THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP TỈNH BẮC KẠN

Nếu tổchức tốt quá trình bán hàng sẽ đưa nhanh vốn trở lại phát huy hiệu quả sử dụngvốn, tăng khả năng nắm bắt trên thị trường, tối đa hoá lợi nhuận tạo nguồn bổxung vững chắc cho kinh d

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT

TƯ KỸ THUẬT NÔNG NGHIỆP TỈNH BẮC KẠN

2.1 Đặc điểm hạch toán tiêu thụ

Công ty Cổ phần Vật tư Kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạn là đơn vịchuyên cung ứng vật tư cho sản xuất Nông nghiệp và phát triển nông thôn Công

ty là một đơn vị hoạt động độc lập được điều hành bằng luật doanh nghiệp cùngcác công cụ quản lý cần thiết, trong đó kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêuthụ chiếm vụ trí quan trọng và là một công cụ tất yếu và có hiệu quả nhất Nếu tổchức tốt quá trình bán hàng sẽ đưa nhanh vốn trở lại phát huy hiệu quả sử dụngvốn, tăng khả năng nắm bắt trên thị trường, tối đa hoá lợi nhuận tạo nguồn bổxung vững chắc cho kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.1.Phương thức tiêu thụ

Phương thức tiêu thụ là cách thức bán hàng và thanh toán tiền hàng Trongnền kinh tế thị trường các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức tiêuthụ khác nhau theo từng loại hàng và từng loại khách, từng loại thị trường, từngthời điểm khác nhau nhằm đưa sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đến tay người cónhu cầu một cách nhanh nhất Có nhu vậy mới thực hiện đưộc tốt kế hoạch tiêuthụ đảm bảo thu hồi vốn nhanh chóng và đạt được lợi nhuận cao nhất Trên thực

bán cho các đơn vị tập thể mang tính chất tiêu dùng nội bộ Hình thức thanhtoán được thoả thuận giữa Công ty và khách hàng Nếu khách hàng lựa chọnhình thức thanh toán một phần để nhận hàng thì phần còn lại sẽ được trả dầntrong thời gian nhất định và phải chịu một khoản lãi suất được quy địnhtrước trong hợp đồng Theo phương thức này việc thanh toán tiền hàng sẽđược thực hiện nhiều lần, phần lãi suất trả chậm được thanh toán vào doanhthu chưa thực hiện Sau khi nhận toàn bộ tiền lãi khách hàng trả góp, kế toánchuyển toàn bộ sang tài khoản doanh thu hoạt động tài chính.

- Phương thức chuyển gửi bán qua các trạm vật tư nông nghiệp và các cửa

hàng: Theo phương thức này bên bán sẽ chuyển cho bên mua theo địa chỉghi trong hợp đồng Hàng gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp Khi xuất sản phẩm gửi bán Công ty sẽ lập “Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ”, khi các cửa hàng thanh toán và lập phiếu báo cáo tiêu thụphòng kế toán mới lập hoá đơn GTGT Phương thức thanh toán chủ yếugiữa các cửa hàng và Công ty là bằng tiền mặt và trả chậm

2.1.2.Kế toán doanh thu tiêu thụ

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại vàdịch vụ thì việc bán hàng hoá là điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến kết quả hoạtđộng kinh doanh của Công ty Kế toán bàn hàng có nhiệm vụ theo dõi doanh thubán hàng trên tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” trên cơ sở giá trị thực tế TK

511 phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế doanh thu thựchiện được trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giaodịch và các nghiệp vụ khác như: bán hàng, cung cấp dịch vụ …

TK 511 có kết cấu như sau:

- Bên Nợ: + Doanh thu bàn hàng thực tế của sản phẩm hàng hoá, dịch vụcung cấp cho khách hàng và được xác định là tiêu thụ trong kỳ.

+ Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ

+ Khoản giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ

+ Kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911 để xác định kết quảsản xuất kinh doanh

- Bên Có: Phản ánh doanh thu bán sản phẩm hàng hoá và cung cấp dịch vụcủa doanh nghiệp thực hiện trong kỳ

- TK 511 không có số dư cuối kỳ và đươc chi tiết thành 4 tiểu khoản sau:+ TK 5111: Doanh thu bán hàng

+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm

+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5114: Doanh thu trợ cước trợ giá

Công ty tiền hàng bán hàng tại các trạm vật tư nông nghiệp, cửa hàng, đại

lý Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa của Công ty thì giao dịch với Công

ty thông qua các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng và căn cứ vào đó để xácđịnh quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bên Tuy nhiên đối với phương thức bán lẻtại Công ty thì quá trình bán hàng đơn giản hơn, khách hàng đến cửa hàng thựchiện mua hàng trực tiếp và thanh toán tiền ngay

