MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ VẬN TẢI Ở CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY

Khác với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp có sự tách bạch giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ, trong dịch vụ vận tải quá trình sản xuất và tiêu thụ được diễn ra một cách đồng thời, vì t

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ VẬN TẢI Ở CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY.

I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY.

Hiện nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, hoạt động kinh doanh dịch

vụ vận tải đang dần dần khẳng định vị trí của mình Là một hoạt động không những chỉ đem lại hiệu quả về mặt kinh tế mà còn có cả hiệu quả về mặt xã hội Việc tổ chức hoạt động kinh doanh phải đảm bảo thu hồi vốn đầu tư ban đầu vào phương tiện vận tải nhanh chóng đồng thời doanh thu phải đủ bù đắp cho chi phí và có lãi Do đó, các nhà lãnh đạo phải quản lý tốt chi phí, tìm ra các biện pháp để hạ giá thành vận tải, thu hút khách hàng

Hạch toán kế toán với bản chất là một hệ thống thông tin và kiểm tra sự biến động của tài sản trong doanh nghiệp Nó trở thành một bộ phận quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế của từng doanh nghiệp Để quản lý và sử dụng

có hiệu quả các loại tài sản, lãnh đạo doanh nghiệp cần biết được những thông tin về hoạt động kinh doanh một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác Điều này chỉ có thể thực hiện được thông qua công tác kế toán của doanh nghiệp Tuy nhiên hiện nay hệ thống kế toán nước ta vẫn chưa theo kịp với sự phát triển của nền kinh tế Yêu cầu của cơ chế quản lý mới và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cải cách triệt để, đổi mới toàn diện hệ thống kế toán nước

ta cho phù hợp với nền kinh tế thị trường, với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của đất nước

Để đảm bảo tính đồng bộ thống nhất và phát huy vai trò cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý kinh doanh thì cần thiết phải cải tiến, đổi mới và hoàn thiện hạch toán kế toán ở cả tầm vĩ mô và vi mô Trong đó đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề quan trọng

Trong toàn bộ công tác kế toán tại công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây, khối lượng kế toán chi phí và tính giá thành vận tải chiếm tỉ trọng lớn, quá trình tập hợp chi phí diễn ra phức tạp Khác với doanh nghiệp sản xuất công nghiệp có

sự tách bạch giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ, trong dịch vụ vận tải quá trình sản xuất và tiêu thụ được diễn ra một cách đồng thời, vì thế việc tập hợp chi phí nhanh chóng, chính xác để tính giá thành và xác định doanh thu cần được

kế toán một cách đúng đắn Thông qua việc kế toán đúng đắn chi phí và tính giá thành dịch vụ vận tải, ban lãnh đạo công ty sẽ có căn cứ chính xác để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, từ đó có biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm chi phí, phát triển sản xuất kinh doanh

II MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẬP HỢP CHI PHÍ VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ VẬN TẢI Ở CÔNG TY CỔ PHẦN Ô TÔ VẬN TẢI HÀ TÂY.

Để góp phần hoàn thiện công tác hạch toán tập hợp chi phí kinh doanh dịch

vụ và tính giá thành sản phẩm vận tải đồng thời khắc phục những tồn tại cùng ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên trong công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau :

1 Về công tác kế toán chi phí nhiên liệu trực tiếp.

Chi phí nhiên liệu trực tiếp chiếm một tỉ trọng tương đối lớn trong tổng giá thành vận tải Do đó việc quản lý tốt chi phí này có ý nghĩa rất thiết thực đối với công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh của công ty trong toàn nghành kinh doanh vận tải Chính vì thế, khi tập hợp chi phí nhiên liệu cần xem xét lại giá thực tế của nhiên liệu tiêu hao

Hiện nay việc nộp lệ phí giao thông được thực hiện khi công ty mua xăng dầu Trong khoản tiền phải trả cho người bán xăng có cả lệ phí giao thông( cứ

1 lít xăng thì tiền lệ phí giao thông là 300 dồng) Kế toán tại công ty tính toàn

bộ vào chi phí nhiên liệu trực tiếp, điều này là sai với tính chất và công dụng của chi phí làm cho chi phí nhiên liệu tăng lên

Cụ thể, trong tháng 1/2003, số lượng xăng sử dụng cho các phương tiện vận tải là 40.172 lít, tổng chi phí nhiên liệu (trong đó bao gồm tiền mua xăng và phí giao thông)dùng cho bộ phận vận tải ở công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây

là :191.497.800 đồng chiếm tỉ trọng 28,4% trong tổng chi phí kinh doanh dịch

vụ vận tải Theo mức nộp lệ phí giao thông là 300 đồng/lít xăng thì số tiền lệ phí giao thông mà công ty đã tính vào chi phí nhiên liệu là 12.051.600 đồng, vậy chi phí nhiên kiệu thực tế chỉ là 179.446.200 đồng chỉ chiếm tỉ trọng là 26,6%

Do đó để đảm bảo tính thực tế và chính xác trong công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm thì chi phí nhiên liệu trong vận tải chỉ được tính theo giá mua thực tế của xăng dầu, còn lệ phí giao thông cần phải bóc tách để đưa vào khoản chi phí khác của chi phí sản xuất chung ( vấn đề này sẽ được trình bày ở phần sau)

Hiện nay công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây sử dụng tài khoản 621 – Chi phí nhiên liệu trực tiếp để phản ánh các chi phí về nhiên liệu, dầu nhờn, chi phí săm lốp, chi phí sửa chữa thường xuyên chi tiết trên hai tiểu khoản

+ TK 621.1 – chi phí nhiên liệu

+ TK 621.2 – chi phí dầu nhờn, săm lốp, sửa chữa

thường xuyên

Nhưng theo chế độ kế toán quy định, tài khoản 621 chỉ dùng để hạch toán chi phí nhiên liệu được sử dụng trực tiếp cho phương tiện vận tải Những chi phí săm lốp, sửa chữa thường xuyên thuộc chi phí sản xuất chung phải được hạch toán vào TK627 – chi phí sản xuất chung.(vấn đề này sẽ được trình bày ở phần sau)

Do đó để hợp lý theo em thì TK 621 không cần mở chi tiết các tài khoản cấp

II, khi phát sinh các chi phí nhiên liệu kế toán tiến hành hạch toán luôn vào

TK 621 – chi phí nhiên liệu trực tiếp

2 Về công tác kế toán chi phí nhân công trực tiếp.

Chi phí nhân công là khoản chi phí lao động sống rất cần thiết nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh dịch vụ diễn ra bình thường

Hiện nay tại công ty khoản chi phí nhân công trực tiếp được phản ánh trên

TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp Nhưng ngoài khoản tiền lương và bảo hiểm của lái, phụ xe còn có cả khoản chi phí cho lái xe ka dự phòng, khoản bảo hiểm của nhân viên bộ phận xưởng sửa chữa Như vậy là không đúng vì tài khoản 622 chỉ phản ánh chi phí lao động trực tiếp tham gia vào hoạt động kinh doanh vận tải Còn khoản chi phí cho lái xe dự phòng, bảo hiểm của nhân viên xưởng phải được hạch toán vào TK 627

Vì vậy để cho đúng với quy định của chế độ kế toán theo em khoản chi phí này nên hạch toán như sau:

Khoản chi phí tiền lương và bảo hiểm của lái xe, phụ xe thì phản ánh trên

TK 622- chi phí nhân công trực tiếp

Còn các chi phí tiền lương, bảo hiểm, kinh phí công đoàn của lái xe dự phòng, khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn của nhân viên xưởng thì phản ánh trên TK 627

Tại công ty hoạt động kinh doanh vận tải hành khách là hoạt động dịch vụ vận tải duy nhất Do đó khi hạch toán chi phí nhân công trực tiếp phát sinh chỉ nên sử dụng TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp và không cần phải mở thêm tài khoản cấp II

3 Về công tác kế toán chi phí sản xuất chung.

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ cho sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quá trình chế tạo sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ ở công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây khoản chi phí này bao gồm những chi phí trực tiếp khác phục vụ cho hoạt động vận tải như : Chi phí nhân viên quản lý đội xe, chi phí khấu hao phương tiện vận tải, chi phí bến bãi, chi phí bảo hiểm thân vỏ, các chi phí khác

Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung trong các doanh nghiệp ô tô được phản ánh trên tài khoản 627 – Chi phí sản xuất chung Theo quy định, thì TK

627 được mở chi tiết thành 6 TK cấp II:

+ TK 627.1 - Chi phí nhân viên phân xưởng

+ TK627.2 - Chi phí vật liệu

+ TK 627.3 – Chi phí dụng cụ sản xuất

+ TK 627.4 – Chi phí khấu hao TSCĐ

+ TK 627.7 – Chi phí dịch vụ mua ngoài

+ TK 627.8 – Chi phí bằng tiền khác

TK 627 có thể mở thêm một số TK cấp II để phản ánh một số chi phí trong phạm vi chi phí sản xuất chung theo yêu cầu cụ thể của từng ngành kinh doanh, của từng doanh nghiệp

Nhưng trên thực tế việc sử dụng các tài khoản cấp II của TK 627 tại công ty

cổ phần ô tô vận tải Hà Tây còn chưa chính xác Công tác tập hợp chi phí chưa được phản ánh đúng bản chất Để góp phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán chi phí sản xuất chung tại công ty em xin đưa ra một số đề xuất cụ thể như sau :

3.1.Công tác hạch toán chi phí nhân viên phân xưởng.

Hiện nay tại công ty TK 627.1 – chi phí nhân viên phân xưởng chỉ được dùng để phản ánh chi phí cho nhân viên quản lý đội xe, còn các chi phí khác như chi phí lái xe ka dự phòng, chi bảo hiểm của công nhân xưởng sửa chữa lại được phản ánh vào TK 622 ( như trên đã trình bày) Để tập hợp đúng chi phí, theo em những chi phí kể trên cần phải được hạch toán vào TK 627.1 – chi phí nhân viên phân xưởng

Khi tính tiền lương các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên quản lý đội xe, lái xe ka dự phòng, kế toán ghi:

Nợ TK 627(627.1 ) – Chi phí nhân viên phân xưởng

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn kế toán ghi:

Nợ TK 627 (627.1) – Chi phí nhân viên phân xưởng

Có TK 338 ( 338.3, 338.4, 338.2) – Phải trả, phải

nộp khác

3.2 Về công tác hạch toán chi phí săm lốp.

Chi phí săm lốp là nhưng khoản chi phí về thay thế săm lốp hư hỏng, đắp vá lại săm lốp

Công ty cổ phần ô tô vận tải hiện nay đang tiến hành hạch toán khoản chi phí này vào chi phí nhiên liệu trực tiếp như trên đã trình bày điều đó là không phù hợp với chế độ kế toán

Chi phí săm lốp là một khoản chi phí thuộc chi phí sản xuất chung Vì thế khoản chi phí này phải được hạch toán vào TK 627 – Chi phí sản xuất chung

và kí hiệu riêng của khoản chi phí này là 627.5 – Chi phí săm lốp

Công ty hiện đang áp dụng hình thức khoán doanh thu cho từng lái xe, theo

đó thì chi phí săm lốp là khoản chi thuộc chi phí lái xe phải tự trang trải Hàng tháng doanh nghiệp thanh toán cho lái xe theo định mức khoán quy định

3.3.Về công tác hạch toán chi phí lệ phí giao thông.

Như trong phần 1 đã trình bày, hiện nay công ty tính cả phần chi phí giao thông khi mua xăng dầu vào chi phí nhiên liệu Thực chất đây là một khoản chi phí trực tiếp của hoạt động kinh doanh vận tải ô tô Do đó cần bóc tách chi phí

lệ phí giao thông ra khỏi trị giá mua xăng dầu(chi phí nhiên liệu) để đưa vào thành 1 khoản chi phí trong chi phí sản xuất chung

Để theo dõi chi phí này theo em công ty nên mở thêm TK 627.6 – Chi phí lệ phí giao thông

Đồng thời TK này cũng được dùng để phản ánh chi phí lệ phí giao thông của các phương tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Không phản ánh vào TK này chi phí lệ phí giao thông của phương tiện phục vụ quản lý

3.4.Công tác kế toán chi phí sửa chữa phương tiện.

Để hạch toán chi phí sửa chữa lớn phương tiện công ty đang sử dụng TK 627.7 – Chi phí sửa chữa phương tiện

Còn chi phí sửa chữa thường xuyên hiện công ty đang theo dõi trên TK 621 – Chi phí nhiên liệu trực tiếp

Cách hạch toán như vậy là chưa hợp lý bởi như ta biết TK 627.7 có tên là “ Chi phí dịch vụ mua ngoài” chứ không phải là “ Chi phí sửa chữa phương tiện” Và chi phí sửa chữa thường xuyên là một khoản chi phí thuộc chi phí sản xuất chung nên việc theo dõi nó ở TK 621 là không đúng với bản chất của nó

Để hợp lý trong cách hạch toán công ty nên mở thêm TK chi tiết cấp II của

TK 627 để hạch toán chi phí sửa chữa phương tiện cụ thể TK 627.9 – Chi phí sửa chữa phương tiện vận tải

TK 627.9 chỉ dùng để phản ánh chi phí sửa chữa của những phương tiện vận tải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Và nhằm đảm bảo tính ổn định chi phí và giá thành sản phẩm vận tải ô tô giữa các tháng, Công ty ô tô vận tải Hà Tây cần phải tính trích trước chi phí sửa chữa phương tiện theo công thức như sau:

Số tiền trích trước Số kế hoạch về sửa chữa cả năm

chi phí sửa chữa =

Căn cứ vào số tiền trích trước chi phí sửa chữa đã tính được hàng tháng, kế toán ghi :

Nợ TK 627(627.9) – Chi phí sửa chữa phương tiện VT

Có TK 335 – Chi phí phải trả

Khi phát sinh chi phí thực tế kế toán ghi

Nợ TK 335 – Chi phí phải trả

Có TK 111, 112, 131, - Các tài khoản liên quan

3.5 Về kế toán chi phí bằng tiền khác.

Tại công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây những chi phí thuộc chi bằng tiền khác là: chi phí bảo hiểm thân vỏ ka, chi phí bến bãi, chi bảo vệ tuyến, các chi phí bằng tiền khác và đêù được hạch toán vào TK 627.8 – Chi phí bằng tiền khác

Điều đáng xem xét ở đây là kế toán công ty hạch toán vào TK 627.8 cả những chi phí không thuộc chi phí sản xuất chung mà thuộc chi phí QLDN, chi phí hoạt động tài chính như : trả lãi tiền gửi ngân hàng, chi xăng đi công tác của xe con công ty, chi họp hội nghị công ty, chi tiếp khách

Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 20 ngày 13/1/2003 nội dung chi : thanh toán xăng xe ô tô con đi công tác cho ông Phan Hải Hiền ở phòng hành chính số tiền là : 212.000 đồng Kế toán công ty hạch toán như sau

Nợ TK 627(627.8 ) : 212.000

Có TK 111 : 212.000

Do đó, muốn công tác hạch toán chi phí vận tải ô tô được chính xác tạo điều kiện tính đúng, tính đủ giá thành dịch vụ vận tải công ty cần phải xác định lại phạm vi của chi phí bằng tiền khác thuộc chi phí sản xuất chung, loại bỏ ra khỏi chi phí vận tải những chi phí không hợp lý, hợp lệ như trên

Như trong phần giới thiệu về nhiệm vụ, vai trò của công ty, hiện nay hoạt động kinh doanh vận tải ở công ty chỉ là kinh doanh vận tải hành khách Vậy cho nên tất cả chi phí chung tập hợp được đều được tính vào chi phí cấu thành nên giá thành hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải hành khách Do đó cuối

tháng khi tiến hành kết chuyển chi phí sang TK tính giá thành kế toán công ty không cần phải phân bổ chi phí sản xuất chung

4.Ứng dụng máy vi tính trong công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm kinh doanh dịch vụ vận tải tại công ty.

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật ngày nay đã cho phép máy vi tính làm dược những điều kỳ diệu, có thể thay thế được sức lao động của con người trong nhiều việc Sử dụng máy vi tính nói riêng sẽ giúp cho các kế toán viên giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc kế toán nhờ đó sẽ được hoàn thành một cách nhanh chóng, tiện lợi và chính xác hơn so với phương pháp ghi chép thủ công

Trên thực tế hiện nay có nhiều doanh nghiệp nhà nước, tư nhân, liên doanh,

cổ phần, đã đưa vào áp dụng những phần mềm kế toán phù hợp với quá trình hạch toán của doanh nghiệp mình và đã đạt được những thành công nhất định Nhưng tại công ty cổ phần ô tô vận tải Hà Tây vẫn chưa khai thác được triệt

để thế mạnh của máy vi tính trong các phần hành kế toán nói chung và trong công tác hạch toán chi phí kinh doanh vận tẩi và tính giá thành sản phẩm dịch

vụ vận tải nói riêng

Một phần, đội ngũ kế toán tại công ty đa phần là những nguời lớn tuổi, có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán song việc cập nhật các tiến bộ mới

về công nghệ thông tin còn hạn chế

Mặt khác, do phòng tài vụ - kế toán công ty chưa được trang bị đầy đủ máy

vi tính Chính vì thế việc lưu giữ sổ sách kế toán tại công ty chỉ đơn thuần là trên giấy tờ Hình thức lưu giữ này rất dễ dẫn đến việc tài liệu chứng từ kế toán

bị hư hỏng, mối mọt gây khó khăn trở ngại trong công tác kiểm tra lại sổ sách trong công ty