Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và đó hoàn thànhPhõn tớch nghiệp vụ kế toỏn trờn cơ sở chứng từ gốc để : Định khoản cho cỏc nghiệp vụ kế toỏn Cập nhật chứng từ
Trang 1Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và đó hoàn thành
Phõn tớch nghiệp vụ kế toỏn trờn cơ sở chứng từ gốc để :
Định khoản cho cỏc nghiệp vụ kế toỏn
Cập nhật chứng từ vào mỏy tớnh như : chứng từ nhập xuất hàng húa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…
In ra cỏc bỏo cỏo : bỏo cỏo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, bỏo cỏo hàng tồn kho, thẻ kho…
Ghi chộp những nghiệp vụ đó được phõn tớch vào nhật ký chung theo một trỡnh tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung.
Điều chỉnh số liệu để phản ỏnh đỳng chi phớ cũng như doanh thu đạt được trong kỳ : Lập bảng cõn đối số phỏt sinh
Kết chuyển số liệu trờn cỏc tài khoản tạm thời để : Tớnh giỏ thành sản phẩm
Tớnh kết quả hoạt động kinh doanh…
Tổng hợp số liệu từ tài khoản và từ cỏc tài liệu cú liờn quan để lập bỏo cỏo tài chớnh như : Lập bảng cõn đối kế toỏn.
Bảng bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh.
Bảng lưu chuyển tiền tệ.
Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.
Tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước
Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan để in ra bất kỳ lúc nào khi cần đến
Kiểm tra đối chiếu số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn đó lập, trờn những tài khoản tổng hợp
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRèNH
QUẢN Lí KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
1 Cỏc bước thực hiện cơ bản của kế toỏn doanh nghiệp
1 Mụ tả yờu cầu quản lý của chương trỡnh
a Quản lý tiền mặt
Chương trỡnh cú thể :
Trang 2 Quản lý cỏc khoản thu – chi của doanh nghiệp.
Xỏc định được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp
In ra cỏc phiếu thu – chi để xỏc định giao cho khỏch hàng hay để lưu trữ
Lập bỏo cỏo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong thỏng
Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như :
Lập bỏo cỏo chi tiết nhập xuất hàng húa
Lập bỏo cỏo tổng hợp nhập xuất hàng húa theo từng ngày, từng thỏng, từngkho, từng mặt hàng, từng khỏch hàng và từng nhà cung cấp
In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng với một khotrong khoảng thời gian xỏc định trong thỏng
In bỏo cỏo tồn kho :
Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trongtất cả cỏc kho hiện cú đến ngày cần biết
Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trong mộtkho cho đến ngày cần biết
Lập bỏo cỏo giỏ vốn của cỏc mặt hàng xuất bỏn trong thỏng
Bỏo cỏo giỏ hàng nhập : cho biết đơn giỏ cụ thể của từng mặt hàng Nếu mộtmặt hàng cú nhiều đơn giỏ nhập khỏc nhau thỡ phải liệt kờ tất cả đơn giỏ nhập
Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất trong thỏng
Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, chi phớ, tiềnmặt…
Tra cứu :
Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho
c Quản lý cụng nợ
Chương trỡnh cú thể
Quản lý hỡnh thức thanh toỏn cụng nợ giữa khỏch hàng với doanh nghiệp vàgiữa doanh nghiệp với nhà cung cấp
Đối với nhà cung cấp :
Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) thỡ sẽ làm cụng nợ nhà cung cấp tăng lờn
Trang 3Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) thỡ làmcụng nợ nhà cung cấp giảm.
