Bài 8 kỹ NĂNG điều HÀNH CÔNG sở ở cơ sở

Bài 8 KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ 1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm công sở Hiện nay, thuật ngữ “công sở” được sử dụng phố biến trong khoa học quản lý ở Việt Nam với các nghĩa khác nhau theo cách tiếp cận khác nhau. Trong một số trường hợp, thuật ngữ này được áp dụng để chỉ khía cạnh vật chất, địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan hành chính nhà nước nơi công vụ được llcn hành hoặc dịch vụ công được cung cấp. Trong Quyết định số 132006QĐTTg ngày 2592006 của Thủ tướng Chính phủ về viộc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước thì thuật ngữ công sở được hiểu theo nghĩa này. Tuy nhiên, trong phần lán các trường hợp khác, “công sở” được hiểu như là một dạng tổ chức trong xã hội. Về cơ bản, thuật ngữ công sở được sử dụng để phân biệt với tư sở. Trong rất nhiều loại công sở tồn tại trong xã hội như công sở chính trị, công sở nhà nước, công sở chính trịxã hội, cách hiểu và dùng thuật ngữ này một cách phố biến nhất gắn nó với ý nghĩa liên quan đến chính quyền nhà nước. Từ đó có thể hiểu, công sở là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị xã hội, nơi tiến hành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công. Có thể phân loại công sở ra thành các loại khác nhau trên cơ sở sử dụng các tiêu chí nhất định. Theo tiêu chí về mục đích hoạt động, có công sở công quyền và đơn vị sự nghiệp. Theo tiêu chí thẩm quyền, có công sở thẩm quyền chung và công sở thẩm quyền riêng. Theo tiêu chí về phạm vi hoạt động, có công sở Trung ương, công sở địa phương, v.v.. 1.1.2. Khái niệm điều hành công sở Điều hành công sở là một nhu cầu tất yếu, liên quan đến việc nghiên cứu và ứng dụng các kỷ năng, kỷ thuật quản lý trong tổ chức lao động công sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững. Điều hành công sở là một nội dung của quản lý hành chính nhà nước, qua đó xác lập trạng thái hoạt động của loại hình cơ quan thuộc bộ máy nhà nước được thành lập theo luật định. Điều hành công sở nhằm thực hiện các nhiệm vụ quản lý công vụ, công chức; tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận đê thực hiện mục tiêu chung; tổ chức hoạt động thông tin để đảm bảo sự liên hệ bên trong và bên ngoài; tổ chức các hoạt động giao tiếp hành chính; quản lý tài sản công, ngân sách được giao; xây dựng và thực hiện quy chế. Như vậy, có thể hiểu, điều hành công sở là hoạt động đám bảo cho cán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. 1.2. Mục tiêu Hoạt động quản lý, điều hành luôn nhằm những mục tiêu nhất định. Điều hành công sở trong quản lý nhà nước là nhằm: Hiện thực hóa các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. Các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước đề điều chinh các lĩnh vực thuộc đời sống xã hội, con người được thực hiện thông qua quá trình hoạt động của cả bộ máy cơ quan nhà nước nói chung và công sở nói riêng. Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở. Để tạo ra năng suất lao động cao, phải có đầy đủ các yếu tố chủ quan và khách quan, đồng thời phải biết kết hợp các yếu tố đó. Điều hành hoạt động của công sở là phải biết sử dụng hiệu quả các yếu tố hiện có để đạt được mục tiêu đề ra. Tạo ra nền nếp làm việc khoa học. Điều hành công sở theo đúng nguyên tắc, đúng quy định của Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch sẽ góp phần tạo được nền nếp làm việc tốt cho cơ quan, nền nếp làm việc khoa học; tránh được lối làm việc tùy tiện, tự do; giải quyết và điều hành công việc thiếu cơ sở, căn cứ. Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước. Cải cách nền hành chính nhà nước là chiến lược lớn của Đảng và Nhà nước ta trong nỗ lực xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả. Việc nâng cao chất lượng điều hành công sở của các cơ quan nhà nước sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị, từ đó hướng tới thực hiện hiệu quả chiến lược cải cách nền hành chính quốc gia nói chung.

Bài 8

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở CƠ SỞ

1 KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU, YÊU CẦU, NGUYÊN TẮC VÀ NHIỆM

VỤ CỦA ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ

1.1

Khái niệm

1.1.1 Khái niệm công sở

Hiện nay, thuật ngữ “công sở” được sử dụng phố biến trong khoahọc quản lý ở Việt Nam với các nghĩa khác nhau theo cách tiếp cận khácnhau Trong một số trường hợp, thuật ngữ này được áp dụng để chỉ khía cạnhvật chất, địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ sở của cơ quan hành chínhnhà nước - nơi công vụ được llcn hành hoặc dịch vụ công được cung cấp.Trong Quyết định số ! 13/2006/QĐ-TTg ngày 25-9-2006 của Thủ tướngChính phủ về viộc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hànhchính nhà nước thì thuật ngữ công sở được hiểu theo nghĩa này

Tuy nhiên, trong phần lán các trường hợp khác, “công sở” đượchiểu như là một dạng tổ chức trong xã hội Về cơ bản, thuật ngữ công sở được

sử dụng để phân biệt với tư sở Trong rất nhiều loại công sở tồn tại trong xãhội như công sở chính trị, công sở nhà nước, công sở chính trị-xã hội, cáchhiểu và dùng thuật ngữ này một cách phố biến nhất gắn nó với ý nghĩa liênquan đến chính quyền nhà nước

Từ đó có thể hiểu, công sở là địa điểm hoạt động, hay còn gọi là trụ

sở của cơ quan Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội, nơi tiếnhành các hoạt động công vụ hoặc dịch vụ công

Có thể phân loại công sở ra thành các loại khác nhau trên cơ sở sửdụng các tiêu chí nhất định Theo tiêu chí về mục đích hoạt động, có công sởcông quyền và đơn vị sự nghiệp Theo tiêu chí thẩm quyền, có công sở thẩm

quyền chung và công sở thẩm quyền riêng Theo tiêu chí về phạm vi hoạtđộng, có công sở Trung ương, công sở địa phương, v.v

1.1.2 Khái niệm điều hành công sở

Điều hành công sở là một nhu cầu tất yếu, liên quan đến việcnghiên cứu và ứng dụng các kỷ năng, kỷ thuật quản lý trong tổ chức lao độngcông sở nhằm đảm bảo cho công sở thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đượcgiao và phát triển hơn nữa công sở một cách bền vững

Điều hành công sở là một nội dung của quản lý hành chính nhànước, qua đó xác lập trạng thái hoạt động của loại hình cơ quan thuộc bộ máynhà nước được thành lập theo luật định Điều hành công sở nhằm thực hiệncác nhiệm vụ quản lý công vụ, công chức; tổ chức phối hợp công việc giữacác bộ phận đê thực hiện mục tiêu chung; tổ chức hoạt động thông tin để đảmbảo sự liên hệ bên trong và bên ngoài; tổ chức các hoạt động giao tiếp hànhchính; quản lý tài sản công, ngân sách được giao; xây dựng và thực hiện quychế

Như vậy, có thể hiểu, điều hành công sở là hoạt động đám bảo chocán bộ, công chức thuộc quyền thực hiện đúng và hiệu quả các công việcđược giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Góp phần nâng cao năng suất lao động trong công sở

Để tạo ra năng suất lao động cao, phải có đầy đủ các yếu tố chủ quan vàkhách quan, đồng thời phải biết kết hợp các yếu tố đó Điều hành hoạt động

của công sở là phải biết sử dụng hiệu quả các yếu tố hiện có để đạt được mụctiêu đề ra.

Tạo ra nền nếp làm việc khoa học Điều hành công sở theo đúngnguyên tắc, đúng quy định của Nhà nước, có chuẩn mực, có kế hoạch sẽ gópphần tạo được nền nếp làm việc tốt cho cơ quan, nền nếp làm việc khoa học;tránh được lối làm việc tùy tiện, tự do; giải quyết và điều hành công việc thiếu

cơ sở, căn cứ

Thực hiện có hiệu quả quá trình cải cách nền hành chính nhà nước.Cải cách nền hành chính nhà nước là chiến lược lớn của Đảng và Nhà nước tatrong nỗ lực xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch, hiệu quả Việcnâng cao chất lượng điều hành công sở của các cơ quan nhà nước sẽ góp phầnđẩy nhanh quá trình cải cách hành chính của các cơ quan, đơn vị, từ đó hướngtới thực hiện hiệu quả chiến lược cải cách nền hành chính quốc gia nói chung

1.3

Yêu cầu

Điều hành công sở phải được tiến hành đảm bảo tuân thủ pháp luật

và do đó các hành vi hành chính phải được đặt trong các định chế pháp lýtương ứng

Hệ thống văn bản pháp lý hiện hành cơ bản về điều hành công sở cóthể được phân loại thành các nhóm chính sau đây:

+ Những quy định về thẩm quyền và trách nhiệm quản lý

+ Những hướng dần về quy chế làm việc, quy tắc ứng xử của cán

bộ, công chức, viên chức trong công sở

+ Những quy định về công tác tổ chức và quản lý nhân sự

+ Những quy định về chế độ quản lý tài chính

+ Những quy định về kiểm soát công vụ

Trong quá trình điều hành công sở, người đứng đầu cơ quan, tổchức nhà nước không thực hiện đúng quy định, thì tùy theo tính chất, mức độ

vi phạm bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hạicho Nhà nước thì ngoài việc xử lý theo quy định còn phái bồi thường theo

quy định của pháp luật hiện hành của Nhà nước về quản lý công sở cho phùhợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tố chứcthực hiện thống nhất các hoạt động công vụ.

Quy chế làm việc của công sở là hệ thống các quy định cụ thể vềchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân và thành viên trong công sở,cách thức phối hợp và một số chế độ công tác quan trọng nhằm xây dựng vàduy trì một chế độ làm việc khoa học hướng tới đạt hiệu quả công việc tối ưu

Quy chế hoạt động cùa cơ quan, tổ chức có vai trò tạo sự thốngnhất, phối hợp trong điều hành thực thi công vụ Đó còn là công cụ tạo nềnnếp làm việc khoa học, chuyên nghiệp; giúp giảm các tiêu cực trong điêuhành và thực thi; làm cơ sở để kiểm tra, đánh giá nhân viên và đơn vị đảm bảođược quyền lợi của cá nhân đơn vị

Trong quy chế công vụ cần quy chế hóa chế độ trách nhiệm đối vớicán bộ, công chức trong thực hiện công vụ, theo đó cần quy định rõ các hìnhthức khen thưởng và xử lý kỷ luật cụ thể trong thực hiện nhiệm vụ Quy chếtrách nhiệm phải là sự đúc kết kinh nghiệm nhiều năm trong quá trình chỉ đạođiều hành cũng như thực hiện nhiệm vụ, công vụ, trách nhiệm được quy định

rõ trên từng lĩnh vực quản lý cụ thể với những quy định sâu và rộng, cụ thể từcông tác tham mưu cho đến hoạt động chỉ đạo, điều hành, thực thi nhiệm vụ,công vụ, sự phối hợp giữa các cơ quan đơn vị, từ các vị trí lãnh đạo cao nhấtcho đến các vị trí thừa hành

1.4 Nguyên tắc

Các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở được thực hiệnnhằm giúp cho việc tổ chức công việc một cách khoa học, hợp lý và hiệu quả.Hoạt động điều hành công sở cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể, đề caotrách nhiệm cá nhân

Tập trung dân chủ là nguyên tắc hiến định trong tổ chức và hoạtđộng của Nhà nước ta Nguyên tắc này đòi hỏi phải kết hợp hài hòa giữa việc

phát huy vai trò của tập thể và đề cao trách nhiệm cá nhân trong hoạt độngđiều hành công sở Việc đưa ra các quyết định trong điều hành công sở cầnđược tiến hành trên cơ sở đảm bảo tính dân chủ với sự tham gia bàn bạc tậpthể, đồng thời đảm bảo yêu cầu cá nhân phụ trách, tức người đứng đầu công

sở chịu trách nhiệm đối với các quyểt định đó

- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức cấp trên,dưới sự giám sát của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp

Hoạt động điều hành công sở của các cơ quan, đơn vị phải được đặttrong tổng thể của nền công vụ, theo đó, cơ quan cấp dưới cần đảm bảo tuânthủ sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên để tạo sự thống nhất trong hoạtđộng quản lý Việc chỉ đạo, điều hành của cơ quan cấp trên thường được thêhiện dưới các hình thức chủ trương, đường lối, chính sách, các quy địnhchung để cấp dưới triển khai cụ thể, tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ, đặc thùcủa cơ quan, đơn vị mình Nen hành chính có thông suốt, thống nhất và hiệuquả hay không phụ thuộc rất lớn vào sự chấp hành chỉ đạo, điều hành nghiêmtúc, kịp thời của cấp dưới đối với cấp trên

Mặt khác, điều hành công sở, đặc biệt là công sở hành chính cũngcần được đặt dưới sự giám sát của Hội đồng nhân dân, Mặt trận Tổ quốc vàcác đoàn thể nhân dân cùng cấp nhằm góp phần kiểm soát hiệu quả đối vớihoạt động của các cơ quan nhà nước Việc giám sát của các cơ quan, tổ chứcnày đối với hoạt động điều hành công sở vừa đảm bảo cho công sở được tiếnhành đúng khuôn khổ của pháp luật, vừa là cách thức để nhân dân tham giaquản lý nhà nước

- Giải quyết các công việc phải theo đúng pháp luật, thẩm quyền,phạm vi trách nhiệm; bảo đảm công khai, dân chủ, minh bạch, liên tục, kịpthời, hiệu quả tối ưu, theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn quy định

+ Giải quyết công việc theo đúng pháp luật, thẩm quyền, phạm vitrách nhiệm

Trong các quốc gia văn minh hiện nay, pháp luật đóng vai trò quantrọng trong việc ồn định trật tự xã hội, đem lại đời sống văn minh, công bằngcho mọi người Đối với nước ta, pháp luật là phương tiện không thể thiếuđược để Nhà nước thực hiện quyền hạn và trách nhiệm quản lý xã hội Điềuhành công sở cũng không thể không tuân thú pháp luật để đảm bảo pháp chếtrong quản lý nhà nước.

Pháp chế là một trong những phương pháp quản lý nhà nước đốivới xã hội Pháp chế yêu cầu tất cả cơ quan, tổ chức, công dân đều phảinghiêm chỉnh chấp hành Hiến pháp và pháp luật, phải đấu tranh phòng chốngcác vi phạm Hiến pháp và pháp luật Trong điều kiện xã hội nước ta hiện nay,nhằm góp phần làm ổn định trật tự xã hội, hạn chế tối đa những vụ việc viphạm pháp luật nhà nước, việc tăng cường pháp chế là một điều cần thiếtkhông thế thiếu ở từng ngành, từng địa phương, từng cơ quan đơn vị

Hoạt động điều hành công sở phải được tiến hành trên cơ sở tuântheo quy định của pháp luật Tuân thủ pháp luật là nguyên tắc cơ bản vàxuyên suốt trong mọi hoạt động quản lý công sở Tất cả các hoạt động củacông sở phải tuân theo pháp luật được thê hiện thông qua các quy định, quychế cụ thể Các hành vi điều hành tại công sở cũng như dưới danh nghĩa củacông sở đều phải đúng các quy định của Nhà nước, được gọi là những quychế hành chính Khi tiến hành các hoạt động quản lý, các nhà quản phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về hành vi và quyết định của mình Việc tuân thủpháp luật nhằm để đảm bảo được pháp chế, kỷ luật công sở, lợi ích hợp phápcủa mọi thành viên trong công sở; đồng thời cũng tạo ý thức tự giác cho mọithành viên, đơn vị trong công sở để hoạt động đồng bộ và thống nhất Mọi viphạm các định chế đó đều phải bị xem xét theo pháp luật để có biện pháp xửlý

Đảm bảo pháp chế đòi hởi phải có sự phân công rõ ràng về nhiệm

vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị trong công sở, khi màmọi nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của mỗi cá nhân từ lãnh đạo đến nhân

viên trong công sở đều được xác định, phân công một cách rõ ràng và họp lý.Điều đó sẽ thúc đẩy mọi người làm việc hiệu quả hơn; phát huy được nănglực sáng tạo để tìm kiếm những phương thức hoạt động thích họp tránh chồngchéo, bỏ quên công việc và từ đó góp phần nâng cao trách nhiệm của mồithành viên trong công sở, chống quan liêu.

Nhằm đảm bảo pháp chế, việc quản lý công sở phải được đánh giáthường xuyên thông qua công tác kiểm tra, thanh tra việc chấp hành thề chế,

mà trước hết là việc thực thi công vụ trong cơ quan nhà nước phải được đặtthành một nhiệm vụ quan trọng thường xuyên trong hoạt động của chínhquyền các cấp

+ Đảm bảo công khai, dân chủ, minh bạch

Mọi thành viên trong công sở phải được và rõ công việc và tráchnhiệm của mỗi người của mình và công việc của toàn công sở Công khai hóađộng công sở là nhằm tạo sự hiếu biết và hợp tác công việc Khi mỗi thànhviên của cơ quan tố chức nắm bắt được chính xác nhừng công việc của công

sở sẽ tạo được sự linh hoạt trong công việc Các thông tin được công khai sẽphục vụ có hiệu quả cho hoạt động kiểm tra, giám sát Từ đó, giúp tránh tìnhtrạng cục bộ, quan liêu trong hoạt động của công sở; tạo điều kiện cho côngtác tiết kiệm, chống lãng phí được thực hiện một cách có hiệu quả nhất Đốivới người dân, việc công khai các hoạt động cua công sở giúp họ biết rõ đượccác dịch vụ còng mà công sơ sẽ cung cấp, cũng như vậy là họ cũng sẻ co thetham gia đóne góp ý kiến có hiệu quá để hoàn thiện hoạt động của công sở

Nội dung cần công khai là về nguyên tắc hoạt động và cơ cấu tôchức của công sở; trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của lừng cá nhân, đơn

vị trong công sở; các thủ tục thực hiện, kiểm tra đánh giá kết quả công vụ;công tác bố trí sừ dụng nhân sự; thu chi tài chính, sử dụng ngân sách, v.v

Việc công khai hóa các nội dung đó có thể được thực hiện bằngnhiều hình thức khác nhau như: trình bày trong các báo cáo định kỳ hoặc bấtthường; niêm yết trên bảng thông báo, các bản tin; xây dựng hệ thống cơ sở

dữ liệu nhằm công khai các thông tin dựa trên các ứng dụng của tin học; phổbiến trong các cuộc họp, v.v

Việc công khai hóa các nội dung hoạt động của công sở còn nhằmđảm bảo dân chủ hóa hoạt động quản lý công sở hướng tới tập họp được trítuệ của tập thể, cá nhân và tổ chức, làm cho quá trình ra quyết định điều hànhđược đúng đắn, khả thi, làm cho các thành viên trong công sở ý thức được vaitrò của mình trong tổ chức, từ đó tự giác thực hiện tốt quyết định, đồng thờigiảm áp lực làm việc cho cấp lãnh đạo và quản lý

Để thực hiện nguyên tắc này cần có sự tham gia, bàn bạc, thảo luậncủa các đơn vị, các cá nhân mỗi thành viên cơ quan, tổ chức trong quá trìnhđưa ra các quyết định điều hành Việc đó có thể được tiến hành thông qua cácdiễn đàn, mở rộng quy mô các cuộc họp; hộp thư góp ý, v.v

+ Đảm bảo tính liên tục, kịp thời

Điều hành công sở là quá trình liên tục và có sự phối hợp giữacác thành viên, đơn vị theo quy chế hoạt động của công sở Tính liên tụcthể hiện trước hết trong quan hệ điều hành, khi mà thông tin, mệnh lệnh quan

lý được truyền đạt kịp thời, nhanh chóng, không bị gián đoạn và được kiểmsoát chặt chẽ Đó còn là sự phát triển liên tục của công việc, mọi việc đượcthực hiện tốt, liên tục, không bị bỏ dở trên cơ sở các đơn vị gắn bó, hỗ trợ lẫnnhau Sự liên tục của hoạt động đã đảm bảo tiết kiệm thời gian giải quyếtcông việc và nâng cao hiệu quả công việc Việc kiểm tra, đánh giá thườngxuyên cũng giúp hạn chế các tiêu cực có thể xảy ra trong công sở

Việc thực hiện các nhiệm vụ của công sở cần được quy định rõkhoảng thời gian phải hoàn thành Khoảng thời gian này phải quy định phùhợp với từng loại công việc với tính chất, mức độ phức tạp khác nhau

Quy định rõ cơ chế phối hợp trong việc đánh giá văn bản quy phạmpháp luật Cơ chế phối hợp phải thể hiện được những nội dung như: hình thứcđánh giá, thời gian đánh giá, trách nhiệm của các đối tượng liên quan, chế tàikhi không thực hiện Bên cạnh đó, quản lý công sở còn cần được tiến hành

kịp thời, đáp ứng những yêu cầu của công cuộc đổi mới và hội nhập quốc tếhiện nay Chẳng hạn, việc xúc tiến cải thiện môi trường pháp lý cho hoạt độngđầu tư dẫn tới ban hành quy chế mới, dỡ bỏ, sửa đổi những quy chế khôngphù hợp với thông lệ quốc tế Muốn vậy thì không thể không đánh giá các quyđịnh hiện hành và xu hướng phát triển trong tương lai gần Luật hóa, nâng lênmức các quy định của luật, các chính sách, quyết định của Chính phủ đã đượckiểm nghiệm qua thực tế Chủ động xử lý các vấn đề pháp lý kinh tế - tàichính liên quan đến việc thực hiện các cam kết của nước ta trong lộ trình hộinhập kinh tế Việc thực hiện kịp thời các quy định quản lý công sở hiện hànhcũng dẫn tới đảm bảo về sự ổn định và tính toán dự đoán trước được của cácđiều chỉnh pháp luật, chính sách kinh tế - tài chính để các nhà đầu tư nướcngoài có thể tính toán trước được lợi ích và rủi ro của đầu tư theo sự vận độngkhách quan của quy luật thị trường.

+ Đạt được hiệu quả tối ưu

Điều hành công sở không chỉ là việc ban hành và triển khai thựchiện đường lối, chính sách, mà còn là việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả củađường lối, chính sách đó Việc đánh giá hoạt động điều hành công sở cần phảiđược tiến hành tổng thể, toàn diện và khoa học nhằm đem lại hiệu quả quản lýtối đa

Việc đánh giá hiệu quả của điều hành công sở sẽ đem lại một cáinhìn sâu sắc hơn về những điếm mạnh, những tồn tại và cũng là một sự khởiđầu tốt cho việc xây dựng hệ thống quản lý công sở nhằm thúc đẩy sự pháttriển bền vững và cũng có thể là điểm khởi đầu cho việc xây dựng một hệthống quản lý công sở đảm bảo chất lượng bên trong

Điều hành công sở hiệu quả là việc tối ưu hóa các nhiệm vụ, làmcho các nhiệm vụ quản lý phù hợp với nguyên tắc thẩm quyền và trách nhiệm,phân bổ trách nhiệm theo công đoạn thực thi nhiệm vụ; đi qua “con đường”ngắn nhất, song kết quả phải cao nhất có thể; đảm bảo hài hòa giữa sự ổn địnhvới sự linh hoạt; có khả năng tự chủ cao, v.v

Điều hành công sở là hoạt động có tính khoa học cao, dovậy phải được tiến hành dựa trên những thành tựu khoa học, đặc biệt là khoahọc quản lý - pháp lý Tức là được tiến hành theo những quy trình “công nghệquản lý” mang tính khoa học Đó là một quy trình năng động, có động lực ởnội tại của quy trình, tức có sự tương tác giữa chủ thể và đối tượng quản lý,đáp ứng nhu cầu cuộc sống, nghĩa là có sự tương tác giữa các thành phần xãhội và lực lượng xã hội Hoạt động đó phải được kế hoạch hóa Những căn cứkhoa học sâu sắc sẽ đảm bảo cho hoạt động quản lý công sở phù hợp với trình

độ phát triển hiện tại của xã hội, từ đó giúp đạt được những hiệu quả ngàymột cao hơn

- Cán bộ, công chức phải sâu sát cơ sở lắng nghe ý kiến đóng gópcủa nhân dân, có ý thức học tập, nâng cao trình độ lãnh đạo, quản lý phù hợpvới văn hóa - đạo đức công vụ, làm cho hoạt động quản lý ngày càng chínhquy, hiện đại

Điều hành công sở là các hoạt động được tiến hành bởi đội ngũ cán

bộ, công chức có thẩm quyền Để hoạt động này có hiệu quả, đòi hỏi các cán

bộ, công chức phải thật sự gần gũi với quần chúng nhân dân, bám sát thựctiễn ở cơ sở, biết tiếp thu sự đóng góp ý kiến của nhân dân Bên cạnh đó,

để phục vụ dân tốt hơn, đòi hỏi đội ngũ cán bộ công chức phải thật sự “vừahồng, vừa chuyên”, vừa giỏi chuyên môn, nghiệp vụ, vừa có phẩm chất đạođức trong sáng, có bản lĩnh chính trị vững vàng Để làm được điều này, cán

bộ, công chức phải không ngừng học tập, nâng cao trình độ mọi mặt để nângcao chất lượng công vụ Ngoài ra, để nền công vụ ngày càng hiện đại, bêncạnh trang bị kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng công vụ thì hoạtđộng điều hành công sở cũng cần xây dựng được một môi trường văn hóacông vụ và đội ngũ cán bộ, công chức cũng ngày càng phải được nâng caođạo đức công vụ

Các nguyên tắc cơ bản, chủ yếu nêu trên vừa mang tính độc lập,vừa có mối quan hệ tương tác lẫn nhau Chẳng hạn, khi thực hiện nguyên tắc

công khai thì đồng thời phải tuân theo nguyên tắc liên tục, bởi nếu khôngcông khai liên tục, mọi thành viên trong công sở không kiếm tra, giám sátđược quá trình này Do đó, cũng không cải tiến được nội dung công khai, làmcho công việc có thế sẽ không còn phù hợp với điều kiện hiện tại Cũng nhưvậy, khi phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cánhân, bộ phận trong công sở thì việc công khai cũng sẽ trở nên dễ đàng hơn,đồng thời việc kiểm tra cũng được tiến hành thực chất hơn.

1.5 Nhiệm vụ

Các công sở theo đuổi các chức năng, nhiệm vụ đặc thù khác nhau.Tuy nhiên, đế thực hiện tốt vai trò thực thi công vụ được phân định, mọi công

sở đều thực hiện một số loại nhiệm vụ chung như sau:

- Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch hoạt động

- Xây dựng và vận hành một cơ cấu tổ chức hợp lý

- Quản lý công vụ và phối hợp hoạt động

- Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên

- Giám sát và kiểm tra hoạt động của cá nhân và đơn vị

- Xây dựng và quản lý hệ thống thông tin quản lý; tổ chức hoạtđộng giao tiếp trong nội bộ công sở và với bên ngoài, đặc biệt là hoạt độngtiếp dân

- Quản lý và thực hiện việc sử dụng ngân sách

- Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi

- Bảo vệ chính trị nội bộ; an toàn và an ninh trật tự trong công sở

- Xây dựng văn hóa công sở tích cực; và xây dựng công sở thànhmột tổ chức học tập

- Tham gia nghiên cứu, xây dựng và đóng góp cho việc hoàn thiện

hệ thống chính sách công, đặc biệt là các chính sách liên quan trực tiếp đếnngành, lĩnh vực mà công sở hoạt động

2 NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Ở

CƠ SỞ

2.1 Kế hoạch hóa và thiết kế công việc

Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu và nền tảng củaquản trị Nó bao gồm quá trình xác định mục tiêu trong tương lai và nhữngphương tiện thích hợp để đạt mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là kếhoạch, một văn bản được ghi chép rõ ràng và xác định những hành động cụthể mà một cơ quan, tổ chức phải thực hiện

Về phương diện hành chính: kế hoạch là phương án tổ chức cáccông việc trong quá trình hoạt động của tổ chức và do đó lập kế hoạch là xácđịnh các mục tiêu, nội dung và khối lượng công việc cụ thể cần đạt được,phương pháp, những bước đi cần thiết và thời hạn thực hiện để đạt được cácmục tiêu đó Như vậy, mỗi tồ chức và cá nhân có kế hoạch công tác của mìnhnhằm định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện cácmục tiêu định hướng đó trong một khoảng thời gian nhất định

Có thể thấy kế hoạch là phương tiện hoạt động của cơ quan, tổ chứcnhằm đảm bảo cho những hoạt động đó được thực hiện liên tục,thống nhất đúng mục đích và yêu cầu đặt ra; là cơ sở để thủ trưởng và cơ quan

tổ chức chỉ đạo hành công việc trong từng thời gian, vừa đảm bảo chủđộng quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các côngviệc trọng tâm đảm bảo công việc thực hiện đúng tiến độ Kế hoạch giúp chohoạt động của từng cán bộ công chức và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ

rõ ràng, cụ thể, luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thểchủ động ứng phó tối đa trước những sự kiện bất ngờ nhất Một kế hoạch cótính khoa học sẽ là nhân tố quan trọng khẳng định thực hiện thắng lợi nhữngmục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra

Lý do chính để lập kế hoạch công tác như một việc làm cần thiếtđầu tiên là nó có thể giúp tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc vào

việc bắt đầu một công việc nhất định ít có cơ hội Ihành công Người ta nóirằng, không lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại.

Với một kế hoạch bài bản, tổ chức sẽ có một cái nhìn định lurớngtống thể cho các hoạt động trong thời gian dự kiến với các mục tiêu rõ ràng,

có cơ sở để phân bổ các nguồn lực thời gian và chi phí theo thứ tự ưu tiên, cónền tảng để phối kết hợp giữa các dơn vị, bộ phận, phòng ban cũng như kiểmtra giám sát và động viên thúc đẩy

Lập kế hoạch công tác là một bước cần thiết đối với bất kỳ một nhàquản lý nào dù quy mô tố chức của anh ta to hay nhỏ Mục đích chính củaviệc lập kế hoạch là để đánh giá cụ thể mọi khí a cạnh kinh tế của công việc

Kế hoạch không chỉ giúp tổ chức xác định và tập trung vào các mục tiêu màcòn giúp huy động rác tiềm năng bên trong, cũng như sự trợ giúp cần thiết từbên ngoài Đồng thời kế hoạch công việc còn có thể giúp tổ chức đó đượcnhững sự tư vấn quý báu từ bên trong và bên ngoài

Lập kế hoạch là yếu tố sống còn để đảm bảo cho ý tưởng về nhữngmục tiêu của tổ chức trở nên khả thi Đặc biệt, việc thiếu những nghiên cứuthích hợp về khả năng tồn tại là một trong những vấn đề chính đối với những

tổ chức mới

Lập kế hoạch là một hình thức của hoạt động quản lý gắn liền vớiviệc xác định các mục tiêu của hệ thống bị quản lý; tìm kiếm các phươngpháp và phương tiện có hiệu quả nhất cần thiết để đạt tới các mục tiêu đặt ra;

và xác lập hệ thống các chỉ tiêu điều chỉnh quy trình thực hiện các công việcnhằm đạt được những mục tiêu đặt ra Kết quả của hoạt động lập kế hoạch làbản kế hoạch

Nhà lãnh đạo giỏi, biết cách giải quyết khủng hoảng thông thườngkhông ngồi chờ khủng hoảng xảy ra, mà phải biết xác định được những khủnghoảng tiềm ẩn và giải quyết chúng ngay từ “trong trứng” Kế hoạch mới chỉ lànhững dự kiến hành động, chứ chưa phải là hành động, do đó người lãnh đạophải biết xác định và giành được những cơ hội trời cho Như vậy, nhà lãnh

đạo giỏi phải có khả năng phân tích và lên kế hoạch, đồng thời nắm bắt được

cơ hội và tận dụng mọi điều kiện để thực hiện kế hoạch

Kế hoạch còn là một khuôn khổ để hướng dẫn các cơ quan, tổ chứckhác sử dụng để hỗ trợ về kỹ thuật và tài chính đối với tổ chức nhất định

Sẽ là khoa học và hợp lý khi mồi một hoạt động đều được lên kếhoạch tương ứng Ví dụ: Nên tiến hành các kế hoạch chiến lược ngay từ khi tổchức mới đi vào hoạt động (thông thường các kế hoạch chiến lược của mộtcông ty luôn là một phần của chiến lược kinh doanh toàn diện bao gồm cảchiến lược marketing, tài chính hay quản lý, v.v.) Bên cạnh đó, việc kiểm tratiến độ thực hiện kế hoạch cũng cần được tiến hành thường xuyên Chẳnghạn, các kế hoạch chiến lược cần phải được kiểm tra ít nhất một lần 1 năm đểchuẩn bị sẵn sàng cho năm tài chính tiếp theo (quản lý tài chính của tổ chứcthường dựa trên nền tảng từng năm hoặc là theo năm tài chính) Trong trườnghợp này, việc đặt ra các kế hoạch chiến lược nên được chỉ đạo kịp thời để xácđịnh được mục tiêu tối thiểu mà tổ chức cần đạt được trong năm tài chính sắptới Các sáng kiến cần có để hoàn thành mục tiêu và ngân quỹ cần thiết chocác mục tiêu đó

Kế hoạch cần được xem xét như một sự thiết kế cho thay đổi, là nềntảng cho việc giới thiệu những thay đổi được kiểm soát của một tổ chức để nó

có thể thích nghi trước thời đại thay đổi Thông qua việc lường trước nhữngdiễn biến có thể của hoạt động, kế hoạch được đặt ra để tổ chức kiểm soáthướng đi riêng của mình Thêm vào đó, kế hoạch nhằm kiểm soát thành công

và kiểm tra lại các nguồn lực để giành được các mục tiêu tương lai Do vậy,thách thức thật sự đối với các nhà lập kế hoạch lại nằm ở việc phát triển cácchiến lược và các kế hoạch có tính đến những thay đổi của môi trường có dựtính trước, đủ linh hoạt để điều chỉnh trước những sự kiện bất ngờ

Đê đảm bảo các điều kiện và tiền đề cho việc đổi mới, công tác kếhoạch hóa cần đổi mới hệ thống thu thập, xử lý và sử dụng thông tin, xác địnhcác loại thông tin báo cáo cần thiết, thống nhất biểu mẫu các loại thông tin

báo cáo; xác định hệ thống tổ chức bộ máy thu thập và xử lý thông tin; xácđịnh rõ trách nhiệm cung cấp các loại thông tin đối với những đơn vị, bộ phận

có liên quan; thiết kế cụ thể các nguồn thông tin và địa chỉ cần phân phốithông tin nhằm hỗ trợ cho công tác kế hoạch hóa; xác định rõ ràng nhữngthông tin mật không công bố; xây dựng và phát triển công tác dự báo và phântích tình hình nhằm kịp thời xử lý được những thông tin để phân tích giúp choviệc điều hành một cách nhanh nhạy Bên cạnh đó, cũng cần không ngừngnâng cao chất lượng bộ máy tổ chức, thực hiện chương trình đào tạo vàbồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ kế hoạch một cách cơ bản, đặc biệt là tổchức bộ máy và cán bộ văn phòng

Trong việc thực hiện kế hoạch, ngoài việc hoàn thành các chỉ tiêupháp lệnh, cần phải chấp hành đầy đủ các chế độ quản lý kinh tế, chế độ báocáo thống kê - kế toán nhà nước Tổ chức hoàn thành kế hoạch là khi có cácchỉ tiêu pháp lệnh được giao đạt kế hoạch từ 100% trở lên, đạt hiệu quả kinh

tế cao, còn tổ chức không hoàn thành kế hoạch là khi có ít nhất một chỉ tiêupháp lệnh đạt kế hoạch từ dưới 100% kế hoạch và hiệu quả kinh tế thấp, cấpnào giao kế hoạch cho đơn vị, bộ phận, cá nhân thì cấp đó xét duyệt và quyếtđịnh công nhận kết quả thực hiện kế hoạch

Tóm lại, việc phát triển một lịch trình chi tiết từ mục tiêu đến khihoàn thành được gọi là lập kế hoạch Việc lập kể hoạch thông thường bắt đầubằng việc phát triển các quy hoạch, kế hoạch chiến lược, từ các diễn giảichiến lược, lập kế hoạch trung hạn, phát triển các kế hoạch hoạt động và kiểmtra Một kế hoạch chuẩn mực phải thể hiện rõ được mục tiêu, hành động, tàinguyên và lộ trình thực hiện

Hiệu quả và thành công của một kê hoạch là tông hòa kết quả củacác giai đoạn sau:

- Thỏa thuận về tầm nhìn hành động tương lai và khả năng tận dụngnhững cơ hội

- Phát triển các ý tưởng hành động

- Lập kế hoạch hành động.

- Thực hiện thành công các kế hoạch hành động

Như vậy, lập kế hoạch là điểm khởi đầu quan trọng của mọi tiếntrình quản lý

2.2 Phân công công việc

Thiết kế và phân công công việc có vai trò và vị trí rất quan trọngtrong kỹ thuật điều hành, bởi qua đó cho phép xác lập trách nhiệm, yêu cầu vềtrình độ của từng vị trí công việc trong các công sở

Hiểu một cách đơn giản, thiết kế công việc là việc phân chia cácloại công việc lớn, nhỏ sao cho hợp lý Đây là quá trình xác định nhiệm vụ cụthể và trách nhiệm trong việc thi hành công vụ và tham gia các hoạt động củacông sở nói chung Quá trình này liên quan đến hoạt động thực tế của công

sở Thiết kế khác với quản lý công việc mà theo đó người ta áp dụng các quyđịnh cần thiết dựa trên trách nhiệm để theo dõi công việc Tuy nhiên, thiết kếkhoa học thì quản lý công việc sẽ thuận lợi

Công việc là tổng hợp nhiệm vụ, trách nhiệm chức năng do một(nhiều) người đảm nhận Đó cũng là cách mà một loạt các công việc, hoặcmột công việc trọn vẹn được thiết lập Nhằm thiết kế công việc, trước hết phảiđánh giá công việc hiện tại, sau đó phân tích công việc, rồi cuối cùng mới tiếnhành công việc thiết kế

Khi đánh giá công việc hiện tại cần xem xét tính cần thiết hay khảthi của việc thiết kế công việc nhất định Nên thảo luận về quá trình công việcvới người lao động và người giám sát liên quan và làm rõ quá trình đó, hoặcphải thay đổi hoặc phải đào tạo

Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá mộtcách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụthể trong tố chức nhằm làm rõ bản chất của công việc Đó cũng là việc kiểmtra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phải làm Cân nhắc xemthiết bị và đặc điếm nào tại nơi làm việc có tầm quan trọng để hoàn thành các

nhiệm vụ đặt ra; xác định các vấn đề liên quan (những rắc rối, rủi ro, v.v ).Thông qua phân tích công việc nhằm làm sáng tỏ tính chất, nội dung, nhiệm

vụ và trách nhiệm của công việc trong mối tương quan với chức năng, nhiệm

vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy có thể chọn đúng người phù hợp với công việc(tránh sự khập khiễng giữa trình độ người lao động và đòi hỏi của công việc);chỉ ra điều kiện vật chất và môi trường mà trong đó công việc sẽ được giảiquyết, các yêu cầu về nhân lực cho công việc đề ra, tiêu chuẩn và chuyên môncông việc đòi hởi; nhận ra cái còn thiếu của người lao động cần đào tạo, huấnluyện hay trả mức thù lao cần thiết cho công việc; thấy được các yếu tố có hạicho người lao động để khắc phục hoặc loại trừ; đồng thời cũng làm rõ nộidung giám sát, kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện công việc

Việc đánh giá bản chất, nội dung của công việc là cách xác định vàlàm rõ các thông tin về:

- Từng vị trí công việc cụ thể: việc gì, sản phẩm, chi tiết, độ phứctạp, v.v

- Quy trình công nghệ: phương tiện, trang bị, vật tư, máy móc, v.v

- Các tiêu chuẩn mầu đánh giá, mức sản lượng, mức thời gian, v.v

- Điều kiện lao động: mức độ độc hại, bảo hộ lao động tiền lương,v.v

- Người lao động: vị trí, trách nhiệm, bằng cấp tay nghề, ngoại ngữ,tin học, v.v

Đây được hiểu là quá trình xem xét một cách toàn diện và có hệthống nội dung của từng công việc đề ra để xác định cách thức giải quyết tối

ưu nhằm mang lại hiệu quá cao cho hoạt động của công sở Phân tích côngviệc là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lựclàm việc của các nhà quản lý

Khi phân tích công việc, người ta thường chú ý làm sáng tỏ tínhchất của nội dung công việc được đề ra trong mối tương quan với chức năng,nhiệm vụ chung của cơ quan, còng sở, xem xét những điều kiện vật chất và

môi trường mà trong đó công việc sẽ được giải quyết, các yêu cầu về cán bộcho công việc đề ra Những yếu tố đó giúp cho nhà lãnh đạo, quản lý thấyđược công việc cần được giải quyết theo phương thức nào, trên cơ sở nào để

tổ chức thực hiện có hiệu quả

Như vậy, thiết kế công việc là việc xác định phương pháp làm việc,thời gian làm việc/nghỉ ngơi, yêu cầu đào tạo, trang thiết bị cần thiết và sựthay đổi nơi làm việc Đó cũng là việc kết hợp các nhiệm vụ khác nhau đếmỗi công việc là sự hoạt động của cá thể chất và trí óc Thiết kế công việchướng tới giải đáp các vấn đề:

- Những việc nào phải thực hiện?

- Bao nhiêu việc được thực hiện?

- Ai thực hiện? Bao nhiêu người?

- Được thực hiện như thế nào?

- Và được thực hiện theo trật tự nào?

Có thể thiết kế công việc theo dây chuyền, theo nhóm hoặc theotừng cá nhân

Thiết kế công việc còn là cơ sở để đánh giá thành tích, hiệu quả củanhân viên ở vị trí làm việc đó Khi thiết kế công việc cần xác định tầm quantrọng của động cơ trong công tác quản lý; nghiên cứu những giá trị của cácnhân tố trong công việc, chuẩn mực, nồ lực đê thành công nhằm đạt được kếtquả vượt trội

Thiết kế lại công việc là sự thay đối một cách có hệ thống nội dungcông việc nhằm thay đổi những tiêu chuấn về hiểu biết, kỹ năng, năng lực vàcác yếu tố cần thiết khác để thực hiện tốt hon công việc hoặc tăng động cơlàm việc

Kết quả của thiết kế công việc sẽ là bản mô tả công việc được giao,trong đó liệt kê các kỹ năng và khả năng của người được giao việc, phác thảokết quả mong muốn đạt được, xác định tất cả các nguyên tắc chỉ đạo và thời

hạn được biết, liệt kê các nguồn lực cần thiết và các kết quả khi thực hiện tốtcông việc.

Thiết kế công việc phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức và củatừng đơn vị thực hiện công việc được đề ra Nội dung công việc phải rõ ràng,

có tính khả thi Mỗi công việc được thiết kế phải có ý nghĩa đối với toàn bộnhiệm vụ chung của cơ quan và tạo ra khả năng sáng tạo, họp tác cho nhânviên khũgiải quyết công việc Hơn nữa, còn phải tạo khả năng kiếm tra việcthi hành công việc một cách thuận lợi

Trên cơ sở công việc được thiết kế, các nhà quản lý sẽ tiến hànhphân công công việc Để phân công công việc được chính xác, phù họp vớiđặc điểm hoạt động của từng cơ quan, những yếu tố trên, cần phải dựa trênnhững cơ sở có tính thực tế khác, cần lưu ý rằng, khi nói đến đặc điểm hoạtđộng của mỗi cơ quan là chúng ta muốn nhấn mạnh nhừng tính chất nổi bậtcủa nó đi kèm theo một điều gì đó cụ thể Đặc điểm này cần phải được chú ý

đế phân công các công việc cho các bộ phận của một cơ quan nhằm bảo đảmtính hợp lý cần thiết

Việc phân công công việc có thể được tiến hành theo:

- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị Khi vị trípháp lý và thẩm quyền khác nhau thì đặc điêm hoạt động và các nhiệm vụđược giao cũng được phân biệt, cần đảm bảo tính thích ứng giữa trách nhiệm

và thấm quyền

- Phân công theo khối lượng và tính chất của công việc, theonguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ mà yêu cầu đặt ra làphải có đủ điều kiện đế làm việc, tránh theo tình cảm, chủ quan Đây cũng cóthể hiểu là phân công hướng tới chuyên môn hóa và trên cơ sở có tiêu chuẩn

và định mức cụ thể, đảm bảo sự thích ứng giữa năng lực của nhân viên vàchức trách được giao, đồng thời cũng tạo cơ sở cho học hởi và thay thế Điều

đó đòi hỏi phải tạo được trạng thái cân bằng về chức năng nghiệp vụ, nghĩalà'chất và lượng của công việc phải được phân phối một cách chính đáng,