THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy môsản xuất, Công t

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần xi măng Bỉm sơn

2.1.1 Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ

sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữlượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sảnxuất xi măng chất lượng cao Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ vềvật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã đượcthành lập Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã gópphần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sựtăng trưởng kinh tế của đất nước

Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năngchính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số

kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong ximăng đạt 1,3% - 3% Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theotiêu chuẩn ISO 9002

Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho cáccông trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩusang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào) Ngoài ra,Công ty còn có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành củaTổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thịtrường

Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuấtlớn, và để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩmsản xuất ra không ngừng được nâng cao Điều này đồng nghĩa với việc nhu

cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVLphục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất Ngoài tăng về khốilượng NVL còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạgiá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất Đồng thời đặc điểm về NVLphong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL phải được nâng cao Xuất phát từđặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm NVL

sử dụng đó là số lượng NVL lớn với các chủng loại rất phong phú và đượcphân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quátrình sản xuất

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty

Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy môsản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đó chuyển thành Công ty CP xi măngBỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốnđiều lệ là 900 tỷ đồng Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có đượcnhững lợi thế nhất định trên thị trường Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏimột số khó khăn Đứng đầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông Để đảmbảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉđạo của Giám đốc và 5 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác

Sơ đồ1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Quy mô, tình hình sản xuất và đặc điểm công nghệ sản xuất

Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là

mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắcmiền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ cáccông trình trọng điểm quốc gia Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãnhiệu “Con voi” đó có mặt khắp cả nước, ngoài ra sản phẩm còn được cungcấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á Đồng nghĩa vớithị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy môsản xuất cũng tăng theo Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, côngsuất…

Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoàinước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừngtăng lên Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu.Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu Với

sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trìnhphát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanhnghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng Chiếm tỷ trọnglớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN

Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây và lợinhuận thì cũng không ngừng tăng lên

công tác kế toán NVL của Công ty Với số lượng NVL lớn, rất nhiều chủngloại khác nhau đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp

lý Đồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phảituân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phùhợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL Với quy mô sản xuấtlớn, nhu cầu về NVL là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữnhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn Việc hạch toán và sổ sách liên quan đếnNVL phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý Trên thực tế tổ kế toán NVL(gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người Do NVL số lượng lớn, được bảo quản dựtrữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên

2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

Đặc điểm bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổchức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước.Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán doNhà nước ban hành Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểmsản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty

Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán của Công ty phùhợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ kế toán Và đểphù hợp với đặc điểm sản xuất và quy mô, Công ty đã áp dụng hình thức tổchức bộ máy kế toán tập trung – phân tán Và hình thức kế toán chủ yếu màcông ty sử dụng là kế toán máy Công ty sử dụng phần mềm kế toán FastAccouting, phần mềm này đáp ứng được yêu cầu hạch toán và quản lý củađơn vị Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng kế toán thủ công trong việc tínhtoán lương công nhân viên của phần hành tiền lương

Về tổ chức bộ máy kế toán: Đứng đầu là kế toán trưởng, có 2 phó phònggiúp công việc quản lý của Kế toán trưởng được dễ dàng hơn, và có các tổ kếtoán phân theo nhiệm vụ riêng gồm có: Tổ kế toán tài chính, tổ kế toán vật tư,

tổ kế toán tổng hợp và tính giá, tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm, tổ kế toán nhà

ăn Ở mỗi tổ có 1 trưởng phòng và 1 phó phòng làm nhiệm vụ quản lý việcthực hiện công việc của tổ mình

Kế toán trưởng

Tổ kế toán Tài chính Tổ kế toán vật tư Tổ kế toán tổng hợp và tính giá Tổ kế toán tiêu thụ sản phẩm

Sơ đồ 1.2: Mô hình bộ máy kế toán Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Chế độ kế toán của Công ty

Chế độ kê toán của Công ty áp dụng theo Luật kế toán, tuân thủ Chuẩnmực kế toán và Chế độ kế toán hiện hành

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31tháng 12 hàng năm

Để thấy rõ hơn chế độ kế toán mà Công ty đang áp dụng có thể nêu ramột số chính sách kế toán áp dụng là nền tảng và là cở sở trong công tác kếtoán NVL tại Công ty:

pháp kê khai thường xuyên

quyền theo từng tháng

kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được

Bên cạnh đó còn có các chính sách khác là: chính sách về TSCĐ và tríchkhấu hao TSCĐ, nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương

Tổ

kế toán nhà ăn

đương tiền; nguyên tắc ghi nhận vốn chủ sở hữu; nguyên tắc và phương phápghi nhận doanh thu; nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí…

Về chính sách áp dụng cho công tác kế toán NVL sẽ được trình bày chitiết hơn ở phần sau của khóa luận

Về chế độ sổ sách – hình thức sổ và hệ thống sổ kế toán sử dụng

Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán : Nhật ký chung

Tất cả hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết của Công ty đều theo quy địnhchung của Bộ tài chính Hệ thống sổ bao gồm:

mặt, Sổ cái các TK…

TSCĐ…), sổ kế toán thành phẩm( thẻ tính giá thành, Bảng tổng hợp chi phísản xuất…), Sổ kế toán Hàng tồn kho (Bảng tính giá hàng xuất kho)…

Liên quan đến kế toán NVL ngoài Sổ nhật ký chung ghi chép cho tất cảcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn có Sổ nhật ký mua hàng, Sổ cái TK 152,Thẻ kho, sổ chi tiết NVL…( Sổ chi tiết)

Để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến NVL kế toán sử dụng TK 152

“Nguyên liệu, vật liệu”

♦ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”

TK này được dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giảmnguyên, vật liệu theo giá thực tế

TK 152 tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được chi tiết thành 7 Tài khoảncấp 2 theo quy định Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết thành các tài khoảncấp 3 Và để đáp ứng được yêu cầu hạch toán một cách chi tiết, đầy đủ vàchính xác thì TK 152 được chi tiết tới cấp 4

VD:

Các chế độ kế toán khác bao gồm: chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế

độ Báo cáo tài chính đều được lập theo quy định chung của Bộ tài chính Vàtheo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ tàichính Và để phù hợp với yêu cầu hạch toán cũng như quản lý Công ty đó vậndụng quy định chung để thiết kế thêm trong hệ thống chứng từ, mở rộng hệthống tài khoản và lập các báo cáo Quản trị phục vụ cho quản lý và ra quyếtđịnh của các nhà quản lý

VD: Để quản lý tốt và hạch toán được thuận lợi TK 152 “Nguyên liệu,vật liệu” được chi tiết tới cấp 4

Như vậy, các chính sách và chế độ kế toán của Công ty là thuân thủ đúngtheo Quy định chung và phù hợp với đặc điểm kinh doanh cũng như nhu cầuquản lý Và nó quyết định chung cho các kế toán phần hành trong đó có côngtác kế toán NVL

2.2 Tình hình thực tế kế toán nguyên, vật liệu ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

2.2.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu và yêu cầu quản lý tại Công ty

Như đã trình bày ở phần trên, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanhnghiệp có quy mô sản xuất lớn Đồng thời do đặc điểm sản phẩm sản xuất làcác vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng Nên Công ty có một khối lượnglớn NVL với nhiều chủng loại

2.2.1.1 Đặc điểm nguyên, vật liệu

Công ty sử dụng hàng ngàn các nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.Các nguyên vật liệu này có đặc điểm, tính chất khác nhau do đó việc quản lý

và phân loại là khó khăn Một số loại NVL như: thạch cao, đá vôi, đất sét, phụgia, than dầu… Với số lượng và chủng loại nhiều như vậy việc tổ chức quản

lý tình hình thu mua và sử dụng NVL vào quá trình sản xuất là khó khăn, đòihỏi phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm cao của cán bộ nói chung vàcán bộ kế toán nói riêng

Sản phẩm của Công ty thường được chọn để phục vụ xây dựng các côngtrình lớn của đất nước Chất lượng sản phẩm được người tiêu dùng, thị trườngđánh giá cao Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố hàng đầu để quyếtđịnh chất lượng sản phẩm do đó công tác thu mua chọn lựa nhà cung cấp vàtỡm hiểu chất, đánh giá chất lượng là hết sức quan trọng

Một trong những thuận lợi khi xây dựng Nhà máy và trở thành lợi thếcủa Công ty trên thị trường đó là lợi thế về nguyên vật liệu Địa điểm củaCông ty được đặt sát ngay vùng nguyên vật liệu chính (đá vôi và đất sét) vớitrữ lượng lớn Để phục vụ sản xuất Công ty khai thác đá vôi và đất sét ngaytại các mỏ cách nhà máy 3 km với khối lượng lớn không qua nhập kho Đây

là một đặc thù riêng nên tổ chức công tác kế toán có nhiều khác biệt So vớicác khu vực khác, đá vôi và đất sét được khai thác và sử dụng tại Công tyđược đánh giá có chất lượng tốt Đây rõ ràng là một lợi thế của Công ty, giảmđược chi phí so với việc mua nguyên vật liệu đồng thời lại được sử dụng NVLvới chất lượng tốt do đó giảm được giá thành có lợi trong cạnh tranh

Ngoài nguyên vật liệu chính là đá vôi và đất sét được khai thác ở mỏ.Các nguyên vật liệu chính khác như: thạch cao, xỉ pirit, quặng, đá bazan…được nhập kho dự trữ với khối lượng lớn Quá trình xuất kho để sản xuất sảnphẩm cũng diễn ra thường xuyên và liên tục và số lượng NVL xuất kho tuânthủ theo các định mức kỹ thuật Các NVL phụ như Bi đạn, gạch chịu lửa, nhớtmáy, mỡ máy…nhiều và phong phú chủng loại Các phụ tùng thay thế, nhiênliệu rất đa dạng… Bên cạnh đó còn có hàng nghìn các loại NVL khác phục

vụ cho quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải xây dựng một hệ thống kho

tàng đầy đủ theo quy định, đảm bảo tiêu chuẩn bảo quản và quản lý các loạiNVL giúp phục vụ sản xuất liên tục không bị gián đoạn và bị ảnh hưởng.Chi phí nguyên vật liệu là một trong những thành phần của chỉ tiêu giáthành sản phẩm Đặc biệt chi phí NVL luôn chiếm tỷ trọng lớn trong chỉ tiêugiá thành xi măng của Công ty Với mục tiêu quan trọng là hạ giá thành, nângcao lợi nhuận thì việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượngsản phẩm dựa trên các định mức kỹ thuật đó được tính toán và dự toán chi phí

có ý nghĩa quyết định trong việc thực hiện mục tiêu này Trong suốt các giaiđoạn từ khâu thu mua, khai thác, bảo quản, quản lý, xuất kho để phục vụ chosản xuất sản phẩm đều phải được đảm bảo chất lượng, tuân thủ quy địnhchung và đạt hiệu quả kinh tế Việc xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩmthường theo định mức do phòng kỹ thuật quản lý tính toán dựa trên định mứccủa Tổng công ty xi măng giao xuống Đồng thời dựa trên kế hoạch khốilượng sản xuất trong kỳ Quá trình thu mua NVL dựa trên kế hoạch sản xuấtsản phẩm Chính vì thế giúp cho Công ty tránh được tình trạng ứ đọng vốn do

dự trữ quá nhiều và đặc biệt là tránh được sự lãng phí trong quá trình sảnxuất

2.2.1.2 Yêu cầu quản lý NVL tại Công ty Cp xi măng Bỉm Sơn

NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinhdoanh Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí Vì vậy quản lý tốtkhâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết đảm bảo chấtlượng, tiết kiệm chi phí, góp phần tăng lợi nhuận cho công ty

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, để sản xuất kinh doanh liêntục và đạt được hiệu quả cao đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty phải

dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý Xuất dùng NVL cho sản xuất sản phẩmtheo định mức do phòng kỹ thuật dựa trên định mức của Tổng công ty ximăng Việt Nam Định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL Địnhmức tồn kho của NVL và kế hoạch sản xuất là cơ sở để phòng kế hoạch xây

dựng kế hoạch thu mua Quản lý NVL phải đảm bảo các khâu như khâu thumua, khâu xuất dùng… Nhưng trước hết để tiến hành quản lý tốt và hiệu quảthỡ Công ty phải tiến hành phân loại các NVL một cách hợp lý, khoa học đểphục vụ một cách hiệu quả nhất cho yêu cầu quản lý NVL trong Công ty.

2.2.2 Phân loại nguyên, vật liệu và căn cứ phân loại tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác với một số lượng NVL lớn,chủng loại phong phú, Công ty xi măng Bỉm Sơn đó tiến hành phân loạiNVL để hạch toán thuận lợi và nâng cao hiệu quả quản lý

Căn cứ vào nội dụng kinh tế và yêu cầu quản trị của Công ty, NVL đượcchia thành các loại sau:

- Nguyên, vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thểsản phẩm như: Đá vôi, đất sét là nguyên liệu do Công ty tự khai thác tại mỏ

đá và mỏ sét; Thạch cao, quặng sắt, xỷ pirit, đá bazan, các loại phụ gia,nguyên vật liệu chính khác do Công ty mua từ bên ngoài

được kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện sản phẩm như vỏ bao

Và các loại vật liệu phụ để đảm bảo cho quá trình sản xuất cũng như các máymóc hoạt động bình thường và phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật Gồm có: Vậtliệu nổ, nhớt máy, mỡ máy, bi đạn, sắt thép kim khí các loại, gạch chịu lửa,hoá chất và vật liệu phụ khác…

năng trong quá trình sản xuất xi măng Bao gồm: Than ( than cám, than Nadương); Dầu ma Zút, Dầu diezel, xăng, nhiên liệu động lực khác

- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửachữa máy móc Bao gồm: phụ tùng thay thế, phụ tùng điện, phụ tùng ô tô,máy xúc, bu lông các loại…

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị phục vụ cho hoạt độngxây dựng, xây lắp

- Vật liệu khác: Là các loại chưa được xếp vào các loại trên Gồm có các bánthành phẩm mua ngoài, các phế liệu

Với cách phân loại nói trên đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán Và đểthuận tiện tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán Trên cơ sởphân loại như trên, Công ty đã phân loại chi tiết hơn các loại NVL bằng cáchxây dựng hệ thống danh điểm vật tư như đã trình bày ở phần 1.2.1.3 Yêu cầuquản lý NVL

Để thuận lợi cho công tác quản lý và công tác hạch toán NVL Công ty đãxây dựng hệ thống các danh điểm cho NVL Và để đáp ứng được yêu cầu đó,Công ty Bỉm Sơn đã ứng dụng tin học vào công tác kế toán để giúp cho việcquản lý NVL một chính xác, chặt chẽ Công ty đã tiến hành mã hoá đối tượng

kế toán là NVL tới từng danh điểm Vì vậy, danh mục NVL được xây dựngchi tiết cho hơn 5000 danh điểm NVL khác nhau Lập danh điểm NVL là quyđịnh, áp đặt cho mỗi NVL một lý hiệu thay thế tên gọi, quy cách của chúng

Có nhiều cách để xây dựng hệ thống danh điểm NVL, hệ thống danh điểmNVL của công ty CP xi măng Bỉm sơn được xây dựng theo quy cách sau:

Ký hiệu gồm 13 chữ số trong đó:

- 4 chữ số đầu là 4 số sau của tài khoản

hiệu 01, 02, 03… chỉ người quản lý; 2 số tiếp theo là mã nhóm 2: ký hiệu 01,

02, 03… chỉ nhóm NVL, 2 số còn lại là mã nhóm 3 ký hiệu 00, 01, 02… chỉtừng loại NVL

- 3 số cuối cùng là ký hiệu riêng cho từng quy cách, chủng loại, kích cỡ củaNVL

Để có thể thấy rõ hơn việc xây dựng hệ thống danh điểm vật tư, sau đây làbảng danh mục một số loại NVL đã được mã hoá:

Để hạch toán được chính xác, và để đạt hiệu quả cao trong quản lý thìviệc lựa chọn phương pháp tính giá thích hợp đối với NVL nhập và xuất kho

là công việc hết sức quan trọng

2.2.3 Tính giá NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

2.2.3.1 Tính giá NVL nhập kho

Khâu đầu tiên trong quá trình thu mua NVL đó là lập kế hoạch nhu cầuthu mua Căn cứ vào kế hoạch sản xuất trong năm của toàn Công ty, các phânxưởng, phòng ban xây dựng kế hoạch sản xuất cho bộ phận mình từ đó lập racác nhu cầu về NVL Các nhu cầu ở các bộ phận sẽ được tập hợp thành nhucầu của toàn Công ty Nhu cầu này được các phòng ban chức năng rà soát,tính toán Kết quả này được giám đốc duyệt và trở thành nhu cầu NVL trongnăm thực hiện

Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn NVL chủ yếu nhập kho từ mua ngoài,NVL chính bao gồm đá vôi và đất sét thì được khai thác tại các mỏ của Côngty

Đối với các loại NVL mua ngoài, căn cứ vào nhu cầu trong năm theotừng tháng, từng quý, phòng vật tư đi tham khảo giá thị trường của các loạiNVL nhằm tìm được đối tác có khả năng cung cấp

Theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam các loại NVL có giátrị từ 500 triệu trở lên thì phải mở thầu Sau khi đó xác định được các đối táctham gia đấu thầu đủ yêu cầu và với mỗi loại NVL cần có từ 3 đối tác trở lên,lúc đó Công ty sẽ tiến hành mở thầu Công ty yêu cầu về quy cách, chấtlượng, số lượng… đơn vị nào đưa ra đơn giá thấp nhất mà vẫn đảm bảo bảođược các yêu cầu của Công ty thì sẽ trúng thầu Công ty sẽ ký hợp đồng kinh

tế với đơn vị này Và đơn vị đó phải chịu toàn bộ về mặt kinh tế và luật pháp.Hình thức mở thầu này thường được sử dụng cho các NVL chính như thạchcao, xỷ quặng…

Còn đối với NVL có giá trị thu mua nhỏ hơn, Công ty sẽ lựa chọn nhàcung cấp có uy tín sau đó sẽ gửi tới nhà cung cấp đó số lượng cần đặt mua,quy cách, tiêu chuẩn của NVL Phòng vật tư sẽ lập “Tờ trình mua vật tư” để

đề nghị Giám đốc phê duyệt (Biểu số 01) Sau khi đề nghị được duyệt, căn cứvào các đơn vị chào bán và giá của vật tư cần mua, phòng vật tư thiết bị gửi

“Bảng đề nghị giá mua vật tư” (Biểu số 02) để Giám đốc, Phòng kế toánthống kê tài chính và Hội đồng tư vấn giá của Công ty phê duyệt Sau đó tiếnhành mua vật tư nhập kho Nếu mỗi lần mua từ 30 triệu đồng trở lên thì theoquy định phải có hợp đồng ký kết giữa Công ty với nhà cung cấp

* Đối với NVL mua ngoài thì trị giá vốn nhập kho của các loại NVL baogồm: Giá mua (không bao gồm thuế GTGT do Công ty tính thuế theo phươngpháp khấu trừ), các chi phí liên quan phát sinh trong quá trình thu mua

Trong đó chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụttrong định mức…( không bao gồm thuế GTGT) Tuy nhiên do Công ty có cácphương tiện vận tải được sử dụng để vận chuyển NVL mua ngoài nên chi phínày chiếm tỷ lệ không đáng kể trong trị giá vốn nhập kho của NVL

Ta có công thức tổng quát sau:

Giá thực tế nhập kho của NVL = Giá mua + chi phí thu mua

* Đối với NVL là đá vôi và đất sét, Công ty tự khai thác tại mỏ đá và mỏsét Nên giá vốn thực tế của hai loại NVL này là toàn bộ các chi phí thực tếphát sinh phục vụ cho quá trình khai thác, vận chuyển về Công ty Trên thực

tế do quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhu cầu về NVL chính phát sinhthường xuyên nên đá vôi và đất sét sau khi khai thác vận chuyển được đưathẳng vào sản xuất một cách liên tục và trực tiếp mà không qua nhập kho Đávôi và đất sét khai thác tại các mỏ của Công ty được coi là bán thành phẩmcủa công đoạn khai thác Vào ngày cuối cùng của tháng toàn bộ chi phí thực

tế phát sinh liên quan đến quá trình khai thác, vận chuyển đá vôi và đất sétđược tập hợp để tính ra giá vốn nhập trong tháng đó

Trị giá vốn thực tếNVL xuất khoGiá bình quân của 1đơn vị NVL Số lượng NVL xuất kho

=

VD: Lô hàng mua nhập kho Đá bazan ngày 31/03/2008 giá trị thực tế nhập kho của lô hàng là : 144 837 903 đồng ( giá trị không bao gồm thuế GTGT)

* Tính giá NVL xuất kho

Công ty lựa chọn phương pháp bình quân gia quyền để tính trị giá vốnthực tế NVL xuất kho.Áp dụng phương pháp tính giá này phù hợp với đặcđiểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ( trong điều kiện công ty ápdụng kế toán máy trong công tác kế toán) Do đặc điểm nghiệp vụ xuất khođối với từng danh điểm NVL trong ngày và trong kỳ hạch toán diễn ra thườngxuyên liên tục Vì vậy Công ty đã áp dụng phương pháp bình quân gia quyền

cố định theo tháng để giảm bớt khối lượng tính toán

Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ vànhập trong kỳ, kế toán sẽ xác định được giá bình quân một đơn vị Và căn cứvào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tếxuất trong kỳ

Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức :

VD: Ta có bảng kê lượng hàng nhập tháng 3/2008 của thạch cao NVL chính ĐVT: Tấn

Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kỳ

Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ

Vậy trị giá xuất kho trong tháng của thạch cao là:

456 818,09×2 903,9 = 1 326 554 052 đồng

Trên thực tế do đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán nên toàn bộquá trình tính toán trên đều do máy tính tự động tính toán Vào thời điểm cuốitháng khi tất cả các phiếu xuất đã được cập nhật vào máy, kế toán chọnphương pháp tính giá để tính ra giá bình quân 1 đơn vị NVL Giá này sẽ tựđộng được cập nhật vào các phiếu xuất, báo cáo hàng xuất, báo cáo hàng tồnkho… đối với từng danh điểm NVL trong kho

Tại Công ty có điểm khác biệt đó là có NVL khai thác tại các mỏ củaCông ty để cung cấp các NVL chính phục vụ sản xuất sản phẩm Đối vớiNVL tự khai thác này là đá vôi và đất sét sau khi khai thác sẽ đưa thẳng vàosản xuất không qua nhập kho nên khối lượng xuất được tính vào cuối tháng

và nó được tính ngược từ khối lượng clinker sản xuất trong tháng theo tỷ lệcủa đá vôi và đất sét trong clinker Để tính được thì phải dựa vào định mức

kỹ thuật : để sản xuất ra 1 tấn clinker phải tốn 1,280 tấn đá vôi và 1,290 tấnđất sét Cuối tháng, phòng kỹ thuật dựa vào báo cáo sản xuất clinker để tính ralượng đá vôi và đất sét đã xuất dùng sau đó chuyển số liệu xuống phòng kếtoán Kế toán phòng vật tư có nhiệm vụ tính ra đơn giá bình quân và trị giáxuất trong kỳ của đá vôi và đất sét làm cơ sở để tính ra chi phí NVL xuấtdùng trong kỳ

Như vậy về cơ bản cách xác định đơn giá bình quân theo phương phápbình quân gia quyền là giống nhau và thống nhất cho tất cả các NVL tại Công

ty CP xi măng Bỉm Sơn Nhưng do đặc điểm sản xuất của Công ty là tự khaithác đá vôi và đất sét nên khi xác định trị giá thực tế xuất kho trong kỳ của 2loại NVL này có sự khác biệt với các loại NVL khác Đây là một nét đặc

trưng rất riêng biệt trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng BỉmSơn.

2.2.4 Kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Để tiến hành công tác kế toán thuận lợi và đầy đủ chính xác trước hết cầntuân thủ theo các thủ tục nhập kho của NVL NVL nhập xuất kho phải đượcthực hiện theo những thủ tục này để đảm bảo được tính đúng đắn, thống nhất,hợp pháp và đối với yêu cầu quản lý theo một trỡnh tự nhất định giúp tránhđược những sai sút, sai phạm trong quá trình nhập xuất vật tư

2.2.4.1 Thủ tục nhập xuất kho NVL.

2.2.4.1.1 Thủ tục nhập kho NVL

Khi có nhu cầu về NVL cho kỳ tới, phòng vật tư sẽ đề nghị phê duyệttrong “Tờ trình mua vật tư” Sau khi được giám đốc duyệt, phòng vật tư đitham khảo giá thị trường sẽ có 1 hoặc 1 số nhà cung cấp đồng ý cung cấp,phòng vật tư lập “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá” Khi bảng đềnghị này được Giám đốc Công ty, Hội đồng tư vấn giá và phòng kế toánthống kê tài chính duyệt thì giá của các loại vật tư hàng hoá trên Hoá đơn phảigiống như trong bảng đề nghị mức giá đó

Theo quy định chung tất các các loại NVL mua ngoài khi về đến Công

ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận và nhập kho của Công ty Tại Công ty

CP xi măng Bỉm Sơn, khi NVL được vận chuyển đến thì cán bộ phòng Thínghiệm KCS, phòng Kỹ thuật kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng củacác loại NVL, lập biên bản kiểm nghiệm xác định kết quả đạt tiêu chuẩn nhậpkho và không đủ tiêu chuẩn nhập kho

Đối với các loại NVL như thạch cao, quặng, xỷ Pirit, đá bazan, phiếnsilic… thì cần lập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng” Phiếu phân tích nàyđược dùng để phân tích chất lượng của các nguyên vật liệu chính là cấu tạonên sản phẩm của Công ty, nên các nguyên vật liệu này phải được quy địnhchặt chẽ về chất lượng thể hiện bằng hàm lượng các chất trong NVL đó phải

phù hợp với yêu cầu kỹ thuật Do vậy Công ty phải tiến hành phân tích cácthành phần cấu tạo hoá học một cách chặt chẽ, tỉ mỉ trước khi tiến hành nhậpkho Còn đối với các loại NVL khác không ảnh hưởng đến thành phần cấuthành nên thực thể sản phẩm thì cán bộ phòng vật tư và phòng kỹ thuật có thểxác định chất lượng sản phẩm bằng trực quan Công ty chỉ tiến hành làm thủtục kiểm nghiệm và nhập kho ngay sau khi có sự đồng ý của hội đồng kiểmnghiệm.

Hội đồng kiểm nghiệm bao gồm:

- Một nhân viên phòng kế toán đại diện cho phòng Kế toán thống kê tài chính

- Một thủ kho của kho vật tư

Những căn cứ pháp lý để Hội đồng kiểm nghiệm căn cứ vào đó đưa rakết luận kiểm nghiệm

- Hợp đồng kinh tế

- Phiếu báo kết quả phân tích chất lượng

Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm nghiệm là kiểm tra lại các chứng từ gốc.Tiến hành các phương pháp như cân, đong, đo… để xác định chính xác lại sốlượng NVL thực tế Và tiến hành đối chiếu số liệu này với các chứng từ Nếukhông có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì viết “Biên bản kiểmnghiệm”, các bên tham gia kiểm nghiệm ký tên vào biên bản

Sau khi lập biên bản kiểm nghiệm, tiến hành làm thủ tục nhập kho vàviết phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, hợp đồng kinh tế,hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm Bộ phận thống kê của tổng khokiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các chứng từ, sau đó viết phiếu

nhập kho theo đúng quy định về biểu mẫu, nội dụng, phương pháp… và cóđầy đủ chữ ký của người có liên quan.

Sau đây là các VD thông qua các biểu mẫu thể hiện thủ tục nhập khoNVL

Thủ tục nhập kho NVL chính là Đá bazan

Trước hết, phòng cung ứng VTTB căn cứ vào tình hình thực hiện sảnxuất và kế hoạch lập “Tờ trình mua vật tư”( Biểu số 01) để Giám đốc duyệt.Sau khi được sự phê duyệt của giám đốc về trình mua vật tư PhòngCUVTTB gửi “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”( Biểu số 02) cho

GĐ, hội đồng tư vấn giá của Công ty, phòng KT-TK-TC:

Căn cứ vào “Tờ trình mua” và “Bảng duyệt giá” thì cán bộ phòng cungứng tiến hành mua vật tư theo đúng thông tin mà đã được Giám đốc và cáccán bộ chức năng đã phê duyệt Khi tiến hành thu mua, thì người bán giaocho Công ty Hoá đơn thuế GTGT

- Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư phục vụ cho sản xuất Phòng cung ứng vật tư đề nghị mua vật tư đợt này với số lượng như sau:

Thực hiện đến ngày 1/1

Kế hoạch bổ sung Tồn kho đến ngày01/01/08 Số lượng mua đợtnày Ghi chú

Giám đốc duyệt Trưởng phòng CƯVTTB Bỉm sơn, ngày 1 tháng 1 năm 2008

Đã ký Đã ký Người trình

(QT.06.01.BM04 Ngày 1/5/2007)

Biểu số 02

CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN

SỐ: 652 XMBS/VT Kính gửi: - Giám đốc Công ty

- Hội đồng tư vấn giá Công ty

- Phòng kế toán - Thống kê - Tài chính

Theo nhu cầu mua bán vật tư hàng hóa của Công ty, đến nay đã có một số đơn vị chào bán mặt hàng: Công ty CP KS XD phụ gia xi măng TH Sau khi cân đối tồn kho, xem xét cụ thể khả năngcung cấp, Tôi đề nghị:

STT hóa, quy cách vàTên vật tư, hàng

Giá trình duyệt của P.KTTKTC

Giá duyệt của Giám đốc

Ghi chú

- Mức giá đề nghị trên: ….chưa … tính thuế GTGT 5%….

- Những điều kiện cần lưu ý: Trình hội đồng tư vấn giá, giám đốc duyệt mua để sản xuất xi măng

Phòng vật tư thiết bị Phòng kế toán-Thống kê- Tài chính Chủ tịch hội đồng tư vấn giá Giám đốc

Ngày 2 tháng 3 năm 2008 Ngày 2 tháng 3 năm 2008 Ngày 2 tháng 3 năm 2008 Ngày 2 tháng 3 năm 2008

Cán bộ cung ứng Trưởng phòng Cán bộ tính giá Trưởng phòng

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

22

Biểu số 03

Đơn vị bán hàng: C.Ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng

Địa chỉ: 306 Bà Triệu,TP Thanh Hoá

Số tài khoản:

Điện thoại

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty CP xi măng Bỉm Sơn

Địa chỉ: Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hoá

Đá bazan Hà bình Tấn 3069,38 47188 144.837.903

Cộng tiền hàng: 144.837.903 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.241.895 Tổng cộng tiền thanh toán: 152.079.798

Số viết bằng chữ: (Một trăm năm hai triệu không trăm bảy chín nghìn bảy trăm chín mươi tám đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

Trước khi kiểm nghiệm để nhập kho số NVL này vào kho Sẽ tiến hànhlập “Phiếu phân tích kết quả sử dụng”, phòng TN – KCS sẽ ghi nhận kết quảbằng “Giấy chứng nhận chất lượng phụ gia khoáng” Giấy chứng nhận nàyđược sử dụng cho các loại NVL chính Đối với NVL là Đá bazan thì tronggiấy chứng nhận có ghi một số chỉ tiêu như sau:

Ngày 31tháng 3 năm 2008

2 0

8

2 6 3 2

0 8 2

TỔNG CÔNG TY X.M VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 222 B/XMBS-KCS

QT.10.01.BM04-1 ngày 01/5/2007 Bỉm sơn, ngày 31 tháng 3 năm 2008

GIẤY CHỨNG NHẬN CHẤT LƯỢNG PHỤ GIA KHOÁNG

Loại phụ gia: Đá phụ gia Hà Bình

Đơn vị có hàng : Công ty CP VL phụ gia xi măng Thanh Hoá

STT Các chỉ tiêu chất

lượng theo TCVN 6882:2001

chuẩn quy định

P.pháp thử theo TCVN

Kết quả thực hiện

Kết luận: Chất lượng đạt tiêu chuẩn quy định của hợp đồng.

Người viết phiếu Trưởng phòng TN – KCS

Đã ký Đã ký

Khi lô hàng đã đạt tiêu chuẩn về chất lượng theo đúng quy định chungcủa TCT thì tiến hành cho lô hàng nhập kho Và trước khi nhập kho ban kiểmnghiệm tiến hành kiểm nghiệm lô hàng và lập “Biên bản kiểm nghiệm”:

Biểu số 05

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(VẬT TƯ, THIẾT BỊ, HÀNG HOÁ) (Ngày 31 tháng 3 năm 2008)

CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

Đơn vị: Tổng kho

MẪU SỐ: VT

07-SỐ: 298

24

Căn cứ: HĐ 11B Nhập đá bazan Hà Bình số L7011B ngày 4 tháng 2 năm 2008

Căn cứ hoá đơn số: 6476 ngày 31 tháng 3 năm 2008

Của Công ty CP thạch cao xi măng

Ban kiểm nghiệm gồm có:

Ông (Bà): Lê Thị Công Đại diện kỹ thuật

Ông (Bà): Hà Văn Lân Công ty CP KS XD phụ gia xi măng TH Ông (Bà): Phạm Thị Xuyến Thống kê Tổng kho

Ông (Bà): Nguyễn Văn Quát Thủ Kho

Ông (Bà): Lê Hữu Phăng … Phòng KT-TK-TC.

Đã kiểm kê các loại vật tư hàng hoá sau:

TT Tên vật tư, hàng hoá ĐVT Nơi

SX

Số lượng

Ghi chú

Theo chứng từ

Đúng chất lượng

Không đúng chất lượng

Tổng cộng 3069,38 3069,38

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho.

Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê

Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký

Sau khi kiểm nghiệm số lượng hàng đủ và không đủ tiêu chuẩn, tiếnhành nhập kho với lượng hàng đủ tiêu chuẩn Lập “Phiếu nhập kho”

Biểu số 06