Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công ty cổ phần thiết bị điện sài gòn see corp theo tiêu chuẩn iso 21500

Doanh thu của SEE Corp có được hầu hết là thông qua việc tham gia đấu thầu các gói thầu về cung cấp thiết bị, tư vấn, thiết kế và thi công các hệ thống truyền tải và phân phối điện năng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

BẠCH DUY THÀNH

PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ VÀ HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN SÀI GÒN-SEE CORP THEO TIÊU CHUẨN ISO21500

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

KHÓA LUẬN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 06 năm 2013

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Khóa luận thạc sĩ được nhận xét tại:

HỘI ĐỒNG CHẤM BẢO VỆ KHÓA LUẬN THẠC SĨ TRƯỜNG ĐẠI HỌC

BÁCH KHOA, ngày tháng năm

Thành phần hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm:

1 Chủ tịch: ………

2 Thư ký: ………

3 Ủy viên: ………

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Tp HCM, ngày 17 tháng 06 năm 2013

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: BẠCH DUY THÀNH Giới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh: 17/06/1986 Nơi sinh: TP.Vũng Tàu Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh MSHV: 10170821 Khoá: 2010

1- TÊN ĐỀ TÀI: Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công

ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500

2- NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN:

- Nghiên cứu tiêu chuẩn quản lý dự án theo ISO21500

- Phân tích thực trạng hệ thống quản lý dự án theo ISO hiện nay của SEE Corp Chỉ

ra các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống hiện nay và nguyên nhân phát sinh

- Đề xuất các cải tiến cho hệ thống quản lý dự án cũ của SEE Corp theo ISO21500

- Bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng hệ thống quản lý dự án theo ISO21500 Đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo

3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/11/2012

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 31/03/2103

5- HỌ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Nội dung và đề cương Khóa luận thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông qua

Xin gởi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể thầy cô khoa Quản Lý Công Nghiệp, những người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ bảo cho tôi suốt 2 năm qua

Đặc biệt, xin cảm ơn TS NGUYỄN THÚY QUỲNH LOAN đã tận tâm hướng dẫn, khuyến khích và động viên, giúp tôi hoàn thành trọn vẹn khóa luận này

Cám ơn Ban Giám Đốc Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn đã giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này tại công ty

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2013

BẠCH DUY THÀNH

Với tốc độ phát triển của các ngành công nghiệp hiện nay, đã tạo nên áp lực lớn lên các ngành công nghiệp năng lượng nói chung và ngành điện nói riêng Việc phát triển

hệ thống phân phối và truyền tải điện năng cho các khu công nghiệp và dân cư của ngành điện cũng tạo nên áp lực phải hoàn thành tốt tất cả các dự án mà SEE Corp tham gia Liệu rằng hệ thống quản lý dự án của SEE Corp đang sử dụng có còn phù hợp với bối cảnh hiện nay hay không? Khi mà bản thân nó đã không thể tự giải quyết được các vấn đề phát sinh hiện nay như: Không quản lý được sự sai lệch của dòng tiền

dự án trên sổ sách và trên thực tế Không kiểm soát được chi phí cần thanh toán cho nhà cung cấp Khó khăn trong giải ngân cho nhà cung cấp với ngân hàng do sai lệch giữa thực tế và giấy tờ Không thể kiểm soát tốt nguồn lực Chậm tiến độ với các dự

án phát triển sản phẩm mới

Để biết được nguyên nhân và tìm ra biện pháp khắc phục cho tình trạng này, chúng ta

sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hệ thống quản lý dự án hiện nay của SEE Corp đang sử dụng Từ đó có thể đánh giá được hệ thống này và đưa ra các biện pháp khắc phục, cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của SEE Corp hiện nay

Đây cũng là lý do để hình thành đề tài: “Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án của công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500.”

With the growth of the industry today, has created pressure on the energy industry in general and the power sector in particular The development of the electricity transmission and distribution systems for industrial and residential electricity sector also creates pressure to complete all the projects that SEE Corp participants Whether that of SEE Corp project management system is suitable to use the current context or not, which in itself can not solve the current problems arise as: Do not be a discrepancy management of project cash flow and fact books Uncontrollable costs should pay for the provider Difficulties in the disbursement to the supplier with the bank due to a discrepancy between the actual and papers Unable to control resources Slow progress of new product development projects

To know the cause and find a remedy for this situation, we will conduct the analysis and evaluation of current project management system of SEE Corp is using Since then this system can evaluate and provide remedies, improvements consistent with the SEE business development situation today.This is also the reason for the formation of

the subject: "Analysis, evaluation, and complete project management system of Saigon Electric Equipment Corporation base ISO 21500 "

1.2 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI 2

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 2

1.4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI 3

1.5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

1.5.1 Nội dung 3

1.5.2 Thời gian thực hiện 3

1.5.3 Địa điểm thực hiện 3

1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 4

1.6.1 Quy trình thực hiện 4

1.6.2 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6.3 Thông tin cần thu thập 5

1.7 BỐ CỤC ĐỀ TÀI 8

2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 10

2.1 KHÁI NIỆM VỀ QLDA 10

2.2 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA 10

2.2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 10

2.2.2 Tiêu chuẩn ISO21500 11

2.3 KHUNG NGHIÊN CỨU 12

2.4 TÓM TẮT CHƯƠNG 2 17

3 CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 18

3.1 GIỚI THIỆU VỀ SEE CORP 18

3.1.1 Giới thiệu về công ty 18

3.1.2 Cơ cấu tổ chức 18

3.1.3 Định hướng phát triển 18

3.1.4 Giới thiệu các dự án tiêu biểu của SEE Corp 19

3.2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 20

3.2.1 Nhận diện vấn đề 20

3.2.2 Nguyên nhân của vấn đề 34

4.1.1 Giải pháp liên quan đến việc hiệu chỉnh lại quy trình QLDA 41

4.1.2 Giải pháp liên quan đến các vấn đề về con người trong quy trình QLDA 46 4.2 TÓM TẮT CHƯƠNG 4 47

5 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 48

5.1 KẾT LUẬN 48

5.2 BÀI HỌC KINH NGHIỆM 49

5.3 HẠN CHẾ VÀ HƯỚNG NGHIÊN CỨU TIẾP THEO 50

Tên hình……… Trang

Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu……… 4 Hình 2.1: Tổng quan về các khái niệm QLDA và các mối quan hệ (ISO21500-A

Guide for Project Management, 2012).……… 12

Hình 2.2: Các bước trong quy trình một dự án và đầu vào-đầu ra chính của từng bước

(ISO21500-A Guide for Project Management, 2012)……… 13

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức……… 19

Tên bảng……… Trang

Bảng 1.1: Thông tin cần thu thập quy trình QLDA của SEE Corp ……… 5

Bảng 2.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình và đối tượng liên quan………… 13

Bảng 3.1: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Hội nhập……… 20

Bảng 3.2: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Phạm vi……… 22

Bảng 3.3: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Nguồn lực……… 24

Bảng 3.4: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Thời gian……… 25

Bảng 3.5: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chi phí……… 27

Bảng 3.6: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Nguy cơ……… 28

Bảng 3.7: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Chất lượng……… 30

Bảng 3.8: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Mua sắm……… 31

Bảng 3.9: Thông tin cần thu thập cho yếu tố Truyền thông……… 33

- SEE Corp: Saigon Eleactic Equipment Corporation (Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn)

