KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC HẢI PHÒNG

Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.Ngay sau khi được thành lập lại công ty vẫn thực hiện mục tiêu sản xuất,kinh doanh, cung ứng các loại sách và thiết bị trường học.. Như

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG

HỌC HẢI PHÒNG.

I Quá trình hình thành và phát triển của công ty sách và thiết bị trường học Hải phòng.

Với mục tiêu “Đưa công tác hậu cần về cơ sở vật chất trường học vào một đầu mối để phục vụ việc dạy và học tốt hơn” ngày 10/6/1982, Bộ Giáo dục (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) có thông tư số 14 TT hướng dẫn thành lập Công ty sách và thiết bị trường học thuộc sở Giáo duc (nay là Sở Giáo dục và Đào tạo) Thể theo thông tư đó ngày 03/01/1982 chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố đã ký quyết định

thành lập Công ty sách và thiết bị trường học Hải Phòng.

Do nền kinh tế nước ta có nhiều thay đổi và chuyển biến tức cực từ nền kinh tế hiện vật chuyển sang nền kinh tế hành hoá, từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, cũng từ đó nhiều công ty, xí nghiệp bộc lộ nhiều yếu kém trong quản lý kinh doanh Tình trạng “lãi giả lỗ thật” đã diễn ra trầm trọng trong tất cả các cơ quan, xí nghiệp Để khắc phục, ngày 20/11/1991 Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính Phủ) đã ban hành nghị định số 388/HĐBT về “quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp”

Thi hành nghị định trên và để chuẩn bị cho việc thành lập lại doanh nghiệp, ngày 11/12/1992 Chủ tịch UBND thành phố ký quyết định 159/QĐ-TCCQ V/v: Hợp nhất hai đơn vị là công ty sách và thiết bị trường học (cũ) và xưởng đồ dùng dạy học, lấy tên là: “Công ty sách và thiết bị trường học Hải Phòng”

Sau khi hoàn tất hồ sơ, thủ tục “xin thành lập lại doanh nghiệp”, được các ngành chức năng của thành phố chấp nhận và Bộ GD-ĐT phê duyệt (theo thông báo số 978 TB ngày 24/2/1993) UBND thành phố ký quyết định 599/QĐ-TCHC

ngày 9/3/1993 cho phép thành lập doanh nghiệp Nhà nước: Công ty sách và thiết

bị trường học Hải Phòng.

II Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

II.1 Chức năng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

Ngay sau khi được thành lập lại công ty vẫn thực hiện mục tiêu sản xuất,kinh doanh, cung ứng các loại sách và thiết bị trường học Kể từ khi thành lập đến nay công ty luôn thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao cho là đầu mối cung ứng các loại sách và đồ dùng dạy học… phục vụ cho mục tiêu Giáo dục tại Hải Phòng Nhưng với bản chất của một doanh nghiệp Nhà nước có đăng ký kinh doanh công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh của mình với hai hoạt động sản xuất chính là: In ấn các loại sách , tài liệu, hồ sơ, ấn phẩm chuyên ngành…theo yêu cầu của các đơn vị đặt hàng và xén kẻ giấy vở các loại Về kinh doanh, công ty có quyền kinh doanh các mặt hàng chủ yếu sau: các loại sách giáo khoa, tài liệu, thiết bị trường học, dụng cụ, đồ dùng dạy học, giấy vở ấn phẩm Được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước về phát triển đầu tư cho giáo dục, sự quan tâm của các ngành các cấp thành phố và đứng trước nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu khoa học ngày càng cao của các bậc phụ huynh, học sinh, công ty đã mạnh dạn đầu tư mua sắm các thiết bị hiện đại để nâng cao năng suất và

chất lượng sản phẩm Hiện nay trong dây truyền cồng nghệ sản xuất đều sử dụng các loại máy móc có công suất lớn như: máy in offset, máy đóng ghim, máy khâu… lao động thủ công được giảm bớt tối đa

