Bài 5 kỹ NĂNG THU THẬP và xử lý THÔNG TIN TRONG LÃNH đạo QUẢN lý ở cơ sở

Bài 5 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ 1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ 1.1. Khái niệm thông tin trong lãnh đạo, quản lý 1.1.1. Khái niệm thông tin Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiéu rõ ý nghĩa của thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêu lãnh đạo, quản lý. Từ khái niệm trên cần chú ý mấy điểm sau: Thứ nhất, xét về thái độ vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức, có thế là một sản phấm hữu hình (một bài báo, một chỉ thị thành văn, một cuốn sách, một tập tư liệu, một bức ảnh, v.v.), cũng có thể là một sản phẩm vô hình (một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.). Như vậy, hình thức thể hiện thông tin rất đa dạng, phong phú. Nói cách khác, mỗi một thông tin đều phải ký gửi nội dung vào một “vật mang” nhất định. Trong thời đại cách mạng thông tin hiện nay, vật mang thông tin ngày càng đa dạng, phong phú, gắn liền với sự phát triển của ngành kỹ thuật điện từ và công nghệ thông tin. Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó. Một báo cáo phải có người tiếp nhận (đọc hoặc nghe), một tài liệu phải có người đọc, một tin đồn phải có người nghe và xử lý. Do vậy, thông tin được quan niệm dưới dạng đông như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin. 1.1.2. Khái niệm dữ liệu Trong nghiên cứu khoa học, dữ liệu được hiểu là các biểu hiện ilùng để phàn ánh đối tượng nghiên cứu1. Hay nói cách khác dữ liệu chính là tổng hợp những thông tin thu được về một sự vật hiện tượng nào đó. Đối với lãnh đạo, quản lý, dữ liệu chính là những lliông tin thu được phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý. 1.1.3 Phân loại dữ liệu Dữ liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau như dữ liệu chính thức, dữ liệu không chính thức, dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu từ những nguồn có sẵn, thường là những dữ liệu đã qua tổng hợp, xử lý. Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu được thu thập ban đầu, chưa qua xử lý, tống hợp, là dữ liệu sơ cấp (dữ liệu thô). Dữ liệu chính thức là dữ liệu đã được các cơ quan quản lý chính thức công bố. Dữ liệu không chính thứcchưa chính thức là những dữ liệu chưa được các cơ quan quản lý, cơ quan chức năng chính thức công bố. Nó có thể là những dữ liệu đang tồn tại ở dạng bản thảo, bản nháp.

1.1 Khái niệm thông tin trong lãnh đạo, quản lý

1.1.1 Khái niệm thông tin

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là sự truyền đạt các thông điệp, tin tức

có liên quan đến hệ thống quản lý, được người nhận hiéu rõ ý nghĩa của thôngđiệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực hiện các mục tiêulãnh đạo, quản lý

Từ khái niệm trên cần chú ý mấy điểm sau:

Thứ nhất, xét về thái độ vật chất và dưới dạng tĩnh, thông tin quản lý lànhững thông điệp, tin tức, có thế là một sản phấm hữu hình (một bài báo, mộtchỉ thị thành văn, một cuốn sách, một tập tư liệu, một bức ảnh, v.v.), cũng cóthể là một sản phẩm vô hình (một mệnh lệnh, tin đồn, v.v.) Như vậy, hìnhthức thể hiện thông tin rất đa dạng, phong phú Nói cách khác, mỗi một thôngtin đều phải ký gửi nội dung vào một “vật mang” nhất định Trong thời đạicách mạng thông tin hiện nay, vật mang thông tin ngày càng đa dạng, phongphú, gắn liền với sự phát triển của ngành kỹ thuật điện từ và công nghệ thôngtin

Thứ hai, thông tin luôn gắn liền với sự vận động của nó Một báo cáo phải

có người tiếp nhận (đọc hoặc nghe), một tài liệu phải có người đọc, một tinđồn phải có người nghe và xử lý Do vậy, thông tin được quan niệm dướidạng đông như một quá trình truyền đạt từ người phát tin đến người nhận tin

1.1.2 Khái niệm dữ liệu

Trong nghiên cứu khoa học, dữ liệu được hiểu là các biểu hiện ilùng đểphàn ánh đối tượng nghiên cứu[1] Hay nói cách khác dữ liệu chính là tổnghợp những thông tin thu được về một sự vật hiện tượng nào đó Đối với lãnhđạo, quản lý, dữ liệu chính là những lliông tin thu được phục vụ cho hoạtđộng lãnh đạo, quản lý

1.1.3 Phân loại dữ liệu

Dữ liệu có thể được phân chia thành nhiều loại khác nhau như dữ liệuchính thức, dữ liệu không chính thức, dữ liệu sơ cấp, dữ liệu thứ cấp

- Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu thu từ những nguồn có sẵn, thường là những

1.1.4 Dữ liệu định lượng

Dữ liệu định lượng là loại dữ liệu phản ánh mức độ, mức độ hơn kém, tínhđược trị số trung bình1 Dữ liệu định lượng được thể hiện bằng các con số thuđược ngay trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin

1.1.5 Dữ liệu định tính

Dữ liệu định tính là loại dữ liệu phản ánh tính chất, sự hơn kém, ta khôngtính được trị trung bình của dữ liệu định tính Dữ liệu định tính “nhằm pháthiện ra kiểu loại, cấu trúc của mối quan hệ giữa con người và xã hội đồng thời

lý giải nội dung, ý nghĩa và dự báo xu hướng biến đổi của chúng trong đờisống xã hội của con người”[2] Dữ liệu định tính thường dưới dạng lời văn,

các tù, cụm từ được viết, hoặc các biểu tượng mô tả, tượng trưng cho người,hành động và các sự kiện trong xã hội.