- P.KT&NCPT: Phòng Kỹ Thuật và Nguyên Cứu Phát Triển

- PGĐ: Phó Giám Đốc

- QLDA: Quản Lý Dự Án

1 CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Như ta đã biết, quản lý dự án (QLDA) là một quá trình có tính liên hệ chặt chẽ với nhau:

- Hoạch định (Planning)

- Tổ chức (Organizing)

- Lãnh đạo (Leading/Driecting)

- Kiểm tra (Controlling)

Nhằm quản lý các công việc và sử dụng nguồn lực hiện có để hoàn thành các mục tiêu đã định Các mục tiêu có thể là các kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian đã hoạch định từ trước Kết quả của một dự án được đánh giá thông qua thành quả đạt được so với kế hoạch đề ra, ngân sách mong muốn và thời gian quy định Việc hoàn thành một dự án theo như kế hoạch đã đề ra, sẽ giúp cho doanh nghiệp thu được lợi nhuận như mong muốn, và sử dụng các nguồn lực hiện có của mình một cách hiệu quả nhất

Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn (SEE Corp) là một trong những doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành công nghiệp sản xuất, lắp đặt, thi công, tư vấn, thiết kế các hệ thống truyền tải và phân phối điện tại Việt Nam Với khả năng cung ứng đa ạng và kịp thời các nhu cầu phức tạp của ngành điện, SEE Corp đã đồng hành với hơn 200 công trình công trình điện từ 110kV đến 500kV khắp miền Bắc đến miền Nam, trên 1000 công trình lưới điện hạ thế, thuỷ điện, khu công nghiệp trong nước,

và trên 100 công trình lưới điện cao, trung, hạ thế ngoài nước

Doanh thu của SEE Corp có được hầu hết là thông qua việc tham gia đấu thầu các gói thầu về cung cấp thiết bị, tư vấn, thiết kế và thi công các hệ thống truyền tải và phân phối điện năng Trong cơ cấu doanh thu của SEE Corp thì 80% đến từ việc thực hiện các dự án thi công hệ thống truyền tải và phân phối điện năng mà công ty

đã trúng thầu, 20% còn lại đến từ việc cung cấp các thiết bị sử dụng trong việc

truyền tải và phân phối điện Như vậy, ta có thể thấy được tầm quan trọng của việc quản lý tốt các dự án mà SEE Corp thực hiện

1.2 LÝ DO HÌNH THÀNH ĐỀ TÀI

Với tốc độ phát triển của các ngành công nghiệp hiện nay, đã tạo nên áp lực lớn lên các ngành công nghiệp năng lượng nói chung và ngành điện nói riêng Việc phát triển hệ thống phân phối và truyền tải điện năng cho các khu công nghiệp và ân cư của ngành điện cũng tạo nên áp lực phải hoàn thành tốt tất cả các dự án mà SEE Corp tham gia Liệu rằng hệ thống QLDA của SEE Corp đang sử dụng có còn phù hợp với bối cảnh hiện nay hay không, khi mà bản thân nó đã không thể tự giải quyết được các vấn đề phát sinh hiện nay như: Không quản lý được sự sai lệch của dòng tiền dự án trên sổ sách và trên thực tế Không kiểm soát được chi phí cần thanh toán cho nhà cung cấp Khó khăn trong giải ngân cho nhà cung cấp với ngân hàng do sai lệch giữa thực tế và giấy tờ Không thể kiểm soát tốt nguồn lực Chậm tiến độ với các dự án phát triển sản phẩm mới

Để biết được nguyên nhân và tìm ra biện pháp khắc phục cho tình trạng này, chúng

ta sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hệ thống QLDA hiện nay của SEE Corp đang

sử dụng Từ đó có thể đánh giá được hệ thống này và đưa ra các biện pháp khắc phục, cải tiến phù hợp với tình hình phát triển kinh doanh của SEE Corp hiện nay

Đây cũng là lý o để hình thành đề tài: “Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống QLDA của công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn-SEE Corp theo tiêu chuẩn ISO 21500.”

1.3 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU

Để có thể hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp, học viên cần hoàn thành các mục tiêu cụ thể sau:

- Nghiên cứu tiêu chuẩn QLDA theo ISO21500

- Phân tích thực trạng hệ thống QLDA theo ISO hiện nay của SEE Corp Chỉ ra các vấn đề còn tồn tại trong hệ thống hiện nay và nguyên nhân phát sinh

- Đề xuất các cải tiến cho hệ thống QLDA cũ của SEE Corp theo ISO21500

- Bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng hệ thống QLDA theo ISO21500

1.4 Ý NGHĨA ĐỀ TÀI

Việc phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống QLDA hiện nay của SEE Corp có thể giúp công ty nâng cao năng lực quản lý và thực hiện dự án, giảm bớt chi phí và rút ngăn thời gian thực hiện từng dự án Nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu

1.5 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.5.1 Nội dung

- Nội dung của khóa luận này chỉ tập trung vào việc phân tích, đánh giá hệ thống QLDA hiện nay của SEE Corp trong 2 giai đoạn quan trọng của quá trình

QLDA là Lập kế hoạch và Kiểm soát Từ đó đưa ra đề xuất hoàn thiện 2 giai

đoạn này của hệ thống QLDA theo ISO21500

- Khóa luận không đề cập đến việc lựa chọn các dự án đầu vào, cũng như dự báo

và phòng ngừa các rủi ro có thể phát sinh khi áp dụng hệ thống QLDA cải tiến

1.5.2 Thời gian thực hiện

Khóa luận được thực hiện trong thời gian từ ngày 26/11/2012 đến hết ngày 31/03/2013

1.5.3 Địa điểm thực hiện

Các nghiên cứu được thực hiện tại SEE Corp

1.6 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.6.1 Quy trình thực hiện

Hình 1.1: Quy trình nghiên cứu

1.6.2 Phương pháp nghiên cứu

Vì đây là nghiên cứu ứng dụng nên sẽ sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính theo hình thức quy nạp

- Áp dụng khung nghiên cứu theo ISO21500 để định hướng thông tin cần thu thập và phân tích

Phân tích, đánh giá và hoàn thiện hệ thống quản lý dự án theo ISO 21500

Phân tích hệ thống quản lý dự án theo ISO hiện nay của SEE

Phân tích nguồn lực của

SEE sử dụng trong quản

lý và thực hiện dự án

Phỏng vấn các nhân sự có liên quan đến quy trình quản

lý dự án hiện nay tại SEE

Cơ sở lý thuyết về quản lý

dự án theo ISO 21500

Phân tích và so sánh hệ thống quản lý

dự án hiện tại và ISO 21500

Đề xuất các biện pháp giải quyết các vấn đề tồn tại và cải tiến các bước cần thiết trong quy trình cũ theo ISO 21500

Hoàn thiện hệ thống quản lý dự án cải tiến mới theo ISO 21500 Rút ra bài học kinh nghiệm

