứa dấu khoảng trống và không đƣợc trùng với ô đã có trong trang tính (kể cả tên vùng đã đƣợc đặt)

8.2 Một số thao tác cơ bản

8.2.1 Lựa chọn đối tượng

- Lựa chọn một ô: Đặt chuột vào ô

đó, hoặc di chuyển con trỏ về ô đó

- Lựa chọn cột/ dòng: Đưa con trỏ

về phần tiêu đề cột/dòng, nhấn và

kéo con trỏ hết các cột/dòng cần lựa chọn tới ô đó bằng các phím mũi tên

- Lựa chọn vùng: Đặt con trỏ

vào ô đầu của vùng, nhấn chuột

và kéo đến ô cuối của vùng (hoặc

di chuyển bằng các phím mũi tên hoặc ấn phím SHIFT rồi đặt con

trở vào ô cuối vùng)

- Lựa chọn toàn bộ trang tính:

nhấn chuột vào giao của tiêu đề cột và dòng (ngay phía trên sẽ

hiện lên số dòng x số cột có trong trang tính) hoặc ấn tổ hợp phím CTRL + A

- Lựa chọn nhiều đối tượng

khác nhau: Sử dụng phím CTRL (bằng cách ấn và giữ) trong quá trình lựa chọn (trong trường hợp các đối tượng là toàn bộ các

trang tính trong bảng tính thì có thể lựa chọn Select All Sheet tại Sheet Tab)

8.2.2 Chèn ô – Loại bỏ ô

Trong mỗi trang tính số lƣợng ô là

cố định, việc chèn hay loại bỏ ô

đƣợc hiểu là việc chèn vào hay loại

bỏ ô trong vùng dữ liệu đã đƣợc xác định

Tương tự như vậy, để loại bỏ ô ra khỏi bảng tính nhưng thay vì chọn Insert người sử dụng sẽ chọn mục Delete

cần lưu ý giữa chức năng Delete – loại bỏ hẳn ô dữ liệu khỏi bảng

tính với phím Delete hay Del trên bàn phím – xóa bỏ dữ liệu khỏi ô tính.

Thao tác chèn hay hoại bỏ ô dữ liệu có thể thực hiện qua thực đơn tự do như hình trên nhưng cũng có thể lựa chọn qua biểu tượng chức năng trên thẻ Home

8.2.4 Paste Special

Trong một số trường hợp, người sử dụng có thể thao tác với chức năng Paste Special để sao chép và dán một số tính năng của nhóm dữ liệu hoặc làm thay đổi giá trị của nhóm

dữ liệu sau khi dán theo tiêu thức nhất định được xác định

8.2.5 Lấp đầy dữ liệu

Ngưởi sử dụng có thể đưa các dữ liệu vào

tự động cho một vùng trong trang tính

một cách tự động thay cho việc phải nhập từng dữ liệu vào từ bàn phím Các dữ liệu này được lấp đầy có thể là các dữ liệu

giản đơn hoặc các dữ liệu có giá trị tuân theo quy luật Để thực hiện, người sử

dụng có thể thực hiện bằng hai cách

- Thực hiện với thao tác

chuột (đối với các dữ liệu giản đơn): Nhập 02 giá trị dữ liệu

đầu tiên, lựa chọn 02 dữ liệu

đó, nhấn nút handle (ô vuông nhỏ góc phải của vùng lựa

chọn), kéo đến hết vùng cần lấp đầy

- Thực hiện với chức năng lấp đầy (các dữ liệu có giá trị tuân theo quy luật): Nhập vào dữ liệu đầu tiên,

chọn vùng cần lấp đầy dữ liệu rồi

chọn mục Fill ->Series… trong

Editing từ thẻ Home

Trong hình trên, tại A2 và A3 nhập

hai dữ liệu đầu tiên, lựa chọn hai ô

đó, nhấn và kéo nút handle (tương

ứng với vùng cần lựa chọn) đến A11; tại ô B2 nhập dữ liệu , nhấn và kéo

handle; tại ô C2 nhập số 1 (tương

ứng với 2^0), chọn vùng cần lấp đầy giá trị (C1 : C11), chọn mục Fill-

>Series… từ chức năng Editing trên thẻ Home

của dữ liệu được lấp đầy

8.2.7 Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp là việc trình bày các dữ liệu trật

tự theo giá trị của các khóa Trong Excel

2007 trở về sau số khóa phục vụ cho việc sắp xếp là 64 thay vì 03 khóa ở các phiên bản trước Trong các khóa sắp xếp, khóa đầu tiên được gọi là khóa chính, các khóa sau chỉ được sử dụng với những nhóm dữ liệu có giá trị trùng nhau (giống nhau) ở khóa sắp xếp trước

kiện nào đó từ một bảng dữ liệu Trong Excel cho phép

người sử dụng có thể tiến

hành theo 02 cách

không chịu tác động của những

thao tác đối với bảng dữ liệu

- Lọc nâng cao (Advanced Filter):

Có thể cho phép đưa các dữ liệu thỏa mãn điểu kiện đặt lọc ra

thành một danh sách mới, không

bị phụ thuộc vào bảng dữ liệu ban đầu Để làm được theo cách này, Excel cần tới một bảng tiêu chuẩn

để đặt điều kiện cho quá trình

trích xuất dữ liệu

+ Bảng tiêu chuẩn: Là một bảng gồm ít nhất 02 dòng, trong đó

dòng đầu là tiêu đề của các cột

được dùng làm tiêu thức đặt lọc, các dòng sau là những giá trị tiêu chuẩn để so sánh với dữ liệu

trong các cột tương ứng.

Trong bảng tiêu chuẩn, các giá trị

tiêu chuẩn trên cùng một dòng

tương đương với phép toán AND,

các giá trị khác dòng tương đương phép toán OR Với bảng tiêu chuẩn trong hình, có thể hiểu là đặt lọc với các điều kiện

(Giới tính = „Nam‟) AND (Quê quán

=‟Hà Nội‟ OR Quê quán =‟Yên

Bái‟) AND (Điểm TBHT >7)

chỉ định (Copy to another location)

8.2.9 Tạo dòng tổng con (Subtotal)

Là việc tạo ra dòng thông tin tổng hợp cho mỗi nhóm dữ liệu có cùng giá trị ở cột nào đó trong bảng tính Dòng

thông tin tổng hợp theo giá trị ngầm định của Excel là tính tổng nên được gọi là tổng con, ngoài việc tính tổng

Excel cho phép

trình tổng hợp thông tin với từng nhóm

8.2.10 Tạo lập bảng tính

Công việc này bao gồm:

- Xác định số cột/dòng cần thiết để lưu trữ dữ liệu trong bảng tính

- Thứ tự của các cột/dòng trong bảng tính

- Tiêu đề cho bảng dữ liệu, tiêu đề mỗi cột/dòng

- Kiểu dữ liệu được lưu trữ trong mỗi cột/dòng,

trong một số bảng tính đặc biệt thì còn xác định

miền giá trị cho các dữ liệu được lưu trữ.

- Độ rộng của mỗi cột, chiều cao của các dòng

- Kiểu và kích cỡ chữ trong mỗi cột/dòng

Ví dụ, cần tạo lập một bảng dữ liệu

để lưu trữ và xử lý các dữ liệu về

cán bộ trong một cơ quan với các

thông tin Họ và tên, Giới tính, Ngày sinh, Dân tộc, Trình độ chuyên môn, Đơn vị công tác, Chức vụ, Hệ số

lương, Phụ cấp trách nhiệm, Bảo

hiểm, Tiền được lĩnh

Từ các thông tin trên, có thể xác

định được bảng dữ liệu bao gồm 13 cột, căn cứ vào các dữ liệu thực tế người sử dụng có thể xác định đ ược

độ rộng các cột, các tiêu đề và

được xếp theo trật tự như sau:

8.2.11 Định dạng bảng tính

Người sử dụng cần định dạng bảng tính nhằm

- Xác định chính xác kiểu và miền giá trị cho dữ liệu

- Xác định cách thức biểu diễn giá trị dữ liệu

- Xác định hình thức trình bày các giá trị trong mỗi ô cũng như toàn

cảnh bảng tính

Để thực hiện được, người sử dụng

lựa chọn đối tượng cần định dạng

- ở đây lưu ý với mỗi lần thực hiện định dạng người sử dụng chỉ có

thể định dạng cho một kiểu dữ

liệu

Trong hộp đối thoại cả Format cell… có

thể thấy, với định dạng kiểu và cách

thức biểu diễn dữ liệu có rất nhiều kiểu

dữ liệu khác nhau với mỗi kiểu dữ liệu tương ứng sẽ có nhiều cách thức biểu diễn Người sử dụng sẽ căn cứ vào

danh sách đó để lựa chọn một định

dạng sao cho phù hợp với nhu cầu

Trong trường hợp nếu không thể lựa

chọn những kiểu dữ liệu có sẵn, Excel cho phép người sử dụng có thể đặt ra một kiểu dữ liệu riêng biệt bởi mục

Custom

8.3 Công thức và một số hàm mẫu trong MS – Excel

8.3.1 Công thức và địa chỉ

Công thức được bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu toán tử (cộng +, trừ -,

nhân * hoặc chia /) Mỗi toán hạng

trong công thức có thể là một giá trị cụ thể ( = 3 + 5 * 7) có thể là dữ liệu được lưu trữ trong một ô nào đó (= A3 + B3) hoặc hỗn hợp vừa là giá trị cụ thể vừa

là dữ liệu được lưu trữ trong ô tính (=

A3 *5)

Trong Excel có ba loại địa chỉ chính sau:

1/ Địa chỉ tương đối

2/ Địa chỉ tuyệt đối

3/ Địa chỉ hỗn hợp

- Tên hàm: Được biểu thị bởi

một từ tiếng Anh hay cách viết tắt của cụm từ,phần nào khái quát

công việc mà hàm đó sẽ đảm

nhiệm AVERAGE – tính giá trị

trung bình; COUNT – đếm sốlượng

dữ liệu; FV (Future Value) – Tính

giá trị tương lai; IRR(Internal Rate

of Return) – tỷ lệ nội hoàn

- Đối số của hàm: Được xác định bởi cặp

“( )”, bên trong là danh sách các đối số Các đối số này còn được gọi là tham số hay tham chiếu

+ Tham số là các giá trị cụ thể, mỗi giá trị

là một tham số Ví dụ SUM (3, 5, 7) có 03 tham số bao gồm tham số thứ nhất là 3, tham số thứ 2 là 5 và tham số thứ 3 là 7 + Tham chiếu là các địa chỉ ô dữ liệu, quy chiếu đến vị trí lưu trữ dữ liệu Lúc này

một tập hợp dữ liệu với nhiều giá trị khác nhau có thể chỉ cần đến 1 tham chiếu Ví

dụ SUM(A1:C100), vậy 300 giá trị dữ liệu trong các ô chỉ cần đến duy nhất 01 tham chiếu

Mỗi hàm trong MS – Excel có những tham

số hay tham chiếu nhất định và được chia thành 2 loại:

- Tham số bắt buộc: Nếu không ghi

kèm với hàm thì không thể thực hiện

đƣợc

- Tham số tùy chọn: Nếu không ghi

kèm với hàm thì hàm sẽ tính toán theo

giá trị ngầm định Loại tham số này

thường được đặt trong cặp “[ ]”

Ví dụ: nếu nhập vào ô A5 với nội dung

=SUM(3, 5, 4,7) thì sau khi ấn phím

Enter, trong ô A5 sẽ xuất hiện 19, đó là kết quả của hàm SUM đã được nhập vào Nếu nhập vào ô A1 giá trị 3, ô A2 giá trị

5, ô A3 giá trị 4 và A4 giá trị 7 Tại ô A5

có thể nhập công thức tính tổng như sau:

=SUM(A1:A4) kết quả cũng 19

- Hàm LN: Trả về giá trị logarit cơ

số tự nhiên của một số được chỉ

định

Quy cách: =LN(number)

Ví dụ: nếu tại một ô tính nào đó

trong Excel, nhập vào nội dung

=LN(7) thì sau khi ấn phím Enter, tại

ô tính đó xuất hiện giá trị 1.9459

Ví dụ: tại một ô tính nhập nội dung

=EXP(4) thì sau khi ấn phím Enter, tại

ô tính đóxuất hiện giá trị 54.59815

(e^4)

- Hàm FACT: Trả về giá trị giai thừa của một số chỉ định

Quy cách: =FACT(number)

Ví dụ: tại một ô nhập nội dung

=FACT(4) thì sau khi ấn phím Enter, tại ô tính đó xuất hiện giá trị 24 (1 x

2 x 3 x 4)

- Hàm MOD: Trả về phần dư của một phép chia

Quy cách: = MOD(number, divisor)Trong đó: number là số bị chia

Divisor: số chia

Ví dụ: tại một ô tính nhập nội dung

=MOD(13, 3) thì sau khí ấn phím

Enter thì tại ô đó xuất hiện giá trị 1

- Hàm ROUND: Trả về giá trị sau khi làm tròn một số được chỉ định Quy cách: =ROUND(number,

num_digits)

Trong đó:

number: số cần làm tròn

Num_digits: số chữ số cần làm tròn sau dấu phẩy thập phân.

Ví dụ: tại một ô nhập nội dung

=ROUND(5.76543, 3) sau khi ấn

phím Enter thì giá trị xuất hiện trong

ô là 5.765 (giá trị bị làm tròn

xuống)

- Hàm TRUNC: Trả về giá trị của số sau khi

được cắt bỏ một phần giá trị thập phân hoặc toàn bộ phần thập phân

Ví dụ: tại một ô tính nhập vào nội

dung =TRUNC(5.7654, 3) thì sau

khia ấn phím Enter thì tại ô tính đó xuất hiện 5.765 Nếu nhập vào ô

tính đó với nội dung

=TRUNC(5.765432) thì sau khi ấn

phím Enter thì giá trị xuất hiện trong

ô tính là 5 (cắt bỏ toàn bộ phần

phân số)

- Hàm SUMPRODUCT: Trả về giá trị tổng các tích của các dãy

Quy cách:

=SUMPRODUCT(array1,array2,…) Ví dụ: tại một ô tính nhập vào nội

dung:

=SUMPRODUCT({2,4,6},{3,5,7}) sau khi ấn phím Enter thì tại ô tính đó xuất

hiện giá trị 68 (đó là giá trị của phép

toán (2 x 3) + (4 x 5) + (6 x 7)) Ở đây

dấu {} đƣợc hiểu là ký hiệu cho một

dãy, nếu không muốn dùng ký hiệu này thì chuyển thành tham chiếu

Lưu ý, số lượng các giá trị ở những dãy phải bằng nhau, nếu chuyển

thành các tham chiếu thì các dãy

phải có số các ô trong mỗi dãy là

như nhau

Ví dụ giải bài tập 13 trong giáo trinh

= IF(3 > 5, “Dung - Vo ly”, “Sai -

Dieu duong nhien”) Kết quả trả lại

“Sai - Dieu duong nhien”

Ví dụ giải ptrình bậc 2

-Hàm COUNT: Trả về số lượng các ô

trong các phạm vi chỉ định có chứa các giá trị số

Quy cách:=COUNT(value1, value2,…)Trong đó Value1, value2,… có thể là

những giá trị cụ thể hay là một phạm

vi trong trang tính Excel

Hình 4-24b : Kết quả của ví dụ dùng hàm COUNTBLANK

- Hàm MAX: Trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị đƣợc chỉ ra (hay trong một phạm vi đƣợc chỉ định)

Quy cách: =MAX(number1, number2,

…)

=MAX(2, 9, 3, 5, 6, 8)

Kết quả trả lại: 9