1.2 Phân loại thông tin trong lãnh đạo, quản lý

1.2.1 Các kênh thông tin

Thông tin thường được truyền tải qua các kênh chủ yếu như sau:

Kênh ấn phẩm: các thông tin được truyền qua sách, tạp chí, báo và các

văn bản được xuất bản, công bố công khai một cách chính thức Lưu ý lựachọn loại sách, tạp chí, báo, và các ấn phẩm một cách phù hợp

Kênh nghe nhìn: các thông tin được truyền qua các đài phát thanh, truyềnhình và phim ảnh, băng video Trong số này quan trọng nhất và phổ biến nhất

là kênh truyền hình (ti vi), kênh truyền thanh (qua đài), kênh điện thoại, kênhmáy tính kết nối Internet Lưu ý rằng các thông tin truyền qua kênh này chủyếu mang tính phổ biến kiến thức cho vô số công chúng, dân chúng, đạichúng, cần phải chọn lọc và xử lý một cách phù hợp

Kênh giao tiếp trực tiếp: các thông tin được truyền trong các mộc giaotiếp trực tiếp dưới hình thức hợp, hội thảo, tọa đàm, báo cáo, nói chuyện, cầntính đến mục đích và nội dung cụ thể của cuộc giao tiếp để tiếp cận và sửdụng thông tin một cách phù hợp

Kênh thông tin không chính thức, các câu chuyện tiếu lâm, các tin đồn,các luồng dư luận xã hội, các tờ rơi v.v đều là những hình thức truyền tinkhông chính thức có thế tham khảo khi cần thiết và cần được đánh giá độ tincậy khi sử dụng

1.2.2 Các nguồn thông tin

Thông tin xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau Trong lãnh đạo, quản lýcần chú ý tới các nguồn tin chính thức từ cấp trên, từ các phòng ban chứcnăng ngang cấp, từ các nguồn tin cấp dưới và các nguồn tin bên ngoài, nguồntin nội bộ Về tính chất thông tin có thể phân biệt nguồn tin khoa học do cácnhà khoa học, các cơ sở khoa học cung cấp, các nguồn tin do các phóng viên,biên tập viên của các cơ quan truyền thông đại chúng cung cấp và các nguồn

tin khác đặc biệt là nguồn tin từ người dân, công dân, khách hàng, đối thủ, đốitác Nguyên tắc là nguồn tin đáng tin cậy mới cung cấp được thông tin cóthể tin cậy.

1.2.3 Các đối tượng của thông tin

Thông tin luôn có đối tượng cho biết về một điều gì đó nhất định Đốitượng của thông tin rất phong phú, đa dạng Do vậy cần xác định rõ phạm vi,lĩnh vực của lãnh đạo, quản lý để có thể thu thập, xử lý và phân tích thông tin

một cách chính xác, phù hợp Có thể phân biệt các loại đối tượng của thông tin căn cứ vào lĩnh vực hoạt động như đối tượng kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học, giáo dục, y tế, thể thao, v.v Lãnh đạo, quản lý về lĩnh

vực nào thì cần thu thập, xử lý và phân tích thông tin về lĩnh vực đó và nhữnglĩnh vực liên quan Do vậy cần có thông tin ngành, chuyên ngành và liênngành

1.2.4 Các chủ thể thông tin

Chủ thể của thông tin luôn là các cá nhân, nhóm, tổ chức, cộng đồng xãhội nhất định Chủ thể thông tin là người sở hữu thông tin, cung cấp thông tinhoặc đơn giản là người truyền tin, người đưa tin Trong lãnh đạo, quản lý hiệnnay cần đặc biệt quan tâm tới chủ thể thông tin là người dân, đối tác, kháchhàng để kịp thời nắm bắt và xử lý thông tin cần thiết

1.2.5 Mục tiêu của thông tín

Mục tiêu của thông tin rất đa dạng, phong phú nhưng có thể phân biệt:mục tiêu của thông tin là để biết chuyện gì xảy ra, mục tiêu để hiểu chuyệnxảy ra như thế nào, có ý nghĩa gì và mục tiêu hành động: thông tin gợi mở rabiện pháp hành động và thúc đây hành động một cách chính xác, hiệu quả,chất lượng Việc thu thập, xử lý, phân tích thông tin cần phải nhằm vào mụctiêu xác định để đảm bảo năng suất, chất lượng, hiệu quả, hiệu lực và độ tincậy cao

1.3 Đặc điểm của thông tin đối vói hoạt động lãnh đạo, quản lý

1.3.1 Tính địa chỉ

Thông tin quản lý khác với tin tức Tin tức cũng là thông điệp phản ánh dữkiện nào đó của đời sống nhưng nó được truyền đạt rộng rãi cho mọi đốitượng mà người gửi không quan tâm đến việc người nhận có tiếp nhận vàhiêu được ý nghĩa của thông điệp hay không Ngược lại thông tin quản lý luônđòi hỏi phải có người gửi và người nhận thông điệp (dù thông tin dưới dạngvăn bản hoặc lời nói) Đặc điềm này đòi hỏi cán bộ lãnh đạo, quản lýkhi tiếp nhận truyền đạt thông tin luôn phải biết loại bỏ những tin tức khôngphải là thông tin (không cần thiết cho hệ thống của mình); xác minh rõ ngườigửi và người nhận thông tin Quá trình truyền đạt thông tin phải bảo đảmthông tin đến được người nhận.

hiểu sẽ đảm bảo người nghe hiểu đúng ý đồ của mình.

Trong khâu truyền tin, cần xác định hình thức, vật mang tin phù hợp và tổchức truyền tin chu đáo, cẩn trọng Còn khâu giải mã thường là khâu dễ bị sailạc, nhất là trong điều kiện bùng nổ thông tin hiện nay với rất nhiều kênh vàhình thức truyền tin hiện đại như nhắn tin qua điện thoại di động, viết thư qua

internet, đọc các văn bản có sử dụng tiếng nước ngoài.

1.3.3 Tính hữu ích

Thông tin quản lý bao gồm những thông điệp hữu ích đối với hệ thốngquản lý Như vậy, cùng một thông điệp, có thể có ích cho hệ thống quản lýnày và được coi là thông tin; nhưng nó hoàn toàn không liên quan gì với một

hệ thống quản lý khác và do vậy ở đó nó không được coi là thông tin Ví dụ,tại xã A có vợ chồng ông X sinh con thứ ba Thông điệp này chắc chắn là mộtthông tin đối với xã A vì xã cần nắm tình hình thực hiện kế hoạch dân số vàcần áp dụng các biện pháp đối với gia đình ông X Tuy nhiên, thông điệp nàykhông liên quan gì đáng kế đến xã B ở một tỉnh khác Đối với xã B, sinh conthứ ba chỉ là một tin tức bình thường như hàng triệu tin tức khác, nó khôngđược coi là một thông tin quản lý Đặc điểm này của thông tin đòi hỏi ngườicán bộ phải biết chắt lọc thông tin, chi tiếp nhận, xử lý, truyền đạt những

thông tin nào thực sự cần thiết cho đơn vị của mình.

Tính hữu ích của thông tin còn đòi hỏi cán bộ khi soạn thảo thông tin cầnphải đảm bảo rằng những thông tin mà mình soạn thảo, truyền đạt luôn mới

mẻ, không trùng lặp, không nhắc đi nhắc lại những điều mà mọi người đãbiết, đã nghe nhiều lần

1.4 Vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý

1.4.1 Thông tin là đổi tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sảnphẩm của lao động lãnh đạo, quản lý

Người cán bộ, khi thực hiện các công việc lãnh đạo, quản lý trên tất cả cácchức năng (dự báo, kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối, kiểm tra), đều phảithu thập, xử lý thông tin Các tư liệu thông tin như báo cáo, dữ liệu thực tế,chỉ thị, v.v được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày Nếu quan sát lao động của người lãnh đạo, quản lý như một quá trình xử lýthông tin ta thấy, đầu vào của quá trình lao động là những thông tin mà ngườicán bộ quản lý cần xử lý; đầu ra của quá trình lao động là những quyết định,công văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, chỉ thị, bài nói chuyện cũng lànhững sản phẩm dưới dạng thông tin

Chính vì vậy, thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hoàn, vừa được coinhư hệ thống thần kinh của công tác lãnh đạo, quản lý

1.4.2 Thông tin gắn liền với quyền lực trong lãnh đạo, quản lý

Vấn đề quan hệ giữa thông tin và quyền lực được C.Barnard nghiên cứutrong tác phẩm Chức năng của người quản lý Khi bàn vò vai trò của thông tinquản lý, ông cho rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhấtgiữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của

hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ củaquyền lực

Trên bình diện toàn bộ xã hội, người ta đã coi việc nắm giữ thông tin đạichúng là “quyền lực thứ tư” và trong thời đại hiện nay nhiều khi quyền lựcthứ tư của hệ thống truyền thông đại chúng còn mạnh hơn những quyền lực

cơ bản là lập pháp, hành pháp, tư pháp trong cơ cấu tam quyền phân lập Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào sử dụng thông tin nhiều,sản phẩm có “hàm lượng thông tin” cao, đều trở thành những ngành có lợinhuận cao và vai trò ngày càng quan trọng

Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thông tin,người đó sẽ có quyền lực

1.4.3 Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vàogiá trị của tổ chức

Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thông tin có giá trị ngày càngtăng cao Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin đặc biệt là thông tin bí mậtcủa kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng Ngạn ngữ cổ cũng đã có câu

“biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng” Trong thời bình, các công ty, cácquốc gia, các địa phương nếu nắm chắc các thông tin về thị trường, về nănglực cạnh tranh của mình và của người sẽ có cơ hội nâng cao năng lực cạnhtranh của mình và phát triển kinh tế Ngay ở cấp cơ sở là xã, phường, thị trấn,các thông tin về cây trồng, vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của địaphương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề

mà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúp phát triển kinh tế địaphương

Chính vì thông tin có giá trị ngày càng tăng nên cán bộ quán lý phải biếtđánh giá, phân loại thông tin Có những thông tin (như tri thức canh tác, nuôitrồng) cần phổ biến rộng rãi trong địa phương, đơn vị để nhân giá trị củathông tin Có những thông tin thuộc loại cần giữ bí mật mới có giá trị (nhưthông tin về thị trường sản phẩm, bí quyết kinh doanh), cần xử lý sao cho

có lợi nhất cho đơn vị, địa phương Nhiều loại thông tin hiện nay được coinhư đối tượng mua - bán và hoạt động mua, bán thông tin diễn ra cũng khásôi động

1.5 Phân loại thông tin quản lý

1.5.1 Theo hình thức thể hiện của thông tin

Theo cách phân loại này, có thông tin chữ viết, thông tin lời nói và thôngtin bằng các phương tiện khác

Lời nói là hình thức thế hiện thông dụng được sử dụng phổ biến trong các

hệ thống quản lý Nhiều công trình nghiên cứu đã cho biết 70% thông tin chỉthị của cấp trên xuống cấp dưới được được hiện bằng lời nói Ưu điểm củahình thức lời nói là truyền đạt nhanh, hiệu quả truyền đạt cao Tuy nhiên,nhược điểm của hình thức này là thiếu chuẩn xác và kém tính pháp lý, hơnnữa nếu chuẩn bị thông tin không kỷ và tổ chức truyền thông tin khôngtốt có khi lại phản tác dụng

Chữ viết (văn bản) cũng là hình thức sử dụng rộng rãi Hình thức này cónhững ưu điểm cơ bản là rõ ràng, tránh sai lệch và có thể kiểm soát được(giấy trắng mực đen); người nhận và người gửi đều có điều kiện nghiên cứu

kỹ thông tin; có thể truyền đạt nhanh và thống nhất cho nhiều người ở nhữngđịa điểm khác nhau Nhược điểm của hình thức này là thông tin thường đượcsoạn thảo rất lâu, mất nhiều thời gian; sự tiếp thu thường không đồng đều

do trình độ nhận thức khác nhau; nếu cần xử lý thông tin ngược để

đi đến thống nhất sẽ mất nhiều thời gian

Thông tin bằng các phương tiện khác là những hình thức không bằng lờinói, không bằng văn bản Đó là việc sử dụng cử chỉ, thái độ, nét mặt, ánh mắt

(ngôn ngữ cơ thể) hoặc dùng những phương tiện khác nhau để truyền đạt tín

hiệu thông tin đa dạng như hình ảnh, sơ đồ, ký hiệu, quy ước, v.v Thậm chí

ngay cả thời gian và không gian cũng được con người sử dụng nhưnhững phương tiện thông tin Các hình thức này rất phong phú và trongnhiều trường hợp bắt buộc phải sử dụng và rất có hiệu quả (tín hiệugiao thông, tín hiệu cờ tay trong hàng hải; tín hiệu quy ước bằng cử chỉ, ánhmắt trong đàm phán, hội họp hoặc ngay cả khi trao đổi trực tiếp bằng lời nóivới nhau)

1.5.2 Theo chiều của thông tin trong hệ thống quản lý

Theo cách hiểu này, có thông tin chỉ thị (thông tin xuống dưới) và thôngtin báo cáo (thông tin lên trên), thông tin ngang và thông tin chéo

Trong một hệ thống quản lý, thông tin tỏa đi theo nhiều hướng khác nhau:xuống dưới, lên trên và đan chéo Thông tin xuống dưới là thông tin chỉ thịcủa cấp trên xuống cấp dưới, thường rất được chú trọng Nhưng nếu đó là xuhướng áp đảo trong hệ thống thông tin thì dẫn đến tình trạng mất dân chùtrong quản lý và gây ra nhiều hậu quả xấu Thông tin dưới lên là những thông

tin báo cáo góp ý, kiến nghị, khiếu nại, phản ánh, v.v Thông tin dưới lên

đảm bảo tính dân chủ của tổ chức Nhiều người cho rằng một hệ thống thôngtin có hiệu quả phải kết hợp cả hai chiều: xuống dưới và lên trên Thông tincũng truyền đi theo chiều ngang, đó là thông tin giữa những người cùng cấphay ở các cấp tổ chức tương đương và theo đường chéo bao gồm những người

ở các cấp khác nhau mà không ở trong các môi quan hệ trực tuyến với nhau 1.5.3 Theo tính chất chính thức

Thông tin được chia theo tiêu chí này thành thông tin chính thức và khôngchính thức

Thông tin chính thức là thông tin được phát đi theo những quy định của tổchức Thông tin chính thức gắn liền với chức năng của hệ thống quản lý và nóbảo đảm tính thống nhất của hệ thống Do vậy, thông tin chính thức mang tínhbình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận

Thông tin không chính thức là những thông tin được hình thành và lantruyền theo các quan hệ không chính thức, do vậy nó gắn liền với sự tồn tại vàphát triển của các tổ chức không chính thức bên trong và bên ngoài hệ thốngquản lý Trong những thập niên gần đây khoa học quản lý rấtchú ý đến tổ chức không chính thức và thông tin không chính thức Thông tinkhông chính thức có một số đặc điểm rất đáng chú ý:

- Là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong

tổ chức Thông tin không chính thức tạo nên dư luận tố chức Do vậy, khôngthế dùng ý chí chủ quan để loại trừ nó

- Tốc độ truyền đạt nhanh, thậm chí nhanh hơn kênh chính thức

- Sức thuyết phục cao vì nó được truyền đạt rất tự nhiên và thường truyềnđạt trong nhóm có quan hệ tin cậy nhau Khi bị cấm đoán, sức thuyết phụccủa thông tin không chính thức càng tăng mạnh

- Dễ bị bóp méo trong quá trình truyền tin

Nếu như thông tin chính thức tạo sự thống nhất cho tổ chức thì thông tinkhông chính thức tạo nên dư luận Thông tin không chính thức có vai trò nhấtđịnh trong tổ chức (cả lợi và hại) nên người quản lý phải biết sử dụng thôngtin không chính thức phục vụ cho mục đích của tổ chức Trong trường hợpcần thiết, cũng phải biết sử dụng những hình thức thích hợp để loại trừ hoặchạn chế tác động xấu của loại thông tin này

1.5.4 Theo quan hệ với hệ thống

Theo cách phân loại này, có thông tin bên trong và thông tin bên ngoài Thông tin bên trong (thông tin nội bộ) là những thông tin phục vụ cho bảnthân công tác quản lý, bảo đảm tính thống nhất, hiệu quả, hiệu lực của tổchức Nhiều thông tin bên trong man tính chất bí mật với các cấp độ bảo mậtkhác nhau Nhà nước ta đã có những quy định về chế độ quản lý, sử dụngthông tin mật cần tuân thủ

Thông tin bên ngoài bao gồm thông tin từ môi trường vào tổ chức và thôngtin từ tổ chức ra môi trường Trong điều kiện hiện nay, mạng thông tin này

ngày càng phát triển và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triểncủa tổ chức Ví dụ, đối với một doanh nghiệp thì thông tin từ bên ngoài về thịtrường, về đối thủ cạnh tranh, về chính sách, về sự phát triển của khoa học vàcông nghệ, v.v giúp doanh nghiệp xác định đúng chiến lược và sách lượcphát triển Thông tin từ doanh nghiệp ra môi trường như thông tin quảng cáo,tiếp thị, v.v có tác dụng bảo vệ và nâng cao uy tín, thị phần và hiệu quả củadoanh nghiệp Một địa phương muốn phát triển kinh tế cũng cần phải tổ chứcnhiều kênh và hình thức thông tin mang tính quảng cáo, tiếp thị cho địa

phương, giới thiệu tiềm năng, lợi thế, thiện chí mời gọi đầu tư, v.v

2 NHU CẦU VÀ CÁC KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ THÔNG TINTRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ CỦA CÁN BỘ LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở

lý Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thu thập, xử

lý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lối sống củangười dân và các gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở

2.1.2 Nhu cầu thông tin về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách Lãnh đạo, quản lý cần phải hiếu, nắm chắc đường lối, chủ trương, cơ chế,chính sách của Đảng và Nhà nước, của các cơ quan có thẩm quyền để kịp thờituyên truyền, phổ biến và làm cơ sở đưa ra những quyết định cần thiết trongcông tác Việc xây dựng nhà nước pháp quyền và sống theo Hiến pháp, phápluật càng đặt ra yêu cầu cao đối với việc phải nắm bắt thông tin kịp thời, đầy

đủ, chính xác về đường lối, chủ trương, cơ chế, chính sách

2.1.3 Nhu cầu thông tin về các nhóm đối tượng

Lãnh đạo, quản lý liên quan tới nhiều nhóm đối tượng khác nhau do vậycần phải thu thập, xử lý thông tin về các nhóm đối tượng đó Đặc biệt cầnnắm chắc các đầu mối thông tin, người thạo tin, người trách nhiệm, người đạidiện của các nhóm đối tượng ví dụ nhóm trẻ em, người cao tuổi, nhóm ngườikhuyết tật, nhóm người nghèo và cả các nhóm đối tượng kinh tế v.v Nhucầu thông tin về các nhóm đối tượng này là rất lớn bởi vì đó là cácđối tượng của lãnh đạo, quản lỷ cần phải tác động và thu hút thamgia vào thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý.

2.1.4 Nhu cầu thông tin về tình hình kinh tế - xã hội

Lãnh đạo, quản lý nhằm cải thiện đời sống kinh tế - xã hội do vậy nhu cầu

về tình hình kinh tế xã hội nói chung của đất nước và của cơ sở là rất cấpthiết Các mục tiêu phát triển, các quyết định, các kế hoạch hành động, cáchướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức cần phải căn cứ vào tình hình kinh tế - xã hội cụthể

2.2 Nhu cầu thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học

2.2.1 Nhu cầu thu thập thông tin một cách khoa học

Thông tin rất đa dạng Do vậy, cần phải thu thập một cách khoa học để cóđược thông tin chính xác, đầy đủ và đáng tin cậy Để làm điều này cần ápdụng các phương pháp khoa học, ví dụ cần áp dụng các phương pháp tiếp cậnghi chép, lưu giữ thông tin mội cách hệ thống, tỉ mỉ, rõ ràng, chính xác theonhững quy trình, hình thức nhất định Ví dụ, cần lập các tệp hồ sơ dừ liệu, saochụp và lưu giữ thông tin có sẵn, điều tra và khảo sát để có thông tin mới.Tránh tùy tiện, cảm tính, thiên vị trong việc thu thập thông tin

2.2.2 Nhu cầu xử lý thông tin một cách khoa học

Thông tin thu được cần phải được xử lý một cách khoa học tức là cần ápdụng các phương pháp phân loại, so sánh, đối chiếu lập sơ đồ, lập biểu, lậpbảng, tính toán các số liệu, chọn lọc các dữ liệu định tính, tìm ra các mối liên

hệ giữa các thông tin Xử lý bằng các phương pháp thống kê và các phương

pháp phân tích định tính cùng các loại phương pháp khác, cần khách

quan nghiêm túc trong xử lý thông tin.

2.3 Quy trình thu thập và xử lý thông tin

2.3.1 Quy trình thu thập thông tin

Quy trình thu thập và xử lý thông tin đóng vai trò quyết định tới chấtlượng thông tin Sẽ không có thông tin chính xác nếu như không áp dụngđúng quy trình thu thập và xử lý thông tin Quy trình thu thập thông tin baogồm các bước cơ bản như sau:

Xác định nội dung thông tin cần thu thập: Đây là bước đầu tiên trong quytrình thu thập thông tin, xác định nội dung cần thu thập thông tin là gì? Mụcđích thu thập thông tin để làm gì? Đối lãnh đạo, quản lý thì mục đích thu thậpthông tin chủ yếu là phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý

Xác định đối tượng cung cấp thông tin: Sau khi xác định được nội dung thông tin cần thu thập thì cần xác định những ai sẽ là người cung cấp thông

tin liên quan tới nội dung cần thu thập

Xác định phương pháp thu thập thông tin: Trên cơ sở xác định nôi dung,đối tượng cung cấp thông tin, cần xác định sẽ sử dụng phương pháp thu thậpthông tin nào

Xây dựng các bộ công cụ đê thu thập thông tin: Sau đó sẽ tiến hành xây

dựng các bộ công cụ hỗ trợ cho việc thu thập thông tin như bảng hỏi, hướng dẫn phỏng vấn sâu, hướng dẫn thảo luận nhóm, hướng dẫn ghi chú quan sát, v.v

Lựa chọn nhân sự thu thập thông tin: Tiếp theo sẽ là việc lựa chọn cán bộ

đi thu thập thông tin Tùy thuộc vào phương pháp sử dụng, năng lực cán bộ

mà có những phân công nhiệm vụ sao cho phù hợp

Tổ chức thu thập thông tin Cuối cùng là giai đoạn tổ chúc thu thập thôngtin Bước này bao gồm hàng loạt các hoạt động liên quan như tập huấn cán

bộ, liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tài chính, v.v

2.3.2 Quy trình xử lý thông tin

Dữ liệu đã thu thập được mới chỉ là thông tin thô, để đáp ứng được yêucầu lãnh đạo, quản lý, các thông tin thu được cần phải được xử lý và phântích Việc xử lý và phân tích dữ liệu đòi hỏi phải tuân thủ quy trình chặt chẽ.Các nhà nghiên cứu đã đưa ra quy trình xử lý dữ liệu như sau[3]:

Mã hóa thông tin Mã hóa thông tin là quá trình tóm tắt các câu trả lời củacuộc điều ra thành các loại có đầy đủ ý nghĩa đế nhận dạng các mẫu Quátrình mã hóa bao gồm hai bước:

Một là, xây dựng khung mã hóa Thông thường công việc này không khó,khung mã hóa chính là các phương án trả lời trong các câu hỏi kháo sát vànhư vậy thì không mất nhiều thời gian đế xác định khung mã hóa

Hai là, quy định các giá trị tương ứng Bước này có vai trò quan trọng vàmất thời gian trong hoạt động mã hóa, việc quy định giá trị của các phương ántrả lời thông thường được áp dụng quy luật chuyển đổi từ dạng ngôn ngữ sangdạng sổ Việc mã hóa có trình tự bắt đầu từ số một và thống nhất cho tất cảcác trường hợp Ví dụ với câu hỏi về giứi tính, chỉ có hai phương án trả lời làNam và Nữ Quy định tương ứng cho hai phương án trả lời có thể là: l=Nam;2=Nữ và được thống nhất cho tất cả các trường hợp

Biên tập dừ liệu Biên tập dừ liệu là quá trình xem xét các câu hỏi tổng hợpcác phương án trả lời nhằm phát hiện và sửa lỗi Quá trình này bao gồm kiểmtra các thông tin thu được nhằm đảm bảo thông tin phải đầy đủ, chính xác vàphù hợp

- Tính đầy đủ của thông tin, xác nhận rằng tất cả các câu hỏi liên quan đãđược trả lời và các câu trả lời đã được ghi lại Điều này không có nghĩa là tất

cả các câu hỏi phải được hỏi, bởi vì thực tế sẽ có những câu hỏi không đượchỏi trong một vài trường hợp

- Tính chính xác, đảm bảo rằng tất cả các câu trả lời đã được ghi lại và dễnhận dạng Điều này đảm bảo các phương án trả lời đưực ghi lại một cáchchính xác, dễ nhận ra, tránh nhầm lẫn

- Tính phù hợp, ngụ ý rằng việc kiểm tra tất cả các mối quan hệ lôgíc giữacác câu hỏi cần được coi trọng Tính phù hợp xác định rằng người phỏng vấn

có diễn giải các câu hỏi cùng một cách cho tất cả các trường hợp hay không Nhập dữ liệu vào mảy tính Sau khi mã hóa dữ liệu, cần phải nhập các

dữ liệu được mã hóa đó vào máy tính để tiến hành xử lý Hiện nay có khánhiều phần mềm máy tính cho phép xử lý dữ liệu như: Foxpro; SPSS;

