HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THU MUA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY HÀ NỘI

Chứng từ hàng hoá là yếu tố rất quan trọng, là cơ sở cho việc hạch toán và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp.Chính vì vậy nếu tổ chức tốt các chứng từ về hàng hoá sẽ rất thuận lợi cho việc hạ

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THU MUA VÀ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ PHÒNG CHÁY CHỮA CHÁY HÀ

NỘI.

I.Đánh giá khái quát tình hình kế toán thu mua và tiêu thụ tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước đã đề ra nhiều chủ trương, đường lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài nên các doanh nghiệp được quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở doanh nghiệp nhưng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nước Vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu quản lý và tình hình mới

Qua hơn 10 năm thành lập bộ phận kế toán công ty nói chung và kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp nói riêng đã được tiến hành tương đối hoàn chỉnh cả về tổ chức chứng từ kế toán và cách thức hạch toán

1 Tổ chức chứng từ kế toán.

Chứng từ hàng hoá là yếu tố rất quan trọng, là cơ sở cho việc hạch toán và ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp.Chính vì vậy nếu tổ chức tốt các chứng từ về hàng hoá sẽ rất thuận lợi cho việc hạch toán sau này.Hiện nay việc tổ chức chứng

từ hàng hoá đã được các nhân viên kế toán công ty thực hiện khá tốt.Cụ thể:

- Các chứng từ về hàng hoá được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu như là Hoá Đơn giá trị gia tăng, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu,…đều phù hợp với yêu cầu của từng nghiệp vụ kinh tế hàng hoá phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ cho các nghiệp vụ này khi xảy ra sai phạm

- Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế về hàng hoá phát sinh đều được các nhân viên kế toán ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ

- Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử

lý kịp thời.Việc kiểm tra chứng từ hàng hoá trước khi ghi sổ là cần thiết để đảm bảo cho số liệu kế toán được chính xác.Việc kiểm tra nhằm xác định xem các chứng từ về hàng hoá có hợp lý, hợp lệ hay không? Nếu việc lập chứng từ

có sai sót đều được xử lý theo đúng quy định trước khi ghi sổ kế toán

-Do mô hình bộ máy kế toán tập trung nên việc luân chuyển chứng từ hàng hoá diễn ra nhanh chóng tiết kiệm thời gian và chi phí

- Các chứng từ hàng hoá đều phải được phân loại và sắp xếp theo từng hợp đồng mua bán hàng hoá và theo trình tự thời gian (theo từng tháng).Các chứng từ về hàng hoá nhập khẩu có thêm các CO, CQ, tờ khai hải quan của lô hàng nhập khẩu,

- Các chứng từ hàng hoá sau khi đã tiến hành ghi sổ các nhân viên kế toán

sẽ tiến hành lưu trữ chứng từ.Việc bảo quản và lưu trữ này được nhân viên kế toán thực hiện hết sức cẩn thận.Các chứng từ này được cho vào trong các hòm

tủ tránh mối mọt và theo các ngăn tủ riêng để tiện lấy khi cần thiết

Mặc dù bộ phận kế toán đã có nhiều cố gắng trong việc tổ chức chứng từ

kế toán nhưng hiện tại vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục:

- Thông thường các đơn vị kinh doanh tiến hành kiểm kê các loại hàng hoá ở kho của công ty để kiểm tra số lượng, chất lượng thực tế của các loại hàng hoá so với giá trị trên sổ kế toán.Song ở Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội, các nhân viên kế toán ở Công ty thường ít khi tiến hành kiểm kê kho.Do vậy phòng kế toán cũng không sử dụng “Biên bản kiểm

kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá”

- Tại phòng kế toán có một số nhân viên trẻ mới ra trường kinh nghiệm còn ít nên trong nhiều trường hợp đã xảy ra những sai sót trong việc lập chứng từ hàng hoá

-Việc bảo quản chứng từ hàng hoá được các nhân viên phòng kế toán thực hiện cẩn thận.Tuy nhiên việc sắp xếp, lưu giữ, bảo quản chứng từ vẫn là thủ công.Do công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán nên việc tìm kiếm các chứng từ hàng hoá của các năm trước thường rất khó khăn

2 Đối với kế toán thu mua hàng hoá.

Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá trình thu mua hàng hoá là hợp lý, vì Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội là một Công ty thương mại kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau.Do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu mua hàng hoá hàng ngày nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán

Tài khoản kế toán là công cụ để kế toán viên tiến hành công tác hạch toán.Tại công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội đã sử dụng nhiều tài khoản như: TK151, TK156, TK153,… để phục vụ cho công tác kế toán thu mua hàng hoá của công ty.Nhìn chung các tài khoản này phần lớn đã đáp ứng được yêu cầu của công việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá trong kỳ

Tuy nhiên các tài khoản kế toán 156, 151, 133 còn chưa được mở thành các tài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 để có thể phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình thu mua các loại hàng hoá của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán

Bên cạnh đó các loại hàng hoá mà công ty mua thường phải nhập khẩu ở nước ngoài nên thường dùng ngoại tệ là đồng đô la Mỹ(USD), đồng Yên Nhật (JPN) hay đồng EURO để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp song công

ty cũng không mở TK 007”Ngoại tệ các loại” và TK 413”Chênh lệch tỷ giá hối đoái” để theo dõi các loại ngoại tệ mà chỉ theo dõi thông qua sổ phụ ở các ngân hàng

Công ty áp dụng hình thức ghi sổ là hình thức nhật ký sổ cái.Hình thức ghi sổ này khá phù hợp với đặc điểm tổ chức công tác hạch toán tại công ty.Bởi Công ty là một doanh nghiệp thương mại do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ phần lớn là liên quan đến hàng hoá.Việc ghi sổ đối với hình thức nhật ký sổ cái đơn giản giúp cho việc phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế hàng hoá phát sinh vào sổ trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn rất nhiều.Đối với kế toán thu mua hàng hoá việc lựa chọn hình thức ghi sổ này giúp cho phòng kế toán có thể phản ánh các nghiệp vụ thu mua hàng hoá một cách dễ dàng, tiện lợi cho việc kiểm soát tốt các loại hàng hoá thu mua cả về số lượng

và giá trị

Về hệ thống sổ chi tiết: Bộ phận kế toán đã sử dụng các loại sổ chi tiết vật liệu hàng hoá để tiến hành theo dõi số lượng, giá trị hàng hoá nhập trong kỳ

và các sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi công nợ phải trả.Tuy vậy, do công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá đa dạng lại chưa sử dụng phần mềm kế toán nên việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá thu mua được tiến hành một cách thủ công vì vậy số lượng sổ chi tiết hàng hoá rất nhiều làm cho việc ghi sổ và sửa chữa sổ chi tiết trở nên khó khăn hơn.Để khắc phục điều này các nhân viên kế toán đã tiến hành kết hợp một số mặt hàng nhằm mục đích giảm bớt số lượng sổ chi tiết hàng hoá.Tuy vậy việc kết hợp trong ghi sổ chi tiết còn nhiều chỗ chưa hợp lý.Chẳng hạn như việc kết hợp giữa các loại

bình chữa cháy với các loại vòi chữa cháy hoặc giữa bình chữa cháy với các đầu báo khói, trung tâm báo cháy, trong cùng một quyển sổ chi tiết vật liệu hàng hoá.Điều này sẽ gây ra sự phức tạp, thiếu khoa học, không đồng bộ trong việc ghi sổ chi tiết vật liệu hàng hoá

3 Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá.

Nhìn chung kế toán tiêu thụ hàng hoá ở công ty thực hiện tương đối tốt.Kế toán tiêu thụ hàng hoá đã phản ánh trung thực, chính xác số lượng và giá trị hàng xuất bán, phối hợp tốt với kế toán thanh toán để đảm bảo theo dõi công nợ phải thu của từng khách hàng và tiến hành thu đúng, đủ tiền hàng của khách hàng.Song bên cạnh đó kế toán tiêu thụ hàng hoá vẫn còn một số hạn chế cần phải khắc phục

Về hệ thống tài khoản áp dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá khá phù hợp.Các tài khoản doanh thu (511), giá vốn (632),…Tuy vậy có một số tài khoản liên quan đến việc hạch toán tiêu thụ thì kế toán tiêu thụ vẫn chưa lập, chẳng hạn như TK 641” Chi phí bán hàng”.Do kế toán tiêu thụ không mở tài khoản này nên dẫn đến việc nhiều loại chi phí phát sinh trong kỳ liên quan đến hàng hoá công ty đều đưa vào tài khoản 642 ”Chi phí quản lý doanh nghiệp”.Việc định khoản kế toán như vậy không đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Hệ thống sổ chi tiết được kế toán viên sử dụng để ghi chép khá đầy đủ.Nhờ vậy mà việc theo dõi doanh thu giá vốn hàng bán được theo dõi tương đối chặt chẽ, việc theo dõi công nợ phải thu đối với khách hàng rất sát sao Đối với Nhật ký - Sổ Cái: Mỗi nghiệp vụ về hàng hoá phát sinh đều được ghi vào 2 phần: phần nhật ký và phần sổ cái.Điều này rất tiện lợi cho việc các nhân viên kế toán đối chiếu số liệu mỗi lần ghi sổ làm giảm sai sót, tăng độ chính xác của sổ Nhật Ký- Sổ Cái.Song tuy nhiên việc công ty chọn hình thức

nhật ký sổ cái cũng có những nhược điểm nhất định.Ví dụ như với hình thức nhật ký sổ cái thì hạn chế việc mở nhiều tài khoản bởi nếu mở nhiều tài khoản

sẽ làm cho việc ghi, trình bày sổ phải được thực hiện trên nhiều trang mà việc xem xét sổ trở nên bất tiện

Tại công ty việc ghi sổ nhật ký sổ cái được các nhân viên kế toán thực hiện trên EXCEL nên việc ghi sổ diễn ra nhanh chóng, sửa chữa sổ trở nên dễ dàng hơn.Hơn nữa việc ghi sổ nhật ký sổ cái trên EXCEL còn tiết kiệm thời gian kiểm tra rà soát khi có sai sót ở trên nhật ký sổ cái.Đồng thời công việc lưu trữ và bảo quản cũng dễ dàng hơn

II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội.

1 Tổ chức hoàn thiện chứng từ kế toán.

Các nhân viên kế toán định kỳ cần phải xuống kho để tiến hành việc kiểm

kê hàng hoá tại kho.Để có thể theo dõi một cách chính xác giá trị, số lượng thực tế của hàng hoá tại kho so với giá trị và số lượng trên sổ kế toán Sau khi tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho các nhân viên kiểm kê cần lập “Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá”.Biên bản này cho biết giá trị, số lượng thực tế của hàng hoá tại kho, để từ đó các nhân viên kế toán tiến hành điều chỉnh, xử lý

và ghi sổ kế toán một cách chính xác

Ví dụ 3: Ngày 30/6/2005 các nhân viên phòng kế toán tiến hành kiểm kê hàng hoá tại kho Thanh Xuân và lập biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá Trong biên bản kiểm kê ban kiểm kê ghi rõ số lượng, đơn giá, từng loại hàng hoá kiểm kê tại kho và ghi số chênh lệch giữa số lượng, giá trị hàng hoá kiểm kê với số lượng và giá trị hàng hoá trên sổ trên sổ kế toán (Cụ thể xem ở trang 46)

Hiện tại nhà nước đã và đang ban hành nhiều văn bản để nhằm hoàn thiện

hệ thống thuế, chế độ kế toán doanh nghiệp và tạo môi trường thuận lợi cho

việc kinh doanh và quản lý doanh nghiệp.Do vậy để có thể tổ chức tốt công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá thì các nhân viên kế toán cần phải chú ý cập nhật các thông tin liên quan.Muốn vậy công ty cần tạo điều kiện thuận lợi cho các nhân viên kế toán tham gia các chương trình đào tạo ngắn

và dài hạn, các buổi giải đáp về thuế do Cục thuế Hà Nội tổ chức nhằm nâng cao trình độ kế toán của từng cá nhân hoặc chi tiền cho việc mua sách, lắp đặt

hệ thống Internet để các nhân viên có thể tìm kiếm trên mạng các thông tin liên quan đến công tác kế toán thu mua và tiêu thụ hàng hoá.Đặc biệt các nhân viên mới làm việc tại công ty cần chú ý trong việc lập các chứng từ hàng hoá để giảm thiều sai sót trong khâu lập chứng từ

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán như: Phần mềm kế toán Fast, enter… Công ty có thể lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty.Việc áp dụng phần mềm kế toán có nhiều hữu dụng, cung cấp các thông tin về nhập xuất tồn hàng hoá một cách nhanh chóng,chính xác giúp nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định phù hợp.Đồng thời việc sử dụng phần mềm kế toán còn giảm bớt công tác ghi thủ công, tiết kiệm thời gian trong việc kiểm tra, rà soát, tìm kiếm chứng từ hàng hoá của các năm trước

Đơn vị:Công ty TNHH Thiết bị PCCC Hà nội.

Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá

- Thời điểm kiểm kê:…10 giờ…00 ngày…30 tháng.6.năm…2005…

- Ban kiểm kê gồm có:

Bà: Chu Hồng Ngọc………Trưởng ban

Bà:.Trần Thị Hiền………… Uỷ viên

Bà: Trương Lan Anh……… Uỷ viên

- Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dưới đây:

-STT Tên, nhãn hiệu,

quy cách vật

tư(sản phẩm,

hàng hoá)

Mã số

Đơn

vị tính

Đơn giá

Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất

Số lượng Thành tiền Số

lượng

Thành tiền Thừa Thiếu Còn tốt

100%

kém phẩm chất

1 Bình chữa cháy

MFZ4

Cái 180.000 200 36.000.000 200 36.000.000 0 *

2 Vòi cc D50 m 70.000 200 14.000.000 198 13.860.000 140.000 *

Tổng cộng

Ngày.30.tháng.6.năm 2005

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê

(ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

(Ký, họ tên) Nguyễn ái Nga Nguyễn Vân Anh Chu Hồng Ngọc

2 Đối với kế toán thu mua hàng hoá

*)Về hệ thống các tài khoản kế toán phục vụ cho công tác hạch toán thu mua hàng hoá cũng cần được điều chỉnh lại cho phù hợp với quá trình kinh doanh và công tác hạch toán tại đơn vị.Một số tài khoản liên quan đến quá trình thu mua cần được mở chi tiết thành các tiểu khoản, và một số tài khoản cần được mở thêm.Cụ thể như sau:

- Tài khoản 156”Hàng hoá” cần được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3:

+ TK1561: Giá mua hàng hoá

+ TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá

Trong đó Tài khoản 1561 có thể được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau:

+TK 15611: Các loại bình chữa cháy( Bình MFZ4, MFZ8, MT35, )

+TK 15612: Các loại vòi chữa cháy( D50, D65)

+TK 15613: Các loại máy bơm chữa cháy (Pentax-Italia, )

+TK 15614: Các loại trung tâm báo cháy (5 Kênh, 10 kênh, 20 kênh,.) +TK 15615: Đầu báo khói, Van chữa cháy,…

- Tài khoản 133 cũng cần được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 như sau:

+TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ kỳ

Kế toán cũng cần mở thêm tài khoản khác như:

- Tài khoản 159”Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

- Tài khoản 007”Ngoại tệ các loại” và Tài khoản 413” Chênh lệch tỷ giá hối đoái”

*)Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:

Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty TNHH Thiết bị Phòng cháy Chữa cháy Hà Nội nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo.Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho

Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho.Cuối kỳ,

nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

*)Về sổ sách kế toán: Nhìn chung công tác tổ chức hệ thống sổ sách phục vụ cho

kế toán thu mua hàng hoá của công ty khá tốt.Hình thức ghi sổ Nhật ký - sổ Cái khác phù hợp.Song để tiện lợi hơn trong việc ghi sổ kế toán và có thể mở thêm tài khoản để việc theo dõi hàng hoá được tốt hơn thì công ty có thể lựa chọn hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ

Về hệ thống sổ chi tiết của hình thức chứng từ ghi sổ cũng không khác so với hình thức nhật ký - sổ cái.Riêng sổ Cái của hình thức chứng từ ghi sổ được mở riêng cho từng tài khoản.Mỗi tài khoản được mở trong một hoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ thu mua hàng hoá phát sinh nhiều hay ít.Và như vậy nếu công ty mở thêm tài khoản để theo dõi thì việc ghi sổ cái cũng trở nên

dễ dàng hơn rất nhiều

Song tuy nhiên độ chính xác của việc ghi sổ đối với hình thức chứng từ ghi sổ cũng kém hơn so với độ chính xác của hình thức nhật ký sổ cái bởi vì khả năng đối chiếu ở hình thức nhật ký sổ cái cao hơn.Mặt khác hàng ngày bộ phận kế toán phải vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cuối kỳ lập thêm bảng cân đối số phát sinh để tiến hành đối chiếu

3 Đối với kế toán tiêu thụ hàng hoá.