Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểmtoán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc củakiểm toán viên, về các bằng chứng th
Trang 1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG HỒ SƠ
KIỂM TOÁN.
I BẢN CHẤT CỦA HỒ SƠ KIỂM TOÁN.
1.1 Khái niệm về hồ sơ kiểm toán.
Như chúng ta đã biết kiểm toán có hai chức năng cơ bản là xác minh và bày
tỏ ý kiến về báo cáo tài chính của đơn vị kiểm toán Để có thể thực hiện được chứcnăng đó kiểm toán viên cần phải nắm được một lượng thông tin nhất định thôngqua quá trình thu thập và lưu trữ Đồng thời công việc kiểm toán cũng cần đượcgiám sát và quản lý một cách chặt chẽ vì nó là cả một quy trình phức tạp, đượcphối hợp thực hiện bởi nhiều nhiều người và kết quả của nó có một vai trò rất quantrọng đối với đơn vị khách hàng Xuất phát từ chính yêu cầu đó hồ sơ kiểm toán đã
ra đời đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như chức năng của kiểm toán nói chung vàkiểm toán báo cáo tài chính nói riêng
Hồ sơ là một khái niệm được sử dụng khá rộng rãi trong các lĩnh vực của đờisống xã hội Về khía cạnh pháp lý, việc lập và lưu trữ hồ sơ phải tuân theo nhữngnguyên tắc nhất định Tài liệu giảng dạy của Cục lưu trữ quốc gia đưa ra địnhnghĩa: “Hồ sơ là một tập ( hoặc một ) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc hay một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việcđó” Ví dụ như hồ sơ cá nhân, hồ sơ vụ việc Các văn bản đưa vào hồ sơ phảiđúng chức năng, phản ánh đúng nhiệm vụ của cơ quan lập hồ sơ, phải hoàn chỉnh,đảm bảo giá trị pháp lý và có mối quan hệ mật thiết với nhau
Một hồ sơ được coi là hoàn thiện khi thông qua đó người đọc có thể nắmđược những thông tin liên quan đến đối tượng trong hồ sơ đó Trên góc độ pháp lý
“hồ sơ” cũng được sử dụng như một công cụ bắt buộc của quản lý
Trang 2Trong lĩnh vực kiểm toán “ hồ sơ kiểm toán” là một thuật ngữ thông dụng và
hồ sơ kiểm toán được coi là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho yêu cầu quản lý vàchức năng xác minh của công việc kiểm toán
Trước hết, xét về mặt thực hiện chức năng chung của kiểm toán, kiểm toántài chính hướng tới việc xác minh, bày tỏ ý kiến trên cơ sở các bằng chứng kiểmtoán Mà các bằng chứng kiểm toán được thu thập bằng nhiều phương pháp và từnhiều nguồn khác nhau Do đó, chúng cần được thể hiện thành các tài liệu theonhững dạng nhất định và sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp kiểm toánviên lưu trữ và dẫn chứng khi cần thiết để bảo vệ ý kiến của mình Đồng thời quátrình làm việc của kiểm toán viên với những kế hoạch, chương trình kiểm toán, cácthủ tục kiểm toán đã áp dụng, cũng cần được ghi chép dưới dạng tài liệu để phục
vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng như làm cơ sở để chứng minh việc kiểmtoán đã được tiến hành theo đúng những Chuẩn mực thực hành
Tiếp đến, xét về mặt yêu cầu của quản lý ta thấy công việc kiểm toán đượctiến hành bởi nhiều người trong một thời gian nhất định do vậy việc phân công vàphối hợp kiểm toán cũng như việc giám sát công việc của ban kiểm soát phải đượctiến hành một cách khoa học và chặt chẽ Thông qua hồ sơ kiểm toán kiểm toánviên chính có thể đánh giá được tiến độ và tiếp tục điều hành công việc Đồng thời,
hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản để giúp cấp lãnh đạo công ty kiểm toánkiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng thích hợp làm cơ sở cho kết luận củakiểm toán viên Chính vì thế, có thể kết luận rằng hồ sơ kiểm toán là một phầnkhông thể thiếu được trong mỗi cuộc kiểm toán thực hiện chức năng chung củakiểm toán cũng như đáp ứng được những yêu cầu về mặt quản lý đối với công việckiểm toán
Hiện nay, có khá nhiều tài liệu đưa ra khái niệm khác nhau về hồ sơ kiểmtoán:
Trang 3Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế Hồ sơ kiểmtoán: “Hồ sơ kiểm toán là các dẫn chứng bằng tài liệu về quá trình làm việc củakiểm toán viên, về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợ quá trình kiểm toán vàlàm cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.”
Theo giáo trình kiểm toán của ALVIN.ARENS – JAMESK LOEBBECKE
Hồ sơ kiểm toán được định nghĩa qua khái niệm tư liệu của kiểm toán viên: “ Tưliệu là sổ sách của kiểm toán viên ghi chép về các thủ tục áp dụng, các cuộc khảosát thực hiện, thông tin thu được và kết luận thích hợp đạt được trong công táckiểm toán Các tư liệu phải bao gồm tất cả các thông tin mà kiểm toán viên cho làcần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáokiểm toán.”
Dựa trên Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế cũng như thực tế tại Việt Nam BộTài chính đã ban hành Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230 quy định : “ Hồ sơkiểm toán là tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ.Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim ảnh, phương tiệntin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiệnhành”
Qua các khái niệm trên chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa khái quát nhất
về hồ sơ kiểm toán: Hồ sơ kiểm toán chính là tập hợp tất cả các giấy tờ làm việccủa kiểm toán viên chứa đựng những thông tin mà kiểm toán viên thu thập được,những thủ tục mà kiểm toán viên đã áp dụng và những kết luận mà kiểm toán viên
đã đạt được trong quá trình kiểm toán để làm cơ sở cho việc quản lý công việckiểm toán cũng như làm cơ sở để đưa ra ý kiến của mình thực hiện chức năng “ xácminh và bày tỏ ý kiến” Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm tất cả các thông tin màkiểm toán viên cho là cần thiết để tiến hành quá trình kiểm tra đầy đủ và để cungcấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán Hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán cómối liên hệ chứa đựng chặt chẽ Hồ sơ kiểm toán cất giữ bằng chứng kiểm toán,
Trang 4còn bằng chứng kiểm toán là một phần của Hồ sơ kiểm toán Vì vậy, phải có cácbằng chứng kiểm toán đạt yêu cầu về tính đầy đủ và tính giá trị được sắp xếp hợp
lý cùng với các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên mới tạo nên một hồ sơ kiểmtoán khoa học và mang tính giá trị đầy đủ
Nhưng mặt khác các khái niệm này cũng chỉ ra rằng kiểm toán viên khôngthể và không phải thu thập mọi tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán mà chỉ thuthập và lưu trữ những thông tin nào kiểm toán viên cho là cần thiết và có liên quantrực tiếp đến kết luận của kiểm toán viên mà thôi Ngoài ra hồ sơ kiểm toán cũnglưu trữ tất cả các ý kiến bằng văn bản mà kiểm toán viên đưa ra sau khi tiến hànhcuộc kiểm toán
1.2.1 Cách thức tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán.
1.2.1.1 Các mô hình hồ sơ kiểm toán.
Cách thức tổ chức các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được tiến hành tuỳthuộc vào quy định của mỗi công ty kiểm toán và quyết định của kiểm toán nhưngphải bảo đảm tính “hệ thống” của một hồ sơ : các tài liệu phải được sắp xếp theotừng mục, từng vấn đề, từng vụ việc thuận tiện cho việc lưu trữ, bảo quản cũngnhư việc tra cứu tài liệu trong hồ sơ đó Bởi cuộc kiểm toán không chỉ kết thúc ởviệc đưa ra báo cáo kiểm toán hay thư quản lý mà hồ sơ kiểm toán còn làm cơ sởcho việc kiểm tra soát xét và khi cần có thể còn là cơ sở pháp lý mà công ty kiểmtoán đưa ra để minh chứng cho công việc của mình Tuy nhiên, chúng ta biết rằng
hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán là hai vấn đề có liên quan chặt chẽ vớinhau, cuộc kiểm toán được tiến hành bằng phương pháp nào thì hồ sơ kiểm toánđược tổ chức theo phương pháp đó Hồ sơ kiểm toán chịu sự chi phối trực tiếp củaphương pháp kiểm toán
Hiện nay trên thế giới phổ biến hai mô hình hồ sơ kiểm toán là mô hình hồ
sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Trang 51.2.1.1.1 Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu.
Mô hình này gắn liền với phương pháp thủ công, đưa ra phương pháp tổchức giấy tờ làm việc và cách đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh như sau:
Bảng hệ thống tham chiếu mô hình Hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Trang 6Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tuỳ theo tài liệu đó hoặckhông có trong Hồ sơ.
Theo cách đánh tham chiếu trên, Hồ sơ làm việc được sắp xếp theo thứ tựcác mục của Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam.Các mục này sẽ được đánh theo thứ tự chữ cái
Riêng mục A bao gồm tất cả các phần kiểm tra chung ( đối chiếu giữa bảngcân đối kế toán với sổ cái, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết) cácbáo cáo Mục này bao gồm các giấy tờ làm việc chủ yếu sau:
Nội dung mục A - Tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán theo mô hình
6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7 Thư giải trình của Ban giám đốc A22
8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25
10 Báo cáo kết quả kinh doanh A 32
11 Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A 33
12 Các bút toán phân loại lại A34
13 Các bút toán điều chỉnh chi tiết A 35
14 Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát
Trang 7sinh sau ngày lập Báo cáo kiểm toán năm trước A42
15 Các nghĩa vụ đối với các bên có liên quan A40
16 Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
18 Phân tích soát xét Báo cáo tài chính trước
• Kết cấu Hồ sơ cũng rất khoa học nên người sử dụng Hồ sơ có thể dễ dàng đi
từ giấy tờ làm việc chi tiết đến tổng hợp và ngược lại
• Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huytối đa
• Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên
Nhược điểm:
• Tốn thời gian, công sức mà độ chính xác không cao
• Giấy tờ làm việc xong không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kếttheo “quan hệ ngang”
• Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn
• Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao
Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn
Trang 81.2.1.1.2.Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ (đại diện là mô hình Hồ sơ kiểm toánAS/2 với phương pháp lập tự động có hệ thống tham chiếu).
AS/2 là phương pháp kiểm toán tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm nhẹ mộtphần lao động, tránh được rủi ro nghề nghiệp trên cơ sở sự hiểu biết, năng lực và
sự năng động của mỗi nhân viên
Phương pháp AS/2 bao gồm: phương pháp kiểm toán, hệ thống Hồ sơ kiểmtoán và phần mềm kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán AS/2 được sắp xếp theo một hệ thống chỉ mục thống nhấtgọi là “chỉ mục Hồ sơ kiểm toán” tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kếtoán Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán là danh mục các giấy tờ làm việc của kiểm toánviên được sắp xếp theo một trình tự sẵn và thống nhất Danh mục này được chiathành các phần tương ứng với các giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán, hoặc thểhiện các mục, tiểu mục của các phần hành được kiểm toán trên Báo cáo tài chính
Nội dung của hệ thống chỉ mục tổng hợp như sau:
Nội dung các chỉ mục tổng hợp của Hồ sơ kiểm toán
Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp
1000 Lập kế hoạch kiểm toán
2000 Báo cáo
3000 Quản lý cuộc kiểm toán
4000 Hệ thống kiểm soát
5000 Kiểm tra chi tiết - tài sản
6000 Kiểm tra chi tiết - công nợ phải trả
7000 Kiểm tra chi tiết – vốn chủ sở hữu
8000 Kiểm tra chi tiết – báo cáo lãi lỗ
Trang 9Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số từ 1000 đến
8000 Trong đó các chỉ mục từ 1000 đến 4000 chứa đựng những thông tin chủ yếutrong phần Hồ sơ thường trực và Hồ sơ tổng hợp ( của Hồ sơ năm ) Những chỉmục này bao gồm thông tin chung về khách hàng, về những phân tích sơ bộ banđầu, về kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán Từ chỉ mục 5000 đến 8000 thuộcphần Hồ sơ làm việc chứa đựng những thông tin về kiểm toán chi tiết các khoảnmục trên Báo cáo tài chính Bao gồm các chỉ mục lớn như: kiểm tra chi tiết tài sản,công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, báo cáo lãi lỗ
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong các chỉ mục của Hồ sơ kiểm toán AS/2đều sử dụng mẫu quy định như trong Hồ sơ chuẩn Các giấy tờ làm việc này cómẫu thống nhất trong phần mềm AS/2 được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục.Trong thực hành kiểm toán, kiểm toán viên sử dụng những giấy tờ làm việc này đểhoàn thiện nên Hồ sơ kiểm toán Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng màkiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp
Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm toán viên hầu hết được thực hiệnbằng máy vi tính với phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờlàm việc trong Hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ Việc liên kết giữa các giấy tờ làmviệc không chỉ được thực hiện theo “ quan hệ dọc ” mà chúng còn được liên kếtchặt chẽ theo “ quan hệ ngang ” trong mỗi chỉ mục và giữa các chỉ mục với nhau
Ưu, nhược điểm của mô hình Hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
• Mô hình này khắc phục được tất cả các nhược điểm của mô hình kiểm toánTây Âu
• Mô hình này được vi tính hoá nên các giấy tờ làm việc được hình thànhnhanh chóng và chính xác, được sử dụng thống nhất Các công thức được vi tínhhoá nên giảm nhẹ công việc mà độ chính xác lại cao
• Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hoá
Trang 10• Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều.
• Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng cả hai cách là trên giấy tờ và trên đĩamềm nên đảm bảo độ an toàn cao, gọn nhẹ và thuận tiện cho tra cứu
• Rủi ro kiểm toán thấp hơn
1.2.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung hồ sơ kiểm toán.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ kiểm toán nhưng cóthể nêu lên một số điểm chủ yếu sau :
- Mục đích và nội dung của cuộc kiểm toán
- Hình thức báo cáo kiểm toán
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
- Phương pháp, kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán
- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán vàcộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể
1.2.1.3 Một số yêu cầu chung về hồ sơ kiểm toán.
Để có thể tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán bảo đảm cơ sở pháp lý cho
ý kiến của kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu của quản lý thì hồ sơ kiểmtoán không chỉ cần phải đầy đủ và hợp lý về mặt nội dung mà cần phải khoa học vềmặt hình thức Hồ sơ kiểm toán có vai trò rất quan trọng trong công việc kiểm toán
từ khâu điều hành kiểm toán đến khâu giám sát, kiểm tra cũng như tra cứu quytrình kiểm toán khi cần thiết Một hồ sơ kiểm toán được sắp xếp có hệ thống, có
đề mục rõ ràng sẽ rất thuận tiện cho việc lưu trữ bảo quản cũng như tra cứu tài liệutrong hồ sơ đó Đồng thời cũng bảo đảm cho công việc kiểm tra, soát xét có hiệuquả Chính vì vậy khi thiết lập hệ thống hồ sơ kiểm toán trong kiểm toán báo cáotài chính các kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần phải tuân thủ một số yêu cầuchung về hồ sơ kiểm toán sau :
Trang 11a Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng :
Để nhận dạng, phân biệt dễ dàng cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục,nội dung được kiểm toán Đề mục thường được đặt ở đầu hồ sơ kiểm toán, baogồm những nội dung sau :
- Tên đơn vị được kiểm toán
- Đối tượng kiểm toán: phản ánh tên tài khoản hoặc chỉ tiêu trên các tư liệu đó
- Kì kiểm toán: ghi ngày kết thúc của niên độ kiểm toán
- Số hiệu Hồ sơ kiểm toán: ghi số hiệu để tiện việc tra cứu
- Ngày thực hiện
b Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên :
Các kiểm toán viên thực hiện hồ sơ kiểm toán phải ký tên và ghi ngày thánghoàn thành trên hồ sơ đó Trong trường hợp hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị đượckiểm toán, kiểm toán viên vẫn cần phải ký vào sau khi đọc lại và kiểm tra cácthông tin trong đó Để phân biệt, trong kiểm toán độc lập người ta ghi chú “ Đượcchuẩn bị bởi khách hàng” trên các hồ sơ này
Những người có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ kiểm toán như kiểm toán viênchính, ban kiểm soát khi kiểm tra xong cũng phải ghi ngày tháng và ký tên vào
hồ sơ kiểm toán Chữ ký của các kiểm toán viên trên hồ sơ kiểm toán xác địnhtrách nhiệm của họ đối với thông tin được ghi trên đó
c Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học :
Số lượng các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán của một cuộc kiểm toán thườngrất nhiều, vì thế chúng cần được đánh số một cách có hệ thống và khoa học bảođảm việc sử dụng và kiểm tra được dễ dàng
Trang 12Thông thường, người ta sắp xếp bắt đầu từ những Hồ sơ, tư liệu với thông tintổng quát nhất, như: các Hồ sơ thường xuyên, rồi đến cá Hồ sơ hiện hành và kếtthúc là báo cáo kiểm toán.
Trong phần Hồ sơ hiện hành càn phải được sắp xếp sao cho mỗi khoản mụctrên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối kết toán cũng nhưcác bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh
Thông thường, biểu chỉ đạo của mỗi tài khoản hay khoản mục trên báo cáo tàichính được kí hiệu (đánh số) bằng một chữ cái hoặc một số Các bảng liệt kê, phântích, tính toán liên quan đến biểu chỉ đạo đó được xếp ngang sau biểu chỉ đạo vàđược đánh số bằng cách thêm vào sau kí hiệu của biểu chỉ đạo một con số Tương
tự như thế, nếu có bảng biểu chi tiết hơn nữa, thì được xếp sau bảng liệt kê, phântích, tính toán và được đánh số bằng cách thêm số vào sau kí hiệu của các bảng liệt
kê, phân tích, tính toán
Trên cơ sở những yêu cầu về hình thức như vậy thì mỗi tổ chức kiểm toán cóthể thiết lập cho mình những mẫu hồ sơ riêng phù hợp với điều kiện của từng công
ty sao cho hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy trình do công ty kiểmtoán quy định Kiểm toán viên được phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc,các bảng biểu phân tích và các tài liệu khác của khách hàng, nhưng phải bảo đảmrằng các tài liệu đó đã được lập một cách đúng đắn
Như vậy không có một quy định chung cho hình thức của hồ sơ kiểm toán
mà việc lập và sắp xếp tuỳ theo điều kiện và yêu cầu của kiểm toán viên và công tykiểm toán sao cho phù hợp với từng khách hàng và từng hợp đồng Việc sử dụngcác tài liệu theo mẫu quy định ( bản câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc hồ sơ mẫu, ) giúpcho kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra hồ sơ, tạo điềukiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lượng kiểm toán
Trang 13d Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng,
Về nguồn gốc dữ liệu, kiểm toán viên cần chú thích rõ chúng được lấy từnguồn dữ liệu nào (sổ cái, nhật ký, hoá đơn ), nơi lưu trữ tài liệu, bộ phận hoặcngười chịu trách nhiệm kiểm toán tài liệu ( nếu cần), cách hình thành số liệu củađơn vị Chú thích này là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết
Kiểm toán viên cũng cần chú thích về các công việc kiểm toán viên đã làmhoặc các kết quả đã đạt được, thí dụ đã đối chiếu với chứng từ gốc, đã đối chiếuvới sổ cái, đã kiểm tra cộng dồn Vì sự thuận tiện của nó nên các ký hiệu được sửdụng rất rộng rãi bởi các kiểm toán viên Để không gây hiểu lầm, kiểm toán viênphải chú thích rõ về ý nghĩa của từng ký hiệu ở bên dưới hồ sơ kiểm toán
Ngoài ra kiểm toán viên cũng cần chú thích tóm tắt về những vấn đề màngười đọc có thể không rõ khi sử dụng hồ sơ kiểm toán
e Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, chính xác và thích hợp :
Hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm đầy đủ cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiếncủa mình Một hồ sơ kiểm toán được coi là đầy đủ khi bao gồm các nội dung sau :
- Mọi thông tin quan trọng có liên quan đến mục tiêu của hồ sơ kiểm toán trong sổsách của đơn vị và trong tài liệu của kiểm toán viên
- Thủ tục kiểm toán chọn mẫu và thủ tục kiểm toán được áp dụng
- Phạm vi áp dụng thủ tục đó
- Sự phân biệt giữa những điều có thực và những điều mang tính chất suy đoán
Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ và chi tiết sao cho kiểm toán viên khác hoặcngười có trách nhiệm đọc sẽ hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến kiểmtoán