- Thông tin phân tích sẽ được lấy từ các nhân viên có liên quan đến công tác QLDA Nhân viên được lựa chọn sẽ được căn cứ vào bảng mô tả công việc và chức danh của đối tượng phỏng vấn

- Sử dụng phương pháp phỏng vấn bán cấu trúc với các câu hỏi sâu Phương pháp này sẽ sử dụng các câu hỏi khai thác thông tin được liệt kê sẵn dựa trên các tiêu chuẩn ISO21500 Tuy nhiên, trình tự câu hỏi sử dụng sẽ thay đổi theo ngữ cảnh của cuộc phỏng vấn nhằm mục đích khai thác thông tin sâu nhất có thể

- Xác định các nhóm mâu thuẫn từ kết quả phỏng vấn với các đối tượng lấy mẫu ưới góc nhìn khác nhau Xác định vấn đề từ phân tích sự đối lập của các nhóm mâu thuẫn trong kết quả phỏng vấn

1.6.3 Thông tin cần thu thập

Thông tin cần thu thập để sử dụng cho các phân tích sau này của khóa luận, được chọn lựa dựa trên nền thông tin yêu cầu của tiêu chuẩn ISO21500 Tiêu chí lựa chọn

thông tin thu thập tập trung vào 2 giai đoạn của dự án là Lập kế hoạch và Kiểm soát

Bảng 1.1: Thông tin cần thu thập quy trình QLDA của SEE Corp

Nội

Thông tin đầu

ra

Hội

nhập

- Quy trình lập kế hoạch cho từng

dự án mà SEE Corp đang thực

ứng với tác động bên trong lẫn

Tài liệu ISO nội

bộ Báo cáo thay đổi hiệu chính kế hoạch P.Dự Án

Nắm được cách thức chuẩn bị trước khi bắt đầu triển khai mỗi dự án

bên ngoài làm kế hoạch thay đổi

Phạm vi

- Cách thức xác định phạm vi và

giới hạn làm việc của dự án và

các cá nhân tham gia

- Cách thức kiểm soát của SEE

Corp để cho hoạt động triển khai

dự án không vượt khỏi giới hạn

quy định

Tài liệu ISO nội

bộ Báo cáo thay đổi hiệu chính kế hoạch P.Dự Án

Hiểu được cách SEE Corp giới hạn phạm vi công việc cho từng dự án

Nguồn

lực

- Phương thức tính toán nguồn

lực phân bổ cho từng dự án mà

SEE Corp đang thực hiên

- Cách thức quản lý và kiểm soát

nguồn lực để đảm bảo cho dự án

luôn hoạt động đúng mức yêu

cầu

Tài liệu ISO nội

bộ Bản mô tả công việc Kế hoạch nhân sự cho sự án P.Dự

Án, P.Hành chánh Nhân sự

Biết được cách

sử dụng và phân

bổ nguồn lực cho từng dự án

Thời

gian

- Quy trình xây dựng nên bản tiến

độ chung và chi tiết của cả dự án

- Làm cách nào để dự án được

hoàn thành đúng như tiến độ kế

hoạch và yêu cầu của chủ đầu tư

Tài liệu ISO nội

bộ Tiến độ ước tính của dự án

Báo cáo thay đổi tiến độ P.Dự Án

Nắm được rõ quy trình xây dựng bản tiến

độ và cách thức hiệu chỉnh cho phù hợp

Chi phí

- Quy trình xây dựng bản kế

hoạch chi phí triển khai cho cả dự

án

- Làm sao để đảm bảo dự án sau

khi hoàn tất không sử dụng vượt

mức chi phí dự toán ban đầu

Tài liệu ISO nội

bộ Bản ước toán chi phí thực hiện

dự án Báo cáo thay đổi chi phí

P.Dự Án, P.Kế toán Tài chính

Hiểu được cách thức mà SEE Corp tính toán

và sử dụng chi phí cho từng dự

án triển khai

Nguy cơ - Quy trình dự báo rủi ro khi lên Tiêu chuẩn ISO Biết được các

kế hoạch và các dạng rủi ro khi

triển khai dự án mà SEE Corp

hay gặp phải

- Phương thức kiểm soát rủi ro

gặp phải khi triển khai không

vượt khỏi tầm kiểm soát dự báo

ban đầu

nội bộ Báo cáo các vấn đề phát sinh khi triển khai

dự án P.Dự Án, P.KT&NCPT, nhà máy Hưng Long

dạng rủi ro mà SEE Corp gặp phải, cũng như cách thức xử lý

khắc phục của SEE Corp

Tài liệu ISO nội

bộ Báo cáo sai sót và chi phí khắc phục hư hỏng

P.KT&NCPT, nhà mày Hưng Long

Thực trạng về quản lý chất lượng trong QLDA hiện nay của SEE Corp

Mua

sắm

- Quy trình lựa chọn nhà cung

cấp của SEE Corp

- Quy trình nghiệm thu, thanh

toán hàng hóa của SEE Corp

- Thực trạng về việc thực hiện kế

hoạch mua sắm của SEE Corp

Tài liệu ISO nội

bộ Bản kế hoạch giao nhận và thanh toán Báo cáo công nợ P.Kế toán Tài chính

Thực trạng về công tác chuẩn

bị vật tư thiết bị cho mỗi dự án của SEE Corp

Truyền

thông

- Quy trình tiếp nhận, xử lý và

công bố thông tin phía ngoài và

bên trong nội bộ của SEE Corp

- Biện pháp kiểm soát và đáp ứng

thông tin cần thiết cho quy trình

QLDA của SEE Corp

Tài liệu ISO nội

bộ Báo cáo họp triển khai dự án

Thông báo gửi chủ đầu tư và nhà cung cấp P.Dự

Án, P.Hành chánh Nhân sự

Nắm được quy trình và cách thức di chuyển của dòng thông tin dự án giữa nhà cung cấp, SEE Corp và chủ đầu tư

- Định hướng xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn:

Vì sử dụng phương pháp phỏng vấn bán cấu trúc, nên các câu hỏi sẽ được liệt kê sẵn dựa theo các thông tin đầu vào cần thu thập nêu trên Tùy theo ngữ cảnh phỏng vấn mà trình tự câu hỏi sẽ thay đổi nhằm phân tích sâu vấn đề Xác định các nhóm đối lập trong kết quả phỏng vấn, phân tích sự đối lập đó để xác định được vấn đề

 Phòng Ngoại Thương: lập hợp đồng mua bán và kiểm soát tiến độ với các nhà cung cấp ở nước ngoài

 Phòng Kế toán Tài chính: quản lý dòng tiền cho từng dự án, xuất hóa đơn cho từng hạng mục của dự án, lập hồ sơ vay tiền ngân hàng để tiến hành thanh toán cho từng dự án

 Phòng Hành chánh Nhân sự: quản lý nhân sự, các biểu mẫu văn bản ra và vào nội bộ công ty

 Ban giám đốc: mục tiêu kinh doanh và yêu cầu khi thực hiện dự án

 Nhà máy Hưng Long: thi công theo yêu cầu và bản vẽ chi tiết của Phòng KT&NCPT

1.7 BỐ CỤC ĐỀ TÀI

Nội dung của khóa luận dự tính sẽ bao gồm như sau:

- CHƯƠNG 1: Mở đầu

Giới thiệu về đề tài thực hiện, lý o hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi

và phương pháp nghiên cứu

- CHƯƠNG 2: Cơ sở lý luận

Đưa các khái niệm liên quan đến quản lý dự án, các lý thuyết sử dụng và đưa ra mô hình lý thuyết sử dụng đển phân tích và đánh giá

- CHƯƠNG 3: Giới thiệu về công ty

Giới thiệu sơ lược về công ty (lịch sử hình thành và phát triển, tình hình hoạt động sản xuất kinh oanh năm 2011) Tìm ra các vấn đề phát sinh và các khó khăn trong trong việc quản lý các dự án theo tiêu chuẩn hiện nay của SEE, thông qua việc phỏng vấn trực tiếp các cá nhân có liên quan

- CHƯƠNG 4: Giải quyết vấn đề

Sử dụng các cơ sở lý thuyết và khung nghiên cứu đã đưa ra trong Chương 2 để tiến hành phân tích, đánh giá, giải quyết các vấn đề và các khó khăn hiện nay trong việc quản lý dự án với tiêu chuẩn ISO21500

- CHƯƠNG 5: Đề xuất giải pháp, bài học kinh nghiệm và hướng nghiên cứu tiếp theo

Áp dụng ISO21500 và các kiến thức về quản lý để đề xuất các giải pháp khắc phục các vấn đề hiện nay của hệ thống cũ Đưa ra các cải tiến cho hệ thống cũ này Đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm chung cho các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn áp dụng ISO21500 Đưa ra hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài

2 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Để tiến hành nghiên cứu này, đầu tiên chúng ta cần nắm rõ các lý thuyết, các khái niệm và quy trình của QLDA Sau khi nắm rõ được tiêu chuẩn QLDA theo ISO21500, chúng ta có thể phân tích chính xác vấn đề gặp phải của SEE Corp trong QLDA hiện nay, từ đó đưa ra được các biện pháp cần thiết

2.1 KHÁI NIỆM VỀ QLDA

Các khái niệm cơ bản về dự án và QLDA (Cao Hào Thi – Nguyễn Thúy Quỳnh Loan, 2004) được đề cập như sau:

- Khái niệm dự án: Là một quá trình gồm các công việc, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

- Khái niệm về QLDA: QLDA là một quá trình hoạch định (planning), tổ chức (organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm tra (controlling) các công việc và nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu đã định (đó là đạt được kết quả về kỹ thuật, tài chính và thời gian)

2.2 GIỚI THIỆU VỀ TIÊU CHUẨN ISO TRONG QLDA

2.2.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Tổ Chức Tiêu Chuẩn Hóa Quốc Tế, 2008) được trình bày như sau:

Đây là tiêu chuẩn QLDA hiện nay SEE Corp đang áp dụng Từ xưa đến nay, khi nhắc đến quản lý theo tiêu chuẩn ISO tại Việt Nam, các tổ chức chủ yếu sử dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, có tên gọi đầy đủ là “các yêu cầu đối với hệ thống quản

lý chất lượng” ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn ISO 9001 được ban hành lần thứ 4 vào năm 2008 và cũng là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001

Đây là một tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho một hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ đã được quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp rất lớn như các tập đoàn đa quốc gia đến những doanh

nghiệp rất nhỏ với nhân sự nhỏ hơn 10 người Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt được lợi nhuận cao và liên tục duy trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp đó nhất định phải có một hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ như ISO 9001:2008 để sử dụng và phát huy hiệu quả nguồn lực hiện có Theo như giới thiệu

về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008, ta có thể thấy rằng ISO 9001:2008 là bộ tiêu chuẩn về hoạt động chất lượng cho tổ chức Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức:

- Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm

- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng và duy trì

hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm

ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên toàn thế giới Và hiện nay ISO 9001:2008 vẫn là tiêu chuẩn QLDA thông dụng nhất

2.2.2 Tiêu chuẩn ISO21500

Tiêu chuẩn ISO21500-A Guide for Project Management (Gasiorowski-Denis, 2012) được giới thiệu vào năm 2011 và phát hành phiên bản chính thức vào tháng 9 năm 2012 Vì gặp khó khăn trong việc tiếp cận phiên bản ISO21500 được phát hành vào tháng 9 năm 2012, nên khóa luận này sẽ áp dụng cơ sở lý thuyết dựa vào phiên bản ISO21500 được giới thiệu vào năm 2011 Trong nghiên cứu này, việc phân tích, đánh giá và đề xuất cải tiến quy trình QLDA của SEE Corp sẽ được áp dụng theo tiêu chuẩn ISO này Theo định nghĩa về dự án của ISO21500 (ISO21500-A Guide for Project Management, 2012):

Một dự án là một tập hợp các quá trình bao gồm các hoạt động phối hợp và kiểm soát với ngày bắt đầu và kết thúc để đạt được mục tiêu Để đạt được các mục tiêu

của dự án đòi hỏi phải tuân theo các yêu cầu cụ thể, trong đó có nhiều ràng buộc như chi phí, thời gian và nguồn lực Mặc dù nhiều dự án có thể tương tự nhau, nhưng tính đặc biệt của mỗi dự án có thể khác nhau xảy ra trong việc phân bổ kết quả của dự án, các bên liên quan ảnh hưởng đến dự án, các nguồn lực được sử dụng và cách thức các quá trình này được điều chỉnh để tạo ra các kết quả dự án Mỗi dự án có một sự khởi đầu và kết thúc xác định, và thường được chia thành các giai đoạn

Guide for Project Management, 2012 )

2.3 KHUNG NGHIÊN CỨU

Để xây dựng khung nghiên cứu cho khóa luận này Chúng ta sẽ đựa vào quy trình chuẩn của một dự án trong ISO21500

Hình 2.2: Các bước trong quy trình một dự án và đầu vào-đầu ra chính của từng

Từ đây, tôi đưa ra khung nghiên cứu cho khóa luận được dựa trên các yếu tố trong quy trình chuẩn của một dự án trong ISO21500

Bảng 2.1: Quy trình QLDA qua nhóm quy trình và đối tượng liên quan

Nhóm yếu

tố liên

quan

Nhóm quy trình dự án Khởi

xướng Lập kế hoạch

Thực hiện Kiểm soát Kết thúc

Hội nhập

- Xây dựng Điều lệ

dự án

- Xây dựng Kế hoạch Dự án

- Các công việc trực tiếp của dự án

- Kiểm soát công việc của

dự án

- Kiểm soát

sự thay đổi

- Kết thúc một giai đoạn, dự

án

- Thu thập bài học kinh nghiệm

Các bên

liên quan

- Xác định các bên liên quan

- Quản lý các bên liên quan

- Kiểm soát phạm vi

Nguồn lực

- Thiết lập nhóm

dự án

- Ước tính nguồn lực

- Xác định tổ chức

dự án

- Xây dựng Nhóm Dự

án

- Kiểm soát nguồn lực

- Quản lý nhóm dự án

Thời gian

- Trình tự hoạt động

- Ước tính thời hạn hoạt động

- Xây dựng tiến độ

- Kiểm soát tiến độ

Chi phí

- Ước tính chi phí

- Xây dựng ngân quỹ

- Kiểm soát chi phí

Nguy cơ - Xác định nguy cơ

- Đánh giá nguy cơ

- Ứng phó rủi ro

- Kiểm soát rủi ro

Chất

lượng

- Kế hoạch chất lượng

- Cam kết chất

- Kiểm soát chất lượng

lượng thực hiện

thực hiện

Mua sắm - Kế hoạch mua

sắm

- Lựa chọn nhà cung cấp

- Quản lý hợp đồng

Truyền

thông

- Kế hoạch truyền thông

- Công bố thông tin

- Quản lý truyền thông

- Giới thiệu về nhóm quy trình dự án: bao gồm các quy trình được áp dụng cho bất kỳ giai đoạn dự án hay dự án nào Các quy trình xác định rõ hơn về mô tả mục đích, các đầu vào sơ cấp và đầu ra phụ thuộc lẫn nhau Chúng độc lập trong lĩnh vực sử dụng hoặc tập trung Các quá trình riêng lẻ này tương tác với các yếu tố trong nhóm yếu tố liên quan Các tương tác được hiển thị trình bày một trình tự hợp lý của các quá trình Nhóm quá trình không phải là các giai đoạn của vòng đời dự án

 Khởi xướng: là quy trình bắt đầu một giai đoạn của dự án hay một dự án Tại đó các mục tiêu của từng giai đoạn dự án hoặc dự án được xác định, và nhà QLDA được ủy quyền để tiến hành các công tác của dự án

 Lập kế hoạch: là quy trình cho việc lập kế hoạch chi tiết dự án và thiết lập ranh giới triển khai, dựa vào đó để tiến hành dự án và hiệu quả dự án nên được đo lường

 Thực hiện: là quá trình thực hiện các hoạt động QLDA để hỗ trợ việc sản xuất theo phân bổ dựa trên kế hoạch của dự án

 Kiểm soát: là quá trình theo õi, đo lường và kiểm soát các hoạt động của

dự án so với kế hoạch, để các hành động khắc phục, phòng ngừa có thể được thực hiện kịp thời và yêu cầu thay đổi được thực hiện khi cần thiết để đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án

 Kết thúc: quá trình kết thúc dự án được thực hiện để thông báo chính thức rằng giai đoạn của dự án, dự án được hoàn thành và rút ra các bài học kinh nghiệm để xem xét và triển khai thực hiện cho phù hợp trong tương lai

- Giới thiệu về nhóm các yếu tố liên quan: bao gồm các quy trình được áp dụng cho bất kỳ giai đoạn nào của dự án hoặc dự án Các quá trình này được xác định trong mô tả, mục đích, các đầu vào sơ cấp và kết quả đầu ra và phụ thuộc lẫn nhau Chúng không phụ thuộc của lĩnh vực sử dụng Chúng tương tác với các quá trình riêng lẻ trong mỗi nhóm quá trình

 Hội nhập: bao gồm các quy trình cần thiết để xác định, định nghĩa, kết hợp, thống nhất, phối hợp, kiểm soát và kết thúc các hoạt động khác nhau và các quá trình liên quan đến dự án

 Các bên liên quan: bao gồm các quy trình trong việc xác định và tham gia tài trợ dự án, khách hàng và các bên liên quan khác để hiểu nhu cầu và yêu cầu của họ, quản lý các mong đợi của họ và giải quyết các vấn đề của họ khi chúng xảy ra

 Phạm vi: bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án này bao gồm tất cả các công việc được thực hiện theo phân bổ yêu cầu và quy định,

để đạt được các mục tiêu của dự án, từ đó hoàn thành dự án thành công

 Nguồn lực: bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án có nguồn tài nguyên về nhân lực, vật tư, phương tiện, cơ sở hạ tầng và các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu của dự án

 Thời gian: bao gồm các quy trình cần thiết để sắp xếp các hoạt động của dự

án, theo dõi tiến độ và hoàn thành được dự án theo dự kiến

 Chi phí: bao gồm các quy trình cần thiết để thiết lập ngân sách, kiểm soát chi phí và hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách

 Nguy cơ: bao gồm các quy trình cần thiết để tối đa hóa khả năng đạt được các mục tiêu của dự án thông qua việc chủ động quản lý các nguy cơ và cơ hội

 Chất lượng: bao gồm cả việc có thể phân bổ và chất lượng dự án Nó bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án có thể phân bổ, các quá trình QLDA và kết quả đầu ra của họ đáp ứng các yêu cầu đã nêu

 Mua sắm: bao gồm các quy trình cần thiết để mua hoặc có được các sản phẩm, dịch vụ đầu vào để hoàn thành dự án

 Truyền thông: bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo thông tin kịp thời và thích hợp, thu thập, phân phối, lưu trữ, phục hồi, và việc bố trí hợp

lý nhất của thông tin dự án

Khi chiếu các nhóm quy trình dự án và các yếu tố liên quan theo tiêu chuân ISO21500 vào nhau, chúng ta sẽ đưa ra được các yếu tố kiểm soát chi tiết chính trong QLDA Đây cũng chính là các yếu tố cần phải phân tích và đánh giá ựa trên quy trình QLDA hiện nay của SEE Corp Từ việc phân tích các yếu tố liên quan thực tế trong quy trình QLDA hiện nay của SEE Corp, áp dụng vào quy trình chuẩn chi tiết của ISO21500 Ta có thể phân tích và đánh giá được quy trình QLDA hiện nay của SEE Corp, từ đó đưa ra được các cải tiến cần thiết

2.4 TÓM TẮT CHƯƠNG 2

Nội ung chương 2 giúp ta đưa ra được khung nghiên cứu được đề xuất bởi bộ tiêu chuẩn ISO21500, và giải thích cho từng thành phần cơ bản được nêu ra trong khung nghiên cứu này Khung nghiên cứu này nêu chi tiết các vấn đề có liên quan đến 5

giai đoạn trong quy trình QLDA là triển khai, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát

và kết thúc Đây sẽ là khung nghiên cứu được sử dụng trong cả nghiên cứu khóa

luận này Vì hạn chế về thời gian nên nghiên cứu này chỉ tập trung vào 2 giai đoạn

chính là lập kế hoạch và kiểm soát

3 CHƯƠNG 3: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

3.1 GIỚI THIỆU VỀ SEE CORP

3.1.1 Giới thiệu về công ty

Thành lập với số vốn khởi nghiệp khiêm tốn, nhà xưởng thuê mướn và đội ngũ nhân viên chưa đến 30 người đến nay Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Sài Gòn sở hữu một trụ sở văn phòng chính đầy đủ tiện nghi hơn 1000m2, một nhà máy sản xuất-Nhà máy Hưng Long iện tích 10.000m2, khang trang, rộng rãi với hệ thống máy móc hiện đại và đội ngũ hơn 160 nhân viên chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm

Hoạt động kinh doanh của SEE Corp được phân bổ theo từng phòng ban một, P.KT&NCPT, P.Ngoại thương, P Kinh oanh, P Dự án, Xưởng cơ khí sản xuất phụ kiện ngành điện, Xưởng sản xuất tủ, bảng điện Mỗi bộ phận sẽ được đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh theo doanh thu và chi phí riêng của mình, từ đó tính ra lợi nhuận của từng bộ phận đóng góp cho công ty

mở rộng các dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm thoả mãn nhu cầu tối đa của khách hàng trong và ngoài nước

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức

3.1.4 Giới thiệu các dự án tiêu biểu của SEE Corp

Các dự án tiêu biểu mà SEE Corp thực hiện cho các dự án đầu tư cho các công ty Điện Lực trong nước có thể kể như:

- Dự án nâng cao năng lực các Trung Tâm Điều Độ Lưới Điện truyền tải tại Việt Nam Chủ đầu tư là Tổng công ty Điện Lực Việt Nam, đơn vị trúng thầu là công ty ABB Ấn Độ, nhà thầu chính cho dự án là công ty SEE Corp Dự án này được triển khai trên 64 tỉnh thành và được chia làm 2 giai đoạn

Nghiên cứu phát triển

sự

P.Kinh doanh

P.Ngoại thương

Xưởng cơ khí sản xuất phụ kiện ngành điện

Xưởng sản xuất

tủ, bảng điện

Văn phòng công ty SEE

Nhà máy Hưng Long

 Giai đoạn 1: bắt đầu từ tháng 5/2010 và kết thúc vào tháng 12/2012 Bao gồm 5 hạng mục chính tương ứng với 5 hợp đồng cung cấp thiết bị và lắp đặt

 Giai đoạn 2: bắt đầu vào tháng 12/2011 và hiện giờ đang trong giai đoạn hoàn thiện cuối cùng Bao gồm 3 hạng mục chính tương ứng với 3 hợp đồng cung cấp thiết bị và dịch vụ lắp đặt

- Các dự án nâng cao công suất và năng lực vận hành cho các trạm biến áp 110kV trên toàn quốc Đơn vị trúng thầu và là nhà thầu chính là SEE Corp Đây

là các dự án thực hiện thường xuyên được đấu thầu và triển khai trên toàn quốc

- Dự án nghiên cứu, sản xuất ra tủ sạc 110/48VDC của P KT&NCPT Đây là một

dự án nghiên cứu phát triển sản phẩm mới của SEE Corp được bắt đầu từ tháng 1/2012 Đây sẽ là sản phẩm chủ lực của SEE Corp trong giai đoạn sau năm 2015-2020

3.2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

3.2.1 Nhận diện vấn đề

Từ khung nghiên cứu, giới hạn của nghiên cứu, các thông tin cần thu thập dựa trên tiêu chuẩn ISO21500 Từ các thông tin thu thập được thông qua phỏng vấn trực tiếp các cá nhân có liên quan đến quy trình QLDA của SEE Corp (xem phụ lục 2) Ta tiến hành phân tích và nhận diện các vấn đề đang gặp phải, liên quan đến các yếu tố trong khung nghiên cứu của ISO21500, trong hoạt động QLDA của SEE Corp

- Hội nhập

Bảng 3.1: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Hội nhập

thông tin Loại thông tin

- Quy trình xây dựng kế hoạch dự án

theo ISO như thế nào?

- Tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Thông tin thứ cấp về quy trình lên xây dựng

- Các tiêu chí đánh giá và đo lường

việc thực hiện dự án theo kế hoạch

- Các yếu tố nào ảnh hưởng đến việc

lập kế hoạch chi tiết cho dự án?

- Việc thay đổi kế hoạch khi có biến

động xảy ra sẽ diễn ra như thế nào?

- Khi thực tế công việc không giống

kế hoạch thì sẽ xử lý như thế nào?

- Vì sao dự án ADB giai đoạn 1 đã

quá hạn nghiệm thu và thanh toán từ

lâu nhưng vẫn chưa thể thanh lý hợp

đồng?

- Biên bảng họp triển khai dự án

- Trưởng P.Dự Án:

ông Nguyễn Quốc Thắng

- PGĐ Dự Án: ông Dương Tấn Phát

Thông tin sơ cấp để nhận biết các tác động đầu vào và cách kiểm soát dự án cho đúng kế hoạch trên thực tế

 Phân tích thông tin: Việc xây dựng kế hoạch cho một dự án mới được

hướng dẫn rõ ràng theo một quy trình của tài liệu ISO nội bộ của SEE Corp Đây là một quy trình khá chi tiết và hợp lý Hoạt động triển khai dự án được các phòng ban liên quan bám sát vào kế hoạch công bố ban đầu Và tiêu chí đánh giá công tác triển khai được quy định rõ thông qua việc duy trì chi phí

ở mức kế hoạch đề ra Có nhiều yếu tố chủ quan và khách quan ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch (kết quả khảo sát, biến động chi phí, ảnh hưởng của chính sách, nuồn lực hữu dụng ) Trong tài liệu ISO nội bộ của SEE Corp

đã quy định rõ ràng về quy trình xử lý các biến động làm thay đổi kế hoạch ban đầu, đồng thời hiệu chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp Tuy nhiên, thực tế triển khai vẫn gặp khó khăn khi không thể làm đúng như kế hoạch và đưa ra được các hiệu chỉnh phù hợp Điều này được thể hiện rõ trong dự án ADB giai đoạn 1 và 2, khi không thể đạt được các lợi ích dự tính từ việc lên kê hoạch do việc phối hợp làm việc giữa các cấp quản lý chưa tốt Thông qua kết quả phỏng vấn, ta nhận thấy rằng có 2 hướng đối lập trong việc triển

khai kế hoạch dự án của PGĐ Tài Chính và PGĐ Dự Án PGĐ Tài Chính luôn tuân thủ theo kế hoạch triển khai dự án đã đề ra Tuy nhiên, còn PGĐ

Dự Án luôn có xu hướng thay đổi kế hoạch triển khai ban đầu nhằm mục đích gia tăng lợi ích, và sự thay đổi này thường ít được thông báo với PGĐ Tài Chính

 Nhận diện vấn đề: Từ phân tích thông tin thu được, ta có thể thấy được rằng trong yếu tố Hội nhập, SEE Corp đã làm rất tốt khi đã đưa ra được các

quy trình cụ thể để giúp nhân viên lên kế hoạch và kiểm soát kế hoạch cho từng dự án triển khai Tuy nhiên, từ quy trình đến thực tiễn triển khai vẫn còn gặp khó khăn Điều này thể hiện rõ nhất là trong các dự án có thời gian kéo ài như ADB giai đoạn 1 và 2 Việc các số liệu tài chính khi triển khai

đã không thể theo đúng ý muốn của kế hoạch trong việc nghiệm thu, thanh toán với chủ đầu tư và nhà cung cấp Dựa vào phân tích trên, ta thấy được vấn đề chính là kết quả của các hành động đối nghịch trong triển khai dự án

án của PGĐ Tài Chính và PGĐ Dự Án Đã không có sự xác định, kết hợp, thống nhất, phối hợp, kiểm soát các vấn đề phát sinh làm ảnh hưởng đế việc triển khai theo đúng kế hoạch dự án

- Phạm vi

Bảng 3.2: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Phạm vi

thông tin Loại thông tin

- Tiêu chí lựa chọn và phân công công

việc cho nhân viên tham gia dự án là

gì?

- Tiêu chí kiểm tra, giám sát việc thực

hiện công việc được phân bổ cho từng

nhân viên của dự án như thế nào?

- Bản mô tả công việc

- Báo cáo chi tiết triển khai dự án

- Trưởng Nhóm Dự Án: ông Lê Quang

Thông tin thứ cấp xác định việc phân chia phạm vi của công việc, phân bố công việc, xây dựng nhóm dự án

- Vai trò của bản mô tả công việc trong

xác định nhân viên tham gia dự án?

Long, ông Lý Tuấn Khanh

được quy định bởi SEE Corp

- Việc quản lý tri thức sử dụng trong

các dự án được thực hiện như thế nào?

Biện pháp SEE Corp sử dụng để hạn

chế việc chiếm hữu tri thức sử dụng để

hoàn thành các dự án là gì?

- Trong một giai đoạn, nếu phân công

công việc theo kế hoạch cho một cá

nhân xảy ra tình trạng quá tải mà không

thể phân chia cho nhân viên khác do

khác nghiệp vụ thì sẽ xử lý như thế

nào?

- Trưởng Nhóm Dự Án: ông Lê Quang Long, ông Lý Tuấn Khanh

Thông tin sơ cấp cần thu thập giúp hiểu rõ phạm vi công việc, cách duy trì cho công việc không vượt quá giới hạn của kế hoạch ban đầu

 Phân tích thông tin: Với quy trình rõ ràng và kinh nghiệm làm việc của

các Trưởng Nhóm Dự Án Hiện nay việc xác định các công việc cần thiết

để hoàn thành dự án đã thực hiện rất tốt Không xảy ra tình trạng xác định thiếu hay thừa các công tác cần thiết triển khai Ngoài ra, việc kiểm tra giám sát cũng được thể hiện rõ trong bản phân công công việc Tuy nhiên, thông qua phản ánh của 2 Phó P.KTNCPT hiện nay thì các quyết định liên quan đến dự án vẫn xảy ra tình trạng chồng chéo giữa Trưởng Nhóm Dự

Án, Trưởng P.Dự Án và PGĐ Dự Án

 Nhận diện vấn đề: Từ phân tích trên, ta có thể thấy vấn đề phát sinh trong yếu tố định Phạm vi chính là do việc ra quyết định của Trưởng Nhóm Dự

Án do 2 Phó P.KTNCPT đảm nhiệm luôn bị chi phối bởi ý kiến của PGĐ

Dự Án và Trưởng P.Dự Án Từ nhận định trên, ta tiến hành xem xét bảng

mô tả công việc và phân công công việc của SEE Corp, không có chức anh Trưởng Nhóm Dự Án không được quy định rõ, khi đảm nhận vai trò này thì họ bị chi phối bởi chức danh Phó P.KT&NCPT Như vậy, vấn đề

chính là bảng mô tả và phân công công việc thiếu chức anh Trưởng Nhóm

Dự Án

- Nguồn lực

Bảng 3.3: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Nguồn lực

Câu hỏi Đối tượng/Nguồn thông tin Loại thông tin

- Tiêu chí ước tính nguồn lực theo

kế hoạch thực hiện cho từng dự

Án cho dự án được triển khai thực

hiện như thế nào?

- Báo cáo chi tiết triển khai

và tiêu chí ước tính nguồn lực cho từng dự án

- Việc xây dựng nguồn lực sẽ tiến

hành ra sao nếu các nguồn lực

- Các nguyên nhân chủ yếu gây

quá tải nguồn lực trong giai đoạn

thi công là gì?

- PGĐ Dự Án: ông Dương Tấn Phát

- Biên bản họp triển khai dự

án

Thông tin sơ cấp cho ta biết được các thức

mà cấp quản lý phân bổ nguồn lực khi có giới hạn

 Phân tích thông tin: Trước mỗi dự án triển khai, P.Dự Án đều ước tính

nguồn lực để phù hợp với khối lượng công việc đề ra và thời gian hoàn

thành yêu cầu Với kinh nghiệm điều hành các hoạt động triển khai dự án nên 2 Trưởng Nhóm Dự Án rất có kinh nghiệm trong việc sắp xếp và sử dụng nguồn lực hữu dụng khi các dự án vào giai đoạn cao điểm, yêu cầu sử dụng nhiều nguồn lực Việc thành lập Nhóm Dự Án theo từng loại dự án với các cá nhân có chuyên môn, kiến thức và kinh nhiệm phù hợp giúp cho SEE Corp triển khai tốt dự án Tuy nhiên, Nhóm Dự Án được thành lập và hoạt động chủ yếu vào yêu cầu chuyên môn và nhân lực hiện hữu, chưa có cấu trúc và yêu cầu cụ thể Từ kết quả phỏng vấn, ta thấy được 2 xu hướng đối lập về sự hài lòng với hoạt động hiện nay của Nhóm Dự Án và sự không hài lòng với Nhóm Dự Án về kinh nghiệm làm việc của nhóm không được ghi nhận lại, nguồn lực phân bổ không đồng đều Dự án nghiên cứu sản phẩm mới không được đầu tư nhiều nguồn lực, gây trễ tiến độ

 Nhận diện vấn đề: Từ phân tích, ta có thể thấy các vấn đề đang tồn tại hiện nay đối với yếu tố Nguồn lực, chính là việc Nhóm Dự Án chưa có cấu trúc

hoạt động rõ ràng, gây cản trở cho việc phát triển lên mức độ cao hơn sau này Xảy ra hiện tượng quá tải nguồn lực khi lịch cắt điện cho thi công tại trạm bị trùng nhau Việc ước tính nguồn lực phân bổ cho từng dự án chưa đồng đều Vấn đề còn lại chính là việc chưa nắm bắt được kiến thức, kinh nghiệm làm việc của từng Nhóm Dự Án để làm nguồn tài liệu tham khảo khi làm việc sau này

- Thời gian

Bảng 3.4: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Thời gian

Câu hỏi Đối tượng/Nguồn thông tin Loại thông tin

- Tiêu chí để xác định thời gian

hoàn thành cho từng công việc

việc thực hiện là gì?

- Thời gian đặt hàng nhà cung

cấp cho phù hợp với tiến độ

được xác định như thế nào?

- Trưởng Nhóm Dự Án: ông

Lê Quang Long, ông Lý Tuấn Khanh

động của dự án, theo dõi tiến độ

và hoàn thành được dự án theo

dự kiến

- Nếu có biến động làm kéo dài

tiến độ, gây ảnh hưởng đến thời

hạn hoàn thành dự án theo hợp

đồng thì sẽ xử lý như thế nào?

- Nếu chủ đầu tư yêu cầu đẩy

nhanh tiến độ so với kế hoạch

ban đầu, làm tăng các chi phí

đầu vào thì SEE Corp có thể đáp

ứng được không? Và sẽ thực

hiện như thế nào?