Lập bỏo cỏo tổng hợp cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp
Lập bỏo cỏo cụng nợ chi tiết cho từng khỏch hàng và nhà cung cấp
Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, tiền mặt, hànghúa,…
Qua phõn tớch sơ đồ dũng dữ liệu và cỏc thụng tin khảo sỏt ban đầu, xõy dựngcỏc thực thể (lưu trữ những thụng tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chỳng Đúchớnh là bước xõy dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm cơ sở xõy dựng cỏc Table
và Relationship
4 Dữ liệu đầu vào và đầu ra của chương trỡnh
a Thụng tin nhập
Danh mục chứng từ
Danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản đối ứng
Danh mục hỡnh thức thanh toỏn
Cỏc loại phiếu : Phiếu nhập và phiếu xuất
b Thụng tin xuất
Trang 4Danh mục tài khoản Danh mục tài khoản đối ứng Danh mục kho Danh mục hàng húa Danh mục nhúm hàng Danh mục khỏch hàng Danh mục chứng từ
Danh mục nhà cung cấp Danh mục nhõn viờn Danh mục ngoại tệ Danh mục ngõn hàng Danh mục thuế
Danh mục hỡnh thức nhập xuấtDanh mục hỡnh thức thanh toỏn
Hệ thống cỏc danh mục
Phõn hệ kế toỏn tiền mặt
Cập nhật phiếu thu – chi
Bỏo cỏo tiền mặt Tổng hợp
Chi tiết Phõn hệ kế toỏn hàng húa
Cập nhật chứng từ nhập - xuất
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu, chi tồn quỹ tiền mặt
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh việc nhập xuất và tồn kho hàng húa
Bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp
5 Cấu trỳc chương trỡnh
Trang 5Bỏo cỏo hàng húa Tổng hợp
Chi tiết Phõn hệ kế toỏn cụng nợ
Cập nhật phiếu thu - chi
Bỏo cỏo cụng nợ Tổng hợp
Chi tiết
Trang 6Quản lý
Kế Toỏn Doanh Nghiệp
1 Quản lý Tiền mặt
2 Quản lý Hàng húa
3 Quản lý Cụng nợ
1.1 Cập nhật phiếu thu chi tiền mặt
1.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp
2.1 Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa
2.2 Cập nhật danh mục hàng húa
2.3 Bỏo cỏo hàng húa (Tổng hợp và chi tiết)
3.1 Cập nhật phiếu thu chi
3.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp
3.3 Bỏo cỏo cụng nợ (Tổng hợp và chi tiết) 1.3 Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ tiền mặt
6 Sơ đồ chức năng
Trang 7Cập nhật danh mục khỏch hàng
Ban quản lý
Bỏo cỏo danh mục hàng húa
Ban quản lý
Cập nhật phiếu thu chi
Lưu phiếu thu chi
Danh mục khỏch hàng
b2
a2
a1
a3
7 Sơ đồ luồng dữ liệu
Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa
a 1 Khỏch hàng mua hàng hoặc nhà cung cấp giao hàng
a 2 Lưu phiếu nhập xuất
a 3 Yờu cầu cập nhật danh mục hàng húa (Nếu là hàng húa mới)
a 4 Cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới)
a 5 Lưu thụng tin hàng húa mới
Điều chỉnh phiếu nhập xuất
b 1 Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (Do nhập và xuất sai sút)
b 2 Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưulại
Bỏo cỏo tồn kho
e 1 Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo tồn kho
Trang 8Danh mục hàng húa
Ký hiệu quan hệ 1 -> n :
e 2 Lấy số tồn từ danh mục hàng húa và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệu phiếunhập xuất để xỏc định số tồn kho cuối kỳ
e 3 Gửi ban quản lý bỏo cỏo tồn kho
Cập nhật phiếu thu chi
c 1 Ban quản lý chi trả nợ cho nhà cung cấp (Yờu cầu lập phiếu chi)
c 2 Khỏch hàng trả nợ (Yờu cầu lập phiếu thu)
c 3 Lưu phiếu thu chi đó lập
c 4 Yờu cầu cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới)
c 5 Lưu thụng tin khỏch hàng mới
Điều chỉnh phiếu thu chi
d 1 Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (Do nhập sai sút)
d 2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưu lại
Bỏo cỏo cụng nợ
f 1 Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo cụng nợ
f 2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khỏch hàng và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệuphiếu nhập xuất, tỡnh hỡnh thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xỏc định tăng giảm
nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ
f 3 Gửi ban quản lý bỏo cỏo cụng nợ
8 Sơ đồ quan hệ giữa cỏc thực thể
PHẦN III
CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRèNH
1 Cơ sở dữ liệu
Trang 9Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thụng tin, cú nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đú phổbiến nhất hiện nay là CSDL quan hệ.
Một CSDL quan hệ
Chứa dữ liệu trong cỏc bảng, được cấu tạo bởi cỏc dũng (mẫu tin), cột (trường)
Cho phộp lấy về (hay truy vấn) cỏc tập hợp dữ liệu con từ bảng
Cho phộp nối cỏc bảng với nhau cho mục đớch truy cập cỏc mẫu tin liờn quan vớinhau chứa trong cỏc bảng khỏc nhau
Bộ mỏy (Engine) cơ sở dữ liệu
Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ mỏy CSDL, là hệthống chương trỡnh quản lý cỏch thức chứa và trả về dữ liệu
Bảng và trường
Cỏc CSDL được cấu tạo từ cỏc bảng dựng thể hiện cỏc phõn nhúm dữ liệu Bảngchứa cỏc mẫu tin là cỏc mẫu dữ liệu riờng rẽ bờn trong phõn nhúm dữ liệu Mẫu tinchứa cỏc trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẫu tin
RecordSet
Khi tạo bảng cần nắm được cỏch thao tỏc với cỏc bảng Thao tỏc với cỏc bảngliờn quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ cỏc bảng khỏc cũng như việc kiểm tra vàsữa đổi cấu trỳc bảng Thao tỏc dữ liệu trong một bảng ta dựng Recordset
RecordSet là một cấu trỳc dữ liệu thể hiện một tập hợp con cỏc mẫu tin lấy về từCSDL
Mối quan hệ
Khúa chớnh : một trường được chỉ ra là khúa chớnh của bảng phục vụ cho việc xỏc
định duy nhất mẫu tin
Khúa ngoại : là khúa trong bảng liờn quan chứa bản sao của khúa chớnh của bản
chớnh
Mối quan hệ : là một cỏch định nghĩa chớnh thức hai bảng liờn hệ với nhau như thế
nào Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đó thụng bỏo với bộ mỏy CSDL rằng haitrường trong hai bảng liờn quan được nối với nhau
Hai trường liờn quan với nhau trong một mối quan hệ là khúa chớnh và khúa ngoại Ngoài việc ghộp cỏc mẫu tin liờn quan trong những bảng riờng biệt, mối quan hệcũn tận dụng thế mạnh của tớnh toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tớnh của bộ mỏyCSDL duy trỡ cỏc dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luụn luụn nhất quỏn Khi tớnhtoàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ mỏy CSDL sẽ ngăn cản khi xúa mộtmẫu tin khi cú cỏc mẫu tin khỏc tham chiếu đến nú trong CSDL
2 Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trỡnh
Microsoft Access cú giao diện tinh xảo và dễ dựng để tạo cỏc đối tượng CSDL
Trang 10a Bộ dữ liệu gốc của chương trỡnh
1 Tbl_DMCT : Danh mục chứng từ
2 Tbl_DMTK : Danh mục tài khoản
3 Tbl_DMTKDU : Danh mục tài khoản đối ứng
4 Tbl_DMKH : Danh mục khỏch hàng
Loại khỏch hàng : Để phõn biệt khỏch hàng cú cụng nợ hay khụng cú cụng nợ
5 Tbl_DMNCC : Danh mục nhà cung cấp
Trang 11PHONE Text 15 Điện thoại
6 Tbl_DMNV : Danh mục nhõn viờn
9 Tbl_DMTHUE : Danh mục thuế
MUC_THUE Number Double(Standard) Mức thuế
10 Tbl_DMNHOM : Danh mục nhúm hàng
Trang 1211 Tbl_DMHH : Danh mục hàng húa
DGN_VND Number Double(Standard) Đơn giỏ nhập VNDDGN_USD Number Double(Standard) Đơn giỏ nhập USDDGB_VND Number Double(Standard) Đơn giỏ bỏn VND
DGB_USD Number Double(Standard) Đơn giỏ bỏn USD
12 Tbl_DMKHO : Danh mục kho
13 Tbl_DMHTNX : Danh mục hỡnh thức nhập xuất
14 Tbl_DMHTTT : Danh mục hỡnh thức thanh toỏn
15 Tbl_TNDAUKY : Bảng xỏc định thỏng năm đầu kỳ kế toỏn
16 Tbl_THTCTQ : Bảng xỏc định tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ tiền mặt
Trang 13TON_DK Number Double(Standard) Tồn đầu kỳ
TON_CK Number Double(Standard) Tồn cuối kỳ
17 Tbl_SOQUYTM : Sổ quỹ tiền mặt
NGAY_GS Date/Time Short Date Ngày ghi sổ
NGAY_CT Date/Time Short Date Ngày chứng từ
TIEN_TV Number Double(Standard) Tiền thu vào
TIEN_CR Number Double(Standard) Tiền chi ra
18 Tbl_SODUTH
năm và tài khoản cú sốdư
SDNO_DK Number Double(Standard) Số dư nợ đầu kỳ
SDCO_DK Number Double(Standard) Số dư cú đầu kỳ
FSNO_TK Number Double(Standard) Phỏt sinh nợ trong kỳFSCO_TK Number Double(Standard) Phỏt sinh cú trong kỳSDNO_CK Number Double(Standard) Số dư nợ cuối kỳ
SDCO_CK Number Double(Standard) Số dư cú cuối kỳ
19 Tbl_HDNHAP : Húa đơn nhập
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập chứng từ
Trang 14TYGIA Number Double(Standard) Tỷ giỏ nhập
20 Tbl_HDNHAPCT : Húa đơn nhập chi tiết
DG_USD Number Double(Standard) Đơn giỏ USD
DG_VND Number Double(Standard) Đơn giỏ VND
TIEN_USD Number Double(Standard) Số tiền nguyờn tệ
TIEN_VND Number Double(Standard) Tiền quy đổi ra VNDTONGCONG Number Double(Standard) Tổng cộng
21 Tbl_HDXUAT : Húa đơn xuất
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập chứng từ
TYGIA Number Double(Standard) Tỷ giỏ nhập
22 Tbl_HDXUATCT : Húa đơn xuất chi tiết
Trang 15Field name Data type Size Description
SL_XUAT Number Long Integer Số lượng xuất
DG_USD Number Double(Standard) Đơn giỏ USD
DG_VND Number Double(Standard) Đơn giỏ VND
TIEN_USD Number Double(Standard) Số tiền nguyờn tệTIEN_VND Number Double(Standard) Tiền quy đổi ra VNDTONGCONG Number Double(Standard) Tổng cộng
23 Tbl_PHIEUTHU : Phiếu thu tiền mặt
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập
TIEN_TT Number Double(Standard) Tiền thanh toỏnTYGIA_TT Number Double(Standard) Tỷ giỏ thực tế
DOIRA_VND Number Double(Standard) Đổi ra tiền VND
Trang 1624 Tbl_PHIEUCHI : Phiếu chi tiền mặt
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập
TIEN_TT Number Double(Standard) Tiền thanh toỏnTYGIA_TT Number Double(Standard) Tỷ giỏ thực tếDOIRA_VND Number Double(Standard) Đổi ra tiền VND
25 Tbl_PHIEUTHUCN : Phiếu thu cụng nợ
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập chứng từ
TIEN_VND Number Double(Standard) Tiền VND
TIEN_USD Number Double(Standard) Tiền USD
26 Tbl_PHIEUCHICN : Phiếu chi cụng nợ
NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngày lập chứng từ
Trang 17TK_NO Text 10 Tài khoản nợ
TIEN_VND Number Double(Standard) Tiền VND
TIEN_USD Number Double(Standard) Tiền USD
27 Tbl_SDCONGNO : Cụng nợ đầu kỳ, cuối kỳ và phỏt sinh cụng nợ trong kỳ
KEY_CONGNO
(K)
năm và khỏch hàng, nhàcung cấp cú cụng nợ
NOVND_DK Number Double(Standard) Nợ VND đầu kỳ
COVND_DK Number Double(Standard) Cú VND đầu kỳ
NOFSVND_TK Number Double(Standard) Nợ phỏt sinh VND trong
kỳCOFSVND_TK Number Double(Standard) Cú phỏt sinh VND trong
kỳNOVND_CK Number Double(Standard) Nợ VND cuối kỳ
COVND_CK Number Double(Standard) Cú VND cuối kỳ
NOUSD_DK Number Double(Standard) Nợ USD đầu kỳ
COUSD_DK Number Double(Standard) Cú USD đầu kỳ
NOFSUSD_TK Number Double(Standard) Nợ phỏt sinh USD trong
kỳCOFSUSD_TK Number Double(Standard) Cú phỏt sinh USD trong
kỳNOUSD_CK Number Double(Standard) Nợ USD cuối kỳ
COUSD_CK Number Double(Standard) Cú USD cuối kỳ
Trang 1828 Tbl_TONKHOHH : Tồn kho hàng húa
năm và mặt hàng tồn
GTUSD_DK Number Double(Standard) Giỏ trị USD đầu kỳGTVND_DK Number Double(Standard) Giỏ trị VND đầu kỳ
GTUSD_NHAP Number Double(Standard) Giỏ trị USD nhập
GTVND_NHAP Number Double(Standard) Giỏ trị VND nhập
SL_XUAT Number Long Integer Số lượng xuất
GTUSD_XUAT Number Double(Standard) Giỏ trị USD xuất
GTVND_XUAT Number Double(Standard) Giỏ trị VND xuất
GTUSD_CK Number Double(Standard) Giỏ trị USD cuối kỳGTVND_CK Number Double(Standard) Giỏ trị VND cuối kỳDGBQ_USD Number Double(Standard) Đơn giỏ bỡnh quõn USDDGBQ_VND Number Double(Standard) Đơn giỏ bỡnh quõn VND
Trang 20Cơ sở dữ liệu cho Chương Trỡnh Quản Lý Kế Toỏn Doanh Nghiệp
b Dựng Microsoft Access để tạo bộ cơ sở dữ liệu
c Mối quan hệ cho cỏc bảng dữ liệu trong chương trỡnh
Relationship phõn hệ kế toỏn tiền mặt
Relationship phõn hệ kế toỏn hàng húa
Trang 21Relationship phõn hệ kế toỏn cụng nợ
