Khoản nợ nhà cung cấp phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng, hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện giao nhận hàng.. Hạch toán c
Trang 1CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN NỢ VAY TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
I ĐẶC ĐIỂM CÁC KHOẢN NỢ, VAY
1 Khái niệm
Nguồn vốn là nhân tố cần thiết của sản xuất kinh doanh Nguồn vốn được chi tiết ở bên phải Bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp Theo cách phân chia phổ biến nhất nguồn vốn bao gồm vốn chủ sở hữu và nợ phải trả Tỷ trọng của các nguồn đó trong tổng nguồn vốn chính là cơ cấu vốn Doanh nghiệp có một cơ cấu vốn hợp lý sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp tối đa hoá lợi nhuận Đó cũng là cái đích mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới
Bất cứ một sự tăng trong tổng tài sản phải được tài trợ bằng sự tăng một hoặc nhiều yếu tố cấu thành vốn này Cũng như bất kỳ một nhân tố nào khác, để sử dụng vốn, doanh nghiệp cần bỏ ra một chi phí nhất định Chi phí của mỗi nhân tố cấu thành gọi là chi phí nhân tố cấu thành của loại vốn cụ thể đó
Nợ, vay là một hình thức huy động vốn và chiếm dụng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh khi doanh nghiệp thiếu vốn tự có
Các hình thức chiếm dụng vốn của các khoản nợ, vay phát sinh trong những trường hợp khác nhau, trong những mối quan hệ khác nhau Các khoản nợ có thể phát sinh trong quan hệ với nhà cung cấp, với công nhân viên, với nhà nước Các khoản vay có thể phát sinh trong quan hệ với ngân hàng, các nhà tín dụng, với nội
bộ, với cá thể
Khoản nợ nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua, bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với các người bán Khoản nợ nhà cung cấp phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm tiền hàng, hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện giao nhận hàng Trong cả hai tình huóng trên đều dẫn đến quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp Khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản
Trang 2tiền phải thu ở người bán; khi doanh nghiệp mua chịu vật tư hàng hoá, dịch vụ thì
sẽ phát sinh nợ phải trả cho người bán Hạch toán chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu, phải trả với nhà cung cáp đều dựa trên bộ chứng từ mua hàng gồm: “Hợp đồng mua bán”, “Hoá đơn bán hàng” (do nhà cung cấp lập), “Giấy nhận nợ” hoặc “Lệnh phiếu” (do doanh nghiệp lập), chứng từ ứng trước tiền, (“phiếu thu” do người bán lập) và các chứng từ thanh toán tiền hàng khi đến hạn trả hoặc trực tiếp thông qua ngân hàng gồm: “phiếu chi”, “Giấy báo Nợ” hoặc “Bảng sao kê báo Nợ”
Các khoản vay, nợ tín dụng là quan hệ của doanh nghiệp với ngân hàng, các nhà tín dụng trên thị trường vốn về việc nhận một khoản tiền vốn nhất định từ phía ngân hàng, nhà tín dụng trong đó doanh nghiệp phải chấp nhận chi trả lãi suất trên khoản tiền nhận được của các chủ nợ tín dụng, ngân hàng Các khoản vay này được bảo đảm thông qua hợp đồng vay, nợ và tài sản thế chấp của doanh nghiệp
Nợ, vay tín dụng thường có:
• Vay ngắn hạn ngân hàng và các tổ chức tài chính bổ sung vốn lưu động thiếu
• Vay dài hạn ngân hàng và các tổ chức tài chính bổ sung vốn cố định, vốn xây dựng cơ bản thiếu
• Vay vốn dưới hình thức thuê dài hạn tài sản kinh doanh
Vay nợ tín dụng có thể dưới hình thức vay tiền, vay bằng cách phát hành trái phiếu có kỳ hạn, ngắn hạn và dài hạn; hoặc vay tài sản kinh doanh Lãi suất vay tín dụng sẽ khác nhau theo cơ chế lãi suất do chủ tín dụng quy định
2 Ý nghĩa, phân loại các khoản nợ, vay
Chính sách cơ cấu vốn liên quan đến việc trao đổi giữa rủi ro và lãi suất Việc tăng sử dụng nợ làm tăng rủi ro của luồng tiền thu của công ty Tuy nhiên tỷ
lệ nợ cao hơn thường dẫn đến lãi suất mong đợi cao hơn Chính vì vậy khi tỷ lệ lợi nhuận thực tế cao hơn mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, việc mở rộng vốn có
Trang 3thể thực hiện bằng việc tăng sử dụng nợ, nếu tỷ lệ nợ thực tế lớn hơn mục tiêu, việc tăng vốn chủ sở hữu là cần thiết
Cơ cấu vốn tối ưu là một cơ cấu hướng về sự cân bằng giữa rủi ro và lãi suất Có bốn nhân tố tác động đến cơ cấu vốn:
• Trước hết là rủi ro kinh doanh của công ty, đó là rủi ro cố hữu trong tài sản của công ty nếu công ty không sử dụng nợ Rủi ro kinh doanh càng lớn tỷ lệ
nợ tối ưu càng thấp
• Yếu tố thứ hai là vấn đề thuế của công ty Một lý do cơ bản cho việc sử dụng
nợ là ở chỗ lãi nợ, vay được tính trong chi phí hợp lệ, hợp lý khi tính thuế thu nhập Trong trường hợp thuế suất thuế thu nhập cao thì công ty có lợi khi
sử dụng nợ
• Yếu tố thứ ba là khả năng linh hoạt tài chính hay là khả năng tăng vốn một cách hợp lý trong trường hợp có tác động xấu Những nhà quản lý tài chính biết rằng sự cung cấp vốn vững chắc là cần thiết cho những hoạt động ổn định và đến lượt nó, đây là sự sống còn cho sự thành công dài hạn Họ cũng biết rằng khi thực hiện chính sách tiền tệ thắt chặt trong nền kinh tế hoặc khi một công ty đang trải qua những khó khăn trong hoạt động, những nhà cung cấp vốn muốn tăng cường tài trợ cho những công ty có Bảng cân đối tài sản vững chắc Như vậy nhu cầu vốn tương lai và những hậu quả thiếu vốn có một ảnh hưởng quan trọng đối với mục tiêu cơ cấu vốn của doanh nghiệp
• Cuối cùng là sự bảo thủ hay phóng khoáng của nhà quản lý Có thể có một
số Giám đốc công ty sẵn sàng sử dụng nợ lớn hơn để làm tăng lợi nhuận Nhân tố này không tác động đến cơ cấu vốn tối ưu nhưng nó tác động tới mục tiêu cơ cấu vốn mà mà công ty thực tế thiết lập và nó cũng ảnh hưởng đến khả năng hoàn trả của doanh nghiệp
Các khoản nợ, vay có thể được phân loại như sau:
Trang 4Với các khoản vay: Nếu phân loại theo thời gian các khoản vay được phân ra
làm vay ngắn hạn và vay dài hạn Vay ngắn hạn là những khoản vay có thời hạn dưới một năm Vay dài hạn là những khoản vay có thời hạn từ một năm trở lên Nếu phân loại theo các đối tượng vay thì có thể phân ra làm vay ngân hàng, vay cá nhân, vay nội bộ Hiện nay ở nước ta các khoản vay chủ đạo của các doanh nghiệp là vay ngân hàng Để tiến hành vay vốn doanh nghiệp phải thực hiện nghiệp
vụ thế chấp, tín chấp
Nghiệp vụ thế chấp thường xảy ra trong quan hệ tín dụng, khi người cho vay không tín nhiệm khả năng thanh toán của người vay, vì vậy họ có quyền yêu cầu bên vay phải thế chấp tài sản để bảo đảm sự an toàn cho khoản tín dụng mà họ cung cấp Tài sản thế vào để vay gọi là tài sản thế chấp Về mặt pháp lý, tài sản thế chấp phải thuộc quyền sở hữu của người cho vayt iền, trường hợp người vay không
có khả năng thanh toán số tiền vay đúng kỳ hạn thì người cho vay có quyền phát mãi tài sản thế chấp để thu hồi tiền cho vay Doanh nghiệp có thể thế chấp bằng bất động sản hoặc bằng động sản
Trong trường hợp doanh nghiệp thế chấp bằng động sản kế toán phải ghi giảm giá trị của tài sản của doanh nghiệp khi thực hiện nghiệp vụ thế chấp Trường hợp doanh nghiệp thế chấp bằng bất động sản thì bên cho vay chỉ giữ các giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu hợp pháp của doanh nghiệp với tài sản thế chấp, doanh nghiệp vẫn được quyền sử dụng, vì vậy khi thế chấp bằng bất động sản doanh nghiệp không ghi giảm giá trị tài sản trên các sổ kế toán tổng hợp mà chỉ theo dõi trên sổ kế toán chi tiết
Tín chấp là hình thức vay mà người vay lấy uy tín của mình ra đảm bảo cho việc thanh toán khản vay đó Hình thức vay này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp nhà nước, các khách hàng quen thuộc có uy tín đối với ngân hàng Tuy nhiên hình thức này ít được sử dụng
Trang 5Với phải trả nhà cung cấp: Người ta thường phân loại chi tiết cho từng đối
tượng cho vay, nợ Nghĩa là phân chia ra làm nợ nhà cung cấp thường xuyên và những nhà cung cấp không thường xuyên Phải trả nhà cung cấp cũng được chia ra làm nợ dài hạn và nợ ngắn hạn (được gọi là nợ nhà cung cấp) Nợ dài hạn phát sinh trong trường hợp nợ nhà cung cấp đặc biệt như nợ các nhà cho thuê tài chính, nợ nhà cung cấp là bên giao đại lý, nợ nhà cung cấp theo phương thức trả góp qua nhiều năm, nợ nhà cung cấp là các công ty nhận thầu công trình Trong những trường hợp này doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiệp vụ ký cược, ký quỹ
Nghiệp vụ ký cược xảy ra trong quan hệ thuê, mượn tài sản, bên cho thuê có quyền yêu cầu bên thuê phải đặt cược một khoản tiền nhất định để đảm bảo sự an toàn cho tài sản thuê
Nghiệp vụ ký quỹ thường xảy ra trong quan hệ thực hiện các hợp đồng kinh
tế, giao nhận đại lý, đấu thầu Thông thường trong quan hệ kinh tế, khi cam kết giữa các bên trong hợp đồng không được thực hiện sẽ gây ra thiệt hại lớn cho bên đối tác Bên sẽ bị thiệt hại lớn nếu hợp đồng không được thực hiện, có quyền yêu cầu đối tác có liên quan phải ký một khoản tiền nhất định để ràng buộc đối tác phải thực hiện nghiêm chỉnh cam kết ghi trong hợp đồng
3 Nguyên tắc quản lý và hạch toán các khoản nợ, vay
Hạch toán các khoản nợ, vay cần tôn trọng các nguyên tắc sau:
• Doanh nghiệp phải phản ảnh chi tiết từng khoản, lần vay với từng đối tượng chủ nợ
• Phải thường xuyên đối chiếu các khoản nợ, vay nhất là những khoản nợ lớn
và phải chú trọng đến đối tượng có vấn đề từ đó có kế hoạch đôn đốc việc thanh toán kịp thời
• Phân loại các khoản nợ, vay theo thời hạn thanh toán để từ đó có kế hoạch thanh toán kịp thời tránh tình trạng dây dưa kéo dài
Trang 6• Trường hợp doanh nghiệp vay, nợ bằng ngoại tệ và thanh toán lãi vay bằng ngoại tệ thì phải song song chi tiết ghi với từng loaị ngoại tệ gốc và giá trị đồng Việt Nam quy đổi theo tỷ giá phát sinh ở thời điểm vay, trả
• Không được bù trừ số dư giữa bên nợ và bên có với nhau khoản phải trả nhà cung cấp mà phải căn cứ vào số dư chi tiết của từng đối tượng của từng bên để lấy số liệu ghi vào các Báo cáo tài chính có liên quan
Các nguyên tắc kế toán này là thước đo đúng sai cho các chỉ tiêu, số dư phản ánh trên Báo cáo tài chính, là
cơ sở cho kiểm toán viên khi tiến hành kiểm toán.
Để hạch toán các khoản nợ, vay kế toán sử dụng tài khoản loại 3, cụ thể :
311: Vay ngắn hạn
315: Nợ dài hạn đến hạn trả
331: Nợ nhà cung cấp
341: Vay dài hạn
342: Nợ dài hạn
Trình tự hạch toán các khoản nợ vay được thể hiện qua các sơ đồ 1 và sơ đồ 2, và sơ đồ 3.
Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán các khoản vay
Trả nợ vay ngắn hạn, d i hà ạn
Vay ngắn hạn, d i hà ạn
TK 111,112 TK 311, 341 TK 111,112
TK 315
TK315,331,311
TK128,131, 144,331
Trang 7Bảng 2: Sơ đồ hạch toán nợ dài hạn
Nợ d i hà ạn đến hạn trả
Nợ d i hà ạn đã trả
Nợ d i hà ạn phải trả
TK 342
TK111, 112,331
TK 315
TK 212
Trang 8Sơ đồ 3: Hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp
Tk111, 112 Tk 331 Tk 151, 152 153… Các khoản đã trả cho khách hàng
Tk151, 152… Tổng giá thanh toán Tk1331, 1332
với người mua Giá không VAT VAT
VAT Thu hồi tiền ứng thừa
Thanh toán bù trừ Chênh lệch tỷ giá khoản phải trả bằng ngoại tệ
II