Nhằm tinh giảm bộ máy hành chính, đạt mục tiêu hiệu quả công việc lên hàng đầu công ty đã sắp xếp lực lượng lao động phù hợp giữa công việc và tay nghề, chuyên môn Hiện nay số người có trình độ đại học đạt khoảng 47% trong tổng số công nhân viên của công ty, điều này thể hiện sự quan tâm đến chất lượng lao động của ban lãnh đạo để thu được hiệu quả cao về sản xuất và quản lý

II.2 Đặc điểm quy trình công nghệ và tổ chức sản xuất của công ty.

II.2.1.Đặc điểm quy trình công nghệ.

Sản phẩm của công ty là các sản phẩm in như: sách, tài liệu, tranh ảnh… theo yêu cầu của Sở Giáo dục Hải phòng ( coi như một đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế )

Thành phẩm

Phơi bản

Cắt giấy in Bản in

In

Cắt

Xếp gấp

Khâu

ép trang đóng bìa

Bình bản Chế bản

Cắt giấy

Xén giấy

Kẻ giấy

các sản phẩm giấy vở các loại Hai sản phẩm đều trải qua nhiều khâu của quy trình sản xuất, trong một số giai đoạn, chúng có thể chung quy trình công nghệ Có thể

mô tả quy trình công nghệ sản xuất của từng phân xưởng như sau:

Phân xưởng in offset:

Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ tại phân xưởng in offset.

Phân xưởng xén kẻ giấy vở:

Sơ đồ 1.3: Quy trình công nghệ tại phân xưởng xén kẻ giấy vở.

Thành phẩm

Đóng ghim,khâu,đóng bìa

Thành phẩm(thếp)

II.2.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất.

Công ty tổ chức sản xuất tại hai phân xưởng là: phân xưởng In offset và phân xưởng xén kẻ giấy vở Hoạt động in ấn của công ty mang đầy đủ đặc điểm của ngành in nói chung về quy trình công nghệ cũng như tổ chức sản xuất Công việc của công ty mang tính thời vụ của ngành giáo dục, tức là hoạt động sản xuất nhiều vào những tháng chuẩn bị cho năm học mới

Sản phẩm của phân xưởng In offset đòi hỏi những kỹ thuật phức tạp, chất lượng cao, mẫu mã đẹp Phân xưởng In có các giai đoạn công nghệ sau:

Chế bản: Thiết kế mẫu in trên máy vi tính, sắp chữ, chọn kiểu, tạo các kiểu mẫu

hình khối in nhiều mầu Sau đó mẫu chuyển sang cho khâu bình bản

Bình bản: Dựa vạo mẫu thiết kế trên, đưa lên phim.

Phơi bản: Là khâu đưa các thiết kế trên phim lên bản in kẽm.

In ấn: Đưa bản kẽm vào máy in, tuỳ theo yêu cầu in 8 trang hay 16 trang để

chọn loại máy in phù hợp Đồng thời xếp giấy đã qua cắt xén theo khuôn khổ yêu cầu của máy in Các sản phẩm in thường có kích cỡ khác nhau theo yêu cầu của đơn đặt hàng

Các sản phẩm in thường có kích cỡ khác nhau theo yêu cầu của đơn đặt hàng.

Vì vậy , để thuận tiện cho việc theo dõi, tính giá thành, Công ty sử dụng trang in chuẩn để quy đổi là (14,5 x 20,5)

=

Ví dụ: Tháng 4/2003 in giấy thi kích cỡ trang in theo yêu cầu là (41,5 x 29,7).

Số bản in thực tế sản xuất là 751.220 trang

= Cắt sản phẩm in theo yêu cầu kỹ thuật, xếp, gấp và khâu( khâu chỉ và khâu thép),ép trang, đóng bìa

Sản phẩm của phân xưởng này là giấy viết và vở học sinh các loại, mẫu mã đẹp đòi hỏi chất lượng cao Sản phẩm sản xuất trải qua một số công đoạn sau:

Sắp số dòng trên máy xén kẻ: đòi hỏi phải sắp xếp các dòng kẻ ngang, kẻ dọc

theo yêu cầu của các loại sản phẩm sản xuất Lựa chọn mầu mực kẻ phù hợp Ví dụ

vở 84 trang sử dụng mầu đỏ đậm đối với dòng kẻ lề dọc, màu tím nhạt với các dòng kẻ ngang và dọc còn lại

Xén giấy: Theo yêu cầu, đưa vào máy kẻ.

Hệ số quy đổi

Kích cỡ khổ giấy in ( cm2)

14,5 x 20,5

Sản lượng sản phẩm thực

tế quy đổi

( 14,5 x 20,5)

Sản lượng bản

in thực tế phát sinh

Hệ số qui đổi

Số lần in (sản phẩm in m u inàu in nhiều lần)

Hệ số quy đổi

41,5 x 29,7 14,5 x 20,5

4,1 (cm2)

Số lượng sản phẩm thực tế quy đổi 751.220 4,1 1

3.080.000 bản

Cắt các thếp theo kích cỡ, cắt các lề, cạnh Sau đó đưa vào gấp xếp, bắt quyển, xiết các quyển, vào bìa, đóng ghim

Về trang thiết bị quy trình công nghệ, máy móc của công ty đều hiện đại, công xuất cao Công ty hiện nay đang có kế hoạch đầu tư vốn vào phát triển công nghệ hiện đại hơn, mua sắm thêm máy in, sửa sang lại nhà xưởng để có thể tham gia đấu thầu những hợp đồng in ấn có giá trị lớn, đáp ứng nhu cầu giấy vở ngày càng cao của thị trường

II.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các sản phẩm của công ty sản xuất hiện nay đều đạt chất lượng cao, nhiều sản phẩm cao cấp in nhiều màu: lịch, tranh, ảnh…không chỉ chiếm lĩnh cảm tình của nhiều người tiêu dùng tại Hải Phòng mà còn nhận được nhiều đơn đặt hàng từ các tỉnh bạn như: Quảnh Ninh, Hải Dương, Thái Bình… Mặc dù vậy, công ty vẫn không ngừng tìm kiếm khách hàng, đầu tư trang thiết bị hiện đại để tăng sức cạnh tranh của sản phẩm, đảm bảo việc làm và đời sống công nhân ngày càng được cải thiện

Để phân tích cụ thể tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta có thể xem bảng tổng hợp kết quả sau đây:

Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Sách và thiết

bị trường học Hải Phòng giai đoạn 2001– 2003.

(đơn vị tính: triệu đồng)

Giám đốc

quân

Thông qua các chỉ tiêu đã đạt được ở trên cho thấy sự phát triển của công ty trong sản xuất và kinh doanh ngày càng đạt kết quả cao Đời sống của công nhân viên trong công ty cải thiện rõ rệt Bên cạnh đó càng thể hiện tinh thần trách nhiệm cao của công ty trong việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách đối với Nhà nước

III Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty sách và thiết bị trường học Hải phòng.

Đặc điểm bộ máy của công ty xuất phát từ hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh của công ty.Từ đặc điểm là sản xuất theo đơn đặt hàng, theo các hợp đồng kinh tế, sản phẩm sản xuất theo tính thời vụ vì là các sản phẩm phục vụ cho ngành giáo dục, cần có lệnh sản xuất, lập kế hoạch cụ thể và điều hành chỉ đạo trực tiếp kịp thời từ phía ban lãnh đạo của công ty, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến Bên cạnh các quan hệ trực tuyến còn có các bộ phận tham mưu giúp giám đốc trong việc ra quyết định trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Phòng

kế

hoạch

vật tư

in

Phân xưởng xén kẻ giấy vở

Phân xưởng

in offset

Phòng thiết kế giấy vở

Phòng kinh doanh

Phòng tổng hợp

Phòng

kế toán

Giám đốc: là người đứng đầu đại diện cho công ty trước pháp luật, chịu trách

nhiệm điều hành chung mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, chỉ đạo trực tiếp phòng tổng hợp, phòng kinh doanh và phòng kế toán

