THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI2.1/.Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1/.. Bình thường bởi nă

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI

2.1/.Quá trình hình thành và phát triển

2.1.1/ Sự ra đời và phát triển của XN in T.T.T.T thương mại

Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam, tên tiếng Anh là Vietnam Trade

Information Center( VTIC) ra đời trong một hoàn cảnh vừa bình thường vừa đặc biệt.

Bình thường bởi năm 1989 Bộ trưởng Bộ Kinh tế Đối ngoại ký quyết định

thành lập Trung tâm trên cơ sở hợp nhất 2 bộ phận đã có sẵn là Phòng Thông tinthuộc Viện Kinh tế đối ngoại và Trung tâm Tính toán của Bộ Kinh tế đối ngoại.Sau đó , năm 1992 Bộ Thương mại quyết định sáp nhập thêm Trung tâm Kinh tế

Kỹ thuật Vật tư( thuộc Bộ Vật tư) và Phòng Thông tin( thuộc Bộ Nội thương), tạo

ra những bộ phận nòng cốt ban đầu của Trung tâm Thông tin Thương mại ViệtNam- Bộ Thương mại

Thế nhưng, thời điểm ra đời và quá trình trưởng thành của Trung tâm lại rất đặc biệt Tư tưởng “đổi mới” của Đại hội Đảng VI khi đó đang tác động tới mọi mặt

đời sống kinh tế xã hội, nhất là trong lĩnh vực Thương mại- Du lịch và đangchuyển đổi tư duy của những người làm báo, làm thông tin phục vụ kinh tế thịtrường Tuy nhiên lúc ban đầu, tư duy này chưa rõ nét nhưng khao khát đổi mới lạicháy bỏng, trong khi đó môi trường tâm lý, pháp lý cho hoạt động báo chí, thôngtin mới đang dần hình thành

Chính sự ra đời “ bình thường” trong một hoàn cảnh “ đặc biệt” đã in dấu đậmnét lên suốt quá trình phát triển của Trung tâm 17 năm qua Có thể thấy qua một sốbiểu hiện cụ thể sau:

 Ban đầu, các ấn phẩm của Trung tâm hoặc là xuất phát từ một sản phẩm

thông tin bao cấp cho các DN hoặc là ấn phẩm đăch biệt dùng riêng cho lãnhđạo để lột xác thành một sản phẩm hàng hoá trong lĩnh vực thông tin ( Bản tin

Ngoại thương, Thương nghiệp Thị trường, Thị trường Giá cả Vật tư, Bản tin A ).Một số bản tin ban đầu còn được làm theo mô hình của tạp chí, bản tin nước ngoàisau đó dần điều chỉnh lại cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện Việt Nam như:Bản tin Thị trường, Bản tin VE và VB bằng tiếng Anh; BTD repot bằng tiếngNhật Quá trình phát triển của các bản tin luôn chứa đựng cái cũ và cái mới, Cáibản địa và cái ngoại lai đan xen nhau để rồi dần dần định hình và có được nhữngbước đi hướng về DN, hướng về phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước về thươngmại Đây cũng là quá trình loại bỏ dần cách làm ăn tuỳ hứng, chụp dựt để trở vềvới sự bài bản trong khuôn khổ hợp tác, cùng chia sẻ và tuân thủ luật pháp.

 Mặc dù với nguồn nhân lực ít ỏi ban đầu nhưng công nghệ thông tin cũng

đã được chú ý ứng dụng ngay từ buổi đầu thành lập Công nghệ thông tin được sửdụng để phục vụ cho chế bản các bản tin; in ấn cùng một lúc ở cả 3 miền Bắc,Trung, Nam, khai thác tin qua chảo bắt sóng vệ tinh, mua tin của Reuteur, khaithác Internet và xây dựng mạng điện rộng Vinanet ngay từ năm 1992 Hoạt độngcủa Vinanet từ chỗ mò mẫm, phụ thuộc vào chuyên gia nước ngoài hoặc bên ngoài,nguồn tin từ chỗ chủ yếu chép lại ở các báo chí nay về cơ bản đã chủ động được

Kỹ thuật và công nghệ, nguồn tin phong phú, được các DN đón nhận Gần đây,Nhà nước lại tin tưởng giao cho Trung tâm quản lý và vận hành trang chủ quốc giatrên mạng ASEMCONNECT và mạng WTO

