THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM

a.Ban giám đốc: -Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau: Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương… Phòng tổ chức lao động Công tác kế hoạch, vật tư và t

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY

PHƯƠNG NAM

I ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY PHƯƠNG NAM

1.1.Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty Phương Nam thuộc Sở công nghiệp Hà nội là một doanh nghiệpNhà nước.Trước đây là Xí nghiệp gia công dệt nhuộm Hà nội, được thành lập vàonăm 1959 sau đổi tên là Công ty Phương Nam

Công ty Phương Nam được Sở Kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp quyết định thànhlập ngày 20/01/1997

Công ty có tên giao dịch là Phương Nam company

Trụ sở chính của công ty: số 352 đường Giải Phóng - quận Thanh Xuân - Hànội

Diện tích mặt bằng hiện nay: 2700 m2,

trong đó diện tích: - Nhà xưởng là 1300 m2,

-Văn phòng: 400 m2,

-Kho bãi: 1000 m2

1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

1.2.1 Mô hình bộ máy quản lý của công ty Phương nam.

Giám đốcPhó giám đốc kinh doanh doanh Kế Toán trưởng Phó giám đốc kỹ thuật

Phòng kế hoạch vật tưPhòng tài vụBan bảo vệPhòng tổ chức hành chínhBan kinh tế cơ bảnPhòng kỹ thuật

Phân xưởng dệt Phân xưởng may Phân xưởng in lưới Tổ cơ điện

449 người

Cấu trúc quản lí của công ty theo hướng trực tuyến được thể hiện ở sơ đồ trên Trong qúa trình hoạt động các phòng ban phối hợp với nhau thực hiện các chức năng nhiệm vụ một cách hiệu quả

Về nhân sự :+ Ban giám đốc có 3 người (giám đốc và phó giám đốc)

+Phòng tổ chức hành chính có 9 người

+Đội bảo vệ có 8 người.

+Phòng kế hoạch có 10 người

+Phòng kĩ thuật có 10 người

+Phòng kế toán tài vụ có 12 người

+Phòng kinh tế cơ bản có 7 người

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban.

a.Ban giám đốc:

-Giám đốc: phụ trách chung và phụ trách các mặt công tác cụ thể sau:

Công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương…( Phòng tổ chức lao động )Công tác kế hoạch, vật tư và tiêu thụ ( Phòng kế hoạch vật tư )

Công tác tài chính thống kê kế toán (Phòng tài vụ )

Tiến bộ kỹ thuật đầu tư xây dựng cơ bản (Phòng kỹ thuật và ban XDCB)-Phó giám đốc kỹ thuật giúp cho giám đốc phụ trách các công tác:

Công tác kỹ thuật ( Phòng kỹ thuật )

Công tác bồi dưỡng và nâng cao trình độ công nhân, công tác bảo hiểm laođộng ( Phòng tổ chức )

Điều hành kế hoạch tác nghiệp của các phân xưởng

-Phó giám đốc kinh doanh: giúp việc cho giám đốc phụ trách các công việc.Công tác kinh doanh tiêu thụ sản phẩm (Phòng kế hoặc vật tư )

Công tác quản trị và bảo vệ ( Phòng hành chính và ban XDCB )

b.Các phòng ban:

* Phòng kế hoạch : với chức năng tham mưu giúp giám đốc lập kế hoạch sản

xuất, giao kế hoạch sản xuất cho các đơn vị Giúp giám đốc tổng hợp kiểm tra vàđánh giá tình hình thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của các đơn vị Ngoài ra phòngcòn có nhiệm vụ cung ứng vật tư xuất nhập khẩu, quản lý kho thành phẩm vànguyên liệu của công ty

Tham mưu cho giám đốc các mặt công tác: Các kế hoạch tổng hợp ngắn hạn(1 năm) hoặc dài hạn và các kế hoạch tác nghiệp

-Kế hoạch giá thành

-Điều độ sản xuất hàng ngày ( kế hoạch tác nghiệp )

-Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu

-Tiêu thụ sản phẩm

* Phòng kỹ thuật : Phòng Kỹ thuật quản lý, kiểm tra hướng dẫn các đơn vị

thực hiện mặt hàng sản phẩm đúng thiết kế mẫu mã, quy trình kỹ thuật theo hợpđồng kinh tế đã đăng ký với khách hàng Nghiên cứu cải tiến các mặt hàng, chế tácmẫu mã và sản phẩm mới vv Tham mưu cho giám đốc về các công tác:

-Công tác tiến bộ kỹ thuật

-Quản lý quy trình kỹ thuật và quy trình công nghệ sản xuất

-Nghiên cứu các mặt hàng mới, mẫu mã bao bì

-Quản lý và xây dựng kế hoạch, tu sửa thiết bị

-Giải quyết các sự cố máy móc, công nghệ của sản xuất

-Tham gia đào tạo công nhân về mặt kỹ thuật

Nhiệm vụ của phòng là theo dõi thực hiện các quy trình công nghệ đảm bảochất lượng sản phẩm, đồng thời đưa ra dự án mua sắm thiết bị mới

* Phòng kế toán tài vụ : có chức năng tham mưu cho giấm đốc về công tác tài

chính ( chi tiết ở phần sau )

Phòng Kế toán - tài vụ thực hiện công tác tài chính theo các chế độ tài chính,chính sách của nhà nước Đặc biệt theo Nghị định 56 và Nghị định 59 CP ngày3/10/1996 thực hiện hoạt động giám sát hoạt động tài chính

*

Phòng tổ chức hành chính : với chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt

qui hoạch cán bộ, đề bạt , phân công cán bộ lãnh đạo và quản lí trong công ty.Quản lí lao động tiền lương, quản lí hồ sơ lí lịch cán bộ công nhân viên Giải quyết

thủ tục về chế độ Ngoài ra phòng còn quản lí toàn bộ về nhà cửa, đất đai , xâydựng và các công việc hành chính khác.

Nhiệm vụ của phòng tổ chức là điều độ tiến độ sản xuất, điều hoà bố trítuyển dụng lao động cho phù hợp với tiến độ sản xuất, soạn thảo ra nội quy, quychế quản lý các công văn, chỉ thị và giải quyết các vấn đề về tiền lưong, BHXH,BHYT sau đó chuyển lên phòng kế toán tính lương và các khoản có tính chấtlương

-Công tác hành chính quản trị

-Công tác đời sống ( nhà ăn )

-Công tác y tế, sức khoẻ, công tác nhà trẻ mẫu giáo

-Công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

-Soạn thảo các nội quy, quy chế quản lý, các quyết định, công văn, chỉ thị-Điều động, tuyển dụng lao động Giải quyết các chính sách cho người laođộng

*Ban bảo vệ: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác như bảo vệ, tự vệ,

thực hiện nghĩa vụ quân sự Đội bảo vệ với chức năng đảm bảo trật tự an ninh antoàn trong công ty và xã hội Bảo vệ tài sản của công ty cũng như của công dân

*Ban xây dựng cơ bản: tham mưu cho giám đốc các mặt công tác kế hoạch

xây dựng, sửa chữa nhỏ trong công ty

c.Các phân xưởng:

Các phân xưởng với chức năng tổ chức, quản lý sản xuất thực hiện kế hoạchtrên giao Nhiệm vụ của các phân xưởng:

-Quản lý thiết bị, công nghệ sản xuất

-Quản lý công nhân

-Thực hiện các kế hoạch tác nghiệp

-Ghi chép và thống kê các số liệu ban đầu ( ghi lại những sản phẩm làm ra từcông nhân), đồng thời ghi phiếu nhập kho Ngoài ra thống kê phân xưởng phải

-Phân xưởng may: chuyên gia công các loại cặp da, túi sách, va ly.

-Phân xưởng dệt: có nhiệm vụ gia công các sản phẩm phục vụ sản xuất sảnphẩm da

-Phân xưởng in lưới: in lưới trên các sản phẩm túi xách ví da theo yêu cầu-Tổ cơ điện: phụ trách sửa chữa và bảo quản sử dụng máy móc của các phânxưởng và các phòng ban

1.3 Quy trình tổ chức sản xuất tại công ty Phương Nam

Mỗi sản phẩm hoàn thành đều phải tiến hành theo các bước sau:

Biểu số 2

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT CỦA CÔNG TY PHƯƠNG

NAM

Do công ty sản xuất chuyên làm theo đơn đặt hàng hoặc nhận gia công làchủ yếu Chính vì vậy khi có nhu cầu sản xuất thì NVL mua ngoài hoặc do đơn vịthuê gia công gửi sang Nguồn NVL chính chủ yếu ở đây là: Vải ( da, giả da, vảipvc… ), sợi

Sau khi nhận được đơn đặt hàng NVL được xuất vào từng phân xưởng: Sợi được xuất vào phân xưởng Dệt, dệt dây quai làm dây đeo túi Sau khidây quai dệt xong chuyển sang cho phân xưởng May

Da, giả da được cắt, in lưới theo yêu cầu của đơn đặt hàng Phân xưởngMay tiếp nhận dây quai và sản phẩm cắt, in thực hiện bước cuối cùng may hoànthiện một chiếc túi xách, ví, ba lô

1.3.2 Tổ chức các yếu tố sản xuất

Nhân lực: Sau khi ký hợp đồng hoặc nhận đơn đặt hàng của khách hàng

Công ty giao nhiệm vụ cho từng phân xưởng, các quản đốc có nhiệm vụ điều độngnhắc nhở nhân công để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ sản xuất, hoàn thành tốthợp đồng ký kết

Nguyên vật liệu: Thông thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh,

thì các quản đốc có nhiệm vụ báo cáo tình hình với giám đốc công ty và phòng kếhoạch Trên cơ sở đó để có kế hoạnh cung ứng kịp thời cho sản xuất tránh tình trạngthiệt hại do ngừng sản xuất tạo ra

Máy móc thiết bị: Kể từ khi thành lập, công ty đã có đầy đủ trang thiết bị

hiện đại nhập khẩu của nước ngoài Ngoài ra, hàng năm công ty đầu tư mua sắmcác trang thiết bị mới nhằm nâng cao năng suất lao động, cải tiến công nghệ sảnxuất , hạ giá thành sản phẩm

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM

Kế toán tiền mặt

Kế toán trưởngKiêm kế toán tổng hợp

Phó phòng tài vụKế toán giá thành

Kế toán công nợKế toán TL & Kế toán vật liệuBHXH Kế toán Kế toán tiêu thụTSCĐ

2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Biểu số 3

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM

Phòng tài vụ của công ty gồm 10 người Trong đó có:

- Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp

- Phó phòng kiêm kế toán giá thành

- Cán bộ kế toán phụ trách các phần kế toán khác

- Thủ quỹ

Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung.Mọi công việc liên quan đến tài chính đều được thực hiện ở phòng kế toán môhình kế toán tập trung rất phù hợp với công việc kế toán ở công ty Phương Nam vìcông ty Phương Nam là doanh nghiệp có quy mô nhỏ

Nhiệm vụ của phòng kế toán :

+ Giám sát tình hình hoạt động tài chính của công ty.

+ Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng doanh nghiệp

+ Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế

độ quy định của ngành chủ quản

+ Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo

1.4.2 Nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên phòng tài vụ:

-Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài vụ ): là người chịu trách nhiệm cao nhất

về hoạt động tài chính và là người điều hành bộ máy kế toán của công ty Đồngthời kế toán trưởng phải kiểm tra đối chiếu việc thực hiện luân chuyển chứng từ cóđúng không Ngoài ra kế toán trưởng còn hướng dẫn chỉ đạo việc lưu giữ tài liệu,

sổ sách kế toán, lựa chọn các hình thức kế toán thích hợp với hoạt động sản xuấtkinh doanh của công ty

Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho giám đốcnhằm giúp cho giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong sản xuất kinhdoanh của đơn vị đặc biệt về vấn đề tài chính của công ty

-Phó phòng tài vụ ( kế toán giá thành sản phẩm ): là người thay kế toántrưởng giải quyết công việc có tính tạm thời trong lúc kế toán trưởng vắng trongthời gian ngắn Đồng thời là người theo dõi và tập hợp chi phí sản xuất phát sinhtrong doanh nghiệp để từ đó tính giá thành sản phẩm và quyết định giá bán cho sảnphẩm

-Kế toán ngân hàng: Quản lý các loại vốn ngân hàng, phụ trách việc vay, trả,giao dịch với ngân hàng

-Kế toán công nợ: theo dõi hạch toán các khoản công nợ của công ty khi mua hàng hoá của các cơ quan khác, hoặc công ty bán chịu cho khác hàng những sản phẩm mà công ty sản xuất ra để tiêu thụ (Hay gọi là hình thức thanh toán sau )

- Kế toán vật liệu: Phụ trách theo dõi quá trình nhập xuất tồn vật tư trên sổsách

-Kế toán tiêu thụ: tổng hợp thống kê việc tiêu thụ sản phẩm.

-Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lượng, giá trị tàisản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xínghiệp đồng thời kế toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổkhấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản

và chế độ qui định

-Kế toán tiền lương: phụ trách việc hạch toán tiền lương BHXH, BHYT,KPCĐ, tiền công, thưởng và các khoản phải trả cho người lao động

-Kế toán tổng hợp: Cuối kì kế toán (tháng, quý hoặc năm) sau khi bộ phận

kế toán chi tiết vào sổ kế toán chi tiết, lên bảng kê, bảng phân bổ và nhật kí chứng

từ, kế toán tổng hợp kiểm tra sau đó vào Sổ Cái, lên bảng cân đối kế toán và lậpcác báo cáo tài chính, xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp mọi số liệu và chứng

từ mà các kế toán viên giao cho Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ

-Thủ quỹ: thu chi tiền mặt hàng ngày

2.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Công ty Phương Nam là một doanh nghiệp sản xuất nên để hoàn thành tốt

nhiệm vụ và xử lý thông tin kịp thời chặt chẽ, kế hoạch sản xuất có hệ thống,phòng kế toán áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ

Niên độ kế toán của công ty được bắt đầu từ 01/01 và kết thúc vào 31/12trong năm

Từ năm 1999 khi nhà nước áp dụng 2 luật thuế mới là thuế giá trị gia tăng vàthuế thu nhập doanh nghiệp trong hạch toán Công ty đã áp dụng việc tính thuếtheo phương pháp khấu trừ

Trình tự ghi sổ: Trình tự ghi sổ được khái quát qua sơ đồ sau

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Biểu số 4

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Quan hệ đối chiếu

Bộ sổ kế toán công ty sử dụng bao gồm:

Nhật ký chứng từ số 9 - TSCĐ

Bảng kê: Có 8 bảng kê, trong đó phục vụ cho việc ghi sổ Nhật ký được

gọn nhẹ, nhanh chóng, các bảng kê thường sử dụng có:

BK 1 - Tiền mặt (ghi Nợ)

BK 2 - TGNH (ghi Nợ)

BK 4 - Chi phí sản xuất theo phân xưởng

BK 5 - Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí xây dựng cơ bản

Bảng phân bổ: Sử dụng để chia chi phí cho các đối tượng chi phí theo

công dụng và mục đích chi phí Bảng phân bổ thường dùng để hạch toán trướckhi ghi bảng kê chi phí Có 3 sổ phân bổ:

BPB 1 - Tiền lương và khoản trích theo lương

BPB 2 -Vật liệu, CCDC

BPB 3 - Khấu hao TSCĐ

Sổ chi tiết: Gồm các sổ chi tiết được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi

BK hoặc Nhật ký-chứng từ

Sổ cái: sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các nhật ký chứng

từ; sổ cái mở cho từng tài khoản

2.3 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho.

Do đặc điểm của công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu phục vụ choquá trình sản xuất đa dạng phong phú nên để hạch toán hàng tồn kho công ty ápdụng phương pháp kê khai thường xuyên, theo dõi và phản ánh một cách liêntục về giá trị và số lượng nhập xuất tồn của từng loại vật liệu

Với phương pháp này, kế toán nguyên vật liệu có thể theo dõi một cáchchính xác cả về số lượng lẫn giá trị vật liệu xuất kho, cung cấp thông tin vềhàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật, tuy nhiên không tránh khỏi nhượcđiểm là phải mất nhiều công sức

III TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY PHƯƠNG NAM

3.1 Tình hình vật liệu của công ty Phương nam

3.1.1 Đặc điểm vật liệu của công ty

Công ty Phương Nam thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên sảnxuất các sản phẩm túi xách, ví da, ba lô Công ty sản xuất ra nhiều loại sản phẩmkhác nhau theo yêu cầu đơn đặt hàng hoặc gia công thuê cho nước ngoài do đónguyên vật liệu sử dụng với khối lượng lớn, đa dạng nhiều chủng loại Chính vìvậy nguyên vật liệu là thành phần chính cấu tạo nên các sản phẩm đa dạng đó Vậtliệu của công ty được đưa vào với hai hình thức chính là nhập khẩu và mua trongnước

