LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Đồng thời giúp cho người quản lý doanh nghiệp nhận biết được nội dungkinh tế, vai trò chức năng của từng nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuấtkinh doanh, từ đó có biện pháp quả

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NHẬP XUẤT VÀ BẢO QUẢN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

1 VAI TRÒ CỦA NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Khái niệm vật liệu: Vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện dưới hìnhthái vật chất Là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở cấuthành nên sản phẩm

Đặc điểm vật liệu là một tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho Vật liệutham gia vào quá trình đầu của quá trình sản xuất kinh doanh, để bắt đầu hìnhthành nên sản phẩm mới Chúng rất đa dạng và phong phú về chủng loại trong mỗiquá trình sản xuất Vật liệu không ngừng chuyển hoá biến đổi cả về mặt hiện vật vàgiá trị Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trịcủa nguyên vật liệu sẽ được tính hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trongchu kỳ đó

Trong các doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớntrong tổng chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Vì vậy có thể nói vật liệu làyếu tố quan trọng quyết định cả về số lượng và chất lượng sản phẩm Vật liệu cóchất lượng cao, đúng quy cách, chủng loại với chi phí thấp luôn là mục tiêu của cácdoanh nghiệp

2 YÊU CẦU QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU

Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinhdoanh, đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu

Từ khâu thu mua bảo quản dự trữ, đến khâu sử dụng

- ở khâu thu mua: Vật liệu thường xuyên biến động Các doanh nghiệp phải

tiến hành thu mua vật liệu, để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sảnphẩm và phục vụ cho nhu cầu khác của doanh nghiệp Do đó ở khâu này đòi hỏiphải quản lý chặt chẽ về số lượng chất lượng, quy cách chủng loại, giá mua và cảtiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- ở khâu dự trữ :Việc quản lý tồn kho dự trữ nguyên vật liệu trong các doanh

nghiệp là điều rất quan trọng Nếu doanh nghiệp dự trữ hợp lý đúng mức sẽ giúpcho doanh nghiệp không bị gián đoạn trong sản xuất Doanh nghiệp phải lập địnhmức dự trữ phù hợp với quy mô sản xuất Nếu lập trên định mức tối đa trong khi

đó có những nguyên vật liệu không sử dụng đến gây thiệt hại cho doanh nghiệp.Nếu lập dưới định mức tối thiểu thì khi nhu cầu sản xuất cần không đáp ứng được

Để xác định được định mức nguyên vật liệu phù hợp cần căn cứ vào:

+Quy mô sản xuất và đặc điểm của doanh nghiệp

+Khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trường về loại nguyên vật liệu đó +Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến doanh nghiệp

- ở khâu bảo quản: Nguyên vật liệu mua về thường chưa đưa vào sản xuất

ngay mà còn qua kho bãi vì vậy doanh nghiệp phải tổ chức tốt kho tàng, bến bãi.Thực hiện đúng chế độ bảo quản để tránh mất mát hư hỏng đảm bảo an toàn giữđược chất lượng hàng hoá

- ở khâu sử dụng:Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định

mức tiêu hao, dự toán chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanhnghiệp Do vậy ở khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuấtdùng và sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh

3 PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU

a Phân loại nguyên vật liệu

- Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải sử dụng

các loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụng có nội dung kinh tế vàchức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có tính năng lý hoá khác nhau.Bởi vậy để quản lý được vật liệu, đảm bảo có đủ vật liệu để phục vụ cho hoạt độngsản xuất đòi hỏi phải nhận biết từng loại, từng thứ vật liệu Mặt khác tổ chức phânloại nguyên vật liệu còn có ý nghĩa rất lớn đối với công tác kế toán vật liệu trongviệc vận dụng các tài khoản, lựa chọn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu

hợp lý Đồng thời giúp cho người quản lý doanh nghiệp nhận biết được nội dungkinh tế, vai trò chức năng của từng nguyên vật liệu tham gia vào quá trình sản xuấtkinh doanh, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp đối với từng loại nguyên vật liệu.

*Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệpsản xuất thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau :

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể

sản phẩm Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính khácnhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu chính là sắt thép… doanh nghiệp sảnxuất đường nguyên liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹonguyên vật liệu chính là đường, nha, bột… có thể sản phẩm của các doanh nghiệpnày là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác Đối với thành phẩm mua ngoài vớimục đích để tiếp tục gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính Ví dụ:doanh nghiệp dệt mua sợi để dệt vải

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể

làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công

cụ dụng cụ được hoạt dộng bình thương như : Thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn,cúc áo, chỉ may, rẻ lau, xà phòng…

- Nhiên liệu : là loại nhiên liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm cho

hoạt động của các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sảnxuất kinh doanh như : Xăng, dầu, than, củi, khí gas…

Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( công

cụ, khí cụ, vật kết cấu ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho côngtác xây dựng cơ bản

