THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

Các mặt hàng chính gồm có :Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc hàng gia công, may mặc thủ công mỹ nghệ vàcác mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị,

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNHKẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY

1.1 SỰ RA ĐỜI CỦA CÔNG TY

Công ty TNHH Dịch vụ phát triển thị trường AAAlà một đơn vị kinh tế ngoàiquốc doanh Trụ sở công ty nằm tại 19B – Khu cao cu Đuong sat-Thanh cong-BaĐinh- Hà Nội

1.2 Qúa trình phát triển của công ty.

Công ty TNHH Dịch vụ phát triển thị trường AAAlà một đơn vị kinh tế độclập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá XNK Những năm đầu mớithành lập hoạt động XNK chủ yếu của công ty là làm XNK thủ công mỹ nghệ ,thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước Các mặt hàng chính gồm có :Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc hàng gia công, may mặc thủ công mỹ nghệ vàcác mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy móc , thiết bị, nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh củacông ty

Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công

ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , may mặc,dệt thảm len, bao bì đóng gói

Nhưng năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi

và thu được nhiều lợi nhuận

Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn

và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài Tình trạng này do một mặtcông ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêubiểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997) Mặt khác dotriệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty

thiệt hại hàng tỷ đồng Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tớitình trạng sử dụng chi phí một cách lãng phí

Ví dụ : Năm1999 tổng chi phí là 702triệu VNĐ vậy mà lãi chỉ có 50 ttriệuVNĐ kinh doanh tuỳ tiện , giả tạo hồ sơ mua bán

Về sản xuất từ năm 1997 hoạt động sản xuất không có hiệu quả Năm 1998công ty cho giải thể các xưởng sản xuất , xưởng may chuyển sang liên doanh vớicông ty Maruchi- Hồng Kông Tính đến thời điểm đó thiệt hại về đầu tư cho sảnxuất khoảng 100triệu , thiệt hại do xoá công nợ cho các xưởng khoảng 10 triệuđồng Tính đến 30/06/1997 số lỗ của công ty là 22.800.507 Trước tình hình đóngày 16/06/1999 đại diện các thành viên góp vốn liên doanh cùng các phòng kếhoạch đầu tư đã họp và đưa ra những giải pháp để khôi phục công ty

Từ ngày 01/07/1999 trrở lại đây , công ty đã ngăn chặn được tình trạnh kinhdoanh thua lỗ kéo dài và bước đầu ổn định kinh doanh xnk trả nợ ngân hàng ,khách hàng, thuế nợ nhà nước Tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty trong những năm 1999-2001như sau.:

3.438.679 9.359.234 94.821 -2.634 19.284

2.916.444 5.078.234 55.426 -2634 8.804

1.801.591 5.776.626 60.416 -26 10.970

2.872.049 2.776.507 56.123 28 13.163

3.500.000 3.900.000 521.652 150 4.330

II/ CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY

1 CHỨC NĂNG

Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm doliên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộthương mại và nhà nước

- Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật tư máy móc thiết bị, xe máy, vàhàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộthương mại và nhà nước

- Công ty được uỷ thác và nhận uỷ thác nhập khẩu các mặt hàng nhà nướccho phép Công ty được phép làm các dịch vụ thương mại, nhập khẩu theo quyđịnh hiện hành của nhà nước

- Công ty làm đại lý , mở cửa hàng bán buôn bán lẻ các mặt hàng sản xuấttrong và ngoài nước

2 Nghiệp vụ

Trực tiếp kinh doanh XNK tổng hợp , được chủ động trong giao dịch , đàm

phán ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương ,hợp đồng kinh tế vàcác văn bản về hợp tác liên doanh liên kết và ký kết với khách hàng trong và ngoàinước , thuộc nội dung hoạt động của công ty

- Kinh doanh thương mại trong các loại hình dịch vụ thương mại

- Liên doanh liên kết trong nước để sản xuất hàng hoá phục vụ cho nhu cầu ,

có nhiệm vụ trực tiếp kinh doanh XNK , mua bán trong và ngoài nước , tiến tới tổchức bộ máy công ty

III/ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

1 MÔ HÌNH BỘ MÁY QUẢN LÝ

Công ty thành lập cơ cấu bộ máy quản lý theo kiểu trực tiếp tại trụ sở chính

ở Hà Nội với 3 phòng ban chức năng , 6 phòng kinh doanh được thể hiện qua sơ đồsau

GI M ÁM ĐỐC

Bộ phận quản lý Bộ phận kinh doanh

- Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tậptrung vừa phân tán

Chi nhánh

TP

HCM

II

Phòng nghiệp

nhập khẩu

- Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn

bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước

về việc chấp hành pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh

a Bộ phận quản lý

* Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổnghợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tinchung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ

- Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty

- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư

từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty

- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty

* Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người

- Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quátrình , thực hiện phương án đó

- Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinhdoanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trongcông ty

- Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầichính của công ty

- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tàisản , đối chiếu công nợ

- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu, xác nhận các văn bản thanh lý và báo cáo quyết định xác định lãi , lỗ hàng nămcủa công ty

- Tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, làm quyết toán theo yêu cầu của bộchủ quản , lập báo cáo theo định kỳ gửi lên cấp trên

* Phòng tổng hợp: 2 người thực hiện một số chức năng chủ yếu xin hạnngạch xnk cho công ty, theo dõi điện thoại ,fax

b Bộ phận kinh doanh

* Phòng nghiệp vụ I: gồm 6 người

Thực hiện chức năng chủ yếu là xuất khẩu các mặt hàng thêu ren Đểthực hiện chức năng này phòng đã tự tìm kiếm khách hàngtrong và ngoài nước, tìmhiểu thông tin thị trường ,giá cả lập các phương án kinh doanhcủa mình cho cấptrên

*Phòng nghiệp vụ II:

Thực hiện chức năng xuất khẩu các mặt hàng mây tre đan , gốm sứ tranhsơn mài , đồ mỹ nghệ , phòng phải tự nghiên cứu tìm hiểu giá cả thi trường, chủđộng tìm bạn hàng và tự xây dựng các chiến lược kinh doanh có hiệu quả Lậpphương án kinh doanh trình cấp lãnh đạo ,lập báo cáo trình cấp trên

* Phòng nghiệp vụ IV:6 người

Chức năng giống phòng nghiệp vụ I, chủ yếu xuất khẩu mặt hàng thêuren

* Phòng nghiệp vụ V: 5 người

Được phép xuất khẩu tất cả các loại mặt hàng mà công ty được phépkinh doanh Vì vậy phòng luôn phải năng động tìm kiếm bạn hàng , thu mua cácmặt hàng có thể xuất khẩu được , tiến hành kinh doanh sao có hiệu quả nhất Lậpphương án kinh doanh trình phòng tài chính -kế hoạch và giám đốc ,lập báo cáotheo quy định của công ty

*Phòng nghiệp vụ VI: 5 người

Chức năng chủ yếu giống phòng nghiệp vụ I và IV ,kinh doanh xuấtkhẩu các mặt hàng thêu ren

IV/TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

1.Tổ chức bộ máy kế toán

* Sơ đồ bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch :gồm6người

(1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai phó phòng,2nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ Mỗi người trong phòng đều được bố chíđảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán Được minh hoạ theo sơ đồsau :

KẾTOÁN THANH TOÁN

KẾTOÁN CÔNGNỢ P.PHÒNG TC-KH

KẾTOÁN TIỀN LƯƠNG

Sơ đồ 2

Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý

và chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán Ngoài ra kếtoán trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phântích , tính toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quýtheo định kỳ niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiệnhành để nộp cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản

- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiềucông việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các

sổ liên quan , cuối kỳ tổng hợp số liệu để giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính,đồng thời có nhiệm vụ theo dõi các khoản công nợ phát sinh trong quá trình kinh

doanh , giải quyết các vụ việc còn tồn đọng trước đây để tìm ra những chỗ sai củacông việc kế toán những năm trước.

-Kế toán thanh toán do một nhân viên trong phòng đảm nhiệm , có nhiệm

vụ theo dõi quá trình thanh toán các hoạt động kinh doanh của các phòng , mở l/ctheo yêu cầu của từng phòng khi có hợp đồng mua bán Đồng thời theo dõi tiền gửi, tiền vay của công ty , chiu trách nhiệm rút tiền khách hàng trả từ ngân hàng vềcác phòng kinh doanh

- Kế toán tiền lương đảm nhiệm cả công ty theo dõi quá trình nhập xuấthàng hoá trong công ty , tính lương cho cán bộ công nhân viên và phụ trách cácphần hành công việc của máy vi tính như soạn thảo các văn bản , lưu trữ tài liệu ,

số liệu kế toán trên máy , quản lý theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu

- Thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt cho các đối tượng sửdụng theo phiếu thu, phiếu chi đã được người có thẩm quyền ký duyệt , trông gửibảo quản hàng hoá, nguyên vật liệu ở kho , xuất và nhập kho hàng khi có phiếuxuất , phiếu nhập kho

- Phòng tài chính - kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm hạch toán toàn

bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trực tiếp tại công ty và tổng hợp toàn bộ số liệuliên quan tới các hoạt động trong công ty - hiện nay chi nhánh của công ty tại thànhphố Hồ Chí Minh đã thực hiện hạch toán độc lập Vì vậy ở chi nhánh đó cũng đã

có một phòng kế toán riêng , chịu trách nhiệm toàn bộ về hoat động của mình , đếncuối kỳ kinh doanh kế toán chi nhánh có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán gửi vềcông ty

Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán Hình thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công

ty nằm tại thành phố Hồ Chí Minh Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xacông ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp

đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụcho hoạt động kinh doanh có hiệu quả

2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng

- Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàngtồn kho

Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

- Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoảndoanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộtrưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp haiphù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp

-Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổNhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổchi tiết

Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụngkhông hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn

cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết chocông ty

- Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm :

Báo cáo kết quả kinh doanh

Báo cáo chi phí kinh doanh

Bảng cân đối kế toán

Thuyết minh báo cáo tài chính

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ NHẬT KÝ

ĐẶC BIỆT(NẾU CÓ)

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

B/ TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG AAA

Mặt khác trong các đơn đặt hàng lại có nhiều loại hàng , chính điều đó đòihỏi kês toán bán hàng phải nhanh nhạy nắm bất chi tiết từng loại mặt hàng

VD: Một hãng ở CANADA đặt hàng thêu Tiên Nguyên với các loại hàngnhư :

Chăn, gối

Tạp dề, Túi thêu

Ở công ty TNHH Dịch vụ phát triển thị trường AAA quá trình sản xuất theocách khoán gọn Khi khách hàng đặt hợp đồng , đồng thời họ đưa vật liệu gồm vảikim chỉ , cho bên được đặt hàng sau đó từng phân xưởng đảm nhiệm từng côngviệc cụ thể cho đến khi hàng được hoàn thành

Với cách khoán gọn hàng theo từng công đoạn như vậy giúp cho công ty sớmhoàn thành hàng hoá và giao hang hoá theo đúng thời gian quy định

Trong bài viết này tôi chỉ xin đề cập chủ yếu đến việc tổ chức công tác kếtoán bán hàng và tiêu thụ hàng thêu xuất khẩu ở công ty TNHH Dịch vụ phát triển

thị trường AAA Vì các mặt hàng xuất khẩu đa dạng nhiều chủng loại , nhiều mặthàng , vì thế toi chỉ xin đề cập đến một số loại hàng để làm cơ sở nghiên cứu chochuyên đề của mình

Như hàng thêu Tiên Nguyên -CANADA chủ yếu xuất khẩu phục vụ cho nhucầu tiêu dùng của các nước Anh , Pháp ,CANADA , do đó khi đén hạn giao hàngtheo hợp đồng của đơn đặt hàng , phòng bán hàng sẽ lập " hoá đơn (gtgt)" và

"phiếu xuất kho ", đánh thứ tự cho các hoá đơn từ đầu tháng đến cuối tháng vàchuyển đén phòng tài vụ duyệt thanh tóan

Sau khi lập "hoá đơn (gtgt)"và "phiếu xuất kho"nhân viên phòng bán hàng cónhiệm vụ đi cùng khách hàng xuống kho nhận hàng , đóng gói rồi chuyển giaotới địa điểm giao hàng đã ký kết , thường là vận chuyển tới cảng Hải Phòng , SânBay Nội Bài (Hà Nội ) hoặc sân bay Tân Sơn Nhất(TPHCM) giao cho ban đạidiện của Hãng tại bãi gửi đó

