LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh.. Chất lượng của sản phẩm

LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG

CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I/ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ

1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều không thể tiến hành sản xuất kinh doanh nếu không đủ 3 yếu tố: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Trong đó, con người với tư cách là chủ thể lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động tạo ra sản phẩm, hàng hoá

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là những đối tượng lao động được biểu diễn dưới dạng lao động hoá như: đường trong doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo, vải trong doanh nghiệp may mặc, bông trong doanh nghiệp dệt

Khác với tài sản cố định, NVL, CCDC chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh nhất định, giá trị của nó kết chuyển một lần vào giá thành sản phẩm và chúng

bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái vật chất của sản phẩm, hàng hoá

Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL, CCDC là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm, là yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh Do vậy, việc cung cấp NVL, CCDC có kịp thời hay không ảnh hưởng rất lớn tới quy trình sản xuất, chất lượng NVL, CCDC quyết định đến chất lượng của sản phẩm, hàng hoá

Xét cả về mặt hiện vật và giá trị, NVL, CCDC đều là những yếu tố không thể thiếu của bất kỳ quá trình tái sản xuất nào Dưới hình thái hiện vật, nó được biểu hiện là một bộ phận quan trọng của tài sản lưu động Dưới hình thái giá trị, nó được biểu hiện là vốn lưu động đặc biệt là vốn dự trữ

Từ vai trò to lớn của NVL, CCDC như vậy, việc quản lý chúng chính là quản lý vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động cần thiết phải sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL, CCDC trong một chừng mực nào đó giảm mức tiêu hao NVL, CCDC là cơ sở để tăng thêm sản phẩm cho xã hội, tiết kiệm được nguồn tài nguyên không phải là vô tận

Vì vậy, việc quản lý và hạch toán NVL, CCDC có vai trò hết sức quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất

Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất, về mặt giá trị

và thời gian sử dụng quy định nó không đủ tiêu chuẩn để xếp vào TSCĐ (giá trị < 5.000.000đ ; thời gian sử dụng <1 năm ) Bởi vậy CCDC mang đầy đủ tính chất đặc điểm như TSCĐ hữu hình ( tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị

bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng )

Do CCDC có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi phải thay thế và

bổ sung thường xuyên nên được xếp vào TSLĐ và được mua sắm bằng vón lưu động của DN như đối với VL

Qua những đặc điểm trên của CCDC làm cho việc quản lý và hạch toán không hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán TSCĐ cũng như vật liệu Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao động từ kho xuất dùng đến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của CCDC vào chi phí SXKD trong kỳ

2 Yêu cầu quản lý NVL, CCDC.

Kinh doanh có lãi là mục đích hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào Muốn vậy doanh nghiệp phải quản lý NVL, CCDC một cách toàn diện và có hiệu quả từ khâu thu mua đến khâu sử dụng Để tổ chức công tác quản lý nói chung và công tác hạch toán NVL, CCDC nói riêng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

Doanh nghiệp có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản với điều kiện bảo quản tốt; có đầy đủ số nhân viên bảo vệ và thủ kho có nghiệp vụ thích hợp với công việc bảo quản; nắm vững việc ghi chép sổ sách tại kho; việc bố trí sắp xếp trong kho phải gọn gàng bảo đảm yêu cầu về công tác bảo quản và kỹ thuật cho phép, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi, kiểm tra

- Với khâu thu mua: mỗi loại vật liệu, CCDC có tính chất, công dụng, mức

độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau Do đó, thu mua phải đảm bảo đủ số lượng, đúng

chất lượng, phẩm chất tốt, chỉ cho phép hao hụt trong định mức và đặc biệt phải quan tâm tới chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí vật liệu, CCDC một cách tối đa

- Với khâu bảo quản: cần đảm bảo theo đúng quy định, chế độ phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, CCDC Tránh làm lẫn lộn các loại vật liệu, CCDC khác nhau về tính chất làm ảnh hưởng tới chất lượng

-Với khâu dự trữ: đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục đồng thời tránh được tình trạng ứ đọng vốn

-Với khâu sử dụng: cần sử dụng vật liệu, CCDC một cách tiết kiệm và có hiệu quả trên cơ sở xây dựng một hệ thống định mức tiêu hao vật liệu và dự toán chi phí hợp lý Hệ thống đó không những phải có đầy đủ cho từng bộ phận sản xuất

mà còn không ngừng cải tiến để đạt tới định mức tiên tiến

Ngoài ra, cần thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật liệu, CCDC các thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách hạch toán tổng hợp

và chi tiết theo chế độ quy định Thực hiện tốt chế độ kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu NVL, CCDC xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng NVL, CCDC trong toàn xí nghiệp, từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất

3 Nhiệm vụ kế toán NVL, CCDC.

Để quản lý, tổ chức hạch toán tốt NVL , CCDC nhằm ngăn ngừa hiện tượng

hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào đó thì cần thực hiện tốt các nhiệm

vụ sau:

- Tính toán, ghi chép, phản ánh một cách chính xác và kịp thời, trung thực Kiểm tra chặt chẽ tình hình cung ứng NVL, CCDC, về số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp

- Phân bổ chính xác, đúng đối tượng giá trị vật liệu, CCDC xuất dùng, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, ngăn ngừa kịp thời việc dùng NVL, CCDC sai mục đích, lãng phí

- Kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ thường xuyên để phát hiện những NVL, CCDC ứ đọng, kém phẩm chất cần thay thế và có biện pháp giải phóng thu hồi vốn, hạn chế thiệt hại

- Khi có yêu cầu của quản lý, tiến hành kiểm kê NVL, CCDC nghiêm túc, lập báo cáo về vật liệu và đề xuất công tác, kế hoạch thu mua, bảo quản và dự trữ Ngoài ra, cần phân bổ NVL, CCDC hợp lý đúng đối tượng chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

4 Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán NVL, CCDC

NVL, CCDC giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất Kế hoạch sản xuất sẽ bị ảnh hưởng nếu NVL, CCDC không được cung cấp đủ số lượng, đúng chất lượng và kịp thời gian Chất lượng của sản phẩm hàng hoá sản xuất ra phụ thuộc nhiều vào chất lượng của NVL, CCDC Và quan trọng hơn cả là việc quản lý quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL, CCDC sẽ tác động trực tiếp tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận.

Từ những vấn đề đó, ta thấy rằng cần phải tổ chức và tổ chức tốt việc hạch toán NVL, CCDC

II PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL, CCDC

1 Các cách phân loại.

Phân loại NVL, CCDC là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán

Sở dĩ phải phân loại NVL, CCDC là do vật liệu có nhiều loại và thường xuyên biến động với vai trò và công dụng hết sức khác nhau Trên thực tế, NVL, CCDC thường được phân ra thành những nhóm theo tiêu thức khác nhau với đặc trưng khác nhau

1.1 Phân loại theo công dụng kinh tế

Theo cách này NVL, CCDC được phân loại như sau:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm mới (kể cả bán thành phẩm mua vào) Nguyên liệu là sản phẩm chưa qua chế biến công nghiệp và vật liệu chính là sản phẩm đã qua một hoặc vài lần chế biến công nghiệp

- Vật liệu phụ: cũng là đối tượng lao động nhưng chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, không phải là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm Nó được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm về màu sắc, hình đáng, mùi vị và nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dùng để bảo quản, phục vụ các hoạt động của các tư liệu lao động hay nhân viên

- Nhiên liệu: là những thứ tạo ra năng lượng, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh: hơi đốt, khí nén, xăng… và có thể được chia thành:

+ Nhiên liệu dùng trực tiếp cho sản xuất

+ Nhiên liệu sử dụng cho máy móc thiết bị

- Phụ tùng thay thế: là những chi tiết phụ tùng để thay thế, sửa chữa cho máy móc, thiết bị như: ốc vít, săm, lốp

- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ…)

- Phế liệu: là những vật liệu thu được trong quá trình sản xuất, thanh lý tài sản, có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài như: vải vụn, gỗ vụn…

- Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại như: vật tư đặc chủng vật đóng gói

- Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất

- Dụng cụ đồ nghề

- Dụng cụ quản lý

- Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động

- Khuôn mẫu đúc các loại

- Lán trại tạm thời

- Các loại bao bì dùng để đựng hàng hoá vật liệu

Do quá trình sản xuất kinh doanh cụ thể được tiến hành ở các doanh nghiệp khác nhau nên việc phân loại này cũng chỉ mang tính tương đối Có loại vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp này được coi là chính nhưng ở doanh nghiệp khác chỉ được coi là phụ mà thôi và ngược lại Lại có vật liệu, CCDC trong một doanh nghiệp vừa được coi là chính vừa coi là phụ đối với từng sản phẩm sản xuất

Việc phân loại này giúp doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại vật liệu, từng thứ vật liệu, CCDC xác định tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp, đó là cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra

b Một số cách phân loại khác.

Ngoài cách trên, có thể phân loại theo các cách như sau:

- Phân loại theo nguồn hình thành:

+ NVL do mua ngoài

+NVL do doanh nghiệp tự sản xuất

+NVL do từ các nguồn khác: nhận cấp phát, biếu tặng, liên doanh liên kết

- Phân loại theo chức năng:

+ NVL, CCDC dùng cho sản xuất

+ NVL, CCDC dùng cho bán hàng

+ NVL, CCDC dùng cho quản lý doanh nghiệp

Tuy thế, việc phân loại theo 2 cách này không thuận tiện cho việc tổ chức tài khoản và theo dõi trực tiếp, gây khó khăn cho việc tính giá thành

Trên cơ sở phân loại các NVL, CCDC doanh nghiệp cần xây dựng

“ Sổ danh điểm vật tư" để thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách để tiết kiệm thời gian trong việc đối chiếu giữa kho và tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu, CCDC nào đó đặc biệt là trong điều kiện cơ giới hoá, tự động hoá công tác tính toán ở doanh nghiệp

2.Tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của NVL, CCDC theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất Tính giá có chính xác thì mới đảm bảo cho biệc quản lý NVL, CCDC chặt chẽ và có hiệu quả.