- Phụ tùng thay thế :là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho

máy móc thiết bị, phương tiện vận tải…

- Phế liệu: là vật liệu được loại ra từ nguyên liệu dùng cho sản xuất, nó đã mất

hoàn toàn hoặc một phần giá trị sử dụng ban đầu như phôi bào, vải vụn, sắt phếliệu

- Vật liệu khác:bao gồm các loại vật liệu còn lại, ngoài các thứ chưa kể trên

như:bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng

Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp

mà trong từng loại vật liệu trên được chia thành từng nhóm, từng thứ Cách phânloại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứnguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanhnghiệp

*Căn cứ vào nguồn hình thành nguyên vật liệu được chia thành:

Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài, nhận vốn góp liên doanh, nhận biếu tặng.Nguyên vật liệu tự chế : Do doanh nghiệp tự sản xuất

Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu,

là cơ sở để xác định giá trị vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho

*Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệuthành:

• Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm:

+Nguyên vật liệu dùng trực tiếp sản xuất chế tạo sản phẩm +Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phậnbán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp

• Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác:

+Nhượng bán +Đem góp vốn liên doanh+Đem biếu tặng

b Đánh giá nguyên vật liệu

• Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho:

Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập

*Nhập do mua ngoài

- Trị giá vốn thực tế bao gồm giá mua các loại thuế không được hoàn lại, phívận chuyển bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liênquan trực tiếp đến việc mua vật tư, trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảmgiá hàng mua do không đúng quy cách, phẩm chất

Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng chịu thuế GTGT tínhtheo phương pháp khấu trừ giá mua là giá chưa có thuế GTGT.Trường hợp vật tưmua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT theo phươngpháp khấu trừ hoặc sử dụng cho các hoạt động phúc lợi, các dự án, thì giá mua baogồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán)

- Nhập do tự sản xuất: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá trị sản xuất của vật tư

tự gia công chế biến

- Nhập do thuê ngoài gia công chế biến: trị giá vốn thực tế nhập kho là trị giávốn thực tế của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trảcho người nhận gia công chế biến + các chi vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận

- Nhập vật liệu do nhận vốn góp liên doanh:Trị giá vốn thực tế của vật liệunhập kho là giá hội đồng liên doanh thoả thuận + các chi phí khác phát sinh khitiếp nhận

Nhập vật liệu do được cấp: Trị giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá ghitrên biên bản giao nhận + các chi phí phát sinh khi nhận

- Nhập vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế nhập kho làgiá trị hợp lý + chi phí khác phát sinh

- Phế liệu: Giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu.

• Xác định trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho :

Vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau ở nhiều thời điểm khác nhaunên có nhiều giá khác nhau Do đó khi xuất kho vật liệu tuỳ thuộc vào đặc điểmhoạt động, yêu cầu trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kĩ thuật tínhtoán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong các phương pháp sau để xác địnhtrị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho.

*Các phương pháp theo chuẩn mực kế toán:

- Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho căn

cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giávốn thực tế của vật tư xuất kho Phương pháp này được áp dụng cho những đơn vị

có chủng loại vật tư ít và nhận diện được từng lô hàng

- Phương pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất khođược tính căn cứ vào số lượng vật tư xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theocông thức

Trị giá vốn TT Số lượng VL Đơn giá bình quân

VL xuất kho = xuất kho x gia quyền

Trị giá TTVL Trị giá vốn TTVL

tồn đầu kì + nhập trong kì

Đơn giá bình quân

Số lượng vật liệu + Số lượng vật liệu

tồn đầu kì nhập trong kì

- Phương pháp nhập trước xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàngnào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập Trị giá hàngtồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng

- Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định là hàngnào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá xuất = đơn giá nhập Trị giá hàng tồn khocuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên

*Các phương pháp khác:

Trong thực tế ngoài các phương pháp tính trị giá vốn thực tế của vật liệu theochuẩn mực kế toán hàng tồn kho qui định thì các doanh nghiệp còn áp dụng cácphương pháp sau:

- Phương pháp tính theo đơn giá tồn đầu kỳ: Phương pháp tính trị giá vốn thực

tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất kho và đơn giá thực

tế vật liệu tồn đầu kỳ

Trị giá vốn = Số lượng VL x Đơn giá TT

TTVL xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ

- Phương pháp tính theo giá hạch toán: Khi áp dụng phương pháp này toàn bộvật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán cuối kỳ kế toán tiến hànhđiều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau:

Trị giá vốn TT = Trị giá hạch toán x Hệ số giá

VL xuất kho vật liệu xuất kho vật liệu

Trị giá vốn TT của VL + Trị giá vốn TT của VL

tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ

Hệ số giá

Trị giá hạch toán của + Trị giá Hạch toán

VL tồn đầu kỳ VL nhập trong kỳ

4 NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

Tổ chức kế toán nguyên vật liệu có chính xác, kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mớinắm được tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng vật liệu cả về kế hoạch lẫn thực tế,

từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp Mặt khác nó còn ảnh hưởng khôngnhỏ đến việc hạch toán giá thành