NVIVO, v.v Tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm nào thì việc nhập dữ liệu

phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhận dạng đồng nhất, dạng vào dữ liệu phải yêu cầu mỗi bản ghi có mộtdạng đồng nhất (ID) trước khi nhập bất cứ dữ liệu nào khác Tức là phải nhậndạng được các trường hợp

- Tên biến, dạng dừ liệu được nhập vào mồi biến phải được định nghĩa rõràng và tên đồng nhất

- Kiểm soát chất lượng, dạng dữ liệu phải cho phép kiềm tra chất lượng(kiểm tra loại; kiêm tra tính lôgíc; kiểm tra sự tin cậy)

Chiết xuất dữ liệu, yêu cầu phần mềm xử lý phải cho ra kết giống như cácphần mềm xử lý khác Đây chính là việc sử dụng các mô hình lý thuyết vàthống kê đế phân tích dữ liệu

Làm sạch dữ liệu, là khâu cuối cùng trước khi cho ra các kết quả xứ lý Cónhiều cách để làm sạch dữ liệu, theo cách đơn giản nhất, người nghiên cứu cóthể làm sạch theo 2 cách cơ bản[4] Thứ nhất, làm sạch mã có thể, là việckiểm tra lại tất cả các biến số cho mã không thể có Ví dụ như biến số giớitính, chỉ có mã 1=Nam và 2=Nữ, nếu thấy có mã 4 thì là sai Thứ hai, làmsạch ngẫu nhiên, là việc kiểm tra chéo hai biến sổ và tìm sự kếthợp không lôgíc Ví dụ, kiểm tra chéo biến giáo dục và nghề nghiệp, nếu mộtngười được ghi chưa học hết lóp 8, đồng thời được ghi là bác sĩ thì là khôngphù hợp

2.4 Kỹ năng thu thập thông tin

2.4.1 Kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết

Để xác định được loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ năng như:

- Kỹ năng nắm chắc mục đích, yêu cầu: cần thông tin để làm gì, về điều gì

- Kỹ năng phân loại thông tin: cần trả lời câu hỏi đã có những thông tin gì,còn thiếu những thông tin gì

- Kỹ năng phân loại hình thức thông tin định lượng ví dụ các số liệu vàthông tin định tính ví dụ các câu chuyện, các mẩu tin, các thông điệp, các hìnhảnh, các âm thanh

- Kỹ năng xác định loại thông tin theo mức độ rất cần thiết, cân thiết, bìnhthường có cũng được chua có cũng được, chưa cần thiết và rất không cầnthiết Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trang vào loại thông tin rất cần thiết

và cần thiết

2.4.2 Kỹ năng xác định nguồn thông tin

Để thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin đó từ đâu, tức là nguồn tin

Kỹ năng xác định nguồn thông tin đòi hỏi phải làm rõ loại thông tin cầnthiết và rất cần thiết đó ở đâu, cụ thể là kỳ năng tra lời những câu hỏi như:

- Ai nắm giữ, sở hữu thông tin?

- Ai có thể cung cấp thông tin?

- Ai có quyền đưa ra thông tin?

Kỹ năng xác định nguồn thông tin còn liên quan tới kỹ năng đặt và trả lờinhững câu hỏi khác về nguồn tin liên quan tới địa điểm, thời gian, cách tiếpcận nguồn tin

2.4.3 Kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin

Lựa chọn các phương pháp thu thập thông tin là yếu tố quan trọng đảmbảo thông tin thu được có kịp thời, chính xác, đảm bảo tính khách quan haykhông Việc lựa chọn các phương pháp/kỹ thuật thu thập thông tin phụ thuộcvào các yếu tố như thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thuthập, V.V Trên cơ sở cân nhắc các yếu tố trên, có thể lựa chọn các phươngpháp thu thập thông tin cơ bản như sau:

Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Đây là phương pháp sử dụng kháphổ biến trong việc thu thập thông tin quản lý Để sử dụng phương pháp nàycần phải xây dựng một bộ câu hỏi theo một trật tự lôgíc nhất định, phù hợpvới nội dung thông tin cần thu thập Thông tin thu được từ phương pháp nàythường là những thông tin mang tính định lượng Bộ câu hỏi trong bảng hỏicần được xây dựng dựa trên việc trả lời các câu hỏi sau:

- Bộ câu hỏi này sẽ hỏi ai? (Ai sẽ là người trả lời bảng hỏi)

- Bảng hỏi được người trả lời trực tiếp đọc và trả lời hay có người phỏngvấn? (sử dụng biện pháp phỏng vấn hay phát vấn)

- Lôgíc của bảng hỏi như thế nào? (các câu hỏi bắt đầu từ vấn đề chung tớivấn đề riêng hay ngược lại)

Phương pháp phỏng vấn sâu cá nhân Đây là phương pháp thu thập thôngtin bằng việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân, tập trung đi sâu vào một sốkhía cạnh cần quan tâm, phục vụ cho việc thu thập thông tin quản lý Sử dụngphương pháp này đòi hỏi người phỏng vấn phải am hiểu sâu sắc về nội dungthông tin cần thu thập, đồng thời phải có kỹ năng giao tiếp, tương tác phùhợp với người được phỏng vấn (người cung cấp thông tin)

Phương pháp thảo luận nhóm tập trung Đây là phương pháp thu thậpthông tin thông qua phỏng vấn một nhóm người có cùng hoàn cảnh, hay cùngkinh nghiệm về nội dung cần thu thập thông tin Để thu thập thông tin hiệuquả, cuộc thảo luận đòi hỏi phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Quy mô nhóm được phỏng vấn chỉ khoảng 6-8 người, các thành viêntham gia thảo luận nhóm đáp ứng một số yêu cầu như có hiểu biết về nộidung cần thu thập thông tin, địa vị xã hội tương đối ngang nhau

- Quy trình tiến hành theo 3 bước cơ bản: 1) Làm quen và giới thiệu mụctiêu của thảo luận; 2) Tiến hành thảo luận về nội dung cần thu thập thông tin

và 3) Kết luận những nội dung đã thống nhất và chưa thống nhất

- Người điều khiển thảo luận cần phải có những kỹ năng tốt trong việc đặt

câu hỏi, gợi mở cho các thành viên tham gia ý kiến, điều chỉnh và kiểm soát các thành viên sao cho ai cũng có cơ hội trình bày ý kiến.

Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có Đây là phương pháp thu thập thôngtin thông qua việc phân tích các tài liệu đã có về nội dung cần quan tâm Phântích nội dung tài liệu là cách thức sử dụng các kỹ thuật, thao tác khoa học, hệthống, khách quan đế vạch ra những đặc điểm và tính chất của nội dung tàiliệu Để đạt được kết quả tốt trong phân tích nội dung tài liệu có thể sử dụngmột số kỳ thuật sau:

- Kiểm tra, làm sạch tài liệu: Mục đích cùa việc kiểm tra, làm sạch tài liệu

là đảm bảo dữ liệu có độ tin cậy, xác thực và tính chính xác cao

- Trích dẫn tài liệu: Việc trích dần phải đảm bảo tính chính xác, trung thựcvới nội dung tài liệu Trích dẫn tài liệu có thế bao gồm, trích dẫn nguyên vănnhững nội dung trong tài liệu, điều này giúp cho phân tích, mô tả nghiên cứusinh động hơn, nhưng cũng có thể trích dẫn ý nghĩa của nội dung thông tin.Tuy nhiên cả hai loại trích dẫn này đều phải đảm bảo tính trung thực về thôngtin

- Lập bảng, biểu tóm tắt nội dung tài liệu: Mục đích lập bảng, biểu trongphân tích tài liệu là tóm tắt nội dung tài liệu theo trật lự, lôgíc nhất định đểlàm rõ ý tưởng nghiên cứu

- Xây dựng các mô hình: Mục đích của việc này nhằm tập trung vào tìmhiếu các mô hình về mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự vật, các cá nhân,nhóm xã hội Tìm hiểu xem có bao nhiêu mối liên hệ, kiểu liên hệ, và quantrọng là mô hình miêu tả thành phần, cấu trúc của các sự kiện xã hội, cácmạng lưới xã hội

- Nhận xét và rút ra kết luận: Mục đích cuối cùng trong phân tích nội dungtài liệu là phải rút ra được những nhận xét và kết luận về những thông tin liên

quan tới cuộc nghiên cứu Kết luận xem nội dung tài liệu nói gì tới vấn đề,

sự kiện, nội dung cần thu thập thông tin.

2.4.4 Kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan

Quan sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin trong quản

lý Trong nghiên cứu khoa học phương pháp quan sát được hiểu là “quá trìnhtri giác và ghi chép mọi yếu tố có liên quan tới đối tượng nghiên cứu phù hợpvới đề tài và mục tiêu nghiên cứu”[5] Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát làhoạt động thu thập thông tin thông qua việc sử dụng các giác quan và phươngtiện hỗ trợ để thu được những thông tin quản lý

Có nhiều cách phân loại khác nhau về phương pháp quan sát như quan sáttheo chuẩn mực và quan sát tự do; quan sát công khai và quan sát bí mật;quan sát một lần và quan sát nhiều lần, V.V Tuy nhiên, phổ biến nhất là việcphân chia phương pháp quan sát thành hai loại là phương pháp quan sát tham

dự và quan sát không tham dự

Quan sát tham dự là phương pháp quan sát mà ở đó người đi quan sát trựctiếp tham gia vào các hoạt động của người được quan sát Trong hoạt độngquản lý, phương pháp quan sát tham dự có thể được sử dụng thông qua việccán bộ sinh hoạt “ba cùng” với dân

Quan sát không tham dự là phương pháp quan sát mà người quan sát hoàntoàn ở bên ngoài hoạt động của người được quan sát Người quan sát hoàntoàn đứng ngoài đề theo dõi các tình huống và đơn thuần ghi lại những diễnbiến đang diễn ra

Để thu thập được đầy đủ các thông tin thông qua phương pháp quan sát,người quan sát có thể sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để hỗ trợ như

máy quay phim, máy ảnh, máy ghi âm, v.v

2.4.5 Kỹ năng tìm đọc thông tin

Tìm đọc thông tin từ báo cần chọn lọc loại báo và nhanh chóng xác địnhloại bài cần đọc từ báo đã được lựa chọn, cần đọc các bài đã lựa chọn mộtcách kỹ lưỡng Có thể cần tìm hiểu thêm các nguồn thông tin khác để đảmbảo chắc chắn