TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Những chứng từ hợp lệ,hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổtổng hợp khác như sổ Cái TK 152, TK 153 để kiểm tra giám sát tình hình biếnđộng c

TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ SÁCH KẾ TOÁN TRONG CÔNG TÁC QUẢN

LÝ VÀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành đồng bộ cả chế độchứng từ, sổ sách, tài khoản và báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc

áp dụng thực tế Để dễ làm, dễ hiểu, minh bạch, công khai, dễ kiểm tra, dễ kiểmsoát thì cần có hệ thống chứng từ chính xác và hệ thống sổ sách hạch toán rõ ràng

1 Các chứng từ kế toán.

1.1/ Mục đích và nguyên tắc lập chứng từ.

Chứng từ là phương tiện vật chất để chứng minh tính hợp pháp của nghiệp

vụ kinh tế tài chính, là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó

Các đơn vị sản xuất và lưu thông hàng hoá có rất nhiều đặc đIểm yêu cầukhác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của sản xuất và trao đổi hànghoá Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý, nhất là trong quan hệ ngoại thương; vềthanh toán với ngân sách, khách hàng sản xuất trao đổi hàng hoá… vẫn rất cần cácchứng từ được tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá trong phạm vi cả nước Như vậy,chứng từ được lập lên nhằm mục đích phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh,làm căn cứ để tiến hành hạch toán ghi sổ và xác định hiệu quả kinh doanh củadoanh nghiệp

Do tính đưa dạng của các nghiệp vụ kinh tế nên các tiêu thức đặc trưng chochứng từ rất phong phú, nguyên tắc lập chứng từ là phải bao gồm đầy đủ các yếu tốnhư sau:

- Tên chứng từ: Là sự khái quát hoá nội dung của nghiệp vụ

- Tên, địa chỉ của đơn vị cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ

- Ngày và số thứ tự của chứng từ

- Nội dung của nghiệp vụ kinh tế

- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị

- Chữ ký của những người chịu trách nhiệm về thực hiện các nghiệp vụ

1.2/ Các loại chứng từ.

Các hoạt động nhập và xuất kho NVL, CCDC luôn luôn xảy ra trong cácdoanh nghiệp sản xuất Để theo dõi và quản lý chặt chẽ tình hình biến động va sốhiện có của NVL, CCDC kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách kịp

thời, đầy đủ, chính xác theo đúng theo biểu mẫu quy định Những chứng từ hợp lệ,hợp pháp này là cơ sở để ghi chép thẻ kho, bảng kê xuất-nhập-tồn vật tư và các sổtổng hợp khác ( như sổ Cái TK 152, TK 153 ) để kiểm tra giám sát tình hình biếnđộng của NVL, CCDC thực hiện quản lý có hiệu quả phục vụ đầy đủ, kịp thời nhucầu cho sản xuất.

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141- TC/QĐ/CĐKTngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật tư bao gồm:

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03-BH)

Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy địnhcủa Nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toánhướng dẫn như:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT)

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

Và các chứng từ khác tuỳ vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanhnghiệp

Mọi chứng từ kế toán NVL, CCDC phải được tổ chức luân chuyển theo trình

tự thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổnghợp kịp thời các số liệu trên sổ kế toán

2 Tổ chức hạch toán chi tiết NVL, CCDC

Tuỳ thuộc vào loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý,trình độ nghiệp vụ kế toán cũng như nhu cầu về phân công lao động kế toán mà ápdụng các hình thức sổ cho phù hợp Mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một hìnhthức sổ thống nhất để đảm bảo tính khoa học, tiện cho việc ghi chép, kiểm tra vàđối chiếu

Song song với 3 phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC thì chúng tacũng có các hình thức sổ chi tiết tương ứng với nó.

2.1/ phương pháp thẻ song song.