Phó giám đốc: thay mặt giám đốc điều hành về kỹ thuật và công nghệ sản xuất,

trực tiếp theo dõi hoạt động của cả hai phân xưởng là xưởng in và xưởng xén kẻ giấy vở, chỉ đạo phòng kế hoạch vật tư và phòng thiết bị giấy vở

Các phòng ban có những chức năng như sau:

Phòng tổng hợp: tổ chức về thuyên chuyển chế độ tiền lương và bảo hiểm cho

cán bộ, công nhân viên trong công ty Quản trị hành chính, quản lý các tài sản, vật

tư, thiết bị của các phòng ban và các phân xưởng

Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch cung ứng sách, thiết bị,

điều hành kế hoạch đặt mua sách với các nhà xuất bản tránh tình trạng “sốt sách”

Tổ chức bán hàng đào tạo đội ngũ nhân viên bán hàng, kiểm tra các thủ tục xuất bán, nhập hàng và báo cáo thường kỳ về số lượng nhập, xuất, tồn kho Cuối tháng đối chiếu số liệu với phòng kế toán

Phòng kế toán: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết mọi hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty, phản ánh về kết quả dưới hình thái giá trị, quản lý tài chính,

thực hiện đầy đủ các quy định về chế độ chính sách của nhà nước dưới hoạt động

tổ chức kế toán

Phòng kế hoạch vật tư in: có nhiệm vụ khai thác, kí kết các hợp đồng in ấn,

lệnh sản xuất, xây dựng hạn mức vật tư và có trách nhiệm cung ứng đầy đủ kịp thời vật tư cho sản xuất

Phòng thiết bị giấy vở: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất giấy vở, tìm

tòi nghiên cứu đổi mới mẫu mã

Phân xưởng in offset và xưởng xén kẻ giấy vở: hai phân xưởng này có nhiệm vụ

in ấn các tài liệu, ấn phẩm, các loại sách… và xén kẻ, đóng giấy vở theo lệnh sản xuất của công ty

IV Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán của công ty sách và thiết bị trường học Hải phòng.

4.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty.

Công ty Sách và thiết bị trường học Hải Phòng là một doanh nghiệp có quy mô vừa, địa bàn hoạt động tập trung trong thành phố, tạo điều kiện cho công tác tổ chức sản xuất và quản lý sản xuất Vì vậy, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức: tổ chức công tác kế toán tập trung dưới sự phân công và chịu trách nhiệm của kế toán trưởng

Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, công ty đã có ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán Mặc dù chưa sử dụng công nghệ phần mềm chuyên dụng mới chỉ dùng Excel, nhưng tạo điều kiện rất thuận lợi cho sự phân công phân nhiệm thành từng mảng công việc Kế toán viên cũng hoàn thành tốt hơn khối lượng công việc của mình, nhất là những dịp thời vụ khi khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn

Cơ cấu bộ máy kế toán được trình bày theo sơ đồ sau:

Sơ đồ1.4: Tổ chức bộ máy kế toán.