Do đặc điểm sản xuất sản phẩm trên của công ty là chủ yếu nên vật liệu của công

ty thuộc những ngành công nghiệp dệt may(chủ yếu là da và giả da) dễ bị hưhỏng kém phẩm chất do tác động của độ ẩm và khí hậu gây ẩm mốc và mủn, màchất lượng sản phẩm lại chịu ảnh hưởng lớn từ chất lượng vật liệu Vì vậy khâuđảm bảo nguyên vật liệu là hết sức quan trọng, nó quyết định đến chất lượng sảnphẩm của công ty Do tính chất vật liệu như vậy nên công ty rất chú trọng đếnkhâu phân loại, bảo quản, kho tàng

Công ty gồm có 3 kho lưu trữ chính:

• Kho nguyên vật liệu chính: là kho bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu chínhnhư: vải da, vải giả da, vải pvc, vải xoa, sợi…

• Kho nguyên vật liệu phụ và dụng cụ: Bao gồm các vật liệu phụ như: khoá,bìa, mút, móc …và các dụng cụ gồm các phụ tùng thay thế, các linh kiện ,dụng cụ bảo hộ lao động…

• Kho thành phẩm: Bảo quản các sản phẩm hoàn thành theo hợp đồng

3.1.2 Phân loại nguyên vật liệu cuả công ty

Để đáp ứng nhu cầu hạch toán chi phí nguyên vật liệu qua đó tính giá thành sảnphẩm Công ty đã sử dụng phương pháp phân loại nguyên vật liệu theo nội dungkinh tế vầ yêu cầu quản trị trong công ty nguyên vật liệu chính bao gồm:

+Nguyên vật liệu chính: Các loại vải như: Vải da, vải giả da và sợi

+ Nguyên vật liệu phụ gồm: Mút, khuy bấm, dây khoá, đầu khoá, chỉ vắt sổ,chỉ may…

Xuất phát từ yêu cầu đảm bảo tính an toàn trong bảo quản vật liệu Công ty

đã xây dựng hệ thống nội quy đến kho tàng thì không được phép vào kho (nội quytrong việc nhập xuất nguyên vật liệu) Trong nội quy của công ty về kho bãi xácđịnh rõ trách nhiệm vật chất trong trường hợp hao hụt hư hỏng, thiếu, mất nguyênvật liệu thì người quản lý kho phải chịu trách nhiệm vật chất trước ban lãnh đạocông ty

Các kho dự trữ của công ty được xây dựng khô ráo, không dột nát bố trí gầnphân xưởng, thuận tiện cho việc chuyên chở, cung ứng kịp thời cho sản xuất.Chính vì vậy vật liệu trong kho được quản lý tốt không xảy ra mất mát hư hỏng

3.1.3-Các nguồn nguyên vật liệu chủ yếu

Vật liệu mua ngoài: Đây là nguồn nhập chủ yếu của của công ty

+ Vật liệu nhập ngoại nhiều nhất của công ty là các sản phẩm vải mà chủyếu nhập từ Hàn Quốc, Trung Quốc…

+ Vật liệu mua trong nước : như sợi, vải, khoá được nhập chủ yếu ở các hộgia đình

3.1.4- Đánh giá nguyên vật liệu

3.1.4.1 Giá nguyên vật liệu nhập kho

Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giáthực tế

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khácnhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từngtrường hợp cũng khác nhau Vì vậy giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đượcxác định:

- Nguyên vật liệu do mua ngoài:

-Các khoảngiảm giáTuy nhiên công ty có những sản phẩm tự chế biến lại là nguyên vật liệu đầuvào cho các sản phẩm khác Các sản phẩm này được nhập kho sau khi hoàn thànhvới giá nhập kho là gía thành công xưởng thực tế

- Vật liệu do doanh nghiệp gia công chế biến (nếu có):

Giá thực tế vật

Giá thực tếNVL xuất kho

để gia công

Chi phí vậnchuyển bốc dỡ-Phế liệu: đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc cóthể bán được)

3.1.4.2 Giá vật liệu xuất kho

Nguyên vật liệu sau khi được nhập kho, tuỳ thuộc vào nhu cầu sản xuất kinhdoanh của công ty mà nguyên vật liệu có thể được xuất ra phục vụ cho quá trìnhnày Tuy nhiên không phải mọi nguyên vật liệu đều cùng nhập tại một thời điểm,theo cùng một giá, mà chúng nhập theo thời điểm khác nhau và giá của chúng luônbiến động Vì vậy, để theo dõi và đánh giá chính xác việc tính giá xuất kho nguyênvật liệu phải theo phương pháp phù hợp với đơn vị.