(Hoá Đơn (gtgt)gồm 3 liên

Liên 1: Lưu

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán

HOÁ ĐƠN (GTGT) MẪU SỐ 01GTKT-3LL

LIÊN 1:LƯU BC/99-B

NGÀY 02 THÁNG 02 NĂM 2000

3 Đơn vị bán hàng :Công ty TNHH Dịch vụ phát triển thương mại AAA

Địa chỉ : 19B – Khu Cao Su Đường Sắt – Thành Công – Ba Đình – Hà Nội

Số tài khoản: ………

Điện thoại : ……… MST: 0101329577

Họ tên người mua hàng :Khách CANADA Tiên Nguyên

Đơn vị : hđ3030( gia công )

Địa chỉ Số tài khoản:

Thuế xuất GTGT:% Tiền thuế GTGT 0

Tổng cộng tiền thanh toán: 18.806.760

Số tiền viết bằng chữ :Mười tám triệu tám trăm linh sáu ngàn bảy trăm sáu mưoiđồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Ký tên Ký tên Ký tên

4 Đơn vị : TNHH Dịch vụ Phát triển thị trường AAA

Địa chỉ : 19B – Khu Cao Su Đường Sắt – Thành Công – Ba Đình – Hà Nội

PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số : 02-vt

Xuất ngày 02 tháng 02 năm 2006

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu ngưòi nhận Thủ kho

(Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên ) (Ký,họ tên )

* Phương pháp lập :Hoá đơn (gtgt) và phiếu xuất kho

-Cột số lượng: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế công ty giao bán cho(bộphận) CANADA và đóng theo kiện tuỳ theo yêu cầu

-Cột đơn giá :ghi số tiền công gia công mà công ty và (bộ phận )CANADA đã ký hợp đồng

-Cột thành tiền : Được tính bằng :Thành tiền =Số lượng x đơn giá

Khi giao hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết ,thr kho lập "Hoá đơn(gtgt)" và" phiếu xuất kho" để theo dõi số lượng hàng hoá mà khách

hàng đã đặt hàng và đơn giá chính là gia công cho một sản phâm đã hoànthành Đây chính là căn cứ để tính ra số tiền khách hàng phải thanh toán cho công

ty Đồn thời hàng ngày căn cứ vào "Hoá đơn (gtgt)" và" phiếu xuất kho",thủ khoghi vào "thẻ kho" và"sổ xuất hàng hoá "của từng hàng

Định kỳ từ 5-7ngày thủ kho chuyển "hoá đơn (gtgt)" và"phiếu xuất kho" lên cho phòng kế toán và đối chiếu với "sổ chi tiết hàng hoá "ở phòng kế toán Biểu 01- Sổ chi tiết hàng hoấ

SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ

Số dư đầu năm

Cùng với hoá đơn bán hàngcòn có phương án kinh doanh , chi tiết phươg án kinhdoanh , giấy uỷ quyền , phụ lục hợp đồng, xác nhận bán đi kèm theo.

PHƯƠNG ÁN KINH DOANH XUẤT KHẨU

(theo hợp đồng xuất khẩu Tiên Nguyên số 30/30 ngày 12/10/2005)

A:Tên hàng , trị giá :1769.60USD.Điều kiện giao hàng:FOB Hải Phòng, gia công

Hợp đồng ngoại Hợp đồng nội

1 Tên pháp nhân

2 Người ký , chức vụ

3 Địa chỉ(tel ,fax)

4 Sổ đăng ký kinh doanh

5 Mã số thuế

6 Sốlượng * Đơn giá

7 Thời hạn giao hàng

8 Địa điểm giao hàng

9 ĐK thanh toán thời hạn

Tiên NguyênHelene Springld Anh

1.769,60 USDsau 45 ngàykể

từ ngày nhận vảiCảng HP/ sânbay nội bàil/c at sight

Tổ hợp thêu xuất khẩu thanh bình

Lê văn thuyết- Tổ trưởng 0351.880.312

22.170.000đsau 40 ngày kể từ ngày nhận vảiCảng HP/ Sân bay nội bài

Sau 30 ngày kể từ ngày có PNK Bên A