Kế toán trưởng

sản xuất

Kế toán kinh doanh

Kế toán tổng hợp

Thống kê

phân

xưởng in

offset

Thống kê phân xưởng xén kẻ giấy vở Phòng kế toán có năm người, chức năng và nhiệm vụ như sau:

Kế toán trưởng: có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán sao cho hợp lý, tổ chức

luân chuyển chứng từ, định khoản và ghi chép ban đầu Phân công, phân nhiệm cho kế toán viên, kiểm tra giám sát việc thực hiện nhiệm vụ được giao Hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm soát phê duyệt mọi hoạt động thu chi và chuyển tiền Trực tiếp theo dõi các phần hành kế toán trong công ty Kiểm tra sổ sách kế toán, tham gia lập các báo cáo kế toán và chịu trách nhiệm về tất cả những hoạt động hạch toán kế toán trong công ty

Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt của công ty, lưu các phiếu thu chi để

cập nhật tình hình thu chi, ghi sổ quỹ, lập báo cáo quỹ

Kế toán sản xuất: chịu trách nhiệm toàn bộ phần hạch toán về sản xuất của công

ty Cụ thể: tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, thực hiện hệ thống định mức về vật tư, tiền lương và các khoản chi phí khác Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, xác định giá bán hợp lý cho sản phẩm sản xuất

Kế toán kinh doanh: hạch toán toàn bộ mảng kinh doanh của công ty Theo dõi

tình hình nhập, xuất tồn kho các loại hàng hoá, theo dõi giá nhập và giá bán Thực hiện kế toán thuế và theo dõi các tài khoán thanh toán

Kế toán tổng hợp( phó kế toán trưởng): có nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra, đối

chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh với số liệu trên bảng nhật ký chung cuối kỳ Cuối mỗi tháng lập bảng cân đối kế toán Cuối quý lập các báo cáo kế toán Khi cần thiết, có nhiệm vụ lập các báo cáo nhanh để phân tích các chỉ tiêu tài chính quan trọng

Tại các phân xưởng công ty có nhân viên thống kê tập hợp số liệu, ghi chép ban đầu, theo dõi sản xuất và tình hình sử dụng nguyên vật liệu Sau đó gửi lên phòng

kế toán công ty để kế toán tập hợp, quản lý và tính giá thành

4.2 Công tác kế toán của công ty.

4.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ.

4.2.1.1 Chứng từ về tiền tệ.

Bao gồm:

- Phiếu thu: mẫu số 01-TT /QĐ số 1141- BTC /11-95

- Phiếu chi: mẫu số 02-TT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

- Giấy tạm ứng: mẫu số 03-TT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

- Giấy thanh toán: mẫu số 04-TT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

- Thẻ kho: mẫu số 06-TT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

4.2.1.2 Chứng từ về vật tư

Bao gồm:

- Phiếu nhập kho: mẫu số 01-VT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

- Phiếu xuất kho: mẫu số 02-VT/ QĐ số 1141- BTC /11-95

- Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá, sản phẩm: Giấy tạm ứng: mẫu số 08-VT /QĐ số 1141- BTC /11-95

4.2.1.3 Chứng từ về bán hàng

Bao gồm:

- Hoá đơn bán hàng: mẫu số 01a-BH/ QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT

/11-95.

- Hoá đơn giá trị gia tăng: mẫu số 01a-BH/ QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT

/11-95

4.2.1.4 Chứng từ về lao động tiền lương.

Bao gồm:

- Bảng chấm công: mẫu số 01-LĐTL/QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT/11-95

- Bảng thanh toán tiền lương: mẫu số 02-LĐTL/QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT/11-95

4.2.1.5 Chứng từ về tài sản cố định.

Bao gồm:

- Biên bản giao nhận TSCĐ: mẫu số 01-TSCĐ/QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT/11-95

- Thẻ TSCĐ: mẫu số 02-TSCĐ/QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT /11-95

4.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

4.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

4.2.3.1 Hình thức kế toán.

Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán :" Nhật ký chung" Việc áp dụng hình thức này xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính thời vụ, tổ chức quản lý tập trung và số lượng các nghiệp vụ phát sinh không quá lớn… Việc

áp dụng hình thức:" Nhật ký chung" mang lại cho công ty những thuận lợi như ứng dụng nhanh các phần mềm kế toán vì thực chất của kế toán máy là sự hoà trộn giữa hai hình thức kế toán là: " Nhật ký chung" và "Chứng từ ghi sổ"