Việc hạch toán sự biến động của NVL, CCDC được theo dõi ở cả hai nơi

- Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho theo định kỳ (3-5 ngày) hoặc ờng ngày

thư Tại phòng kế toán: kế toán phải mở sổ, thẻ chi tiết vật tư

Cuối tháng, trên cơ sở hai sổ, thẻ chi tiết trên kế toán lập ra bảng tổng hợpchi tiết vật tư

2.2/ phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

- Tại kho: thủ kho vẫn mở thẻ kho như ở phương pháp thẻ song song

- Tại phòng kế toán: kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán sốlượng và giá trị của từng danh điểm vật tư

2.3/ phương pháp sổ số dư

- Tại kho: thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất, nhập, tồnkho của NVL, CCDC như 2 hình thức trên Song bên cạnh đó, thủ kho còn tiếnhành lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất và nộp cho kế toán kèm theo chứng

từ gốc

- Tại phòng kế toán: Khi nhận được chứng từ, kế toán tiến hành ghi vàobảng luỹ kế nhập-xuất-tồn vật tư mở cho từng kho và mỗi danh điểm vật tư ghi 1dòng Sau đó lập sổ số dư để đối chiếu

3 Tổ chức sổ tổng hợp.

Tuỳ theo từng hình thức sổ áp dụng mà chúng ta tổ chức sổ tổng hợp hạchtoán NVL, CCDC cho phù hợp và đúng chế độ quy định

3.1./ Hình thức nhật ký chung.

Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn mua NVL, CCDC các chứng từ nhập-xuất…

kế toán ghi vào sổ nhật ký chung hoặc sổ nhật ký đặc biệt Sau đó, cuối tháng hoặcđịnh kỳ tiến hành ghi vào sổ cái tài khoản 152 , 153 và lập bảng cân đối số phátsinh

Trình tự ghi sổ kế toán được tóm tắt bằng sơ đồ sau:

Chứng từ gốc

Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung

Sổ chi tiết

Sổ Cái TK 152, 153

Báo cáo tài chính

Bảng cân đối SPS Bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 3.1 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN NVL, CCDC

Sơ đồ 3.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC

Theo hình thức Nhật ký- Sổ cái.

Cuối tháng, tính ra tổng số tiền phát sinh ghi trên ổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính

ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của TK 152, 153 trên sổCái Căn cứ vào sổ Cái TK 152, 153 ta lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đốichiếu đúng khớp số liệu ta tiến hành lập báo cáo tài chính

Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ, sổ Cái TK 152, 153

Sơ đồ 3.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán NVL, CCDC

Theo hình thức Chứng từ ghi sổ.

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ dăng ký CTGS

Bảng cân đối SPS Sổ Cái TK 152, 153

Báo cáo tài chính

Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, các nhật ký chứng từ liên quan kế toán tiến hànhghi vào nhật ký chứng từ số 5, 6, bảng kê số 3, sổ Cái TK 152, 153; Từ bảng phân

bổ số 2 tiến hành ghi vào bảng kê số 4, 5, 6 và nhật ký chứng từ số 7

CHƯƠNG II:

HÌNH THỨC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG

CỤ DỤNG CỤ TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG

I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT& KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG

1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong làmột doanh nghiệp tư nhân hoạt động hạch toán độc lập, thuộc khu Công nghiệp tựphát Trại Gà ở Phú Diễn- Từ Liêm - Hà Nội Phía Bắc giáp đương 32 Hà Nội -Sơn Tây, phía Tây giáp với công ty Trường Thành, phía Nam giáp với công tyNhật Quang Tổng diện tích của DN trên 5000m2 đất sử dụng cho việc sản xuất vàkinh doanh của doanh nghiệp

Doanh nghiệp được thành lập ngày 02/01/2001 theo giấy chứng nhận ĐKKD

số 0101000754 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Tên giao dịchcủa doanh nghiệp là :Thành Phong COMMERCIAL PRODUCTION andOPERTION PRIVATE ENTERPRISE

Tên viết tắt là : Thanh Phong PTE

*Ngành nghề kinh doanh chính của DN là :

- sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc nội thất

- lắp đặt các công trình điện công nghiệp, điện dân dụng, điện gia dụng

- sản xuất các sản phẩm phục vụ cho ngành điện gia dụng

- đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá

Do vị trí địa lý nơi DN đóng ở gần đường 32 nằm trong khu Công nghiệp tập trung nên thuận lợi cho việc vận chuyển NVL vào DN và chuyển hàng hoá đi bán, thuận tiện cho việc giao dịch Mặt hàng của DN là sản xuất gia công các mặt hàng cơ khí, nội thất, mộc thất nên nguồn NVL rất phong phú, đa dạng, đáp ứng được nhu cầu cung ứng cho quá trình sản xuất.

Về mặt cơ sở kỹ thuật, cơ sở hạ tầng được xây dựng đồng bộ , hoàn thiện khép kín nên thuận lợi trong việc tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

- quy trình sản xuất chế biến của DN kéo dài, tốn nhiều khoản chi phí về điện và chi phí nhân công

- mặt hàng của DN chủ yếu là xuất dùng trong nước ( tại khu vực và các tỉnh

lẻ ) Nên có nhiều sự cạnh tranh gay gắt, nhiều khó khăn trong việc tiêu thụ hàng hoá

II- TỔ CHỨC SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA DN

1 Cơ sở vật chất kỹ thuật của DN

Tài sản cố định gồm cóvăn phòng làm việc, văn phòng giao dịch và hệ thốngnhà xưởng, kho tàng chiếm 4500m2 trong tổng diện tích Bao gồm :

- 01 để chứa đựng hàng hoá với dung lượng 1000 tấn/kho

- 01 kho chứa đựng hàng hoá , vật tư và vận chuyển hàng hoá để xuất bán

- máy móc thiết bị hiện đại phù hợp với công tác SXKD Các loại máy như : máy cắt tôn, máy nhấc, máy hàn dây, máy mài, máy khoan, máy gấp tay, máy dập, bảo hộ lao động

Doanh nghiệp có 03 dây chuyền sản xuất Trong đó 2 dây chuyền sản xuất

cơ khí nội thất, 1 dây chuyền sản xuất gỗ nội thất

2 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh

* Cơ cấu tổ chức bộ máy của DN :

Hiện nay công ty có 300 cán bộ công nhân viên.Trong đó bao gồm :

+25 cán bộ TN ở trình độ ĐH+15 cán bộ TN ở trình độ CĐ+10 cán bộ TN ở trình độ TC+5 kỹ sư thiết kế

+125 công nhân hầu hết đều học qua các trường Công nhân kỹ thuật

Bộ máy của doanh nghiệp hoạt động theo chế độ một giám đốc, một phó đốc

để trực tiếp giúp việc cho giám đốc Tại các phòng ban đều có trưởng phòng phụtrách hoạt động của phòng ban mình tại các phân xưởng có quản đốc và phụ tráchđiều hành sản xuất trong phân xưởng mình DN có 04 phòng ban chức năng và 2phân xưởng

Nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau:

- Giám đốc: là người đại diện của nhà nước, lãnh đạo toàn bộ mọi hoạt độngcủa DN theo chính sách, pháp luật cuả nhà nước, đảm bảo cho hoạt động của đơn

vị đạt hiệu quả cao nhất và chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước cấp trên về kếtqủa hoạt động sản xuất của DN

- Phó giám đốc là người giúp đỡ giám đốc trong quản lý xí nghiệp, thay mặtgiám đốc khi giám đốc đi vắng

- Phòng thiết kế kỹ thuật: Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất để thiết kế các

sản phẩm mới hoặc hiệu chỉnh các sản phẩm cũ theo yêu cầu, khả năng sản xuấtcủa DN

- Phòng hành chính quản trị: Thảo công văn, nhận, gửi , lưu trữ các giấy tờ,

tài liệu, quản lý tài sản, vốn khu vực hành chính như bàn ghế , trông giữ xe chocán bộ công nhân viên, vệ sinh công cộng trong đồng thời quản lý trạm y tế

- Phòng tài vụ: Hoạt động dưới sự quản lý của kế toán trưởng.

- Phân xưởng sản xuất kinh doanh : còn gọi là phòng cung tiêu Có chức

năng cung ứng NVL và tiêu thụ sản phẩm Gồm các tổ sản xuất :

+ tổ đột, dập, cắt

+ tổ hàn

+ tổ tẩy rửa

+ tổ sơn

+ tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm

*phương pháp tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh

Về mặt tổ chức chỉ đạo quản lý kinh doanh của DN theo chương trình kếhoạch đã lập trước đó do giám đốc và phó giám đốc lên kế hoạch Sau đó giám đốc

sẽ phân chia, chỉ đạo công việc theo từng nội dung cho các phòng ban và các phânxưởng tiến hành công việc

3 Hoạt động sản xuất kinh doanh

Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của DN là cơ khí nội thất và mộc nội thất, bàn, tủ, ghế văn phòng để xuất bán ra thị trường trong khu vực và các vùng lân cận Số lượng sản phẩm hàng hoá của DN là 100% tiêu dùng nội địa Hàng năm DN có thể sản xuất tới hơn 10.000 sản phẩm tủ sắt, bàn ghế các loại

Doanh nghiệp là đơn vị hạch toán độc lập do DN là đơn vị tư nhân nên phần lớn vốn của DN là của chủ DN đầu tư Do đó các nhân viên và công nhân đều làm việc trên tinh thần và trách nhiệm được giao Điều này đã giúp cho DN làm ăn ngày một có lãi và phát triển hiệu quả kinh tế rất cao Nó đã tạo thuận lơị cho DN

có chỗ đứng trên thị trường và ngày càng chứng tỏ được khả năng của mình

Sau đây là một số dẫn chứng những năm gần đây của DN :

( Nguồn : Sổ theo dõi tổng hợp - kế toán trưởng )

III/ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG THỰC TẾ CỦA DN

1.Tổ chức bộ máy kế toán của DN

Bộ máy kế toán của công ty bao gồm các tổ chức năng

Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại DNTN Thành Phong được tóm tắt theo sơ

đồ sau:

Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán như sau:

* Kế toán trưởng : chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kếtoán tài chính của DN, giám sát phụ trách chung các hoạt động cuả phòng tàichính, chỉ đạo thực hiện phương thức hạch toán, tạo các nguồn vốn cho DN, thammưu tình hình tài chính, thông tin kịp thời cho giám đốc về tình hình sản xuất kinhdoanh của DN

* Kế toán tiền lương: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu hạchtoán về lao động, thời gian lao động, kết quả lao động vào các sổ sách cần thiếtđúng chế độ, đúng phương pháp

* Kế toán vật tư, TSCĐ: Định kỳ vào sổ sách các hoá đơn, chứng từ có liênquan đến việc nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Hàng tháng, kế toán vật liệu báocáo tình hình nhập xuất tồn kho qua đó phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dựtrữ, quản lý vật tư rồi đề xuất các biện pháp chấn chỉnh nhằm không ngừng nângcao hiệu quả và hiệu năng quản lý Kế toán có nhiệm vụ tổ chức ghi chép, phảnánh tổng hợp số liệu về số lượng hiện trạng và giá trị TSCĐ trong DN, tính toán vàphân bổ khấu hao hàng tháng vào chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc chế độhướng dẫn, tính toán xác định số khấu hao phải nộp ngân sách, số phải trả nợ ngânhàng bằng nguồn khấu hao TSCĐ, đôn đốc tình hình thu nộp và thanh toán đó

* Kế toán thành phẩm, doanh thu: Có trách nhiệm tổ chức ghi chép phảnánh, hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quản lý khothành phẩm và kho tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

* Kế toán thanh toán với người bán: Có nhiệm vụ kiểm tra các hoá đơn,chứng từ rồi tiến hành tổ chức ghi chép, phản ánh, hạch toán toàn bộ các nghiệp vụkinh tế phát sinh trong phạm vi đối tượng thanh toán vào các loại sổ sách chi tiếtliên quan Theo định kì, kế toán thanh toán với người bán lập báo cáo tập hợp toàn

bộ thuế GTGT đầu vào để đưa cho kế toán tiêu thụ lên báo cáo thuế GTGT

* Thủ quỹ: Căn cứ vào các chứng từ thu chi của kế toán thanh toán chuyểnsang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra tình hợp lý, hợp pháp, tính chuẩn xác con số sủachúng trước khi thực hiện nghiệp vụ thu chi

*Kế toán tổng hợp :phụ trách việc tổng hợp các số liệu từ các kế toán củacác bộ phận, sau đó trình kế toán trưởng

* Thủ kho : có trách nhiệm quản lý kho và theo dõi tình hình nhập, xuấtthành phẩm, CCDC, vật liệu vào thẻ kho để theo dõi số lượng.

* Các nhân viên kinh tế phân xưởng: Hàng tháng, hàng quý các nhân viên kếtoán phải đối chiếu phân ngang với nhau và đối chiếu với phân xưởng để lên tổnghợp nhập, xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất tại DN

Ngoài ra, nhân viên kinh tế phân xưởng còn nhiệm vụ quản lý nhân viên laođộng của phân xưởng Nhân viên kinh tế phân xưởng chịu sự chỉ đạo của kế toántrưởng, có nhiệm vụ thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất

ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời

2 Hình thức hạch toán mà DN đang áp dụng

Với điều kiện sản xuất kinh doanh thực tế về quy mô hoạt động, trình độquản lý, DN đã áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh ở các chứng từ gốc, sau

đó sẽ được tập hợp và phân loại để lập chứng từ ghi sổ, ghi vào các sổ kế toán tổnghợp Các chứng từ liên quan đến tiền còn được tập hợp riêng để vào sổ quỹ Đốivới các chứng từ liên quan đến các sổ thẻ kế toán chi tiết cũng được phản ánh vàocác sổ thẻ kế toán chi tiết , cuối tháng làm căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết theotừng tài khoản, định kỳ lập các báo cáo tài chính

Để phục vụ công tác kế toán phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtại DN, DN đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp của Bộ tài chính

Các sổ, thẻ chi tiết DNsử dụng bao gồm :

3 Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Thuế GTGT đầu vào khấu trừ được phản ánh trên TK 133 Khi mua vật tư,hàng hoá, TSCĐ, kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên TK133

- thuế GTGT đầu ra phải thu được phản ánh trên TK 3331 Khi bán sảnphẩn, hàng hoá kế toán tổng hợp số thuế GTGT đầu ra phải thu trên TK 3331

Đến cuối tháng căn cứ dòng tổng cộng trên TK 133 và 3331 để quyết toánthuế GTGT

IV TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ HIỆN NAY Ở DOANH NGHIỆP

Vật liệu, công cụ dung cụ gồm nhiều thứ, nhiều chủng loại khác nhau có quycách, kích cỡ, chất lượng khác nhau và số lượng vật liệu được sử dụng dùng để chếtạo ra sản phẩm cũng khác nhau Mặt khác, với nhu cầu sản xuất và nhu cầu sửdụng vật liệu, CCDC sao cho thuận lợi về hiệu quả sử dụng nên trong quá trình sảnxuất kinh doanh thì NVL, CCDC được mua về từ nhiều nguồn khác nhau Trongquá trình thu mua diễn ra nhiều quan hệ thanh toán VL, CCDC khi xuất kho chosản xuất lại liên quan đến địng mức Bởi vậy nên việc hạch toán chi tiết và tổnghợp VL, CCDC là một vấn đề quan tâm hàng đầu Từ việc hạch toán đó nó phảnánh đầy đủ, chính xác kịp thời về thông tin của sản xuất cho giám đốc của đơn vị

và qua thông tin đó, lãnh đạo đơn vị biết được tình hình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp mình

Tình hình hạch táon cụ thể hiện nay ở DN nó tuỳ thuộc vào nhiều khía cạnhkhác nhau Dựa trên cơ sở nhập xuất vật tư, số lượng, chứng từ, hoá đơn, quy môsản xuất rộng hay hẹp mà mỗi đơn vị có thể chọn cho mình một phương pháp hạchtoán cụ thể mang tính chất toàn diện, phù hợp với tình hình sản xuất của DN mình

Vậy với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏimột hệ thống, chế độ kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lýkinh tế tài chính của DN Các DN kinh doanh phải có lãi, có nghĩa là những mặthàng mình sản xuất ra phải có sức cạnh tranh lớn trên thị trường Như vậy công

việc tổ chức, hạch toán VL, CCDC ở mỗi đơn vị sản xuất là công việc thiết yếucần thiết.

1.Tình hình chung về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở doanh nghiệp

1.1 Đặc điểm vật liệu, CCDCvà kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu, CCDC.

Nguyên vật liệu, CCDC là yếu tố cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh Hoạt động sản xuất kinh doanh chỉ có thể diễn ra khi có NVL, Tại DN NVL chủ yếu là tôn, sắt, thép lá, gỗ Với nhu cầu của thị trường và tình hình sản xuất kinh doanh của DN nên VL nhập kho là chủ yếu mua của các đơn vị khác Trong quá trình cung cấp NVL, CCDC kế toán phải lập các chứng từ về nhập NVL, CCDC, phải tuân thủ chính xác, trung thực về cả mặt giấ trị cũng như số lượng, quy cách của NVL, CCDC

Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí NVL đặc biệt là NVL chính chiếm tỷtrọng lớn trong cơ cấu giá thành, hiện nay chi phí này chiếm tới 80% tổng chi phívật liệu dùng vào sản xuất Để có thể hạ thấp chi phí, sử dụng tiết kiệm vật liệunhằm giảm giá thành sản phẩm, công ty quản lý chặt chẽ cả một quá trình từ thumua đến dự trữ vật liệu