 Các bộ phận dịch vụ từ chỗ sinh ra chỉ để giải quyết nhu cầu nội bộ như in

ấn, phát hành các ấn phẩm của Trung tâm nay đã phát triển thành Xí nghiệp In,phòng Xuất bản, bộ phận phát hành đủ sức phục vụ nhu cầu của xã hội, doanhthu ngày càng tăng

 Quan hệ cộng tác từ chỗ chỉ khai thác mối quan hệ sẵn có để triển khai

công việc, nay đã tạo lập được một hệ thống cung cấp và nhận tin trong phạm vitoàn quốc Mạng lưới chi nhánh tại T.p HCM, T.p Đà Nẵng, Cần Thơ; các Vănphòng Đại diện ở Móng Cái, các cộng tác viên ở các cửa khẩu cũng như các Cục,

Vụ, Viện trong và ngoài Bộ đang tạo thành một guồng máy tốt phục vụ công táccung cấp thông tin Đặc biệt từ năm 2003, Trung tâm đã nối mạng với hầu hết cáctỉnh, thành trong cả nước và đăng tải nhiều Website cho các địa phương trên mạngASEMCONNET.

 Cơ chế quản lý từ chỗ cứng nhắc theo lối hành chính bao cấp dần chuyểnsang hoạt động theo cơ chế thị trường, tuân thủ nguyên tắc lấy thu bù chi, tự hạchtoán Đây là sự chuyển mình quyết định, mang tính sống còn Chính vì vậy bêncạnh sự bùng phát còn có nhiều bỡ ngỡ, vụng dại trong thủa ban đầu, dần đượcđiều chính mình, đủ sức cạnh tranh trên thị trường thông tin Nhờ vậy, đến naythông tin đã là hàng hoá, các DN là bạn hàng, là “ thượng đế” của người làm tin

 1989- 2003 Xưởng In nội bộ của Trung tâm Thông tin – Bộ Thươngmại

 2003- 9/2004 Đổi tên thành XN In nội bộ

 Từ 10/2004 được công nhận là XN In theo giấy phép In số GP- IN của Bộ Văn hoá- Thông tin

Xí nghiệp In trực thuộc T.T.T.T Thương mại- Bộ Thương mại là một đơn vị

hành chính sự nghiệp có thu, được thành lập ngày 20-11-1989, trụ sở 46- NgôQuyền- Hoàn Kiếm- HN, là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và thực hiệnhạch toán phụ thuộc

Trung tâm có các đơn vị trực thuộc:

Thông qua HĐKD cuả mình, XN góp phần đem lại hiệu quả về KT- CT- XHcho đất nước, giải quyết việc làm cho người lao động, nâng cao dân trí, giảm CPđầu tư của nhân dân trong sxkd, tăng cường đóng góp cho NSNN.

Nội dung ngành nghề kinh doanh:

- SX, gia công, tạo thành SP

- SX kinh doanh vật liệu, vật tư

- Xuất, nhập SP,vật tư, thiết bị phục vụ sx ra các mặt hàng XN được phép sx

- In ấn các bản tin nội bộ ngoài ra còn làm thêm in ấn, nhận ngoài kế hoạch

- Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng với các đơn vị , DN

- Ưu tiên sd lđ trong nước, đảm bảo quyền lợi và lợi ích người LĐ theo qđcủa pháp luật về LĐ, tôn trọng quyền tổ chức công đoàn theo pháp luật công đoàn

- Tuân thủ qđ của pháp luật về quốc phòng, an ninh, TTATXH, bảo vệ môitrường

c) Mặt hàng chủ yếu

Là XN In nên mặt hàng chủ yếu là: In sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm vàcác ấn phẩm khác; giấy tờ quản lý kinh tế- XH.

2.1.2.2/ Tình hình lao động của Trung tâm

Hiện nay, Trung tâm có 350 cán bộ công nhân viên, trong đó có 95 người làcông nhân trực tiếp sx, còn lại là bộ phận QL và bộ phận kinh doanh; 103 người cótrình độ đại học- cao đẳng, 51 người trình độ trung cấp

2.1.2.3/ Tổ chức sản xuất và quản lý của trung tâm

2.1.2.3.1/ Tổ chức bộ máy quản lý tại trung tâm

a) Cơ cấu bộ máy quản lý: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

b) Chức năng của từng bộ phận

*Ban giám đốc: gồm Giám đốc và 3 phó Giám đốc

- Giám đốc: do HĐQT bổ nhiệm GĐlà người điều hành HĐ hàng ngày củaXN,trực tiếp chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc tổ chức,QL điều hành các HĐhàng ngày của XN, sd có hiệu quả các nguồn lực của XN và thi hành các NQ,qđcủa HĐQT theo nhiệm vụ đặt ra

+ Tham mưu giúp việc trong công tác QL xuất, nhập khẩu của XN

+ Tham mưu giúp việc trong công tác QL sx và đóng gói SP của XN

SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI

PGĐ bộ phận mạng

GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM

Phòn

g đối

Phòn

g tài

Phòn

g TCHC

CN

Đà Nẵng

Vinanet

ASEMConane

+ Giúp việc cho BGĐ trung tâm trong việc phân phối lợi nhuận trích lập cácquỹ.

Xí nghiệp In

Văn phòng BTD

CN

TP HCM

VPLL Móng Cái

Sàn TMĐT

+Thực hiện công tác phân công, điều động cán bộ và người lđ trong doanhnghiệp, thực hiện công tác định kỳ đánh giá nhận xét kết quả, năng lượng công tácđịnh kỳ đối với cán bộ của XN

+ Đảm bảo chế độ chính sách đãi ngộ cho cán bộ và người lđ trong XN+ Làm công tác tư tưởng cho cán bộ, người lđ trong XN yên tâm công tácđoàn kết một lòng xây dựng XN phát triển

+ Thực hiện công tác Đảng, công tác chính trị xã hội trong XN, công tácpháp chế, thanh tra kiểm tra nhân sự, giải quyết các vấn đề có liên quan đến tố tụnghình sự của XN

Việc tổ chức sx trong XN được tổ chức tương đối chặt chẽ giữa các khâutrong quá trình sx Trong việc điều hành sxsp ở từng khâu của quy trình sx đều có

sự QL kiểm tra đảm bảo chất lượng SP

(Sơ đồ quy trình công nghệ)

Nguyên liệu kỹ thuật

Nguyên liệu kỹ thuật sau khi kiểm định đánh giá chất lượng tiến hành địnhlượng nguyên liệu, các nhiên liệu sau khi mua về được pha chế tổng hợp, ở côngđoạn này các thành phần nguyên liệu cấu thành SP được tổng hợp pha chế khuấytrộn thành SP khi pha chế xong tiến hành định lượng các chỉ tiêu chất lượng SP,kiểm tra xong tiến hành đóng gói SP.

- Hình thức ghi sổ:Theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/ 01/ N đến 31/ 12/ N

trưởng phòng tài

Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng

2.1.3.3/ Trình tự ghi sổ của trung tâm theo hình thức chứng từ ghi sổ

SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ

Kế toán thành toán kiêm KT XDCB

Kế toán công nợ kiêm KT ngân

Kế toán vật tư, thành phẩm

Sổ KT chi tiết

BảngTH chi tiết

Bảng cân đối số PS

Sổ

quỹ

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

* Hệ thống báo cáo

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2.2/ Tình hình thực tế công tác KT TP và tiêu thụ TP tại XN In TTTT thương mại

2.2.1/ Kế toán TP

2.2.1.1/ Đánh giá TP và QL TP

TP sx ra là kết tinh thành quả LĐ của toàn bộ CNV của DN, cho nên phải được

QL chặt chẽ, tránh mọi tổn thất xảy ra TP ở mỗi DN có các đặc điểm riêng, do đóphương thức QL ở mỗi DN khác nhau

Báo cáo tài chính

- Phòng kế toán: Theo dõi tổng hợp tình hình xuất tồn kho TP và hạch toánquá trình tiêu thụ toàn bộ TP trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị.

