MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK

Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế toán vào trong kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu * Về th

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT

THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK

1 Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

1.1 Đánh giá thực trạng về việc vận dụng chuẩn mực kế toán vào trong kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

* Về thời điểm ghi nhận doanh thu:

Thời điểm ghi nhận doanh thu không chỉ là khi người mua đã nhận được hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán chỉ ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu Tại Công ty việc ghi nhận doanh thu không dựa vào

5 điều kiện ghi nhận doanh thu của chuẩn mực kế toán Thời điểm ghi nhận doanh thu là khi phát hành Hoá đơn GTGT cho lô hàng bán không phân biệt cơ sở điều kiện giao hàng của hợp đồng mua bán

Đối với nghiệp vụ bán buôn gửi hàng sau khi khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn phòng Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng hoá Kế toán lưu chứng từ, giao phiếu xuất kho cho thủ kho Thủ kho nhận phiếu

và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại

số hàng hoá theo đơn điều vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua Kế toán thanh toán sẽ ghi công nợ và ghi nhận doanh thu bán hàng

* Về đánh giá thực tế hàng bán:

Việc xác định giá thực tế hàng bán đã tuân thủ chuẩn mực và nhất quán trong các kỳ kế toán

* Về việc ghi nhận doanh thu phù hợp với chi phí trong kỳ :

Thực tế việc ghi nhận doanh thu trong kỳ của Công ty nhiều khi không phù hợp với chi phí trong kỳ

1.2 Đánh giá việc tuân thủ qui định kế toán trong kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ

và xuất nhập khẩu

* Về hạch toán ban đầu

Kế toán doanh thu đã theo dõi khá chi tiết cụ thể tình hình bán hàng tại công ty phản ánh kịp thời các nghiệp vụ bán hàng phát sinh từ đó làm giảm số lượng công việc cho kế toán bán hàng tại phòng tài chính – kế toán

Do cường độ làm việc căng thẳng nên đôi khi công việc vẫn còn chậm làm ảnh hưởng tới khách hàng Công ty cần tìm ra một phương án tối ưu tốt nhất trong việc

tổ chức hạch toán trong việc vừa làm hài lòng khách hàng vừa đưa công ty không ngừng phát triển

* Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty

Hệ thống TK kế toán Công ty sử dụng phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý trình độ nhân viên kế toán thuận tiện cho việc ghi

sổ kế toán, kiểm tra đối chiếu Việc vận dụng và mở TK chi tiết của Công ty phù hợp với sự hướng dẫn của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản trị doanh nghiệp

Vấn đề về công tác hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty đã tổ chức phần hành kế toán này một cách đơn giản, linh hoạt nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý một số lượng hàng hoá lớn, phong phú, đa dạng hằng ngày được bán ra trong Công ty

Trong công tác hạch toán kế toán vận dụng các tài khoản trên trên cơ sở đặc điểm, phạm vi của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý

Do đó, tài khoản cấp 2 được mở khá phù hợp với công tác kế toán của công ty Kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng tỏ ra linh hoạt trong việc vận dụng hệ thống sổ sách phù hợp với địa điểm kinh doanh của đơn vị mình

Về vấn đề hạch toán nghiệp vụ bán buôn vận chuyển hàng hoá có tham gia thanh toán: Trong nghiệp vụ này, hàng hoá được vận chuyển thẳng từ kho của người bán đến cho người mua Trên thực tế hàng hoá không về nhập kho nhưng kế toán Công ty vẫn hạch toán nhập kho lô làng và sau đó mới kết chuyển giá trị mua của lô hàng vào tài khoản 632 Như vậy, nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng tại Công ty đã không được phản ánh đúng với ý nghĩa kinh tế của nó, gây khó khăn cho công tác xác định và phân bổ chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, dự trữ hàng tồn kho Mặt khác nó cũng gây cho kế toán những khó khăn phức tạp không cần thiết trong việc phân biệt trên sổ sách đâu là nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho, đâu là thanh toán để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nghiệp vụ

Công ty không sử dụng TK 1562 để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá trong

kỳ Trên thực tế chi phí thu mua phản ánh vào giá vốn chỉ có chi phí bảo hiểm hàng hoá, các chi phí còn lại công ty đều đưa vào TK 641 Việc tính giá thực tế hàng bán của công ty đã chuyển một khoản chi phí sản phẩm sang chi phí thời

kỳ

* Về công tác tổ chức hệ thống sổ kế toán

a Đối với sổ chi tiết: Công nợ phải thu khách hàng hiện nay của Công ty chưa phân loại thành: Công nợ phải thu ngắn hạn; công nợ phải thu dài hạn để trình bày trên báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán VN số 21 Theo nội dung của chuẩn mực, BCTC của doanh nghiệp phải trình bày riêng biệt các tài sản và nợ phải trả thành ngắn hạn và dài hạn Do đó, công ty phải thiết kế lại nội

dung ghi chép trên sổ kế toán chi tiết phải trả người bán để phục vụ thông tin lập báo cáo tài chính

b Đối với sổ tổng hợp: hiện nay mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh công ty đều phản ánh vào 1 số Nhật ký chung duy nhất mà đối với nghiệp vụ bán hàng phát sinh lớn, liên tục công ty chỉ sử dụng một số nhật ký như vậy sẽ hạn chế việc cung cấp thông tin Để đơn giản và dễ theo dõi, công ty nên mở thêm các

Sổ nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền

2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán tại công ty

2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán

Nhằm hoàn thiện khuôn khổ pháp lý về kế toán, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế trong tiến trình đổi mới mở cửa và hội nhập quốc tế, ngày 31/12/2001 theo quyết định 149 của Bộ tài chính đã ban hành chuẩn mực kế toán đầu tiên của Việt nam (gọi tắt VAS 14) áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc các ngành, các thành phần kinh tế trong cả nước Sự ra đời của VAS 14 đã đánh dấu sự thay đổi trong phương pháp kế toán, trong đó chuẩn mực kế toán số 14 “Doanh thu và các thu nhập khác “ đã góp phần hoàn thiện hơn phương pháp kế toán nghiệp vụ bán

và thanh toán hàng bán trong các doanh nghiệp Tuy nhiên, việc vận dụng chuẩn mực vào từng mô hình doanh nghiệp còn nhiều bất cập do đó cần phải hoàn thiện

để phù hợp hơn với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Như chúng ta đã biết, kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính cần hiết trong bất kỳ chế độ kinh tế xã hội nào Như vậy trong các doanh nghiệp, bộ phận

kế toán có vai trò quan trọng, là công cụ đắc lực của giám đốc trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp số liệu thực tế hữu ích cho quản lý và theo dõi tình hình tài sản cũng như sự kiện biến động việc sử dụng vốn của Công

ty trên những sổ sách chứng từ

Hơn nữa đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là khâu quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Qua hoạt động bán hàng, doanh nghiệp sẽ thấy được thị trường, thị phần của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thông tin thực tế hữu ích cho nhà quản lý, để từ đó những hoạch định trong chiến lược kinh doanh, lựa chọn phương án kinh doanh hiệu quả Qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể thực hiện giảm chi phí nâng cao lợi nhuận, tốc

độ quay vòng vốn, tạo điều kiện tái sản xuất Đây chính là tiền đề vật chất để tăng thu nhập cho doanh nghiệp, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên, tăng thu ngân sách doanh nghiệp Chính vì vậy mà kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc của kế toán.đêt thực hiện được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức một cách khoa học, hợp

lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện

Xuất phát từ những lý luận trênvà tình hình thực hiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng của Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩucho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọngvà cấp thiết

2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán

2.2.1 Yêu cầu thống nhất

Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ

kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán thực hiện một cách đầy đủ đúng đắn

Hoàn thiện phải dự trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tôn trọng chế độ kế toán Nhà nước xây dựng chế độ và ban hành một chế độ kế toán thống nhất phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính Việc tổ chức công tác kế toán ở các đơn

vị được phép vận dụng, sửa đổi nhưng trong khuôn khổ nhất định, phải tôn trọng nguyên tắc chung, tôn trọng chế độ cơ chế

2.2.2 Yêu cầu phù hợp

Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặ điểm của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm riêng về tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, lĩnh vực hoạt động cũng như về yêu cầu quản lý Để quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán một cách sáng tạo cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Vì vậy, ý kiến hoàn thiện đưa

ra phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp trên cơ sở tôn trọng chế độ, cơ chế

2.2.3 Yêu cầu chính xác kịp thời

Hoàn thiện phải đáp ứng thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý Vì chức năng của kế toán là cung cấp những thông tin kịp thời chính xác, cần thiết cho việc ra các quyết định, các phương án kinh doanh tối ưu của Doanh nghiệp

2.2.4 Yêu cầu tiết kiệm hiệu quả

Tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm, hiệu qủa Bởi vì mục đích kinh doanh của các doanh nghiệp là đem lại lợi nhuận cao với chi phí là thấp nhất

3 Giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán và thanh toán hàng bán ở Công

ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu

Công ty thương mại, dịch vụ và xuất nhập khẩu là một đơn vị thành lập vào thời kỳ đất nước đang đổi mới, trong nền kinh tế thị trường đầy khó khăn và thử thách Với số vốn ít ỏi mà nhà nước cấp Công ty đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh

Đứng trước những khó khăn đó Công ty không thể bó tay đứng nhìn mà đã tìm tòi, nghiên cứu phương hướng kinh doanh phù hợp với nền kinh tế hiện nay Bằng mọi cách huy động vốn kinh doanh bằng cả vay ngân hàng và nhân viên

trong công ty Mặt khác với sự nhiệt tình, linh động và sáng tạo của đội ngủ Cán

bộ công nhân viên trong Công ty với quyết tâm phải bằng mọi cách để tăng nhanh vòng quay vốn, đảm bảo cân đối tiền và hàng với kế hoạch đề ra Đồng thời Công

ty không ngừng khai thác, sử dụng và quản lý tốt các nguồn vốn để mở rộng kinh doanh Do vậy mà đã thu được nhiều kết quả trong kinh doanh, đảm bảo việc làm

ổn định , ngày càng nâng cao đời sống cả về vật chất và tinh thần cho Cán bộ công nhân viên trong Công ty

Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu tuy chỉ hoạt động với vai trò là nhà phân phối hàng tiêu dùng là chủ yếu song từ khi thành lập đến nay công ty đã không ngừng trưởng thành về mọi mặt từ việc trang

bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh đến việc tổ chức lực lượng lao động trong công ty Hiện tại công ty đã và đang mở rộng hoạt động kinh doanh của mình ngoài ra còn đặt mục tiêu hướng tới việc sản xuất các mặt hàng tiêu dùng bằng việc tiến hành xây dựng một nhà máy chế biến thức ăn chăn nuôi gia súc và chết biến thực phẩm mang nhãn hiệu Bình An, tại Hải Dương

và theo kế hoạch sẽ ra sản phẩm đầu tiên vào năm 2008

Thương trường là chiến trường quả đúng là như vậy Kinh tế thị trường luôn tiền ẩn những nguy và cả những sự thách thức Do đó để tồn tại và phát triển được ban lãnh đạo công ty đã nhận thức được rằng muốn khinh doanh có lãi thì phải khẳng định được mình phải cung cấp cho khách hàng những sản phẩm tốt và có chất lượng nhưng giá cả phải cạnh tranh và đặc biệt là phải giữ được chữ tín với khách hàng vì không ai khác chính khách hàng là người giúp công ty tồn tại và phát triển và khách hàng là ân nhân của mình và để làm được điều đó Lãnh đạo của công ty trong những năm qua đã liên tục đổi mới phương thức quản lý, lãnh đạo để phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế, vạch ra những chiến lược kinh doanh đúng đắn, kịp thời góp phần đưa công ty tiến những bước tiến xa hơn trên con đường hội nhập thị trường

Là một doanh nghiệp thương mại và là nhà phân phối sản phẩm do vậy công tác tổ chức tiêu thụ sản phẩm đóng một vai trò vô cùng quan trọng Làm sao để bán được nhiều hàng và lượng hàng tồn kho là thấp nhất, từ đó tăng vòng quay của vốn

là vấn đề luôn được lãnh đạo công ty xem xét và nghiên cứu Bộ máy kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng đã trở thành một bộ phận không thể thiếu giúp giám đốc trong công tác kiểm tra, giám sát từng loại hàng hoá bán ra, hạn chế tới mức thấp nhất sự thất thoát hàng hoá, tính toán đúng đắn các khoản chi phí phát sinh từ đó cung cấp những thông tin trung thực, đầy đủ về tình hình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp

Có thể điểm qua một số nét nổi bật trong công tác tổ chức kế toán bán hàng của công ty như sau :

- Công ty đã tổ chức vận dụng các thông tư và các quy định mớ vào trong công tác hạch toán kế toán, điều đó thể hiện tinh thần chấp hành tốt các chế độ, chính sách mà Nhà nước ban hành, mặt khác mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty đều được phản ánh theo đúng quy định và chế độ hiện hành

- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ : Công ty sử dụng mọi hoá đơn, chứng từ theo đúng mẫu và hướng dẫn của Bộ Tài Chính Việc luân chuyển chứng

từ được tổ chức hoàn toàn trên máy Điều này rất thuận lợi cho kế toán trong việc

xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất cho các đối tượng cần sử dụng thông tin

- Trong điều kiện thực hiện kế toán trên máy thì việc công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung có nhiều đặc điểm phù hợp và thuận lợi cho nhân viên kế toán

vì khối lượng công việc ghi chép được giảm xuống rất nhiều, hơn nữa nhờ có chương trình xử lý tự động trên máy nên độ chính xác về các con số cũng được tăng lên, từ đó tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu qủa làm việc

- Các sổ sách dùng trong quá trình hạch toán doanh số bán hàng chung là rõ ràng, đầy đủ, phản ánh được một cách chi tiết cho từng nhóm hàng

- Hàng hoá của công ty phong phú, đa dạng vì vậy kế toán công ty áp dụng phương pháp bình quân trong việc tính trị giá hàng xuất kho là hoàn toàn phù hợp

vì cách tính giá này đơn giản nhất và nó tương thích với việc sử dụng kế toán máy

Trong kế toán hàng hoá : Hàng hóa nhập, xuất trong công ty đều được cập nhật trên máy, do vậy khi có nghiệp vụ mua hàng hoặc bán hàng phát sinh máy sẽ

tự động tính ra số tồn kho Do đó mặc dù công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho song kế toán vẫn nắm bắt, quản lý được tình hình biến động của hàng hoá một cách thường xuyên, kịp thời và chính xác

- Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy vi tính, ham hiểu biết, nhiệt tình và say mê trong công việc

Bên cạnh những ưu điểm đã nêu trên, tổ chức kế toán của công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải được khắc phục và tiếp tục hoàn thiện Do vậy em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ bán hàng tại Công ty:

Giải pháp 1: Xác định giá thực tế hàng bán

Giá thực tế hàng xuất bán của Công ty căn cứ vào giá mua chưa thuế trên hoá đơn của Công ty bán hàng nên chưa phản ánh đầy đủ giá thực tế Điều này là cho giá thực tế hàng bán bị giảm đi Như vậy, Công ty đã vi phạm nguyên tắc giá thực

tế, không đúng với chế độ kế toán, không phản ánh chính xác giá thực tế hàng xuất bán Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào

TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây kó khăn trong việc nghiên cứ để giảm chi phí thu mua hàng hoá Chính vì vậy Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trom gkỳ và phân bổ chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ

Sau khi đã xác định được chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trong kỳ và phân

bố chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ

Chi phí thu mua trong quá trình mua hàng được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ theo công thức:

+

= x

+

Giải pháp 2: Về tài khoản sử dụng

a Sử dụng tài khoản 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

Công ty nên sử dụng TK1562 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hoá mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK642 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này.Hơn nữa, Công ty thực hiện phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng xuất bán và HTK cuối kỳ chi phí này quá lớn

Tài khoản này gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nhập kho như: chi phí thu mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm, bốc xếp, chạy thử, bến bãi hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình mua hàng

b/ Sử dụng tài khoản 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Chi phí thu mua

Phân bổ cho hàng

tiêu thụ trong kỳ

Chi phí thu mua đầu kỳ

Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ

Chi phí thu mua Phát sinh trong kỳ

Trị giá mua hàng tồn kho cuối kỳ

Trị giá mua hàng tiêu thụ trong kỳ