Các chứng từ sử dụng gồm:

Liên 3: Dùng để luân chuyển

Sau đó kế toán lập phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán

Sau khi nhận được chứng từ, kế toán bán hàng sẽ nhập các thông tin vào máytính Máy tính sẽ tự động xử lý và lên các sổ sách theo yêu cầu của ban lãnh đạo

Ví dụ: Ngày 18/11/2005 Công ty xuất bán cho Trạm vật tư nông nghiệp Huyện

Na Rì 40 tấn đạm Urê Hai bên đã ký hợp đồng mua bán số 98888 thống nhất vềgiá cả

Kế toán lập hoá đơn GTGT đồng thời lập phiếu xuất kho, trên phiếu xuấtkho ghi số lượng không ghi đơn giá sau đó kế toán ghi thẻ kho và ghi giávốn.Thẻ kho được mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá Đếncuối tháng thủ kho tính ra số tồn cho từng loại hàng hoá để đối chiếu với “Sổ Chitiết nhập - xuất - tồn” về mặt số lượng

Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT

HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

Liên 3 (dùng để thanh toán) GM/2006B

Ngày 18 tháng 11 năm 2005 0036451

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Vật tư KTNN Tỉnh Bắc Kạn

Địa chỉ: Tổ 4 - Phường Đức Xuân thị xã Bắc Kạn

Số Tài khoản: 3951000.0004532

Mã số:

Điện thoại:

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Trạm vật tư nông nghiệp Na Rì

Đơn giá Thành tiền

Biểu 2.2: Phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty cổ phần Vật tư Mẫu số: 02 - VT

Đơn vịtính

giá

Thành tiềnYêu

cầu

Thựcxuất

Xuất ngày 18 tháng 11 năm 2005

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho

(Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

đạm urê

Cộngphát sinhTồn cuối kỳ

Tại phòng kế toán hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán sẽ kiểm traphân loại chứng từ sau đó cập nhật vào máy tính, sau khi nhập các số liệu vàomáy, máy sẽ tự động vào bảng kê chi tiết hàng hoá bán ra, bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn để quản lý cả về số lượng và giá trị của từng loại hàng hoá Cuối thángvào Nhật ký Chứng từ số 8 và ghi sổ chi tiết TK 131 của mỗi khách hàng, trên cơ

sở đó lập báo cáo số dư Từ báo cáo này sẽ thấy được tình hình thanh toán củakhách hàng đồng thời đôn đốc những khách hàng nợ quá hạn tránh tình trạngCông ty bị chiếm dụng vốn quá nhiều

Ví dụ: Ngày 20/11/2005 Trạm vật tư Nông nghiệp huyện Na Rì thanh toántiền mua hàng vào ngày 18/11/2005, hoá đơn 00175 là 16.200.000 đồng bằngtiền mặt Khi đó, tại phòng kế toán lập “phiếu thu” rồi ghi vào sổ “ Sổ thu tiềnmặt”, thủ quỹ nhận tiền và ghi “Sổ quỹ tiền mặt” Kế toán bán hàng căn cứ vàoviệc thanh toán của khách hàng để ghi vào “Sổ chi tiết TK 131” đồng thời vàobảng kê chi tiết hàng bán ra

Biểu 2.4: Bảng kê chi tiết hàng bán ra:

BẢNG KÊ CHI TIẾT HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA

Biểu 2.5: Phiếu thu

Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư Mẫu 01 – VT

KTNN tỉnh Bắc Kạn Ban hành theo QĐ 15/TC/CĐKTĐịa chỉ: Tổ 4 -Phường Đức Xuân Ngày 20/03/2006 của BTC

Họ tên người nộp tiền: Trần văn Nam

Địa chỉ: Trạm vật tư Nông nghiệp huyện Na Rì

Lý do nộp tiền: Thanh toán tiền mua hàng

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán thanh toán

(Ký, đóng dấu, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Ngày …tháng …năm …

Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Qua việc tìm hiểu về kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty ta thấy kếtoán doanh thu đã theo dõi khá chi tiết, cụ thể tình hình bán hàng tại Công ty Dođặc điểm của Công ty là có nhiều trạm vật tư Nông nghiệp và cửa hàng có chứcnăng bán hàng nên việc theo dõi có phức tạp hơn.

2.1.3.Về các khoản thanh toán với khách hàng

Kế toán sử dụng TK 131 - Phải thu khách hàng để hạch toán với ngườimua TK khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng Đối với khách hàngthường xuyên mỗi khách hàng được mở một trang sổ riêng Đối với khách hàngkhông thường xuyên thì được ghi trên cùng một trang sổ

Căn cứ vào hoá đơn GTGT, giấy nhận Nợ và các chứng từ có liên quan kếtoán bàn hàng nhâp số liệu vào máy Hàng ngày lên Sổ chi tiết TK 131 từ đó vàobáo cáo số dư khách hàng để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng vàbảng kê số 11, cuối quý lên Nhật ký Chứng từ số 8

Biểu 2.6: Sổ chi tiết TK 131

SỔ CHI TIẾT

TK 131 – Chi nhánh VTNN Chợ MớiChứng từ

Nội dung

TKđốiứng

Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu 2.7: Trích bảng kê số 11

B¶ng kª sè 11Quý IV/2005

Ghi nî TK 131 - Ph¶i thu cña kh¸ch hµng

Công ty sử dụng TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ và TK 3331 - ThuếGTGT phải nộp để hạch toán.

Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan

kế toán lập “bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào”, và “Bảng

kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra” và ghi vào sổ chi tiết TK 133 và

do kế toán thanh toán và thủ quỹ thực hiện nộp tại kho bạc Nhà nước

2.1.4.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng như: Chiết khấu thương mại,giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại được áp dụng để khuyến khích tiêu thụhàng hoá hoặc để phù hợp với đặc điểm kinh doanh

Trong quá trình bán hàng hóa ở các doanh nghiệp thường phát sinh cáckhoản giảm trừ như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán …Các khoản đócần phai được theo dõi trên tài khoản 521, 531

Tuy nhiên tại Công ty cổ phần vật tư kỹ thuật Nông nghiệp tỉnh Bắc Kạnhàng hoá bán ra chủ yếu là xuất kho theo các hợp đồng kinh tế đã ký Trong đógiá bán của hàng hoá là do hai bên đã thoả thuận trên cơ sở phù hợp với lợi íchkinh tế giữa hai bên Nếu có giảm trừ, chiết khấu thì được tính ngay vào giá bán

Vì vậy các khoản này hầu như không phát sinh

2.1.5.Kế toán giá vốn hàng bán

Hiện nay, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạchtoán hàng tồn kho và áp dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tínhgiá hàng hoá xuất kho

Công ty sử dụng TK 632 để hạch toán giá vốn hàng bán, TK 632 có kếtcấu như sau:

- Bên Nợ: Trị giá của thành phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp theohoá đơn

- Bên Có: Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển trị giá vốn hàng bán sang TK

911 để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- TK 632 không có số dư cuối kỳ

Mọi nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá đều được phản ánh hàng ngày vào cácchứng từ gốc rồi chuyển đến phòng kế toán tài vụ, cuối tháng kế toán lập bảngtổng hợp Nhập -Xuất - Tồn để theo dõi cả về mặt giá trị lẫn hiện vật Số liệu trênbảng tổng hợp này sẽ phải khớp với thẻ kho về mặt số lượng, khớp với “Bảngtổng hợp hàng bán ra” và “Bảng tổng hợp hàng mua vào” về mặt giá trị

Hàng tháng khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán căn cứ vào phiếuxuất kho, hoá đơn GTGT, chứng từ có liên quan để nhập số liệu vào máy và máy

sẽ tự động lên “Bảng kê chi tiết hàng mua” và “Bảng tổng hợp hàng mua” “Bảng

kê Nhập - Xuất - Tồn” đồng thời còn tự động tính giá vốn, lên sổ chi tiết giá vốn,

nhuận Vì vậy cần phải theo dõi chặt chẽ và tính đúng giá vốn của hàng xuấtkho.

Ví dụ: Trong quý IV/2005 giá vốn hàng bán của Công ty đươc xác định là:23.642.918.906 đồng Kế toán lập chứng từ phản ánh giá trị thực tế xuất kho củasản phẩm hàng hoá, kế toán ghi:

Biểu 2.8: Bảng kê Nhập - Xuất - Tồn BẢNG KÊ NHẬP - XUẤT - TỒN

2.2.Kế toán xác định kết quả tiêu thụ

TK sử dụng 641: Chi phí bán hàng, tài khoản này có kết cấu như sau:

- Bên Nợ: Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh

- Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng, kết chuyển chi phí bán hàngtrừ vào kết quả kinh doanh

- TK 641 không có số dư cuối kỳ

Từ các chứng từ gốc như hợp đồng, giấy báo nợ, cước phí vận chuyển…

Kế toán sẽ tiến hành phân loại chi phí theo khoản mục và nhập vào máy Máytính sẽ tự tập hợp chi phí phát sinh trực tiếp trên sổ chi tiết bán hàng và theo dõitrên bảng kê số 5 Đến cuối kỳ tổng cộng chi phí bán hàng được ghi vào Nhật kýChứng từ số 8

Chi phí bán hàng của Công ty chủ yếu phản ánh chi phí tiền lương và cáckhoản trích theo lương của nhân viên bán hàng, các chi phí liên quan đến việcbán hàng hoá nên TK 641 được chi tiết theo từng nội dung cụ thể

Ví dụ: Ngày 09/11/2005 Công ty chi tiền tạm ứng cho cước vận chuyểnđạm, số tiền là 1.500.000 đồng

Căn cứ vào các hoá đơn, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu chi Phiếu chiđược in thành 2 bản, một bản để lưu trữ cùng với các chứng từ gốc, một bản giaochi người nhận tiền để đưa cho thủ quỹ chi tiền, từ đó máy sẽ chuyển lên Sổ chitiết TK 641, bảng kê số 5 và Nhật ký Chứng từ số 8.

Cuối quý kế toán tính tổng các chi phí bán hàng phát sinh trong tháng rồimáy tính sẽ thực hiện kết chuyển sang TK 911

Nợ TK 911: 1.500.000 đ

Có TK 641: 1.500.000đ

Biểu 2.9: Phiếu chi

Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư Mẫu số: 01 - VT

Biểu 2.10: Trích bảng kê số 5

B¶ng kª sè 5

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Ghi Cã TK Ghi Nî TK

(111) NKCT sè2

(112)

NKCT sè 7 (153)

NKCT sè 10 (333,338)

2.2.2.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Kế toán sử dụng TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán TKnày dùng để theo dõi các khoản chi phí bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, đồdùng văn phòng, thuế, phí, lệ phí, dịch vụ mua ngoài chi bằng tiền khác phục vụcho công tác quản lý Chi phí doanh nghiệp tại Công ty được phân bổ cho hànghoá tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ cho từng loại hàng hoá bán ra

Việc hạch toán tài khoản này tương tự như TK 641-chi phí bán hàng Từcác chứng từ gốc như hợp đồng, thuế, phí, …kế toán cũng tiến hành phân loạichi phí theo khoản mục và nhập vào máy tính, máy tính sẽ tập hợp chi phí phátsinh trực tiếp trên sổ chi tiết TK 642, đến cuối kỳ tập hợp chứng từ và ghi vàoNhật ký Chứng từ số 8, kế toán lấy số liệu ghi vào sổ Cái TK 642 rồi kết chuyểnsang TK 911 để xác định kết quả bán hàng

Ví dụ: Ngày 20/11/2005 anh Hoàng thanh toán tiên tạm ứng cho sửa chữathiết bị văn phòng tại Công ty số tiền là 12.000.000 đồng

Kế toán căn cứ vào các hoá đơn để lập phiếu chi và ghi vào sổ chi tiết TK

642 và Nhật ký Chứng từ số 8

Phiếu chi tương tự mẫu như trên

Biểu 2.11: Sổ chi tiết TK 642

chữa thiết bị vănphòng

19.689.000

Kết quả bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong mộtthời kỳ nhất định Việc xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng

nó phản ánh tình hình kinh doanh cua Công ty trong năm lỗ hay lãi Kết quả nàyđược phản ánh trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin chonhà quản lý và các đối tượng quan tâm khác như: Cục thuế, đối tác, ngân hàng

… Và vậy báo cáo phải được phản ánh chính xác và kịp thời

Kết quả hoạt động bán hàng là số chênh lệch giữa tổng doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ thuần cộng doanh thu của hoạt động tài chính với giávốn hàng bán, chi phí tài chính, chí phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp

421 911

Cộng

06 411

86 25.750.395.700 25.750.395.700 . 1.182.246.104 899.199.588 .

.

42.705.02

5 25.729.915.803

(Nguån: Phßng kÕ to¸n tµi vô)

năm…

Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Cộng phát sinh Có 1.416.104.00

0

23.642.918.906

Đơn vị: Công ty Cổ phần Vật tư KTNN

Tỉnh Bắc Kạn

SỔ CÁI

TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Số dư đầu năm

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Quý IV/2005 Phần I: Lãi, lỗ

ứng vật tư nông nghiệp của Công ty có nhiều chuyển biến tốt quý sau tăng so vớiquý trước của năm Doanh thu hàng hoá quý IV/2005 đạt 25.757.069.623 đồng vàlợi nhuận đạt được 165.940.605 đồng Có được kết quả trên là do Công ty đã tăngkhối lượng cung ứng hàng hoá, đa dạng các phương thức cung ứng, đặc biệt có sựđổi mới trong phương thức bán hàng nhất là khâu bán lẻ làm cho nhu cầu được đápứng tối đa Công ty đã xây dựng đươc chữ tín trong kinh doanh tạo điều kiện choCông ty mở rộng thị trường, phát triển bền vững và ổn định.