- Cán bộ KCS ở các XN kiểm tra số lượng, CL SP trước khi đưa vào NK hoặcXK

* Đối với SP NK: do đặc thù ngành nghề sxkd của XN là in ấn nên XN không

có SP dở vì vậy giá thực tế TP nhập là toàn bộ CP sx ra SP đó

Giá thành đơn vị Giá thành thực tế từng loại SP NK trong kỳ

SP NK trong kỳ Số lượng từng loại SP NK trong kỳ

VD: Thẻ tính giá thành thực tế của SP sách luật Thương mại trong tháng 10/2005như sau:

THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH VỤ

Tháng 10/2005

Tên sản phẩm dịch vụ: Sách luật Thương mại

Số lượng SP dịch vụ hoàn thành: 4.723 cuốn

=

BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH

Chỉ tiêu K

M CP

CP dở Dang ĐK

Chi phí phát sinh trong kỳ

CP DD CK

Tổng giá thành

Giá thành đơn vị

Sách luật

TM

621622627

3.493.508 135.967.000

6.190.908,45.112.565,8

140.460.508 6.190.908,45.112.565,8

29.739,68 1.130,8 1.082,48

148.280.474,2 151.773.982,2 32.135,08

Bản tin

t.tinTM

621622627

2.320.500 27.014.000

2.647.3722.782.442

29.334.500 2.647.3722.782.442

14.116,46 1.274 1.339

CPSXKD phát sinh trong kỳ

CPSX

KD DD CK

Giá thành SXDV trong kỳ Giá thành

Giá thành đơn vị

bản

pháp quy

621622627

4.200.310 85.880.000

9.704.440 4.809.280

90.080.310 9.704.4404.809.280

19.929,27 2.147 1.064

100.393.720 104.594.030 23.140,27

Tạp chí kt

C.á- TBD

621622627

1.347.200 16.875.000

759.3751.130.625

18.222.200 759.375 1.130.625

6.791,104 243 361,8

Trong đó: - Xuất bán cho CT Thiên An 2.500 cuốn

- Xuất bán cho CT Đại Phú 1.220 cuốn

- Xuất bán cho CT Đại Du 1.090 cuốn

a) Công tác hạch toán ban đầu

Để tránh những nhầm lẫn sai sót, nhằm đảm bảo độ tin cậy, chính xác củacác thông tin kinh tế tài chính cung cấp cho QL, hạch toán ban đầu có ý nghĩa rấtquan trọng, nó là khâu đầu tiên trong hệ thống hạch toán kế toán

Nội dung trình tự hạch toán ban đầu được thể hiện như sau:

- Đối với quá trình NKTP

TP khi được tổ KCS kiểm nghiệm về số lượng chất lượng đã đạt tiêu chuẩncác thông số kỹ thuật thì sẽ được lập phiếu để NK Phiếu NK được lập thành 3 liên

Liên 1: Lưu tại gốc

Liên 2: Giao cho tổ sx

Liên 3: Lưu tại phòng kế toán

- Đối với quá trình NK TP: KT sd hoá đơn GTGT, bộ hoá đơn được lập thành 3liên

Liên 1: Lưu tại gốc

Liên 2: Giao cho KH

Liên 3: Dùng để thanh toán

VD: Phiếu NK TP số 113 ngày 19/10/2005

Mẫu số 01- VT

PHIẾU NHẬP KHO Số 113

Ngày 19 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 155

Có TK154

- Theo BBKN số 113 ngày 19 tháng 10 năm 2005

Phụ trách ứng tiêu Người giao hàng Thủ kho

Liên Trường Nga VD: Hoá đơn GTGT số 101375 ngày 20/10/2005 bán hàng cho CT Thiên Annhư sau:

HOÁ ĐƠN GTGT

Liên 1: LưuNgày 01 tháng 10 năm 2005Đơn vị bán hàng : XN In

Địa chỉ : 46 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số TK : 710A- 00626

Điện thoại : 04.9344259, Mã số thuế:1000214039-1

Đơn vị mua hàng : Lê Văn Tiến

Tên đơn vị : Công ty Thiên An

Địa chỉ :Số 7 đường Trần Đăng Ninh, Nam Định

b) Hạch toán chi tiết TP

TP của XN bao gồm nhiều loại, mỗi loại được chia thành nhiều chủng loạikhác nhau Để nâng cao công tác QL TP XN ngoài việc theo dõi tổng hợp còntheo dõi chi tiết từng SP hạch toán chi tiết TP cho phép XN biết được sự vận độngcủa từng TP, từ đó có các biện pháp QL riêng phù hợp với đặc điểm của từng TP

đó để theo dõi chi tiết tình hình biến động của TP

Kế toán áp dụng PP hạch toán chi tiết TP theo PP ghi thẻ song song Cụ thể:

- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất TP do thủ kho tiến hành và ghi chéptheo chỉ tiêu số lượng Khi nhận chứng từ từ các phiếu NK, hoá đơn(GTGT), thủkho sẽ phân loại rồi ghi vào thẻ kho cho từng thứ TP theo thứ tự nhập- xuất khohàng Nhờ ghi chép kịp thời, số lượngTP NK, XK sẽ được xđ một cách chính xác

và cho biết số lượng TP tồn kho giúp cho XN có sự điều chỉnh kịp thời tình hình

sx phù hợp với tiêu thụ Các chứng từ sau khi được ghi vào thẻ kho rồi chuyển lêncho phòng kế toán

- Tại phòng kế toán: Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu NK, hoá đơnGTGT do thủ kho đưa lên, KT TP sẽ mở sổ chi tiết TP để ghi cho từng chủng loạisản phẩm theo chỉ tiêu số lượng.Cuối tháng sau khi đã có Zsx sẽ tổng hợp số lượngN-X mỗi chủng loại thành phẩm trong tháng để tính chỉ tiêu giá trị

VD: Căn cứ các phiếu nhập kho và các hoá đơn GTGT thủ kho ghi vào thẻ khocho TP sách lụât Thương mại

nhận của KT

116 24/10 Xuất bán cho c.ty

Cuối tháng kế toán TP tính toán chỉ tiêu giá trị của TP trong kỳ và lập bảng

Tổng hợp chi tiết vật liệu SP hàng hoá, Bảng cân đối TP

BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT

VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ

Tài khoản: 155Tháng 10 năm 2005

S

T

T

SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền

Nội dung của hạch toán TP

* Đối với quá trình nhập kho TP

chứng từ ghi sổ của XN được lập một lần vào cuối mỗi tháng Căn cứ vào bảng

tổng hợp chứng từ gốc cùng loại( phiếu NK) đã được lập cuối tháng, KT định

khoản lập CT ghi sổ

Nợ TK 155

Có TK 154

Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú

* Đối với quá trình xuất kho TP:

Phương thức bán hàng của XN là bán trực tiếp Căn cứ vào Bảng tổng hợpchứng từ gốc cùng loại( phiếu xuất kho TP) cuối tháng, kế toán TP định khoản, lậpchứng từ ghi sổ:

Nợ TK 632

Có TK 155

Kế toán trưởng Người lập

Các chứng từ ghi sổ trên được kế toán viên theo dõi thành phẩm lập, sau

đó chuyển sang kế toán tổng hợp để ghi vào sổ “ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” (biểusố), sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái TK 155, Sổ cái TK 632

2.2.2.1/ Các phương thức doanh nghiệp

Chuyển sang nền kinh tế thị trường với việc thực hiện hạch toán kinh doanh độclập, lấy doanh thu bù đắp chi phí và phải cạnh tranh với sản phẩm cùng loại, vì vậycông tác tiêu thụ sản phẩm được XN đặc biêt quan tâm Để tăng số lượng thànhphẩm bán ra, XN cần chú trọng đến công tác chế tạo sản phẩm đến tận tay ngườitiêu dùng, đồng thời phải nâng cao chất lượng sản phẩm

Trong khâu tiêu thụ, phòng tiêu thụ sản phẩm, phòng kế toán và thủ kho kết hợpchặt chẽ với nhau tạo điều kiện cho khách hàng làm thủ tục và lấy hàng nhanhnhất Bên cạnh đó cùng với các hình thức bán hàng khác nhau cũng có các phươngthức thanh toán khác nhau phù hợp với điều kiện của từng khách hàng và dựa trên

sự thoả thuận giữa khách hàng với XN

Phương thức thanh toán: Chủ yếu là phương thức trả chậm, còn phương thứcthanh toán ngay cũng có nhưng phát sinh không nhiều

2.2.2.2/ Kế toán doanh thu bán hàng

Để phản ánh DTBH XN sử dụng TK 511 “ DTBH và cung cấp DV” và các TK

liên quan như TK 112 “TGNH”, TK111- TM;TK 131- phải thu của KH

a) Trường hợp XN bán thẳng cho khách hàng theo hình thức trả chậm