Về tình hình thu mua: Vật liệu của công ty được mua chủ yếu từ các đơn vịtrong nước Đối với các đơn vị này, công ty có kế hoạch mua vật liệu cho cả năm

và gửi đến đơn vị cung cấp yêu cầu về số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất Hiện nay do thị truờng đầu vào rất phong phú, dồi dào nên số lưuợng vật liệu tồnkho không nhiều, nó được xây dựng dựa trên kế hoạch tiêu thụ sản phẩm

1.2 Phân loại, đánh giá vật liệu :

* Phân loại:

Với sự đưa dạng phong phú của vật liệu để có thể quản lý chặt chẽ và tổchức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng khoa họckhông tốn nhiều thời gian công sức công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ

sở công dụng của nó đối với quá trình sản xuất sản phẩm Theo cách này vật liệuđược chia thành: vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, thiết bị và vật liệuXDCB, phế liệu thu hồi

- NVL chính: Là các đối tượng lao động sau quá trình gia công chế biến sẽcấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm, bao gồm: Các loại thép, tôn,sắt, hợp kim.

- Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sảnxuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm tăng chất lượng của sảnphẩm, hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật.Vật liệu bao gồm: quehàn, đá mài, hoá chất, dầu mỡ, tạp phẩm (như bút, giẻ lau, nhựa ), vòng bi, dây đai

-Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sảnxuất, kinh doanh như: gỗ than, xăng, dầu

-Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng được sử dụng cho hoạt động sửachữa, bảo dưỡng TSCĐ của doanh nghiệp gồm: thép, vòng bi, phụ tùng điện

- Phế liệu: Là những vật liệu thu lại được sau quá trình SXKD để sử dụng lạihay bán ra ngoài

- CCDC dùng để cắt như máy cắt, máy khoan, máy hàn

* Đánh giá vật liệu:

Tính giá vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng trong việc tổ chứchạch toán, nhằm xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán Do là một DN tư nhânnên việc sản xuất sản phẩm chủ yếu là từ các hợp đông đã được ký kết Khi có nhucầu về vật tư, căn cứ vào lệnh sản xuất , nếu kho không có vật tư thì nhân viên kếtoán phòng vật tư mua vật tư cung cấp cho quá trình sản xuất

Đánh giá VL, CCDC là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắcnhất định Tức là tất cả các loại NVL, CCDC nhập, xuất, tồn kho đều phải phảnánh theo giá thực tế Căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ về ci phí thu mua phòng

kế hoạch vật tư viết phiếu nhập kho Sau khi vật liệu nhập kho theo kế hoạch DNphải thanh toán tiền đã mua vật tư Khi có nhu cầu sản xuất thì kế toán viết phiếuxuất kho cho bộ phận sử dụng Người chịu sự phân công sổ mang phiếu xuất lênphòng kế hoạch vật tư để lĩnh vật tư Chính vì vậy mà vấn đề lãng phí NVL là rất ítxảy ra hay nói cách khác là phế liệu thu hồi là rất ít

Cũng như các doanh nghiệp khác công ty Thành Phong vật liệu được tínhnhư sau:

Giá thực tế VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

Số lượng VL, CCDC tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ

mà kế toán có cách hạch toán khác nhau

+ Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho: Vật liệu mua ngoài của công tychiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị vật liệu nhập kho Do công ty nộp thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ nên trị giá thực tế vật liệu nhập kho không bao gồmphần thuế GTGT

Giá thực tế vật

liệu nhập kho =

Giá ghi trênhoá đơn +

Chi phí thu mua

Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, thuê kho bãi Thông thường chi phí này khoảng 10% giá trị thực tế vật liệu

- Đối với vật liệu xuất trong kì:

Do có nhiều loại vật liệu, giá cả lại thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhậpxuất diễn ra thường xuyên nên doanh nghiệp áp dụng phương pháp đơn giá bìnhquân để tính giá đối với vật liệu xuất trong

GTT xuất trong kỳ = Số lượng x Đơn giá vật liệu xuất trong kỳ

2 Hạch toán chi tiết vật liệu tại DNTN SX- KD T Thành Phong

Để có thể giảm bớt khối lượng công việc đang làm, đồng thời kết hợp chặtchẽ việc ghi chép của thủ kho với hạch toán ở phòng kế toán, kế toán chi tiết NVL,CCDC tại DN được thực hiện theo phương pháp chứng từ ghi sổ

Phương pháp này là một bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toánchi tiết vật liệu, CCDC.

2.1./ Thủ tục nhập

NVL, CCDC nhập kho chủ yếu là từ các nguồn mua ngoài, từ các hợp đồng

đã ký kết với nhà cung cấp Căn cứ vào các hợp đồng đó, phòng kinh doanh xâydựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận sản xuất và có trách nhiệm theo dõi tình hìnhvật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN được diễn ra liên tục Do đặc thù sảnxuất khép kín nên nếu vật liệu về chậm sẽ dẫn đến sản xuất bị ngưng trệ, điều này

sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của sản phẩm

Khi mua NVL, CCDC có các chứng từ gốc sau:

- hoá đơn GTGT của bên bán

- phiếu nhập kho

- Chứng từ thanh toán

Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn mua hàng đã được bộ phận cung tiêu,phòng kế toán kiểm tra, tính toán , đối chiếu giữa hoá đơn và thực tế

VD : Ngày 06/02/2004 Doanh nghiệp mua vật liệu của công ty TNHH Thương

Mại Thanh Tuấn Sau khi hàng và hoá đơn cùng về, thủ kho tiến hành lập Biên bảnkiểm nhận hàng hoá NVL :

Hôm nay chúng tôi gồm có :

- Ông Đỗ Thế Phong - GĐ công ty Thành Phong làm trưởng ban

- Ông Trần Thanh Tùng - Phòng vật tư

Đã kiểm nhận những mặt hàng ghi dưới đây :

Địa chỉ : 84 La Thành - Hà Nội

Điện thoại : 8.513.901

Họ tên người mua hàng : Trần Thanh Tùng

Đơn vị : DNTN sản xuất và kinh doanh TM Thành Phong

Địa chỉ : Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội

Hình thức thanh toán : Mua hàng Trả chậm

(Ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (Đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phòng kế hoạch tiến hành kiểm tra, tính toán

về số lượng, quy cách, chất lượng sản phẩm, đơn giá Sau đó xác nhận xong tiềnhàng, kế toán tiến hành thủ tục nhập kho theo giá thực tế trên hoá đơn

Địa chỉ mua : Công ty TNHH Thanh Tuấn

Nhập tại kho vật tư

Cộng viết bằng chữ : Một trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn/.

Sau khi hàng đã được nhập kho đầy đủ, công ty chấp nhận thanh toán vớingười bán số tiền que hàn bằng tiền mặt, số còn lại chưa thanh toán Kế toán căn

cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho của kế toán để thanh toán với ngườibán Kế toán thanh toán với ngườ bán viết phiếu chi như sau:

Biểu số 4 :

Đơn vị : DNTN SX-KDTM Ban hành theo QĐ 186 - TC/CĐ

Có TK 111

Họ tên người nhận tiền : Lê Thanh Tuấn

Địa chỉ : Cty TNHH TM Thanh Tuấn

Lý do chi : Chi thanh toán tiền mua NVL phục vụ sản xuất

Số tiền : 8.000.000đ

Thuế VAT đầu vào : 400.000đ

Viết bằng chữ : Tám triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn/.

Kèm theo chứng từ gốc: Phiếu nhập kho số 8

khí Việt Dũng, kế toán không cần lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá do sốlượng ít mà kiểm tra thực tế rồi viết phiếu nhập kho ngay:

Biểu số 5 :

HOÁ ĐƠN (GTGT )

Đơn vị giao hàng : Cty Cơ- kim khí Việt Dũng

Địa chỉ : Từ Liêm - Hà Nội

Tên người mua : Trần Thanh Tùng

Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mười triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/

( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Doanh nghiệp đã chấp nhận nhập kho hàng nhưng chưa thanh toán cho ngườibán.

Biểu số 6 :

Ngày 10/02/04 Ban hành ngày 11/1/95 của BTC

Số 15

Nợ TK 152

Có TK 331Đơn vị mua hàng : DNTN SX-KDTM Thành Phong

Người nhận : Trần Thanh Tùng

Đơn vị bán hàng : Cty Cơ- Kim khí Việt Dũng

Người giao : Nguyễn Quốc Hùng

Nhập tại kho vật tư : đ/c Thương

Tổng số tiền ghi bằng chữ : Mười triệu năm trăm nghìn đồng chẵn/

VD3: Ngày 16/2 2004 Doanh nghiệp mua CCDC của công ty TNHH TM Việt

Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế VAT 5% : 6.000.000 x 5% = 300.000

Tổng cộng tiền bằng số : 6.300.000

Tổng số tiền ghi bằng chữ : Sáu triệu ba trăm nghìn đồng chẵn/.