Về nguyên tắc, NVL, CCDC là tài sản dự trữ sản xuất thuộc loại tài sản lưu động nên được đánh theo giá thực tế đã được mua sắm, gia công chế biến tức là giá trị của NVL, CCDC được phản ánh trên sổ kế toán Tuỳ theo việc áp dụng các phương pháp tính thuế GTGT của từng doanh nghiệp mà trong giá trị thực tế có thể

có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có VAT (nếu tính VAT theo phương pháp khấu trừ)

*/Đối với NVL, CCDC nhập kho

Trên thực tế, NVL, CCDC có thể được nhập từ nhiều nguồn khác nhau do

đó giá vốn thực tế cũng được đánh giá khác nhau

- Đối với NVL, CCDC mua ngoài:

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá trị hàng mua theo hoá đơn (cả VAT)

+ Chi phí thu mua

+ Thuế nhập khẩu (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp:

+ Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ:

Giá thực tế của = Giá mua ghi trên hoá + Chi phí thu + Thuế nhập

Hàng nhập kho đơn(không có VAT) mua thực

tế

khẩu(nếu có)

- Đối với NVL, CCDC thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế của = Giá thực tế của hàng + Chi phí thuê + Chi phí liên hàng nhập kho xuất kho chế biến ngoài chế biến quan khác

- Đối với NVL, CCDC

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá thực tế của hàng xuất kho chế biến

+ Chi phí chế biến thực tế

- Đối với NVL, CCDC nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế của hàng

nhập kho (giá trị

vốn)

= Giá thoả thuận giữa các bên liên doanh

+ Chi phí liên quan (nếu có)

- Đối với NVL, CCDC được tặng thưởng viện trợ

Giá thực tế của

hàng nhập kho

= Giá mua của vật liệu đang bán trên thị trường

- Đối với phế liệu thu hồi từ sản phẩm hỏng, tài sản định thanh lý thì giá nhập kho là giá có thể sử dụng, giá có thể bán được hoặc ước tính

*/ Đối với NVL, CCDC xuất kho.

a Tính theo giá thực tế:

Mỗi một doanh nghiệp sản xuất, khi xuất dùng NVL, CCDC cũng đều phải tính toán chính xác thực tế hàng xuất kho cho các nhu cầu và đối tượng khác nhau Tuỳ vào đặc điểm của từng hoạt động, yêu cầu quản lý và trình độ của kế toán mà

có thể áp dụng các cách tính khác nhau như sau:

* Phương pháp nhập trước-xuất trước(FIFO)

Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy NVL, CCDC xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó…

Với phương pháp này, việc tính toán đơn giản, dễ làm và tương đối hợp lý Song khối lượng công việc hạch toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trường

Như vậy, phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, CCDC

* Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)

Phương pháp này NVL, CCDC được tính giá thưc tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL, CCDC được làm ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước

* Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, CCDC nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL, CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong

kỳ kế toán xác định được giá bình quân của 1 đơn vị NVL, CCDC Căn cứ vào lượng NVL, CCDC xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.

Giá thực tế

NVL, CCDC

xuất dùng

= Số lượng NVL, CCDC xuất dùng

x Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế

bình quân

= Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong

kỳ

Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong

kỳ

Như vậy, giá trị thực tế của NVL, CCDC phụ thuộc vào số nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ Chúng ta chỉ tính được giá này ở thời điểm cuối kỳ Do đó, trong kỳ NVL, CCDC sẽ được ghi theo giá tạm tính và cuối kỳ điều chỉnh

Phương pháp này tương đối chính xác Tuy nhiên, do chỉ tiến hành vào cuối

kỳ nên công việc bị dồn dập, ảnh hưởng đến quyết toán cuối kỳ, lại không phản ánh được sự biến động của giá cả Phù hợp với doanh nghiệp ít danh điểm NVL, CCDC, tần suất nhập-xuất lớn

* Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập:

Giá bình quân

sau mỗi lần nhập

= Giá tồn trước khi nhập + Giá thực tế nhập

kho

Số lượng tồn trước khi nhập + Số lượng nhập kho

Với phương pháp này khi xuất kho đã biết giá trị của NVL, CCDC do vậy cuối kỳ không phải điều chỉnh Độ chính xác cao, phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả Song lại mất nhiều công sức, thời gian Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vật liệu ít

*Phương pháp bình quân cuối kỳ trước

Giá bình quân

cuối kỳ trước

= Giá thực tế tồn kho cuối kỳ trước ( đầu kỳ này )

Lượng tồn kho cuối kỳ trước (đầu kỳ này )

Đây là phương pháp dễ làm, đơn giản nhưng độ chính xác không cao và không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này

* Phương pháp trị giá thực tế theo giá mua lần cuối

Với các phương pháp kể trên, để tính được giá NVL, CCDC thì phải căn cứ vào chứng từ xuất Tuy nhiên, có những doanh nghiệp do có nhiều chủng loại, mẫu

mã khác nhau nên không có điều kiện kiểm tra từng nghiệp vụ xuất kho hoặc với các doanh nghiệp áp dụng kiểm kê định kỳ Do đó tiến hành tính