Kế toán nguyên vật liệu Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thông tin chính xác để ra quyết định th
Trang 1MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM
I NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY.
1 Công tác kế toán nói chung:
Qua hơn 44 năm hình thành và phát triển đến nay Công ty Phương Nam đã
có bề dày thành tích đáng kể, giải quyết việc làm cho gần 600 người, phục vụ nhu cầu của toàn dân đóng góp một số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm
Cùng với sự phát triển của Công ty, bộ máy kế toán của Công ty ngày càng hoàn thiện hơn và có những đóng góp rất lớn cho Công ty về vấn đề tài chính, giúp cho Công ty đứng vững và có sức cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường Công ty
đã kịp thời áp dụng và thực hiện tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo của Công
ty luôn hoàn thành đúng thời gian quy định Công tác hạch toán kế toán được thực hiện trên cơ sở vận dụng linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đó vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời nhu cầu thông tin cho quá trình quản lý Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Phương Nam em thấy công tác
kế toán tại Công ty đã có những thành công:
- Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) được Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo đúng chế độ ban hành
- Về tổ chức kho: Hệ thống kho được tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng Việc phân chia thành các kho
cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng cũng dễ dàng hơn Từ đó có thể cung cấp đầy đủ kịp thời về tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty
Trang 2- Về phương pháp kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch toán kế toán Đây là một phương pháp luân chuyển chứng từ một cách chặt chẽ Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế toán của Công ty luôn theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho lãnh đạo Công ty để từ đó có những quyết định hợp lý và kịp thời Hệ thống kế toán của Công ty hoàn thành sổ sách ngày nào xong ngày đó, không để đến cuối tháng bị dồn dập công việc như một số Công ty khác
Tuy nhiên bên cạnh những thành tích đã đạt được công tác kế toán của Công
ty còn có một số hạn chế nhất định như sau:
- Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ công tác kế toán: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, dữ liệu lưu trữ lại nhiều Công ty cần đầu tư thêm
để hiện đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an toàn cho số liệu kế toán
- Về vấn đề bảo hộ lao động và bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế toán: Do điều kiện hạch toán kế toán hoàn toàn trên máy vi tính, nhân viên phòng
kế toán sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần được tính bồi dưỡng độc hại Thủ quỹ cần được trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ khẩu trang)
vì hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn
2 Công tác kế toán nguyên vật liệu.
Kế toán nguyên vật liệu Công ty đã theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn từng loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thông tin chính xác để ra quyết định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế toán gia thành tính đúng, tính đủ chi phí cho từng đối tượng để tính ra giá thành sản phẩm Hơn nữa việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu nâng cao tinh thần trách
Trang 3nhiệm bảo quản của thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí của người sử dụng, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu Hạch toán khoa học nguyên vật liệu là nền tảng căn bản giúp Công ty sử dụng vốn đạt hiệu quả cao Vốn lưu động của Công ty chủ yếu từ các nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung của Công ty nhưng nguồn này không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn của Công ty Vì vậy, công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và hạch toán kế toán của Công ty nói chung đã giúp Công ty trang trải lãi vay ngân hàng, các khoản chi phí và còn có lãi bổ sung vào vốn lưu động Nhờ có hệ thống
kế toán Công ty tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra của các cơ quan chức năng được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi
Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đạt được thì kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có những hạn chế nhất định Là một sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty
II MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN
KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM.
1.Quản lý vật liệu tại công ty
Vật liệu của công ty Phương Nam bao gồm nhiều loại khác nhau và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, mỗi loại vật liệu có vị trí và vai trò khác nhau trong sự cấu thành sản phẩm , do đó việc quản lý vật liệu là rất khó khăn Hiện nay công ty Phương Nam không sử dụng “Sổ danh điểm vật tư’’ chưa tạo lập được bộ
mã vật tư để theo dõi dễ dàng, chặt chẽ đảm bảo cho công tác quản lý có hiệu quả, nhất là tạo điều kiện cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán nguyên vật liệu Do vậy để phục vụ yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn trong việc đối chiếu giữa kho và kế toán tình hình nhập xuất tồn vật liệu thì công ty nên xây dựng danh điểm vật tư dựa trên tính phân loại của vật liệu vào quá trình sản xuất
Trang 4Sổ danh điểm vật liệu là sổ tổng hợp các loại vật liệu mà công ty đang sử dụng Sổ này theo dõi từng loại, từng thứ, từng nhóm, từng quy cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty được thống nhất và dễ dàng Mỗi loại, mỗi thứ, mỗi nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp theo một trình tự nhất định để thuận tiện khi cần những thông tin về một loại vật liệu nào đó Mặt khác công ty cần tạo một bộ mã vật liệu thống nhất để quản lý trên máy tính dễ dàng Vấn đề đặt ra là bộ mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu mới và hợp lý Công ty có thể xây dựng
bộ mã vật liệu dựa vào những đặc điểm sau:
+ Dựa vào loại vật liệu
+ Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại
+ Dựa vào số vật liệu trong mỗi nhóm
+ Dựa vào quy cách trong mỗi thứ
Trước đây, công ty chỉ phân chia nguyên vật liệu thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ… mà không quy định theo số hiệu tài khoản Như vậy rất dễ gây nhầm lẫn
và sáo trộn vật tư từ kho này sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản Theo em, trước hết nên xây dựng bộ mã vật liệu trên cơ sở các số hiệu tài khoản như sau:
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính( vải, sợi)
TK 152.2 Nguyên vật liệu phụ ( dây quai, móc, khoá, ghim, chỉ may, mực in, bìa…)
TK 152.3 Nhiên liệu( dầu máy, xăng…)
TK 152.4 Phụ tùng thay thế…
TK 152.5 Vải vụn, bìa…
Trang 5TK 152.8 Vật liệu khác : văn phòng phẩm, các loại bao bì, dây gói…
Mặt khác, vật liệu tại nhà máy quản lý theo từng kho do đó cần chi tiết hơn bằng cách mã hoá từng kho chẳng hạn
TK 152.1.01 Nguyên vật liệu chính tại kho nguyên vật liệu chính
Ở từng kho lại mã hoá chi tiết hơn cho từng loại vật liệu cụ thể trên cơ sở đó kế toán vật tư có thể mở sổ danh điểm vật tư như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
ST
T
Danh điểm
Tên vật liệu ĐVT Đơn giá TT Chú
ý Nhóm Danh điểm
NVL chính
NVL phụ
Trang 6152.2.02.2 Khoá Cái
2 Mở thêm tài khoản 151.
Theo quy định của Bộ Tài Chính ban hành về việc hệ thống tài khoản kế toán nói chung và với từng phần hành kế toán nói riêng, để phản ánh tình hình vật
tư hàng hoá đã mua nhưng cuối tháng chưa về nhập kho, kế toán ghi vào TK 151
“Hàng đang đi đường’’ Song ở đây kế toán công ty Phương Nam không sử dụng tài khoản này Đây là một vấn đề cần khắc phục để tránh tình trạng phải lưu chứng
từ đến tháng sau mới hạch toán, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, số liệu không chính xác
3 Công tác ghi sổ kế toán tổng hợp
Hiện nay, kế toán công ty chỉ mở bảng kê số 4,5 để tập hợp chi phí nguyên vật liệu mà không mở NKCT số 7 Theo trình tự kế toán thì căn cứ để ghi vào sổ cái TK152 là nhật ký chứng từ số 7( Bởi bảng kê 4,5 chưa cung cấp đủ số liệu để ghi vào sổ cái) hơn nữa việc này gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán Vì vậy kế toán tổng hợp nên mở NKCT số 7 ( Ghi có TK 152,153…/ Ghi Nợ TK 621,627…) làm cơ sở để ghi vào sổ cái
4 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Đối với công ty Phương Nam chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng hoặc theo hợp đồng chính vì vậy việc dự trữ nguyên vật liệu trong kho rất hạn chế Chính vì vậy mà công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tuy nhiên giá trị vật liệu có khả năng biến động trên thị trường nhất là đối với vật liệu nhập ngoại Hơn thế nữa vật liệu tại kho khi nhập về phục vụ ngay cho quá trình sản xuất sản phẩm
Trang 7cũng không tránh khỏi tình trạng vật liệu bị giảm giá trị, hao mòn do những nhân
tố khác quan và các nhân tố chủ quan khác Hiện nay công ty Phương Nam chưa lập dự phòng cho một loại vật liệu nào.Vậy theo em công ty công ty nên trích lập
dự phòng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh chính xác hơn vật liệu tồn kho cuối
kỳ cũng như tình hình tài chính của công ty( Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho làm giảm thu nhập của doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp) Công ty nên lập dự phòng cho hàng tồn kho theo chế độ tài chính quy định năm 2003 như sau:
Theo thông tư 89 /TC-BTC để khắc phục được tính hình thức về dự phòng của thông tư 107/TC-BTC thì việc hạch toán các khoản dự phòng phải tiến hành theo những trình tự sau đây:
Cuối niên độ kế toán( 31/12), căn cứ vào tình hình giảm giá hàng tồn kho xác định mức dự phòng cần lập cho từng loại So sánh với số đã lập dự phòng hàng tồn kho năm trước, xác định số chênh lệch cần phải lập, hoặc giảm đi ( nếu có )
- Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồng kho phải lập năm nay lớn hơn
số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước , thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm:
Nợ TK 632( Giá vốn hàng bán )
Có TK 159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
-Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn số
dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập
Nợ TK 159( Dự phòng giảm giá hàng tồn kho )
Có TK 632( Giá vốn hàng bán )
Trang 8
5 Vấn đề tính giá nguyên vật liệu:
Thực trạng: Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Nhưng thực tế số lượng tồn kho của vật liệu là rất ít và nguyên vật liệu nhập về thường được xuất ngay cho các phân xưởng
để đảm bảo hoàn thành hợp đồng kịp thời Bên cạnh đó nguồn nguyên vật liệu nhập về của công ty rất đa dạng nhiều chủng loại khác nhau Chính vì vậy việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ là rất khó khăn cho công tác hạch toán kế toán
Kiến nghị : Xuất phát từ thực tế trên, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá đích danh để tiện cho việc ghi sổ, tránh nhầm lãn
và đảm bảo được tính kịp thời trong việc tính giá nguyên vật liệu xuất
6 Về thời gian vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu:
- Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên liên tục Nguyên vật liệu sau khi xuất phải vài ngày sau mới có chứng từ gửi lên phòng Kế toán Vì vậy Công ty đã thống nhất quy định tất cả các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn ra hàng ngày trong tháng sẽ được ghi chung về ngày 30 hàng tháng để tính toán, ghi sổ kế toán Như vậy là đã làm giảm tính kịp thời của thông tin kế toán và việc ghi sổ kế toán bị dồn vào cuối tháng nhiều làm cho công việc tính toán rất dễ nhầm lẫn
- Kiến nghị: Cách khoảng từ 3 đến 5 ngày, kế toán vào sổ các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu là phù hợp với đặc điểm của Công ty
7.Công tác ghi sổ kế toán :
Trang 9-Thực trạng: Trong việc vào sổ cái, kế toán công ty đã phản ánh tất cả các khoản
nợ và có trong cùng một cột (Ghi có các TK, đối ứng với nợ TK này) như vậy theo nguyên tắc là sai
Ví dụ: Sổ cái TK 151 và sổ cái TK 331
- Kiến nghị: Kế toán công ty không nên phản ánh nợ, có chung vào một cột vừa tránh nhầm lẫn khi cộng phát sinh có và làm đúng theo nguyên tắc kế toán
8 Về việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán
Hiện nay, ở Công ty Phương Nam việc ghi chép kế toán vẫn còn làm thủ công chủ yếu là ghi chép bằng tay Công ty đã sử dụng máy tính từ lâu nhưng chủ yếu sử dụng vào mục đích in một số biểu bảng, báo cáo vào cuối kỳ Đây là việc làm kế toán thủ công rất tốn thời gian, mất nhiều công sức và độ chính xác không cao Theo xu thế của thời đại thì việc sử dụng máy vi tính và các phần mền
kế toán đã trở nên thông dụng đã làm cho kế toán thủ công đ trở nên lỗi thời là lạc hậu Chính vì vậy, việc trang bị máy tính và làm kế toán trên máy tính là cần thiết
để việc tính toán chính xác hơn, thông tin được phản ánh cung cấp kịp thời và giảm bớt được khối lượng công tác kế toán
Trang 10KẾT LUẬN
Trên đây là lý thuyết và thực tế về tổ chức hạch toán nguyên vật liệu tại Công
ty Phương Nam Kế toán nguyên vật liệu có vai trò rất quan trọng đối với công tác
kế toán của Công ty nói riêng và sự tồn tại phát triển của Công ty nói chung Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học sáng tạo, kế toán nguyên vật liệu giúp Công ty giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tới mức
có thể, giúp những người quản lý có quyết định đúng đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối cùng đó là thu được nhiều lợi nhuận
Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn nữa Công ty cần phải hoàn thiện và ngày càng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu và các phần hành
kế toán khác, phát huy hết vai trò của kế toán để phục vụ Công ty
Với điều kiện thời gian thực tập và trình độ còn hạn chế, luận văn tốt nghiệp
sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến nhận xét của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô giáo trong khoa kế toán, các cô chú phòng Kế toán - tài vụ của Công ty và tất cả những ai quan tâm tới vấn đề này Em hy vọng những ý kiến của mình sẽ đóng góp phần nào trong phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty
Em xin trân trọng cảm ơn cô giáo- Nguyễn Thanh Quý đã tận tình hướng dẫn cho em và các cô chú trong phòng Kế toán - tài vụ của Công ty đã giúp đỡ em tìm hiểu thực tế cũng như hoàn thành chuyên đề này
Hà Nội, ngày 25tháng 1năm 2003 Sinh viên
Vũ Thị Phương Thảo
