THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Nhiệm vụ của Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do Giám đốc BĐHN phê chuẩn.. * Khối chức năng: Phũng tổng hợp: phũng Tổng hợp là một

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI

Tiền thõn của Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng là công ty Phát triển Cung ứng Vật tư Bưu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê bao

-và cung ứng vật tư phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lưới thông tin củaBưu điện Thành phố Hà Nội Sự phát triển mạnh của ngành Bưu chính Viễnthông nói chung và mạng lưới viễn thông Bưu điện Thành phố Hà Nội nóiriêng trong những năm qua đũi hỏi phải cú sự chuyờn mụn húa hơn nữa Do đóTrung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội đó được chia tách từ công tyPhát triển - Cung ứng vật tư Bưu điện Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phêchuẩn TTDVKH được thành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông ViệtNam

Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, có tưcách pháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nước, có giấy phépđăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanh

do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Công ty được phép mở tài khoảntiền Việt Nam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hạch toán phụ thuộcBưu điện Thành phố Hà Nội

Được thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đó cú một cơ

sở vật chất tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trỡnh

độ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm Nhờ đó mà tổ chức sản xuất củaTrung tâm ngày càng được phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợphơn Trung tâm được trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh như: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đường truyền

số liệu, điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, mail, máy điều hũa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho cáccông việc của công ty…

e-1.2 Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng

1.2.1 Nhiệm vụ của Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng

Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do

Giám đốc BĐHN phê chuẩn Cụ thể như sau:

- Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào

- Phỏt triển thuờ bao

- Tính cước, in cước

- Quản lý thanh toỏn cước phí

- Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễnthụng

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng.

Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thànhlập Công ty đó nhanh chúng tổ chức, sắp xếp lại bộ mỏy tổ chức, tinh giảmtối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đàotạo cơ bản, chính quy nhưng cũn ớt kinh nghiệm với cỏn bộ chưa đạt trỡnh

độ đại học nhưng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề Từ ngày18/12/96 Trung tâm được chia thành 4 phũng ban và hai đội với tổng số

- Phũng tổng hợp

- Phũng tài chớnh kế toỏn: quản lý tài chớnh của Trung tõm

- Phũng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ

- Phũng Giao dịch - Phỏt triển thuờ bao: tiếp nhận yờu cầu đàu vàolắp đặt máy điện thoại cố định, fax,

Trung tâm đó khụng ngừng cố gắng hoàn thiện và xây dựng tổ chức

bộ máy của Trung tâm Cùng với sự quan tâm của Giám đốc Trung tâm và ýthức tổ chức xõy dựng của mỗi nhõn viờn với mục đích hoàn thiện và pháttriển công ty ngày càng vững mạnh, tạo được uy tín cao trong đông đảokhách hàng Hiện nay trung tâm đang từng bước kiện toàn lại bộ máy tổchức cho phù hợp, bồi dưỡng nâng cao trỡnh độ chuyên môn, nghiệp vụ vàngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh đó, Ban Giám đốc trungtâm cũn rất chỳ trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của toànthể cán bộ công nhân viên trong trung tâm, động viên mọi người hăng saylao động, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của trung tâm Qua mộtthời gian tồn tại và phát triển đến nay Trung tâm có 323 nhân viên trong đó

309 nhân viên chớnh thức cũn lại là tập việc, thử việc và thời vụ Bộ mỏy tổchức của Trung tõm được chia thành hai khối: khối chức năng và khối sảnxuất, gồm 9 phũng ban, cụ thể như sau:

- Phú Giỏm đốc do Bưu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễnnhiệm, điều chuyển Phó Giám đốc là người giúp đỡ Giám đốc điều hànhmột số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc.Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và Pháp luật vềnhiệm vụ được giao

* Khối chức năng:

Phũng tổng hợp: phũng Tổng hợp là một phũng chức năng quản lý

trực thuộc trung tâm, có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốctrung tâm về các mặt công tác:

- Tổ chức, quản lý nhân sự - lao động - tiền lương - đào tạo

- Tổng hợp - xây dựng kế hoạch, định mức lao động,, thi đua

- An toàn lao động - PCCC - BHLĐ

- Hành chớnh - quản trị

Phũng tổng hợp được đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phâncông quản lý của phũng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốcgiao Là một phũng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trưởng phũng chịutrỏch nhiệm, phụ trỏch chung và trực tiếp phụ trỏch cỏc cụng tỏc tổ chứcnhõn sự, thi đua, tổng hợp, có phó phũng giỳp việc thay thế trưởng phũngkhi vắng mặt và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lương, ATLĐ,HCQT, có các chuyên viên, cán sự giúp việc

Phũng nghiệp vụ - kinh doanh: P NV- KD là đơn vị chức năng trực

thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lýnghiệp vụ, kinh doanh, cụng tỏc khoa học kỹ thuật và tin học Phũng cútrỏch nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt côngtác:

- Theo dừi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tácnghiệp vụ và qui trỡnh sản xuất

- Hướng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trỡnh tựnghiệp vụ, giỏ, cước các dịch vụ viễn thông

- Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng,giải quyết khiếu nại.

- Kiểm tra theo dừi chất lượng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tậphợp báo cáo đề xuất biện phỏp giải quyết

- Nghiờn cứu ỏp dụng khoa học cụng nghệ, kĩ thuật trong sản xuất

- Quản lý, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông

- Kinh doanh cỏc trang thiết bị, dịch vụ viễn thụng

Phũng tài chớnh - kế toỏn: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc

trung tâm Dịch vụ khách hàng Phũng cú nhiệm vụ tham mưu, giúp việc chogiám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trungtâm

* Khối sản xuất:

Phũng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản

xuất trực thuộc Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng Phũng TTCSKH cú nhiệm

vụ triển khai thực hiện cụng tỏc quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thịtrường, tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyếtkhiếu nại và lưu giữ hợp đồng Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cúphú phũng giỳp việc thay thế trưởng phũng khi vắng mặt, cú cỏc cỏn bộcụng nhõn viờn chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700)

- Tổ giải quyết khiếu nại

- Tổ lưu giữ hợp đồng

Phũng giao dịch - phỏt triển thuờ bao (GDPTTB): là đơn vị trực

thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành cácđơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông củakhách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý vàtớnh cước Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cú phú phũng giỳp việc

- Tổ tổng hợp

- Tổ giao dịch

- Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng

- Tổ thu ngõn

Phũng tớnh cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ

lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trỡ bảo dưỡngmạng Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cú phú phũng giỳp việc vàthay thế trưởng phũng khi trưởng phũng vắng mặt, cú cỏc cỏn bộ cụng nhõnviờn chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tính cước

- Tổ quản trị mạng

- Tổ tổng hợp, in cước

Phũng quản lý thanh toỏn I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm

dịch vụ khỏch hàng cú nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toỏn cướcphí viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầuvào phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộcgiải quyết các vấn đề liên quan đến quản ký theo dừi thanh toỏn khỏch hàngkhối tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúcđẩy tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếpnhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, đượcphép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độkhi tiếp xúc với khách hàng

Phũng quản lý thanh toỏn III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm

DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưuđiện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, cácdoanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thunhanh thu đúng, thu đủ Phũng được phép xử lý cỏc trường hợp chậm thanhtoán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công

ty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định của

Bưu điện thành phố Hà Nội Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vịliên quan trong việc thanh toán cước phí.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

+) Tổ chức hoạt động: Bộ mỏy kế toỏn tại phũng TC-KTTK của trungtõm bao gồm 19 người Trong đó đồng chí Trưởng phũng kiờm Kế toỏntrưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ côngviệc của phũng kế toán , 01 đồng chí phó phũng và cỏc kế toỏn viờn chịutrỏch nhiệm về phần cụng việc của mỡnh theo sự phõn cụng trực tiếp của Kếtoỏn trưởng Bộ máy kế toán của trung tâm:

- Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thựchiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước Kếtoán trưởng phụ trách phũng, tổ chức, phõn cụng nhõn viờn trong phũng phụtrỏch từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trungtâm, của Bưu Điện Hà Nội Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tếcủa trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý cóhiệu quả Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định

