THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN

Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên là một doanh nghiệp xâydựng có quy mô, số lượng cô

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN

2.1 Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên

Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên là một doanh nghiệp xâydựng có quy mô, số lượng công trình nhiều,để tạo thành những công trình, Công

ty sử dụng nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao.Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộchi phí sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyênvật liệu chính như xi măng, sắt, thép, gạch, cát, sỏi Chỉ cần có một thay đổinhỏ về giá mua nguyên vật liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thànhcông trình của Công ty

Do sản phẩm của ngành xây lắp là những công trình và hạng mục côngtrình nên nguyên vật liệu của Công ty chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuấtnhất định, giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinhdoanh trong kỳ

Đặc điểm của công trình xây dựng là phải đi đôi với thời đại, phải đẹp vàbền nên nguyên vật liệu để xây dựng các công trình đó phải được tập hợpngay tại công trình, công trình ở đâu thì kho ở đó cho tiện việc thi công.Chính vì kho ở tại công trình nên Công ty phải quản lý vật liệu chặt chẽ từkhâu thu mua, bảo quản đến sử dụng Điều này có hiệu quả hay không phụthuộc rất nhiều vào khâu quản lý mà công tác hạch toán kế toán chiếm một vịtrí không nhỏ

2.2 Phân loại nguyên vật liệu

+ Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như

2.3 Đánh giá nguyên vật liệu

Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắcnhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất Nhằm thực hiện công tác

kế toán một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vậtliệu nhập, xuất kho

* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập , xuất kho:

Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phươngthức nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốcdỡ) do bên bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giábán ghi trên hoá đơn Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghitrên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT đầu vào)

Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượngnhỏ, Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho.lúc này giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( khôngbao gồm thuế GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tếphát sinh như vận chuyển, bốc dỡ

* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:

ở Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên , khi xuất nguyên vậtliệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp nhập trước-xuấttrước Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ, không thểchứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường xuyên khihạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp

Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệuxuất kho được tính như sau:

Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước.

Ví dụ: Trong tháng 8 năm 2006, nguyên vật liệu thép cuộn fi6+fi8 xuấtcho công trình công trường 06-Huyện Phú Lương có các số liệu sau:

Chỉ tiêu Số lượng (kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng)

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty áp dụng theo phương phápghi thẻ song song Trên cơ sở các thủ tục nhập, xuất kho vật tư, kế toán vật

* Đối với nghiệp vụ nhập:

*Đối với nghiệp vụ xuất:

Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong hạch toán nguyên vật liệu

2.4.1 Thủ tục nhập kho vật liệu

Chế độ kế toán quy định tất cả các loại vật liệu khi về đến kho đều phảilàm thủ tục kiểm tra và nghiệm thu vật liệu Đội trưởng đội xây lắp thườngxuyên giám sát tại công trình và trực tiếp kiểm nghiệm cùng với cán bộ kỹthuật thi công và tư vấn giám sát công trình Sau khi đã có kết luận số lượnghàng hoá đó đạt yêu cầu về chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, đáp ứng yêu cầucủa thiết kế công trình thì kế toán đội nhận hoá đơn bán hàng của đơn vị cungcấp ( Biểu 2.1 trang 23) Thủ kho có trách nhiệm đối chiếu thực nhập vật tư vớihoá đơn bán hàng, sau đó ghi vào thẻ kho tương ứng với từng loại, kế toán đội sẽ

viết phiếu nhập kho trên cơ sở thực nhập ( Biểu 2.2 trang 24) Phiếu nhập khođược thành 3 liên

Liên 1: Lưu tại kho công trình

Liên 2: Lưu tại kế toán đội

Liên 3: Lưu tại phòng kế toán Công ty

Định kỳ, kế toán đội lập " Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ

mua vào" nộp lên Công ty để theo dõi thuế GTGT đầu vào (Biểu 2.3 trang 25).

Công ty lập biểu theo dõi thuế GTGT đầu vào trên cơ sở tập hợp các biểu củacác đội xây dựng rồi phân loại theo từng loại tỷ lệ khấu trừ lập thành bảng kênộp cho cơ quan thuế Ngoài ra, Công ty còn vào riêng số thuế của từng đội

để theo dõi chi tiết số thuế GTGT được khấu trừ của từng đội

Biểu số 2.1

Ngày 30 tháng 08 năm 2006

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần XD và TM Tân Quan

Địa chỉ: Phường Tân Long thành phố Thái Nguyên

Số tài khoản:

Họ tên người mua hàng: Phan Đức Khoa

Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

Địa chỉ: Phường Phan Đình Phùng thành phố Thái Nguyên

Số tài khoản: 3901 000 000 0155 tại NH đầu tư và phát triển TháiNguyên

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Mã số thuế: 4600207093

Đơn giá Thành tiền

Số tiền viết bằng chữ: Một triệu, bốn trăm tám mươi chín nghìn, chín trămnăm mươi đồng

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 30 tháng 08 năm 2006

Nợ Số: 47Có

Họ, tên người giao hàng: Phan Đức Khoa

Theo hóa đơn bán hàng số 0095065 ngày 30 tháng 08 năm 2006

Của Công ty cổ phần TM &XD Tân Quan

Nhập tại kho: Đội xây dựng số 12

Đơ

n vịtính

Số lượng

tiền

Theochứngtừ

Thựcnhập

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trác cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

Biểu số 2.3(trích) Mẫu số 03/GTGT

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ, DỊCH VỤ, HÀNG HOÁ MUA VÀO

(Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)

6 tháng cuối năm 2006

Tên cơ sở kinh doanh: Đội xây dựng số 12 - Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên Mã số thuế: 4600307093

Địa chỉ: Phường Phan Đình Phùng Thành phố Thái Nguyên

Hoá đơn, chứng từ mua

Tên người bán Mã số thuế Mặt hàng Doanh số muachưa thuế Thuế suất

Xà gồ gỗ

625.000 750.000

10%

10%

62.500 75.000 ET/2006B 0003457 20/08/2006 Công ty cổ phần đầu tư và SXCN – Thai Nguyên 460025531 Tấm lợp

Ngói nóc

1.186364 31.818

10%

10%

118.634 3.181 DT/2006B 0095065 30/08/2006 Công ty cổ phần TM&XD Tân Quan 4600207093 Thép quận fi 6 +fi 8

Thép cán fi10 + fi 20

340.000 1.079.000

5%

5%

17.000 53.950 EQ/2005B 0005140 30/07/2006 Nguyễn thị Chúc 4600120514 Xi măng PCB 30

Cát xây

6.949.998 3.450.000

10%

10%

694.999 345.000 DT/2006B 0095053 10/07/2006 Công ty cổ phần TM&XD Tân Quan 4600388632 Gạch chỉ 18.150.000 10% 1.815.000

DT/2006B 0095066 31/12/2006 Công ty cổ phần TM&XD Tân Quan 4600388631 Đá Hộc 1.800.000 10% 180.000

Ngày 30 tháng 12 năm 2006

2.4.2 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Tại công trình, căn cứ vào kế hoạch tiến độ xây lắp công trình, các tổtrưởng tổ sản xuất được các cán bộ kỹ thuật thi công cấp phiếu yêu cầu vật tư đểgặp trực tiếp thủ kho xin lĩnh vật tư và ký vào sổ theo dõi hàng ngày Vật tưkhông dùng hết phải được nhập lại kho và được sử dụng tiếp ngày hôm sau Vìthế, trách nhiệm của thủ kho phải luôn giám sát việc sử dụng vật tư Sau khi sửdụng hết lô hàng, kế toán đội căn cứ vào phiếu nhập kho và số lượng dùng thực

tế để viết phiếu xuất kho (Biểu số 2.4 trang 28)

2.4.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻsong song

Tại kho:

Thủ kho mở thẻ kho ( Biểu số 2.5 trang 29) để tiến hành ghi chép, phản ánhtình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật liệu về mặt số lượng Mỗi loại vậtliệu được theo sdõi trên một thẻ kho, thủ kho sắp xếp thẻ kho theo từng loại,nhóm, thứ vật liệu để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập kho, phiếu yêu cầu vật tư xuất kho,thủ kho ghi vào thẻ kho, cuối ngày ghi số tồn trên các thẻ kho Mỗi thẻ kho cóthể mở trên 1 tờ hoặc một số tờ, căn cứ vào số lượng các nghiệp vụ trên thẻkho Sau khi ghi thẻ kho, thủ kho có trách nhiệm tập hợp các chứng từ nhập xuấtkho Định kỳ 5-8 ngày, kế toán đội đến các công trình để lấy các chứng từ về ghi sổ.Tại phòng kế toán:

Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho hướng dẫn và kiểm tra việc ghichép thẻ kho của thủ kho Kế toán kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng

từ Sau khi kiểm tra, đối chiếu số liệu trên chứng từ và trên thẻ kho Nếu thấyphù hợp, kế toán ký nhận vào thẻ kho và thu nhận chứng từ Cuối kỳ, kế toánđội cộng thẻ kho và tính ra tổng số nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên vật liệu

về mặt giá trị Căn cứ các chứng từ để lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kêchứng từ xuất, bảng tổng nhập, xuất rồi nộp lên phòng kế toán Công ty.

Quá trình ghi chép trên các sổ này được thực hiện như sau:

- Bảng kê chứng từ nhập ( Biểu số 2.7 trang 31) bảng kê chứng từ xuất(Biểu số 2.8 trang 32) các bảng này do kế toán đội lập để phản ánh sự biến độngcủa từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng và giá trị, đối với cột đơngiá của bảng kê chứng từ xuất được xác định theo đơn giá nhập trước, xuấttrước Căn cứ số liệu trên bảng kê để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vậttư

- Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ( Biểu số 2.9 trang 33) do kế toán đội lậpnhằm theo dõi tổng hợp biến động của từng thứ nguyên vật liêụ cả về mặt sốlượng và giá trị Kế toán Công ty căn cứ vào các bảng tổng hợp của từng đội lậpbảng tổng hợp nhập, xuất, tồn của cả Công ty

Biểu số 2 4

Công ty Cổ phần Xây dựng số II Thái Nguyên Theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT

Phường Phan Đình Phùng Thành phố Thái Nguyên của Bộ Tài chính

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 30 tháng 8 năm 2006

Nợ Số: 47Có

Họ, tên người nhận hàng: Lâm Văn Hoàng địa chỉ bộ phận: Tổ nề

Lý do xuất kho: Xây dựng công trình công trường 06- Huyện Phú LươngXuất tại kho: Đội xây dựng số 12

Đơnvịtính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Theochứngtừ

Thựcxuất

Xuất ngày 30 tháng 08 năm 2006

Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trác cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho

Biểu số 2.5

THẺ KHO

Lập ngày 30/08/2006

Tờ số: 14

Kho vật tư: Nguyên vật liệu chính

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép cuộn fi6 + fi8

của kếtoán

30/08/2006

2 47/PX 30/08 Xuất xây dựng nhà

để xe thị trấn GiangTiên – PL

30/08/2006

3 51/PX 22/12 Xuất sửa chữa cổng

vào TT Giang Tiên PL

-30/04/2006

14

Biểu số 2.6 ( trích)

BẢNG THEO DÕI NGUYÊN VẬT LIỆU XUẤT DÙNG

của tổ trưởng

BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ

Công trình: công trường 06 Huyện Phú Lương

Xuất trong kỳ

Ghichú

Mãsố

2.5 Hạch toán tổng hợp nhập vật tư tại Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

2.5.1 Hạch toán tổng hợp nhập vật tư

Trong quan hệ thanh toán giữa đội xây dựng với các bên cung cấp hàng hoá

có thể xảy ra một trong các trường hợp sau:

- Trường hợp 1: Dùng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng trực tiếp mua nguyên vậtliệu Trường hợp này xảy ra đối với các loại nguyên vật liệu phụ, nhỏ, lẻ hoặctại các địa bàn vùng sâu vùng xa, điều kiện cung cấp hàng khoá khó khăn

- Trường hợp 2: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của đơn vị bán, đội lập kếhoạch vay đăng ký với Công ty và Công ty chuyển tiền gửi Ngân hàng ( chuyểnkhoản) để thanh toán với các đơn vị bán

- Trường hợp 3: Khi mua vật tư, nếu mua của khách hàng có quan hệthường xuyên, nếu được sự đồng ý của bên bán thì có thể mua hàng chịu trả tiềnchậm trong một thời hạn được thoả thuận

Đặc thù hạch toán của Công ty là hạch toán chung trên một tài khoản 331ngay cả khi trả tiền ngay hay khi trả bằng chuyển khoản Ngoài ra, Công ty còn

có thể sử dụng một số hình thức thanh toán khác như vay ngắn hạn, trao đổihàng lấy hàng…

Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà Công ty có mẫu sổ sách kế toán riêngcho phù hợp Sau đây là cách hạch toán các trường hợp thanh toán phổ biến màCông ty hay sử dụng

- Trường hợp 1: Dùng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng trực tiếp mua nguyên vậtliệu Hình thức này Công ty thường chỉ sử dụng để thanh toán với các đối tượngbán hàng không thường xuyên hoặc theo yêu cầu của bên bán, hoặc mua nhữngvật liệu có giá trị nhỏ

Trước khi nhập vật liệu, đội trưởng các đội xây dựng làm giấy xin vay tiền

phiếu chi và lĩnh tiền mặt Tại các đội lập các phiếu thu để nhập quỹ số tiền mặttrên Cuối kỳ, trên Công ty căn cứ các phiếu chi, tổng hợp ghi vào Nhật kýchứng từ số 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh được định khoản như sau:

Tại Công ty:

Nợ TK 136: Phải thu nội bộ ( chi tiết từng đội)

Sau đây là nội dung một nghiệp vụ thanh toán hàng mua bằng tiền mặt

Ngày 30 tháng 8 năm 2006, Đội xây dựng số 12 mua vật liệu thép cuộn củaCông ty vật liệu xây dựng giao tại kho Đơn vị đã thanh toán toàn bộ số vật tưnày bằng tiền mặt.

Biểu số 2.10

Đơn vị: Đội XD số 12 PHIẾU THU Số: 02 Mẫu số 01-DN

Địa chỉ: Công ty cổ phần XD số II Ngày 30 tháng 08 năm 2006 Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Nợ:…… Ngày 14 tháng 09 năm 2006

Có:…… của Bộ Tài chính

Họ, tên người nộp tiền: Phan Đức Khoa

Địa chỉ: Đội xây dựng số 12

Lý do nộp: Vay tiền mặt làm công trình

Số tiền: 55.000.000đồng ( viết bằng chữ) Năm mươi năm triệu đồng chẵn

Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ) Năm mươi năm triệu đồng chẵn

Kèm theo: 01 chứng từ gốc

Ngày 30 tháng 08 năm 2006

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nộp

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.11

Đơn vị: Đội XD số 12 PHIẾU CHI Quyển số: Mẫu số 02-TT

Địa chỉ: Công ty cổ phần XD số II Số: 05 Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC

Ngày 30 tháng 08 năm 2006

Ngày 14 tháng 09 năm 2006

Nợ:…… của Bộ Tài chính

Có:……

Họ, tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Toàn

Địa chỉ: Phú Bình – Thái Nguyên

Lý do chi: Trả tiền mua vật liệu- thép cuộn

Số tiền: 46.833.222đồng( viết bằng chữ) Bốn mươi sáu triệu, tám trăm ba mươi ba nghìn, hai trăm hai mươi hai đồng

Kèm theo: 01 chứng từ gốc

Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ) Bốn mươi sáu triệu, tám trăm ba mươi ba nghìn, hai trăm hai mươi hai đồng

Ngày 30 tháng 08 năm 2006

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền

(Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Biểu số 2.12 ( trích)

BẢNG CHI TIẾT TÀI KHOẢN 111

6 tháng cuối năm 2006- Đội XD số 12

7 Thanh toán tiền lương gián

tiếp T1

9 Thanh toán tiền lương gián

tiếp T2

11 Thanh toán tiền lương gián

tiếp T3

13 Thanh toán tiền lương gián

tiếp T4

15 Thanh toán tiền lương gián

21 Trả tiền mua vật tư DN Phùng

26 Thanh toán tiền lương công

nhân tổ Ông Hoàng

Cuối kỳ, kế toán đội tổng hợp số vật liệu mua trong kỳ bằng tiền mặt rồiđịnh khoản

- Trường hợp 2: Công ty dùng tiền gửi ngân hàng để thanh toán

Trong trường hợp mua hàng mà người bán yêu cầu chuyển trả vào tàikhoản của họ Đội trưởng làm giấy vay tiền của công ty, căn cứ vào các hoá đơnmua hàng và các nội dung cần chuyển tiền đến, Công ty sẽ chuyển khoản băng

tiền gửi ngân hàng đến các tài khoản của người bán Nghiệp vụ này được địnhkhoản sau khi có giấy báo nợ ( Biểu số 14 trang 42) của ngân hàng

Tại các đội sản xuất

Công ty chuyển tiền trả cho người bán

Nợ TK 136: Phải thu nội bộ (2.511.117.168)

Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (2.511.117.168)

Cuối kỳ kế toán, Công ty căn cứ giấy báo nợ tổng hợp vào Nhật ký chứng

từ số 2 (Biểu số 15 trang 43)