Xuất phát từ vị trí, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.Nhà nước đã xác nhận nhiệm vụ của kế toán vật liệu đối với các doanh nghiệp nhưsau:

Tổ chức ghi chép đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật tưhàng hoá cả về giá trị và hiện vật Tính toán đúng đắn giá trị vốn thực tế của vật tưhàng hoá nhập, xuất kho, trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ nhằm cung cấp thông tinkịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp

Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua vật tư hàng hoá, kếhoạch sử dụng vật tư sản xuất và kế hoạch bán hàng hoá

Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho, áp dụng đúngđắn các phương pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu Hướng dẫn kiểm tra các bộphận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu,

mở các sổ thẻ kế toán chi tiết đúng chế độ đúng phương pháp qui định nhằm đảmbảo sự thống nhất trong công tác kế toán cung cấp thông tin phục vụ cho việc lậpbáo cáo tài chính và phân tích các hoạt động kinh doanh

Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo chế độ quy định, theo yêu cầuquản lý thống nhất và theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.

5.TỔ CHỨC KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

a Chứng từ sử dụng

Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép tình hình biến động về sốlượng, giá trị, chất lượng của từng thứ, từng loại vật liệu theo từng kho hàng củadoanh nghiệp Theo quy định của bộ tài chính, một số chứng từ được sử dụng trong

kế toán nguyên vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

- Thẻ kho

- Biên bản kiểm kê sản phẩm hàng hoá

- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hoá đơn GTGT theo hướng dẫn của cơ quan thuế

Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui địnhcủa nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng các loại chứng từ sau:

- Phiếu xuất vật tư theo hạn mức

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ

Đối với các chứng từ kế toán bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo qui định

về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải tổchức luân chuyển theo trình tự thời gian hợp lý do kế toán trưởng qui định phục vụcho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, các cánhân có liên quan

b Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tếliên quanđến đối tượng cần hạch toán chi tiết Tuỳ thuộc vào phương pháp hạchtoán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sửdụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

Thẻ kho

Sổ (thẻ) chi tiết vật liệu

Sổ đối chiếu luân chuyển

Sổ số dư

Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở thêm các bảng kê nhập,bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế nhập xuất và lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn khonguyên vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh gọnkịp thời

c Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:

Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện thông qua một hệ thốngchứng từ kế toán về việc nhập xuất tồn kho vật liệu Sự liên kết chặt chẽ giữa thủkho và nhân viên kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nguyên vậtliệu được dễ dàng Tuỳ từng doanh nghiệp có thể áp dụng một trong nhữngphương pháp hạch toán sau:

* Phương pháp thẻ song song

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Thủ kho sử dụng các chứng từ để ghi vào thẻ kho các chỉ tiêu số lượng nhập,xuất Cuối ngàyghi tính ra số tồn kho Định kỳ thủ kho bàn giao chứng từ cho kếtoán vật tư có ký nhận vào biên bản giao nhận chứng từ kế toán:

* Phương pháp thẻ song song

- ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất

tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng mỗi chứng từ ghi mộtdòng vào thẻ kho, thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật liệu

- ở phòng kế toán: Định kỳ kế toán nhận được chứng từ do thủ kho bàn giao,

kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, phân loại, hoàn chỉnh chứng từ Sửdụng các chứng từ để ghi vào sổ (thẻ) chi tiết vật tư ( cả số lượng và giá trị ) theotừng danh điểm đến cuối tháng kế toán phải lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn khotheo từng nhóm loại vật liệu

Với cách kiểm tra đối chiếu như trên phương pháp thẻ song song có ưu điểm

là ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, dễ phát hiện ra những sai sóttrong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động về số hiện có của từngloại vật liệu theo số lượng và giá trị của chúng Tuy nhiên có nhược điểm là ghichép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, khối lượng công việc ghi chép lớnchủng loại vật tư nhiều và tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày thìcông việc khối lượng công việc sẽ rất lớn gây ảnh hưởng đến tiến độ ghi sổ và lậpbáo cáo lúc cuối kỳ

PHIẾU XUẤT PHIẾU NHẬP KHO

Đối chiếu hàng ngày

Đối chiếu cuối tháng

* Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- Tại kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình NXT vật liệu về mặt sốlượng Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho Thẻ kho được mở cho từng danhđiểm vật liệu

- Tại phòng kế toán: kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tìnhhình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật liệu theo từng kho, dùng cho cả năm Sổ đốichiếu luân chuyển kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất của từng thứ vật

THẺ KHO

SỔ ĐỐI CHIẾULUÂN CHUYỂN

Trình tự ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng