THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX XNK BAO BÌ THĂNG LONG

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SX XNK BAO BÌ THĂNG LONG 2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty: 2.1.1 Đặc điẻm

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN SX XNK BAO BÌ THĂNG LONG

2.1 Đặc điểm, phân loại nguyên vật liệu và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty:

2.1.1 Đặc điẻm

Nguyên liệu ngành bao bì nói chung và Công ty Bao bì Thăng Long nói riêng bao gồm chủ yếu là hạt nhựa nguyên sinh nhập khẩu từ các nước ả rập, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore…

Là nguyên liệu quan trọng và chiểm tỷ lệ lớn trong sản phẩm tạo ra nên hạt nhựa phải đảm bảo yêu cầu đặc biệt như an toàn với thực phẩm, chứa các chất hoá học trong giới hạn cho phép

Nguyên vật liệu sản xuất bao bì rất phong phú đa dạng còn bao gồm cả các loại màng như: Màng BOPP, màng PET, Màng MPET, màng nhôm…do đó việc phân loại và quản lý nguyên vật liệu là rất quan trọng Các loại nguyên liệu này đòi hỏi bảo quản tốt bởi nó ảnh hươngr trực tiếp tới chất lượng thành phẩm

Là nhà cung cấp các sản phẩm bao bì cho các khách hàng lớn như: Canon,Panasonic, Samsung, tập đoàn Hồng Hải…xuất khẩu hàng hoá trực tiếp quanước ngoài và các công ty thuốc bảo vệ thực vật như: Nicotex, Hoà Bình, ViệtThắng… do đó chất lượng nguyên vật liệu là yêu cầu hàng đầu

Do đặc điểm của ngành bao bì như vậy đòi hỏi công tác quản lý quản lývật tư phải giám sát theo dõi chặt chẽ các loại vật tư

2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu và danh mục đối tượng quản lý liên quan đến nguyên vật liệu tại Công ty:

Các loại nguyên vật liệu mà Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng sửdụng rất đa dạng, nhiều chủng loại với mục đích sử dụng khác nhau, mỗi loạiNVL có vai trò, tính năng lý hoá riêng Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xácvật liệu công cụ dụng cụ thì phải tiến hành phân loại NVL một cách khoa học,hợp lý

Đối với NVL của công ty được phân loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính được sử dụng trong quá trình sản xuất như : + Các loại hạt nhựa: hạt HDPE, LDPE, LLDPE, hạt nhựa màu

+ Các loại màng: màng BOPP, MCPP, PET, MPET, màng nhôm

+Mực in:

+Keo, dung môi ghép màng

- Nguyên vật liệu phụ: dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công

ty là:

+ Vật liệu phụ:băng dính dán ảnh, thùng carton, lõi giấy…

+ Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệtlượng cho các loại máy móc, xe cộ như : xăng, dầu

+ Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị

mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy in, máy thổi,máy chia-ghép, và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: săm lốp ô tô…+ Phế liệu thu hồi: bao gồm nilon loại trong quá trình sản xuất sản phẩmcũng như các sản phẩm chưa đạt yêu cầu chất lượng

Trong phần mềm kế toán Fast mà công ty đang sử dụng hiện nay nguyên vật liệuđược mã hoá như sau:

Các loại hạt được mã hoá thành: VHA

Chi tiết các loại hạt như sau: VHA010: Hạt HDPE, VHA015: Hạt LDPE

Các loại màng được mã hoá thành: VMA

Chi tiết các loại màng như sau: VMA010: màng BOPP, VMA015: màng PETCác loại keo được mã hoá thành: VKE

Các loại dung môi được mã hoá thành: VDM

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

2.2.1 Giá th c t nguyên v t li u nh p kho: ực tế nguyên vật liệu nhập kho: ế nguyên vật liệu nhập kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho: ật liệu nhập kho:

Vật liệu của công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài Thông thường khimua vật liệu bên bán sẽ chở đến tận kho của công ty, còn nếu mua với khốilượng ít thì người cung ứng vật tư cử người đi mua

Giá thực tế của vật liệu nhập kho

=

Giá mua ghi trên hoá đơn

+ Chi phí thu mua(nếu có) Các khoản giảm trừ (nếu có)_

Giá thực tế vật liệu xuất kho

=

Số lượng vật liệu xuất kho

x

Giá đơn vị bình quân

Giá đơn vị bình quân

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ

+

Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ

Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ = Số lượng thực tế vật liệu nhập trong kỳ

+

Tóm lại khi nhập vật liệu kế toán ghi theo giá thực tế

Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghitrên hoá đơn là giá mua chưa thuế

Ví dụ:

Ngày 07/8/2008 nhập kho vật liệu mua của công ty CP XNK Thuỷ sảnMiền Trung theo hóa đơn số 0026723 ngày 07/08/2008 Giá mua chưa thuế là300.000.000, thuế GTGT 10% Công ty chưa trả tiền người bán

Ta có: Giá thực tế của vật liệu nhập kho theo hóa đơn 0026723 ngày 07/08 là:Giá mua ghi trên hóa đơn (giá chưa thuế) = 300.000.000

2.2.2 ánh giá th c t v t li u xu t kho: Đánh giá thực tế vật liệu xuất kho: ực tế nguyên vật liệu nhập kho: ế nguyên vật liệu nhập kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho: ất kho:

Tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long việc xuất kho vật liệu đượcquy định sử dụng thep phương pháp đơn giá bình quân gia quyền (bình quân cả

kỳ dự trữ)

2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.3.1 Th t c nh p, xu t kho nguyên v t li u: ủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ật liệu nhập kho: ất kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho:

2.3.1.1 Th t c nh p kho nguyên v t li u: ủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ật liệu nhập kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho:

Nguyên vật liệu của Công ty được nhập chủ yếu do mua ngoài Thôngthường Công ty khi mua vật liệu bên bán sẽ vận chuyển đến tận kho của Công

ty Nguyên vật liệu khi về đến kho sẽ được phòng vật tư làm thủ tục kiểm nhận

và sau đó làm thủ tục nhập kho

Biên bản kiểm nghiệm vật tư của công ty được lập thành 2 liên:

- Liên 1: Lưu ở phòng vật tư

- Liên 2: Giao thủ kho giữPhiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

- Liên 1: Lưu giữ ở phòng vật tư

- Liên 2: Là cơ sở để thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên chophòng kế toán ghi sổ kế toán

- Liên 3: Giao cho bên bán giữ để làm cơ sở thanh toán

Ví dụ : Ngày 07//8/2008 khi mua vật tư công ty CP XNK Thuỷ sản Miền

Trung Phòng vật tư đã tiến hành thủ tục nhập kho như sau:

Biểu số 01:

HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng CB/2008N

Ngày 07 tháng 8 năm 2008 0026723

Đơn vị bán hàng: Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung

Địa chỉ: 263 Phan Chu Trinh- Đà Nẵng Số tài khoản

Họ và tên người mua hàng: Trần Kim Thuý

Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long

Địa chỉ: 246 Nguyễn Khoái, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Cộng tiền hàng: 780.000.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

78.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 858.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm năm mươi tám triệu đồng chẵn./

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)

Biểu số 02:

Bộ phận: Vật tư (Ban hành kèm theo QĐ số: BTC

48/2006/QĐ-ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM

(Vật tư,công cụ, sản phẩm, hàng hoá)

Ngày 07 tháng 8 năm 2008

- Căn cứ vào hoá đơn số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 Của Công ty CP XNK Thuỷ sản Miền Trung

- Ban kiểm nghiệm gồm:

Ông: Giáp Văn Lâm - Trưởng ban

Bà : Dương Hương Ly - Uỷ viên

- Đã kiểm nghiệm các loại:

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng hoá)

Mã số

Đơn vị tính

Số lượng theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL không đúng quy cách phẩm chất

ý kiến của ban kiểm nghiệm: Qua kiểm nghiệm chúng tôi thấy số vật tư

mua về theo hoá đơn 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008 đúng về quy cáchphẩm chất và đầy đủ về số lượng, có thể nhập kho

Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban

(Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên) (Ký, Họ tên)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 07 tháng 08 năm 2008 Số: 584 Nợ: 152, 133

Có: 331

- Họ và tên người giao hàng: Anh Thắng - Công ty CP XNK Thuỷ sản miền trung

- Theo HĐGTGT số 0026723 ngày 07 tháng 8 năm 2008

- Nhập tại kho: Kho Tiên Sơn

Thực nhập

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba trăm triệu đồng chẵn./.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT

(Ký, họ tên)

 Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán :

Khi nhận được chứng từ từ phòng vật tư chuyển lên kế toán tiền hành làmtrên phần mềm như sau:Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán mua hàng vàcông nợ phả trả” chọn “cập nhật số liệu”, chọn “phiếu nhập mua hàng”, nhấnEnter , chương trình sẽ lọc ra chứng từ nhập cuối cùng ấn Esc để quay về mànhình nhập liệu, nhấn nút mới để bắt đầu nhập liệu.

- Phần thông tin chung về chứng từ:

- Mã khách: ZDN01, địa chỉ: Đà Nẵng

- Người giao hàng: Anh Thắng

- Diễn giải: Nhập mua vật tư

- TK Có: 331 Phải trả cho người bán

- Ngày hạch toán: ngày 07/08/2008 ngày lập phiếu nhập 07/08/2008

- Số phiếu nhập: 584 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu)

- Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua.

- TK Nợ: 152 Nguyên liệu, vật liệu

- Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đãthực hiện xong”

- Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu nhập, sổ chi tiếtTK152, TK331, bảng tổng hợp chi tiết TK152, TK331 sổ Nhật ký chung, sổcái TK152 và các sổ khác có liên quan

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 15 tháng 08 năm 2008 Số: 595 Nợ: 152, 133

Có: 331

- Họ và tên người giao hàng: Anh Quỳnh - Công ty CP đầu tư và Thương mại

- Theo HĐGTGT số 00162 ngày 15 tháng 8 năm 2007

- Nhập tại kho: Kho Tiên Du

Số

TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá)

Thực nhập

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm hai na triệu năm trăm nghìn đồng chẵn./.

Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Hóa đơn GTGT

(Ký, họ tên)

Trình tự nhập liệu phòng kế toán tiền hành qua các bước giống phiếu nhập kho

số 584 ngày 07/08/2008:

2.3.1.2 Th t c xu t kho nguyên v t li u: ủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ục nhập, xuất kho nguyên vật liệu: ất kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho:

Nguyên vật liệu của công ty xuất kho chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất sảnphẩm tại các tổ sản xuất Giá vật liệu xuất kho được tính theo đơn giá bình quân giaquyền

Căn cứ vào lệnh sản xuất ở các công đoạn sản xuất do phòng kế hoạch sảnxuất đề ra các tổ chuyển lên phòng vật tư duyệt và kế toán viết phiếu xuất kho,người nhận nguyên vật liệu ký nhận số lượng thực xuất

Khi nhận được Giấy đề nghị xuất kho vật tư, phòng kế hoạch vật tư lậpphiếu xuất kho Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:

- Liên 1: Phòng kế hoạch vật tư giữ

- Liên 2: Bộ phận có nhu cầu nhận xuống lĩnh vật tư, sau đó giao cho thủkho ghi thẻ kho và chuyển cho phòng kế toán cập nhật số liệu và lưu giữ

Ví dụ: Ngày 08/08/2008 Phòng kế vật tư nhận được Lệnh sản xuất ở công

đoạn thổi như sau:

Biểu số 05:

Số: TH3/8 /KHSX Ngày 08 tháng 08 năm

2008

LỆNH SẢN XUẤT CÔNG ĐOẠN THỔI

Sản phẩm: Túi QX1-0407-000 Số lô sản xuất: 119MR

Yêu cầu thông số kỹ thuật:

Khổ màng: 300±10 mm Dày: 0,043 mm/ 1lá Số lượng thành phẩm: 8.000 kg

Yêu cầu thổi màng dạng ống, xử lý Corona một mặt

Mã hạt nguyên liệu: LDPE, HDPE

Xuất xứ: Thái Lan

Số lượng nhập: LDPE: 3.025 kg, HDPE: 5.000

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng B TC

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 08 tháng 08 năm 2008 Số: 625 Nợ: 1542

Có: 152

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải Địa chỉ: Tổ thổi

Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất

Xuất tại kho: Kho Tiên Sơn

Thực xuất

(Ký, họ tên)

 Trình tự nhập liệu tại phòng kế toán như sau:

- Từ màn hình nhập liệu chọn: “Kế toán hàng tồn kho” chọn “cập nhật sốliệu”, chọn “phiếu xuất kho”, nhấn Enter , chương trình sẽ lọc ra chứng từnhập cuối cùng ấn Esc để quay về màn hình nhập liệu, nhấn nút mới để bắtđầu nhập liệu

- Phần thông tin chung về chứng từ:

- Mã giao dịch: 4 (Xuất cho sản xuất)

- Mã khách: ST08- Tổ thổi

- Người nhận hàng: Nguyễn Văn Hải

- Diễn giải: Xuất vật tư vào sản xuất

- Ngày hạch toán: ngày 08/08/2008 ngày lập phiếu nhập 08/08/2008

- Số phiếu nhập: 625 (máy tự đặt rheo thứ tự các phiếu)

- Phần chi tiết các mặt hàng:

- Mã hàng: nhập mã vật tư như đăng ký trong máy Ví dụ: Hạt LDPE mã :VHA015…

- Đơn vị tính: Kg

- Mã Kho: Kho Tiên Sơn

- Số lượng: 3.025 kg

- Đơn giá: 27.000

- Thành tiền: Máy tự tính khi nhập số lượng và giá mua

- TK Nợ: 15411 chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- TK Có: 152 Nguyên liệu, vật liệu

- Nhấn nút lưu để lưu chứng từ vào máy.Máy sẽ thông báo “chương trình đãthực hiện xong”

- Số liệu trên sẽ được máy tự chuyển vào bảng kê phiếu xuất, sổ chi tiếtTK152, bảng tổng hợp chi tiết TK152, sổ Nhật ký chung, sổ cái TK152 vàcác sổ khác có liên quan

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 09 tháng 08 năm 2008 Số: 627 Nợ: 1542

Có: 152

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Linh Địa chỉ: Tổ ghép

Lý do xuất kho: Xuất vật tư vào sản xuất

Xuất tại kho: Kho Vật tư A2

Số

TT

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sp, hàng hoá)

Thực xuất

(Ký, họ tên)

2.3.2 Ph ư ng pháp K toán chi ti t nguyên v t li u t i Công ty CP SX&XNK Bao bì Th ng ế nguyên vật liệu nhập kho: ế nguyên vật liệu nhập kho: ật liệu nhập kho: ệu nhập kho: ại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng ăng Long

Kế toán chi tiết tại Công ty CP SX&XNK Bao bì Thăng Long sử dụngphương pháp ghi thẻ song song nên kế toán chi tiết NVL được tiến hành đồng thờitại bộ phận kế toán và kho ở kho thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng

kế toán theo cả về số lượng và giá trị

Kế toán chi tiết tại công ty được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ trên kế toán cập nhật số liệu vàophần mềm

Nội dung kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song

 ở kho: Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập- xuất phát sinh,

thủ kho tiến hành phân loại từng thứ, từng loại vật tư để ghi vào thẻ kho(Xem Biểu số 08) cho từng loại theo số lượng và cuối ngày thủ kho tính

số tồn kho của từng thứ vật tư để ghi vào thẻ kho

Biểu số 08 :

Đơn vị: Công ty CP SX&XNK Bao Bì Thăng Long Mẫu số: S09-DNN Tên kho: Kho Từ Sơn (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC

ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

THẺ KHO

Ngày 01 tháng 8 năm 2008Tên vật tư: Hạt nhựa LDPE

liệu điện Hải Phòng 4.000

4 63014/8 Tổ thổi - Xuất vật tư vào

Kế toán vật liệu cũng sử dụng sổ chi tiết để theo dõi tình hình nhập - xuất

- tồn kho của từng loại vật liệu, Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kếtoán cập nhật chứng từ vào phần mềm kế toán và in sổ chi tiết Sổ chi tiết nàyđược mở ở dạng tờ rời, theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật

Mẫu sổ chi tiết vật liệu Biểu số 09- Biểu ngang

Khi các chứng từ như PNK số 162, 584…và PXK số 625, 627 trong phần

kế toán chi tiết nguyên vật liệu (phần 2.2.4) được cập nhật vào phần mềm thìmáy sẽ tự động hoàn tất các thao tác và tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiếtnguyên vật liệu (theo biểu ngang số 09) và bảng kê nhập – xuất – tồn vật liệu(biêủ ngang số 10)

Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp này kế tóan tiềnhành đối chiếu trên phần mềm với thẻ kho của thủ kho

Trình tự xem trên phần mềm như sau:

Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng tồn kho”,chọn “ sổ chi tiết một TK”, chọn TK152 từ ngày 01/08/2008 đến ngày31/08/2008 và ấn “nhận” màn hình sẽ hiện ra sổ chi tiết vật liệu

Chọn phần hành “kế toán hàng tồn kho”, chọn “ Báo cáo hàng tồn kho”,chọn “ Tổng hợp nhập – xuất – tồn”, chọn ngày 01/08/2008 đến ngày31/08/2008, mã kho: KTS (kho Từ Sơn) và ấn “nhận” màn hình sẽ hiện ra bảngtổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu

Các phiếu nhập kho, giấy báo nợ được cập nhật trong tháng vào phầnmềm sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số11),

Tương tự như các trường hợp trên số liệu sẽ tự chuyển vào bảng tổng hợp thanhtoán với người bán

2.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

2.4.1 Tài khoản kế toán sử dụng.

Tài khoản 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng,giảm của các loại nguyên vật liệu trong kho của doanh nghiệp

Kết cấu và nội dungBên Nợ:

- Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoàigia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác

- Trị giá của nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê

Bên Có: