CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

3 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong DN cần phải thựchiện tốt các nhiệm vụ sau: - Thực hiện việc phân loại, đánh giá NVL

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG NỀN KINH TẾ THỊ TRƯỜNG

1 ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÒ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT 1.1 Khái niệm

Theo Mác: “Tất cả mọi vật trong thiên nhiên ở quanh ta mà lao động có ích có thể tácđộng vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động Đối tượng laođộng trở thành nguyên vật liệu khi có lao động của con người tác động vào” Chính vìvậy không phải bất kỳ đối tượng nào cũng là nguyên vật liệu (NVL).Ví dụ như: sắt nằmtrong quặng, than nằm trong lòng đất, dầu nằm dưới biển, không phải là NVL mà chỉsau khi con người tiêu hao lao động để tìm ra nó, cung cấp cho ngành công nghiệp thì sắt,than, dầu, mới được gọi là NVL

Trong các doanh nghiệp sản xuất (DNSX), NVL là đối tượng lao động, là một trong

ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sảnphẩm

1.2

Đặc điểm nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu có 3 đặc điểm cơ bản sau:

Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh không giữ nguyênhình thái vật chất ban đầu;

Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh;

Giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩmmới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ

1.3 Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất

Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tácđộng của con người vào các yếu tố lực lượng tự nhiên nằm thoả mãn những nhu cầu nào

đó Vì vậy sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của conngười, tư liệu lao động và đối tượng lao động Con người có sức lao động sử dụng tư liệulao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất (hay còn gọi là sảnphẩm).

Như vậy nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm.Khác với tài sản cố định là khi tham gia quá trình sản xuất nguyên vật liệu không giữnguyên hình thái ban đầu, giá trị của nó chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm mớiđược tạo ra

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại thậm chí còn có

cả những vật liệu quý hiếm Mỗi loại nguyên vật liệu lại có tính chất hoá lý khác nhau,nếu không có biện pháp quản lý sẽ dẫn đến hiện tượng hao hụt mất mát Ở những doanhnghiệp này chi phí về nguyên vật liệu lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí và giáthành sản phẩm được tạo ra Do vậy, nếu không quản lý tốt sẽ làm tăng chi phí nguyênvật liệu, tăng giá thành sản phẩm làm ảnh hưởng không tốt tới lợi nhuận của doanhnghiệp

Xét về hình thái vật chất, nguyên vật liệu là biểu hiện của một phần tài sản lưu động.Nhưng về mặt giá trị, nó chính là vốn lưu động của doanh nghiệp Hiệu quả của việc sửdụng nguyên vật liệu, chính là hiệu quả của việc sử dụng vốn sản xuất kinh doanh củachính doanh nghiệp, mà cụ thể ở đây chính là vốn lưu động

Từ những lý luận trên cho thấy nguyên vật liệu có một vị trí rất quan trọng trong sảnxuất, nó là một trong ba yếu tố cơ bản của quát trình sản xuất, giúp cho quá trình sản xuấtđược liên tục Vì vậy việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được đảm bảo tínhhợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả

2 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

Để sản xuất ra một loại sản phẩm nhất định ta phải sử dụng rất nhiều thứ, nhiều loạiNVL khác nhau Ví dụ để sản xuất ra một máy công cụ như máy tiện T630, máy khoanK252, thì phải có sắt, thép, đồng, tôn, mà mỗi thứ NVL lại có thể mua từ nhiều nguồnkhác nhau và xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất đòi hỏi phải

quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở tất cả mọi khâu, từ khâu thu mua, bảoquản, dự trữ đến khâu sử dụng NVL là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động.Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành thu mua NVL để đáp ứng kịp thời chosản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác trong doanh nghiệp.

Do đó, ở khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, qui

cách, chủng loại, giá mua, chi phí thu mua và cả tiến độ về thời gian phù hợp với kếhoạch sản xuất kinh doanh của DN

Ở khâu bảo quản dự trữ, DN phải tổ chức tốt hệ thống kho tàng, bến bãi, trang bị

đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản và xác định mức dự trữtối thiểu, tối đa cho từng loại NVL để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo antoàn, giữ được chất lượng của NVL và đảm bảo cho quá trình SXKD được diễn ra bìnhthường không bị gián đoạn, ngừng việc do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gâytình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều

Ở khâu sử dụng, đòi hỏi phải thực hiện việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở cácđịnh mức têu hao, dự toán chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm Nhằm hạ giáthành sản phẩm tăng lợi nhuận cho DN, do vậy trong khâu này cần tổ chức việc ghi chép,phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng NVL trong quá trình hoạt động sản xuất kinhdoanh

Tóm lại, quản lý chặt chẽ NVL từ khâu thu mua tới khâu bảo quản dự trữ và sử dụng

là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở DN

3 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong DN cần phải thựchiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Thực hiện việc phân loại, đánh giá NVL phù hợp với các nguyên tắc, chuẩn mực kếtoán đã qui định và yêu cầu quản trị DN;

- Tổ chức chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toánhàng tồn kho áp dụng trong DN để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu đầy đủ, kịpthời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của NVL trong quá trình hoạt động

SXKD nhằm cung cấp thông tin kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh, xácđịnh trị giá vốn hàng bán và giá thành sản phẩm;

- Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua NVL, kế hoạch sử dụngNVL cho quá trình SXKD

II PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

1 PHÂN LOẠI NGUYÊN VẬT LIỆU

Trong mỗi DN, do tính chất đặc thù trong hoạt động SXKD nên cần phải sử dụngnhiều loại, nhiều thứ NVL khác nhau Mỗi loại NVL lại có vai trò, công dụng, tính chất

lý, hóa học khác nhau Do đó việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quantrọng để có thể quản lý NVL phục vụ cho yêu cầu quản trị DN

Việc phân loại NVL tùy thuộc vào từng loại hình DN cụ thể, nội dung kinh tế và chứcnăng của NVL trong quá trình SXKD của từng DN mà DN có sự phân loại khác nhau.Thông thường có các cách phân loại như sau:

1.1 Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau:

- Nguyên vật liệu chính: Là những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản

phẩm Trong các doanh nghiệp khác nhau, nguyên vật liệu cũng gồm các loại khácnhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là: sắt, thép, tôn,

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm hoàn

chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất bao gói sản phẩm như:thuốc nhuộm, thuộc tẩy, sơn,

- Nhiên liệu: Được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện

vận tải, máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như : xăngdầu, than, củi, khí gas,

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để sửa chữa những

máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản Bao gồm các

loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, dụng cụ, vật kết cấu

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật

liệu do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định

1.2 Căn cứ vào nguồn gốc hình thành nguyên vật liệu được chia thành:

- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Là các loại nguyên vật liệu do mua ngoài, nhậngóp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,…

- Nguyên vật liệu tự chế: Là các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất Vídụ: Doanh nghiệp chế biến chè có tổ chức đội trồng chè cung cấp nguyên liệu cho bộphận chế biến

Cách phân loại này có tác dụng làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạchsản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyênvật liệu nhập kho

1.3 Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng của nguyên vật liệu có thể chia thành:

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu SXKD gồm:

+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm;

+ Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phậnbán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

- Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá gốc Giá gốc hay

còn được gọi là trị giá vốn thực tế của NVL; là toàn bộ các chi phí mà DN đã bỏ ra để

có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại

- Nguyên tắc thận trọng: Nguyên vật liệu được đánh giá theo gá gốc, nhưng trường

hợp giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thểđược thực hiện

Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ

SXKD trừ (-) đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiếtcho việc tiêu thụ chúng

Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Kế toán ghi sổ theo giá gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do đó,trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:

+ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu;

+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

- Nguyên tắc nhất quán: Các phương pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật tư phải

đảm bảo tính nhất quán Tức là kế toán đã chọn phương pháp nào thì phải áp dụngphương pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán Doanh nghiệp có thể thay đổiphương pháp đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thế cho phép trình bầythông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đượcảnh hưởng của sự thay đổi đó

- Sự hình thành trị giá vốn thực tế của NVL: được phân biệt ở các thời điểm khác

nhau trong quá trình SXKD

+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;

+ Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn hàng nhập;

+ Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế xuất kho;

+ Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ

2.3 Phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu nhập kho.

Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập:

* Nhập kho do mua ngoài:

Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm: giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phívận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quantrực tiếp đến việc thu mua vật tư, trừ (-) đi các khoản chiết khấu thương mại và giảm giáhàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất

Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tính theophương pháp khấu trừ, thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT

Trường hợp NVL mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chụ thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi, các dự án, thì giámua bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán)

* Nhập do tự sản xuất:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến

* Nhập do thuê ngoài gia công chế biến:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài giacông chế biến cộng (+) số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến cộng (+) các chiphí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

* Nhập vật tư do góp vốn liên doanh:

Trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giá do hội đồng liên doanh thỏa thuận cộng (+) cácchi phí vận chuyển khi giao nhận

* Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá

trị thu hồi tối thiểu

2.4 Các phương pháp xác định trị giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho

Nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, ở nhiều thời điểm khácnhau nên có nhiều giá khác nhau Do đó, khi xuất kho NVL tùy thuộc vào đặc điểm hoạtđộng, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở

từng DN mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn thực tế củanguyên vật liệu xuất kho:

Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán:

* Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho NVL

thì căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó đểtính trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho Phương pháp này, được áp dụng cho những

DN có chủng loại NVL ít và có thể nhận diện được từng lô hàng

* Phương pháp bình quân gia quyền: trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất

kho được tính căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân giaquyền, theo công thức:

Trị giá vốn thực

tế NVL xuất kho =

Số lượngNVL xuấtkho

x

Đơn giá bìnhquân gia quyền

Trong đó:

Đơn giá bình

quân gia quyền =

Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ

Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

- Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ NVL

- Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ được gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hayđơn giá bình quân cố định.Theo cách tính này, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉtính được trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không cung cấpthông tin kịp thời

- Đơn giá bình quân có thể được xác định sau mỗi lần nhập, gọi là đơn giá bình quânliên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định được trị giá vốnthực tế NVL hàng ngày, cung cấp thông tin được kịp thời Tuy nhiên, khối lượng côngviệc tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp này rất thích hợp với những công ty đãlàm kế toán máy

* Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này giả thiết số

nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến sốnhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất Cơ sở của phương pháp này là giá thực

tế của nguyên vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế nguyên vật liệuxuất trước và do vậy giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của sốnguyên vật liệu mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả

ổn định hoặc có xu hướng giảm

* Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả thiết số nguyên

vật liệu mua sau cùng thì sẽ được xuất kho trước tiên, nguyên vật liệu xuất kho thuộc lônào thì lấy đơn giá mua thực tế của lô đó để tính Do đó, nếu giá vật liệu trên thị trường

có xu hướng tăng thì giá trị vật liệu xuất dùng sẽ tăng, lúc này trị giá vật liệu tồn kho thấphơn giá thị trường và lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm

Ngược lại, nếu giá vật liệu trên thị trường có xu hướng giảm thì giá trị vật liệu xuấtdùng giảm, giá trị vật liệu tồn kho cao và lợi nhuận trong kỳ tăng

* Các phương pháp khác:

+ Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ;

+ Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán;

III KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

1.YÊU CẦU HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Nguyên vật liệu là một trong những đối tượng kế toán phải được tổ chức hạch toán chitiết đồng thời ở cả hai mặt: giá trị và hiện vật, không chỉ thế mà còn phải quản lý theotừng kho và chi tiết đến từng nhóm, từng loại, từng thứ nguyên vật liệu một và phải đượctiến hành quản lý đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở là các chứng từ:phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kếtoán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL phù hợp với tìnhhình, đặc điểm của DN mình nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, vàcông tác quản lý NVL nói riêng

2 CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG

Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại khác nhau Để cho việc quản

lý được chặt chẽ, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ về tình hình nhập,xuất, tồn nguyên vật liệu cả chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu thành tiền kế toán tiến hành hạchtoán chi tiết nguyên vật liệu đến từng thứ, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản sửdụng nguyên vật liệu

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng BTC, các loạichứng từ, sổ sách kế toán phục vụ cho việc hạch toán chi tiết NVL bao gồm:

- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT);

- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 – VT);

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 – VT);

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT);

- Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu 05 – VT);

- Thẻ kho (Mẫu 06 – VT);

- Phiếu nhập kho Báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 – VT);

- Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm hàng hóa (Mẫu 08 – VT);

- Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu

- Sổ số dư

- Sổ đối chiếu luân chuyển

- Bảng kê nhập xuất tồn vật tư

- Bảng luỹ kế nhập vật tư

- Bảng luỹ kế xuất vật tư

- Báo cáo vật tư

Thẻ kho: Được sử dụng để theo dõi số lượng nhập – xuất – tồn kho của từng thứ NVLtheo từng kho

Phiếu nhập kho

chi tiết vật tư Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư

Các sổ kế toán chi tiết NVL, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư NVL được sử dụng

để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL về mặt giá trị và số lượng tùy thuộc vàophương pháp kế toán chi tiết NVL áp dụng tại doanh nghiệp

3 CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các phương pháp khác nhau.Mỗi doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào đặc điểm riêng có và yêu cầu quản lý của mình để chọnmột trong các phương pháp thích hợp Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vậtliệu bao gồm:

3.1 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song :

*Nội dung:

Ở kho: Thủ kho dùng “ thẻ kho ” để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng

thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng

Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật tư thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp củachứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho; cuốingày tính ra số tồn kho để ghi vào cột “số tồn” trên thẻ kho Định kỳ, thủ kho gửi cácchứng từ nhập – xuất đã phân loại theo từng thứ vật tư cho phòng kế toán

Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình nhập

– xuất cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị

Kế toán khi nhận dược chứng từ nhập-xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lạichứng từ, hoàn chỉnh chứng từ; sau đó căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào

sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật tư, mỗi chứng từ được ghi một dòng

Cuối tháng, kế toán chi tiết lập bảng kê nhập – xuất – tồn, sau đó đối chiếu: Sổ kế

toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho; Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập – xuất –tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp; Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kêthực tế

Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho

Phiếu nhập kho

Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp

Bảng kê nhập

Bảng kê xuất

Hình 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

3.2 Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Cuối tháng, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu từ các chứng từ hoặc bảng kê để ghi vào

sổ đối chiếu luân chuyển, và tính ra số tồn cuối tháng.Việc đối chiếu số liệu giống như

phương pháp ghi thẻ song song nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng

Hình 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Ghi chú : Ghi hàng ngày

Quan hệ đối chiếu

Ghi cuối tháng

3.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư

* Nội dung:

Theo phương pháp, tại kho thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép, đồng thời dùng

sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối kỳ của từng nguyên vật liệu vào cột số lượng “Sổ sốdư” do kế toán lập cho từng kho, sổ được mở cho cả năm Trên “sổ số dư”, nguyên vậtliệu được sắp xếp theo từng thứ, nhóm, loại; sau mỗi nhóm, loại, có dòng cộng nhóm,cộng loại Cuối mỗi tháng, “sổ số dư” được chuyển cho thủ kho để ghi chép

Phòng kế toán: kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “thẻ kho” củathủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu Sau đó, kế toán ký xácnhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ,hoàn chỉnh chứng từ và phân loại chứng từ theo từng nhóm nguyên vật liệu Sau đó, tiếnhành tổng hợp giá trị của các chứng từ và ghi vào các cột “số tiền” trên “phiếu giao nhậnchứng từ”, số liệu này được ghi vào “Bảng kê lũy kế nhập” và “Bảng kê lũy kế xuất”nguyên vật liệu

Phiếu nhập kho

Sổ kế toán tổng hợp Thẻ kho

Phiếu xuất kho

Sổ số dư Bảng kê nhập xuất tồn

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

Bảng lũy kế nhập

Bảng lũy kế xuất

Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên các bảng kê này để ghi vào cột nhập, xuất trên

“Bảng kê nhập - xuất - tồn” và tính ra số tồn Đồng thời, căn cứ vào số dư do thủ khochuyển lên để tính ra giá trị nguyên vật liệu tồn kho và ghi vào cột số tiền trên sổ số dư

Hình 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu

IV.KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU

Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Theo

chế độ kế toán qui định hiện hành trong một DN chỉ áp dụng một trong hai phương pháphạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc phương phápkiểm kê định kỳ (KKĐK) Như vậy, đối với NVL trong các doanh nghiệp sản xuấtphương pháp kế toán tổng hợp cũng được tến hành theo một trong hai phương pháp đó

1 KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU THEO PHƯƠNG PHÁP KKTX

TK 152SDĐK: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ

+ Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ

+ Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại

SDCK: Trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ

+ Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ+ Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại+ Số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại hàng mua

1.1 Đặc điểm phương pháp KKTX

Đây là phương pháp phản ánh tình hình biến động tăng, giảm, tồn của từng loạinguyên vật liệu một cách thường xuyên liên tục vào các tài khoản phản ánh nguyên vậtliệu Bởi vậy, tại bất kỳ thời điểm nào cũng có thể biết được giá trị nguyên vật liệu tồnkho Phương pháp này hạch toán chính xác giá trị nguyên vật liệu sau mỗi lần nhập, xuấtkho đảm bảo cân đối giữa giá trị và số lượng, thuận lợi cho việc phân bổ nguyên vật liệuxuất kho vào từng tài khoản liên quan

1.2 Tài khoản sử dụng

Bao gồm các tài khoản nằm trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hànhtheo Quyết Định số 1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính Để phảnánh số hiện có và tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu theo trị giá vốn thực tế (hay giáthành thực tế) kế toán sử dụng Tài khoản 152 – nguyên liệu, vật liệu

Kết cấu cơ bản của TK 152 như sau:

TK 152 có thể được ở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp vớicách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN, bao gồm:

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản như:

+ TK 151 - Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này phản ánh trị giá nguyên vật liệu

đã mua, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đang

đi đường cuối tháng trước tháng nay đã nhập kho

+ TK 331 - Phải trả người bán: Tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán cho ngườicung cấp nguyên vật liệu

+ TK 141 - Tạm ứng;

+ TK 111 - Tiền mặt;

+ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng;

+ TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản,

1.3 Phương pháp kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp dược nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau: domua ngoài; do tự chế, thuê ngoài gia công chế biến; do nhận vốn góp liên doanh; do đượcquyên tặng…

Trong mọi trường hợp, DN phải thực hiện đầy đủ thủ tục kiểm nhận nhập kho, lập cácchứng từ theo đúng qui định Căn cứ vào các chứng từ nhập, hóa đơn GTGT và các