- Phú phũng kế toỏn: Giỳp việc kế toỏn trưởng, trực tiếp theo dừi mộtkhõu kế toỏn trong cụng việc chuyên môn được giao

- Phũng được chia thành:

+ Tổ quản lý số liệu bưu điện phí+ Tổ thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đũi+ Tổ kế toỏn

+) Chức năng:

Phũng tài chớnh kế toỏn là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch

vụ Khách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trungtâm về các mặt công tác:

- Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trungtâm

- Lập và thực hiện cỏc kế hoạch tài chớnh của trung tõm

- Lập bỏo cỏo tài chớnh kế toán theo định kỳ

- Theo dừi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phí ghi nợ thuđược của các thuê bao trên địa bàn Hà Nội

- Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vịcùng tham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện HàNội

- Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vịtrực thuộc trung tâm

+) Nhiệm vụ:

Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dừi việc sử dụng tài sản của Trung tõm, kiểm tra và hạch toỏn kịp thời cỏc khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện Tập hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định củaBưu Điện Hà Nội

Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên

sổ sách và máy tính Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thụng tin và chăm sóc khách hàng

Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đũi:

- Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đó thực hiệnđũi nhiều lần nhưng không đũi được để phục vụ việc lập dự phũng vàthuờ thu nợ đọng

- Làm việc với các công ty luật, văn phũng luật sư để thuê thu

nợ đọng

- Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân

+) Quyền hạn

Có quyền đề xuất các biện pháp liên quan đến các mặt côngtác được giao Được thừa lệnh giám đốc trong việc chỉ đạo điềuhành công việc theo đúng thẩm quyền và lĩnh vực công tác đó đượcgiao Được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cánhân, đơn vị vi phạm thể lệ, thủ tục, quy trỡnh, quy phạm đó đề ra

+) Mối quan hệ cụng tỏc:

Phũng Tài chớnh Kế toỏn cú quan hệ với cỏc đơn vị trong vàngoài Bưu điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm đểhoàn thành công tác được giao Khi thực hiện các chức năng nhiệm

vụ của mỡnh, Phũng Tài chớnh Kế toỏn cú nhiệm vụ phối hợp vớicỏc phũng ban đơn vị trong trung tâm hoàn thành nhiệm vụ đượcgiao

Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: VNĐ

Hỡnh thức sổ ỏp dụng: Chứng từ ghi sổ

Nguyờn tắc ghi sổ: CTGS được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng

hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổcái CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trong

sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, được kế toántrưởng duyệt trước khi ghi sổ

Cỏc loại sổ sử dụng:

- Sổ tổng hợp TK

- Sổ chi tiết

Sơ đồ hạch toán theo hỡnh thức CTGS ( sơ đồ )

Chứng từ ghi sổ

Với hỡnh thức ghi sổ này cuối thỏng kế toỏn cú thể xem được các sổ:

sổ tổng hợp 1521, 13635 ; sổ chi tiết 1521, 13635; và các sổ khác như sổ

TK công nợ

1.4 Tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước:

Trung tõm Dịch vụ Khỏch hàng thực hiện báo cáo toàn bộ các khoảnthu nhập, chi phí về Bưu Điện Hà Nội để xác định kết quả kinh doanh vànộp thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội

II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

2.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu và yờu cầu quản lý vật liệu

2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Trung tâm

Nguyờn vật liệu của Trung tõm phục vụ chủ yếu cho quỏ trỡnh tớnh,

in cước sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng Ngoài ra nguyên vậtliệu cũn phục vụ quỏ trỡnh tiếp nhận yờu cầu đầu vào, thu cước phí BưuĐiện Do đặc thù của Trung tâm là phục vụ khách hàng, tính in cước theođịnh kỳ nên việc cung cấp nguyên vật liệu phải mang tính kịp thời

2.1.2 Phõn loại vật liệu

Để áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL thỡ cụngviệc khai bỏo mó hoỏ ban đầu rất quan trọng, nó sẽ giúp cho việc hạch toán,ghi chép và theo dừi được thuận tiện

Ghi h ng ng y ài ch ài ch Ghi cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra

Khai báo danh mục tài khoản: trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do

Bộ tài chính quy định, căn cứ vào yêu cầu quản trị, Trung tâm thực hiện xâydựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng

Cụ thể: để phản ánh tỡnh hỡnh nhập xuất NVL trung tõm mở cỏc tàikhoản sau:

TK 1521: nguyờn vật liệu

15211: NVL chớnh15212: NVL phụ15214: phụ tựng thay thếNguyên vật liệu của trung tâm được chia thành 4 loại cú mó từ 01 đến

04, đều được chứa ở kho Trung tâm

+) Nguyờn vật liệu chớnh (mó 01): là những nguyờn vật liệu dựngtrực tiếp cho việc in ấn hoỏ đơn cước phí như: giấy in cước, mực in, ấnphẩm ( hợp đồng, các yêu cầu dịch vụ…), hoá đơn…

+) Nguyờn vật liệu phụ (mó 02): văn phũng phẩm: giấy,bỳt, cỏc dụng

cụ văn phũng khỏc,…

+) Phụ tựng thay thế (mó 04): là cỏc phụ kiện dựng để sủa chữa thaythế maý móc thiết bị bị hỏng hóc từng phần như: phụ kiện máy tính( bànphím, chuột , …); phụ kiện ô tô, phụ kiện máy in, phụ kiện sửa chữa mỏyphotocopy

2.1.3 Đánh giá vật liệu

Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền, trên cơ sở

đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dừi, giỏm đốc tài sản và mọi biếnđộng của nó

Tại Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng, vật liệu sử dụng nhập kho từ việcmua ngoài Để phản ánh kịp thời giá trị vật liệu trong công tác nhập, xuấtvật liệu, Trung tâm sử dụng giá thực tế ghi trên hoá đơn để phản ánh trên sổsách

Đối với vật liệu nhập kho: Vật liệu nhập kho ở Trung tâm nhập từnguồn mua ngoài như: hoá đơn, ấn phẩm, mực in, vật tư in, phong bỡ ụkớnh, … nờn giỏ thực tế vật liệu nhập kho là giỏ ghi trờn hoỏ đơn của ngườibán (bao gồm cả các khoản thuế nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế(bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phõn loại, chi phớ thuờkho bói) trừ cỏc khoản chiết khấu, giảm giỏ (nếu cú)

+

Thuế trongkhõu thu muanếu cú

+

Chi phớtrực tiếpphỏt sinhTrung tâm thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấutrừ, vỡ vậy giỏ trị thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giỏ mua chưa có thuếGTGT đầu vào

- Đối với vật liệu xuất kho: Trung tâm có trách nhiệm thu mua vàcung cấp vật liệu cho các đơn vị đài đội sản xuất là dựa trên định mức kếhoạch và yêu cầu của đơn vị Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất khotại Trung tâm đang áp dụng là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO),

do đó khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá vật liệu ngay trên phiếu xuất khotheo đơn giá đó cú ghi sẵn trờn thẻ khi nhập kho

Để đáp ứng kịp thời cho quá trỡnh sản xuất, chế tạo sản phẩm và cỏcnhu cầu sử dụng NVL khỏc trong doanh nghiệp, cỏc doanh nghiệp phảithường xuyên tiến hành mua và dự trự NVL, tăng cường công tác quản lý và

kế toỏn NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chiphớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm cú ý nghĩa quan trọng

Xuất phát từ đặc điểm, vai trũ của NVL trong quỏ trỡnh SXKD đũi hỏiphải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả cỏc khõu thu mua, dự trữ, bảo quản và

sử dụng nguyờn vật liệu

Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, nguyên vật liệu được quản lý ngay

từ khõu thu mua.Nguyờn vật liờu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, quicách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua

Sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đạt yêu cầu thủ kho xác nhận số lượngthực nhập vào hoá đơn Thông thường, Trung tâm thường mua hàng củanhững khách hàng quen, có độ tin cậy cao nên khâu này được bỏ qua, hoặcđược thực hiện đối với những khách hàng mới

Tại Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng việc quản lý kế hoạch thu muanguyờn vật liệu được thực hiện chặt chẽ.Nguyên vật liệu được thu mua theođúng tiến độ, thời gian nhằm hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho để giảmlượng vốn ứ đọng và quay vũng vốn được nhanh hơn

2.2 Hạch toỏn thu mua và nhập kho vật liệu tại Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng

2.2.1 Quy trỡnh hạch toỏn ban đầu:

Trong cụng tỏc kế toỏn vật liệu, Trung tõm cú sử dụng cỏc chứng từhạch toỏn chi tiết sau:

- Kế hoạch mua vật liệu

Trung tõm ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn là chứng từ ghi sổ và ỏp dụngphương pháp kê khai thường xuyên

Cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn chi tiết nhập, xuất, tồn kho vật liệu tạiTrung tâm được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song.

2.2.3 Thủ tục nhập kho:

*) Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán.

Khi kế toán vật tư thực hiện xong việc viết phiếu nhập kho Căn cứvào chứng từ gốc Kế toán vật tư sắp xếp, phân loại trỡnh ký kế toỏn Trưởng

và chuyển cho kế toán thanh toán Kế toán vật tư sẽ định khoản như sau:

Nợ TK 1521, 1531 ( giá chưa có thuế)

Nợ TK 13635 (Thuế giá trị gia tăng)

Cú TK 331 Tổng giỏ thanh toỏn

Khi trả tiền ghi:

Nợ TK 331

Cú TK 11211

Vỡ trung tõm dịch vụ khỏch hàng là đơn vị hạch toán phụ thuộc BưuĐiện Thành phố Hà Nội, hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương phápkhấu trừ theo mó số thuế thống nhất của Bưu Điện Hà Nội nên theo quy chếtài chính Trung tâm được khấu trừ thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội thôngqua TK 13635 - Phải thu về thuế giá trị gia tăng giữa các đơn vị trực thuộc

*) Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng.

Căn cứ vào chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm, cá nhân tạm ứng làmgiấy đề nghị tạm ứng kèm theo, kế toán thanh toán ghi:

Nợ TK 141

Cú TK 111,112Căn cứ vào chứng từ mà cá nhân tạm ứng nộp hoàn tạm ứng chophũng kế toỏn Kế toỏn làm thủ tục phiếu nhập kho và ghi như sau:

Nợ TK 1521

Nợ TK 13635

Phiếu nhập khoHoỏ đơn GTGTKiểm tra chất lượng

+ Một liên lưu lại chứng từ thanh toán vật tư tại phũng tài chớnh kếtoỏn

+ Một liên lưu lại tại quyển

+ Một liờn chuyển cho kế toỏn thanh toỏn

Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ qui trỡnh luõn chuyển chứng từ

Trên phiếu nhập kho phải được điền tất cả các mục cần thiết: số phiếunhập, ngày tháng năm lập phiếu, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký củacỏc bộ phận cú liờn quan Cỏc vật liệu mua về phải được nhập kho đúng quyđịnh

Cụ thể: Ngày 08/03/2006 Trung tâm mua mực in của công ty TNHHmực in Việt Tiến để phục vụ cho việc in cước và nhận được hoá đơn GTGT(biểu số 2) Bao gồm:

Căn cứ vào hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm , tiến hành lậpphiếu nhập kho ( biểu số 4)

Biểu số 2:

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Việt Tiến

Địa chỉ: Gia Lâm – Hà Nội

Điện thoại: (04) 5763965

Họ tên người mua hàng: Lương Sĩ Hưng

Địa chỉ: Số tài khoản

Đơn vị: Trung tâm Dịch vụ khách hàng

TT Tờn hàng hoỏ,

dịch vụ

Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: một trăm tám lăm triệu bốn trăm sáu mươingàn đồng chẵn

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rừ họ tờn) (Ký, ghi rừ họ tờn) (ký, ghi rừ họ tờn)Biểu số 3:

BIÊN BẢN KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG NGUYÊN VẬT LIỆU

II Nội dung

- Căn cứ HĐKT số 29/06 ngày 07 tháng 03 năm 2006

- Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng

1 Kiểm tra chất lượng nhập ngày 08 tháng 03 năm 2006 của Trungtâm Số lượng nhập :

- 120 hộp mực in HP 4L

- 80 hộp mực in HP 5L

- 80 hộp mực in HP 5L