Tại công ty Phương Nam, giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phươngpháp bình quân cả kỳ dự trữ

3.2 Tổ chức chứng từ kế toán ở công ty Phương Nam.

1 Chứng từ sử dụng :

- Hoá đơn giá trị gia tăng (do bên bán lập)

- Các loại phiếu nhập kho, xuất kho,

- Biên bản kiểm nhận hàng hoá

- Các chứng từ về chi phí mua hàng

- Các chứng từ thanh toán tiền: Phiếu chi, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ ngânhàng

2.Tổ chức chứng từ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu

* Đối với vật liệu mua ngoài

Nguyên vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau trong đónhập từ mua ngoài là chủ yếu

Việc cung ứng vật tư cho sản xuất, cho các đối tượng khác trong Công ty dophòng Kế hoạch vật tư thực hiện Căn cứ vào tình hình sản xuất và dự trữ nguyênvật liệu của toàn Công ty, phòng Kế hoạch vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vậtliệu

Khi nhận được hoá đơn, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán gửi đến nay

do nhân viên cung tiêu của Công ty mang về, phòng Kế hoạch vật tư phải đối chiếu

với hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên để quyết định chấp nhận hay khôngchấp nhận thanh toán đối với từng chuyến hàng Khi nguyên vật liệu về đến Công

ty phải thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm nghiệm vật tư về số

lượng, chất lượng, quy cách nguyên vật liệu

Biểu số 5

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số 02-B/GTKL 3LL

Số: 005538

Liên: 2 (Giao cho khách hàng)

Ngày 7 tháng 1 năm 2003

Đơn vị bán hàng: Công ty Mai phương

Địa chỉ: Số 20 Kim Đồng – Thanh xuân-Hà Nội

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Cường

Đơn vị: Công ty Phương Nam

Địa chỉ: 358 Đường Giải Phóng

Hình thức thanh toán: Tiền gửi ngân hàng MST:0100232455-1

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 68.388.412,5

Tổng cộng tiền thanh toán: 752.272.537,5

Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi hai triệu hai trăm bảy mươi hai ngàn

năm trăm ba mươi bảy đồng chẵn

Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng trên Ban kiểm nghiệm của công ty Phương Namtiến hành kiểm nghiệm và lập biên bản kiểm nghiệm như sau :

Biểu số 6

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

SỞ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Công ty Phương Nam

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ

Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005321, 005538, ngày 7 tháng 1 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm:

Bà : Nguyễn Thị Đào: Đại diện phòng Kế hoạch vật tư - trưởng ban

Ông: Lê Minh : Đại diện phòng Kỹ thuật - uỷ viên

Bà: Nguyễn Thị Lan - Thủ kho - uỷ viên

Đã kiểm nghiệm loại vật tư dưới đây:

MÃ VẬT

TƯ

Tên, nhãnhiệu vật tư

Đơn vịtính

quy cách

Khôngđúng quycách

Theochứng từ

ThựcnhậpVp

Kết luận của Ban kiểm nghiệm: Đạt tiêu chuẩn nhập kho

Hà nội, ngày 7 tháng 1 năm 2003

Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban

Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật tư, bộ phận thu mua xem xét tình hìnhvật liệu Nếu nguyên vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì trả lại người bán.Nếu vật liệu vật hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho, ngoài định mứcthì quy trách nhiệm bồi thường.

Khi nguyên vật liệu được chấp nhận nhập kho thì phòng Kế hoạch vật tư lậpphiếu nhập kho Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên phòng Kế hoạch vật tư giữ, 1liên người lập giao cho thủ kho để ghi thẻ kho rồi chuyển về phòng Kế toán để ghi

sổ Thông thường mỗi một loại vật tư sẽ lập một phiếu nhập kho, nhưng có thể lậpmột phiếu nhập kho cho nhiều loại vật tư

Họ tên người giao hàng : Nguyễn Văn Cường

Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính

Cộng 1.463.287.125

Hà nội, ngày 7 tháng 1 năm 2003

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )

*Đối với vật liệu là thành phẩm do công ty tự sản xuất nhập kho.

Thực chất đây là quá trình nhập kho thành phẩm mà thành phẩm của công ty

ở đây là dây quai Sau khi thành phẩm được sản xuất xong, quản đốc phân xưởngdệt và công nhân phải tự kiểm tra sản phẩm trước khi cán bộ kiểm tra Cán bộkiểm tra sau khi kiểm tra thử nghiệm sản phẩm về số lượng, chất lượng lập biênbản kiểm nghiệm (giống như ở biểu số 2) để kiểm tra thử nghiệm, phòng kế hoạchviết phiếu nhập kho giống như phiếu nhập kho của trường hợp nguyên vật liệumua ngoài

Phiếu nhập kho này lập thành 2 liên:

-1 liên lưu ở phòng kế hoạch

-1 liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó giao cho phòng kế toán

Biểu số 8

PHIẾU NHẬP KHO

Phân xưởng DệtNgày 20 tháng 1 năm 2003

Số 136

Họ và tên người giao hàng: Vũ Thị Hồng

Nhập tại kho: Nguyên vật liệu phụ

NVL mua về: căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán Kiểm nghiệm đánh giá chất lượng vật liệu mua về Làm thủ tục nhập kho: Phiếu nhập kho

Thựcnhập

Ngày 20 tháng 1 năm 2003

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên ) ( ký, họ tên )

• Đối với phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi của công ty Phương Nam ở đây

chỉ là những sản phẩm thừa của quá trình sản xuất như vải vụn, chỉ vụn, bìagiấy cắt…hầu như có giá trị không cao Chính vì vậy mà công ty PhươngNam không làm thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất,phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuất nhập thẳng vào kho vật liệuphụ, không qua một hình thức kiểm tra đong đếm nào Nghĩa là công tykhông phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi

Biểu số 9 Thủ tục nhập kho NVL được khái quát qua sơ đồ sau:

3 Tổ chức chứng từ xuất kho nguyên vật liệu:

Tại Công ty, nguyên vật liệu xuất dùng chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sản xuấtkinh doanh Ngoài ra nguyên vật liệu có thể xuất bán, cho vay

Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là "Phiếu xuất kho" Phiếu xuấtkho do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập Phiếu được lập cho một hoặc nhiềuthứ nguyên vật liệu tại cùng một kho, cùng sử dụng để sản xuất một loại sản phẩm.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

- 1 liên người lĩnh giữ

- 1 liên gửi lên phòng Kế hoạch vật tư

-1 liên thủ kho chuyển cho phòng Kế toán

Biểu số 10

SỞ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Công ty Phương Nam

PHIẾU XUẤT KHO

Thựcxuất

Đơn

Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Trường hợp bộ phận sử dụng nguyên vật liệu muốn dùng bổ sung thêm loạinguyên vật liệu nào đó thì yêu cầu với phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kế hoạch vật

tư sau khi xem xét tình hình sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó, nếu thấyhợp lý sẽ lập "Phiếu xuất kho"

4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty:

Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và đặc điểm về sản phẩm của Công

ty, theo yêu cầu quản lý kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toánchi tiết nguyên vật liệu Về mặt lý tưởng phương pháp này phù hợp với tình hìnhcủa Công ty hiện nay Phương pháp này được sử dụng đòi hỏi Công ty xây dựngđược hệ thống danh điểm nguyên vật liệu hoàn thiện Thực tế công tác hạch toánchi tiết nguyên vật liệu tại kho và phòng Kế toán được tiến hành như sau:

1 Tại kho:

Khi nhận được chứng từ về nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho thực hiệnviệc kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ Sau khi nhập kho hoặc xuất khonguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho và kývào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các chứng từ nhập, xuất hàng ngày được thủkho giao cho kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi kho

Thẻ kho dùng để tiến hành ghi chép, phản ánh hàng ngày về tình hình nhập,xuất, tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng