MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở LÂM TRƯỜNG LẬP THẠCH

Tuy vậy cán bộ công nhân viên Lâm trường không ngừng phấn đấu vươn lên, nhất là trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường đời sống CBCNV ngày một nâng cao,

MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL Ở LÂM TRƯỜNG

LẬP THẠCH.

I Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán VL ở Lâm trường Lập thạch.

Trải qua hơn 30 năm hoạt động SXKD, Lâm trường Lập Thạch gặp không ít khó khăn trong quá trình SXKD Tuy vậy cán bộ công nhân viên Lâm trường không ngừng phấn đấu vươn lên, nhất là trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của nền kinh tế thị trường đời sống CBCNV ngày một nâng cao, Lâm trương Lập thạch đã dần trưởng thành về mọi mặt, trong đó có công tác quản lý nói chung

và công tác kế toán nói riêng, đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện, công tác kế toán đã trở thành công cụ đắc lực trong quản lý kinh tế và hạch toán kinh doanh của Lâm trường

Để đạt được những mục tiêu như vậy là do Ban lãnh đạo Lâm trường luôn tìm tòi, vận dụng linh hoạt chế độ chính sách của Nhà nước vào đơn vị mình trong từng giai đoạn nhất là trong giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế hiện nay Lâm trường luôn vận dụng đổi mới phương pháp chỉ đạo ngay từ khâu tổ chức bố trí sắp xếp con người, đến việc quản lý – sử dụng vật tư, tiền vốn…trong doanh nghiệp để đảm bảo phù hợp với sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường Cụ thể:

Về công tác tổ chức sử dụng con người: Lâm trường đã tuyểndụng, lựa chọn đội ngũ cán bộ có trình độ, nghiệp vụ, có tinh thần trách nhiệm Sắp xếp bộ máy quản lý đúng người, đúng việc, phù hợp với tình hình thực tế SXKD trong đơn vị

Về công tác quản lý – sử dụng vật tư, tiền vốn,tiết kiệm NVL trong doanh nghiệp: Lâm trường luôn tìm mọi biện pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý,

sử dụng vật tư, tiền vốn trong doanh nghiệp, cũng như vận dụng khoa học, kỹ thuật đổi mới quy trình, công nghệ…để không ngừng tăng năng suất lao động, tiết kiệm

chi phí, hạ giá thành sản phẩm Trong đó công tác kế toán góp phần không nhỏ đến kết quả đạt được của Lâm trường

Với đội ngũ kế toán được đào tạo vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, luôn đưa ra những thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống sổ kế toán giúp Ban lãnh đạo có được những quyết định đúng đắn trong SXKD

Qua thời gian thực tập tại Lâm trường Lập thạch, vận dụng giữa lý luận và thực tiễn công tác kế toán vật liệu ở Lâm trường Lập thạch tôi thấy công tác kế toán vật liệu ở Lâm trường Lập thạch có một số ưu điểm sau:

* Ưu điểm:

- Về công tác thu mua – bảo quản – sử dụng vật tư

+ Công tác thu mua vật tư: về hình thức thu mua vật tư, các chi phí ra trong quá trình vận chuyển, chi phí để cán bộ đi thu mua vật tư…có ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị vật liệu mua vào

Thực tế trước đây, khi mua NVL lâm trường hầu hết ký hợp đồng nhận hàng tại kho của bên bán, do đó trong quá trình vận chuyển thường xảy ra mất mát, hao hụt, thậm chí hàng vận chuyển về tới kho Lâm trường còn bị kém hoặc mất phẩm chất do trong quá trình vận chuyển gặp mưa…

