MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC HẢI PHÒNG

Riêng đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, công ty quy định cụ thể về lưu trữ các chứng từ: chứng từ gốc được cán bộ kế toán sản xuất lưu, còn số liệu được lưu trê

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY

SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC HẢI PHÒNG.

I Đánh giá chung về công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty.

I.1 Những kết quả đạt được.

I.1.1 Về tổ chức bộ máy kế toán và quản lý chi phí.

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý có hiệu quả Cán bộ kế toán

có chuyên môn kinh nghiệm, có lòng yêu nghề, tận tuỵ vì công việc Việc phân công phân nhiệm mỗi cán bộ kế toán chịu một mảng hoạt động của công ty, nêu cao tinh thần trách nhiệm của người làm công tác kế toán với công việc vì khối lượng công việc mỗi người đảm nhiệm rất lớn Mặt khác cách phân công như vậy thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm toán nội bộ Hiện nay, Công ty có ứng dụng máy, song chỉ sử dụng thay cho thao tác thủ công, giảm khối lượng công việc, chưa sử dụng phần mềm kế toán

Việc quản lý chi phí sản xuất trong Công ty rất chặt chẽ trên cơ sở định mức, dự toán được lập(QĐ 08/2001/TH Công ty Sách và thiết bị trường học HP), nhất là quản lý về vật tư Xuất phát từ đặc điểm sản xuất của Công ty là theo kế hoạch mang tính thời vụ hàng năm, theo đơn đặt hàng.Từ khi có đơn đặt hàng, đến khi xuất vật tư đưa vào sử dụng phải thông qua giai đoạn như: Lập kế hoạch sản xuất, lập lệnh sản xuất bao gồm cả lệnh xuất vật tư, lập phiếu xuất kho…Việc quản lý như vậy là chặt chẽ, cụ thể, tránh được tình trạng lãng phí vật tư không kiểm soát được

Việc áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và hình thức kế toán "Nhật ký chung" vừa mới mẻ vừa tạo sự thuận lợi cho công ty khi ứng dụng phần mềm kế toán Đây chính là nét linh động trong công tác định hướng của Ban lãnh đạo

I.1.2 Về thực tế công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty.

Khoản mục chi phí sản xuất chung về khấu hao TSCĐ: Công ty khấu hao TSCĐ rất cụ thể, từ khấu hao bình quân năm đến số phải trích khấu hao cho từng quý tính theo tỷ lệ %, từng tháng Cách tính khấu hao như vậy rất tiến bộ, mang tính sáng tạo, thể hiện rõ đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất theo tính thời

vụ Tuy nhiên theo yêu cầu của kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng là phải cụ thể, chi tiết, chính xác, hợp lý Công ty có thể áp dụng cách tính khấu hao khác cụ thể hơn để đưa lai kết quả chính xác hơn

I.1.3 Về công tác kiểm kê đánh giá SPDD.

Hiện nay, phương pháp đánh giá SPDD Công ty đang áp dụng là phù hợp, mang tính sáng tạo riêng có Trong phân xưởng xén kẻ, giấy là nguyên vật liệu chính chiếm tới 90%, nên việc áp dụng phương pháp đánh giá SPDD theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp(nguyên vật liệu chính) là phù hợp Còn tại phân xưởng in, xuất phát từ đặc điểm của phân xưởng là nguyên vật liệu chính(giấy) chỉ chiếm 60%, nếu áp dụng phương pháp đánh giá SPDD hoàn toàn theo chi phí là không chính xác Vì vậy, công ty đã tính thêm hệ số tổng chi phí trên tổng chi phí NVL chính và đưa ra kết quả đúng Đây là một sáng tạo trong công việc của Ban lãnh đạo, giúp cho công việc xác định đánh giá SPDD nhanh chóng và hiệu quả, nhưng lại mang tính chủ quan lớn

Tuy nhiên theo tôi nghĩ đó là một phương pháp nhưng với hệ thống định mức

mà công ty xây dựng, thì việc đánh giá giá trị SPDD có thể áp dụng phương pháp khác để đưa ra kết quả chính xác hơn.(Trình bày ở phần nguyên tắc hoàn thiện)

I.1.4 Kỳ tính giá thành và phương pháp tính giá thành.

Kỳ tính giá thành của công ty là 1 tháng, bên cạnh đó còn tính giá thành luỹ kế theo quý, năm để phục vụ việc lập báo cáo tài chính của công ty

Phương pháp tính giá thành: Công ty áp dụng phương pháp giản đơn, các chỉ tiêu được tính cụ thể, phản ánh trung thực

I.1.5 Việc tổ chức thông tin cung cấp cho các nhà Quản trị.

Phòng kế toán thực hiện đối chiếu số liệu giữa các sổ Nhật ký chung với các Sổ cái, giữa các chứng từ, sổ chi tiết, giữa phòng kế toán với các phòng ban khác theo định kỳ 10 ngày/1 lần Việc lập báo cáo, lập thuyết minh báo cáo tài chính được phân công rõ ràng cho kế toán tổng hợp, kế toán trưởng trực tiếp tham gia, kiểm tra Các báo cáo được lập nhanh kịp thời, chính xác để giúp tham mưa cho Giám đốc định hướng sản xuất kinh doanh Khi cần thiết, phải lập báo cáo nhanh, kế toán chỉ việc đối chiếu phát sinh và lập báo cáo khẩn trương, kịp thời

Riêng đối với kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành, công ty quy định cụ thể về lưu trữ các chứng từ: chứng từ gốc được cán bộ kế toán sản xuất lưu, còn số liệu được lưu trên máy tính để dễ kiểm tra, đối chiếu và thu thập khi cần thiết Khi có yêu cầu về số liệu, phải đưa kịp thời về các khoản chi phí và giá thành, xác định nhanh giá bán để phục vụ việc ra quyết định sản xuất kinh doanh

I.2 Mặt tồn tại.

I.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán và quản lý chi phí.

Việc quản lý của Công ty là tương đối chặt chẽ, cụ thể, tránh được tình trạng lãng phí vật tư không kiểm soát được Tuy nhiên, cũng có hạn chế ở chỗ: nếu có sự thay đổi từ phía bạn hàng về mẫu mã, hay loại nguyên vật liệu khác thì việc thay đổi sản xuất gặp khó khăn, chậm trễ về thời gian vì phải lập kế hoạch sản xuất mới, tính lại số lượng rồi mới xuất kho vật tư

Xét về các định mức của Công ty( trong QĐ 08/2001-TH) tôi nhận thấy đối với vật tư, chưa thể hiện chất lượng của từng loại vật tư trong định mức mà chỉ nêu chung

Ví dụ: kẽm( dùng cho chế bản trong phân xưởng in) có định mức: 1 bản điazo/

khuôn

Máy 16 trang: 1 khuôn( 800 x 1030)/ tờ in

Máy 8 trang :1 khuôn( 550 x 650)/ tờ in

Như vậy là chưa xét đến chất lượng bản kẽm theo từng nơi sản xuất, cung ứng

để lập định mức, dự toán hợp lý nhằm quản lý chặt chẽ chi phí

I.2.2 Về phương pháp tập hợp chi phí và nội dung các khoản mục chi phí.

Khoản mục chi phí nhân công trực tiếp trong công ty bao gồm: lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân công trực tiếp sản xuất, các khoản tính theo lương Công ty thực hiện khoán sản phẩm đối với công nhân sản xuất, như vậy lương chính sẽ tính trên cơ sở khối lượng sản phẩm hoàn thành và đơn giá lương cho sản phẩm đó Tuy nhiên, trong thời điểm hoạt động sản xuất nhiều ở các tháng thời vụ, các phân xưởng muốn hoàn thành công việc đều phải làm thêm giờ Tiền làm thêm được tính: 1,5 ngày thường, bằng 2 ngày thường nếu làm vào ngày

lễ và chủ nhật, phụ cấp làm đêm tính 30% ngày thường hoặc 40% vào ngày lễ Phụ câp làm thêm là tính theo thời gian Như vậy, cùng một hoạt động làm thêm, công

ty đã tính cả lương sản phẩm, cả lương thời gian cho nhân công Việc này vừa không khuyến khích công nhân tăng năng suất lao động trong thời gian làm thêm lại vừa vi phạm qui định của Nhà nước là " Phụ cấp làm thêm giờ không tính cho công nhân khoán sản phẩm" làm cho giá thành càng tăng thêm