- PGĐ Dự Án: ông Dương Tấn Phát

- Biên bản họp báo cáo với chủ đầu tư

Thông tin sơ cấp

mô tả phương thức kéo dài và rút ngăn tiến độ

dự án theo yêu cầu của chủ đầu

tư và o các yếu

tố khách quan và chủ quan

 Phân tích thông tin: Từ thông tin thu thập được, thì việc ước tính thời gian

thực hiện dự án cho phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư, cũng được quy định rõ trong sổ tay chất lượng và tài liệu ISO nội bộ Và việc ước tính tiến

độ của dự án được hoàn thàn tốt bởi quy trình hợp lý và kinh nghiệm làm việc của các ấp quản lý Ngoài ra, việc tăng hoặc giảm tiến độ theo yêu cầu của chủ đầu tư hay mong muốn của SEE Corp đều được thực hiện tốt theo

sự thống nhất làm việc Tuy nhiên, khi làm việc thực tế thì không thể xác định được chính xác khi nào đặt hàng nhà cung cấp nước ngoài, và thời gian thanh toán với nhà cung cấp thường bị trễ dẫn đến việc giao hàng trễ

 Nhận diện vấn đề: Thông qua phân tích thông tin phỏng vấn, ta thấy rằng

lại xảy ra sự mâu thuẫn trong việc ra quyết định giữa Trưởng nhóm Dự Án

và PGĐ Dự Án về việc ra quyết định đặt hàng và thanh toán đối với các đối tác nước ngoài Quyết định của Trưởng nhóm Dự Án lại bị chi phối bởi

PGĐ Dự Án gây ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu Như vậy, vấn đề của

yếu tố Thời gian cũng là o chức anh Trưởng Nhóm Dự Án không được

quy định rõ trong bảng mô tả và phân công công việc

- Chi phí

Bảng 3.5: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Chi phí

thông tin Loại thông tin

- Tiêu chí xây dựng bảng ước tính chi

phí cần thiết để triển khai dự án là gì?

- Tiêu chí kiểm soát chi phí dự kiến khi

triển khai dự án như thế nào?

- Chi tiết hợp đồng đầu vào và đầu ra

- Bảng kế hoạch dự toán thu chi cho từng dự án

- PGĐ Dự Án: ông Dương Tấn Phát

Thông tin thứ cấp của việc thiết lập ngân sách, kiểm soát chi phí và hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách

- Sẽ xử lý như thế nào nếu yêu cầu tăng

vốn vay ngân hàng để tăng chất lượng

dự án hay tăng tiến độ, so với kế hoạch

ban đầu không được chấp nhận do tài

sản thế chấp không đủ?

- Giải thích với ngân hàng như thế nào

để có thể giải ngân cho từng giai đoạn

của các dự án kéo dài khi mà giá trị

thanh toán thực tế không giống như giá

trị trên hóa đơn và biên bảng nghiệm

thu?

- Các biện pháp để giảm chi phí đầu

vào nhưng vẫn đảm bảo được chất

- PGĐ Tài Chính: bà Trình Trinh Mỹ Phương

Thông tin sơ cấp của kinh nghiệm quản lý chi phí cho từng dự án hiện nay của SEE Corp

lượng và tiến độ là gì?

- Các biện pháp mà P.Kế toán Tài

chính đã sử dụng để giải quyết các khó

khăn trong thanh toán và thanh lý cho

dự án ADB giai đoạn 1 và 2?

 Phân tích thông tin: Cũng như các yếu tố trên, việc xác định kế hoạch chi

phí cũng được SEE Corp xây dựng dựa trên quy trình ISO và kinh nghiệm làm việc lâu năm của các cấp quản lý Việc ước tính chi phí và tìm nguồn vốn để triển khai cho phù hợp với chi phí đề xuất được thực hiện rất chặt chẽ Việc kiểm soát sự tăng giảm chi phí cũng được lên kế hoạch rõ trước khi triển khai Tuy nhiên, hiện nay dự án ADB gặp khó khăn trong việc yêu cầu Ngân Hàng thanh toán và giải ngân

 Nhận diện vấn đề: Từ thông tin phỏng vấn PGĐ Tài Chính, vấn đề phát sinh trong yếu tố Chi phí chính là sự sai lệch của dòng tiền ra vào trên thực

tế và chứng từ (biên bảng nghiệm thu, kế hoạch thanh toán, công văn nhắc nợ) Nguyên nhân là do P.Kế toán Tài chính không nhận được thông báo thay đổi kế hoạch triển khai ban đầu của PGĐ Dự Án Từ đó gây sai lệch dòng tiền dự án trên thực tế và dự toán của Sự sai lệch này làm cho Ngân Hàng không chấp nhận đề nghị thanh toán và giải ngân cho dự án ADB

- Nguy cơ

Bảng 3.6: Bảng câu hỏi thu thập thông tin cho yếu tố Nguy cơ

thông tin Loại thông tin

- Hệ thống đánh giá rủi ro của SEE

Corp hiện nay là gì?

- Các dạng rủi ro thường gặp khi

triển khai dự án? Biện pháp khắc

- Các báo cáo, biên bản họp về các rủi

ro khi triển khai dự

án

Thông tin thứ cấp của quy trình nhận diện, phòng ngừa và xử lý các nguy cơ trong quá

phục là gì?

- Chi phí rủi ro chiếm bao nhiêu

trong chi phí thực hiện dự án?

- Rủi ro gia tăng chi phí lãi vay o

chậm thanh lý các hợp đồng của 2

dự án ADB giai đoạn 1 và 2 có được

ước tính trước hay không? Nguyên

nhân của rủi ro này là đâu?

- Biên bản thống kê các chi phí phát sinh khi triển khai

- Các biện pháp ngăn ngừa rủi ro?

Chi phí ngăn ngừa rủi ro được tính

vào trong từng dự án như thế nào?

- Công tác dự báo rủi ro khi lập kế

hoạch và triển khai dự án được thực

dự báo, ngăn ngừa và xửa lý các nguy cơ có thể xảy ra trong QLDA hiện nay của SEE Corp

 Phân tích thông tin: Quy trình dự báo và xử lý các nguy cơ trong quy trình

QLDA cũng được thể hiện rõ trong tài liệu ISO nội bộ của SEE Corp và cả trong sổ tay chất lượng của các phòng ban Tuy nhiên, mặc ù SEE Corp đã quản lý tốt một số rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện dự án khi áp dụng thực

tế thì vẫn có những vấn đề phát sinh như: Lịch cắt điện để thi công hay bị thay đổi làm trễ tiến độ dự tính Giao hàng từ nhà cung cấp hay xảy ra tình trạng bị trễ Ước tính chi phí bù trừ cho rủi ro dự kiến ban đầu là 2% tổng chi phí dự án, thường bị thiếu khi dự án ở quá trình hiệu chỉnh và kiểm tra

 Nhận diện vấn đề: Thông qua phân tích thông tin từ các cá nhân có liên

quan Ta có thể thấy được vấn đề mà SEE Corp đang gặp phải liên quan

đến yếu tố Nguy cơ, chính là việc chi phí rủi ro thực tế luôn cao hơn ự tính

ban đầu, làm lợi nhuận mong muốn từng dự án bị giảm đi Nguyên nhân là