Nhưng hiện nay, hình thức thu mua NVL của Lâm trường Lập thạch là hình thức mua trọn gói (Lâm trường nhận hàng tại kho của Lâm trường), do đó đã tránh được mất mát, hao hụt hay hàng kém phẩm chất mà thường xảy ra trong quá trình thu mua vật liệu trước đây, do vậy đã giảm được đáng kể chi phí vật liệu đầu vào + Công tác bảo quản vật tư: việc phân loại vật liệu theo công dụng của từng thứ vật liệu ở Lâm trường Lập thạch đã giúp công tác bảo quản NVL có hiệu quả hơn vì đặc điểm vật liệu ở Lâm trường Lập thạch chịu sự ảnh hưởng rất lớn của yếu tố tự nhiên, như: nhiệt độ, thời tiết mưa, nắng…do đó việc phân loại NVL giúp cho công tác bố trí kho tàng, nơi cất và bảo quản NVL được phù hợp với từng loại

vật liệu, hạn chế được vật liệu bị kém hoặc mất phẩm chất trong quá trình bảo quản

+ Công tác sử dụng vật tư: việc sử dụng vật tư trong SXKD đem lại hiệu quả cao nhất, sản phẩm có chất lượng tốt, có giá thành hạ đó là mối quan tâm hàng đầu của Lâm trường Lập thạch, vì: đặc điểm SXKD của Lâm trường Lập thạch là trồng rừng gỗ nguyên liệu giấy Với loài cây trồng nó có phản ứng rất nhạy với điều kiện

tự nhiên (như về đất đai, độ ẩm, độ dốc…) do đó việc xác định sử dụng trồng loài cây nào cho phù hợp được cán bộ nghiệp vụ của Lâm trường khảo sát điều kiện tự nhiên từng đội sản xuất và lập dự toán sản xuất cho từng loại cây ở từng đội sản xuất Trên cơ sở các định mức do Nhà nước quy định, được cán bộ nghiệp vụ nghiên cứu vận dụng vào điều kiện của Lâm trường và xây dựng định mức cụ thể cho từng loài cây, từng đội sản xuất

Hơn nữa, do địa bàn sản xuất rất rộng và và phức tạp, do đó công tác quản lý vật liệu trong quá trình sản xuất rất khó khăn, đòi hỏi tính tự giác của người trực tiếp sử dụng vật liệu (hạt giống, phân bón…) vào quá trình sản xuất rất cao Nhận thức rõ điều này, Lâm trường luôn tăng cường công tác kiểm tra, giám sát quá trình

sử dụng vật tư, do đó ít có hiện tưọng mất mát vật tư xảy ra

+ Công tác kế toán chí tiết, kế toán tổng hợp vật liệu tại Lâm trường Lập thạch:

- Kế toán chi tiết NVL tại Lâm trường Lập thạch

Giá thực tế khi xuất vật tư được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước Theo phương pháp này đã phản ánh được một cách chính xác giá trị thực tế của NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh Mặt khác, do đặc điểm về vật liệu của lâm trường chịu sự ảnh hưởng rất lớn của yếu tố tự nhiên, nếu vật liệu bảo quản không tốt hoịăc để tồn khoi quá lâu vật liệu sẽ bị kém hoặc mất phẩm chất (như: hạt giống nếu để quá lâu khi sử dụng hạt sẽ không nảy mầm…) Do vậy lâm trường áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước là rất phù hợp)

- Kế toán tổng hợp NVL tại Lâm trường Lập thạch.

Nhìn chung chế độ ghi chép ban đầu về kế toán NVL: Từ việc lập chứng từ,

sử dụng và luân chuyển chứng từ được kế toán thực hiện theo đúng chế độ

Về tổ chức công tác kế toán

Hiện nay, Lâm trường đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung Đối với lâm trường quy mô SXKD vừa, số lượng các nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều, với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng, nên việc áp dụng hình thức kế toán này là rất phù hợp

Về tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán: ở Lâm trường Lập Thạch

sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, việc vận dụng tài khoản ở Lâm trường Lập Thạch phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, đảm bảo cho việc xác định chính xác tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm về vật liệu Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác giá trị NVL sử dụng cho từng đối tượng tập hợp chi phí

Hệ thống sổ sách kế toán Lâm trường được trình bày rõ ràng, các số liệu chi tiết – tổng hợp khớp đúng với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Qua phân tích những ưu điểm trên có thể thấy rằng: Nhìn chung công tác kế toán vật liệu tại Lâm trường Lập Thạch được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị, đáp ứng được yêu cầu của quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập – xuất – tồn kho vật liệu, phân bổ chính xác giá trị thực tế vật liệu sử dụng cho từng đối tượng tính giá thành Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời, đầy đủ cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong đơn vị

* Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, Lâm trường vẫn còn tồn tại những nhược điểm cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay Chẳng hạn như: Vấn đề dự trữ NVL tồn kho, vấn

đề bảo quản vật tư, vấn đề quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư, vấn đề kế toán chi tiết

NVL, vấn đề lập dự phòng cho những loại NVL tồn kho mà giá thị trường có khả năng thấp hơn giá gốc ghi sổ…

II Mục tiêu phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập Thạch.

Như trên đã trình bày, để đạt được mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hiện nay, một trong các biện pháp cơ bản được nhiều doanh nghiệp quan tâm là tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, đồng thời đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn để không ngừng nâng cao hiệu quả SXKD

Kế toán vật liệu có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động SXKD của doanh nghiệp Để tiết kiệm chi phí một cách hợp lý, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn, kế toán NVL phải thực hiện tốt ở tất cả các khâu Dự trữ, thu mua, bảo quản,

sử dụng và quản lý vật liệu

- Về dự trữ vật liệu tồn kho ở Lâm Trường Lập Thạch

Dự trữ vật liệu tồn kho: Thực chất là sử dụng vốn lưu động cần thiết để đảm bảo cho quá trình SXKD trong doanh nghiệp được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn do thiếu NVL gây ra

Song, nếu hàng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, hơn nữa vật liệu tồn kho quá nhiều sẽ tăng chi phí bảo quản, tăng chi phí về lãi phải trả tiền vay, hoặc nếu

để vật liệu tồn quá lâu sẽ bị kém hoặc mất phẩm chất Như vậy, sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả SXKD của doanh nghiệp

Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Lâm Trường, việc trồng rừng mang tính chất mùa vụ Mà trồng rừng chủ yếu vào tháng 3, tháng 4 hàng năm Do đó Lâm trường cần có kế hoạch dự trữ NVL phù hợp cả về số lượng và thời gian Thực tế vật liệu tồn kho của Lâm trường quá lớn (thể hiện qua biểu 6: Giá trị NVL tồn ngày 01/01 là:142,8 triệu đồng, đến ngày 31/1 tồn: 142,0 triệu đồng) nó gây tình trạng ứ đọng vốn Hơn nữa vật liệu tồn kho của Lâm trường Lập thạch chủ yếu là

phân bón NPK, nó là loại NVL cồng kềnh, khó bảo quản do đó cần có biện pháp hạn chế hàng tồn kho

- Vấn đề bảo quản vật tư: Đây cũng là một vấn đề lâm trường cần quan tâm hơn nữa, vì NVL của Lâm trường chịu sự tác động lớn của yếu tố tự nhiên, do đó các loại NVL cần được bảo quản cẩn thận, tránh tình trạng vật liệu bị hư hỏng do bảo quản không tốt

- Vấn đề quản lý sử dụng tiết kiệm vật tư

Xuất phát từ địa bàn sản xuất kinh doanh của Lâm trường Lập thạch là rất rộng, do đó việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng là rất khó khăn, đòi hỏi tính

tự giác của người trực tiếp sử dụng rất cao Để quản lý tốt vật tư trong quá trình sử dụng, tránh tình trạng vật tư bị mất mát trong quá trình sử dụng, lâm trường cần có các biện pháp thích hợp để hạn chế được mất mát NVL trong quá trình sử dụng

- Vấn đề kế toán chi tiết NVL

Như đã trình bày, hạch toán chi tiết NVL tại Lâm trường Lập Thạch áp dụng phương pháp ghi thẻ song song Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm song, việc ghi chép còn trùng lặp, khối lượng ghi chép nhiều Với trình độ chuyên môn vững vàng của cán bộ phòng kế toán lâm trường hiện nay, để khắc phục những hạn chế của phương pháp thẻ song song, Lâm trường Lập Thạch có thể thay đổi phương pháp hạch toán chi tiết NVL

- Vấn đề lập dự phòng cho những vật tư tồn kho mà giá thị trường có khả năng thấp hơn giá gốc ghi sổ

Dự phòng giảm giá là sự xác nhận về phương diện kế toán một khoản giảm giá trị tài sản do những nguyên nhân mà hậu quả của chúng không chắc chắn Nhờ các tài khoản dự phòng giảm giá mà bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản Dự phòng giảm giá được ghi nhận như một khoản chi phí làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính toán ra số lợi nhuận thực tế

Việc lập dự phòng giảm giá được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở các bằng chứng cậy về sự giảm giá của từng vật liệu cụ thể Kế toán sẽ xác định số dự phòng cho niên độ tới với điều kiện số dự phòng giảm giá không vượt quá số lợi nhuận thực tế phát sinh Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư Doanh nghiệp phải thành lập hội đồng với các thành viên là: Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phường kế hoạch vật tư

= x

Thực tế qua số liệu về tồn kho hạt bạch đàn (thể hiện qua thẻ kho biểu 4 và sổ chi tiết vật liệu biểu 5)

- Tồn kho ngày 31/12/2003 là 2 kg Trên thị trường năm 2004, hạt bạch đàn

có khả năng giảm giá

Do vậy cuối niêm độ kế toán, kế toán nên xác định và lập dự phòng giảm giá cho các loại vật tư mà trên thị trường có khả năng thấp hơen giá gốc ghi sổ

- Vấn đề trang bị máy móc để phục vụ công tác kế toán Để đáp ứng với nền kinh tế hiện nay, Lâm trường nên trang bị máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán

3 Các ý kiến đề xuất.

Qua thời gian thực tập tìm hiểu công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch, tôi thấy bên cạnh những ưu điểm mà kế toán NVL đã đạt được cần được phát huy, nhưng còn một số tồn tại cần khắc phục để công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch được hoàn thiện hơn Mặc dù kiến thức còn hạn chế, nhưng được

sự giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán trường ĐHKTQD và một số kiến nghị của mình, mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NVL ở Lâm trường Lập thạch

- Thứ nhất: Về vấn đề dự trữ NVL tồn kho ở Lâm trường Lập thạch.

+ Qua số liệu (biểu 6), có thể thấy phân NPK của Lâm trường tồn kho đầu kỳ rất nhiều (phân NPK tồn đầu kỳ 81.920 kg, với giá trị 123.699.200 đồng, số lượng nhập xuất, tồn kho phản ánh trong thẻ kho và sổ chi tiết vật tư phân NPK của lâm trường), trong kỳ chỉ xuất sử dụng 15.000kg, với giá trị 22.650.000đồng, nhưng trong kỳ vẫn phát sinh nhập thêm 9.000kg, với giá trị 12.600.000đồng Như vậy có thể phân NPK có tồn kho nhiều nhưng không đảm bảo chất lượng vì để quá lâu

Do đó Lâm trường cần kiểm tra xem xét cụ thể có biện pháp xử lý kịp thời đối với

số lượng phân NPK tồn kho quá nhiều như vậy Hoặc hạt bạch đàn là loại vật liệu khó bảo quản, yêu cầu phải bảo quản ở nhiệt độ (8 – 100C), thực tế ngày 02/1 nhập

3 kg hạt bạch đàn, nhưng đến ngày 31/1 vẫn tồn kho 3 kg (qua biểu 4), mà thực tế

ở Lâm trường lại không có dụng cụ đặc chủng để bảo quản hạt bạch đàn, như vậy ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hạt khi sử dụng

Tóm lại: Lâm trường cần tính toán chính xác cả về số lượng vật liệu cần dùng,

cả về thời gian cần NVL để dùng, để việc dự trữ hàng tồn kho vừa đảm bảo cho sản xuất không bị gián đoạn, nhưng hàng tồn kho cũng không nên để tồn kho quá nhiều như hiện nay, gây tình trạng ứ đọng vốn

Với những vật tư tồn kho quá lâu, Lâm trường có thể thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, để kiểm tra - đánh giá - xem xét về số và chất lượng vật tư Nếu loại vật tư nào bị kém phẩm chất hoặc mất phẩm chất không sử dụng được nữa thì có biện pháp xử lý

- Thứ hai: vấn đề bảo quản vật tư.

Các loại vật tư cần được bảo quản ở nơi khô ráo, thoáng mát Nhất là những NVL như hạt giống thường phải bảo quản ở nhiệt độ 8 – 100C thì phải được bảo quản trong thùng lạnh có nhiệt độ phù hơp Đồng thời thủ kho thường xuyên phải kiểm tra các loại NVL tồn kho, để kịp thời phát hiện những NVL bị kém phẩm chất, từ đó đề xuất biện pháp xử lý kịp thời

- Thứ ba: vấn đề quản lý sử dụng vật tư.

Xuất phát từ địa bàn sản xuất kinh doanh của Lâm trường Lập thạch là rất rộng, do đó việc quản lý vật tư trong quá trình sử dụng là rất khó khăn, đòi hỏi tính

tự giác của người trực tiếp sử dụng vật tư rất cao Để sử dụng tiết kiệm và tránh tình trạng vật tư bị mất mát trong quá trình sử dụng, Lâm trường cần thấy được tác dụng của công tác trồng rừng, đồng thời Lâm trường phải có quy định rõ ràng về chế độ thưởng, phạt khi mất mát vật liệu xảy ra

- Thứ tư: vấn đề kế toán chi tiết NVL.

Để khắc phục những hạn chế của phương pháp ghi thẻ song song, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bộ kế toán lâm trường lập thạch như hiện nay, lâm trường nên áp dụng phương pháp sổ sổ dư

Áp dụng phương pháp này khắc phục được việc ghi chép không trùng lăp giữa kho và phòng kế toán, đồng thời giúp cho cán bộ kế toán giảm bớt được khối lượng ghi chép, giúp cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa kế toán và thủ kho được kịp thời

Theo phương pháp này, ở kho thực hiện ghi chép tương tự như phương pháp thẻ song song, chỉ khác ở chỗ là cuối tháng sua khi tính ra được số vật liệu tồn kho trên thẻ kho, thủ kho phải ghi số lượng tồn kho vào sổ số dư theo từng danh điểm vật tư

Trình tự ghi sổ theo phương pháp này đã trình bày ở phần I

Ví dụ:

Như ví dụ đã nêu: từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (biểu 2.3) thủ kho vào thẻ kho (biểu 4) Cuối tháng thủ kho tính ra số vật liệu tồn kho cuối tháng trên thẻ kho Đồng thời thủ kho lấy số dư cuối tháng vào sổ số dư (biểu 14: cột 4, cột 6)

Biểu 14:

SỔ SỐ DƯ

Năm 2004

(Đơn vị: triệu đồng)

T

T Tên vật tư

ĐV T

Tồn đầu tháng 01

Tồn cuối tháng 1

Tồn cuối tháng 2

Tồn cuối T3 Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền …

1 Hạt bạch đàn Kg 02 10,0 03 12,3 … … …

Cộng

Cuối tháng, thủ kho tập hợp, phân loại chứng từ nhập – xuất kho theo từng loại vật tư và lập phiếu giao nhận chứng từ và giao cho kế toán vật tư kèm theo chứng từ nhập, xuất

Ví dụ: Từ phiếu nhập kho (biểu 2), xuất kho (biểu 3) thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ giao cho kế toán vật tư (biểu 15) Thủ kho ghi các chỉ tiêu vào biểu

15 – Ghi các cột 1, 2, 3, 4,5, 7

Biểu 15:

PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ THÁNG 01/2004

Loại vật tư: Hạt bạch đàn

(Đơn vị tính: Kg)

SốTT Chứng

Từ SH NT Nội dung

Lượng

Tiền (triệu đồng)

Lượng Tiền (triệu

đồng)

1 18 02/1 Nhập kho 03 12,3

Cộng tháng 1