Vào các tháng không phải thời vụ, công nhân sản xuất được nghỉ hoặc được làm một số đơn đặt hàng số lượng nhỏ Công ty tính lương cho công nhân trong các tháng nghỉ là không ổn định, chênh lệch lớn( bằng 70% tiền lương) Bên cạnh đó,tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất không được thực hiện trích trước

mà tính theo thực tế Điều này sẽ ảnh hưởng tới tăng giá thành sản xuất, làm giá thành không ổn định

I.2.3 Tài khoản sử dụng và sổ kế toán.

Các tài khoản được sử dụng là hợp lý đối với việc hạch toán Tuy nhiên một số tài khoản Công ty nên mở chi tiết để thuận tiện hơn cho công việc và đảm bảo việc cung cập thông tin được cụ thể, chính xác

Ví dụ: Tài khoản 627

Nội dung các tài khoản chi phí trong chi phí sản xuất chung của công ty như vậy là đầy đủ, trọn vẹn nếu công ty mở tài khoản chi tiết cho từng nội dung này và

mở theo từng phân xưởng thì việc hạch toán sẽ rất cụ thể, phản ánh chính xác nghiệp vụ phát sinh theo từng phân xưởng

Một số tài khoản công ty nên mã hoá để thuận tiện trong việc sử dụng máy vi tính Ví dụ: TK 152, TK 153

Về sổ sách kế toán trong công ty hiện nay mở theo mẫu sổ của QĐ 1141/TC/CĐKT về chế độ sổ đối với hình thức Nhật ký chung Công ty thực hiện theo quy định về mở sổ, ghi sổ, quản lý sổ

I.2.4 Một số mặt tồn tại khác.

Hàng năm công ty đều lập kế hoạch về sản xuất và mức hạ giá thành chung, mức hạ cá biệt cho một số loại sản phẩm sản xuất theo thời vụ Công ty cũng đã cố gắng rất nhiều để thực hiện kế hoạch hạ giá thành đó Tuy nhiên, còn một số tồn tại sau mà trong khi nghiên cứu, tìm hiểu về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất

và tính giá thành tôi đã nhận thấy

Công ty không thu hồi phế liệu sản xuất, cũng không tận dụng phế liệu để sản xuất sản phẩm phụ Như vậy sẽ lãng phí và không làm giảm giá thành

Chính sách thưởng, phạt của công ty không khuyến khích tiết kiệm vật tư: nếu sản xuất bị hang, công ty sẽ phạt bằng giá trị vật tư, coi như xưởng mua lại vật tư Còn nếu sau khi sản xuất hoàn thành, tại phân xưởng có vật tư tiết kiệm được, công ty mua lại bằng 70% giá trị, cho nên vật tư thừa bị xưởng sản xuất bán ra ngoài Như vậy là chưa tiết kiệm được vật tư để hạ giá thành sản phẩm

Ngoài ra, khi có ảnh hưởng của nhân tố khách quan như chất lượng nguyên vật liệu không tốt từ người cung cấp, thời tiết, khí hậu gây giấy ẩm viết nhoè hoặc gây khô hanh… sản phẩm, đặc biệt là sản phẩm in vì vậy cần sản xuất bù, công ty đã không xác định lượng vật tư cụ thể để bù do khách quan đó

Tiền lương nhân viên phân xưởng bằng 25% lương công nhân sản xuất trực tiếp như vậy chứng tỏ bộ phận hành chính quản lý phân xưởng rất cồng kềnh Cụ thể một phân xưởng có tới 8 người quản lý, phụ tá và thống kê trong khi đã có các tổ trưởng sản xuất là những công nhân sản xuất giỏi

Phụ cấp làm thêm giờ tính cả cho công nhân hưởng khoán sản phẩm trái với quy định Số chi phí trả phụ cấp làm thêm lớn, vượt quá mức kế hoạch Theo quy định thông tư số 18 ngày 02 tháng 06 năm 1993 Bộ LĐTBXH: một công nhân chỉ được phép làm thêm 200 giờ/năm, nhưng thực tế số giờ làm thêm luôn là 400-500 giờ/năm

Trên đây là một số ý kiến nhận xét đóng góp của tôi về công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành ở công ty và những tồn tại về quản trị chi phí sản xuất có ảnh hưởng không tốt tới kế hoạch hạ giá thành được nhận thấy thông qua hoạt động kế toán, mà công ty cần khắc phục Do thời gian thực tập ở công ty ngắn và với kiến thức còn hạn chế, tôi chưa thể có được sự đánh giá toàn diện về công tác

kế toán của công ty

Với tư cách là một sinh viên thực tập, được sự giúp đỡ của cô giáo và các cô chú trong công ty, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm của Công ty

II Sự cần thiết và các nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.

II.1 Xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất.

Đặc điểm hoạt động sản xuất của công ty hiện nay cho phép tập hợp chi phí sản xuất theo từng loại sản phẩm Nhưng xét trên bình diện quản trị ra các quyết định

kinh doanh ngắn hạn, thì công ty nên lựa chọn đối tượng tập hợp chi phí các đơn đặt hàng

Việc lựa chọn đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất là các đơn đặt hàng sẽ thống nhất về đối tượng kế toán và phương pháp tập hợp đối với từng khoản mục chi phí( CPNVL, CPNCTT, CPSXC) Bên cạnh đó, việc xác định đối tượng tính giá thành là từng loại sản phẩm cũng rất phù hợp với đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng

Cách thức tập hợp chi phí theo đơn đặt hàng sẽ rất thuận lợi nếu kế toán thực hiện lập phiếu tính giá thành của từng đơn đặt hành Cụ thể ở phần 2.6

II.2 Mở tài khoản chi tiết và lập danh mục vật tư hàng hoá.

Để công tác hạch toán kế toán được thuận tiện, việc kiểm tra và quản lý được dễ dàng hơn và phù hợp với đối tượng kế toán tập hợp chi phí đã xác định, công ty nên tiến hành mở sổ chi tiết TK 627

Hiện nay TK 627 công ty đã mở chi tiết cho từng phân xưởng Song để quản lý chi phí và nhìn nhận nội dung của từng loại khoản mục cụ thể, đáp ứng nhu cầu hạch toán chi tiết TK 627 nên mở như sau:

TK 6271 : Chi phí nhân viên phân xưởng

TK 6272 : Chi phí vật liệu

TK 6273 : Chi phí công cụ dụng cụ

TK 6274 : Chi phí khấu hao tài sản cố định

TK 6278 : Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác băng tiền

Trong đó mỗi tài khoản, lại mở chi tiết cho từng phân xưởng, ví dụ:

TK 62711 : Chi phí nhân viên phân xưởng in

TK 62712 : Chi phí nhân viên phân xưởng xén kẻ

Tương tự đối với các tài khoản 6272,6273,6274,6278

Đối với TK 152, TK 153 công ty đã tiến hành theo dõi đối với từng loại nguyên vật liệu cụ thể Nhưng trong điều kiện áp dụng máy vi tính và sắp tới là sử dụng

phần mệm kế toán, công ty nên tiến hành chi tiết và mã hoá từng loại vật tư Việc này có thể thực hiện như sau:

TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu

TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính

TK 15211 : Giấy

TK 15211A : Giấy Việt trì định lượng 100g/ m 2

TK 15211B : Giấy Việt trì định lượng 180g/ m 2

TK 15211C : Giấy Bãi bằng định lượng 87g/ m 2

TK 15212 : Mực

TK 15212 : Mực TQ đen

TK 15213 : Kẽm

………

TK 1522 : Nguyên liệu, vật liệu phụ

Tương tự danh điểm với công cụ dụng cụ (TK 153) như trên.

Việc mở tài khoản chi tiết như trên và việc lập danh điểm (mã hoá) đảm bảo việc cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể về chi phí phát sinh Công việc này hoàn toàn có thể thực hiện được và ngay từ các chứng từ ban đầu cần tổ chức định khoản theo các tài khoản chi tiết

II.3 Việc tập hợp và phân bổ khấu hao TSCĐ

Hiện nay, cách tập hợp chi phí và phân bổ khấu hao TSCĐ ở công ty theo thời

vụ như vậy là tiến bộ, có mối quan hệ giữa khấu hao TSCĐ phải trích với khối lượng công việc hoạt động sản xuất Tuy nhiên khấu hao đó còn mang nặng tính chủ quan thể hiện qua việc phân bổ tỷ lệ % cho các quý, các tháng và cho từng phân xưởng Theo tôi có thể lựa chọn sản lượng sản xuất kế hoạch làm tiêu thức phân bổ

Thực tế cách phân bổ theo sản lượng kế hoạch hoàn toàn thực hiện được vì hoạt động của công ty mang tính thời vụ cứ đến thời vụ hàng năm xác định được tại thời điểm này sản xuất sản phẩm nào là phù hợp Ví dụ: Tháng 4, in sách ôn tập, in giấy thi, xén kẻ vở… theo các đơn đặt hàng Mặt khác sản phẩm của công ty là các sản phẩm phục vụ ngành giáo dục Như vậy thông qua thu nhập, phân tích các chỉ tiêu

về số lượng học sinh các cấp, khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty để lập kế hoạch sản xuất, in ấn và xén kẻ Như vậy, việc lập kế hoạch sản xuất xác thực là điều có thể thực hiện được

Từ đó, công ty tiến hành phân bổ khấu hao theo tiến độ sản xuất của từng phân xưởng, căn cứ vào thời kỳ sao cho hợp lý Tiêu thức phân bổ là sản lượng sản xuất

kế hoạch Cụ thể như sau:

Trước tiên, xác định mức khấu hao trung bình hàng năm của từng phân xưởng, căn cứ vào danh mục các loại TSCĐ của từng phân xưởng, nguyên giá( giá tri còn lại), thời gian sử dụng TSCĐ đó

Từ mức khấu hao trung bình năm của từng phân xưởng, công ty tiến hành phân

bổ cho các tháng như sau:

Đối với phân xưởng in: Tiêu thức phân bổ là số trang in tiêu chuẩn(14,5x20,5)

kế hoạch Từ đó tính như sau:

=

Khấu hao TSCĐ phân bổ

cho 1 trang in(14,5x20,5) kế

Tổng số KH cần phân bổ trong năm Tổng trang in TC quy đổi kế hoạch năm

Số khấu hao cơ

bản cần phân bổ cho

1 tháng(kế hoạch)

Khấu hao TSCĐ phân bổ cho 1 trang in (14,5x20,5) kế

Số trang in tiêu chuẩn thực hiện trong tháng

Đối với phân xưởng Xén kẻ: Tiêu thức phân bổ được lựa chọn là số quyển sản

xuất theo kế hoạch Cách tính như sau:

=

Vào các tháng cuối năm, kế toán điều chỉnh những chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế sao cho phù hợp

II.4 Về chi phí nhân công trực tiếp.

Công ty chưa trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân trực tiếp sản xuất

mà khi nào thực tế phát sinh thì mới tính Như vậy là chưa chủ động trong khoản chi phí này và đã làm giá thành sản xuất không ổn định

Công ty nên xác định tỷ lệ trích trước tiền lương nghỉ phép như sau:

Số khấu hao cơ

bản cần phân bổ cho

1 tháng(kế hoạch)

Khấu hao TCSĐ cần phân bổ cho 1 quyển(kế hoạch)

Khấu hao TSCĐ phân bổ

cho 1 trang in(14,5x20,5) kế

Tổng số KH cần phân bổ trong năm Tổng quyển TC quy đổi kế hoạch năm

Số quyển sản xuất trong tháng

Tổng sản lượng nghỉ phép kế hoạch năm của công nhân trực tiếp sản xuất Tổng sản lượng cơ bản(năm) của công

nhân trực tiếp sản xuất

Mức tiền lương cơ bản thực tế phải trả công nhân trực tiếp sản xuất trong tháng

Mức trích trước tiền

lương nghỉ phép kế

hoạch

Tỷ lệ trích trước